iii
ABSTRAK
Sistem Layanan Administrasi Surat Menyurat Di Setrasari Mall Bandung Berbasis Web adalah sebuah aplikasi yang dirancang untuk mengelola administrasi surat menyurat. Tujuan perancangan sistem ini adalah membantu admin mengelola surat pengajuan kepada atasan, untuk meminta persetujuan dan tanda tangan atasan melalui sistem yang memiliki proses approval. Selain itu sistem ini dirancang untuk mengolah pengarsipan semua surat–surat baik surat masuk atau surat keluar, sistem ini juga membantu dan mempercepat waktu pencarian surat–surat yang penting. Serta mengatasi masalah kerusakan hardcopy dokumen, yang disimpan dalam okner selama bertahun–tahun. Sistem ini dibuat dengan metode analisis terstruktur, diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database. Untuk memperoleh data– data yang berguna dalam perancangan sistem ini, penulis membaca dan mempelajari situs–situs yang berguna untuk mempermudah proses perancangan sistem layanan administrasi surat menyurat.
iv
ABSTRACT
Systems Information Administration Services Letters Web-based In Setrasari Mall Bandung is a application designed to facilitate the administration of online office letters. The system design goal is to facilitate an admin to submit the proposal to boss for approval and signature of employer online. In addition the system is designed to process all mail archiving incoming mail or outgoing mail, to simplify and speed up the search time of the letters that important. And address the problem of damage hardcopy documents, which are stored in okner for many years. These systems are designed with the PHP programming language and MySQL as database. To obtain the data that is useful in the design of this system, the authors read and study sites that are useful to simplify the process of designing the system administration service letters.
v
DAFTAR TABEL ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR NOTASI ... x
DAFTAR ISTILAH ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan Pembahasan ... 3
1.4 Ruang lingkup Kajian ... 3
1.5 Sumber Data ... 4
1.6 Sistematika Penyajian ... 4
BAB II KAJIAN TEORI ... 6
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 7
2.1.1 Konsep Dasar Sistem ... 6
2.1.2 Konsep Dasar Informasi ... 7
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi ... 8
2.2 Flowchart ... 9
2.3 Diagram Konteks atau Context Diagram ... 9
2.4 Diagram Alir Data (DAD) Atau Data Flow Diagram(DFD) ... 10
2.5 Kamus Data dan Spesifikasi Proses ... 10
2.6 Entity Relationship Diagram (ER-D) ... 11
2.7 Bahasa Pemrograman Web PHP ... 13
2.7.1 Pengertian PHP ... 13
2.7.2 Kelebihan PHP ... 14
2.8 Database MySQL ... 15
2.9 Macromedia Dreamwever ... 17
2.10 Black Box ... 17
BAB III ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM ... 19
3.1 Proses Bisnis ... 19
3.2 ERD ... 20
3.3 Transformasi ER Diagram ke Tabel ... 21
vi
3.6 Kamus Data ... 31
3.7 PSPEC (Spesifikasi Proses) ... 35
3.8. Pembuatan Sistem Menu ... 45
3.9. Perancangan Antar Muka ... 46
3.9.1 Desain Halaman Login ... 46
3.9.2 Desain Halaman Super Admin ... 47
3.9.3 Desain Halaman Admin ... 48
3.9.4 Desain Halaman Pengurus ... 49
3.9.5 Desain Halaman Pengajuan Surat ... 50
3.9.6 Desain Header dan Footer ... 51
BAB IV HASIL PENELITIAN ... 52
4.1 Pendahuluan ... 52
4.2 Tampilan ... 52
4.2.1 Tampilan Halaman Login ... 52
4.2.2 Tampilan Halaman Awal ... 52
4.2.3 Tampilan Kelola Data User ... 53
4.2.4 Tampilan Kelola Data Divisi ... 54
4.2.5 Tampilan Kelola Data Urutan ACC ... 54
4.2.6 Tampilan Kelola Pengajuan Surat ... 55
4.2.7 Tampilan Halaman profil User ... 55
4.2.8 Tampilan Grafik Surat ... 56
4.2.9 Tampilan Halaman Surat Masuk ... 57
