i
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN
(Studi kasus di CV. IFrame Rumah Bingkai Yogyakarta)
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Felix Arie Eka Paksi
082114136
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
iv MOTO
"
Jika anda memiliki keberanian untuk memulai,anda juga memiliki keberanian untuk sukses. "
(David Viscoot)
“ Jangan mencari ketakutanmu melainkan carilah harapan dan
mimpimu. Jangan berfikir tentang frustasimu, tapi tentang
potensimu yang belum terpenuhi. Perhatikan dirimu bukan
dengan apa yang telah kamu coba dan gagal, tapi dengan apa
yang masih mungkin untuk melakukan sesuatu. “
( Paus Yohanes XXIII )
PERSEMBAHAN
v
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN (Studi kasus di CV. Iframe Rumah Bingkai Yogyakarta) dan dimajukan untuk diuji pada tanggal 25 Mei 2015 adalah hasil karya saya.
Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan universitas batal saya terima.
Yogyakarta, 29 April 2015 Yang membuat pernyataan,
vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA TULIS UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata Dharma:
Nama : Felix Arie Eka Paksi
Nomor Mahasiswa : 082114136
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul:
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN (Studi kasus di CV. Iframe Rumah Bingkai Yogyakarta)
Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencatumkan nama saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal 29 April 2015 Yang menyatakan,
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha
Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat
menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu
syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas
Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat bantuan, bimbingan, dan
arahan dari berbagai pihak untuk memberikan hasil yang terbaik. Oleh karena itu
penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.sc, Ph.D. selaku Rektor Universitas Sanata
Dharma Yogyakarta.
2. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata
Dharma Yogyakarta.
3. Drs. Y.P Supardiyono, M.Si., Akt., QIA selaku Ketua Program Studi Akuntansi
Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
4. Drs. YFM. Gien A., Dra. M.M., Akt. selaku dosen wali yang telah memberikan
pengarahan dan masukan selama kuliah.
5. Dr. FA. Joko Siswanto, M.M., Akt., QIA., CA selaku Pembimbing yang telah
membantu serta membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
6. Dra. YFM. Gien Agustinawansari, MM.,Ak. dan Drs. Edi Kustanto, M.M.
viii
7. Semua dosen dan karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma yang
telah membimbing, membantu dan memberikan ilmunya kepadaku selama kuliah
di Universitas Sanata Dharma.
8. Bapakku tercinta Andreas Mase , dan Ibuku tersayang Lucia Pemba yang selalu
mendukung untuk selalu belajar, memotivasi dan membiayai penulis untuk
segera menyelesaikan kuliah dan skripsinya.
9. Adikku tercinta Paskalis Dwi Lianda yang selalu memberi semangat dalam
penyelesaian skripsi ini.
10. Sahabat-sahabatku SIPIKI, Bang Aloy (Tanto), Nak Lambe (Stanis), Rigel, Rio,
Batak (Fery), Kika, Pacil (Adit), Niko, Lando, Kendra, terimakasih atas
semangat, bantuan dan kehadiran kalian selama ini.
11. Teman-teman seperjuangan dan senasib Bowo, Gawer (Hendy), yang saling bahu
membahu bertukar pikiran, memotivasi selama proses Skripsi sampai selesai.
12. Teman-teman akuntansi Sanata Dharma angkatan 2008 Fakultas Ekonomi USD.
13. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan skripsi ini yang tidak
ix
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangannya, oleh karena itu
penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi
pembaca.
Penulis
x DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ... v
HALAMAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS ... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii
HALAMAN DAFTAR ISI ... x
HALAMAN DAFTAR TABEL ... xiv
HALAMAN DAFTAR GAMBAR ... xv
ABSTRAK ... xvi
ABSTRACT ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 3
D. Manfaat Penelitian ... 3
E. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II KAJIAN PUSTAKA ... 7
A. Landasan Teori ... 7
xi
2. Sistem Penggajian ... 9
3. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian ... 11
4. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian ... 12
5. Elemen-Elemen dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian ... 17
6. Fungsi Dalam Sistem Penggajian ... 30
7. Pengendalian Intern ... 36
8. Pengendalian Intern Penggajian ... 39
9. Hubungan Antara Prosedur Penggajian dengan Pengendalian Intern ... 40
10.Aspek Pengendalian Intern dalam Penggajian ... 41
BAB III METODE PENELITIAN ... 44
A. Jenis Penelitian ... 44
B. Subyek dan Obyek Penelitian ... 44
C. Jenis dan Sumber Data ... 44
D. Teknik Pengumpulan Data ... 46
E. Teknik Analisis Data ... 46
BAB IV SEJARAH UMUM PERUSAHAAN ... 56
A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 56
B. Visi dan Misi Perusahaan ... 57
C. Produk yang dihasilkan ... 57
xii
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ... 62
A. Mendeskripsikan Data Sistem Akuntansi Penggajian Di
CV. IFrame ... 62
1. Kegiatan Pokok ... 62
2. Dokumen Pendukung yang digunakan di CV. IFrame
Dalam Sistem Pembayaran Gaji Karyawan ... 63
3. Fungsi-Fungsi organisasi yang terkait pada CV. IFrame
Dalam Sistem Pembayaran Gaji karyawan ... 64
4. Catatan Akuntansi Penggajian yang digunakan oleh
CV. IFrame dalam Sistem Pembayaran Gaji Karyawan ... 66
5. Jaringan Prosedur yang digunakan oleh CV. IFrame
Dalam Sistem Pembayaran Gaji Karyawan ... 67
6. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen di CV. IFrame
Dalam Sistem Pembayaran Gaji Karyawan ... 67
7. Unsur-unsur Pengendalian Intern pada CV. IFrame dalam
Sistem Akuntansi Penggajian ... 68
8. Bagan alir dokumen sistem akuntansi penggajian ... 70
9. Membandingkan data sistem akuntansi Penggajian
Antara Teori dengan Praktek di CV. IFrame ... 79
B. Masalah yang Ditemukan ... 84
C. Kelemahan-Kelemahan yang terjadi di CV.IFrame
xiii
D. Evaluasi pengendalian intern penggajian yang terjadi di
CV.Iframe serta menarik kesimpulan ... 85
BAB VI PENUTUP ... 88
A. Kesimpulan ... 88
B. Keterbatasan Penelitian ... 89
C. Saran ... 89
DAFTAR PUSTAKA ... 90
xiv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 Simbol Bagan Alir Dokumen ... 16
Tabel 2 Dokumen Pendukung ... 60
Tabel 3 Catatan Akuntansi ... 61
Tabel 4 Fungsi-fungsi Akuntansi ... 61
Tabel 5 Jaringan Prosedur ... 62
Tabel 6 Informasi yang diperlukan manajemen ... 62
Tabel 7 Perbandingan informasi yang diperlukan manajemen ... 63
Tabel 8 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ... 63
Tabel 9 Praktik pada CV. IFrame ... 64
Tabel 10 Masalah Yang Ditemukan ... 71
xv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
bagian pencatat waktu, gaji dan upah ... 28
Gambar 2 Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
bagian utang ... 29
Gambar 3 Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
bagian Keuangan ... 30
Gambar 4 Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
bagian Jurnal dan Kartu Biaya ... 31
Gambar 5 Alur Sistem penginputan kartu absensi CV. Iframe ... 56
Gambar 6 Alur Sistem penginputan kartu absensi lembur CV.
