96
PERENCANAAN STRATEGIS SI
5.1 DETERMINE BUSINESS IS STRATEGY
Sebelum merumuskan strategi SI yang baru, penulis mencoba untuk mereview kembali target yang semula telah ditetapkan oleh manajemen dan disesuaikan dengan data hasil analisa yang ada.
Tabel 22 . Review terhadap Target Awal
Target Pengukuran awal Pembaruan
‐ Jumlah nasabah yang aktif per tahun 2012
‐ Keuntungan perusahaan ‐ Market share per tahun
2012
‐ Peringkat nilai transaksi ‐ Perusahaan dikenal dengan
baik sebagai sebuah perusahaan yang sukses dengan sistem online trading‐nya ‐ 30.000 ‐ meningkat 20 % per tahun ‐ Mencapai 4% ‐ Top 10 nilai
transaksi per tahun 2012 ‐ Compete 50.000 Leading
Pada tabel tersebut terlihat bahwa terjadi perubahan target untuk jumlah nasabah, semula ditargetkan 30.000 nasabah, target diperbaharui menjadi 50.000 nasabah.
Hal ini dilakukan dengan pertimbangan bahwa target sebelumnya dibuat mengikuti pola pertambahan yang ada, tanpa memperhitungkan adanya pembentukan tim marketing yang agresif. Mengingat bahwa dengan adanya tim marketing tentunya akan mempengaruhi pencapaian jumlah nasabah dengan lebih baik
Selain jumlah nasabah, perubahan target ada pada image perusahaan, di mana perusahaan menargetkan PT.”ABC” akan dikenal dengan produk online trading nya, bersaing di antara para kompetitor yang ada. Target baru yang ditetapkan adalah bahwa PT.”ABC” tidak hanya akan bersaing atau menyamai kompetitor yang ada, tapi PT.”ABC” akan memimpin dalam persaingan yang ada dengan terobosan-terobosan baru, yang dimulai dari internal perusahaan.
Untuk mendefinisikan strategi SI yang akan dibuat, maka penulis akan mengkonsolidasi semua hasil analisa dan turunan strategi dan inisaitif yang diusulkan baik analisa keadaan bisnis perusahaan, SWOT, strategi kompetitif dan analisa value chain.
Berikut adalah konsolidasi dari strategi / inisiatif yang diturunkan :
Tabel 23 . Tabel Konsolidasi Strategi Hasil Analisa pada Perspektif Balanced Scorecard
Usulan strategi / inisiatif
Inisiatif dalam Perspektif
B S P V.C Membentuk komite fee yang akan membuat
formulasi fee dengan review berkala
√ √ √
Financial Meningkatkan fitur pada trading delivery channel
yang ada dengan roadmap yang jelas dan tim yang focus
√ √ √ √ Inovasi & Pembelajaran
Meningkatkan service kepada nasabah √ √ Customer
Membangun tim marketing yang agresif √ √ √ Customer
Pembuatan data center yang baru dan upgrade jaringan yang ada √ √ Customer Rekrutmen staf TI √ √ √ Internal Process Pelatihan berkala terhadap karyawan √ √ Inovasi & Pembelajaran
Meningkatkan kinerja cabang dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi maintenance nasabah per cabang
√
Customer
Co‐location √ Customer
Review Sistem with High Availability √ Customer
Migrasi dari kegiatan manual di settlement, control dan finance ke dalam sistem
√ Internal Process
Selanjutnya penulis melakukan peninjauan validitas strategi awal yang sudah dirumuskan sebelumnya terhadap hasil analisa yang sudah dilakukan perencanaan strategis.