4.2.10. Tampilan Halaman Surat Terkirim ... 58
4.2.11. Tampilan Halaman Arsip Surat ... 58
4.2.12. Tampilan Halaman Input User ... 59
4.2.13. Tampilan Halaman Input Kota ... 59
4.2.14. Tampilan Halaman Input Divisi ... 60
4.2.15. Tampilan Halaman Input Urutan Acc ... 60
4.2.16. Tampilan Halaman Input Pengajuan Surat ... 61
4.2.17. Tampilan Halaman Input Komentar ... 62
4.2.18. Tampilan Halaman Input Revisi Surat ... 63
4.2.19. Tampilan Halaman Laporan Revisi surat ... 64
4.2.20. Tampilan Halaman History Detail Revisi... 65
4.2.21. Tampilan Halaman Pencarian Surat Berdasarkan user ... 66
4.2.22. Tampilan Halaman Pencarian Surat Berdasarkan Divisi ... 67
4.2.23. Tampilan Halaman Pencarian Surat Berdasarkan Perihal... 67
4.2.24. Tampilan Halaman Edit Profil ... 68
BAB V PEMBAHASAN DAN UJI COBA HASIL PENELITIAN ... 69
5.1 Pengujian Sistem ... 69
5.2 Pengujian Login ... 69
5.3 Pengujian Proses Kelola Data User ... 70
5.4 Pengujian Proses Kelola Data Divisi ... 72
vii
5.6 Pengujian Proses Pengajuan Surat ... 73
5.7 Pengujian Proses Kelola Data Kota ... 75
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN ... 76
6.1 Kesimpulan ... 76
6.2 Saran ... 76
viii
DAFTAR TABEL
Tabel I User... ... 22
Tabel II Surat... ... 22
Tabel III Histori Surat ... ... 23
Tabel IV Urutan Acc... ... 23
Tabel V Divisi... ... 23
Tabel VI Kota... ... 24
Tabel VII Revisi... ... 24
Tabel VIII Kamus Data... ... 32
Tabel IX Spesifikasi Proses... ... 35
Tabel X Pengujian Login... ... 69
Tabel XI Pengujian Proses Pengelolaan Data User... ... 70
Tabel XII Pengujian Proses Pengelolaan Data Divisi... ... 72
Tabel XIII Pengujian Proses Pengelolaan Urutan Acc... ... 73
Tabel XIV Pengujian Proses Pengelolaan Pengajuan Surat ... 74
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Penyaringan Struktur Box ... 18
Gambar 2 Spesifikasi BlackBox ... 18
Gambar 3 Flowchart Proses Pengajuan Surat ... 20
Gambar 4 Entity Relationship Diagram ... 21
Gambar 5 DFD Level 0 ... 25
Gambar 13 Struktur Menu ... 46
Gambar 14 Desain Antar Muka Login ... 47
Gambar 15 Desain Antar Muka Super Admin ... 48
Gambar 16 Desain Antar Muka Admin ... 49
Gambar 17 Desain Antar Muka Pengurus ... 50
Gambar 18 Desain Antar Muka Pengajuan Surat ... 51
Gambar 19 Desain Antar Muka Header ... 51
Gambar 20 desain Antar Muka Footer ... 51
Gambar 21 Tampilan Login ... 52
Gambar 22 Tampilan Halaman awal ... 53
Gambar 23 Tampilan Halaman Kelola Data User ... 53
Gambar 24 Tampilan Kelola Data Divisi ... 54
Gambar 25 Tampilan Kelola Data Urutan Acc ... 54
Gambar 26 Tampilan Kelola Pengajuan Surat ... 55
Gambar 27 Tampilan Halaman Profil User ... 56
Gambar 28 Tampilan Grafik Pengajuan Surat ... 56
Gambar 29 Tampilan Halaman Surat Masuk ... 57
Gambar 30 Tampilan Halaman Surat Terkirim... 58
Gambar 31 Tampilan Halaman Arsip Surat ... 58
Gambar 32 Tampilan Halaman Input User ... 59
Gambar 33 Tampilan Halaman Input Kota ... 60
Gambar 34 Tampilan Halaman Input Divisi ... 61
Gambar 35 Tampilan Halaman Input Urutan Acc ... 61
Gambar 36 Tampilan Halaman Pengajuan Surat ... 62
Gambar 37 Tampilan Halaman Input Komentar ... 63
Gambar 38 Tampilan Halaman Revisi Surat ... 64
Gambar 39 Tampilan Halaman Laporan Revisi Surat ... 65
Gambar 40 Tampilan Halaman Histori Detail Revisi ... 66
Gambar 41 Tampilan Halaman Pencarian Surat Berdasarkan User ... 66
Gambar 42 Tampilan Halaman Pencarian Surat Berdasarkan Divisi ... 67
Gambar 43 Tampilan Halaman Pencarian Surat Berdasarkan Perihal .... 67
x
DAFTAR NOTASI
Tabel Notasi Flowchart Dasar (Ladjamuddin, 2005)
Simbol Notasi Arti
Simbol manual Untuk menyatakan suatu tindakan
(proses) yang tidak dilakukan oleh
komputer (manual).
