57
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUANG KULIAH (SEMARAK)
Hendra Maulana1, Agung M. Rizki2, Gusti E. Yuliastuti3, A. M. A. K. Parewe4
Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”
Jawa Timur 1,2
Teknik Informatika, Fakultas Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Institut Teknologi Adhi Tama Surabaya 3
STMIK AKBA Makassar 4
Email: hendra.maulana.if@upnjatim.ac.id 1, agung.mustika.if@upnjatim.ac.id 2, gustiekay@itats.ac.id 3 , amaulidinnawati@akba.ac.id 4
ABSTRAK
Universitas adalah sebuah lembaga yang menyelenggarakan kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi. Kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi antara lain adalah kegiatan pendidikan dan pengajaran, kegiatan penelitian, dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Proses pengajaran terkadang terjadi perkuliahan kosong dan harus diganti pada waktu lain sesuai dengan kesepakatan antara dosen dengan mahasiswa. Penggantian waktu perkuliahan yang kosong sering kali mengalami beberapa permasalahan seperti pada proses reservasi ruang kelas yang akan digunakan sebagai pengganti waktu perkuliahan yang kosong. Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat diketahui bahwa proses penjadwalan atau perubahan jadwal kuliah memerlukan pengelolaan yang baik. Solusi untuk menyelesaikan permasalahan tersebut adalah dengan dibuatnya Sistem Manajemen Ruang Kuliah Online Berbasis Website yang diberi nama SEMARAK.
Kata Kunci: Pengajaran, Ruang Kuliah, Sistem Informasi, Website
ABSTRACT
University is an institution that organizes the activities of the Tridharma of Higher Education.
The activities of the Tridharma of Higher Education include education and teaching activities, research activities, and community service activities. The teaching process sometimes occurs when the lecture is empty and must be replaced at another time according to the agreement between the lecturer and the student. Replacement of empty lecture time often experiences several problems, such as in the reservation process for classrooms that will be used as a substitute for empty lecture time. Based on the explanation above, it can be seen that the process of scheduling or changing class schedules requires good management. The solution to solve this problem is to create a Website-Based Online Lecture Room Management System named SEMARAK.
Keywords: Information System, Lecture Room, Teaching, Website
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat tersebut mempengaruhi banyak bidang baik dunia bisnis, jasa, pendidikan maupun yang lainnya. Tidak
terkecuali dunia pendidikan khususnya perguruan tinggi merupakan salah satu bidang yang sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi informasi.
Globalisasi bidang pendidikan menuntut
58
perguruan tinggi untuk dapat mengelola informasi dengan baik, sehingga kebutuhan informasi masing–masing pihak yang berkepentingan dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat (Choldun, 2006). Perguruan tinggi yang tidak mengembangkan teknologi in formasi dengan baik akan semakin tertinggal.
Universitas adalah sebuah lembaga yang menyelenggarakan kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi. Kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi antara lain adalah kegiatan pendidikan dan pengajaran, kegiatan penelitian, dan kegiatan pengabdian kepada masyarakat. Setiap civitas akademik yang berada di dalam lingkup universitas berkewajiban melaksanakan Tridharma Perguruan tinggi.
Civitas akademik yang dimaksud adalah Dosen dan Mahasiswa. Setiap dosen berkewajiban melaksanakan Tridarma Perguruan Tinggi untuk memenuhi kewajiban sebagai dosen. Setiap mahasiswa berkewajiban melaksanakan Tridharma Perguruan Tinggi untuk memenuhi kewajiban sebagai mahasiswa dalam menempuh perkuliahan.
Universitas mengemban tugas untuk memfasilitasi serta mewadahi segala kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi yang dilaksanakan baik oleh dosen maupun mahasiswa. Pada kegiatan pengajaran, proses pembelajaran dikelola oleh masing- masing Fakultas, namun untuk Mata Kuliah Umum (MKU) seperti Agama, Bahasa Indonesia, Bahasa Inggris, Kepemimpinan, Kewarganegaraan, Kewirausahaan dan Bela Negara akan dikelola dan dilaksanakan di Gedung Kuliah Bersama (GKB).
