RENCANA PROYEK PERUBAHAN rencana studi

RENCANA PROYEK PERUBAHAN

PENYUSUNAN DOKUMENTASI HASIL LAPORAN KEGIATAN DI UPTD PUSKESMAS CIKAMPEK UTARA

Disusun Oleh :

NAMA : DENI D ROHMAT ROMADHON, SKM NIP : 19790310 200701 1 007

JABATAN : KA.SUBAG. TU. UPTD PUSKESMAS CIKAMPEK UTARA

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PEMERINTAH KABUPATEN KARAWANG

KERJASAMA DENGAN

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DAERAH PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT 2014

A. FORMAT DOKUMEN PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN 01. IDENTITAS PROYEK

Deskripsi

Berdasarkan Peraturan Bupati Karawang Nomor : 121 Tahun 2008, tentang :

Uraian Tugas Unit Pelaksana Teknis ( UPTD ) Pusat Kesehatan Masyarakat ( PUSKESMAS ) PADA DINAS KESEHATAN KABUPATEN KARAWANG

Rincian Tugas, Fungsi dan tata kerja Kasubag TU. UPTD Puskesmas Pasal 4.

1. Sub pokok dan fungsi Sub bagian Tata Usaha diatur dalam pasal 9

peraturan Bupati Karawang nomor : 72 tahun 2008 tentang pembentukan, organisasi dan tata kerja unit pelaksana teknis UPTD Pusat Kesehatan Masyarakat( PUSKESMAS) pada Dinas Kesehatan Kabupaten Karawang 2. Untuk melaksanakan Tugas pokok dan fungsi sebagaimana dimaksud pada

ayat I Sub Bagian Tata Usaha mempunyai uraian tugas :

1. Membantu Kepala UPTD Puskesmas Kesehatan Masyarakat (PUSKESMAS) dalam melaksanakan tugas di bidang Umum, Kepegawaian, Keuangan, Perlengkapan, Perencanaan, Evaluasi dan pelaporan.

2. Menyampaikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan kepada Kepala UPTD tentang langkah-langkah yang perlu diambil di bidang Umum, Kepegawaian, Keuangan, Perlengkapan, Perencanaan, Evaluasi dan pelaporan.

3. Mempelajari peraturan perundang-undangan kebijaksanaan teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan Sub. Bagian tata Usaha meliputi Umum, Kepegawaian, Keuangan, Perlengkapan, Perencanaan, Evaluasi dan pelaporan.

4. Menganalisis data dan informasi yang berhubungan dengan Sub Bagian Tata Usaha

5. Menyusun konsep kebijaksanaan pedoman dan petunjuk teknis dibidang Sub. Bagian Tata Usaha meliputi Umum, Kepegawaian, Keuangan, Perlengkapan, Perencanaan, Evaluasi dan pelaporan. 6. Menganalisis permasalahan yang berhubungan dengan Sub. Bagian

prasarana fisik kantor sesuai dengan peraturan yang berlaku 8. Menyusun pedoman dan petunjuk teknis tentang pembinaan dan

peningkatan pelayanan teknis yang dilaksanakan oleh- tiap-tiap bidang dan pengelolaan rumah tangga

9. Menyiapkan rencana kebutuhan pegawai dan pengembangan pegawai di lingkungan UPTD

10.Menyiapkan bahan program rencana usulan anggaran pendapatan belanja rutin pembangunan UPTD

11.Melaksanakan evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan

pekerjaan di bidang Umum, Kepegawaian, Keuangan, Perlengkapan, Perencanaan, Evaluasi dan pelaporan.

12.Melaksanakan Tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala Puskesmas.

Dan berdasarkan Formulir Sasaran Kerja Kasubag TU. UPTD Puskesmas Tahunan :

1. Merencanakan Program Kerja Tahunan Puskesmas berdasarkan petunjuk atasan dan ketentuan peraturan perundangan sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas.

2. Menyiapkan bahan program rencana usulan anggaran pendapatan dan belanja rutin pembangunan UPTD;

3. Menyiapkan rencana kebutuhan pegawai dan pengembangan pegawai di lingkungan UPTD;

5. Memeriksa pekerjaan staff berdasarkan hasil kerja untuk mengetahui adanya kesalahan atau kekeliruan serta upaya penyempurnaannya. 6. Membagi tugas kepada bawahan dengan cara lisan atau tertulis dengan

persetujuan atasan agar dapat diproses lebih lanjut.

7. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan berdasarkan hasil kerja sebagai bahan evaluasi bagi atasan

8. Menganalisis permasalahan yang berhubungan dengan Sub. Bagian Tata Usaha dan menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah;

Dalam Rangka Optimalisasi pelaksanaan proyek perubahan yang menjadi tanggung jawab penulis selaku Kasubag TU, akan memfokuskan pada Penyusunan Dokumentasi Hasil Laporan Kegiatan Di UPTD Puskesmas Cikampek Utara Kecamatan Kota Baru, dapat tersusunnya Dokumentasi data hasil pelaksanaan program dan Pelayanan secara rapi, tepat, cepat, lengkap dan akurat sehingga penataan manajemen dan perumusan kebijakan Puskesmas di masa yang akan datang dapat dilaksanakan lebih baik.

Sponsor Kepala UPTD Puskesmas Cikampek Utara : H. Daud Eka Permana,SKM,MMKes.

Sumber Daya tim Dukungan untuk menjalankan proyek perubahan berasal dari stakeholder Internal yaitu: Seluruh petugas dan pemegang program di UPTD Puskesmas Cikampek Utara

Data pelaksanaan program pelayanan kesehatan Puskesmas baik data Primer maupun sekunder dari seluruh pemegang program di UPTD Puskesmas Cikampek Utara

02. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Pelayanan kesehatan di Puskesmas harus dilaksanakan secara sistematis, dan berkelanjutan, sehingga setiap pelaksanaan program harus melalui proses perencanan dan evaluasi pada setiap tahapannya, agar dapat dicapai hasil yang optimal. Adanya dokumentasi hasil pelayanan kesehatan dan hasil pelaksanaan kegiatan program sangatlah penting karena dari hasil penyusunan dokumentasi yang baik, lengkap dan akuntabel dapat dijadikan acuan sebagai bahan evaluasi dan pengambilan kebijakan program pelayanan kesehatan di masa yang akan datang, sehingga dengan adanya pendokumentasian seluruh tahapan perencanaan, sasaran dan target program yang baik, target pelayanan kesehatan untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat dapat terwujud.

Penyusunan dokumentasi hasil pelayanan dan pelaksanaan kegiatan program yang di kumpulkan di Kasubag TU, bukan tanpa hambatan kenyataannya dilapangan masih di temukan beberapa kendala seperti yang kami temukan dilapangan diantaranya :

1. Masih kurangnya kesedaran pelaksana program maupun pelaksana pelayanan dalam membuat rangkap laporan kegiatan, hanya di bikin satu rangkap untuk dikirim ke Dinas Kesehatan, padahal perlu adanya bek up pada flasdis dan arsip yang dikumpulkan di Ka. Subag TU. untuk di simpan di Puskesmas sehingga bila adanya Bintek dan Monitoring Evaluasi mendadak tidak terhambat.

2. Laporan kegiatan bulanan masih belum disajikan dengan lengkap dan arsip pelaporan tidak disimpan, dikelola dengan baik dan rapih sehingga menghambat dalam rekap pembuatan frofil data sasaran dan laporan pembangunan kesehatan tahunnan yang dijadikan dasar dalam pengambilan kebijakan pelayanan kesehatan di tahun selanjutnya.

03. TUJUAN

Tujuan proyek perubahan sengaja penulis batasi dengan periode waktu, yakni jangka pendek, dan jangka menengah sesuai dengan target yang harus kami selesaikan selama pendidikan dan latihan :

a. Tujuan Jangka Pendek ( selama 60 hari ):

1. Sosialisai dapat terlaksana agar semua stekhoder internal dari mulai pimpinan dan pelaksana program mengetahui dan mendukung pelaksanaan proyek area perubahan 2. Ada peningkatan koordinasi dan kolaburasi antar stekhoder internal dari mulai

pimpinan dan pelaksana program dapat memahami rencana tahapan proyek area perubahan yang dilakukan project leader.

