BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

(1)

3.1. Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah Perusahaan

PT Adicipta Inovasi Teknologi (AdIns) adalah perusahaan yang memberikan solusi bisnis melalui integrasi inovatif teknologi terbukti dengan kreativitas. Visi perusahaan adalah untuk menjadi penyedia terkemuka solusi IT di pasar regional.

AdIns didirikan pada bulan April 2000 dengan visi dan komitmen untuk memberikan solusi yang cocok dan inovatif untuk meningkatkan keunggulan kompetitif pelanggan. Dalam beberapa tahun terakhir, telah menjadi AdIns terpercaya dan dihormati penyedia solusi berbasis IT dengan menyediakan produk dan layanan yang terutama memiliki fitur yang paling fungsional dalam kategori.

AdIns memiliki staf yang ramah terdiri dari profesional yang sangat terampil dan terlatih dengan baik. Pengalaman dari lima belas tahun berdiri telah membantu AdIns untuk tidak hanya memahami karakteristik proses bisnis tetapi juga mengetahui saat sulit sehingga dapat membetikan solusi inovatif dengan layanan kualitas terbaik, pertemuan antara batas waktu dengan harga yang masuk akal tanpa pendekatan konvensional untuk memecahkan masalah.

(2)

3.1.2. Visi Perusahaan

Menjadi berkat bagi masyarakat melalui penggunaan teknologi informasi dan komunikasi.

3.1.3. Misi Perusahaan a. Bagi pelanggan

Membantu pelanggan merasakan solusi teknologi informasi terbaik melalui kreativitas dan inovasi, terintegrasi dengan teknologi yang teruji.

b. Bagi Karyawan

Memberikan kesempatan yang sama bagi para karyawan untuk tumbuh maju dan berkembang.

c. Bagi Komunitas

Menjadi asset bagi bangsa d. Bagi Pemegang Saham

Memberikan hasil yang terbaik untuk pemegang saham.

3.1.4. Core Value Perusahaan a. Kejujuran

Perusahaan menghargai kejujuran dan praktek dalam pekerjaan dan kehidupan

b. Disiplin

Perusahaan percaya disiplin diri merupakan faktor penting dalam mencapai keberhasilan komunal

c. Saling Menghargai

Perusahaan menghargai setiap individu dan mengenali perbedaan harta perusahaan

d. Kerjasama

Perusahaan rela berbagi, melindungi, mendukung dan bekerjasama untuk memenuhi setiap kebutuhan dan kemajuan orang lain.

(3)

e. Inovatif

Perusahaan selalu mencari, mencapai dan mewujudkan semua hal yang berguna dan bermanfaat dalam pola pikir sebaik metode kerja dan hasil.

3.1.5. Produk Perusahaan

Produk dari PT. Adicipta Inovasi Teknologi adalah sebagai berikut :

12Gambar 3.2 Produk Perusahaan

3.1.6. Lokasi Perusahaan

AdIns selalu berusahan memberikan kenyamanan dan pelayanan terbaik bagi karyawan. Berikut adalah gambaran kantor yang terletak di gedung Grha Adicipta, Jalan Kebon Jeruk Raya No. 80 Jakarta Barat

(4)

13Gambar 3.3 Kantor Pusat AdIns

3.1.7. Struktur Organisasi

Secara garis besar struktur organisasi pada PT Adicipta Inovasi Teknologi dapat digambarkan sebagai berikut:

14Gambar 3.4 Struktur Organisasi PT Adicipta Inovasi Teknologi

3.2. Analisa Sistem

Pada penelitian ini, penulis merancang dan membangun sistem untuk mencatat aktivitas harian karyawan di departemen CONFINS. Setiap karyawan selesai melakukan pekerjaannya, mengirim data aktivitas dalam satu hari tersebut ke email kemudian ada windows service yang me-retrieve email

(5)

tersebut dan memasukkan ke dalam basis data. Pada penelitian ini, penulis juga membangun web aplikasi untuk menyajikan laporan data yang telah diterima melalui email.