Gedung Kuliah Bersama (GKB) dapat menampung sebanyak 19.200 mahasiswa
untuk melayani perkuliahan 8 MKU dalam setiap minggu, yang dikelola dengan professional oleh Ketua Program MKU dan sekretaris Program MKU beserta para Koordinator MKU. Gedung Kuliah Bersama (GKB) memiliki 36 ruang kelas, 2 ruang lab dan 1 Auditorium yang tersebar di 6 lantai. Ketua dan Sekretaris Program MKU memiliki tugas dalam pengelolaan jadwal ruang kelas untuk perkuliahan MKU maupun untuk kegiatan lain, dimana dalam hal ini terdapat 2 (dua) entitas, yaitu admin dan dosen.
Proses pembelajaran terkadang terjadi perkuliahan kosong dan harus diganti pada waktu lain sesuai dengan kesepakatan antara dosen dengan mahasiswa.
Penggantian waktu perkuliahan yang kosong sering kali mengalami beberapa permasalahan seperti pada proses reservasi ruang kelas yang akan digunakan sebagai pengganti waktu perkuliahan yang kosong.
Permasalahan tersebut salah satunya terjadi kesamaan waktu pada saat akan memesan ruang kelas karena ketersediaan ruang kelas yang terbatas disertai banyaknya kegiatan yang harus ditempatkan. Kondisi yang kadang terjadi juga yaitu manakala dosen yang hendak memberikan jam tambahan perkuliahan atau mengganti waktu diluar jadwal yang sudah ditetapkan, tidak bisa langsung memakai suatu ruangan dan memulai kegiatan perkuliahan tersebut.
Mahasiswa juga merasa kesulitan apabila ada perubahan jadwal. Dimana untuk pengumuman jadwal masih manual yaitu menggunakan papan pengumuman. Hal ini yang menyebabkan sulitnya sosialisasi jadwal kuliah terbaru apabila terjadi perubahan.
Berdasarkan penjelasan diatas, maka dapat diketahui bahwa proses
59 penjadwalan atau perubahan jadwal kuliah
memerlukan pengelolaan yang baik. Saat ini pengelolaan proses tersebut masih manual, artinya semua kegiatan manajemen dosen, waktu dan tempat dalam pemesanan ruang kuliah masih manual yaitu dengan membuat tabel di excel. Akibatnya kegiatan tersebut berjalan lambat dan data yang tercatat tidak terhubung secara otomatis ke bagian lainnya, serta data-data terkait perubahan jadwal kuliah tidak tersimpan secara rapi.
Terkait permasalahan di atas, maka solusi untuk menyelesaikan permasalahan tersebut adalah dengan dibuatnya Sistem Manajemen Ruang Kuliah online Berbasis Web yang diberi nama SEMARAK. Sistem Informasi Manajemen Ruang Kuliah (SEMARAK) adalah sebuah aplikasi yang digunakan untuk memanajemen dosen, waktu dan tempat dalam proses pemesanan ruang kelas di Gedung Kuliah Bersama.
Dibutuhkan data ruang kelas, data program studi, data dosen serta mata kuliah guna menunjang aplikasi SEMARAK ini.
Pengelolaan jadwal kuliah dengan menggunakan sistem informasi akan sangat pembantu banyak pihak, baik dari pihak pengelola, dosen, ataupun mahasiswa, karena pihak-pihak tersebut akan sangat dimudahkan baik dalam pengelolaannya ataupun dalam pengaksesan informasinya.
Dengan menggunakan sistem informasi juga permasalahan bentrok jadwal akan bisa teratasi sejak dini, karena dengan sistem informasi permasalahan bentrok tersebut bisa di mitigasi ketika penginputan data jadwal.
2. LANDASAN TEORI
Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini: “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi didalam sistem.
