BAB II
TINJAUAN TEORITIS
Saat ini pengertian perpustakaan sudah lebih berkembang. Anggapan masyarakat bahwa perpustakaan selalu identik dengan buku-buku dan majalah atau media cetak tidak seluruhnya benar sehingga anggapan tersebut perlu diluruskan lagi. Istilah perpustakaan sudah mengalami perluasan makna, bukan lagi sekedar gedung atau bangunan. Selain itu perpustakaan telah memanfaatkan teknologi informasi seperti jaringan komputer, dan internet.
Menurut buku yang berjudul Teori dan Praktik Penelusuran Informasi yang ditulis oleh Yusuf dan Subekti (2010: 16) definisi perpustakaan adalah:
Perpustakaan bermakna juga sebagai tempat dihimpunnya segala macam informasi terekam, diolahnya segala macam informasi terekam, dan kemudian disebarluaskannya informasi terekam ini untuk dimanfaatkan seluas-luasnya bagi segenap anggota masyarakat yang membutuhkan. Pendapat diatas dapat diartikan bahwa perpustakaan adalah tempat segala macam informasi terekam yang kemudian disebarluaskan untuk dimanfaatkan oleh para pengguna informasi yang membutuhkannya.
Untuk mengetahui mengenai perpustakaan sebagai pusat sumber informasi, sebelumnya penulis akan membahas tentang perpustakaan berdasarkan jenisnya. Menurut Yusuf dan Subekti (2010, 17) “Perpustakaan berdasarkan jenisnya terbagi menjadi empat yaitu, perpustakaan sekolah, perpustakaan perguruan tinggi, perpustakaan umum, dan perpustakaan khusus.”
Pada bab ini penulis hanya ingin membahas tentang perpustakaan khusus sebagai pusat sumber informasi. Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yang diperuntukkan secara terbatas bagi pengguna dilingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat, lembaga pendidikan, rumah ibadah, dan organisasi lain.
2.1 Perpustakaan Khusus
Dari beberapa jenis perpustakaan yang ada, perpustakaan khusus salah satu perpustakaan yang saat ini dimiliki di beberapa instansi pemerintah untuk
memenuhi kebutuhan para pengguna. Penulis akan menjabarkan beberapa pengertian menurut para ahli mengenai perpustakaan khusus.
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Khusus
Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang didirikan untuk mendukung visi misi suatu lembaga pemerintah maupun lembaga khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi khusus yang berada dibawah lembaga, badan, institusi maupun organisasi dan lain sebagainya.
Di bawah ini terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian perpustakaan khusus di antaranya menurut Hasugian (2009, 81) pengertian perpustakaan khusus adalah :
Perpustakaan Khusus adalah Perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga atau instansi negara, pemerintah daerah ataupun lembaga atau instansi swasta yang layanannya diperuntukkan bagi pengguna di lingkungan lembaga atau instansi yang bersangkutan.
Sedangkan P Sumardji (1999, 16) menyatakan bahwa:
Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan dengan koleksinya yang bersifat khusus, yang digunakan sebagai sarana penunjang mengembangkan pengetahuan bagi masyarakat khusus (lingkungan khusus) dalam bidang tertentu.
Dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Khusus (1999, 7-8) pengertian perpustakaan khusus adalah :
salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (pemerintah/swasta) atau perusahaan atau asosiasi yang menangani atau mempunyai misi bidang tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan di lingkungannya baik dalam hal pengelolaan maupun pelayanan informasi pustaka dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan lembaga maupun kemampuan sumber daya manusia.
Dari beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang berada dibawah naungan badan, lembaga, instansi pemerintah yang koleksinya hanya pada bidang khusus yang sesuai dengan instansinya untuk memenuhi kebutuhan dilingkungan instansinya
masing-masing dalam rangka mendukung pengembangan, peningkatan lembaga serta penunjang pelatihan sumber daya manusia.
2.1.2 Ciri-Ciri Perpustakaan Khusus
Berbeda dari perpustakaan yang lainnya, perpustakaan khusus memiliki ciri khas yang dilihat dari subjek koleksi, jenis koleksi, ruang lingkup pelayanan, dan pengguna potensialnya. Sulistyo-Basuki (1993, 38) mengemukakan enam ciri perpustakaan khusus sebagai berikut:
1. Perpustakaan khusus umumnya dibentuk oleh suatu instansi (kelembagaan) yang memerlukan dukungan perpustakaan untuk menyediakan informasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, sehingga fungsi dan tujuan perpustakaan khusus sangat terkait bahkan ditentukan oleh organisasi induknya.
2. Cakupan subjek koleksi pustaka utamanya terbatas pada bidang ilmu tertentu dan yang berkaitan saja.
3. Pelayanan yang diberikan lebih mengutamakan pengguna dari organisasi induk, karena tujuan utama dibentuknya perpustakaan adalah untuk melayani pengguna dari organisasi induknya, walaupun tidak tertutup bagi pengguna lainnya. Perpustakaan khusus saat ini juga harus memberikan pelayanan kepada masyarakat umum. Terkadang pengguna perpustakaan khusus lebih banyak dari lingkungan luar organisasi induknya, seperti mahasiswa dan pengajar, dibandingkan dengan pengguna sasaran utamanya. Untuk mengantisipasi hal tersebut, komposisi jenis koleksi, pelayanan, dan kegiatan-kegiatan lainnya perlu lebih bervariasi.