3.3. Rancangan Sistem Usulan

Pada sistem yang hendak dibangun, user menginput data aktivitas harian melalui email dengan domain ad-ins.com ke alamat email tertentu dengan format sebagai berikut:

a. Subject Email

Subject yang digunakan untuk pengiriman adalah “DA” sedangkan untuk pengisian aktivitas backdated maka pada subject ditambahkan tanggal aktivitas seharusnya dengan format “<yyyy-MM-dd>”

b. Body Email

Format penulisan body email yang digunakan dalam pengisian aktivitas harian agar masuk ke dalam sistem adalah sebagai berikut:

[Start]

[Account], [Project], [Activity], [FlagOvertime], [Remark], [ManHour] [Account], [Project], [Activity], [FlagOvertime], [Remark], [ManHour] [Account], [Project], [Activity], [FlagOvertime], [Remark], [ManHour] [End]

Berikut penjelasan dari masing – masing bagian: 1. [Start]

Start email daily activity menggunakan kode /* 2. [Account]

Merupakan daftar klien yang ada pada department CONFINS. Berikut daftar kode account yang dapat dituliskan:

5Tabel 3.1 Daftar klien CONFINS

Kode Account Nama

(6)

BIIF BII Finance

BAF Bussan Auto Finance

CSUL Candra Sakti Utama Leasing

SGF CIMB Niaga Finance

CFI Clipan Finance

FIAL First Indo Finance

FMF Finansia Multi Finance

IBF Intan Baruprana Finance

IAF ITC Auto Finance

KMF Kembang 88 Finance

MPM MPM Finance

SAF Sasana Artha Finance

3. [Project]

Merupakan kode proyek yang ada pada departemen CONFINS yaitu sebagai berikut:

6Tabel 3.2 Daftar Proyek

Kode Proyek Nama

PROD CONFINS Production

Support CR Enhancement / Change Request PRJT Project OTHER Other 4. [Activity]

(7)

Merupakan kode aktivitas yang ada pada departemen CONFINS. Berikut adalah daftar kode aktivitas yang dapat dituliskan:

7Tabel 3.3 Daftar Aktivitas

Kode Aktivitas Nama

DEV Development DOC Documentation DSGN Design IMPLN Implementation MAINT Maintenance MEET Meeting

R&D Research & Development

TRAIN Training

EXAM Exam

OTHER Other

5. [FlagOvertime]

Merupakan tanda apakah aktivitas tersebut dilakukan diluar jam kerja atau tidak. Bisa dituliskan 0 jika dilakukan di jam kerja dan dituliskan 1 apabila dilakukan diluar jam kerja. 6. [Remark]

Merupakan deskripsi hal yang sedang dikerjakan secara detail 7. [ManHour]

Merupakan lama waktu dalam satuan jam yang dihabiskan.

3.3.1. Rancangan Windows Service

Dengan format email yang sudah dijelaskan sebelumnya, penulis hendak membangun windows service untuk me-retrieve

email yang secara garis besar bisa digambarkan dengan flowchart

(8)

15Gambar 3.5 Flowchart Windows Service Mail Retriever

3.3.2. Rancangan Web Report

Data yang sudah kirim email dan dimasukkan ke dalam

database dapat dilihat pada aplikasi web report. Dalam pengembangan aplikasi web report ini, penulis menggunakan metode UML untuk menggambarkan rancangan sistem, menjelaskan spesifikasi sistem dan mendokumentasikan rancangan sistem tersebut.

(9)

3.3.2.1. Class Diagram

16Gambar 3.6 Class Diagram

3.3.2.2. Use Case Diagram

Berikut adalah use case diagram yang menggambarkan fungsi aplikasi web report daily activity:

(10)

17Gambar 3.7 Use Case Diagram

a. Use Case Login

Berikut adalah tabel penjelasan use case login

dimana semua karyawan di departemen CONFINS sebagai aktor:

8 Tabel 3.4 Deskripsi Use CaseLogin

Use Case Name Login

Actors User

Description Use Case menggambarkan aktor

melakukan login ke dalam sistem.

Precondition Aktor telah masuk ke halaman login web

reportdaily activity

Flow of events

Aktor memasukkan username dan password

(11)

- Sistem memeriksa apakah username dan password sudah diisi

- Sistem memeriksa apakah username

dan password yang diinput actor

sudah sesuai dengan yang ada di database

Post Condition Aktor masuk ke halaman utama web

report daily activity

b. Use Case Detail Activity

Berikut adalah tabel penjelasan use case detail activity dimana semua karyawan di departemen CONFINS sebagai aktor:

9Tabel 3.5 Deskripsi Use Case Detail Activity

Use Case Name Detail Activity

Actors User

Description Use Case menggambarkan aktor melihat

report detail activity

Precondition Aktor telah berada pada aplikasi web

Flow of events

Aktor memasukkan kriteria yang dibutuhkan

Aktor menekan tombol search Aktor menekan tombol export

Post Condition Sistem menampilkan report dalam

(12)

c. Use Case Project Activity

Berikut adalah tabel penjelasan use case detail activity dimana semua karyawan di departemen CONFINS sebagai aktor:

