1
1
LAMPIRAN 1
1
LAMPIRAN 2
VISI MISI BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA
1
LAMPIRAN 3
DAFTAR BARANG-BARANG INVENTARIS DI BIRO
ADMINISTRASI UMUM (BAU) UNIKA
1
LAMPIRAN 4
1.
PROSEDUR PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN
BARANG INVENTARIS
1
LAMPIRAN 5
1.
LEMBAR AGENDA SURAT MASUK DAN SURAT
PEMINJAMAN
BARANG
SENAT
MAHASISWA
FAKULTAS PSOKOLOGI UNIKA SOEGIJAPRANATA
2.
LEMBAR AGENDA SURAT MASUK DAN SURAT
PEMINJAMAN
TEMPAT
DAN
ALAT
BADAN
1
LAMPIRAN 6
ISI BUKU PINJAMAN & PENGEMBALIAN INVENTARIS
1
LAMPIRAN 7
NOTULENSI RAPAT BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU)
1
LAMPIRAN 8
1.
STRUKTUR ORGANISASI BIRO ADMINISTRASI UMUM
(BAU) UNIKA SOEGIJAPRANATA PERIODE TAHUN
2014-2018
2.
DAFTAR DESKRIPSI PEKERJAAN( JOB DESCRIPTION)
BIRO
ADMINISTRASI
UMUM
(BAU)
UNIKA
1
LAMPIRAN 9
1.
JOB REQUIREMENT & COMPETENCE REQUIREMENT
BIRO
ADMINISTRASI
UMUM
(BAU)
UNIKA
SOEGIJAPRANATA
2.
DAFTAR
SPESIFIKASI
PEKERJAAN
(JOB
SPESIFICATION) BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU)
1
LAMPIRAN 10
1.
HASIL
WAWANCARA
DENGAN
KEPALA
BIRO
ADMINISTRASI
UMUM
(BAU)
UNIKA
SOEGIJAPRANATA
2.
HASIL WAWANCARA DENGAN TATA USAHA BIRO
ADMINISTRASI
UMUM
(BAU)
UNIKA
SOEGIJAPRANATA
3.
HASIL WAWANCARA DENGAN STAF RUMAH TANGGA
BIRO
ADMINISTRASI
UMUM
(BAU)
UNIKA
SOEGIJAPRANATA
4.
HASIL
WAWANCARA
DENGAN
ANGGOTA
1
HASIL WAWANCARA DENGAN KEPALA BIRO ADMINISTRASI
UMUM (BAU)
1. Bu Yuli menjabat sebagai Kepala BAU mulai dari tahun 2014 dan berakhir pada tahun 2018.
2. Visi dan misi BAU (terlampir) sudah ada sejak tahun 2007. Visi dan misi BAU merupakan pengejawantahan dari visi dan misi Unika, diturunkan ke BAU sesuai dengan fungsi BAU, diterapkan kepada seluruh karyawan melalui sosialisasi, yang terpenting inti dari visi dan misi dari masing-masing tugas dapat diaplikasikan. Menanggapi visi dan misi pelayanan BAU tidak langsung bagus, bertahap, dan perlu perbaikan.
3. Daftar barang-barang inventaris (terlampir) belum di-update dengan barang-barang baru seperti tikar yang baru saja dibeli. Tidak semua barang dalam daftar boleh dipinjam, ada beberapa barang yang boleh dipinjam dengan syarat yang mengoperasikannya dari pihak BAU seperti handycam dan sound system.
4. Tempat penyimpanan barang berada di Gudang BAU, Gudang Basement lantai dasar Gedung Thomas Aquinas lantai dasar, Ruang Teater Gedung Thomas Aquinas Lt. 3, dan Gedung Albertus Lt 3. Gudang penyimpanan barang di Basement sudah berkembang yang dulu hanya 1 sekat sekarang sudah menjadi 2 sekat.
