PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT MENYURAT BERBASIS DESKTOP
PADA PENGADILAN TINGGI BANGKA BELITUNG
YEYEN WAHYUNI ye2nwahyuni@gmail.com
ABSTRAK
Penelitian ini dilakukan untuk memberikan informasi yang jelas dan akurat tentang administrasi surat menyurat pada pengadilan tinggi bangka belitung Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendapatkan data yang sebenarnya sehingga dapat ditemukan kelemahan-kelemahan pada sistem lama yang masih manual, kemudian diperbaiki dengan menggunakan system baru yang sudah terkomputerisasi. Analisa yang digunakan dalam membangun sistem baru adalah dengan menggunakan metode berorientasi objek dengan alat bantu software-software UML (Unified Modeling Language), pengamatan langsung, dan wawancara kepada pihak yang terkait. Dari hasil analisa dan perancangan penulis, sangat diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dengan aturan serta prosedur-prosedur didalamnya sehingga mampu memberikan suatu informasi yang baik dalam mengambil suatu keputusan terhadap sistem administrasi surat menyurat pada pengadilan tinggi Bangka Belitung dengan dukungan spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang tinggi.Kesimpulan yang bisa diambil secara umum dari hasil penelitian ini adalah bahwa Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat Pengadilan Tinggi Bangka Belitung dapat memudahkan dan mempercepat proses administrasi Surat Menyurat Pengadilan Tinggi Bangka Belitung tersebut agar keputusan yang diambilpun lebih cepat dan akurat..
Kata Kunci :Sistem Informasi, UML(Unifield Modeling Language),Analisa dan Perancangan
1. Latar Belakang Masalah
Majunya perkembangan teknologi informasi sudah mencapai taraf sebagai kebutuhan, sehingga semua lapisan masyarakat tergerak untuk maju dan menggunakannya. Perkembangan teknologi informasi juga menjamah proses dalam ruang lingkup pemerintahan agar dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja.
Salah satu contoh adalah kinerja pada bagian arsip Pengadilan Tinggi Bangka Belitung kurang efisien karena masih menerapkan sistem pengarsipan yang konvensional. Arsip yang tersimpan ada bermacam- macam diantaranya surat masuk umum, surat keluar seperti penugasan, surat permohonan dan lain-lain.
Catatan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan mencatat aktifitas keluar masuk surat secara manual dan dengan cara mencatat aktifitas pada buku catatan arsip.
Pengarsipan surat masuk dan keluar dilakukan secara manual dengan mengelompokan dokumen-dokumen yang sejenis. Dengan penyimpanan manual secara mengelompok dapat memungkinkan data hilang, rusak dan menyulitkan dalam melakukan pencarian data jika suatu waktu diperlukan.
Dengan adanya masalah diatas, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen tersebut. Sistem informasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, ketepatan dan keamanan dokumen yang diarsipkan.
Diharapkan dengan adanya Sistem Informasi untuk pengarsipan ini dapat merubah sistem kinerja di dalam bagian arsip agar mempermudah dalam pengarsipan surat yang masuk dan keluar, juga dapat memudahkan pihak- pihak yang bersangkutan dalam mengetahui surat yang masuk dan surat yang akan keluar telah di setujui atau
Sistem Informasi Arsip Surat Menyurat ini merupakan sebuah sistem yang diolah untuk mempermudah dalam pencarian data dari surat masuk dan surat keluar, dengan memasukkan tanggal dan jenis surat kita sudah bisa melihat data surat yang kita inginkan. Selama ini proses administrasi surat- menyurat di Pengadilan Tinggi Bangka Bellitung masih didata dengan cara mencatat ke dalam buku arsip surat menyurat sebagai media penyimpanan atau masih secara manual. Pengelolaan Sistem Kearsipan pada saat ini mengolah data surat masuk dan jenis-jenis surat keluar seperti Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), Surat Keputusan, Surat Undangan, Surat Keterangan, Surat Pengantar, Surat Pengantar, Surat Keputusan, Surat Tugas dan lains sebagainya.