4. Lokasi perpustakaan khusus tidak selalu dekat atau berada di sekitar tempat tinggal pengguna. Oleh karena itu, layanan perpustakaan yang diberikan tidak cukup dengan cara konvensional yang menunggu secara pasif kunjungan pengguna, tetapi harus menyebarkan informasi secara aktif antara lain melalui jasa kesiagaan informasi, jasa informasi terseleksi, dan jasa penelusuran informasi. Dewasa ini, kegiatan jasa informasi aktif idealnya memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Selain untuk pelayanan, teknologi informasi dan komunikasi dapat terjalin kerjasama yang lebih intensif dengan perpustakaan atau pusat informasi lainnya dalam sistem jaringan informasi, baik di tingkat nasional, regional maupun internasional. Pemanfaatan jaringan informasi dalam pelayanan informasi menuntut penggunaan teknologi informasi modern, apalagi jika pelayanan harus menjangkau sumber informasi atau perpustakaan lain.
5. Kedudukan dan status perpustakaan khusus pada suatu institusi belum seragam. Kedudukan dan status perpustakaan khusus bergantung pada eselon dan kebijakan organisasi induk, peran perpustakaan terutama dalam memberikan dukungan informasi, serta tugas dan fungsi perpustakaan
kegiatan lain yang berkaitan seperti penerbitan, penyampaian hasil karya organisasi induk, serta pengumpulan dan pengolahan umpan balik.
6. Perpustakaan khusus umumnya memiliki ruangan, jumlah tenaga dan koleksi yang terbatas, tetapi dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Untuk mengatasi hal tersebut, perpustakaan berupaya memanfaatkan teknologi informasi dalam mencari dan meminta informasi ke sumber-sumber informasi yang kuat dan kompeten.
dari kesimpulan diatas disimpulkan bahwa suatu perpustakaan dikatakan sebagai perpustakaan khusus apabila perpustakaan dibentuk oleh suatu instansi (kelembagaan) yang mencakup koleksi bahan pustaka terbatas pada bidang ilmu yang berkaitan pada suatu instansi yang pelayanan perpustakaannya hanya diberikan pada pengguna dari organisasi induk yang memerlukan kebutuhan informasi dalam melaksanakan tugas dan fungsi pada instansi tersebut.
Perpustakaan PTUN Medan adalah perpustakaan khusus karena perpustakaan PTUN merupakan suatu lembaga instansi pemerintah yang hanya menyediakan koleksi bahan pustaka terbatas sesuai dengan kebutuhan pengguna pada instansi tersebut dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.
2.1.3 Tujuan Perpustakaan Khusus
Tujuan perpustakaan secara umum Sutarno NS (2006, 53) adalah “menghimpun, menyediakan, mengolah, memelihara, dan mendayagunakan semua koleksi bahan pustaka, menyediakan sarana pemanfaatannya, dan melayani masyarakat pengguna, yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan”.
Tujuan perpustakaan khusus menurut Hasugian (2009, 82) adalah : perpustakaan yang hanya menyediakan koleksi khusus yang berkaitan dengan misi dan tujuan dari organisasi atau lembaga yang memilikinya dan biasanya hanya memberikan pelayanan yang khusus hanya kepada staf organisasi atau lembaganya saja”.
Dari pendapat di atas tujuan perpustakaan khusus adalah pusat informasi yang menyediakan, mengolah, memelihara, mendayagunakan koleksi perpustakaan, dan memberi pelayanan hanya untuk para staf dan pegawai di lingkungan atau lembaga instansinya saja yang membutuhkan informasi dan bahan bacaan.
2.1.4 Tugas dan Fungsi Perpustakaan Khusus
Ada beberapa tugas perpustakaan khusus instansi pemerintah dalam Buku Panduan Badan Standarisasi (2009, 2-3) adalah:
1. Menunjang terselenggaranya pelaksanaan tugas lembaga induknya dalam bentuk penyediaan materi perpustakaan dan akses informasi.
2. Mengumpulkan terbitan dari dan tentang lembaga induknya. 3. Memberikan jasa perpustakaan dan informasi.
4. Mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk menunjang tugas perpustakaan.
5. Meningkatkan literasi informasi.
Yusuf dan Subekti (2010, 24) menyebutkan tugas dari perpustakaan khusus adalah :
Tugas perpustakaan khusus adalah mengelola sumber informasi khusus yang sesuai dengan program-program lembaga induknya. Segala informasi dari jenis media apa pun, berupa cetakan maupun bahan dari bukan hasil cetakan, termasuk di dalamnya media elektronik, khususnya yang mendukung kebutuhan-kebutuhan khusus lembaga, selalu diupayakan pengadaannya untuk kemudian diolah dan dimanfaatkan (dilayankan) kepada para peneliti di lingkungan lembaga yang bersangkutan.