5. Pembaharuan alat selama jabatan Kepala BAU, Bu Yuli baru sedikit. Ada anggaran untuk pemeliharaan alat kalau pembelian barang baru masuknya bagian pengadaan barang. Barang yang masih bisa dipakai tetap akan dipakai tetapi jika barang yang sudah rusak akan ditarik.
6. Setiap kali barang / alat akan dipinjamkan pasti dicek terlebih dahulu. Pengecekan secara global baru saat play acara jadi baru ketahuan rusak atau tidak yaitu saat play
acara.
2
informasi yang terkomputerisasi tetapi belum dipakai untuk sistem secara global seperti pendataan barang persediaan masuk dan keluar.
8. Komputer di meja Tata Usaha (Mas Suroso) digunakan untuk mengelola surat elektronik dan buku agenda masuk atau surat masuk yang sifatnya masih sederhana. Sistem ini berfungsi untuk melacak surat dan penunjang penilaian kinerja.
9. Penilaian kinerja menggunakan sistem poin yang sudah berlangsung mulai 2 tahun kterakhir dan tahun 2015 masuk tahun ke-2.
Contoh: disposisi berapa surat dalam satu tahun (Kepala BAU), sudah mengagendakan berapa surat dalam satu tahun dan plotting peminjaman tempat yang kemudian dicocokan dengan surat hardcopy (Tata Usaha), pemasangan spanduk di titik mana saja (Staf Rumah Tangga).
Poin bisa didapat dari telah dilaksanakannya pekerjaan pokok atau pekerjaan lain yang menunjang seperti sebagai kepala biro, panitia wisuda, panitia dies natalis dll. Namun perkerjaan pokok wajib terlaksana.
10.Prosedur peminjaman alat sudah ada tetapi perlu diperbaharui. Setiap tahunnya di BAU dilakukan Audit ISO rutin diharapkan flowchat yang terbentuk mulai 2007 dapat diperbaiki, diperbaharui, atau dibuat. Dua tahun ini BAU belum bisa membuat perbaikan sistem yang baik, yang tidak tumpang tindih.
11.Sanksi tertulis untuk kegiatan peminjaman alat belum ada sehingga menyebabkan mahasiswa seenaknya sendiri walaupun beberapa kali sudah ada masukan mengenai pembuatan sanksi.
Contoh kasus: Mahasiswa meminjam speaker. Seharusnya operator alat adalah dari pihak BAU namun saat ditinggal sebentar oleh operator, mahasiswa berinisiatif untuk memperbesarkan volume suara yang menyebabkan speaker sobek. Saat dibawa alat sudah dicek dalam kondisi baik. Mahasiswa mengganti speaker yang rusak tersebut.
Standar perawatan alat belum baku tetapi kegiatan ini memang sudah ada.
3
13.Orang yang mengurusi peminjaman alat yaitu Mas Suroso, Mas Kosim dan Mas Wawan. Mas Suroso mengurus barang-barang di Gudang BAU. Mas Kosim dan Mas Wawan mengurus barang-barang di Gudang Basement, Ruang Teater Gedung Thomas Aquinas dan Gedung Albertus Lt. 3. Tiga orang ini akan pengaturan alat sesuai jenis kegiatan.
14.Kendala yang paling sering dialami di bagian peminjaman alat adalah tubrukan pemakaian alat yang sulit atau kewalahan untuk diatasi padahal ada 3 orang yang mengatur.
Contoh kasus: Pembagian microphone ketika sama-sama sedang ada acara di Ruang Teater Gedung Thomas Aquinas dan Gedung Albertus Lt. 3 yang biasanya menggunakan microphone yang tidak sedikit. Kemudian perlu adanya negosiasi dengan Mas Suroso, Mas Kosim dan Mas Wawan.