Oleh karena itu, dengan dibangunnya suatu aplikasi ini diharapkan dapat memperbaiki sistem yang terdahulu dan dapat mempermudah pekerjaan sehingga dapat menyingkat waktu agar efesiensi kerja mengalami peningkatan serta memudahkan karyawan dalam melakukan pengoperasiannya. Sehingga penulis merasa perlu untuk melakukan perancangan sistem informasi pengarsipan surat menyurat berbasis desktop pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung dengan metodologi berorientasi objek dengan tujuan agar proses pengarsipan surat dapat ditangani lebih efektif dan efisien..
2. Perumusan Masalah
Penyusunan skripsi yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Menyurat Berbasis Desktop Pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung, akan menguraikan bagaimana proses penanganan surat menyurat pada sistem informasi yang dirancang dan dikembangkan oleh penulis. Maka permasalahan yang
a. Kesulitan dalam menangani jumlah surat setiap harinya pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung, pengklasifikasian jenis surat dalam bentuk kode surat dan nomor surat. Dalam hal ini termasuk juga surat menyurat yang ada pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung.
b. Kesulitan untuk menemukan kembali/pencarian (searching) surat dibutuhkan pada masa yang akan datang.
Banyak data-data surat yang robek, kotor dan hilang.
3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Untuk meningkatkan kinerja dalam bidang pengarsipan surat menyurat agar menjadi lebih efektif, cepat, akurat, dan efisien.
b. Menciptakan manajemen pengarsipan surat menyurat yang memanfaatkan teknologi informasi yang ada, sehingga meminimalisasi kesalahan yang timbul dalam pengarsipan surat menyurat pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung
c. Dengan menggunakan sistem ini, data-data yang berhubungan dengan surat menyurat dapat tersimpan rapi dan aman serta pencarian data surat tersebut mudah, cepat dan akurat.
4. Batasan masalah
Dalam hal penulis melakukan pembatasan ruang lingkup masalah, hal ini dilakukan agar pembahasannya tidak menyimpang dari topik permasalahan tentang Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Menyurat Berbasis Desktop Pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung. Batasan masalahnya adalah seputar penginputan, pengupdatean, pembuatan surat keluar dan surat keputusan, serta menampilkan kembali data-data surat yang sudah ada dalam bentuk laporan.
6. Proses Bisnis
Prosedur yang dilakukan dalam analisa dan perancangan Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat yang sedang berjalan pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung adalah sebagai berikut :
a. Surat Masuk dan Disposisi
Bagian Umum menerima Surat Masuk dari instansi dan mencatat surat masuk tersebut kedalam Agenda Surat Masuk. Kemudian diserahkan ke pimpinan untuk di disposisi. Setelah di disposisi pimpinan menyerahkan kembali ke Bagian Umum, lalu di catat di agenda Disposisi. Kemudian disposisi tersebut diserahkan ke Bagian.
b. Surat Keluar berdasarkan Disposisi
Pimpinan memerintahkan bagian untuk membuat surat keluar berdasarkan disposisi kemudian bagian menyerahkan surat keluar ke Bagian Umum untuk dicatat ke dalam agenda surat keluar berdasarkan Disposisi setelah dicatat Bagian Umum memberikan surat keluar berdasarkan disposisi tersebut ke pegawai.
c. Surat Permohonan Cuti
Pegawai mengajukan permohonan cuti ke kasubag kepegawaian, lalu kasubag kepegawaian mengkonfirmasikan pengajuan cuti tersebut ke pimpinan. Apabila disetujui, maka pimpinan akan memerintahkan kasubag kepegawaian membuatkan Surat Cuti dan diserahkan ke pegawai. Namun bila tidak disetujui, maka pimpinan akan memerintahkan kasubag kepegawaian membuatkan surat penangguhan cuti dan diserahkan ke pegawai. Baik arsip surat cuti dan arsip surat pengguhan cuti, kedua-duanya diberikan ke Bagian Umum untuk dicatat dan diarsipkan.
