EDISI 557 19 MARET 2014
!
PENGEMBANGAN RENCANA STRATEGIS SISTEM INFORMASI: PENETAPAN PROGRAM, PROYEK, DAN PETA PANDU (ROADMAP)
Memetakan Inisiatif, Proyek, dan Program
Prof. Richardus Eko Indrajit – indrajit@post.harvard.edu
Inti dari perencanaan sebuah sistem informasi adalah berkumpulnya berbagai inisiatif untuk mengembangkan perusahaan yang perlu dikaji, dipilah/difilter, dan disepakati bersama untuk dijalankan. Dalam era bisnis yang serba dinamis ini, pimpinan atau manajemen perusahaan memberikan keleluasaan seluas-luasnya bagi segenap karyawan untuk mengusulkan ide-ide kreatifnya (inovatif). Melalui mekanisme “brainstorming” misalnya, paling tidak setahun sekali diberikan kesempatan seluas-luasnya bagi karyawan untuk mengajukan berbagai usulan pengembangan sistem dan teknologi informasi dimaksud.
!
Dari seluruh inisiatif yang berkembang dan diidentifikasikan, ada baiknya diklasifikasikan atau dikelompokkan menjadi beberapa klaster sesuai dengan kesamaan karakteristiknya. Klaster tersebut biasa disebut sebagai “program” – yaitu sebuah entitas aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh program dalam konteks ini adalah:
• Program Peningkatan Efisiensi Usaha; • Program Pembentukan Virtual Office; • Program Pengembangan Paperless Office;
EDISI 557 19 MARET 2014 • Program Penerapan Standar Manajemen Internasional;
• Program Perubahan Budaya Kerja;
• Program Pengelolaan Proses Kemitraan Strategis;
• Program Pembangunan Sistem Keamanan Korporasi; dan lain sebagainya.
Agar program tersebut dapat berjalan dengan baik, disusunlah sejumlah proyek untuk dilaksanakan. Seperti diketahui bersama, proyek adalah serangkaian aktivitas unik yang dijalankan dalam masa tertentu untuk menghasilkan satu tujuan. Berbeda dengan aktivitas sehari-hari yang bersifat rutin, proyek memiliki sifat “ad-hoc” – karena ada durasi pelaksanaannya (ada awal dan akhir). Setiap proyek sifat dan karakteristiknya unik, dan dikelola secara independen – tergantung dari ruang lingkup, durasi pengerjaan, biaya yang dikeluarkan, dan kualitas yang diharapkan. Contoh proyek yang berkaitan dengan Program Peningkatan Efisiensi Usaha misalnya adalah:
• Implementasi Sistem Enterprise Resource Planning; • Pengembangkan Aplikasi Workflow;
• Integrasi Basis Data Pelanggan;
• Pengembangan Komputasi Hijau (Green Computing); • Penerapan Kantor Maya; dan lain sebagainya.
Artinya adalah bahwa perencanaan yang baik akan berisi portofolio program dan proyek yang dikembangkan berdasarkan hasil pemilahan beranekaragam inisiatif yang diusulkan. Portofolio program dan proyek ini kelak akan dikaji lebih lanjut untuk menentukan prioritas kepentingan dan pelaksanaannya.
akhir dokumen
