BAB I PENDAHULUAN A. Deskripsi
Nama Modul Desain Dasar Sistem Akuntansi berbasis Komputer
Ruang Lingkup :
1.Pengertian Database
2.Tabel Manual dan File Table Komputer
3.Cara Membuat File Table
4.Membuat file data untuk Akuntansi Berbasis Komputer 5.Import file dari tabel excell
Kaitan Modul Modul ini merupakan modul kedua yang berfungsi
memberi pemahaman kepada mahasiswa tentang elemen dari file tabel sebagai bagian dari sebuah sistem data base. Modul ini juga dapat dimanfaatkan untuk memahami hal-hal yang perlu diperhatikan dalam desain data sistem informasi serta hal-hal yang perlu dipahami dalam memanfaatkan beberapa alternatip cara membuat file table.
B. Sasaran Pembelajaaran Modul
Setelah mempelajari modul ini mahasiswa diharapkan:
- Dapat menjelaskan sistem file tabel dan sistem data base
- Mampu merancang taksonomi data baik manual maupun sistim komputer
- Mampu memanfaatkan program visual foxpro untuk membuat
file tabel atau mentransfer file yang telah dibuat dengan progran spred sheet.
BAB II
MATERI PEMBELAJARAN Pengertian Database
Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan, instansi.
Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, merupakan suatu kumpulan entity yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukkan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record.
Untuk menyebut isi dari field maka digunakan atribute atau merupakan judul dari satu kelompok entity tertentu, misalnya atribute Alamat menunjukkan entity alamat dari siswa. Entity adalah suatu objek yang nyata dan akan direkam.
1. Entity
Entity adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. Pada bidang Administasi Siswa misalnya, entity adalah siswa, buku, pembayaran, nilai test. Pada bidang kesehatan, entity adalah pasien, dokter, obat, kamar, diet.
2. Atribute
Setiap entity mempunyai atribute atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Seorang siswa dapat dilihat dari atributenya, misalnya nama, nomor siswa, alamat, nama orang tua, hobby. Atribute juga disebut sebagai data elemen, data filed, data item.
3. Data Value (nilai dan isi data)
Data value adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau atribute. Atribute nama karyawan menunjukkan tempat di mana informasi nama karyawan disimpan, sedang data value adalah Sutrisno, Budiman, merupakan isi data nama karyawan tersebut.
4. Record/Tuple
Kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi tentang seseorang misalnya, nomor karyawan, nama karyawan, alamat, kota tanggal masuk.
5. File
Kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribute yang sama, namum berbeda-beda data valuenya.
6. Database
Kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan, instansi dalam batasan tertentu
Bila terdapat file yang tidak dapat dipadukan atau dihubungkan dengan file yang lainnya berarti file tersebut bukanlah kelompok dari satu database, ia akan dapat membentuk satu database sendiri.
7. Database Management System (DBMS)
Kumpulan file yang saling berkaitan bersama dengan program untuk pengelolaan disebut sebagai DBMS. Database adalah kumpulan datanya, sedang program pengelolanya berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data, mengisi data, menghapus data, melaporkan data dalam database.
Tabel Manual dan File Table Komputer
Data yang disajikan pada tabel berikut adalah saldo rekening riel dari tiga perusahaan
KODE NAMA REKENING PT. ABC PT. BCA PT. CAB
100 KAS 12,000 12,500 11,000 110 PIUTANG 421,000 241,000 124,000 120 PERSEDIAAN 700,000 600,000 650,000 AKTIVA LANCAR 1,133,000 853,500 785,000 200 PERL. KANTOR 12,300,000 10,000,000 11,000,000 220 PERABOT 123,000,000 90,000,000 99,000,000 240 KENDARAAN 800,000,000 900,000,000 1,000,000,000 260 GEDUNG 1,200,000,000 950,000,000 700,000,000 280 TANAH 2,000,000,000 1,800,000,000 2,000,000,000 AKTIVA TETAP 4,135,300,000 3,750,000,000 3,810,000,000 TOTAL AKTIVA 4,136,433,000 3,750,853,500 3,810,785,000 300 UTANG GAJI 21,000 42,000 24,000 310 UTANG DAGANG 400,000 200,000 100,000 320 U.J.P JT TEMPO 500,000 300,000 350,000 UTANG LANCAR 921,000 542,000 474,000 330 UTANG BANK 635,512,000 550,311,500 410,311,000 340 OBLIGASI 1,000,000,000 1,000,000,000 1,000,000,000 UTG JANGKA PANJANG 1,635,512,000 1,550,311,500 1,410,311,000 TOTAL KEWAJIBAN 1,636,433,000 1,550,853,500 1,410,785,000 400 MODAL 2,000,000,000 1,750,000,000 1,800,000,000 410 LABA DITAHAN 500,000,000 450,000,000 600,000,000
UTANG DAN MODAL 4,136,433,000 3,750,853,500 3,810,785,000
Pada sistem informasi berbasis komputer data/informasi disimpan pada file dengan struktur kolom dan baris. Setiap data disimpan pada Field (kolom) dengan
spesifikasi yang jelas dan satu satuan informasi menempati satu Record (baris) yang meliputi beberapa kolom. Untuk mengakomodir informasi seperti pada tabel di atas, maka data disajikan dalam tiga baris karena hanya ada tiga satuan informasi yaitu:
1. PT. ABC dengan 15 saldo rekening riel 2. PT. BCA dengan 15 saldo rekening riel 3. PT. CAB dengan 15 saldo rekening riel
Setiap satuan informasi mempunyai 16 atribut yaitu NAMA dan 15 rekening, setiap atribut menempati satu kolom dengan spesifikasi yang sesuai.