10Tabel 3.6 Deskripsi Use Case Project Activity

Use Case Name Project Activity

Actors User

report project activity

Flow of events

bentuk tabel maupun excel

d. Use Case Overtime Activity

Berikut adalah tabel penjelasan use case overtime activity dimana semua karyawan di departemen CONFINS sebagai aktor:

11Tabel 3.7 Deskripsi Use Case Overtime Activity

Use Case Name Overtime Activity

Actors User

report overtime activity

Precondition

Aktor telah berada pada aplikasi web reportdaily activity

(13)

Flow of events

e. Use Case Summary Activity

Berikut adalah tabel penjelasan use case summary activity dimana semua karyawan di departemen CONFINS sebagai aktor:

12Tabel 3.8 Deskripsi Use Case Summary Activity

Use Case Name Summary Activity

Actors User

report summary activity

Flow of events

f. Use Case Logout

Berikut adalah tabel penjelasan use case logout

dimana semua karyawan di departemen CONFINS sebagai aktor:

(14)

13Tabel 3.9 Deskripsi Use Case Logout

Use Case Name Logout

Actors User

Description Use Case menggambarkan aktor

melakukan logout keluar sistem.

Flow of events Aktor menekan tombol logout

Sistem menghapus session login.

Post Condition Keluar dari aplikasi web report daily

activity

3.3.2.3. Sequence Diagram

Berikut ini adalah sequence diagram masing-masing menu pada aplikasi web report daily activity

a. Sequence Diagram Login

Berikut adalah gambar dari sequence diagram login

yang dilakukan semua karyawan di departemen CONFINS

(15)

b. Sequence Diagram Logout

Berikut adalah gambar dari sequence diagram logout

yang dilakukan semua karyawan di departemen CONFINS

19Gambar 3.9 Sequence Diagram Logout

c. Sequence Diagram Detail Activity

Berikut adalah gambar dari sequence diagram detail activity yang dilakukan semua karyawan di departemen CONFINS

(16)

d. Sequence Diagram Project Activity

Berikut adalah gambar dari sequence diagram project activity yang dilakukan semua karyawan di departemen CONFINS

21Gambar 3.11 Sequence Diagram Project Activity

e. Sequence Diagram Overtime Activity

Berikut adalah gambar dari sequence diagram overtime activity yang dilakukan semua karyawan di departemen CONFINS

22Gambar 3.12 Sequence Diagram Overtime Activity

f. Sequence Diagram Summary Activity

Berikut adalah gambar dari sequence diagram summary activity yang dilakukan semua karyawan di departemen CONFINS

(17)

23Gambar 3.13 Sequence Diagram Summary Activity

3.3.2.4. Activity Diagram

Berikut ini adalah activity diagram dari aplikasi web report daily activity

24Gambar 3.14 Activity Diagram

3.3.3. Rancangan Basis Data

Berikut adalah spesifikasi dari tabel MailReceipt pada aplikasi web report daily activity

14Tabel 3.10 Struktur tabel MailReceipt

Nama Field Tipe

Data

Panjang Keterangan

Message_Uid BigInt Kode dari MailReceipt dan merupakan primary key dari tabel

(18)

Nama Field Tipe Data

Subject Varchar 200 Judul email

DateSent Datetime Tanggal email dikirim DABody Varchar 500 Isi email yang dikirim

Berikut adalah spesifikasi dari tabel DA_DailyActH pada aplikasi web report daily activity

15Tabel 3.11 Struktur tabel DA_DailyActH

Data

DailyActH_ID BigInt Kode dari

DailyActivityH dan merupakan primary key

dari tabel

DailyAct_Date Date Tanggal aktivitas

karyawan

DayAct Varchar 3 Hari aktivitas karyawan UserAccount Varchar 150 Email domain dari

karyawan

IsError Bit 1 Tanda apakah email

diterima dengan format yang benar dan sukses masuk ke database atau tidak

Berikut adalah spesifikasi dari tabel DA_DailyActD pada aplikasi web report daily activity

(19)

16Tabel 3.12 Struktur tabel DA_DailyActD

Data Panjang Keterangan DailyActD_ID BigInt, Identity Kode dari DailyActivityD dan merupakan primary key

dari tabel

DailyActH_ID BigInt Kode dari

DailyActivityH dan merupakan foreign key

dari tabel

DailyActivityH

Account Varchar 20 Kode dari list client yang sedang dikerjakan. Contoh jika karyawan mengerjakan task dari client Bussan Auto Finance maka bisa isi BAF di kolom ini Project Varchar 20 Kode dari project

seorang karyawan. Activity Varchar 20 Kode aktivitas yang

dilakukan. Contoh sedang melakukan

design, exam, develop, maintenance, overtime Remark Varchar Max Keterangan detail

tentang aktivitas yang sedang dikerjakan. ManHour Decimal 4,2 Lama aktivitas tersebut

dikerjakan dalam satuan jam.