Fungsi perpustakaan selalu dikaitkan dengan jenis perpustakaan dan misinya. Hasugian (2009, 86) menyebutkan fungsi perpustakaan secara umum adalah :
1. Fungsi penyimpanan
Bertugas menyimpan koleksi (informasi) karena tidak mungkin semua koleksi dapat dijangkau oleh perpustakaan.
2. Fungsi pendidikan
Perpustakaan menjadi tempat dan menyediakan sarana untuk belajar baik dilingkungan formal maupun non formal.
3. Fungsi Penelitian
Perpustakaan bertugas menyediakan bahan perpustakaan (penyedia materi) untuk keperluan penelitian.
4. Fungsi informasi
Perpustakaan berfungsi menyediakan berbagai informasi untuk masyarakat.
5. Fungsi kultural
Perpustakaan berfungsi untuk mendidik dan mengembangkan apresiasi budaya masyarakat melalui berbagai aktifitas seperti pameran, pertunjukkan, bedah buku, mendongeng, seminar, dan sebagainya.
6. Fungsi rekreasi
Masyarakat dapat menikmati rekreasi kultural dengan membaca dan mengakses berbagai sumber informasi hiburan seperti Novel, cerita rakyat, puisi, dan sebagainya.
Fungsi perpustakaan khusus menurut Sutarno NS (2003, 58) adalah “tempat penelitian dan pengembangan, pusat kajian, serta penunjang pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia / pegawai”.
Dalam Panduan Badan Standarisasi Nasional tahun (2009, 3) Fungsi perpustakaan khusus instansi pemerintah adalah:
1. Mengembangkan koleksi yang menunjang kinerja lembaga induknya. 2. Menyimpan semua terbitan dari dan tentang lembaga induknya. 3. Menjadi focal point untuk informasi terbitan lembaga induknya.
4. Menjadi pusat referal dalam bidang yang sesuai dengan lembaga induknya, baik cetak maupun elektronik.
5. Mengorganisasi materi perpustakaan. 6. Mendayagunakan koleksi.
7. Menerbitkan literatur sekunder dan tersier dalam bidang lembaga induknya baik cetak maupun elektronik.
8. Menyelenggarakan pendidikan pengguna.
9. Menyelenggarakan kegiatan literasi informasi untuk pengembangan kompetensi sumber daya manusia lembaga induknya.
10. Melestarikan materi perpustakaan, baik preventif maupun kuratif. 11. Ikut serta dalam kerjasama perpustakaan serta jaringan informasi. 12. Menyelenggarakan otomasi perpustakaan.
13. Melaksanakan digitalisasi materi perpustakaan.
Berdasarkan uraian diatas bahwa tugas Perpustakaan khusus adalah mengumpulkan, mengelola sumber daya informasi khusus yang sesuai dengan lembaga induknya dalam bentuk elektronik maupun tercetak. Sedangkan fungsi perpustakaan khusus adalah menjadi tempat pusat informasi untuk menyediakan, melestarikan dan mendayagunakan sumber informasi yang hanya dikelola dan diterbitkan hanya pada lembaga induknya untuk sarana prasarana bagi kebutuhan staf perpustakaan PTUN dan pegawai.
2.2 Evaluasi
Kata evaluasi merupakan kata serapan yang berasal dari bahasa Inggris yaitu evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran (Echols dan Shadily, 2000:220). Kata evaluasi sering digunakan untuk memberikan nilai atau perkiraan hasil mengenai suatu objek yang diteliti.
Yunanda (2009, 1) “evaluasi merupakan kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan suatu objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolok ukur untuk memperoleh kesimpulan”.
Ajick (2009, 2) menyebutkan evaluasi adalah penggunaan teknik penelitian untuk mengukur kebutuhan pemakai serta tujuan-tujuan yang dapat mencapai suatu program dalam proses mengoleksi, menganalisa dan mengartikan informasi atau sebagai bentuk instruksi.
Evaluasi adalah mengukur dan menilai suatu objek untuk ditarik kesimpulannya. Hubungan antara pengukuran dan penilaian saling berkaitan. Mengukur pada hakikatnya adalah membandingkan sesuatu objek atas dasar ukuran atau kriteria tertentu (meter, kilogram, takaran dan sebagainya). Sedangkan menilai itu mengandung arti, mengambil keputusan terhadap sesuatu berdasarkan pada ukuran besar atau kecil, buruk atau cantik, tinggi atau pendek dan sebagainya. Hal ini juga dikemukakan oleh Arikunto (2009, 2) “bahwa mengukur adalah membandingkan sesuatu dengan satu ukuran (bersifat kuantitatif), menilai adalah mengambil suatu keputusan terhadap sesuatu dengan ukuran baik buruk (bersifat kualitatif), dan evaluasi meliputi kedua langkah tersebut di atas.”