Simbol Input-Output Untuk menyatakan proses input dan output tanpa tergantung dengan jenis peralatannya.
Simbol Decision/
Logika
Untuk menunjukkan suatu kondisi
tertentu yang akan menghasilkan
dua kemungkinan jawaban, ya /
tidak.
Simbol Arus/ flow Untuk menyatakan jalannya
Simbol Terminal Untuk menyatakan permulaan atau
akhir suatu Program.
Simbol Connector Untuk menyatakan sambungan dari
satu proses ke proses lainnya
dalam halaman/lembar yang sama
xi
Tabel Notasi DAD Dasar (Sidik, 2001)
Simbol Notasi Arti
Simbol Entitas Prosedur atau konsumer informasi
yang ada di luar bound sistem untuk
dimodelkan.
Simbol Proses Transfer informasi (fungsi) yang ada di
dalam bound sistem untuk dimodelkan.
Simbol Tabel Repositori data yang disimpan untuk
digunakan oleh satu atau lebih proses
dapat disederhanakan buffer atau
queue, atau serumit database
relasional.
Simbol Aliran
Data
Aliran Data.
Tabel IIINotasi deskripsi isi untuk kamus data (Sidik, 2001)
Konstruk data Notasi Arti
= Disusun atas
Berurutan + Dan
Pilihan [ | ] Baik ini – atau
Pengulangan { }ⁿ Pengulangan ke-n dari
(.) Data opsional
xii
Tabel Notasi deskripsi isi untuk ERD (Marlinda, 2004)
Simbol Notasi Arti
Simbol
Entitas
Entitas merupakan sesuatu yang
dapat mewakili yang nyata.
Himpunan entitas (entity set) adalah kelompok entitas yang
sejenis yang berada dalam ruang
lingkup yang sama. Pemberian
nama pada entitas harus
menggunakan kata benda. Simbol
yang digunakan entitas berbentuk
persegi panjang (Marlinda, 2004).
Simbol Atribut Setiap entitas pasti memiliki atribut
di dalamnya, atribut ini yang
mendeskripsikan karakteristik dari
entitas.
Simbol Relasi Relasi menunjukan terdapatnya
suatu hubungan antara sejumlah
entitas yang berasal dari himpunan
entitas yang berbeda. Himpunan
relasi adalah kumpulan semua
relasi diantara entitas-entitas yang
terdapat pada himpunan entitas.
Simbol yang digunakan untuk
relasi berbentuk belah ketupat,
dan biasanya pemberian nama
xiii
memiliki arti hubungan satu entitas
dengan satu entitas. jenis ini memiliki arti hubungan
satu entitas dengan banyak
entitas. jenis ini memiliki arti hubungan
banyak entitas dengan satu
entitas. jenis ini memiliki arti hubungan
banyak entitas dengan banyak
entitas.
Simbol aliran data
xiv
DAFTAR ISTILAH
Basis data Kumpulan data terhubung (interrelated data) yang disimpan secara bersama sama.
Blackbox Mengidentifikasi kesalahan yang berhubungan dengan kesalahan fungsionalitas perangkat lunak yang tampak dalam kesalahn output dan digunakan untuk menguji fungsi-fungsi khusus dari perangkat lunak yang dirancang.
DFD/DAD Data Flow Diagram atau Diagram Aliran Data yang menggambarkan aliran data pada suatu sistem informasi.
Diagram ER Gambaran relasi antar entitas yang terlibat dalam sistem.
MySQL Salah satu jenis basisdata yang bersifat open source.
PHP PHP Hypertext PreProcessor adalah sebuah bahasa
scripting yang menyatu dengan tag-tag HTML, dieksekusi di server dan digunakan untuk membuat halam web yang dinamis.
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara
tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat
berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran,
sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif,
maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan
salah arti pada pihak penerima. Surat adalah bukti tanda otentik dalam suatu
instansi, besar kecilnya suatu organisasi bisa dilihat dari volume surat masuk
atau keluar. Sehubungan dengan banyaknya surat menyurat yang harus
diolah dan semakin kompleksnya masalah yang harus ditangani serta
diperlukannya informasi secara tepat dan cepat, maka tidak efisien lagi bila
penanganannya hanya dikerjakan dengan cara manual.
