RANCANGAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN
PENGELOLAAN ASRAMA POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES PADANG BERBASIS KOMPUTERISASI DALAM RANGKA
PERSIAPAN BLU TAHUN 2012
Mahaza, Lindawati, Awaluddin ABSTRACT
In the mission to-5 polytechnic established the Ministry of Health Padang Padang Being Brought MoH BLU polytechnic 2012, polytechnic course Padang MoH should clean to improve the quality of education should also look for strategic resources to meujudkan mission as set in the Strategic Plan (Strategic Plan ) part of the 18th Student Development Division that optimize service activation Dormitory Dormitory and Main campuses. For the implementation of the plan would require support for both technical and non-technical, administrative better especially finalsial sources.
With the limitation of funds to provide services to students such as the management of the polytechnic hostel with problems recording and reporting of the four dorms are there then needed to meujudkan terbentukknya a Recording and Reporting System Dormitory Management is focused on the main campus dormitories as improving services to students and preparation polytechnic change Padang to BLU.
This study aims to analyze the Recording and Reporting Issues Management polytechnic hostel Kemenkes Padang, and requirements analysis Recording and Reporting Management System in polytechnic hostel Kemenkes Padang and Recording System Design and Management Reporting polytechnic hostel Padang-based Computerized MoH in preparation polytechnic into this BLU.Sistem will answer and solve the problem of recording and reporting the condition polytechnic hostel management is still problematic.
The scope of this study are all related to the recording and reporting of environmental management polytechnic hostel in Padang MoH with the analysis system consisting of Input, Process and Out Put fully described in the Thought Flow Research.
This research is the development of information technology systems that are conventionally by using system development life cycle, known as System Development Life cicle (SDLC) (Jeffery L.Whitten, 2004:33).
The system has been built with the language pemogram Personal Home Page (PHP) Application. The system is loaded on the website at: asrama.poltekkes.pdg.ac.id with name Recording and Reporting Systems Management polytechnic hostel MoH Padang with a cover system: input, process and output system. Input data consists of the Data Room, the data steward boarding, boarder student data, building facilities Input data Input data infentaris goods, consumables Data Input, Data Input Data Input dorm penghunis activities committed by a boarder and Output of reports in the form of Management Dormitory quarterly reports and annual reports. This system is recommended for use by those responsible for periodically polytechnic hostel Kemenkes Padang.
Keywords: System Recording, Reporting and Management Dormitory
Bibliography: 15 (in 1995 s / d 2009)
RANCANGAN SISTEM PENCATATAN DAN PELAPORAN
PENGELOLAAN ASRAMA POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES PADANG BERBASIS KOMPUTERISASI DALAM RANGKA
PERSIAPAN BLU TAHUN 2012
M a h a z a ABSTRAK
Dalam Misi ke-5 Poltekkes Kemenkes Padang sudah ditetapkan yaitu Mewujudkan Poltekkes Kemenkes Padang Menjadi BLU tahun 2012, tentu Poltekkes Kemenkes Padang harus berbenah untuk meningkatkan mutu pelayanan Pendidikan juga harus mencari sumber-sumber strategis untuk meujudkan misi tersebut sebagaimana sudah ditetapkan dalam Renstra (Rencana Strategis) bagian ke- 18 Bidang Pengembangan Kemahasiswaan yaitu mengoptimalkan pelayanan Asrama dan Aktifasi Asrama kampus Utama. Untuk pelaksanaan rencana tersebut tentu membutuhkan dukungan baik teknis ataupun non-teknis, baik adminstratif apalagi sumber finalsial. Dengan Keterbatasan Dana tersebut untuk menyediakan pelayanan kepada mahasiswa seperti dalam pengelolaan Asrama Poltekkes dengan permasalahan pencatatan dan pelaporan dari ke empat asrama yang ada maka sangat dibutuhkan untuk meujudkan terbentukknya suatu Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama yang terpusat pada asrama kampus utama sebagai peningkatan pelayanan kepada mahasiswa yang serta persiapan perubahan Poltekkes Kemenkes Padang menjadi BLU.