Tabel 24 . Validitas Strategi Awal Setelah Dilakukan Perencanaan Strategis
Strategi
Diperkuat
/diabaikan
Keterangan
Melakukan road show untuk mempromosikan perusahaan dan menarik investor baru untuk bergabung
Diperkuat masuk dalam usulan tim marketing agresif
Meningkatkan trading delivery channel baik bagi nasabah maupun sales yang ada
Diperkuat
dilengkapi roadmap peningkatan fitur
Melakukan penyesuaian untuk fee transaksi dan mencoba untuk mengurangi biaya Diperkuat dibutuhkan pembentukan komite fee Membuka cabang dan mitra kerja baru Diperkuat menyediakan sistem informasi yang dibutuhkan oleh cabang
Melakukan perbaikan pada kinerja dan infrastruktur jaringan serta melakukan peremajaan sistem Diperkuat DRC, Co location, perbaikan jaringan internal, HA
Mempersiapkan sistem pembayaran online
Diperkuat
Migrasi proses manual di finance
Penulis menyimpulkan bahwa konsolidasi dari semua strategi yang didapatkan dari hasil analisa memperkuat semua strategi yang sudah dirumuskan oleh manajemen sebelumnya, dan tidak ada perencanaan strategi dari manajemen yang bertentangan dengan strategi yang diusulkan dari hasil analisa, demikian pula sebaliknya..
5. 2
PENENTUAN
CRITICAL SUCCESS FACTOR
MENGGUNAKAN BALANCED SCORECARD
Berikut adalah analisa dari 4 perspektif yang ada dalam BSC dan CSF
5.2.1
PERSPEKTIF FINANSIAL (FINANCIAL)
¾ Objektif : Meningkatkan revenue bagi pemegang saham:
¾ Pengukuran :
‐ Revenue meningkat 20 % per tahun
‐ Market share mencapai 4 % per 2012
‐ Menempati top 10 nilai transaski per 2012
¾ Kesuksesan terhadap perspektif ini dapat dicapai dengan hal berikut: ‐ Melakukan penyesuaian fee transaksi secara dinamis agar transaksi
meningkat, pembentukan komite penyesuaian fee
‐ Membuat pos penyeimbang lainnya, seperti bunga keterlambatan yang dapat menambah revenue bagi perusahaan
‐ Melakukan monitoring terhadap pemasukan dan pengeluaran perusahaan dan pengeluaran yang ada tidak boleh melebihi budget yang sudah ditetapkan.
5.2.2
PERSPEKTIF PELANGGAN (CUSTOMER)
¾ Objektif : Meningkatkan fungsi pemasaran
¾ Pengukuran :
‐ Jumlah nasabah mencapai 50.000 per tahun 2012
‐ Adanya tim marketing yang agresif melakukan promosi dan road show serta aktif dalam kegiatan investor summit tahunan
‐ Bertambahnya jumlah cabang
‐ Terjadi trend berkurang terhadap jumlah nasabah yang menutup account
‐ Complain dari nasabah mengalami trend berkurang
‐ Sistem availability di atas 95 %
¾ Kesuksesan terhadap perspektif ini dapat dicapai dengan hal berikut: ‐ Melakukan promosi, image branding, road show,dan workshop ‐ Melakukan follow up terhadap calon nasabah
‐ Pemanfaatan data product trial
‐ Permudah prosedur pembukaan rekening
‐ Menambah fitur yang dibutuhkan oleh nasabah dalam trading delivery channel yang sudah ada
‐ Menyediakan informasi secara online bagi tiap cabang untuk menjalin hubungan dengan nasabahnya
‐ Melakukan review data center, kapasitas jaringan, server dan sistem yang mendukung high availability
5.2.3 PERSPEKTIF PROSES BISNIS INTERNAL
¾ Objektif : Mengurangi proses manual dalam sistem
¾ Pengukuran :
‐ Tidak ada pencatatan / pekerjaan manual pada divisi keuangan, settlement dan margin controller
‐ Percepatan pada proses development
‐ Integrasi update keuangan nasabah tidak dilakukan pada akhir hari
¾ Kesuksesan terhadap perspektif ini dapat dicapai dengan hal berikut: ‐ Penggunaan sistem untuk melakukan proses pencatatan saham
nasabah, update pembayaran nasabah, dan pelaporan margin ‐ Melakukan rekrutmen staff development di divisi TI
5.2.4 PERSPEKTIF INOVASI ( INNOVATION & LEARNING )
¾ Objektif : Menciptakan inovasi baru pada trading delivery channel serta meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ada
¾ Pengukuran :
‐ Adanya roadmap pengembangan fitur pada delivery channel yang ada
‐ Meningkatnya pemahaman terhadap TI pada staf operasional ‐ Semua karyawan menguasai dengan baik dan professional bidang
pekerjaan dan melaksanakan tanggung jawab yang ada.