Junaidi (2010,3) menyebutkan “Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu sendiri bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna”.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994, 49) dijelaskan Evaluasi Koleksi adalah upaya menilai daya guna dan hasil guna koleksi dalam memenuhi kebutuhan sivitas akademika serta program perguruan tinggi. Evaluasi koleksi harus dilakukan secara teratur agar sesuai dengan perubahan dan perkembangan program perguruan tinggi.
Hardi (2005, 4) menyatakan bahwa evaluasi koleksi adalah Proses efektivitas dalam memenuhi kebutuhan informasi sivitas akademika. Evaluasi merupakan aktivitas yang berkesinambungan yang merefleksikan perubahan dalam proses belajar mengajar dan kebutuhan pemakai. Dengan melakukan evaluasi koleksi, pustakawan bisa mengetahui seberapa baik atau seberapa buruk bahan literatur yang tersedia dalam memenuhi komunitas perguruan tinggi.
Dari uraian diatas disimpulkan evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari ketersediaan dan pemanfaatan koleksi perpustakaan untuk mengetahui sejauh mana baik atau buruknya koleksi dimanfaatkan bagi penggunanya
2.2.1 Teknik Evaluasi Koleksi
Dalam melakukan kegiatan evaluasi koleksi, ada beberapa cara yang dapat dilakukan, yaitu :
1. Kuantitatif
Cara kuantitatif dilakukan dengan pengumpulan data statistik. Dari data statistik itu dapat diperoleh informasi yang cukup mengenai keadaan koleksi. Informasi koleksi yang diperlukan untuk pengumpulan data statistik sekurang-kurangnya harus meliputi :
a. Jumlah judul b. Jumlah eksemplar a. Kelas pustaka b. Asal pustaka c. Tahun terbit
pencatatan data dapat dikerjakan setiap hari, minggu, bulan atau setiap tahun.
2. Kualitatif
Cara kualitatif dilakukan dengan cara menguji ketersediaan koleksi terhadap program perguruan tinggi (Depdikbud, 1994:49).
Teknik lain yang digunakan untuk melakukan evaluasi koleksi adalah : 1. Pendekatan evaluasi
a. Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki
b. Pengecekan pada daftar standar, seperti katalog dan bibliografi
c. Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang keperpustakaan
d. Pemeriksaan koleksi langsung
e. Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus.
2. Pembagian metode evaluasi versi ALA (American library association) a. Metode terpusat pada koleksi
2) Penilaian dari pakar 3) Perbandingan data statistik
4) Perbandingan pada berbagai standar koleksi. b. Metode terpusat pada penggunaan
1) Mengajukan kajian sirkulasi 2) Meminta pendapat pengguna
3) Menganilisis statistik pinjam antar perpustakaan 4) Melakukan kajian sitiran
5) Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca) 6) Memeriksa ketersediaan koleksi di rak (Sujana, 2006:3-4).
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa teknik evaluasi koleksi pada umumnya dapat dilakukan dengan cara pengumpulan data berdasarkan jumlah judul, jumlah eksemplar, statistik koleksi perpustakaan, pemeriksaan terhadap daftar tertentu seperti bibliografi atau katalog, meminta pendapat para ahli maupun pengguna yang langsung menggunakan koleksi perpustakaan, memeriksa langsung terhadap ketersediaan koleksi perpustakaan serta pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke perpustakaan, contohnya dengan memberikan beberapa pertanyaan kepada pengguna perpustakaan.
2.3 Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005, 711) pemanfaatan berarti proses, cara, perbuatan memanfaatkan. Pemanfaatan berasal dari kata dasar manfaat yang berarti guna, faedah. Adapun memanfaatkan berarti membuat sesuatu menjadi berguna. Jadi, pemanfaatan adalah hal, cara, hasil kerja memanfaatkan.
Menurut Lasa (2005, 3117), “bahwa pemanfaatkan koleksi seperti banyaknya peminjam dan jumlah koleksi yang dipinjam biasanya digunakan sebagai salah satu unsur untuk mengetahui efektifitas suatu perpustakaan.” Untuk itu Suryosubroto (1997, 219) mengemukakan “bahwa agar koleksi perpustakaan dapat dimanfaatkan secara maksimal perlu dipertimbangkan dalam pengadaan koleksi perpustakaan.”
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa pemanfaatan koleksi adalah cara atau proses memanfaatkan suatu koleksi pustaka yang dilihat dari banyaknya koleksi yang dipinjam, sehingga dapat diketahui seberapa besar efektifitas suatu perpustakaan tersebut.
Badudu (1994,706) mengatakan, koleksi adalah kumpulan gambar, perangko, lukisan pelukis terkenal dan sebagainya. Sering berhubungan dengan hobi dan kegemaran orang. Adapun koleksi dalam hubungannya dengan perpustakaan adalah kumpulan bahan pustaka yang disusun berdasarkan fungsi bahan pustaka tersebut.