Tabel berikut menggambarkan struktur yang sesuai dengan file data sistem komputer NAMA PERUSAHAAN N100 N110 N120 N200 N220 N240 N260 N280 PT. ABC PT. BCA PT. CAB
RANCANGAN KOLOM KESAMPING DILANJUTKAN DI BAWAH
MEMBUAT FILE TABEL SECARA LANGSUNG
Setelah program Visual FoxPro diaktifkan, pastikan bahwa semua file yang akan dibuat akan ditempatkan pada folder yang sesuai dengan keinginan perancang sistem dengan mengetik perintah pada kotak command sbb:
Tekan tombol enter kemudian pilih menu File, lalu click sub-menu New
Selanjutnya pilih opsi Table dengan mengklick bolah putih di bagian kiri sehingga nampak titik hitam, kemudian click icon New File
Jika kita mengclick tombol Save maka file tabel yang kita buat akan disimpan pada folder ACHYAR dengan nama table2. Jika kita ingin memberi nama lain, ketiklah nama file yang diinginkan pada kotak yang ada di kanan Enter table kemudian click tombol Save
Pada kotak Table Designer Table2.dbf, ketik nama kolom pertama (koderek), lalu tentukan lebar kolom (5), lalu pilih index (accending) kemudian ketik nama kolom berikutnya.
Jika terjadi kesalahan dalam mengetik
Sehingga layar Table desainer hilang, kita dapat melanjutkan desain tabel dengan mengetik perintah modi stru pada kotak command.
Setelah selesai desain struktur tabel click tombol OK
Kotak pesan di atas ^ ini muncul karenah kita telah mengadakan perubahan atas file yang telah ada (terlanjur disimpan sebelum selesai). Sebagai prosedur standar bagi keamanan file, maka sistem akan memunculkan pesan atas adanya tindakan perubahan dengan pilihan pesan standar No. Jika kita yakin memang ingin merubah struktur file table2.dbf, maka kita boleh mengclick tombol Yes dan pada kotak command kita ketik perintak APPEND lalu enter untuk melakukan pengisian data.
Untuk melihat tampilan dalam bentuk tabel biasa pilih menu View lalu pilih sub-menu Browse kemudian click
Tampilan tabel2 dengan mode Browse
Tabel ini belum masuk dalam sistem data base sehingga perlu dimasukkan melalu perintah Add ketika sub-menu Tables sedang aktip pada sistem file Project.
Kita juga dapat mengimpor tabel yang telah ada pada program spredsheet dengan proseder sbb: pilih menu File lalu click sub-menu Import... setelah kotak Impor muncul pilih asal file, lalu sheet dimana tabel excell berada.
Aktifitas selanjutnya adalah merupbah status file read Only kemudian melakukan modifikasi struktus sesui dengan keperluan sistem
Membuat file data untuk Akuntansi Berbasis Komputer
Dalam merencanakan struktur data sebuah sistem informasi diperlukan identifikasi data berdasarkan kelompok kejadian antara lain:
1. Data yang bersifat permanen atau 2. Data awal periode
3. Data yang bersifat berkesinambungan selama periode akuntansi 4. Data pada saat penyusunan laporan
Sebagai contoh kita mengelompokkan data klasifikasi rekening sebagai kelompok data bersifat permanen, data ini memiliki atribut antara lain:
1. Kode rekening
2. Nama rekening
3. Jenis rekening (aktiva, utang, modal, biaya, hpp, pendapatan) 4. Kelompok rekening (aktiva lancar, aktiva tetap, aktiva lain-lain) 5. Saldo debet
6. Saldo kredit
Meskipun hanya atribut 1 – 4 yang bersifat permanen, atribut kelima dan keenam hanya mengalami perubahan sekali dalam satu periode pelaporan. Untuk alasan penyederhanaan dan keterkaitan data, pada kelompok data ini dapat ditambahkan empat atribut yaitu:
7. Akumulasi debet
8. Akumulasi kredit
9. Saldo akhir debet 10.Saldo akhir kredit
Kelompok data ini dapat kita beri nama MASTER dan menjadi acuan dalam mengolah kelompok data lainnya
Nama Field Kode nama jenis klp debet kredit md mk sad sak
Jenis Data C C C C N N N N N N
Lebar 10 25 10 15 12 12 12 12 12 12
Decimal 2 2 2 2 2 2
Struktur file table MASTER.DBF
Kelompok data berikut adalah data yang berproses selama periode akuntansi yaitu data transaksi. Data ini disimpan dalam sebuah file table yang diberi nama
TRANSAKSI.