¾ Kesuksesan terhadap perspektif ini dapat dicapai dengan hal berikut: ‐ Membentuk tim product development yang terdiri dari divisi TI
dan bisnis serta mengadakan pertemuan berkala
‐ Adanya inovasi dan fitur baru yang powerful dalam delivery channel
‐ Peninjauan terhadap struktur organanisasi, job description, dan SOP yang ada
‐ Melakukan pelatihan untuk meningkatkan skil tiap personil yang ada
Secara keseluruhan Balance Scorecard yang ada dapat disajikan pada diagram berikut ini :
5. 3
PENENTUAN STRATEGI SI BERDASARKAN
KONSOLIDASI BALANCED SCORECARD & CRITICAL
SUCCESS FACTOR
Tabel 25 . Kebutuhan SI pada Perspektif Financial
Ada 3 kebutuhan SI yang dihasilkan dari konsolidasi Balanced Scorecard dan Critical Success Factor pada perspektif financial, yaitu
‐ Sistem yang mendukung perhitungan fee yang berubah secara dinamis ‐ Sistem perhitungan bunga keterlambatan
‐ Budget Monitoring system
Sistem perhitungan fee dan bunga keterlambatan akan menolong perusahaan untuk mendukung pencapaian nilai transaksi yang diharapkan, Sedangkan budget monitoring system akan memastikan bahwa pengeluaran perusahaan tidak akan melibihi apa yang sudah dianggarkan oleh perusahaan.
Tabel 26 . Kebutuhan SI pada Perspektif Customer
Ada 9 kebutuhan SI yang dihasilkan dari konsolidasi Balanced Scorecard dan Critical Success Factor pada perspektif customer , yaitu
‐ Promotion Tracking system
Sistem ini akan membantu untuk memonitor kegiatan promosi yang dilakukan, pengaturan kegiatan promosi dan pengaruh dari tiap kegitan dengan pengukuran jumlah calon nasabah dan nasabah yang dihasilkan dalam tiap event promosi yang dilakukan
‐ MGM & Reward System
Sistem ini akan membantu dalam melakukan perhitungan point yang diterima oleh nasabah ketika merekomendasikan nasabah lain, membuat report dan pengaturan reward yang diberikan atas point yang dimiliki oleh nasabah. ‐ Sales / Marketing Performance Monitoring System
Sistem ini membantu untuk memonitor performance dari tiap marketing dan sales yang ada dengan parameter kegiatan yang dilakukan dan jumlah prospek dan nasabah yang berhasil didapatkan secara aktivitas nasabahnya. ‐ Customer Acquisition System
Sistem ini akan mengolah data input berupa calon nasabah yang meminta akses untuk trial pada delivery channel. Minimum data requirement yang dimasukkan oleh calon nasabah akan diolah untuk selanjutnya dilakukan follow up hingga calon nasabah tersebut bergabung menjadi nasabah. Sumber data lain seperti calon leads akan diterima pula oleh sistem ini dengan perlakuan yang sama.