15.Kepala BAU hanya memberikan persetujuan bahwa alat / barang tertentu boleh dipinjam, untuk keberadaan dan pengaturan lebih lanjut dilakukan oleh Mas Suroso, Mas Kosim dan Mas Wawan yang kemudian akan berhubungan dengan peminjam. Jika terjadi sesuatu yang urgent sehingga tidak boleh dilakukan peminjaman maka akan dikatakan tidak boleh diawal. Peminjaman sound system yang menggunakan
mixer, penentuan operator dilakukan oleh Kepala BAU tidak diperkenankan operator dari mahasiswa.
16.Kepala BAU merasa kekurangan SDM terutama di posisi operator sound system
karena di Gedung Albertus Lt. 3 ada sound system baru. Mas Kosim sudah ahli dalam menjadi operator, untuk Mas Wawan belum lama ini ahli menjadi operator. 17.Contoh kasus: A meminjam alat di BAU. Di hari berikutnya B ingin meminjam alat
tersebut namun A belum mengembalikannya ke BAU. Mas Suroso menghubungi A untuk segera mengembalikan barang tersebut namun A berhalangan kemudian Mas Suroso menyarakan B untuk langung mengambilnya ke A tanpa harus mengisi keterangan di buku catatan peminjaman (terlampir).
Tanggapan Kepala BAU: Jika prosedur kaku berarti A harus mengembalikan barang tersebut dahulu baru boleh dipinjam oleh orang lain tetapi itu sangat merepotkan. Jika prosedur luwes berarti barang tersebut belum kembali, Mas Suroso harus melacak barang tersebut ke A karena tidak memiliki kontak B.
4
mahasiswa menggunakan surat yang diketahui oleh penanggungjawab acara atau unit peminjam biasanya Wakil Rektor III atau Wakil Dekan III.
19.Untuk peminjaman alat Kepala BAU lebih berusan dengan Wakil Rektor III Bidang Kemahasiswaan dibanding Wakil Rektor II yang membawahinya karena yang paling banyak melakukan peminjaman alat adalah dari pihak mahasiswa yang biasanya tergabung dalam organisasi mahasiswa. Terkadang mahasiswa salah mengartikan jika Wakil Rektor III menandatangi surat peminjaman alat berarti alat tersebut sudah pasti bisa dipinjam padahal untuk mengetahui hal itu perlu berkoordinasi dengan pihak BAU.
20.Untuk mengetahui apakah alat / barang yang dipinjam bisa atau tidak peminjam harus sering mem-follow up Mas Suroso atau Mas Suroso yang menelepon peminjam, perlu adanya keaktifan dari kedua belah pihak.
21.Rapat atau evaluasi dilakukan seminggu sekali setiap Jumat pagi. Di dalam ISO setiap rapat memerlukan undangan, presensi dan notulensi. Undangan berupa telepon namun sering diabaikan karena ini merupakan kegiatan rutin, yang utama adalah notulensi dan daftar hadir. Hal yang biasa dibahas berkenaan dengan peminjaman alat yaitu adanya tumbukan pemakaian alat di bulan-bulan sibuk banyak kegiatan.
Semarang, 21 September 2015
5
HASIL WAWANCARA DENGAN TATA USAHA
BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU)
1. Cara mengajukan permohonan peminjaman alat
Peminjam membuat surat yang ditujukan kepada Kepala BAU beserta lampiran alat-alat apa saja yang akan dipinjam
Surat diterima oleh Bagian Tata Usaha (Mas Suroso)
Bagian Tata Usaha membuat surat disposisi untuk Kepala BAU
Kepala BAU mengisi surat disposisi jika surat disetujui
Surat disposisi ditujukan kepada pihak yang tertulis dan mengurus alat tersebut (Mas Suroso, Mas Kosim atau Mas Wawan), surat diarsip
Peminjam mem-follow up atau dari bagian Tata Usaha menghubungi peminjam memberitahukan apakah alat tersebut bisa dipinjam atau tidak
Peminjam mengambil barang, mengisi buku catatan keterangan peminjaman alat, meninggalkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
Peminjam mengembalikan barang, mengisi buku catatan keterangan peminjaman alat, mengambil Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
2. Orang yang mengembalikan barang / alat tidak harus orang yang sama saat mengembalikan barang. Ada beberapa peminjam yang tidak segera atau terlambat mengembalikan barang / alat sehingga harus ditelepon terlebih dahulu.