Iframe ... 57
Gambar 7 Alur Sistem Gaji karyawan model A dan B CV. Iframe ... 58
Gambar 8 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian
CV.Iframe ... 66
Gambar 9 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian
xvi ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN
(Studi kasus di CV. IFrame Rumah Bingkai Yogyakarta)
Felix Arie Eka Paksi NIM : 082114136 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2015
Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem dalam informasi akuntansi penggajian di CV. IFrame.
Jenis Penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan menggunakan Dokumentasi, wawancara, dan observasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah : (1) Teknik analisis deskriptif. (2) Membandingkan antara teori dengan praktek pada CV. IFrame. (3) Menarik kesimpulan.
xvii ABSTRACT
EVALUATION OF THE PAYROLL SYSTEM
(A Case Study at CV. IFrame Rumah Bingkai Yogyakarta)
Felix Arie Eka Paksi NIM : 082114136 Sanata Dharma University
Yogyakarta 2015
This study attempts to evaluate the system in payroll information accounting of CV.IFrame.
Type of this research is case study. Data obtained by documentation , interview and observation. Data analysis technique used was: (1) Descriptive analysis techniques, (2) Comparison between the theory to practice on the company.
1 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar belakang masalah
Dalam era persaingan seperti sekarang ini perusahaan dituntut unggul
dalam berbagai kegiatan agar perusahaan mampu bersaing dengan perusahaan
lainnya. Hal ini menuntut segala bentuk kegiatan dalam perusahaan tersebut
berjalan secara baik, efektif dan efisien. Termasuk dalam bidang teknologi
informasi.
Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, perusahaan dituntut
untuk menggunakan komputerisasi dalam berbagai kegiatan. Komputerisasi
ini mempermudah jalannya kegiatan perusahaan tersebut seperti halnya
pengolahan data secara cepat dan cermat.
Setiap perusahaan mempunyai sistem dalam segala kegiatannya salah
satunya adalah sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan.
Menurut Zaki Baridwan (1999: 102) bahwa sistem akuntansi penggajian
adalah suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan sesuai dengan
skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi utama
perusahaan. Pengelolaan akan upah maupun gaji yang baik dapat
meningkatkan mutu produktivitas tenaga kerja. Pengelolaan yang baik
tersebut dapat dilakukan dengan cara perusahaan harus memiliki sistem
Pengendalian intern terkait dengan aspek yang ada dalam perusahaan,
salah satu aspek tersebut adalah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.
Aspek ini menyangkut kesejahteraan sumber daya manusia, karena akan
mempengaruhi prestasi dan semangat kerja karyawan.
Pengendalian intern dalam perusahaan perlu dilakukan untuk menghindari
adanya kecurangan dan kesalahan dalam pemberian gaji dan upah. Sistem
pengendalian intern akan menghasilkan informasi yang dibutuhkan bagi
perusahaan, yaitu untuk mengamankan sumber-sumber dari pemborosan,
kecurangan, dan ketidak efisienan, meningkatkan ketelitian dan dapat
dipercayai data akuntansi, mendorong ditaati dan dilaksanakannya kebijakan
perusahaan, meningkatkan efisiensi ( Hartadi, 1986:2).
Selain perusahaan memiliki sistem informasi akuntansi penggajian dan
pengupahan yang tepat dan baik, ada hal pendukung demi terciptanya suatu
sistem informasi yang baik yaitu kelayakan sistem informasi akuntansi
penggajian dan pengupahan. Jadi sistem informasi akuntansi penggajian dan
pengupahan yang baik akan menghasilkan informasi yang relevan, handal,
dan tepat waktu sebagai media untuk menghasilkan perencanaan dan
pengendalian yang baik. Sehingga membantu perusahaan dalam hal laporan
dan pertanggungjawaban penggajian dan pengupahan tenaga kerja
B. Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang yang diuraikan di atas, maka dapat
dirumuskan masalah yaitu Apakah pengendalian intern penggajian di
CV.IFrame Rumah Bingkai Yogyakarta sudah berjalan baik sesuai teori?
C. Tujuan penelitian
Tujuan penelitian merupakan arah pelaksanaan penelitian yang akan
menguraikan apa yang akan dicapai, sesuai dengan kebutuhan peneliti dan
pihak lain yang berhubungan dengan penelitian. Adapun tujuan dari
penelitian ini adalah untuk mengevaluasi apakah pengendalian intern
penggajian yang terdapat di CV.IFrame Rumah Bingkai sudah berjalan baik
sesuai teori.
D. Manfaat penelitian
Diharapkan agar penelitian yang akan dilaksanakan ini dapat berguna bagi:
1. Perusahaan
Penulis berharap dari hasil penelitian ini dapat dijadikan sumber
informasi, bahan pertimbangan, dan evaluasi dalam pelaksanaan dan
pengembangan pengendalian intern penggajian.
2. Penulis
Penelitian ini merupakan sarana untuk menerapkan ilmu pengetahuan
untuk menambah pengalaman dalam melakukan penelitian dalam bidang
pengendalian intern penggajian.
