vi
ABSTRAK
Penerapan teknologi informasi dan komunikasi pada aplikasi pengolahan
dokumensurat keputusan pada pendidikan sekolah menengah digunakan untuk
memfasilitasi proses pengolahan dokumen yang sebelumnya dilakukan secara
konvensional. Surat keputusan merupakan salah satu contoh dokumen yang perlu
dikelola dandigunakansebagai dasar dari suatu tindakan, kegiatan, kondisi ataupun
fungsi proses bisnis di ruang lingkup sekolah. Aplikasi pengolahan dokumen surat
keputusan menjadi pilihan untuk pencarian, penambahan dan pendistribusian
dokumen surat keputusan di lingkungan sekolah khususnya pada jenjang sekolah
menengah. Dengan berbasis web dan dipublikasikan secara daring, aplikasi dapat
diakses dimana saja. Untuk dapat menyusun aplikasi sesuai dengan fungsi yang
dibutuhkan, penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode penelitian
wawancara.Aplikasi menggunakan bahasa pemrograman PHP,database MySql,
serta menggunakan framework Boostrap untuk template tampilan. Aplikasi yang
dihasilkan memiliki fungsi untuk menyimpan dokumen surat keputusan dalam
bentuk file PDF dan database, menghapus badwords, dan fitur pencarian yang
dilengkapi dengan proses filteringkata kunci. Aplikasi dilengkapi fungsi untuk
menambahkan user level, penerbit surat keputusan dan mengubah badwords.
Aplikasi diuji dengan menggunakan metode black-box testing dan berdasarkan
hasil pengujian, aplikasi dapat mengelola surat keputusan sesuai dengan tujuan
penelitian.
vii
Universitas Kristen Maranatha
ABSTRACT
The application of information and communication technologies in document
processing applications decree in junior high school education used to facilitate the
processing of documents that were previously done conventionally. A decree is one
example of a document that needs to be managed and used as the basis of an action,
activity, condition or functions of the business processes in the scope of the school.
Document processing applications decree be an option for search, addition and
distribution of documents decree in school, especially at the junior high school.
This application is published with web-based and online, the application can be
accessed anywhere. To be able to arrange the applications according to the required
function, this study was conducted using the method of interview research. The
application uses the programming language PHP, MySQL database, and use
boostrap framework for the template view. The resulting application has a function
for storing documents decree in the form of PDF files, remove badwords, and a
search feature that comes with the process of filtering keywords. Applications
include functions for adding user level, publishers decree and change badwords.
Applications tested using black-box testing methods and test results, the application
can manage a decree in accordance with the purpose of research.
viii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ... ii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN... iii
PRAKATA ... iv
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
DAFTAR ISI ... viii
BAB 1PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Tujuan Pembahasan ... 2
1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2
1.5 Sumber Data ... 2
1.6 Sistematika Penyajian ... 3
BAB 2.KAJIAN TEORI ... 5
2.1 Pengertian dan Pedoman Penulisan Surat Keputusan ... 5
2.2 Document Management Sistem (DMS) ... 6
2.2.1 Konsep Fungsionalitas Document Management Sistem ... 8
2.2.2 Manfaat Document Management Sistem ... 10
2.3 Stuktur Data pada Aplikasi ... 11
2.3.1 ERD ... 11
2.3.2 MySql ... 13
2.4 Bahasa Pemrograman ... 13
2.4.1 Bahasa Pemrograman HTML ... 14
2.4.2 Bahasa Pemrograman PHP Hypertext Prepocessor ... 14
2.4.3 Penggunaan Javascript pada Website... 15
2.5 CSS dan Penggunaan CSS3 pada Website... 16
2.6 Penggunaan Framework Bootstrap ... 17
BAB 3.ANALISIS DAN DESAIN ... 18
ix
Universitas Kristen Maranatha
3.2 Proses dan Rancangan Halaman Tambah Surat Keputusan ... 18
3.3 Proses dan Rancangan Halaman Cari Surat Keputusan ... 20
3.4 Proses dan Rancangan Halaman Tambah User level ... 22
3.5 Proses dan Rancangan Halaman Tambah Penerbit Surat Keputusan ... 24
3.6 Proses dan Rancangan Halaman Ubah Badwords ... 25
BAB 4HASIL IMPLEMENTASI ... 27
4.1 Proses Tambah Surat Keputusan ... 27
4.2 Proses Lihat dan Cari Surat Keputusan ... 29
4.3 Proses Tambah User level ... 30
4.4 Proses Tambah Penerbit Surat Keputusan ... 31
4.5 Proses Mengubah Badwords ... 32
BAB 5.HASIL PENGUJIAN ... 34
5.1 Halaman Tambah Surat Keputusan ... 34
5.2 Halaman Lihat Surat Keputusan ... 38
5.3 Halaman Tambah User level ... 40
5.4 Halaman Tambah Penerbit Surat Keputusan ... 42
5.5 Halaman Ubah Badwords ... 44
5.6 Hasil User Acceptance Test ... 45
BAB 6SIMPULAN DAN SARAN ... 46
DAFTAR PUSTAKA ... 47
1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perubahan lingkungan di dunia pendidikan, mulai lingkungan sosial,
ekonomi, teknologi sampai politik mengharuskan dunia pendidikan memikirkan
kembali bagaimana perubahan tersebut mempengaruhinya sebagai sebuah institusi
sosial dan bagaimana harus berinteraksi dengan perubahan tersebut.Salah satu
perubahan lingkungan yang sangat mempengaruhi dunia pendidikan adalah hadirnya
teknologi informasi dan komunikasi.
