BAB V
PELAKSANAAN IMPLEMENTASI DAN POTENSI
PENGEMBANGAN ALLEGRO
1.1. Pelaksanaan Implementasi Allegro
5.1.1. Master Data
Master data diduplikasikan dari master data pada OTTO
International, khususnya pada sebagian besar data customer
maupun Supplier (karena memiliki kesamaan dengan data yang
telah berada di Allegro). Mijo hanya melakukan data entry ulang
untuk data-data transaksi yang tidak ada.
5.1.2. Pengisian Data PO, Quality Inspection dan
Shipping
Agar hasil implementasi dapat memberikan gambaran menyeluruh akan dampak dari Allego, maka Mijo akan mengupload data yang dimulai dari bulan Januari 2009. Seluruh isian data lengkap pada pertengahan Oktober 2009, sehingga tahapan implementasi Allegro berjalan sesuai jadwal yang sudah dibuat.
Keputusan ini dibuat agar dapat Allegro dapat menghasilkan laporan-laporan yang bersifat summary, production
statistics, delivery punctuality, Claim rate, Rejection Rate dan
management report lainnya. Khusus untuk data-data yang tidak
ada dalam B2B, Mijo melakukan data entry ulang, karena tidak
ada fasilitas konversi dari Tradelook. Seluruh laporan-laporan yang dibutuhkan untuk analisa hasil GFP, dicetak di bulan Desember, pada pelaksanaan tahap evaluasi.
Untuk pencatatan pesanan, sebagian besar data PO di-upload melalui data B2B. Dari data B2B tersebut, pihak Mijo
harus menentukan PO tersebut ditangani oleh Merchandising
group yang mana.
Data inspection diisi berdasarkan Inspection Form yang
diisi oleh para Quality Inspector saat melakukan proses
pemeriksaan barang. Begitu pula dengan data shipping, diisi
berdasarkan data-data yang didapat dari Shipping Advice.
5.1.3. Project Milestones
Kegiatan GFP yang berupa Instalasi Allegro, Konversi data dan Allegro Live, berjalan sesuai jadwal. Tahap Evaluasi dan
Analysis dipercepat agar pada awal Januari sudah dapat
memberikan hasil dan usulan strategic untuk Mijo Ltd dan dibawakan sebagai bahan Sidang Pendadaran Thesis.
Tabel 5.1. Time Frime GFP – Planned &Actual. Sumber: Part of Resesarch.
Planned Time Frame
Actual Time
5.1.4. Penyesuaian
atau Perubahan untuk
Mengakomodasi Allegro
Dengan menggunakan Allegro, karyawan Mijo harus mengisi data dengan secara lengkap agar laporan-laporan dapat dicetak sesuai kebutuhan. Karena Allegro memiliki validasi yang tinggi agar data isian menjadi lengkap, maka karyawan yang melakukan data entry harus melakukan pembiasaan untuk
mengisi data dengan lengkap dan sinkron. Hal ini tidak terdapat pada sebelumnya.
Dari segi penggunaan formulir dan dokumentasi sebelum masukan data, tidak ada perubahan yang dilakukan, karena formulir yang digunakan Mijo telah sesuai untuk kebutuhan
masukan data Allegro sebagai dokumen sumber. Hal ini dapat terjadi karena format sebagian besar laporan, masih mengacu pada system yang ada Otto.
5.1.5. Kendala yang Dihadapi pada Saat Penerapan
Pada saat penerapan Allegro sebagai solusi dari permasalahan yang ada, terdapat beberapa kendala yang menjadi catatan penting pelaksanaan GFP ini, yaitu:
1. Ketidaksiapan karyawan melakukan data entry.
Beberapa karyawan merasa bahwa proses pengisian data agak sulit, disebabkan oleh validasi yang ada pada Allegro. Untuk itu dirasakan perlu dilakukan pelatihan-pelatihan lebih lanjut untuk pengisian data maupun pencetakan laporan, khususnya bagi karyawan baru ataupun yang sebelumnya bukan berasal dari Otto Group.
2. Kecepatan dari aplikasi Allegro pada saat pengisian ataupun pencarian informasi berjalan lambat. Hal in terjadi karena data dan aplikasi berada di server Mijo
Hongkong dan diakses melalui web. Koneksi internet yang lambat berakibat pada lamanya proses data
entry. Hal ini kemudian disiasati dengan melakukan
pengaturan pengiriman data secara batch (replikasi)
per 30 menit dari yang sebelumnya dilakukan secara real time.
