b. Sifat Pekerjaan - MATERI MATA PELAJARAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN KELAS XI APK

MATERI MATA PELAJARAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN KELAS XI APK

SEMESTER GANJIL

PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI

Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan Dinas Pemerintahan akan

selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang menaungi. Perkembangan

perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai baru yang mengisi unit bagian yang

semakin banyak. Untuk merekrut pegawai baru, ada beberapa hal yang harus dicermati

mengenai analisis analisis kebutuhan pegawai.

Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan

pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala

dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri

Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya

secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan dilakukan

berdasarkan:

a. Jenis Pekerjaan

Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan

organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan

perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.

b. Sifat Pekerjaan

Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat

pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada

pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan-pekerjaan tata usaha, tetapi

ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran,

tenaga medis dan para medis di rumahrumah sakit pemerintah.

c. Perkiraan Beban Kerja

Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

d. Perkiraan Kapasitas Pegawai

Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam

jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk

masing-masing jenis pekerjaan.

e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,

ilustrasi

f. Analisis Jabatan

Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara

konkrit jumlah dan kualifkasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu

melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis

jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi

tentang jabatan.

g. Prinsip pelaksanaan pekerjaan

Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi pegawai.

Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan

sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk

pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat

pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk

pekerjaan itu.

h. Peralatan yang tersedia

Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan

sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada

umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai

akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.

i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah

Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam

penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin

ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi

apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus

didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara

rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan

dengan kemampuan anggaran yang tersedia.

ditekankan pada kebutuhan perusahaan dan dana yang tersedia, namun untuk perusahaan

berskala besar, prinsip diatas juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan selain

prinsip-prinsip yang tentunya dimiliki perusaan sendiri.

SISTEM PENYUSUNAN FORMASI

Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang ligkup. Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja.

Sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.

Metode

Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifkasi dari :

 Hasil kerja

 Objek kerja

 Peralatan kerja

 Tugas per tugas jabatan

penysunan formasi pegawai

Prinsip Penyusunan Formasi

Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:

1. setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.

2. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.

3. selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai juga tidak berubah.

ANALISA KEBUTUHAN PEGAWAI

Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan

kualifkasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan

mengorganisasikan informasi tentang jabatan. Analisis jabatan meliputi:

2. Kualifkasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu misalnya pendidikan tertentu,

3. Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan.

ilustrasi kebutuhan pegawai

Selain prinsip-prinsip diatas ada beberapa hal lain yang mesti dicermati dalam penyusunan formasi pegawai, yakni:

1. Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.

2. Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini. Persediaan pegawai disebut juga dengan Bezetting.

3. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan.

4. Standar kemampuan Rata-rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukkan ukuran enerji rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil. Standar kemampuan rata-rata pegawai disebut standar prestasi rata-rata pegawai.

5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.

PROSEDUR PENGADAAN PEGAWAI

Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakn langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sesungguhnya pencarian atau penarikan tenaga kerja di lakukan setelah diketahui kualifkasi yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan dicari, antara lain menyangkut pengetahuan, pengalaman, kepribadiannya dan sebagainya.

pengadaan pegawai

Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.

2. Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern.

3. Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan.

4. Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.

5. Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk

6. Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan).

7. Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)

8. Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian.

9. Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi, psikotes, dan kesehatan jasmani.

10. Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.

11. Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.

12. Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan.

13. Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.

14. Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.

15. Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.

16. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap.

17. Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugass, wewenang dan tanggung jawab.

18. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para pegawai berkembang dan betah bekerja di perusahaan.

PENGELOLAAN DOKUMEN PEGAWAI

Seorang pegawai di suatu instansi juga dapat memiliki berbagai jenis dokumen yang dihasilkan pada saat mereka bekerja pada instansi tersebut. Dengan terciptanya berbagai dokumen tersebut, maka sebaiknya dilakukan pengelolaan dokumen yang baik pula. Pelaksanakan pengelolaan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen/berkas tata naskah / arsip pegawai baik Negeri maupun Swasta sebagai salah satu sumber informasi manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip/tata naskah kepegawaian.

1. Bukti fsik yang disusun secara kronologis sejak seorang menjadi pegawai sampai dengan masa berakhir tugas.

2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai. Instrumen yuridis dimaksudkan sebagai bukti hukum baik bagi si pegawai maupun intansi/perusahaannya.