3. Semua rencana, arsip laporan dan data sasaran semua programmer mulai di lengkapi minimal arsip laporan satu tahun kebelakang.

4. Semua data arsip laporan dari semua pemegang program yang terkumpul di buat dan disusun secara rapih di Map Folder dengan memperhatikan urutan hari, minggu, bulan dan tahun.

5. Data arsip laporan semua pemegang program yang terkumpul di Map Folder dapat tersusun rapi di lemari arsip yang ada di Ka. Subag TU, selain dilengkapi CD atau plasdis sebagai cadangan data bilamana di perlukan.

b. Tujuan Jangka Menengah ( Maksimal sampai dengan 31 Desember 2014 ) :

1. Semua rencana, hasil kegiatan program dan pelayanan yang terdokumentasi dapat di analisis dan disajikan kepada public agar dapatdi akses dengan mudah oleh masyarakat penerima hasil pelayanan.

04. MANFAAT

Manfaat Adanya Proyek Perubahan :

Dengan adanya penyusunan dokumentasi semua rencana, kegiatan dan pelaporan tertata dengan baik dapat memberikan keuntungan :

1. Dengan semua rencana, kegiatan dan pelaporan terdokumentasi dan dikelola dengan baik seluruh staff dan pimpinan Puskesmas bisa mengawasi, mengevaluasi dan menganalisa seluruh tahapan kegiatan program tepat waktu baik triwulan, semester maupun tahunan

2. Dengan Pendokumentasian yang dikelola dengan baik UPTD Puskesmas Cikampek Utara siap menjadi bagian dari 10 Puskesmas yang akan di kareditasi pada Tahun 2015 3. Dengan Pendokumentasian yang dikelola dengan baik pembuatan frofil dan laporan

pembangunan kesehatan tahunnan dapat dilaksanakan tepat waktu dan lebih akurat. 4. Memberikan kontribusi maksimal terhadap akuntabilitas pelayanan public yang

dilaksanakan di UPTD Puskesmas Cikampek Utara.

5. Proyek perubahan ini sangat bermanfaat untuk mendukung reformasi birokrasi dan perbaikan kinerja kebijakan pelayanan kesehatan di masa yang akan dating serta dapat meningkatkan kualitas pelayanan public yang merupakan tanggung jawab semua pihak.

05. RUANG LINGKUP

Dalam Rangka pelaksanaan proyek perubahan yang menjadi tanggung jawab penulis selaku Ka,Subag TU. di UPTD Puskesmas Cikampek Utara Ruang lingkup dari strategi perubahan yang akan dilaksanakan di fokuskan pada pendokumentasian hasil kegiatan program yang di beri judul : “Penyusunan dukumentasi hasil laporan kegiatan di UPTD Puskesmas Cikampek Utara Kecamatan Kota Baru Kabupaten Karawang”

1. Persiapan proyek area perubahan

2. Sosialisai dengan semua stekhoder di internal di UPTD Puskesmas Cikampek Utara Kecamatan Kota Baru Kabupaten Karawang

3. Pengumpulan Data semua rencana, arsip laporan dan data sasaran semua programmer

4. Pelaksanaan penyusunan dokumentasi semua data arsip laporan di Map Folder dan dapat disusun rapi di lemari arsip ada di Ka. Subag TU.

5. Evaluasi kegiatan

06. OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)

NAMA DESKRIPSI

a. Jangka Pendek ( selama 60 hari ): Adanya kesadaran mau berubah

pemegang program untuk melakukan penyusunan dokumentasi kegiatan dengan baik

pendek dan jangka menengah sesuai dengan target yang harus kami selesaikan selama pendidikan dan latihan :

1. Persiapan proyek area perubahan outputnya terlajinnya komunikasi dengan atasan langsung ( Mentor ) dan stekholder internal tentang area projek perubahan, dengan bukti di tandatanganinya proyek area perubahan.

2. Diskusi dan identifikasi masalah outputnya ditemukannya kendala yang dihadapi dan keuntungan apabila dilaksanakan projek area perubahan untuk puskesmas.