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis Masalah Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama Poltekkes Kemenkes Padang, dan analisis kebutuhan System Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama di Poltekkes Kemenkes Padang serta Perancangan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama Poltekkes Kemenkes Padang berbasis Komputerisasi dalam rangka persiapan Poltekkes menjadi BLU.Sistem ini akan menjawab dan menyelesaikan masalah pencatatan dan pelaporan pengelolaan asrama Poltekkes yang kondisinya saat ini masih bermasalah.
Ruang lingkup dari penelitian ini adalah semua yang berkaitan dengan pencatatan dan pelaporan pengelolaan asrama di lingkungan Poltekkes Kemenkes Padang dengan analisis system yang terdiri dari Input, Proses dan Out Put secara lengkap dijelaskan pada Alur Pikir Penelitian.
Penelitian ini merupakan pengembangan Sistem tekhnologi informasi yang bersifat konvensional dengan menggunakan metode Siklus hidup pengembangan system atau yang dikenal dengan System
Development Life Cicle (SDLC) (Jeffery L.Whitten,2004:33).Sistem telah dibangun dengan bahasa pemogram Personal Home Page (PHP) Aplication. Sistem dimuat pada satu Website dengan alamat: asrama.poltekkes.pdg.ac.id dengan nama Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan asrama Poltekkes Kemenkes Padang dengan Sistem yang meliput : input, Proses dan out put system. Input data terdiri dari Data Kamar,data pengurus asrama, data mahasiswa penghuni asrama, Input data fasilitas gedung Input data barang infentaris, Input data barang habis pakai, Input data kegiatan penghunis asrama Input data pelanggaran oleh penghuni asrama dan Output berupa laporan dari Pengelolaan Asrama berupa laporan per tiga bulan dan laporan Tahunan.
Disarankan Sistem ini untuk dipakai secara periodic oleh penanggung jawab asrama Poltekkes Kemenkes Padang.
Kata Kunci : Sistem Pencatatan, Pelaporan dan Pengelolaan Asrama
Daftar Pustaka : 15 (tahun 1995 s/d 2009)
A. PENDAHULUAN
Visi Politeknik Kesehatan Kemenkes Padang adalah menjadi Institut Pendidikan Tinggi yang memiliki daya saing, inovatif, berprestasi dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa. Untuk Mewujudkan Visi tersebut ditetapkanlah tujuh Misi yaitu 1) Melaksanakan pembelajaran berbasis kompetensi, 2)Melaksanakan penelitian yang tanggap terhadap permasalahan lokal dan global, 3) Melaksanakan Pengabdian Masyarakat sesuai dengan tuntutan dan kebutuhan, 4) Menuntaskan transisi Poltekkes Kemenkes Padang menjadi Institut, 5) Mewujudkan Poltekkes Kemenkes Padang Menjadi BLU, 6) Melaksanakan kegiatan kemahasiswaan yang kondusif dan kebersamaan, 7) Menciptakan Iklim kerja civitas akademika yang harmonis.
Untuk mencapai Misi ke empat yaitu Mewujudkan Poltekkes Kemenkes Padang Menjadi BLU atau Badan Layanan Umum tentu membutuhkan upaya yang harus dilakukan, salah satunya adalah mencari aset- aset atau sarana yang dapat mendatangkan masukan secara finansial seperti Pelayanan Asrama Mahasiswa.
Pelayanan Asrama Mahasiswa merupakan salah satu tugas dari Unit Pelaksana Tekhnis Asrama dan Pemberdayaan Mahasiswa seperti yang tertuang dalam Statuta Poltekkes Kemenkes Padang tahun 2011-2014 Pasal 29 ayat 4 yaitu Bahwa tugas Unit asrama adalah Penyediaan dan Pengelolaan Asrama, Pemberian layanan dan pendayagunaan asrama, pemeliharaan unit asrama, pengembangan unit asrama, dan Pelaksanaan urusan tata usaha asrama.
Untuk itu dirancanglah Suatu Sistem yang dikemas dalam suatu penelitian kualitatif Study yang diawali dengan Analisis Sistem dan Perancangan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama Poltekkes Kemenkes Padang Tahun 2012 atau yang disingkat dengan SIP3AS Poltekkes Kemenkes Padang.