d. Surat Keputusan
Pimpinan memerintahkan Kasubag Kepegawaian untuk membuat surat keputusan kemudian Kasubag Kepegawaian menyerhakan surat keputusan ke ke Bagian Umum untuk dicatat ke dalam agenda surat keputusan dan diberikan ke pegawai.
e. Surat Keluar
Pimpinan memerintahkan Bagian untuk membuat surat keluar kemudian Bagian menyerahkan surat keluar ke Bagian Umum untuk dicatat ke dalam agenda surat keluar dan diberikan ke Instansi
f. Lap. Surat Masuk, Lap. Disposisi, Lap. Surat Keluar Disposisi, dan Surat Keluar
Bagian umum membuat Lap. Surat Masuk, Lap.
Disposisi, Lap. Surat Keluar Disposisi, dan Surat Keluar, yang kemudian diserahkan ke Kasubag Kepegawaian.
g. Lap. Surat Keputusan, Lap. Surat Cuti, dan Lap. Surat Penangguhan Cuti
h. Bagian umum membuat Lap. Surat Keputusan, Lap.
Surat Cuti, dan Lap. Surat Penangguhan Cuti kemudian diserahkan ke Pimpinan
7. Aktivity Diagram
1. Activity Diagram Surat Masuk dan Disposisi
Serahkan kembali Surat Masuk dan Disposisi Antar Surat
Masuk
Terima Surat Masuk
Catat Surat Masuk ke dalam Agenda Surat Masuk
Serahkan Surat Masuk untuk di Disposisi
Terima Surat Masuk dan Disposisi
Serahkan Disposisi Catat Disposisi
Terima Surat Masuk untuk di Disposisi
Lakukan Disposisi
Terima Disposisi Bagian Pimpinan
Bagian Umum Instansi
2. Activity Diagram Surat Keluar Berdasarkan Disposisi
3. Activity Diagram Surat Permohonan Cuti
4. Activity Diagram Surat Keputusan
5. Activity Diagram Surat Keluar
6. Activity Diagram Laporan Surat Masuk, Lap. Surat Keluar Berdasarkan Disposisi, Lap. Surat Keluar
7. Activity Diagram Laporan Surat Keputusan, Laporan Penangguhan Cuti, dan Lap. Surat Cuti
Serahkan Surat Keluar berdasarkan disposisi Perintahkan Buat Surat
Keluar berdasarkan disposisi
Buat Surat Keluar berdasarkan Surat Keluar
Terima Surat Keluar berdasarkan disposisi
Catat Surat Keluar berdasarkan disposisi ke dalam Agenda Surat keluar Disposisi
Serahkan Surat Keluar berdasarkan disposisi tersebut
Menerima Surat Keluar berdasarkan disposisi
Pegawai Bagian Umum
Bagian Pimpinan
Konfirmasi Penangguhan Cuti Ajukan
Permohonan Cuti
Terima Surat Penangguhan Cuti
Terima Surat Cuti
Terima Pengajuan Cuti
Konfirmasikan pengajuan cuti pegawai
Buat Surat Penangguhan Cuti
Buat Surat Cuti
Serahkan arsip Surat Penangguhan Cuti dan Surat Cuti
Terima Pengajuan Cuti pegawai
Periksa Pengajuan Cuti Pegawai
Konfirmasi Cuti diterima Tidak Disetujui Disetujui
Terima Surat Penangguhan Cuti dan Surat Cuti
Catat SUrat Penangguhan Cuti ke dalam Agenda Surat Penangguhan Cuti
Catat Surat Cuti ke dalam Agenda Surat Cuti
Bagian Umum Pimpinan
Kasubag Kepegawaian Pegawai
Perintahkan Buat
Surat Keputusan Buat Surat Keputusan
Serahkan Surat Keputusan
Terima Surat Keputusan
Catat Surat Keputusan ke dalam Agenda Surat Keputusan
Antar Surat Keputusan
Menerima Surat Keputusan Pegawai Bagian Umum
Kasubag Kepegawaian Pimpinan
Perintahkan buat Surat Keluar
Buat Surat Keluar
Serahkan Surat Keluar
Terima Surat Keluar
Catat Surat Keluar ke dalam Agenda Surat Keluar