Teknologi informasi dan komunikasi telah merevolusi cara hidup kita, baik
terhadap cara berkomunikasi, cara belajar, cara bekerja, cara berbisnis, dan lain
sebagainya. Era informasi memberikan ruang lingkup yang sangat besar untuk
mengorganisasikan segala kegiatan melalui cara baru, inovatif, instant, akurat, serta
memberikan kenyamanan dalam mengelola dan menikmati kehidupan.Penggunaan
teknologi informasi dan komunikasi membuat semua proses kerja dan konten akan
ditransformasikan dari fisik dan statis menjadi dijital,mobile, virtual, dan personal.
Proses pengelolaan dokumen surat keputusan adalah salah satu contoh proses
di bidang pendidikan yang dapat diterapkan teknologi informasi dan
komunikasi.Tujuan penerapan tersebut untuk meningkatkan produktivitas proses
bisnis, meningkatkan response time proses bisnis, mengurangi total biaya dokumen
dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan, menurunkan biaya tambahan,
mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen, mempermudah proses
distribusi dokumen, dan meningkatkan keamanan dokumen. Penerapan ini dapat
dilakukan di semua jenjang pendidikan mulai dari TKK, SD, SMP, SMA, hingga
perkuliahan.
Aplikasi pengolahan dokumen surat keputusan menjadi salah satu solusi yang
dapat dipertimbangkan oleh lembaga pendidikan khususnya tingkat SMP untuk
mempermudah proses manajemen dokumen surat keputusan. Aplikasi pengolahan
surat keputusan akan berbasis website dan dipublikasikan secara daring sehingga
2
Universitas Kristen Maranatha
menggunakan perangkat mobile atau laptop dan sarana internet. Selain itu, aplikasi
dapat digunakan untuk mengolah data pribadi siswa, data guru,data nilai siswa, data
mata pelajaran, data pengolahan nilai akhir siswa (rapor).
1.2 Rumusan Masalah
Masalah utama yang menjadi permasalahan pokok yang diteliti adalah
bagaimana menerapkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi
proses pengelolaan dokumen surat keputusan dengan menggunakan aplikasi yang
sebelumnya dilakukan secara konvensional ?
1.3 Tujuan Pembahasan
Berdasarkan pokok–pokok permasalahan yang telah dirumuskan di bagian
1.2, berikut akan dipaparkan garis besar hasil pokok yang ingin diperoleh setelah
permasalahan dipecahkan dan dijawab dalam penelitian, yaitu sebagai menyusun
sebuah aplikasi yang berfungsi untuk memasukkan dokumen surat keputusan
berbentuk PDF, menghapus badwords dari surat keputusan yang menghasilkan kata
kunci dari surat keputusan tersebut, dan menyimpannya dalam database. Aplikasi
juga memiliki fungsi untuk mencari surat keputusan yang berhubungan dengan kata
kunci yang dicari oleh pengguna.
1.4 Ruang Lingkup Kajian
Perlu dilakukan pembatasan masalah dalam penelitian ini agar masalah yang
dibahas tidak menjadi terlalu luas. Batasan masalah yang ada dalam penelitian ini
yaitu mengenai aplikasi pengolahan dokumen surat keputusan pada pendidikan
jenjang SMP. Dokumen surat keputusan yang dipergunakan adalah dokumen dijital
berbentuk PDF yang dikelola menjadi data ke database sekolah. Aplikasi tidak dapat
memproses dokumen PDF hasil scan.