6
4. Daftar barang dan alat yang dimiliki BAU diperbaharui setiap satu tahun sekali per tahun ajaran. Ada penambahan barang baru yaitu 2 speaker aktif dan 3 set denator. 5. Tidak ada sanksi jika merusak barang / alat yang dipinjam, hanya ada etika kalau
merusak berarti mengganti. Contoh: Mematahkan kunci juga harus mengganti ongkos pembuatan kunci. Barang yang sering rusak yaitu microphone yang sering terkena air atau kabel microphone putus. Barang yang akan dipinjam akan dicek terlebih dahulu.
6. Pembagian tugas: Mas Suroso mengurusi barang-barang yang berada di gudang BAU dan Mas Kosim mengurusi sound system.
7. Barang inventaris belum pernah ada pembaharuan. Fakultas biasanya ada peremajaan alat, kemudian alat / barang yang tidak lagi digunakan tetapi masih layak digunakan akan dilungsurkan ke BAU.
8. Semua surat pengajuan permohonan peminjaman alat akan diterima semua baru jika sudah disetujui oleh Kepala BAU baru alat-alat tersebut akan dibagi kepada siapa saja yang meminjam termasuk sound system. Peminjaman sound system untuk acara konser langsung disarankan untuk meminjam dari pihak luar karena sound system
yang dimiliki BAU tidak memadai. 9. Kendala yang dihadapi:
a. Ketua acara menyuruh sekretaris mengembalikan barang. Saat dikonfirmasi lagi oleh ketua acara, sekretaris mengatakan jika barang sudah dikembalikan. Saat pihak BAU menghubungi ketua acara, ketua acara mengatakan jika barang sudah dikembalikan padahal dari pihak BAU belum menerima barang tersebut.
b. Banyak peminjaman karena acara kemahasiswaan yang banyak, BAU kewalahan karena jumlah operator untuk sound system terbatas.
Contoh kasus: Operator meninggalkan sound system sebentar karena ada urusan lain. Dari panitia memperbesar volume suara sendiri tanpa mengetahui
setting-annya yang mengakibatkan sound system rusak.
10.Rapat atau evaluasi dilakukan seminggu sekali biasanya membahas tentang jadwal kegiatan yang diurus oleh BAU. Setiap pagi ada briefing internal.
11.Dosen pinjam ruang dan alat menggunakan surat elektronik (surel).
7
Semarang, 21 September 2015
8
HASIL WAWANCARA DENGAN ANGGOTA ORGANISASI
MAHASISWA
1. Sering miscom dengan Mas Suroso.
Contoh kasus: sudah masukkan surat peminjaman alat tetapi waktu barangnya mau diambil barangnya tidak ada.
2. Barang-barang yang dipinjam jelek.
Contoh kasus: Saat acara Live In dipinjamkan megaphone oleh BAU. Tetapi kabelnya ada yang terbuka sehingga nyetrum ketika disentuh.
3. Pengecekan sebelum dipakai hanya kadang-kadang saja.
4. Sering terlambat mengembalikan alat, tetapi tidak pernah mendapatkan sanksi apa-apa dari BAU hanya ditelpon untuk segera mengembalikan alat.
5. Pernah kejadian treble sound system putus, posisi dimana ada operator dari BAU. Biasanya pengecekan dilakukan dengan microphone MC dan sound system baik-baik saja. Tetapi ketika disambungkan dengan Bass baru ketahuan kalau ternyata treble -nya putus. Akhir-nya harus mengganti sound system yang rusak.