(20)

Berikut adalah spesifikasi dari tabel DA_Employee pada aplikasi web report daily activity

17Tabel 3.13 Struktur tabel DA_Employee

Data

UserAccount Varchar 50 Email domain karyawan yang merupakan primary

key dari table

DA_Employee Name Varchar 100 Nama dari karyawan Birthdate Datetime Tanggal lahir dari

karyawan

Address Varchar 100 Alamat dari karyawan Department Varchar 5 Kode departemen dari

karyawan

Position Varchar 10 Jabatan dari karyawan

JoinDate Datetime Tanggal masuk dari

karyawan

Password Varchar 100 Sandi untuk login karyawan

IsActive Bit Kode keterangan

karyawan masih aktif atau tidak

Berikut adalah spesifikasi dari tabel DA_Client pada aplikasi web report daily activity

18Tabel 3.14 Struktur tabel DA_Client

Data

ClientID Varchar 5 Kode dari klien Name Varchar 100 Nama dari klien

(21)

Nama Field Tipe Data

Email Varchar 50 Email IT dari klien

IsActive Bit Kode keterangan klien

masih aktif atau tidak

Berikut adalah spesifikasi dari tabel DA_Project pada aplikasi web report daily activity

19Tabel 3.15 Struktur tabel DA_Project

Data

ProjectID Varchar 5 Kode dari proyek Name Varchar 100 Nama dari proyek

IsActive Bit Kode keterangan proyek

masih ada atau tidak

Berikut adalah spesifikasi dari tabel DA_Activity pada aplikasi web report daily activity

20Tabel 3.16 Struktur tabel DA_Activity

Data

ActivityID Varchar 5 Kode dari aktivitas Name Varchar 100 Keterangan dari aktivitas

IsActive Bit Kode keterangan

aktivitas masih aktif atau tidak

Berikut adalah spesifikasi dari tabel GeneralSetting pada aplikasi web report daily activity

(22)

21Tabel 3.17 Struktur tabel GeneralSetting

Data

GSID Int Kode dari general setting

GSName Varchar 50 Nama atau keterangan dari general setting tersebut

GSValue Varchar 50 Nilai atau isi dari general setting

3.3.4. Rancangan Antarmuka

3.3.4.1. Halaman Login

Berikut ini adalah rancangan layar untuk login pada web report daily activity:

25Gambar 3.15 Halaman Login

3.3.4.2. Halaman Home

Berikut ini adalah rancangan layar default setelah user klik login pada web report daily activity:

(23)

26Gambar 3.16 Halaman awal

3.3.4.3. Halaman Activity Detail

Pada halaman ini user bisa mencari data aktivitas berdasarkan nama, bulan dan tahun. Berikut ini adalah rancangan layar activity detail yang berisi tentang aktivitas harian per karyawan. User juga dapat meng-export data ke dalam file excel dengan menekan tombol export.

27Gambar 3.17 Halaman Detail Activity

3.3.4.4. Halaman Project Activity

Halaman ini digunakan untuk melihat berapa jumlah mandays yang digunakan tiap project ataupun client (account). User bisa mencari data berdasarkan tahun, bulan, account dan

project. User juga dapat meng-export data ke dalam file excel. Berikut merupakan rancangan layar di menu project activity:

(24)

28Gambar 3.18 Halaman Project Activity

3.3.4.5. Halaman Overtime Activity

Pada halaman ini menampilkan data aktivitas yang flag overtime nya 1. Perhitungan tunjangan makan diberikan kepada karyawan per hari (tidak dihitung per jam) sehingga nilai parameter tunjangan dikali dengan jumlah hari lembur. Berikut adalah perancangan layar overtime activity pada web reportdaily activity:

29Gambar 3.19 Halaman Overtime Activity

3.3.4.6. Halaman Summary Activity

Halaman ini digunakan untuk mengetahui mandays per bulan, tahun, account dan karyawan. Data mandays karyawan

(25)

ditampilkan per project. Berikut perancangan layar report

summary activity:

(26)