1.2. Potensi Pengembangan Allegro Sebagai “Future
SCM”
Sesuai dengan teori-teori SCM yang disajikan pada Bab 2, maka Allegro dalam implementasinya bagi Mijo, mampu untuk menjawab berbagai tantangan secara strategis di masa yang akan datang.
Order Forecasting / Management (lihat poin 6 Tabel 5.2.) sebagai
salah satu sub-sistem yang menurut Lambert dkk (1998) dan Van Der Vorst dkk (1998), merupakan bagian penting dalam SCM modern, telah dapat terpantau melalui laporan yang dihasilkan Allegro. Informasi yang diperlukan ini, telah terdapat pada laporan Turnover Analysis Report dan
Top Selling Item. Sehingga memiliki potensi untuk dikembangkan
fungsinya menjadi Demand Forecasting. Pengembangan ini akan
membantu Mijo dalam mengelola order, tidak hanya berdasarkan order
yang masuk tapi juga kemungkinan permintaan barang. Sehingga Mijo bisa menerapkan strategi yang menekankan pada inovasi sesuai inisiatif, bukan hanya bersifat adaptif.
Hal yang sama berlaku juga dengan Supplier Relationship
Management (poin 4 tabel 5.2.). Dimana informasi yang memantau kinerja
produksi oleh Supplier telah terdapat pada laporan Production Status
Report, Delivery Performance Report dan Order Status Report.
Pengembangan sebagai Decision Support System untuk pemilihan Supplier
dimungkinkan dengan ketersediaan informasi yang telah ada di Allegro. Kinerja delivery yang baik, diharapkan mampu untuk menjaga relasi
dengan buyer dan meningkatkan kepuasan pelanggan (dilihat melalui
Potensi pengembangan yang masih harus dikembangkan pada Allegro berdasarkan informasi yang telah tersedia, namun saat ini belum digunakan, yaitu Time Action Calendar (TAC). Penggunaan TAC akan
memampukan Mijo untuk meningkatkan kordinasi dengan Supplier,
terutama proses untuk kordinasi pemilihan sample. Sehingga proses
pemilihan saat penerimaan new order yang biasanya memakan waktu lama
dapat dipersingkat dan dikerjakan dengan lebih akurat. Dengan semakin singkatnya proses ini, maka jeda waktu (lead time) antara penerimaan
order hingga produk siap kirim ke buyer dapat semakin dipercepat. Selain
dari segi waktu, penggunaan TAC dapat meminimalisir pengerjaan ulang (re-work) akibat proses sampling yang tidak tepat. TAC juga dapat
diperbantukan untuk memantau progress produksi yang ada. Sehingga
cakupannya bisa membantu produksi berjalan sesuai dengan jadwal dan tepat waktu untuk pengirimannya.
Identifikasi manfaat dan kinerja dapat menggunakan informasi yang terdapat pada productivity statistic, delivery performance report,
claim rate, rejection rate dan turnover. Dimana informasi ini bisa
membantu untuk pemilihan supplier dengan lebih akurat berdasarkan
kinerjanya.
Rangkuman potensi pengembangan lebih lanjut berdasarkan tantangan SCM di masa datang, manfaat yang dirasakan dengan penggunaan Allegro, maupun potensi pengembangan berdasarkan informasi yang telah tersedia pada Allegro, dapat dilihat pada tabel 5.2.
Tabel 5.2. Identifikasi Potensi Kemampuan Allegro sebagai Strategic SCM Mijo. Sumber: Part of Research.