3. Bagi Universitas
Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai referensi bagi
E. Sistematika Penulisan
Bab I : Pendahuluan
Bab ini membahas mengenai latar belakang
penelitian, rumusan masalah, tujuan dan manfaat
penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II : Landasan Teori
Dalam bab ini, menguraikan gambaran umum
mengenai teori-teori yang mendukung dalam
proses-proses penelitian ini.
Bab III : Metode Penelitian
Dalam bab ini, akan memaparkan berisi jenis penelitian,
tempat dan waktu penelitian, subyek dan obyek
penelitian, data yang digunakan, teknik pengumpulan
data, jenis data, dan teknik analisis data.
Bab IV : Gambaran Umum Perusahaan
Dalam bab ini, akan memaparkan berisi uraian singkat
mengenai sejarah, perkembangan dan kondisi CV.IFrame
Rumah Bingkai Yogyakarta saat penelitian dilakukan.
Bab V : Analisis dan Pembahasan
Dalam bab ini, berisi tentang deskripsi data dan hasil
analisis data sistem penggajian dengan menggunakan
teknik analisis data seperti uraian dalam metode
Bab VI : Penutup
Pada bagian penutup, akan memaparkan kesimpulan,
keterbatasan penelitian, dan saran CV.IFrame
7
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
A. Landasan Teori
1. Pengertian Sistem
Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kegiatan atau
suatu prosedur atau bagian pengolahan yang mencari suatu tujuan-tujuan
bersama dengan mengoperasikan data atau barang pada waktu tertentu
untuk menghasilkan informasi atau energi atau barang. Pengertian sistem
menurut beberapa pendapat adalah sebagai berikut:
Menurut Diana dan Setiawati ( 2011 : 3 ) sistem adalah: “Sistem merupakan serangakaian bagian yang saling tergantung dan bekerjasama
untuk mencapai tujuan tertentu.”
Menurut Mulyadi ( 2008 : 5 ) sistem adalah: “Sistem adalah suatu
jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk
melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.”
Sedangkan menurut Hall ( 2007 : 6 ) sistem didefinisikan sebagai:
“Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.”
Dari ketiga uraian definisi sistem diatas dapat disimpulkan bahwa
sistem merupakan sesuatu atau unsur yang memiliki bagian atau
komponen yang saling berhubungan satu sama lain dan memiliki tujuan
Sedangkan Secara umum pengertian informasi adalah suatu
keterangan yang dapat digunakan oleh pimpinan dalam pengambilan
keputusan untuk mencapai suatu tujuan. Informasi disini merupakan data
yang telah disusun melalui suatu proses sehingga dapat menyajikan
berbagai informasi yang dapat dipercaya.
Pendapat Barry E. Cushing dalam bukunya “Accounting information and business organization” yang kemudian diterjemahkan oleh La Midjan (2000:8) dalam bukunya menjelaskan tentang pengertian informasi
sebagai berikut: “Informasi diartikan sebagai keluaran (output) dari suatu pengolahan data yang telah diorganisir dan berguna bagi orang yang
menerima.”
Dari pengertian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa
informasi adalah keluaran (output) dari suatu pengolahan data yang telah
diproses bentuknya menjadi informasi yang bernilai selanjutnya dapat
digunakan oleh orang yang memerlukannya dalam mengambil suatu
keputusan.
Informasi mempunyai sifat-sifat tertentu yang dijadikan lebih bernilai
dan berguna.Informasi ini menunjukan ciri atau sifat yang mempengaruhi
kualitas pengambilan keputusan.
Munurut Ikatan Akuntan Indonesia (IAI, 2002 : 7) dalam bukunya
pemakai apabila memiliki karakteristik. Secara singkat, keempat
karakteristik tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Dapat dipahami
Kualitas penting informasi yang digunakan dalam laporan keuangan
adalah dapat dimengertinya informasi tersebut oleh pemakai.
b. Relevan
Agar informasi dapat bermanfaat, maka informasi harus dapat
memenuhi kebutuhan pemakai dalam proses pengambilan keputusan
c. Keandalan
Agar bermanfaat, informasi juga harus andal (realible). Informasi
memiliki kualitas andal jika bebas dari pengertian yang menyesatkan,
kesalahan material, dan dapat diandalkan pemakaiannya sehingga
penyajian yang tulus dan jujur (faithful refresentation) dari yang
seharusnya disajikan atau yang secara wajar diharapkan dapat
disajikan.
d. Dapat diperbandingkan
Pemakai informasi harus dapat diperbandingkan laporan keuangan
perusahaan untuk mengevaluasi posisi keuangan secara berkelanjutan.
2. Sistem Penggajian
a. Gaji
Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang
kerjanya. Gaji sering disebut juga sebagai upah, tetapi kedua hal
tersebut memiliki sedikit perbedaan. Adapun ada beberapa definisi
gaji seperti berikut ini:
Menurut Soemarso mendifinisikan gaji (2005: 307), yaitu :“ Gaji
(salaries) adalah imbalan kepada pegawai yang diberi tugas-tugas
administrasi dan pimpinan yang jumlahnya, biasanya tetap secara
bulanan”.
Menurut Mulyadi ( 2008 : 373 ) gaji adalah : “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh
karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer.”
Sedangkan pengertian sistem penggajian menurut Amir Abadi
Jusuf (2000 : 285) adalah : “sistem yang menyajikan cara-cara penggajian pegawai secara memadai dan akurat, menghasilkan
laporan-laporan penggajian yang diperlukan, dan menyajikan
informasi kebutuhan pegawai kepada manajer.”