3. Sosialisasi tentang proyek perubahan outputnya semua mengetahui, dapat mendukung dan mau melaksanakan proyek area perubahan sehingga terjadi peningkatan koordinasi dan kolaburasi antar stekhoder internal dari mulai pimpinan dan pelaksana yang dilakukan project leader. 4. Melaksanakan langkah-langkah projek area

perubahan out putnya semua rencana, arsip laporan dan data sasaran semua programmer mulai di lengkapi minimal arsip laporan satu tahun kebelakang dengan memperhatikan susunan sesuai dengan urutan Sub. Program kegiatan.

b. Jangka menengah ( Maksimal sampai dengan 31 Desember 2014 )

Koordinasi pelaksanaan dokumentasi hasil kegiatan

c. Tujuan Jangka menengah :

1. Dokumentasi hasil kegiatan outputnya semua rencana, hasil kegiatan program dan pelayanan dapat di analisis dan disajikan kepada masyarakat penerima hasil pelayanan.

2. Penyusunan dokumentasi hasil kegiatan dan pelayanan outputnya analisa dan pengawasan dapat dilaksanakan sehingga UPTD Puskesmas Cikampek Utara Lulus dalam penilaian Puskesmas prestasi dan Puskesmas terakreditasi.

07. PENTAHAPAN (MILESTONES)

1. Persiapan proyek

area perubahan 1. Laporan kepada atasan langsung tentang kegiatan breaktrough 1.

2. Melakukan Konsultasi dan identifikasi tentang focus area perubahan

a. Identifikasi hambatan/ masalah yang dihadapi terkait dengan focus yang akan dijadikan proyek perubahan b. Tersusunnya data dan informasi yang

akan dijadikan proyek perubahan c. Mematangkan Draft perubahanProyek

Perubahan

d. Menyepakati usulan skala prioritas area perubahan yang akan dijadikan proyek perubahan

e. Naskah persetujuan penetapan area f. Tandatangan persetujuan penetapan

area Proyek Perubahan dg atasan langsung

5 hari kerja 24-30 Juni 2014

2 . Sosialisasi proyek area perubahan di internal di UPTD Puskesmas Cikampek Utara

1. Persiapan materi area perubahan

2. Pembuatan dokumentasi pelaksanaan sosialisasi

3. Pembuatan kesepakatan waktu sosialisasi 4. Pembentukan panitia pelaksanaan sosialisai

agar berjalan lancar

5. Sosialisai dengan semua stekhoder internal 6. Koordinasi dan kolaburasi antar stekhoder

internal agar dapat memahami rencana proyek area perubahan yang dilakukan project leader.

7. Semua stekhoder internal dapat mendukung rencana proyek area perubahan yang dilakukan project leader.

8. Semua stekhoder internal dari mulai pimpinan menyetujui tahapan langkah-langkah proyek area perubahan

9. Menentukan rencana kebutuhan

Minggu Pertama 4-9 Agustus

2014

3. Pelaksanaan proyek area perubahan di internal di UPTD Puskesmas Cikampek Utara

1. Membuat/ memenuhi kebutuhan rencana proyek perubahan

2. Pelaksana program mulai mengumpulkan dan melengkapi laporan kegiatan

3. Arsip laporan dan data sasaran mulai di buatkan Map Folder sesuai dengan nama Sub. Program.

4. Arsip laporan yang terkumpul disusun dan dimasukan secara rapih di Map Folder kemudian disusun rapi di lemari arsip ada di Ka. Subag TU.

Agustus 2014 s/d Minggu Pertama

Oktober 2014

4. Evaluasi Kegiatan Monitoring hasil kegiatan dan evaluasi pelaksanaan proyek area perubahan

3 hari kerja 13-15 Oktober 2014

08. TATA KELOLA PROYEK

STRUKTUR DESKRIPSI

STRUKTUR/TIM YANG TERLIBAT DALAM PENYELENGGARAAN PROYEK

PERUBAHAN

 Sponsor : H. Daud Eka Permana, SKM, MMKes

( Mentor/ Kepala UPTD Puskesmas Cikampek Utara )