6. Saat acara kampus yang besar seperti Wisuda, Dies Natalis, dan Job Fair pasti Mas Suroso, Mas Kosim, dan Mas Wawan susah ditemui.
7. Mas Suroso sering meng-iya-kan sesuatu.
Contoh kasus: Saat ingin pinjam alat atau mem-follow up alat selalu bilang “iya”
tetapi pada saat pengambilan alat terkadang tidak sesuai yang diharapkan.
Semarang, 23 September 2015
9
HASIL WAWANCARA DENGAN STAF RUMAH TANGGA
BIRO ADMINISTRASI UMUM (BAU)
1. Papan tulis di basement digunakan untuk mencatat peminjaman barang / alat di luar jam kerja yaitu pukul 15.30 ke atas. Pihak peminjam meninggalkan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM). Mahasiswa diminta konfirmasi dengan Mas Suroso.
2. Banyak peminjaman dilakukan di luar jam kerja seharusnya peminjaman hanya dilayani saat jam kerja saja.
3. Terkadang peminjam diminta meninggalkan Kartu Tanda Penduduk (KTP) karena dirasa KTP merupakan jaminan terbaik yang membuat peminjam mengembalikan barang/alat pinjaman tepat waktu.
4. Banyak peminjam yang terlambat mengembalikan barang/alat sampai menyebabkan barang tersebut hilang. Contoh barang yang banyak hilang yaitu bendera merah putih dan microphone.
5. Mas Suroso yang mem-plotting barang untuk dipinjamkan. Semua permohonan peminjaman barang/alat melalui Mas Suroso, yang kemudian akan memberi memo ke Mas Kosim dan Mas Wawan jika berkaitan dengan barang/alat di Basement. Mas Kosim dan Mas Wawan hanya bertugas menyerahkan dan mengecek khusus barang yang ada di Basement.
6. Sound system dibawah pengawasan Wakil Rektor II. Jika sound system rusak maka akan kena teguran pertama adalah karyawan. Wakil Rektor II dan Kepala BAU akan menanyai langsung karyawan. Belum ada sanksi untuk masalah kerusakan sound system.
7. Service barang dilakukan satu bulan sekali seperti sound system dan “Tossa”.
Pendataan barang/alat dilakukan satu tahun sekali yang nantinya akan dilaporkan pada saat rapat besar bersama Rektorat.
8. Rapat atau evaluasi dilakukan setiap hari Jumat. Setiap hari selalu ada briefing untuk membahas apa saja yang akan dilakukan seharian ini.
9. Mas Kosim bekerja di BAU sejak tahun 2006. Mas Wawan bekerja di BAU sejak tahun 2011. Sebelum mulai bekerja terdapat training selama 3 bulan.
10
11.Beberapa barang/alat yang dimiliki BAU tidak cocok dengan barang milik mahasiswa karena teknologi yang semakin maju.
Contoh: Speaker yang tidak compatible dengan laptop.
12.Beberapa tahun belakangan ini Mas Kosim dan Mas Wawan mendapatkan tugas
tambahan yaitu mengelola air galon isi ulang “Uniqua” dan mendistribusi tabung “Apar” (Alat Pemadam Kebakaran). Mereka merasa kekurangan orang untuk
melakukan tugas ini.
Semarang, 28 September 2015 Staf Rumah Tangga Biro Administrasi Umum (BAU)
1
LAMPIRAN 11
FOTO-FOTO KONDISI BARANG DI TEMPAT
PENYIMPANAN DAN BARANG YANG BERKAITAN
DENGAN AKTIVITAS PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN
1
FOTO 1
3
FOTO 2
5
FOTO 3
9
FOTO 4
10
FOTO 5
11
FOTO 6
PAPAN PENCATATAN PEMINJAMAN BARANG/ALAT DI
BASEMENT
FOTO 7
12
FOTO 8
KOMPUTER DI BASEMENT
FOTO 9
13
FOTO 10
14