Menurut Saleh (1996,2) koleksi perpustakaan adalah buku yang mencakup pengertian yang luas termasuk buku itu sendiri, majalah, laporan, pamflet, prosiding, manuskrip, lembaran musik, berbagai karya media audio visual seperti film, microfis, dan mikro buram. Semua bahan itu disebut koleksi perpustakaan yang diadakan oleh pihak perpustakaan baik dengan cara membeli, tukar menukar, maupun hadiah untuk digunakan oleh pembaca atau pengguna perpustakaan. Jadi koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang diadakan oleh pihak perpustakaan melalui membeli, menukar, hadiah untuk digunakan oleh pengguna perpustakaan.
Menurut Handoko dalam Pratiwi (2002,3) dari segi pengguna pemanfaatan bahan pustaka diperpustakaan di pengaruhui oleh faktor internal dan eksternal
1. faktor internal meliputi : a. Kebutuhan
Kebutuhan adalah akan koleksi perpustakaan sebagai sumber kebutuhan setiap pengguna perpustakaan yang membutuhkan informasi.
b. Motif
Motif adalah sesuatu yang melingkupi semua penggerak. Priyatna (1996, 66) mengatakan alasan – alasan atau dorongan dalam diri manusia itu menyebabkan ia berbuat sesuatu. Dengan kata lain motif dalam perpustakaan adalah alasan pengguna dalam menggunakan perpustakaan sesuai dengan kebutuhan masing – masing.
c. Minat
Menurut Sulistyo Basuki (1992, 4) minat secara istilah merupakan kekuatan pendorong yang menyebabkan seseorang menaruh perhatian terhadap seseorang, sesuatu objek atau aktifitas tertentu.
2. Faktor eksternal meliputi : a. Kelengkapan koleksi
Setiap kelengkapan koleksi tentu melakukan kegiatan pengadaan koleksi untuk menambah kelengkapan koleksi yang dimilikinya. Kegiatan pengadaan koleksi bisa dilakukan dengan membeli, tukar – menukar, serta hadiah dari perorangan maupun lembaga.
Menurut IFLA (2002, 15-16) kualitas dan keterampilan mendasar yang diharapkan dari tenaga perpustakaan didefenisikan sebagai berikut:
1) Kemampuan berkomunikasi yang positif dan terbuka dengan pengguna
2) Kemampuan memahami kebutuhan pengguna
3) Serta memiliki keterampilan informasi dan mengetahui bagaimana menggunakannya.
Jadi pustakawan hendaknya memiliki pengetahuan keterampilan yang berkaitan dengan penyedia informasi serta mampu memenuhui dan melayani kebutuhan pengguna.
c. Ketersediaan fasilitas pencarian temu kembali informasi.
Pada dasarnya pemanfaatan koleksi perpustakaan mencakup dua hal yaitu menggunakan koleksi dalam ruangan perpustakaan (in library use) dan meminjam koleksi dari bagian sirkulasi untuk digunakan di luar perpustakaan (out library use).
Lancaster (1993,77) membatasi pengertian pemanfaatan koleksi di ruang baca perpustakaan dengan bentuk pertanyaan di bawah ini :
1. If a book is removed from the shelves, casually glanced at and immediately returned, has it been “used”?
2. If it is removed, some portion of it read at shelves, and then put back, has it been used?
3. If it is carried to table, along with others, glanced atand pushed to one side, has it been used?
Pendapat di atas dapat diartikan sebagai berikut :
1. Jika koleksi diambil dari rak dan dikembalikan lagi, apakah koleksi itu sudah dimanfaatkan?
2. Jika koleksi diambil dari rak dan sebagian dibaca, apakah koleksi itu sudah dimanfaatkan?
3. Jika koleksi diatas meja atau ruang baca dan dibaca sekilas, apakah koleksi itu sudah dimanfaatkan?
Dalam memanfaatkan koleksi di perpustakaan, pengguna biasanya menggunakan cara-cara umum yang dapat dilihat dari kebiasaan mereka. Secara umum, cara memanfaatkan koleksi perpustakaan menurut Zulkarnaen (1997,45) adalah :
1. Meminjam
Biasanya pengguna melakukan peminjaman melalui meja sirkulasi
membaca buku yang ia pinjam. Buku tersebut dapat diperpanjang masa peminjamannya dan kemudian dikembalikan lagi ke meja sirkulasi.
2. Membaca di tempat
Bagi pengguna yang memiliki waktu luang cenderung membaca di ruang baca perpustakaan. Pengguna dapat memilih beberapa buku untuk dibaca dan menghabiskan waktunya di perpustakaan. Pada perpustakaan yang memiliki ruang baca yang nyaman, akan menambah pengguna yang akan membaca buku di perpustakaan tanpa
3. Mencatat informasi dari buku
Terkadang pengguna hanya melakukan pencatatan informasi yang ia dapat dari koleksi. Dengan cara seperti ini, pengguna mendapatkan informasi ringkas tentang berbagai masalah dari beberapa buku berbeda.