‐ Account Opening Online and Tracking System
Sistem ini akan mempercepat proses pembukaan rekening bagi calon nasabah, dimana dengan dibukanya formulir pengisian data nasabah secara
online, penyampaian dan proses pengolahan data ke dalam sistem menjadi
lebih cepat untuk selanjutnya dilakukan verifikasi dan monitor terhadap proses selanjutnya pun dibantu oleh tracking system yang ada di dalamnya. ‐ Customer Relationship Management
Sistem CRM ini akan sangat membantu tim customer care dalam memberikan pelayanan yang maksimal kepada tiap nasabah, mulai dari
identitas nasabah, complain, feedback, kegiatan nasabah, hubungan dengan nasabah hingga hal-hal lain yang membuat ikatan menjadi kuat antara nasabah dan perusahaan.
‐ Robotic Order
Salah satu fitur yang menjadi kebutuhan dalam me’manja’kan nasabah, adalah kemampuan untuk melayani permintaan pesanan nasabah serta sistem yang mampu untuk mengetahui keinginan nasabah dan pola nasabah dalam bertransaksi. Fitur robotic order ini akan merekam keinginan posisi atau pola yang diinput oleh nasabah dan untuk selanjutnya sistem akan beraksi sesuai dengan kejadian dan pola yang diberikan oleh nasabah. Fitur ini tentuya akan membuat nasabah semakin mudah dalam bertransaksi
‐ Chart improvement
Salah satu permintaan nasabah adalah agar dibuat peningkatan untuk modul chart yang ada. Peningkatan dibutuhkan dalam hal user interface dan penggunaan indicator serta data realtime. Permintaan ini harus dipenuhi jika perusahaan ingin nasabah dipuaskan.
‐ Branch Data Access System
Salah satu kebutuhan bagi tiap cabang dari PT.”ABC” adalah ketersediaan informasi mengenai setiap nasabah yang dipeliharanya, mulai dari data identitas nasabah, data historis transaksi , komisi, data keuangan hingga complain atau feedback yang dimasukkan oleh nasabahnya. Dengan adanya informasi ini bagi tiap cabang, memudahkan bagi cabang yang bersangkutan untuk melayani kebutuhan nasabahnya dengan lebih baik.
Tabel 27 . Kebutuhan SI pada Perspektif Internal Process
Ada 7 kebutuhan SI yang dihasilkan dari konsolidasi Balanced Scorecard dan Critical Success Factor pada perspektif internal, yaitu
‐ Settlement system check & approve authorization
Penggunaan sistem pencatatan saham milik nasabah saat ini sudah dilakukan secara elektronik, tetapi sistem manual masih belum ditinggalkan dengan pertimbangan pemeriksaan bertingkat. Untuk mengurangi perkerjaan manual di sini, maka diusulkan untuk mengadakan peralihan sepenuhnya kepada sistem elektronik dengan level otorisasi pada check dan approve, sehingga pemeriksaan dapat bertingkat atas setiap kegiatan keluar masuk saham. ‐ Auto create voucher
catatan/laporan penarikan dana dan penyetoran dana oleh nasabah. Hal ini akan mengurangi pekerjaan manual, perlu dilengkapi dengan level check dan approve.
‐ Margin reporting system
Pembuatan laporan posisi pendanaan nasabah margin untuk beberapa kasus nasabah masih dilakukan secara manual, karena ada perhitungan lain yang tidak dapat dijalankan oleh sistem back office. Bagian ini juga akan mendapat perhatian dalam pengembangan sistem
‐ Auto suspend & release
Suatu proses yang dilakukan akhir hari untuk melakukan update terhadap akses nasabah ke sistem trading delivery channel perusahaan serta hak untuk melakukan transaksi pembelian, berdasarkan posisi hutang dan pembayaran serta aktivitas nasabah terkait.
‐ Limit formulation
Perhitungan formula limit transaksi bagi nasabah akan dibuat dengan rumusan yang baru dan memudahkan bagi nasabah untuk bertransaksi secara maksimal
‐ Batch upload for financial info to front end
Upload yang selama ini dilakukan pada akhir hari akan dibuat per batch, berdasarkan jam tertentu sehingga nasabah dapat melihat posisinya pada hari yang sama.