B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan hasil Analisis Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama Politeknik Kesehatan Kemenkes Padang yang berbasis Komputerisasi dalam rangka persiapan Poltekkes menjadi BLU di tahun 2012
2.Tujuan Khusus :
a. Diketahui dan Terdokumentasikannya Permasalahan Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama Poltekkes Kemenkes Padang
b. Diketahuinya Analisis Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama di Poltekkes Kemenkes Padang
c. Terbentuknya Rancangan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama Poltekkes Kemenkes Padang berbasis komputerisasi C. METODE PENELITIAN
Penelitian ini merupakan pengembangan Sistem tekhnologi informasi yang bersifat konvensional dengan menggunakan metode Siklus hidup pengembangan system atau yang dikenal dengan System Development Life Cicle (SDLC) (Jeffery L.Whitten,2004:33). Analisis dilakukan dengan pendekatan Analisis Sistem dimana mengkaji permasalahan Input, Proses dan Out Put terhadap Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama sekaligus Dilengkapi dengan Perancangan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama Poltekkes Kemenkes Padang Berbasis Komputerisasi dengan memakai Bahasa Pemograman Personal Home Page (PHP) Aplication
Dengan Diagram Alir Sistem (input-Proses-Output) D. HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Hasil
Rancangan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama Poltekkes Kemenkes Padang berbasis komputerisasi.
Rancangan input:
a. Untuk masuk ke Sistem dimulai dengan log in pada website : mahaza.web.id akan muncul web seperti gambar berikut:
Kemudian masuk pada Portal Asrama seperti gambar berikut:
2. PEMBAHASAN
Asrama Poltekkes Kemenkes Padang terdiri dari empat lokasi yaitu Asrama kampus utama Siteba Padang yang dimanfaatkan oleh tiga jurusan adalah Jurusan Kesling, Keperawatan Padang dan Jurusan Gizi, Asrama Kampus Jurusan Kebidanan Gunung Panggilun, Asrama Kampus 3 Jurusan Kebidanan Bukit Tinggi dan Asrama Kampus 4 Jurusan Keperawatan Solok.
Kondisi Asrama utama Siteba ini sekarang sangat memprihatinkan baik kondisi fisik yang sangat butuh perbaikan apalagi kondisi Pemanfaatanya sebagai aset Poltekkes yang sangat berpotensi menjadi sumber pemasukan secara finansial. Alhamdulliah tahun 2012 ini Asrama Mahasiswa kampus utama ini akan direnofasi dan difungsikan sebagai mana mestinya sesuai keterbatasan dana pemeliharaan dan perbaikan asrama Poltekkes tahun 2012 ini. Dengan Keterbatasan Dana tersebut Unit Asrama dalam menjalankan tugasnya untuk menyediakan pelayanan kepada mahasiswa seperti yang termaktub dalam Statuta Poltekkes berusaha semaksimal mungkin untuk mewujudkan terbentuknya Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama sebagai pelayanan kepada mahasiswa sesuai tuntutan perubahan Poltekkes Kemenkes Padang menjadi BLU.
Sistem ini akan menjawab dan menyelesaikan masalah pencatatan dan pelaporan pengelolaan asrama Poltekkes yang kondisinya saat ini terdapat berbagai permasalahan.
Permasalahan Asrama Kampus 2 Jurusan Kebidanan Gunung Panggilun. Asrama ini terdiri dari 29 buah kamar, yang masing-masing kamarnya mampu menampung 4 orang penghuni sehingga kapasitas asrama ini dapat menampung 100 orang lebih, sejak Jurusan Kebidanan ini menjadi salah satu jurusan di poltekkes Kemenkes Padang asrama mahasiswa baru dimanfaatkan mulai tahun 2011 yang dimanfaatkan oleh mahasiswa program khusus kerjasama dengan Badan Pemberdayaan dan Kesehatan Perenpuan (BPKP) yang berjumlah 35 orang. Dalam pengelolaannya Asrama ini sudah berjalan dengan baik namum didalam pencatatan dan pelaporannya mengalami kesulitan seperti tidak adanya format yang baku sehingga tidak ada dokumen laporan, kebijakan baik di level Jurusan ataupun di Tingkat rektorat Poltekkes dan hal ini dikarenakan belum adanya petunjuk teknis yang jelas dari Badan PPSDM khususnya dalam pengelolaan asrama di Poltekkes.