Perancangan Sistem Sebelum sistem dikembangkan secara nyata, maka terlebih dahulu dibuat rangangan dari desain sistem, yaitu gambaran yang secara global dari sistem yang akan dikembangkan lebih lanjut. Tujuan dari desain sistem adalah memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang akan dibangun. Komponen dari sistem informasi yang akan dibangun antara lain adalah : a.
Model sistem b. Input sistem c. Output sistem. d. Database. Dari penggambaran akan komponen diatas paling tidak dapat memberikan gambaran detail kepada user mengenai sistem yang akan dibangun.
Metodologi yang digunakan untuk memberikan gembaran kepada user antara lain data flow diagram, rancangan interface, struktur tabel, dan relasi tabel (Teguh Cahyono, 2013)
Menurut (T. Cornford & M. Shaikh, 2013) Sistem Informasi dapat memperbaiki manajemen organisasi dalam mengoperasikan dan membantu meringankan pekerjaan. Hal tersebut dicapai dengan mengumpulkan, menyimpan, serta memproses dan berbagi data dan informasi. Pernyataan tersebut menunjukkan bahwa studi tentang sistem
60
informasi memerlukan empat tujuan yang berbeda tetapi saling berkaitan, diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Teknologi digital berbasis komputer b. Pengguna menjadi bagian dari sistem
informasi.
c. Menyelesaikan tugas-tugas yang diharapkan untuk kebutuhan dan persyaratan tertentu.
d. Membangun sistem.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem- subsistem merupakan definisi yang lebih luas dan lebih banyak diterima karena pada kenyataannya suatu sistem terdiri dari beberapa subsitem atau sistem-sistem bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, semuanya saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga sasaran sistem dapat tercapai.
Scott (1996) mengatakan bahwa sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan, pengolahan, serta keluaran. Dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi menjelaskan bahwa: “Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu” (Jogiyanto, 2005).
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya, sedangkan data merupakan sumber informasi yang menggambarkan suatu kejadian (kumpulan fakta). Sistem informasi, menurut Leitel dan Davis dalam bukunya “Accounting Information System”
mendefinisikan bahwa : “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan-kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Definisi yang umum, sistem informasi diartikan sebagai suatu sistem dalam suatu organisasi yang mengolah data menjadi bentuk yang lebih berguna untuk mencapai suatu tujuan (Jogiyanto, 2005).
Menurut Kenneth C Laudon dan Jane P Laudon (2008), Sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan (atau mendapatkan), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi.
Al Fatta (2007) mengemukakan bahwa komponen-komponen yang menyusun suatu sistem informasi terdiri dari: a.
Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, memroses data, dan keluaran data. b. Perangkat lunak, yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer. c. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikaian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. d.
Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang mnghubungkan antara pengguna sistem
61 dengan sistem komputer secara bersama-
sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif. e. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi admin, analis, programer dan operator.
3. METODE PENELITIAN
Pada penelitian ini penulis menggunakan pendekatan terstruktur dalam pembuatannya dan mengadopsi metode pengembangan perangkat lunak dengan model waterfall. Adapun alur yang akan dilakukan penulis dalam melaksanakan penelitian ini seperti ditunjukkan pada Gambar 1.
Gambar 1 Alur Penelitian
Berdasarkan alur penelitian yang ditunjukkan pada Gambar 1, adapun kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Studi Literatur dan Analisis Kebutuhan
Titik berat penelitian ini adalah bagaimana mengimplementasikan algoritma yang dipilih sebagai metode untuk melakukan manajemen pemesanan dan penggunaan ruang kelas sehingga meminimalisir terjadinya penggunaan ruang kelas yang bertabrakan waktu serta tempatnya.
b. Pengumpulan Dokumen Perkuliahan
Adapun data yang harus dikumpulkan dalam mewujudkan sistem informasi manajemen perkuliahan adalah Data dosen MKU, mata kuliah umum dan ruang kuliah dalam bentuk softcopy. Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan pada Gedung Kuliah Bersama (GKB) UPN “Veteran”
Jawa Timur.
c. Perancangan Sistem
Sebelum sistem diimplementasikan dalam pembuatan perangkat lunak, maka terlebih dahulu dilakukan perancangan sistem untuk memudahkan dalam membaca alur kerja sistem sehingga nantinya tercipta hasil akhir sistem yang sesuai dengan harapan pengguna dan pengembang.