Dari paparan diatas dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan
suatu kompensasi yang dibayarkan oleh perusahaan kepada pegawai
sebagai balas jasa atas kinerja yang telah diberikan terhadap
perusahaan. Kompensasi tersebut biasanya diberikan bulanan kepada
3. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Sistem informasi akuntansi merupakan dasar untuk mendapatkan
informasi-informasi yang tepat dan cepat. Tepat artinya data benar-benar
berguna dan dapat dipercaya kebenarannya, sedangkan cepat berarti
informasi ini benar-benar aktual dan tepat waktunya. Selain memberikan
gambaran sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan juga
digunakan untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam
perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu
sistempenggajian dan pengupahan. Sistem informasi akuntansi penggajian
dapat digunakan oleh manajemen perusahaan untuk merencanakan dan
mengendalikan operasi perusahaan. Berikut ini ada beberapa pengertian
sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan menurut beberapa
ahli:
Prianthara (2010:137) mengemukakan bahwa: “Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan jasa konstruksi melibatkan
fungsi karyawan, keuangan, dan fungsi akuntansi”
Sedangkan Mardi (2011:107) menyatakan sistem akuntansi gaji dan
upah adalah: “Sistem penggajian dan pengupahan merupakan salah satu
aplikasi pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses
dalam bentuk batch (bertahap), disebut proses secara bertahap karena
daftar gaji dibayarkan atau dibuat secara periodik (tiap mingguan, dua
mingguan, atau bulanan) demikian pula pembayaran gaji sebagian besar
Selanjutnya menurut Mulyadi (2008 : 17) menyatakan: “Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk
menangani transaksi gaji dan upah karyawan dan pembayaranya.”
Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji
dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran
gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif.
4. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian
a. Pengertian Bagan Alir Dokumen
Bagan alir (Flowchart) digunakan oleh personal sistem dan
manajemen.Bagan alir mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi di
dalam sebuah sistem. Sebuah bagan alir (flowchart) menunjukkan titik
awal input, tahapan proses, mode pemrosesan. Di dalam mode
pemrosesan dapat diketahui apakah masih menggunakan manual atau
sudah menggunakan mesin. Fokus flowchart sistem adalah pada
fungsi proses media , bukannya pada rincian logika setiap fungsi
pemrosesan (Bodnar, Hopwood 2006: 44).
1. Manfaat Bagan Alir Dokumen
a. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh
dengan menggunakan bagan alir.
b. Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan
c. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi
bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan
dengan bagan alir.
d. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan
bagan alir (Mulyadi, 2010: 64).
2. Keunggulan dan Kelemahan Bagan Alir Dokumen
a. Keunggulan document flowchart: dapat dengan jelas
merepresentasikan aliran proses yang terjadi pada program.
b. Kelemahan document flowchart yang paling terlihat : jika program
yang dibuat terlalu besar maka document flowchart akan terlihat
sangat rumit karena terlalu banyak komponen yang digambarkan.
3. Jenis-Jenis Bagan Alir
Bagan alir dapat dibagi menjadi lima jenis, yaitu:
a. Bagan alir sistem, yaitu bagan alir yang menunjukkan arus
pekerjaan secara keseluruhan dari sistem.
b. Bagan alir dokumen, yaitu bagan alir yang menunjukkan arus dari
laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
c. Bagan alir skematik, yaitu bagan alir yang mirip dengan bagan alir
sistem tetapi perbedaannya terletak pada digunakan
gambar-gambar komputer dan peralatan yang lain selain penggunaan
simbol bagan alir.
d. Bagan alir program adalah bagan yang menjelaskan secara rinci
1
e. Bagan alir proses adalah bagan alir yang menggambarkan proses
dalam suatu prosedur.
Tabel 1. Simbol Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)
NO SIMBOL NAMA MAKNA
1 Dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan ditengah simbol.
2 Catatan Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen formulir. Nama catatan akuntansi dicatumkan di dalam simbol ini.
3 Penghubung pada halaman yang sama (on-page
connector)
Simbol penghubung ini digunakan untuk penghubungkan aliran dokumen yang terhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan dilokasi lain pada halaman yang sama.
4 Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page
connector)
Simbol ini digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya pada halaman yang berbeda.
5 Akhir arus
dokumen
1
6 Awal arus dokumen Simbol ini berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut
7 Kegiatan manual Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual: menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa dan berbagai jenis kegiatan klarikal lainnya.
8 Keterangan komentar Simbol ini digunakan untuk menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang akan di sampaikan dalam bagan alir.
9 Arsip sementara Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut:
A= Menurut abjad
N = Menurut nomor urut
T= Kronologis, menurut tanggal
10 Arsip sementara Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.
11 On-line kumputer
proses
Simbol ini menggambarkan pengolahan data komputer secara
on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.
12 Keying (trping, verifying)
Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.
13
Ya
Tidak
Keputusan Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis di dalam simbol.
14 Garis alir
(flowline)
Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anaka panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah ke bawah dank e kanan. Jika raus dokumen mengalir untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut. Tabel 1 (Lanjutan) Simbol Bagan Alir Dokumen(Document Flowchart)
5. Elemen-Elemen Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian.
Elemen atau fungsi dalam gaji dan upah sangat berperan penting
dalam kelangsungan prosedur dalam penggajian dan pengupahan dalam
sebuah perusahaan. Ada beberapa elemen atau fungsi dalam sistem
informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang saling terkait dan
bekerja sama satu sama lain untuk melaksanakan tujuan tertentu.
Menurut Mulyadi (2008 : 382) fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi gaji dan upah adalah:
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru,
menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru,
membuat surat keputusan tariff gaji dan upah karyawan, kenaikan
pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian
karyawan. Dalam struktur organisasi pada fungsi kepegawaian berada
ditangan Bagian kepegawaian, dibawah Departemen Personalia dan
Umum.
b. Fungsi Pencatatan Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu
hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem penegendalian intern
yang baik mensyaratkan tugas pencatatan waktu hadir karyawan tidak
boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat
waktu berada di tangan Bagian Pencatat Waktu, di bawah Departemen
Personalia dan Umum.
c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang
berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan
yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu
pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat pembuat
daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar
yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan.
Dalam struktur organisasi, fungsi pembuat daftar gaji berada di tangan
bagian gaji, di bawah departemen personalia dan umum.
Dalam sistem informasi akuntansi penggajian, fungsi akuntansi
bertanggung jawab untuk menjawab kewajiban yang timbul dalam
hubungan dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji
karyawan, utang pajak, utang dana pension). Dalam struktur
organisasi, fungsi akuntansi yang menangani sistem informasi
akuntansi penggajian berada di tangan : Bagian utang, Bagian Kartu
Biaya, dan Bagian Jurnal.