1.5 Sumber Data
Dalam penelitian ini digunakan data primer yaitu observasidiSekolah
Menengah Pertama Kalam Kudus mengenai cara pengelolaan dokumen surat
3 untuk memperbaiki proses bisnis tersebut agar lebih efisien.Sumber data sekunder
dalam penelitian ini didapatkan dengan cara mencari informasi mengenai sistem
manajemen dokumen, surat keputusan dan proses filtering.
1.6 Sistematika Penyajian
Pembuatan sistematika ini dimaksudkan untuk memudahkan penyampaian
informasi berdasarkan urutan dan aturan dari penelitian yang dilakukan serta
memberikan gambaran menyeluruh mengenai laporan ini.
Bab 1 : Pendahuluan
Bab ini menguraikan mengenai latar belakang masalah dari penelitian ini,
rumusan masalah, Tujuan Pembahasan, Ruang Lingkup Kajian, Sumber Data,
dan Sistematika Penyajian.
Bab 2 : Kajian Teori
Bab ini membahas tentang pengertian dokumen yang membahas pengertian
dokumen menurut para ahli, jenis-jenis dokumen menurut jenis, sifat,
literatur, kepentingan, dokumentasi dan segi fungsi. Document Management
Sistem (DMS) menjadi landasan teori dalam pengelolaan dokumen surat
keputusan. Bab ini juga membahas mengenai pengertian surat keputusan dan
fungsinya dalam suatu organisasi, selain itu bab ini juga membahas mengenai
teknologi yang digunakan dalam pembuatan aplikasipengolahan nilai siswa
jenjang smp, yaitu bahasa pemrograman PHPHypertext Prepocessor, stuktur
data ERD dan penggunaan MySql, javascript padawebsite, bahasa
pemrograman HTML, CSS dan penggunaan CSS3 pada website serta
penjelasan mengenai framework Bootstrap untuk tampilan website
Bab 3 : Analisis dan Desain
Bab ini menguraikan fungsi aplikasi seperti menambah surat keputusan,
mencari, mengubah badwords, menglola user level, mengelola penerbit surat
keputusan dan diagram ERD.
Bab 4 : Hasil Implementasi
Bab ini menguraikan proses penambahan dokumen surat keputusan berbentuk
pdf menjadi string untuk ditambahkan ke database, proses filtering badwords
4
Universitas Kristen Maranatha
user level, proses pengelolaan penerbit surat keputusan yang merupakan hasil
implementasi dari rancangan di Bab 3.
Bab 5: Hasil Pengujian
Bab ini menguraikan hasil pengujian setiap proses yang terjadi dalam aplikasi
seperti pengujian proses tambah surat keputusan, pencarian surat keputusan,
proses pengelolaan user level, dan proses pengelolaan penerbit surat
keputusan.
Bab 6: Simpulan dan Saran
Bab ini menguraikan Simpulan aplikasi dapat memenuhi tujuan penelitian
46
BAB 6
SIMPULAN DAN SARAN
6.1 Simpulan
1. Berdasarkan hasil black box testing pada Bab 5, aplikasi telah berhasil
melakukan proses pengelolaan dokumen surat keputusan yang sebelumnya
dilakukan secara kovensional, sekarang dilakukan secara dijital.
2. Pengelolaan surat keputusan dapat dilakukan dengan menggunakan 5 entitas,
yaitu nomor surat keputusan, tanggal terbit, tentang, penerbit surat keputusan,
dan ditunjukan kepada.
6.2 Saran
1. Aplikasi diharapkan dapat dikembangkan agar dapat menfasilitasi scan kertas
surat keputusan menjadi PDF dan diinput ke database.
2. Aplikasi diharapkan dapat dikembangkan dapat menerima extensifile lain selain
47
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
[1] Alexander F.K Sibero, Web Programming Dasar, Yogyakarta, Jawa Tengah:
Mediakom, 2014.
[2] M.Rudyanto Arief, Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan
MySQL, Yogyakarta, Jawa Tengah: Andi, 2013.
[3] Dr. Bambang Hariyanto, Esensi-Esensi Bahasa Pemrograman Java, Bandung,
Jawa Barat: Penerbit Informatika, 2014.
[4] J. M. Hartono,Analisis dan Desain Sistem Informasi, Yogyakarta, Central
Java: Andi, 2012.
[5] Wahana Komputer, Mastering CMS Programming with PHP and MySQL,