Perancangan sistem pada penelitian ini menggunakan entity relational diagram (ERD), data flow diagram (DFD), dan user interface. Diagram lain yang harus dibuat dalam langkah perancangan sistem adalah flowchart sistem yang menunjukkan alur kerja sistem.
d. Implementasi Sistem
Setelah proses perancangan sistem selesai dilakukan, maka langkah berikutnya adala melakukan implementasi hasil rancangan yang telah dibuat tersebut kedalam barisan kode program. Sistem manajemen perkuliahan akan diimplementasikan meggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.
e. Pengujian Sistem
Langkah selanjutnya yang dilakukan dalam penelitian ini adalah melakukan pengujian sistem. Langkah ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa sistem yang telah dibangun berjalan sesuai fungsi
62
yang diharapkan saat awal penelitian. Jika ternyata pada tahap ini ditemukan fitur yang belum sesuai fungsionalitasnya, maka dilakukan analisis permasalahan dan kebutuhan kembali atau melakukan penyesuaian rancangan sistem. Pengujian fungsionalitas sistem dilakukan dengan menggunakan pengujian black box. Tahap ini juga akan menghasilkan user gidelines penggunaan sistem untuk membantu pengguna dalam menggunakan sistem ini.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN Perangkat lunak pada penelitian ini dibuat dengan menggunakan framework CodeIgniter, bahasa pemrograman PHP dan database management system (DBMS) MySql.
Berikut adalah hasil implementasi antarmuka pengguna dalam hal ini adalah administrator Gedung Kuliah Bersama.
Implementasi antarmuka pengguna dibagi dalam beberapa halaman seperti ditunjukkan pada Gambar berikut:
a. Tampilan Halaman Login
Gambar 2 Tampilan Halaman Login Pada halaman ini adalah awal atau pintu masuk pengguna untuk mengelola perangkat lunak SEMARAK. Pengguna akan diminta untuk memasukkan username dan password. Hal ini untuk menjamin keamanan perangkat lunak agar tidak dapat disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
b. Tampilan Halaman Utama Admin
Gambar 3 Tampilan Halaman Utama Admin
Pada halaman ini ditampilkan grafik perkuliahan pada setiap bulan. Lalu disebelah kanan atas ada presentasi ruang yang sering digunakan. Sementara pada bagian bawah ada 2 informasi yakni presentase pemakaian ruang per mata kuliah dan pengumuman.
c. Tampilan LCD Screen
Gambar 4 Tampilan LCD Screen Pada halaman ini merupakan preview jika administrator ingin melihat apa yang ditampilkan di LCD Screen. Tampilan ini juga yang akan dilihat mahasiswa, dosen ataupun pengunjung Gedung Kuliah Bersama karena tampilan ini akan disambungkan ke setiap LCD Screen yang ada di gedung.
Beberapa tampilan atau informasi yang dapat dilihat adalah tanggal, jadwal perkuliahan dan pengumuman. 3 hal tersebut merupakan informasi yang akan diperbarui secara berkala oleh administrator SEMARAK.
d. Tampilan Halaman Jadwal Perkuliahan
63 Gambar 5 Tampilan halaman Jadwal
Perkuliahan
Pada halaman jadwal perkuliahan terdapat dua fitur utama yakni manajemen jadwal berdasarkan ruang dan kalender penggunaan ruang berdasarkan tanggal.
e. Tampilan Halaman Generate Jadwal
Gambar 6 Tampilan Halaman Generate Jadwal
Pada halaman ini administrator dapat membangkitkan sejumlah jadwal sekaligus.
Hal ini bertujuan untuk mempermudah administrator agar tidak perlu mengmasukan jadwal satu per satu.