4. Memperbanyak (menggunakan jasafoto copy)
Dengan memanfaatkan fasilitas mesin foto copy, pengguna dapat memiliki sendiri informasi – informasi yang ia inginkan. Cara seperti ini biasanya dilakukan oleh pengguna yang memiliki waktu terbatas untuk ke perpustakaan. Sedangkan perpustakaan sering menyediakan layanan foto copy untuk koleksi yang tidak bisa di pinjam oleh pengguna seperti koleksi referensi. Bagi perpustakaan dan pengguna terkadang seringkali melanggar hak cipta dengan cara seperti ini.
Cara-cara yang ditempuh oleh pengguna tersebut dapat dilakukan untuk memanfaatkan koleksi dalam format tercetak khususnya buku.
2.3.1 Tujuan Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan
Tujuan disediakannya koleksi di perpustakaan adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan. Pemanfaatan koleksi perpustakaan adalah kegiatan atau aktivitas pengguna dalam membutuhkan informasi dengan memanfaatkan segala jenis koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya. Informasi yang telah didapatkan berguna untuk kebutuhan informasi bagi setiap para pengguna perpustakaan.
Agar perpustakaan dapat memberikan pelayanan terbaik bagi pengguna perpustakaan, maka perpustakaan harus berusaha menyediakan berbagai informasi dalam jenis apapun untuk mempermudah pengguna, baik informasi tercetak maupun informasi elektronik guna mendorong pencapaian tujuan, visi dan misi perpustakaan yaitu mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi maupun suatu lembaga yang menyediakan perpustakaan bagi pegawainya melalui pelayanan informasi.
2.3.2 Frekuensi Pemanfaatan Koleksi Perpustakaan
Pengguna perpustakaan memiliki frekuensi pemanfaatan koleksi perpustakaan yang berbeda-beda. Hal ini tergantung pada kebutuhan informasi yang dibutuhkan, waktu dan kesempatan yang mereka miliki. Oleh karena itu, frekuensi pemanfaatan koleksi merupakan indikator untuk mengetahui sejauh mana pengguna memanfaatkan koleksi di perpustakaan.
Ketersediaan koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi juga mempengaruhi tingkat kunjungan pengguna ke sebuah perpustakaan tergantung bagaimana perpustakaan mampu memberikan informasi yang relevan kepada penggunanya. Semakin baik perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi bagi penggunanya maka semakin sering pengguna akan mengunjungi perpustakaan untuk memenuhi kebuthan informasi yang dibutuhkannya.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005, 245) menyebutkan bahwa frekuensi mengandung arti yaitu “kekerapan”. Frekuensi pemanfaatan koleksi berarti memiliki makna kekerapan penggunaan koleksi oleh pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Semakin sering suatu koleksi perpustakaan digunakan, hal itu menandakan bahwa informasi yang tersedia dalam koleksi tersebut benar-benar bermanfaat untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna.
2.3.3 Teknik evaluasi pemanfaatan koleksi
Menurut Mount Sunt Vincent University Library dalam Evi (2004, 11) mengemukakan bahwa ada beberapa teknik untuk mengevaluasi tingkat pemanfataan koleksi perpustakaan yaitu :
1. memperhatikan tingkat judul berdasarkan standar umum, dapat dilihat melalui: a. Katalog perpustakaan b. Bibliografi subjek c. Analisis sitasi d. Review essay e. Bibliografi khusus
f. Daftar usulan dari pengguna 2. Sistem data perpustakaan
Mencakup keseluruhan judul dalam subjek tertentu berhubungan dengan pengadaan, frekuensi sirkulasi peminjaman dan statistik silang layanan. 3. Menguji secara langsung ke rak termasuk evaluasi kondisi fisik buku
4. Survey pengguna tentang cakupan, kedalaman, kesesuaian, dan kemutakhiran bahan pustaka.
2.4 Keputusan Tata Usaha Negara
Menurut Hadjon (2002, 124) Keputusan tata usaha negara (KTUN) sering disebut dengan istilah keputusan administrasi negara. KTUN sebagai keputusan administratif merupakan satu pengertian yang sangat umum yang dalam praktik bentuknya dapat beraneka ragam.
Dalam Bahasa Belanda KTUN ini biasa disebut beschikking yang berarti norma hukum yang bersifat individual dan konkret sebagai keputusan pejabat tata usaha negara atau administrasi negara (beschikkingsdaad van de administratie). Dalam praktik, keputusan yang bersifat beschikking ini biasa disebut juga dengan istilah penetapan.
2.4.1 Pengertian Keputusan Tata Usaha Negara
Beberapa para pakar mendefenisikan mengenai keputusan tata usaha negara diantaranya Van Der Pot seperti dikutip oleh Triwulan (2011,316) menyatakan bahwa de rechtshandelingen der bestuursorganen, hun wulverklaringen voor het bijizondere geval, gericht op een wijziging in de wereld der rechtsverhoudingen yang diartikan sebagai Tindakan hukum yang dilakukan alat-alat pemerintahan, pernyataan kehendak mereka dalam menyelenggarakan hal khusus, dengan maksud mengadakan perubahan dalam lapangan hubungan hukum.