Atribut dari informasi transaksi meliputi : 1. Nomor bukti transaksi
2. Tanggal transaksi
3. Tanggal entri data ke dalam sistem komputer
4. Kode rekening yang mengalami mutasi
Dari gambaran kebutuhan informasi transaksi di atas, struktur file table yang akan mengakomodir informasi transaksi keuangan dapat disusun sebagai berikut:
Sistem entry data ke dalam file TRANSAKSI.DBF dirancang hanya menerima data dengan atribut kode yang telah ada dalam file Master. Hal ini menunjukkan
keterkaitan antar file MASTER dan file TRANSAKSI.
Untuk keperluan penyusunan laporan keuangan satu periode, struktur tabel TRANSAKSI di duplikasi ke file periode transaksi (AKUM0105) dengan proses sebagai berikut:
USE TRANSAKSI.DBF
COPY STRCTURE TO AKUM0105.DBF
Kemudian simpan akumulasi transaksi berdasarkan kode rekening dengan perintah: USE TRANSAKSI
TOTAL ON KODE TO AKUM0105 MD, MK FOR (lanjut baris berikut) 1/1/2005<=TGLTRANS<=31/1/ 2005
Untuk menyimpan data rekening periode Januari 2005 file MASTER diduplikasi ke file MAST0105.DBF dengan perintah
USE MASTER.DBF
COPY FILE TO MAST0105.DBF
Selanjutnya data yang ada pada field md dan mk di file AKUM0105.DBF disalin ke file MAST0105.DBF pada field yang sama (md dan mk) dengan perintah sbb: SELECT (alias nama of MAST0105.DBF)
REPLACE ALL MD WITH (alias nama of AKUM0105.DBF)MD REPLACE ALL MK WITH (alias nama of AKUM0105.DBF)MK
Jika data pada field debet, kredit, md, dan mk telah lengkap, maka data pada field
Nama Field Nobu
k
tgltrans tglentry kode Md Mk Uraian
Jenis Data C Date Date C N N C
Lebar 5 10 12 12 40
REPLACE ALL SAD WITH DEBET+MD-MK REPLACE ALL SAK WITH KREDIT-MD+MK
Data yang ada pada file MAST0105.DBF telah dapat digunakan untuk menyusun laporan rugi laba periode 1 Jan 2005 sampai 31 Jan 2005 beserta neraca per 31 Januari 2005, untuk keperluan penyusunan arus kas kita masih memerlukan tabel temporer KAS0105 yang datanya diambil dari proses SORT terhadap file
TRANSAKSI.DBF.
Import file dari tabel excell
1. Pastikan bahwa file excell yang berisi table yang telah anda buat berada pada folder kerja anda agar tidak mengalami kesulitan dalam proses browsing
2. Aktifkan program Visual FoxsPro, lalu setting default tempat penyimpanan hasil kerja anda pada folder tertentu dengan mengetik perintah pada kotak command window SET DEFAULT TO D:\NAMAFOLDER
3. Pilih menu File lalu pilih sub-menu Import File
4. Pada kotak dialog Inport File pilih versi worksheet, browsing filenya, kemudian pilih sheet yang berisi table. (sebaiknya hanya satu table dalam satu sheet). 5. Dari file project pilih table lalu click tombol Add pilih file yang telah
diimport.
6. Jika masih ada table lain pda sheet yang berbeda di file yang sama akan kita impor lagi, rubahlah dahulu nama file hasil import dengan mengklick kanan file lalu pilih rename kemudian ketik nama lain.
7. Ulangi prosedur 3 – 5
TUGAS KEDUA
1. Buatlah klasifikasi rekening sebuah perusahaan lengkap dengan saldo awalnya 2. Buatlah file data (table) kemudian masukkanlah data rekening yang telah tersedia 3. Buatlah secara manual transaksi keuangan bulan Januari 2005 paling sedikit 30
tansaksi yang meliputi semua kode rekening yang ada. (boleh pakai excell) 4. Buatlah file data TRANSAKSI.DBF dan masukkan data transaksi ke dalamnya