Asrama Kampus 3 Jurusan Kebidanan Bukit Tinggi dalam pengelolaanya sudah baik seperti dalam hal penentuan iuran, pemungutuan dan penyetorannya serta pelaporannya sudah berjalan dengan baik namun berbagai masalah juga masih dihadapi seperti pencatatan dan pelaporan serta pengajuan perbaikan ataupun
pengadaan sarana dan prasarana asrama, pengelolaan kantin dan masalah klasik lainnya.
Permasalahan Asrama Kampus 4 Jurusan Keperawatan Solok sampai saat ini mengalami berbagai permasalahan terutama dalam pencatatan dan pelaporan pengelolaannya seperti penetapan, pemungutan dan pelaporan iuran asrama bagi penghuni asrama, pencatatan dan pelaporan pemanfaatan kantin, pencatatan dan pelaporan pemeliharaan sarana dan prasarana asrama serta belum ada struktur pengelola yang baku tetapi sampai sekarang masih diurus oleh Ka.Prodi.
Data pada Asrama kampus utama Pondok Kopi Siteba Padang belum dapat dilakukan karena asrama belum difungsikan tetapi baru dilakukan pendokumentasian kondisi gedung untuk dilakukan usulan rehabilitasi dimana dari perhitungan oleh tenaga teknik Pekerjaan Umum dimana Asrama Putra 2 lantai dengan luas 656,25 m persegi, dan Bangunan Asrama Wanita 2 lantai seluas 656,25 m persegi dengan total 1312,5 m persegi. Dengan perkiraan kebutuhan biaya dengan rumus ( Total Luasan x Kerusakan) X Standar Harga Bangunan Bertingkat tidak sederhana Dinas Pekerjaan Umum tahun 2011 per M persegi = (1312,5 x 40%) X Rp. 4.297.000/m2
= Rp. 2.225.925.000,-. Rehabilitasi berupa pekerjaan perbaikan instalasi Listrik, Pekerjaan Instalasi Air, Rehab dinding dan pengecetan, perbaikan WC dan Kamar Mandi dan rehabilitasi perbaikan kamar, ruang tamu dan kantin.
Data pada Asrama 2 Prodi Kebidanan Gunung Panggilun sudah dapat dilakukan meliputi: Data Kondisi Kamar, Input Data Pengurus, Input Data Mahasiswa, Penghuni Asrama, Input Data Kondisi Fasilitas Gedung, Input Data Kondisi Barang Inventaris, Input Data Kondisi Bahan Habis Pakai, Input Data Unit Kegiatan asrama, Input Data Pelanggaran dan, serta Input Data Pendanaan Asrama.
Pada Input data Kondisi Kamar pada Asrama Prodi Kebidanan Gunung Panggilun berjumlah 29 buah kamar dengan kapasistas 4 orang tiap kamar berarti asrama ini dapat menampung 116 orang. Namun hanya dimanfaatkan oleh Mahasiswa Kebidanan Program Khusus.
Kondisi Asrama utama Siteba ini sekarang sangat memprihatinkan baik kondisi fisik yang sangat butuh perbaikan apalagi kondisi Pemanfaatanya sebagai aset Poltekkes yang sangat berpotensi menjadi sumber pemasukan secara finansial. Tahun 2012 ini Asrama Mahasiswa kampus utama ini belum dapat direnofasi dan difungsikan sebagai mana mestinya untuk itu dalam rangka persiapan Poltekkes kemenkes Padang
menjadi Badan Layanan Umum (BLU) yang pada dasarnya untuk mencari sumber pendapatan sehingga nantinya dengan terbentuknya Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama selain sebagai pelayanan kepada mahasiswa juga sebagai sumber data untuk tuntutan perubahan Poltekkes Kemenkes Padang menjadi BLU.
Pengurus asrama Politeknik Kesehatan Kemenkes Padang berdasarkan Kepmenkes RI Nomor 855/MENKES/SK/IX/2009 tentang susunan dan uraian jabatan serta tata hubungan kerja Politeknik kesehatan terdiri dari Ka.Uni Asrama, Penanggung Jawab Asrama, Pengadministrasi Umum,Juru Masak, Pramu Asrama, Pramusaji.