1) Bagian utang
Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem
akuntansi informasi akuntansi penggajian bertanggung jawab
untuk memproses pembayaran gaji seperti yang tercantum dalam
otorisasi kepada fungsi pembayaran gaji untuk membayarkan gaji
kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji
tersebut.
2) Bagian Kartu Biaya
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem
informasi akuntansi penggajian bertanggung jawab untuk
mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan
kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam
kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).
3) Bagian Jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung
jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.
d. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran
gaji dan menuangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut
kemudian dimasukan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, untuk
selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam struktur
organisai , fungsi keuangan berada di tangan Bagian Kassa.
Dalam pelaksanaan penggajian dan pengupahan di sebuah perusahaan,
dokumen terkait yang digunakan berperan penting sebagai barang bukti
pendukung bagi kelangsungan penggajian dan pengupahan karyawan
informasi akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2008 :
374) adalah sebagai berikut:
a. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi
kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan
karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan
baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat,
pemberhentian sementara dari pekerja (skorsing), pemindahan, dan
lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke
fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan
daftar gaji dan upah.
b. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat
setiap jam hadir karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan
ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir
yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
c. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh
tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi
pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan
kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah
diatas, catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan
yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan ini
diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung pabrik untuk setiap
pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang berproduksi massa,
karyawan pabrik mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari,
sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya
tenaga kerja langsung pabrik, semua biaya tenaga kerja langsung
dalam perusahaan ini dibebankan langsung kepada produk yang sama.
d. Daftar Gaji dan Daftar Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan,
dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan,
iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya.
e. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen,
yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.Dalam perusahaan yang
produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk
membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk
kepada pesanan yang bersangkutan.Distribusi biaya tenaga kerja ini
dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji
dan daftar upah.
f. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dimuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen
ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji
dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan
yang menjadi beban setiap karyawan.
g. Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan
dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah
setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor
identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan
dalam bulan tertentu.
h. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh
fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi
dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar
gaji dan upah.
Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan
suatu prosedur yang digunakan dalam menyampaikan data kegiatan
perusahaan terutama yang berhubungan dengan informasi keuangan
kepada pihak yang berkepentingan. Menurut Mulyadi (2008 : 385), sistem
a. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat
waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor
administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan
daftar hadir biasa, yang karyawan harus karyawan harus
menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau
dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara
otomatis dengan mesin pencatatan waktu (time recorder machine).
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji
karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan
untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh,
atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini
juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima
gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang terakhir ini umunya
bertarif di atas tarif gaji biasa).
b. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan
pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang
bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah
karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan
tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir di perusahaan
menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan
demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya
tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
c. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah
Dalam hal ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji
adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru,
kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, karyawan melebihi
penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal
21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji atas dasar data yang
tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh Pasal 21
ini dicantumkan dalam daftar gaji.
d. Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah
Dalam fungsi distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan
kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian
biaya dan perhitungan harga pokok produk.
e. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
Fungsi pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi
keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas
kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran
gaji.Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank
perusahaan banyak, pembayaran gaji biasnya dilakukan dengan
membagikan cek gaji kepada karyawan.
Dari penjelasan prosedur diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur
pembayaran gaji dan upah bagi karyawan tetap dan kontrak sebuah
perusahaan merupakan sebuah prosedur yang dibuat atau dirancang secara
sistematis dan menyeluruh untuk menghasilkan informasi yang akurat.
Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian.
Berikut ini merupakan bagan alir sistem informasi akuntansi
penggajian dan pengupahan karyawan tetap dan kontrak yang
Bagan Alir Sistem Informasi Akuntansi Penggajian.
Bagian Pecatata
Waktu Bagian Gaji & Upah
Mulai RDG = Rekap Daftar Gaji SPG = Surat Pertanyaan Gaji DG = Daftar Gaji
Gambar 1. Sistem Akuntansi Penggajian bagian pencatatan waktu, bagian gaji dan upah
Bagian Utang
Gambar 2.1 Sistem Akuntansi Penggajian (lanjutan)
KPK = Kartu Penghasilan Karyawan
Gambar 2. Sistem Akuntansi Penggajian bagian utang
Gambar 3. Sistem Akuntansi Penggajian
Bagian Jurnal Bagian kartu Biaya
BKK = Bukti Kas Keluar
Gambar 4. Sistem Akuntansi Penggajian
6. Fungsi Dalam Sistem Penggajian
a. Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian
1) Fungsi Kepegawaian
Bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi
calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru,
membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat
dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian
karyawan.
2) Fungsi Pencatat Waktu
Bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir
bagi semua karyawan perusahaan.
3) Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang
menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran
gaji.
4) Fungsi Akuntansi
Bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang
gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun).
5) Fungsi Keuangan
Bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan
dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan, selanjutnya
dibagikan kepada karyawan yang berhak.
b. Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Penggajian
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Uraian kegiatan yang dilakukan oleh bagian pencatat
waktu adalah sebagai berikut:
a) Bagian pencatat waktu mengawasi setiap karyawan yang
memasukkan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu
pada waktu masuk dan pulang
b) Membuat daftar hadir karyawan berdasarkan kartu jam hadir
c) Menyerahkan daftar hadir karyawan dan kartu hadir karyawan
ke bagian gaji dan upah
2) Prosedur pembuatan daftar gaji
Uraian kegiatan yang dilakukan oleh bagian gaji danupah
adalah sebagai berikut:
a) Bagian gaji dan upah menerima daftar hadir dan kartu jam
hadir kemudian diarsipkan berdasarkan tanggal
b) Membuat daftar gaji (DG) rangkap 2 berdasarkan dokumen
daftar gaji dan kartu jam hadir
c) Membuat rekap daftar gaji rangkap 2 dan surat pernyataan gaji
d) Mencatat penghasilan karyawan pada kartu penghasilan
karyawan berdasarkan daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji
e) Menyerahkan daftar gaji rangkap 2, rekap gaji rangkap 2, surat
pernyataan gaji, dan kartu penghasilan karyawan ke bagian
utang
f) Bagian gaji dan upah menerima bukti kas keluar (BKK)
lembar ke-3, daftar gaji (DG) lembar ke-2, dan kartu
penghasilan karyawan dari bagian kasa
g) Mengarsipkan BKK lembar ke-3 dan DG lembar ke-2
berdasarkan tanggal serta kartu penghasilan karyawan
berdasarkan abjad
3) Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur ini dilakukan oleh
bagian utang dengan uraian kegiatan sebagai berikut:
a) Bagian utang menerima daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji
rangkap 2 , SPG dan KPK dari bagian gaji dan upah
b) Membuat bukti kas keluar rangkap 3
c) Mencatat kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar
(BKK) lembar ke-1
d) Menyerahkan bukti kas keluar (BKK) lembar ke-2 dan rekap
daftar gaji (RDG) lembar ke-1 ke bagian jurnal
e) Menyerahkan BKK lembar ke-2 dan rekap daftar gaji lembar
ke-1 ke bagian jurnal
f) Bagian utang menerima BKK lembar ke-1, DG lembarke-1,
dan RDG lembar ke-2 dari bagian kasa. Mencatat nomor cek
g) Menyerahkan bukti kas keluar lembar ke-1, daftargaji lembar
ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 ke bagian jurnal
4) Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini dilakukan oleh bagian kasa
dengan uraian kegiatan sebagai berikut:
a) Bagian kasa menerima bukti kas keluar lembar ke-1 dan ke-3,
daftar gaji rangkap 2, rekap daftar gaji lembar ke-2, surat
pernyataan gaji dan kartu penghasilan karyawan daribagian
utang
b) Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas kepada kepala
bagian keuangan
c) Menguangkan cek ke bank dan memasukkan uang ke amplop
gaji
d) Membayarkan gaji kepada karyawan dan meminta tanda
tangan atas kartu penghasilan karyawan
e) Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen
pendukungnya
f) Menyerahkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, daftar
gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 ke bagian
utang
g) Menyerahkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-3, daftar
gaji lembar ke-2, dan kartu penghasilan karyawan ke bagian
h) Surat pernyataan gaji dimasukkan ke dalam amplop gaji
bersama dengan pemasukan uang gaji
5) Prosedur distribusi biaya gaji
Prosedur ini dilakukan oleh bagian jurnal dan bagian kartu biaya
dengan uraian kegiatan sebagai berikut:
a) Bagian jurnal menerima dokumen bukti kas keluar lembar
ke-2 dan rekap daftar gaji lembar ke-1 dari bagian utang
b) Bagian jurnal membuat bukti memorial
c) Bagian jurnal membuat jurnal umum berdasarkan dokumen
bukti memorial, rekap daftar gaji lembar ke-1, dan bukti kas
keluar lembar ke-2
Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam tiga tahap yaitu:
Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar
lembar ke-2, dicatat oleh bagian utang pada kewajiban gajike
dalam bukti kas keluar sebagai berikut:
Gaji dan upah Rp xxx
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rpxxx
Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal
mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umumsebagai
berikut:
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya Rp xxx
Biaya Administrasi dan Umum Rp xxx
Gaji dan Upah Rp xxx
Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang
telah dicap “lunas” oleh fungsi keuangan, bagian jurnal
mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai
berikut:
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar Rp xxx
Kas Rp xxx
d) Bagian kartu biaya menerima dokumen bukti memorial, rekap
daftar gaji lembar ke-1, dan bukti kas keluar lembar ke-2 dari
bagian jurnal
e) Bagian kartu biaya mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke
dalam kartu biaya berdasarkan dokumen bukti memorial yang
dilampiri rekap daftar gaji lembar ke-1
f) Bagian kartu biaya mengarsipkan dokumen dari bagian jurnal
berdasarkan nomor urut
g) Bagian jurnal menerima bukti kas keluar lembar ke-1, daftar
gaji lembar ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2
h) Mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek berdasarkan
bukti kas keluar lembar ke-1 yang telah dicap lunasoleh bagian
kasa
i) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1, daftar gaji lembar
ke-1, dan rekap daftar gaji lembar ke-2 menurut nomor urut.
7. Pengendalian Intern
a. Pengertian Pengendalian Intern
Pengendalian intern merupakan salah satu fungsi manajemen dalam
operasinya, yaitu tindakan pengaturan pengarahan pelaksanaan
pekerjaan dengan maksud tercapainya tujuan yang telah ditetapkan
secara efektif dan efisien. Pengendalian intern digunakan baik dalam
perusahaan yang berskala kecil yang mengelola informasinya secara
manual maupun perusahaan yang berskala besar yang mengelola
informasinya dengan sistem komputerisasi. Pengertian pengendalian
intern menurut Mulyadi (2002;180) adalah Suatu proses yang
dijadikan oleh dewan komisaris manajemen, dan personal lain yang
didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian
tiga golongan tujuan berikut ini:
1) Keandalan informasi keuangan
2) Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
3) Efektivitas dan efisien operasi
b. Tujuan Pengendalian Intern
Dengan semakin berkembangnya suatu perusahaan kemampuan
pimpinan untuk mengawasi dan mengendalikan kegiatan-kegiatan
yang terjadi dalam perusahaan semakin kecil. Untuk melaksanakan
pengawasan secara efektif dilakukan pengendalian intern yang
c. Unsur-unsur Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001;164) unsur pokok pengendalian intern adalah:
1) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar
otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui
terjadinya transaksi tersebut. Dalam otorisasi dan prosedur
pencatatan pada suatu perusahaan terdapat pemisahan fungsi dan
tanggung jawab seperti:
a) Daftar gaji diotorisasi oleh bagian personalia
b) Kartu jam hadir diotorisasi oleh bagian pencatat waktu
c) Bukti kas keluar diotorisasi oleh bagian akuntansi.
2) Praktek yang sehat
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan
prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana
dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin
praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang
umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek
yang sehat adalah:
a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang
pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang
b) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai
akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada
campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
c) Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan mendapat
menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya,
sehingga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.
3) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Diantara unsur-unsur pengendalian intern diatas, unsur mutu
karyawan merupakan unsure sistem pengendalian intern yang
paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang
kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi
sampai batas yang minimum, dan perusahaan tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat
diandalkan. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan
dapat dipercaya seperti:
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut
oleh pekerjaannya
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi
karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan
8. Pengendalian Intern Penggajian
Suatu pengendalian intern penggajian mempunyai suatu tujuan
yaitu untuk menentukan kelebihan jumlah yang dibayarkan kepada setiap
pegawai atau karyawan untuk menjamin bahwa jumlah yang dibayarkan
kepada setiap yang berhak menerimanya atau untuk menjaga kebenaran
jumlah karyawan yang ada.
La Midjan dan Azhar Susanto (2001;259) mengemukakan prinsip
pengendalian intern penggajian yaitu:
a. Harus terdapat organisasi intern yang memadai, dimana terdapat
pemisahan fungsi yang serasi antara:
1) Fungsi penguasaan yang berwenang untuk menyetujui penetapan
besarnya gaji dan upah oleh kepala bagian personalia
2) Fungsi pencatatan yang melakukan pencatatan atas absensi
3) Fungsi penghitungan atas gaji oleh bagian akuntansi gaji, bagian
akuntansi umum, baik gaji kotor maupun gaji bersih
4) Fungsi pembayaran gaji oleh bagian keuangan dan juru bayar (pay
master).
b. Harus dapat ditentukan jumlah pembayaran yang jumlahnya tepat
untuk karyawan sumber daya manusia yang tepat juga harus dapat
dihindari adanya pembayaran kepada sumber daya manusia fiktif,
waktu kehadiran fiktif maupun jumlah yang kurang bayar.
c. Harus terdapat budget atau standar atau norma kerja dan tarif gaji
d. Secara periodik dan surprise harus dilakukan pengamatan atau
pembayaran gaji dan upah dan pencatatan kehadiran.
e. Harus ada prosedur yang baik mengenai pembayaran gaji.
f. Dikembangkan pengawasan fisik ketiga oleh karyawan sendiri
mengenai kabenaran gaji yang diterimanya dengan prestasi yang
diberikan.
g. Untuk mengembangkan internal check yang baik, sistem pencatatan
absensi menggunakan absensi.
h. Tunjangan dan potongan berikutnya penjumlahan telah benar dan
telah melalui pengecekan.
i. Sedapat mungkin petugas kas meneliti tiap karyawan yang akan
mengambil gaji baik mengenai orangnya maupun tanda tangannya.
j. Harus dicek bahwa karyawan yang tercantum di dalam daftar gaji itu,
memang berhak untuk dicantumkan dalam daftar gaji.
k. Perlu dicek bahwa potongan-potongan yang dilakukan dari gaji adalah
benar dan dapat dipertanggung jawabkan.
9. Hubungan Antara Prosedur Penggajian dengan Pengendalian Intern
Penyusunan prosedur penggajian harus diperhatikan denagan baik
karena masalah gaji adalah masalah yang sangat penting yang sering
terjadi kecurangan dan manipulasi, untuk menghindari hal tersebut maka
prosedur penggajian dengan pengendalian intern yang baik memerlukan
unsur-unsur sebagai berikut:
a. Prosedur
Prosedur penetapan, pembayaran gaji dibagi:
1) Penentuan dan pencatatan waktu kerja sebagai dasar untuk
menghitung gaji
2) Mengadakan pemeriksaan atas perhitungan pencatatan dan
pembuatan daftar gaji
3) Melakukan pembayaran serta penyimpanan gaji yang diambil oleh
yang berhak
b. Pelaksanaan
Prosedur yang telah ditetapkan itu hendaknya oleh orang yang cakap,
meliputi pengetahuan dan adanya wewenang yang cakap.
c. Pemisahan fungsi
Pelaksanaan prosedur yang telah ditetapkan, dilakukan oleh orang
yang cakap saja tidak cukup, sebab pengendalian intern tidak akan
berfungsi apabila suatu prosedur dikerjakan oleh satu orang dari awal
sampai akhir
10.Aspek Pengendalian Intern dalam Penggajian
a. Aspek Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
pengeluaran kas
b. Aspek Otorisasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftargaji harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagaikaryawan
perusahaan yang ditandatangani oleh direksi
2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus
didasarkan pada surat keputusan direksi
3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan
upah yang diotorisasi oleh kepala fungsi kepegawaian
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan
6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh kepala fungsi
kepegawaian
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upahharus diotorisasi
oleh kepala fungsi akuntansi
c. Aspek Prosedur Pencatatan
1) Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan
direkonsiliasidengan daftar gaji dan upah karyawan
2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu kerja diverifikasi
ketelitiannyan oleh fungsi akuntansi
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja
sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi
biaya tenaga kerja langsung
2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu
3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi pembuat buktikas keluar
sebelum dilakukan pembayaran
4) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
kartu penghasilan karyawan
5) Kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsipembuat daftar
44
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang dilakukan adalah studi kasus. Menurut Indriantoro
dan Supomo (2009 : 26), studi kasus merupakan penelitian yang melakukan
penyelidikan secara mendalam mengenai subyek tertentu untuk memberikan
gambaran yang lengkap mengenai subyek tertentu.
B. Subjek dan Objek Penelitian
1. Subjek Penelitian
Subjek yang dimaksud adalah orang-orang yang dijadikan responden yang
akan ditanyai untuk memperoleh informasi. Subjek penelitian ini adalah
Sumber Daya Manusia di CV. IFRAME
2. Objek Penelitian
Objek penelitian ini adalah variabel yang diteliti atau sesuatu yang bisa
diukur. Objek dari penelitian ini adalah sistem penggajian pegawai di CV.