NO TANTANGAN SCM +
MANFAAT
DATA PADA LAPORAN / FUNGSI ALLEGRO
POTENSI PENGEMBANGAN
REMARKS
1 Identifikasi Manfaat :
• Kontrol produksi dan kualitas lebih
baik
• Membantu mempersiapkan budget
•Informasi khusus management (Productivity
Statistics)
Supplier Selection Menggunakan laporan-laporan
pada Allegro yang dicetak. Saat ini pengambilan putusan masih perlu diolah secara manual
• Analisa turnover per season, per tahun, per-office
2 Identifikasi Kinerja:
• Identifikasi Supplier berkinerja
baik
• Identifikasi kinerja proses internal
• Perhitungan delivery performance Supplier Selection
• Lead Time Supplier Selection
• Claim rate, rejection rate Supplier Selection
•Turnover Forecasting
3 Peningkatan koordinasi (integrasi)
dengan Supplier dan Buyer:
• Pengurangan waktu dan biaya
sampling
• Monitoring produksi lebih baik
• Proses Sampling dan Production Milestones Control
pada Modul Time Action Callendar (*)
Time Action Callendar
4 Pemilihan Supplier / Sourcing:
• Tanggapan konsumen lebih baik
(rekomendasi Supplier terpilih)
• Delivery performance & Production Status Report Supplier Selection
• Lead Time pada Delivery Performance Report Supplier Selection •Claim rate, rejection rate per Order Status Report Supplier Selection
5 Minimalisasi Return / Re-Work:
• Tanggapan lebih baik (Claim
rendah)
• Pengurangan biaya per order
• Kontrol pemasukan sample pada Modul Time Action
Callendar (*)
Time Action Callendar Modul TAC saat ini belum digunakan walaupun telah tersedia dan di-install pada Allegro yang digunakan Mijo
• Kontrol produksi
• Quality Assurance pada Production status Time Action Callendar
• Inspeksi barang / Inspection Report Time Action Callendar
6 Order Forecasting/management:
• Melakukan penawaran produk yang
tepat
• Perbandingan turnover per season, per tahun pada
Turnover Analysis Report
Demand Forecasting
• Item terbanyak mendapat order pada Top Selling
Item
Demand Forecasting
1.2.1. Sourcing: Mencari Supplier yang tepat
Untuk pengembangan lebih lanjut, Delivery performance
per Vendor dapat digunakan untuk memberikan penilai kepada
Vendor. Dengan sistim penilaian Vendor, maka informasi ini
dapat digunakan untuk Decision Making. Dimana perusahaan
dapat menetapkan prioritas pesanan kepada Vendor-vendor yang
berkinerja lebih baik, sehingga akan memperoleh order lebih banyak, karena telah terbukti kemampuannya. Selain Delivery
Performance, data lain yang dapat digunakan sebagai variable
untuk penentuan Vendor adalah: Claim rate, ketepatan waktu
pada TAC dan Lead Time. Seluruh data yang diperlukan telah
terdapat pada Allegro (lihat lampiran 18 dan lampiran 19). Laporan Vendor ranking (lihat lampiran 20) dapat digunakan
sebagai salah satu kriteria penentuan Supplier. Peningkatan dapat
dilakukan dengan adanya informasi pemilihan supplier secara real time (solusi decision making), sehingga jeda 1 minggu yang saat ini masih terdapat dengan penggunan Allegro dapat makin dipersingkat.
1.2.2. Menawarkan Produk yang Sesuai.
Allegro menghitung dan merekap data-data barang yang terdapat dalam order melalui pengelompokan berdasarkan
informasi pada laporan “Top Selling Item”. Top Selling Item ini
kedepannya, Mijo dapat menawarkan produk yang sesuai dan paling dibutuhkan customer (lihat lampiran 21). Laporan ini juga
dapat dikembangkan untuk penilaian kecenderungan preferensi buyer (trend). Sehingga Mijo dapat memperoleh informasi
kecenderungan pesanan yang paling diminati dan dapat melakukan inovasi produk yang tepat sesuai dengan kecenderungan tersebut. Hal ini akan menungkinkan Mijo mengambil strategi yang agresif karena mampu menawarkan produk yang sesuai, tidak hanya tanggap terhadap permintaan saja.
1.2.3. Forecasting (Berdasarkan Produk dan
Turnover)
Allegro sudah menyiapkan pada laporan Turnover
Analysis. Dimana laporan tersebut membandingkan turnover dua
(2) tahun terakhir ataupun dua (2) season terakhir. Dari laporan
ini, merchandiser dapat memperoleh informasi produk apa saja
yang menghasilkan pemasukan yang tinggi, sehingga bisa digunakan sebagai dasar perencanaannya. Pertimbangan ini bisa digabung dengan analisa productivity statistic yang
menggambarkan dari segi kuantitas. Contoh laporan ini dapat dilihat pada lampiran 19.
Hal ini perlu dilakukan karena jumlah penjualan tidak mencerminkan kuantitas permintaan. Sehingga analisa dari kedua
sisi akan dapat memberikan informasi yang lebih tepat bagi keperluan Forecasting.
Forecasting juga memampukan Mijo untuk dapat
menyusun budget yang lebih tepat, serta untuk mengelola
komitmen dengan supplier maupun buyer (kontrak).