Keputusan tata usaha negara (beschikking) menurut Muchsan dalam Ihkwan adalah penetapan tertulis yang diproduksi oleh pejabat Tata Usaha Negara, mendasarkan diri pada peraturan perundang-undangan yang berlaku, bersifat konkrit, individual dan final.
Dalam Undang-Undang No.5 Tahun 1986 tentang Peradilan Tata Usaha Negara menyebutkan bahwa Keputusan tata usaha negara adalah suatu penetapan tertulis yang di keluarkan oleh Badan atau Pejabat Tata Usaha Negara yang berisi tindakan hukum Tata Usaha Negara yang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, yang bersifat konkret, individual, dan final, yang menimbulkan akibat hukum bagi seseorang atau badan hukum perdata.
Dari beberapa pendapat diatas disimpulkan keputusan tata usaha negara adalah penetapan atau tindakan hukum yang dilakukan oleh alat-alat pemerintah
yang bertujuan untuk mengadakan perubahan dalam lapangan hubungan khusus berdasarkan sesuatu kekuasaan istimewa yang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang bersifat konkret, individual dan final.
2.4.2 Tujuan Keputusan Tata Usaha Negara
Tujuan dibentuknya Peradilan Tata Usaha Negara menghasilkan suatu putusan, yaitu Keputusan Tata Usaha Negara menurut Nasir ( 2003, 151) adalah mengabulkan atau menolak sebagian atau seluruhnya terhadap tuntutan yang diajukan oleh penggugat. SF Marbun (2001,20) menyebutkan “dalam rangka yang menitikberatkan pada kepentingan individu dalam suatu masyarakat dan juga sebagai pengendali yuridis terhadap tindakan-tindakan badan/pejabat tata usaha negara, baik secara preventif maupun secara represif.” Secara preventif dimaksudkan adalah untuk mencegah terjadinya tindakan-tindakan badan/pejabat tata usaha negara yang melawan hukum dan merugikan masyarakat, sedangkan secara represif ditujukan terhadap tindakan-tindakan badan/pejabat tata usaha negara yang melawan hukum dan merugikan masyarakat harus dijatuhi sanksi.
Berdasarkan pendapat diatas tersebut disimpulkan bahwa Keputusan Tata Usaha Negara adalah hasil putusan terhadap ajukan penggugat yang menghasilkan hasil penolakan atau pengabulan dalam menitikberatkan pada kepentingan individu suatu masyarakat sebagai pengendali yuridis terhadap tindakan badan atau pejabat TUN.
Fariz Pradipta (2009, 1) mengatakan “Tujuan dibentuknya peradilan TUN untuk menghasilkan sebuah keputusan adalah memberi pengayoman hukum dan kepastian hukum, baik bagi rakyat maupun bagi administrasi negara dalam arti terjaganya keseimbangan kepentingan masyarakat dan kepentingan individu.”
Menurut Nasir (2003, 2) pada Sidang Paripurna DPR RI saat pembahasan RUU PTUN tujuan dibentuknya peradilan TUN untuk menghasilkan suatu putusan adalah :
1. Memberikan perlindungan terhadap hak-hak masyarakat yang bersumber dari hak-hak individu
2. Memberikan perlindungan terhadap hak-hak masyarakat yang didasarkan kepada kepentingan bersama dari individu yang hidup dalam masyarakat tersebut
Dari pendapat diatas tujuan dibentuknya peradilan TUN adalah memberikan perlindungan maupun pengayoman hukum terhadap hak-hak masyarakat yang bersifat individu bagi masyarakat, badan/pejabat yang didasarkan kepada kepentingan bersama dalam bermasyarakat dan juga sebagai pengendali yuridis terhadap tindakan-tindakan badan/ pejabat tata usaha negara.
2.4.3 Ciri-Ciri dan Macam Keputusan Tata Usaha Negara
Dalam mengambil suatu keputusan-keputusan yang ada pada tata usaha negara, terdapat berbagai keputusan, menurut Hadjon (2002:126-130) keputusan akan dibagi sesuai dengan ciri-ciri masing masing dan sesuai dengan tindakan-tindakan keputusan tertentu.
1. Keputusan-keputusan dalam rangka ketentuan-ketentuan larangan atau perintah (gebod)
Keputusan-keputusan ini merupakan keputusan yang paling biasa. Kategori yang paling penting adalah perizinan. Sistemnya adalah bahwa undang-undang melarang suatu tindakan tertentu atau tindakan-tindakan tertentu yang saling berhubungan. Larangan ini tidak dimaksudkan secara mutlak, namun untuk dapat bertindak dan mengendalikan masyarakat dengan cara mengeluarkan izin, khususnya dengan menghubungkan peraturan-peraturan pada izin tersebut
2. Keputusan-keputusan yang menyediakan sejumlah uang
Keputusan-keputusan jenis ini sering terjadi, bentuk-bentuk keputusan antara lain:
a. Keputusan tentang subsidi-subsidi diberikan karena penguasa ingin melancarkan kegiatan-kegiatan masyarakat tertentu.
b. Keputusan bagi orang-orang yang tidak dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan hidup mereka
c. Keputusan tentang berbagai asuransi sosial dan asuransi rakyat memberikan hak atas suatu tunjangan dalam keadaan tertentu
d. Keputusan tentang pemberian hak atas suatu tunjangan dalam keadaan tertentu.