Kirim Surat Keluar
Menerima Surat Keluar Instansi Bagian Umum
Bagian Pimpinan
Buat Laporan Surat Masuk, Laporan Disposisi, Laporan Surat Keluar Berdasarkan Disposisi, Laporan Surat Keluar
Serahkan Laporan Surat Masuk, Laporan Disposisi, Laporan Surat Keluar Berdasarkan Disposisi, Laporan Surat Keluar
Terima Laporan Surat Masuk, Laporan Disposisi, Laporan Surat Keluar Berdasarkan Disposisi, Laporan Surat Keluar
Kasubag Kepegawaian Bagian Umum
Buat Laporan Surat Keputusan, Laporan Surat Penanguhan Cuti, dan Laporan Surat Cuti
Serahkan Laporan Surat Keputusan, Laporan Surat Penanguhan Cuti, dan Laporan Surat Cuti
Terima Laporan Surat Keputusan, Laporan Surat Penanguhan Cuti, dan Laporan Surat Cuti
Pimpinan Bagian Umum
7. Use Case Diagram
a. Use Case Diagram Master
b. Use Case Diagram Transaksi
c. Use Case Diagram Laporan
8. ERD
1 M
KdIns NmIns AlIns TlpIns
NoSM TsSM Lamp Perihal FileSM
Disposisi KDdIns
NoSM 1
1 NoDisp TgDisp Perihal1 FileDisp
NoSM NoDispI
Punya Bagian
M
NoDisp KdBag
KdBag NmBag
Buat
SKeluar NoSKeluar TgSKeluar LampSKeluar PerihalSKeluar FileSKeluar
NoDisp NoSKeluar 1 1
BUAT
Pegawai Aju PermCuti
dapat
SKep
Instansi Kirim SMasuk
Ada 1
1 1 M
M
M N
NIK NmPeg Pangkat Jabatan Golongan Jenjang TempLhr TgLhr Agana Jenkel
NoSKeluar NIK Ket
NoSkep TgSKep JsSkep FileSKep
NIK NoSKep
NoPermCUti TgPermCuti TgAwaPermCuti TgAkhPermCuti JenisCuti NIK
NoPermCuti SK
M HASIL 1
NoSK TgSK Lamp1 Perihal2 FileSK
KdIns NoSK
1
Izin
SCuti 1
1 NoSCuti TgSCuti TgAwCuti TgAkhCuti
SPenangguhan NoSPenangguhan TgSPenangguhan Alasan
Isi 1
1 NoSPenangguhan NoPermCuti 1
HASIL
NoSK KdBag
1
M
9. LRS
KdIns NmIns AlIns TlpIns
NoSM TsSM Lamp Perihal FileSM KdIns
NoDisp TgDisp Perihal1 FileDisp NoSM KdBag
KdBag NmBag
NoSKeluar TgSKeluar LampSKeluar PerihalSKeluar FileSKeluar NoDisp
NIK NmPeg Pangkat Jabatan Golongan Jenjang TempLhr TgLhr Agana Jenkel NoSKeluar NIK Ket
NoSkep TgSKep JsSkep FileSKep NIK
NoPermCUti TgPermCuti TgAwaPermCuti TgAkhPermCuti JenisCuti NIK NoSK
TgSK Lamp1 Perihal2 FileSK KdIns KdBag
NoSCuti TgSCuti TgAwCuti TgAkhCuti NoPermCuti NoSPenangguhan TgSPenangguhan Alasan NoPermCuti KdIns
NoSM
NoDisp KdBag KdIns
NIK NoSKeluar
NIK
NoPermCuti
NoPermCuti NIK
Instansi
SK
SMasuk
Disposisi Bagian
SKeluar
Beri
Pegawai
SPenangguhan
PermCuti
SCuti
SKep KdBag
Bagian Umum
Entry Data Instansi
Entry Data Pegawai
Entry Data Bagian
Entry Data Disposisi Entry Data Surat Masuk
Entry Data Surat Keluar berdasarkan Disposisi
Entry Data Surat Cuti
Entry Data Surat Penangguhan Cuti
Entry Data Surat Keputusan
Entry Data Surat Keluar Bagian Umum
(from Master)
Cetak Laporan Surat Cuti
Kasubag Kepegawaian Cetak Laporan Surat Masuk
Cetak Laporan Disposisi
Cetak Laporan Surat Keluar berdasarkan Disposisi
Cetak Laporan Surat Keluar Bagian Umum
(from Master)
Cetak Laporan Surat Keputusan
Cetak Laporan Surat Penangguhan Cuti
Pimpinan
10. Kesimpulan
Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat yang diterapkan pada Pengadilan Tinggi Bangka Belitung masih bersifat manual. Sehingga kesalahan baik di sengaja ataupun tidak sering terjadi dikarenakan kontrol dari sistem yang berjalan kurang baik. Sehingga dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
a. Dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer maka diharapkan dapat meningkatkan proses administrasi surat menyurat, serta informasi laporan-laporan di Pengadilan Tinggi Bangka Belitung lebih cepat, efisien dan efektif memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan.
b. Dengan menggunakan sistem informasi berbasis komputer diharapkan kinerja kerja para pegawai dapat lebih baik serta melaksanakan tugas lebih disiplin.
c. Dengan sistem berbasis komputer akan mempermudah dalam pembuatan transaksi dan laporan
d. Meringankan pekerjaan dalam mengontrol data dan membuat hasil laporan kepada pimpinan.
e. Semua data surat menyurat bisa tersimpan secara keseluruhan, sehingga kecil sekali kemungkinan adanya kehilangan data.
f. Proses pencarian data sebelumnya dapat dilakukan dengan cepat sehingga tidak memerlukan waktu yang lama.
11. Saran
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, untuk dapat meningkatkan keberhasilan Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat, maka langkah yang diperlukan dalam membangun sistem komputerisasi ini sangatlah penting. Maka berikut adalah beberapa saran agar sistem informasi dapat berjalan lebih efektif dan efisien :
a. Tersedianya perangkat keras dan perangkat lunak komputer untuk menunjang Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat.
b. Tersedianya sumber saya manusia yang dapat mengoperasikan, merawat serta mengembangkan sistem.
c. Di beri pelatihan dan pendidikan cara menggunakan Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat.
d. Dibuat aturan serta prosedur yang jelas tentang pentingnya Sistem Informasi Administrasi Surat Menyurat.
e. Perlu adanya back up data guna mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.
12. Daftar Pustaka [Jogiyanto
2005]
Jogiyanto, Analisa Rancangan Berorientasi
Obyek, 2005,
files.fachrizah.webnode.com/2000 000484ca4a4d9ea/BAB%20II_ok.doc, [Munawar
2005]
Munawar, Pemodelan Visual dengan UML, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005 [O’brien
James A 2006]
O’brien, James A., Pengantar Sistem Informasi, Jakarta, Salemba Empat, 2006.
[PP 2010] Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
[Sutopo,Had i,Ariesto 2002]
Sutopo, Hadi, Ariesto, Analisis dan Desain Berorientasi Objek, Yogyakarta, J&J Learning, 2002.
[Whitten,Jef frey…
2004]
Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bently, Kevin C.Dittman. System Analysis and Design Methods. 6 th ed. New York : Mc Graw-Hill, 2004.
[Jogiyanto 2005]
Jogiyanto, Analisa Rancangan Berorientasi
Obyek, 2005,
files.fachrizah.webnode.com/2000 000484ca4a4d9ea/BAB%20II_ok.doc, [Munawar
2005]
Munawar, Pemodelan Visual dengan UML, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005 [O’brien
James A 2006]
O’brien, James A., Pengantar Sistem Informasi, Jakarta, Salemba Empat, 2006.