Memberikan legitimasi dan dukungan untuk proyek perubahan

 Project Leader : Deni D. Rohmat Romadhon, SKM

a. Merencanakan apa yang diperlukan sebelum bertemu mentor

b. Melakukan diskusi dan

melaporkan rancangan proyek perubahan

c. Inisiatif dialog dengan Mentor dan coach

d. Menggalang komunikasi dan kesepakatan dengan steakeholder e. Membuat laporan

 Coach :

Dr. Awan Gumelar, MSI

a. Memastikan kemampuan peserta diklat dalam esensi mata diklat pada tahap identifikasi perubahan organisasi

b. Memastikan peserta diklat menetapkan area perubahan c. Melakukan monitoring pada

peserta diklat dalam area perubahan pada bawahan

d. Melakukan komunikasi dengan mentor dalam tahap ownership e. Melakukan komunikasi dengan

mentor mengenai progres penerimaan rencana perubahan f. Melakukan intervensi bila peserta

mengalami permasalahan

STEAKHOLDER INTERNAL  Tim Kerja Puskesmas Basic Six  Tim Kerja Puskesmas Pengembangan  Tim dalam Pelayanan Puskesmas

a. Memberikan masukan

data,pengumpulan data dalam area proyek perubahan

dalam proyek perubahan

 STEAKHOLDER EKSTERNAL Dinas Kesehatan

Sebagai penerima hasil laporan kegiatan dan pelayanan

09. ANGGARAN NO

. DESKRIPSI JUMLAH JUMLAH

1.

Alat Tulis Kantor

Konsumsi

Rp.@5.000 x 30. orang

Stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan terbagi menjadi dua yakni stakeholder internal dan eksternal.

Stakeholder internal ini adalah Lingkup UPTD Puskesmas Cikampek Utara yaitu :  Tim Kerja Puskesmas Basic Six :

1. Pelaksana Program KIA (Sub. KIA, KB,Imunisasi, MTBS) 2. Pelaksana Program Promosi Kesehatan

3. Pelaksana Program Kesling 4. Pelaksana Program P2M 5. Pelaksana Program Gizi 6. Pelaksana Program BP

 Tim Kerja Puskesmas Pengembangan 1. Pelaksana Program UKS

2. Pelaksana Program Gigi dan Mulut 3. Pelaksana Program Jiwa

4. Pelaksana Program Perkesmas 5. Pelaksana Program THT

6. Pelaksana Program Graha Semesta 7. Pelaksana Program UKK

8. Pelaksana Program Laboratorium

9. Pelaksana Program Pencatatan pelaporan 10. Pelaksana Program Sp3

11. Pelaksana Program Farmasi 12. Pelaksana Program Batra

13. Pelaksana Program Bina jaringan  Tim Kerja Pelayanan Puskesmas :

a. Pendaftaran

( Petugas Pendaftaran ) b. Pelayanan :

( Dokter, Perawat, Bidan dll)  Stakeholder eksternal yaitu :

Dinas Kesehatan sebagai penerima hasil laporan kegiatan dan pelayanan

Saat kegiatan proyek perubahan ini akan dimulai ada beberapa hal yang menjadi potensi kendala yang akan menjadi penghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan, diantaranya:

 Pemahaman petugas terhadap rencana proyek perubahan  Sarana dan prasarana tidak mendukung

 Kebiasan yang kurang baik dari steakholder tidak mau berubah

12. IDENTIFIKASI RESIKO

Faktor resiko yang harus diantisipasi dalam mencapai keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai target waktu yang telah ditetapkan diantaranya:

 Petugas dengan SDM yang kurang, tidak mendukung adanya area proyek perubahan

 Fasilitas computer dan flasdist yang eror untuk melengkapi arsif laporan kegiatan program

 Harga ATK, Folder dan Lemari Arsif berubah  Stekholder ada namun kurang mendukung

13. KRITERIA KEBERHASILAN

14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (KEY SUCCESS FACTORS)

Faktor – faktor yang dianggap menjadi kunci keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan waktu adalah:

 Kerja keras seluruh Steakholder dalam mewujudkan pendokumentasian seluruh kegiartan program;

 Soliditas seluruh Steakholder ;  Dukungan Stakeholder.

11. PERSETUJUAN

Cikampek Utara, 2014 Kepala UPTD Puskesmas Cikampek Utara