Administrator perlu mengisi beberapa hal kemudian pilih tombol simpan. Setelah itu, kelas otomatis dibuat sejumlah data yang telah ditentukan.
f. Tampilan Halaman Manajemen Ruang
Gambar 7 Tampilan Halaman Manajemen Ruang
Pada halaman ini, administrator dapat mengelola ruang yang tersedia. Jumlah ruang dapat disesuaikan dengan jumlah ruang kelas yang ada di Gedung Kuliah Bersama. Pada menu ini tentu saja dilengkapi dengan fitur tambah ubah dan hapus.
g. Tampilan Halaman Manajemen Mata Kuliah
Gambar 8 Tampilan Halaman Manajemen Mata Kuliah
Pada halaman ini, administrator dapat mengelola mata kuliah yang tersedia.
Jumlah mata kuliah dapat disesuaikan dengan jumlah mata kuliah yang ada di Gedung Kuliah Bersama. Pada menu ini tentu saja dilengkapi dengan fitur tambah ubah dan hapus.
h. Tampilan Halaman Manajemen Dosen
64
Gambar 9 Tampilan Halaman Manajemen Dosen
Pada halaman ini, administrator dapat mengelola dosen yang tersedia. Jumlah dosen dapat disesuaikan dengan jumlah dosen yang mengampu mata kuliah di Gedung Kuliah Bersama. Pada menu ini tentu saja dilengkapi dengan fitur tambah ubah dan hapus.
5. SIMPULAN DAN SARAN
Metode pengembangan perangkat lunak dengan model waterfall sangat cocok diterapkan pada studi kasus penelitian ini.
Kesimpulan
1. Sistem Informasi Manajemen Ruang Kuliah (SEMARAK) dapat diimplementasikan dengan baik menjadi prototipe web intranet untuk Gedung Kuliah Bersama (GKB) UPN “Veteran”
Jawa Timur
2. Data mahasiswa yang mengambil kuliah di Gedung Kuliah Bersama (GKB) didapatkan dari Puskom UPN “Veteran”
Jawa Timur.
3. Data dosen yang mengampu mata kuliah di Gedung Kuliah Bersama (GKB) didapatkan dari Puskom UPN “Veteran”
Jawa Timur.
Saran
Untuk penelitian selanjutnya, prototipe sistem dapat ditambahkan fitur monitoring dan evaluasi yang berguna untuk mempermudah pihak SDM (Sumber Daya Manusia) UPN “Veteran” Jatim memantau
dosen serta mahasiswanya dalam melaksanakan dan mengikuti kegiatan pembelajaran di Gedung Kuliah Bersama (GKB).
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, H. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Organisasi Perusahaan dan Organisasi Modern.
Ed 1. Yogyakarta: Penerbit ANDI Choldun, Muh. Ibnu.(2006). Perancangan
Sistem Informasi Akademik dengan Mengimplementasikan
ERP.Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia ITB.
Jogiyanto. (2005). Sistem teknologi informasi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.
Khairina, D. M., Maharani, S., & Hatta, H.
R. (2018). Sistem Informasi Manajemen Ruang (Simeru) Kelas (Studi Kasus: FKTI Universitas Mulawarman). Informatika Mulawarman: Jurnal Ilmiah Ilmu Komputer, 13(1), 30-32.
Nugraha, M., & Nugraha, Y. (2018).
Selamat Tinggal Bentrok! Efisiensi Pengelolaan Jadwal Kuliah dengan SIMDRaW (Sistem Informasi Manajemen Dosen, Ruang, dan Waktu). Fountain of Informatics Journal, 3(1), 24-29.
Laudon.Kenneth C. & Laudon, Jane P.
(2008) Sistem Informasi Manajemen. Palgrave: Basingstoke.
Scott, George M. (1996). Principles of Management Information System.
Cetakan Ketiga. Penerbit PT Raja Grafindo Persada. Jakarta.
T. Cornford, & M. Shaikh. (2013).
Introduction to information systems.
London: University Of London.