3. Keputusan-keputusan yang mebebankan suatu kewajiban keuangan
Contoh yang paling penting ialah penetapan pajak, misalnya di Nederland ada kewajiban yang membayar premi-premi berdasarkan asuransi sosial dan asuransi rakyat.
Diartikan keputusan-keputusan yang menyebabkan dapat diberlakukannya beberapa peraturan yang saling berkaitan bagi seseorang tertentuatau suatu denda tertentu.
5. Keputusan-keputusan untuk penyitaan
Disebut kewenangan-kewenangan untuk penyitaan, apabila suatu organ penguasa melalui jalan hukum publik dapat mengadakan penyitaan atas barang-barang dari para warga, atau untuk digunakan demi kepentingan umum.
6. Keputusan-keputusan yang bebas dan yang terikat
Keputusan bebas bilamana penguasa mempunyai kebebasan bertindak, sedang keputusan terikat apabila seolah-olah dapat dibaca langsung dari undang-undang kapan keputusan itu harus diputuskan.
7. Keputusan yang memberikan keuntungan dan yang memberi beban
Keputusan yang memberikan keuntungan seperti dalam praktek perizinan : pemegang izin diperbolehkan berbuat tindakan-tindakan tertentu, sedang yang meberi beban misalkan pemegang izin terikat pada peraturan-peraturan tertentu.
8. Keputusan-keputusan yang seketika akan berakhir dan yang berjalan lama Keputusan dapat menyangkut suatu tindakan yang berlaku satu kali dan yang akan berakhir atau dapat menyangkut suatu keadaan yang berjalan lama.
9. Keputusan yang bersifat perorangan dan yang bersifat kebendaan
Keputusan yang bersifat perorangan adalah suatu keputusan yang isinya tergantung dari sifat-sifat pribadinya si pemohon misalnya si pemohon harus menyerahkan ijazah-ijazahnya atau surat-surat keterangan tentang kelakuan baik sebagai bukti-bukti sifat-sifat pribadinya. Sedangkan keputusan yang bersifat kebendaan adalah suatu keputusan yang isinya tergantung dari sifat objek yang bersangkutan, misalnya dalam hal izin Ordonansi Gangguan dan izin Mendirikan Bangunan.
Ada beberapa macam keputusan tata usaha negara menurut bebarapa ahli, Van Der Wel seperti dikutip oleh Triwulan (2011, 325) menyebutkan macam-macam keputusan adalah :
1. Keputusan yang bersifar membebani (belastende beschikkingen), keputusan yang bersifat menguntungkan (begunstigende beschikkingen), dan keputusan yang bersifat penetapan status (statusverleningen)
2. Keputusan yang bersifat penolakan (de afwijzende beschickkingen)
Menurut E. Utrecht yang dikutip oleh Triwulan (2011, 326) menyebutkan istilah “keputusan” dengan “ketetapan” memiliki macam-macam ketetapan antara lain :
1. Ketetapan positif dan ketetapan negatif, ketetapan positif menimbulkan hak atau kewajiban bagi yang dikenai ketetapan, ketetapan negatif tidak menimbulkan perubahan dalam keadaan hukum yang telah ada.
2. Ketetapan deklaratur versus ketetapan konstitutif adalah menyatakan bahwa hukumannya demikian (rechtsvastellende berschikking). Ketetapan konstitutif adalah mebuat hukum (rechtcheppend).
3. Ketetapan kilat dan ketetapan yang tetap adalah ketetapan yang bermaksud mengubah redaksi (teks) ketetapan lama dan suatu pernyataan pelaksanaan.
4. Ketetapan yang berisi dispensasi, izin (vergunning) dan konsesi.
Dari beberapa pendapat diatas disimpulkan bahwa macam-macam keputusan tata usaha negara pada dasarnya adalah keputusan yang bersifat positif, keputusan negatif, keputusan yang menguntungkan, dan juga keputusan yang berisi penolakan.
2.4.4 Klasifikasi Keputusan Tata Usaha Negara
pada perpustakaan PTUN Medan jenis atau klasifikasi perkara terdapat koleksi Keputusan Tata Usaha Negara yang terdiri dari :
1. Keputusan Pertanahan 2. Keputusan Kepegawaian 3. Keputusan Pajak 4. Keputusan Perizinan 5. Keputusan Lelang 6. Keputusan Tender
7. Keputusan Badan Hukum 8. Keputusan kehutanan 9. Keputusan Perumahan 10. Keputusan Pemilukada 11. Keputusan Partai Politik