Berdasarkan pengamatan di lapangan menunjukkan bahwa layanan
proses administrasi surat menyurat di Ikatan Warga Setrasari Mall
(IWSM), tidak terorganisir secara pemrograman pada komputer. Selain itu,
masalah lain yang muncul menyangkut surat adalah arsip atau
penyimpanan. Pengelolaan surat dan arsip di IWSM masih menggunakan
metode berkas, akibatnya pencarian keberadaan sebuah surat tidak bisa
diketahui secara cepat karena harus melacaknya terlebih dahulu. Hal lain
yang sangat rentan yaitu masalah kehilangan arsip surat, seperti surat-surat
perjanjian atau surat-surat kontrak jangka panjang. Akan membutuhkan
waktu yang sangat lama untuk mencari surat yang sudah lama dikeluarkan
dalam beberapa tahun yang lalu, sehingga bisa menghambat untuk
memperbaharui surat-surat perjanjian baru yang akan dilanjutkan. Melihat
semakin banyaknya kunjungan tamu yang tidak diduga, terkadang
merepotkan staff untuk membuat beberapa surat dalam waktu yang sangat
2
Komputer merupakan sarana yang tepat untuk pengolahan data yang
bersifat rutin. Di samping itu komputer juga mempunyai kemampuan dengan
tingkat ketelitian yang tinggi, pemrosesan yang cepat, daya tampung
pengingatnya besar dan yang paling utama adalah efisien waktu dan tenaga.
Selaras dengan ini, maka pada penulisan skripsi ini diterapkan pengolahan
data yang dikhususkan dalam bidang surat menyurat di Kantor IWSM
dengan alat bantu komputer.
Dengan banyaknya surat yang masuk dan surat keluar, akan banyak
pula waktu yang tersita, oleh karena itu dicoba mengganti cara pengolahan
data dan pencatatan tugas-tugas tersebut yang selama ini dikerjakan secara
manual menjadi suatu Sistem Informasi. Hasil dari pencatatan tersebut
kemudian diolah untuk menghasilkan laporan, baik laporan harian dan
bulanan. Karena pentingnya informasi untuk para pegawai di Kantor IWSM,
maka dalam penulisan skripsi ini dibuat suatu sistem guna untuk membantu
didalam pemberian informasi dan pelayanan tentang surat menyurat. Dalam
menjembatani kondisi tersebut, maka dibuatlah sistem layanan
administrasi surat menyurat berbasis web di Setrasari mall Bandung dengan
pemanfaatan sarana komputer.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka
perumusan masalah tersebut adalah :
1. Bagaimana membuat suatu sistem layanan administrasi surat menyurat
di Setrasari mall?
2. Bagaimana membuat sistem layanan administrasi yang memiliki proses
approval?
3. Bagaimana mengolah surat masuk dan surat keluar?
4. Bagaimana mengklasifikasikan jenis-jenis surat sesuai dengan divisi
3
1.3 Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan dari perancangan sistem ini adalah
1. Membuat sistem layanan administrasi surat menyurat di setrasari mall berbasis web.
2. Membuat sistem layanan administrasi yang memiliki proses approval.
3. Membuat sistem yang dapat mengolah surat masuk dan surat keluar.
4. Membuat sistem yang dapat mengklasifikasikan jenis-jenis surat sesuai dengan divisi pada struktur organisasi.
1.4 Ruang lingkup Kajian
Berikut ini adalah batasan-batasan masalah untuk memperjelas ruang
lingkup penelitian dan sesuai dengan pokok permasalahan agar tidak
menyimpang dan meluas dari batasan masalah yaitu :
1. Sistem layanan administrasi surat menyurat
2. Aplikasi ini dirancang untuk mengorganisir semua surat- surat baik
surat masuk maupun surat keluar.
3. Aplikasi ini memiliki hak akses user yang dibedakan menjadi 3 bagian, yaitu super admin, admin(setiap divisi), pengurus.
4. Aplikasi ini memiliki proses approval oleh ketua, bendahara, atau pengurus lainnya, dalam menyetujui surat untuk penandatangan
secara otomatis.
5. Aplikasi ini dirancang pada kebutuhan sesuai bagian atau departmen
yang ada secara customize, sehingga apabila perusahaan ini berkembang dan department bertambah maka pada aplikasi dapat di
customize agar semua pengajuan tidak perlu melalui bagian umum. 6. Aplikasi ini memiliki data pengarsipan surat dan proses pencarian
4
Batasan Perangkat Keras :
1. Processor : intel CORE i3
2. RAM : 1GB
3. HD : 320GB
4. Keyboard + Mouse standard
Batasan Perangkat Lunak :
1. Sistem operasi yang digunakan adalah Windows 7
2. Sistem basis data untuk authentikasi user menggunakan MySQL 3. Bahasa Scripting yang digunakan adalah Pemrograman web PHP
1.5 Sumber Data
Sumber data yang diperoleh untuk tugas akhir ini:
1. Sumber data primer meliputi:
Studi lapangan yaitu mencari data langsung ke kantor pengelola
Ikatan Warga Setrasari mall dan mengumpulkan informasi dari pihak
yang bersangkutan.