Susunan Pengurus Asrama berdasarkan Kepmenkes RI. No.855/MENKES/IX/2009 ini belum terlaksana di Poltekkes Kemenkes Padang karena kondisi Asrama yang terpisah diantara empat asrama yang ada di Poltekkes sehingga masing-masing Asrama ditunjuk penanggung jawab asrama dimana Untuk Asrama utama
E. KESIMPULAN
Persamalahan Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama: Belum Ada yang lengkap tentang Pengurus Asrama, Belum Ada data yang lengkap tentang Jumlah kamar dan ketentuan kapasitasnya, Belum adanya inventarisasi terhadap Kondisi bangunan, alat-alat inventaris dan Bahan Habis pakai, Belum adanya pencatatan penyetoran iuran asrama
Analisis Kebutuhan Data berupa Input : Data Jumlah dan Kapasitas kamar, Data Pengurus asrama, Data mahasiswa pengurus asrama, data fasilitas gedung, data Barang inventaris, Data bahan habis pakai, data unit kegiatan, data pendanaan. Proses : Entry Data, Proses olah data, Out Put : Output Data Jumlah dan Kapasitas kamar, Output Data Pengurus asrama, Output Data mahasiswa pengurus asrama, output data fasilitas gedung, data Barang inventaris, Output Data bahan habis pakai, Output data unit kegiatan, Output data pendanaan.
Rancangan Sistem dengan struktur data: Rancangan input: Data Jumlah dan Kapasitas kamar, Data Pengurus asrama, Data mahasiswa pengurus asrama, Data fasilitas gedung, data Barang inventaris, Data bahan habis pakai, Data unit kegiatan, Data pendanaan. Rancangan Out Put:
Output Data Jumlah dan Kapasitas kamar, Output Data Pengurus asrama, Output Data mahasiswa pengurus asrama, Output Data fasilitas gedung, data Barang inventaris , Output Data bahan habis pakai, Output Data unit kegiatan, Output Data pendanaan.
F. SARAN
Karena Keterbatasan Penelitian ini maka disarankan adanya tindak lanjut dari pelaksanaan Sistem Pencatatan dan Pelaporan Pengelolaan Asrama ini berupadukungan Penanggung jawab asrama dari Masing-masing Jurusan / Program Study yang sudah berfungsi atapun yang belum berfungsi
G. Kepustakaan Al Fatta, 2007.
Analisis Perancangan Sistem Informasi, Andi Yogyakarta
Depkes, 2007
Petunjuk pelaksanaan Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan Daerah Kab/Kota Kepmenkes RI no.932 tahun 2002, Jakarta
Depkes, 2007.
Kebijakan dan strategi Pengembanagn Sistem Informasi Kesehatan Nasional.
Cetakan 3, Jakarta Depkes, 2007
Petunjuk pelaksanaan pengembangan Sistem Informasi Kesehatan Daerah Kab/Kota Kepmenkes RI no.932 tahun 2002, Jakarta Depkes, 2007
Petunjuk Pelaksanaan Pengembangan Sistem Informasi Daerah Kabupaten/Kota. Cetakan 2, Jakarta Depkes, 2002.
Kebijakan dan Strategi Pengembangan Sistem Informasi Kesehatan
Nasional. Kepmenkes RI No.
511/MENKES/SK/V/2001, Jakarta Hartono. B, 2002
Pengembangan Sistem Informasi Daerah, Pusdatin Depkes RI, Jakarta
Kadir, Abdul.2003
Pengenalan Sistem Informáis. Penerbit Andi, Yogyakarta.
Kendall, Kenneth E & Julie E, 2006
Analisis dan Perencanaan Sistem, Edisi Bahasa Indonesia cetakan-2, diterjemahkan oleh Thamir Abdul Hafedh. PT Indeks, Jakarta
Paulus, 2005
Sistem Informasi Berbagai Makalah Tentang Sistem Informasi dari perspektif manusia dan Sistem Informasi, Informatika ITB, Bandung
Sabarguna dan Safrizal, 2006.
Master Plan Sistem Informasi Kesehatan. Yokyakarta
Nugroho.Adi, 2005
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, Informatika Bandung
Suryadi HS dan Bunawan, 1995
Metodologi Pengembangan Sistem informasi, Gunadarma, Jakarta