IFRAME
C. Jenis dan Sumber Data
1. Jenis data
Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini berupa data kualitatisf dan
45
a. Data kualitatif: meliputi gambaran umum objek penelitian, visi, misi
dan keterangan lain yang berhubungan dengan penelitian dari pihak
pimpinan atau manajemen perusahaan, sistem penggajian dan
flowchart
b. Data kuantitatif: meliputi daftar upah dan rekap upah
2. Sumber data
Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini merupakan data internal
perusahaan. Data internal merupakan data yang diperoleh dari
pihak-pihak intern terkait, dimana data itu terbagi dua:
a. Data primer
Data primer adalah data yang dikumpulkan langsung dari sumbernya
tanpa melalui pengolahan dari pihak lain. Dokumen-dokumen tersebut
terdiri dari kartu jam hadir, kartu jam kerja, serta dokumen lain yang
dianggap perlu.
b. Data sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh dalam bentuk sudah diolah
dan jadi seperti dokumen-dokumen dalam perusahaan, berupa:
1) Sejarah singkat dan perkembangan perusahaan
2) Visi dan misi perusahaan
3) Struktur organisasi
46
D. Teknik Pengumpulan Data
Penelitian yang dilakukan oleh peneliti menggunakan metode survei, yang
tujuannya untuk mengambil suatu generalisasi dari pengamatan yang tidak
mendalam lewat sampel yang digunakan.
Pengumpulan data dalam penelitian ini diperoleh melalui:
1. Wawancara
Salah satu cara memperoleh data (informasi dengan mengajukan
pertanyaan-pertanyaan secara lisan) untuk mendapatkan informasi dengan
bertanya jawab langsung dengan pimpinan perusahaan.
2. Observasi
Observasi merupakan teknik pengumpulan data dengan cara
pengamatan secara langsung pada objek yang diteliti. Tujuannya adalah
mendapatkan data yang berkaitan dengan subjek penelitian.
3. Teknik analisis data
Mengumpulkan data-data yang ada dengan memperhatikan teori-teori
yang ada. Kemudian mengalaisis data yang didapat dengan
membandingkan sesuai dengan teori yang ada
E. Teknik Analisis Data
1. Teknik analisis data yang akan digunakan untuk menjawab rumusan
masalah yaitu dengan membandingkan antara teori dengan praktek di CV.
IFRAME.
47
b. Membandingkan dokumen- dokumen sistem akuntansi pengupahan
di perusahaan
c. Membandingkan fungsi -fungsi akuntansi yang terkait dalam sistem
akuntansi pengupahan di perusahaan
d. Membandingkan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem
akuntansi pengupahan di perusahaan
e. Membandingkan jaringan prosedur yang membe ntuk sistem
akuntansi pengupahan di perusahaan
f. Membandingkan informasi yang diperlukan oleh manajemen di
perusahaan
g. Membandingkan unsur pengendalian dalam sistem akuntansi
pengupahan di perusahaan
h. Membandingkan bagan alir dokumen di perusahaan
2. Menarik kesimpulan
Apabila hasil perbandingan dengan teori temuan lapangan telah
memenuhi unsur -unsur diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa
CV. IFRAME telah sesuai dengan teori atau tidak dan pelaksanaan
sistem akuntansi pengupahan sudah berjalan dengan baik atau belum,
sesuai dengan kebijakan sistem akuntansi pengupahan pada CV.
IFRAME. Jika hasilnya sesuai dengan teori, maka pelaksanaan sistem
akuntansi pengupahan di CV. IFRAME dapat dikatakan baik.
48
diberikan saran yang tentunya disesuaikan dengan situasi dan kondisi
perusahaan tersebut.
3. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah
yang kedua mengenai kelamahan yang terdapat pada sistem akuntansi
penggajian yaitu sebagai berikut
a. Mendiskripsikan pelaksanaan sistem akuntansi penggajian pada CV.
IFRAME untuk mengetahui kelemahan –kelamahan dari sistem
akuntansi penggajian tersebut dengan caramelihat dari tabel
perbandingan teori dan praktik. Pendiskripsian ini dilakukan untuk
melihat apakah sistem penggajian di CV. IFRAME memiliki
kelemahan yang diakibatkan dari pelaksanaan sistem yang salah
ataupun akibat dari sumber daya manusia y6ang tidak mendukung.
Kelemahan kelemahan tersebut dianalisis untuk mencari solusi yang
tepat guna mengatasi kelemahan tersebut. Rekomendasi akan
diberikan untuk mengatasi kelemahan sistem akuntansi penggajian
CV.IFRAME.
Berikut ini aspek Sistem akuntansi penggajian beserta tabel
perbandingan antara teori dengan prakteknya. Penggunaan tabel
akan membantu untuk membandingkan pendapat mengenai teori
dengan praktik yang ada di lapangan sebagai berikut:
1) Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian
Tabel 1 Perbandingan kajian teori tentang fungsi yang terkait
49
CV. Iframe Rumah Bingkai, dapat dirangkum dengan
tabel sebagai berikut:
Sumber : Mulyadi (2010: 382-384)
2) Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi
penggajian
Tabel 2 Perbandingan kajian teori tentang jaringan prosedur
sistem akuntansi penggajian dengan yang ada di CV.
Iframe Rumah Bingkai, dapat dirangkum dengan tabel
sebagai berikut:
Sumber : Mulyadi (2010: 385-386)
1) Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian
Tabel 3 Perbandingan kajian teori tentang dokumen yang
digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dengan
yang ada di CV. Iframe Rumah Bingkai, dapat
dirangkum dengan tabel sebagai berikut:
Teori Praktik Keterangan Ada Tidak
Fungsi Kepegawaian
Fungsi pencatatan waktu Fungsi pembuatan daftar gaji Fungsi akuntansi
Fungsi keuangan
Teori Praktik Keterangan Ada Tidak
Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pembuatan daftar gaji
Prosedur distribusi biaya gaji Prosedur pembuatan bukti kas keluar
50
Sumber : Mulyadi (2010: 374-381)
2) Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
penggajian
Tabel 4 Perbandingan kajian teori tentang catatan akuntansi yang
digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dengan
yang ada di CV. Iframe Rumah Bingkai, dapat
dirangkum dengan tabel sebagai berikut:
3) Unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian
a) Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara
tegas
Tabel 5 Perbandingan kajian teori tentang Struktur organisasi
yang memisahkan tanggung jawab secara tegas yang ada
di CV. Iframe Rumah Bingkai, dapat dirangkum dengan
tabel sebagai berikut:
Teori Praktik Keterangan Ada Tidak Amplop gaji dan upah Bukti kas keluar Kwintansi
Teori Praktik Keterangan Ada Tidak
Jurnal umun
Kartu penghasilan karyawan