2. Sumber data sekunder:
a) Studi pustaka yaitu membaca dan mempelajari buku, diktat kuliah, dan
sumber kepustakaan lain yang menunjang pembuatan aplikasi.
b) Sumber digital yaitu pencarian yang menunjang pembuatan aplikasi
melalui artikel-artikel dari internet atau halaman web.
1.6 Sistematika Penyajian
Berikut uraian mengenai sistematika penyajian laporan tugas akhir ini
yaitu sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini meliputi latar belakang, rumusan masalah, tujuan pembahasan ,
5
BAB II KAJIAN TEORI
Bab ini membahas teori-teori yang mendasari dan mendukung
pembangunan aplikasi web ini. Teori-teori ini diambil dari pustaka yang
diperlukan.
BAB III ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM
Bab ini mengenai pembuatan dan perancangan dari program Sistem
informasi layanan adminstrasi surat menyurat dengan menggunakan proses
bisnis yang digambarkan dengan flowchart, metode analisis terstruktur
digambarkan dengan Diagram Aliran Data (DAD), ERD, bahasa pemrograman menggunakan PHP, dan perancangan sebuah database dengan menggunakan MySQL.
BAB IV HASIL PENELITIAN
Bab ini berisi tentang kumpulan screenshot dari aplikasi sistem layanan administrasi surat menyurat, beserta penjelasan dari tiap fungsi (method) utama yang dibuat.
BAB V PEMBAHASAN DAN UJI COBA HASIL PENGUJIAN
Laporan ini terdiri dari pengujian tiap fungsi yang dibangun (blackbox testing) oleh penulis .
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menerangkan tentang penyelesaian masalah yang ada menjadi suatu
bentuk kesimpulan disertai saran-saran yang mungkin dapat dimanfaatkan
76
BAB VI
SIMPULAN DAN SARAN
6.1 Simpulan
Kesimpulan yang dapat diambil penulis dari tugas akhir dengan judul
Sistem Informasi Layanan Administrasi Surat Menyurat di Setrasari Mall
Bandung Berbasis Web ini adalah sebagai berikut :
1. Sistem informasi layanan ini dapat melakukan aktivitas pengajuan surat
menyurat.
2. Sistem informasi ini memiliki proses approval atau acc untuk menyetujui isi surat yang diajukan.
3. Sistem informasi ini dapat memberikan hak akses user kepada setiap
pengguna sesuai dengan keperluan terhadap fungsionalitas yang ada
4. Sistem informasi ini memiliki proses pengelolaan surat masuk dan surat
keluar.
5. Sistem informasi ini dapat mengklasifikasikan surat-surat sesuai yang
dikelola oleh admin divisi masing-masing.
6. Sistem ini memiliki laporan berupa data histori surat pada tiap divisi
yang ada.
6.2 Saran
Saran bagi pengembangan Sistem Informasi Layanan Administrasi
Surat Menyurat di Setrasari Mall Bandung Berbasis Web antara lain :
1. Tampilan (interface) sistem informasi diperbaiki lagi agar lebih user friendly.
77
mengingat data histori surat tersebut sangat penting bagi organisasi
DAFTAR PUSTAKA
Fathansyah.(1999). Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data. Informatika:Bandung.
Fathansyah. (2007). Buku Teks Komputer Basis Data. Informatika: Bandung.
Hartono, J. (2004). Analisis dan Desain Sistem Informasi, Informatika: Bandung.
Hartono, J.(1990). Analisis dan Desain. Andi Offset: Yogyakarta.
Hartono, J.(2006). Pengenalan Komputer–Dasar ilmu Komputer, Pemrograman, Sistem Informasi dan Intelegensi Buatan. Penerbit Andi : Yogyakarta.
Ladjamudin, A. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu: Tangerang.
Marlinda, L. (2004). Sistem Basis Data. Andi: Yogyakarta.
Pressman, Roger S .(2002). Rekayasa Perangkat lunak 2. Andi: Yogyakarta.
Priyadi, Y. Hand Out Pemrograman Web, 2006.
Raharjo, Budi. (2011). Belajar Ototidak Membuat Database Menggunakan MySQL. Informatika: Bandung.
Sidik, Betha. (2001). Pemrograman Web Dengan PHP. Informatika: Bandung.