‐ Payment Gateway
Kerjasama dengan bank untuk update posisi outstanding nasabah secara otomatis dengan pembayaran yang sudah dilakukan nasabah.
Tabel 28 . Kebutuhan SI pada Perspektif Innovation & Learning
Ada 6 kebutuhan SI yang dihasilkan dari konsolidasi Balanced Scorecard dan Critical Success Factor pada perspektif innovation and learning, yaitu
‐ Charting API
Suatu inovasi untuk user yang menggunakan program chart advanced yang banyak
dijual oleh vendor, PT.”ABC” akan membuat API (interface) untuk memberikan
‐ Order management
Review dan pengembangan terhadap metode dan logika order management dengan berbagai metode dan inovasi akan terus dilakukan.
‐ Delivery channel under other platform
Dengan kompatilibilitas trading delivery channel nya pada berbagai platform yang
ada, membuat PT.”ABC” tidak boleh berhenti dalam mengikuti perkembangan teknologi yang ada. Persiapan untuk membuat dalam platform yang lain , seperti android dan teknologi lainnya menjadi bagian dari inovasi yang harus dikerjakan.
‐ Integration other product into existing delivery channel
Selain perdagangan saham, PT.”ABC” juga memperdagangkan produk investasi lainnya seperti reksa dana dan obligasi, juga futures. Bagian dari inovasi adalah menggabungkan produk-produk tersebut ke dalam trading delivery channel yang ada.
‐ Global Market
Dengan kekuatan induk perusahaan yang dapat menjadi pintu gerbang bagi global
market, PT.”ABC” dapat mengembangkan layanannya untuk nasabahnya yang berminat terhadap pasar bursa di luar negri. Namun hal ini harus tetap memperhatikan kebijakan pasar modal yang ada.
‐ Human Resources Information System
Dibutuhkan sistem yang mengatur hal-hal yang terkait dengan karyawan, seperti
data identitas, kehadiran, perhitungan cuti dan over time, personnel admin,
Berikut adalah inisiatif SI yang dibutuhkan untuk mendukung strategi business berdasarkan skala prioritas bisnis dan kategori :
Tabel 29 . Definisi IS Innitiatives yang Diperlukan dengan Skala Prioritas dan Kategori
Daftar initiatives pada tabel di atas digolongkan berdasarkan tipe penggolongan pada matriks portofolio aplikasi, yaitu : Key Operational, Support, Strategic dan
High Potential. Sedangkan kolom business priority menunjukkan kepentingan
prioritas dari sisi bisnis, hal ini menentukan prioritas pada roadmap yang akan dirancang kemudian. Prioritas High berada pada rentang waktu < 6 bulan, sedangkan Medium < 12 bulan dan Low dapat dikerjakan dalam rentang waktu 2 tahun. Pemilihan strategi dalam penentuan baik penggolongan terhadap matriks maupun prioritas ditentukan bersama dengan tim yang terdiri dari divisi pengembangan usaha, produk, operasional dan TI dengan berdasarkan pada kebutuhan utama yang mendesak dalam sisi bisnis dan kesesuaian terhadap sumber daya dan tingkat urgency terhadap kebutuhan sistem.
Bila dipetakan pada Application Portfolio Management, maka kebutuhan strategi SI tersebut dapat dilihat pada gambar berikut:
Untuk selanjutnya pemetaan aplikasi portofolio yang akan dibuat akan dibandingkan dengan aplikasi portofolio yang sudah ada saat ini.
Gambar 32: Perbandingan dan Update Portofolio Aplikasi yang Dibutuhkan terhadap Portofolio Aplikasi yang Sudah Ada
5.4 UPDATE INFORMATION AND SYSTEM
ARCHITECTURE
Beranjak dari kebutuhan bisinis yang ada dalam tabel diatas, maka langkah selanjutnya adalah melakukan update terhadap arsitektur sistem dan informasi yang ada saat ini.
Secara garis besar sistem yang akan digunakan dalam arsitektur PT.”ABC” adalah sebagai berikut :