3. Bukti akuntabilitas kinerja suatu instansi.

smber gambar: http://kepergokmembaca.wordpress.com/2010/03/21/dian-elvira-rosa/

betapapun pentingnya sebuah arsip, dan sebaik apapun sistem penyimpanannya, jika pegawai yang bertanggung jawab dalam hal ini tidak bekerja dengan baik, maka pengelolaan dokumen tersebut juga tidak efektif.

Pegawai yang mengelola dokumen kepegawaian diharapkan perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Menjaga kerapihan penyimpanan.

2. Menjaga kebersihan tempat penyimpanan.

3. Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik.

4. Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan kembali.

5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.

Pengelolaan dokumen pegawai hendaknya dilaksanakan secara konvensional maupun elektronik. Hal tersebut demi memastikan keamanan dan keteraturan arsip itu sendiri

JENIS-JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN BAGI PNS

Dalam Administrasi Kepegawaian terdapat berbagai jenis arsip yang dimiliki para pegawai disimpan dengan baik pada filling cabinetnya masing-masing, berbagai jenis arsip ini merupakan kumpulan warkat dari mulai tahap awal penerimaan pegawai, sampai pada masa purna tugas seorang pegawai PNS.

Sumber: https://www.rabobank.com/

Berikut ini berbagai jenis arsip kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil berdasarkan buku layanan administrasi kepegawaian tahun 2013.

1. Formasi Pegawai

2. Penerimaan Pegawai, meliputi : Pengumuman, Seleksi administrasi, Pemanggilan peserta test, Pelaksanaan ujian tertulis, Keputusan hasil ujian, Wawancara/Litsus, Penetapan Tahap akhir

3. Pengangkatan Pegawai, meliputi : a. Usulan Pengangkatan CPNS/PNS, yaitu : Berkas lamaran diterima, Surat Keterangan hasil penelitian/screening, Berkas usulan CPNS/PNS b. SK Kolektif c. SK Perseorangan

4. Pembinaan Karir Pegawai : a. Diklat/Kursus/Magang/Tugas Belajar/Ujian Dinas/Izin Belajar Pegawai, meluputi : Surat Perintah/Surat Tugas/SK/Surat Izin, Laporan Kegiatan, STTPL Diklat b. Peninjauan Masa Kerja c. DP3 d. Penetapan Angka Kredit e. Disiplin Pegawai : Daftar Hadir, Rekap Hadir, Catatan Pelanggaran.

5. Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai

6. Mutasi Pegawai, meliputi : a. Alih Tugas / Diperbantukan / Dipekerjakan, yaitu : Usulan, Nota Persetujuan b. Mutasi Keluarga (Nikah, Anak, Cerai), yaitu : Surat Nikah/Cerai, Akte Kelahiran Anak, c. Kenaikan Gaji Berkala d. Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan e. Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional

Kedinasan (KORPRI,Dharma Wanita,Koperasi, MSI, Arsiparis, dll), Keanggotaan Parpol/LSM ORMAS/KP4/LP2P c. Cuti Diluar Tanggungan Negara; dan Cuti lainnya.

8. Kesejahteraan Pegawai, meliputi : Layanan Beras/Pakaian Dinas; Layanan Pemeliharaan; Kesehatan Pegawai; Layanan Asuransi Pegawai; Layanan Tabungan; Perumahan; Bantuan Dinas/Layanan Bantuan Sosial; Layanan Olahraga dan Rekreasi.

9. Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun

10. Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun

11. Perselisihan/Sengketa Kepegawaian

12. Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan

13. Data Kepegawaian

14. Dokumentasi Kepegawaian

15. Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil

Demikianlah berbagai jenis arsip yang akan tercipta oleh para pegawai negeri sipil, kesemua arsip tersebut patut menjadi perhatian bagi arsiparis di bagian kepegawaian. Dengan banyaknya arsip tersebut maka perlu dipertimbangkan pula pemilihan penyimpanan arsip yang sesuai bagi lembaga tersebut.

CARA PENGANAN DOKUMEN ARSIP KEPEGAWAIAN

Setelah mengetahui jenis-jenis arsip kepegawaian bagi PNS maka seorang pegawai administrasi harus dapat menangani dokumen tersebut dengan baik, penanganan dokumen tersebut pada dasarnya hampir sama seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip masing-masing.

Pada umumnya penanganan dokumen terbagi menjadi 3 bagian yakni: 1. Pengurusan/Penanganan Dokumen

2. Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen 3. Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip Dokumen

Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen kepegawaian sama prosesnya dengan dokumen lainnya, silahkan Saudara merujuk pada artikel tersebut. Namun untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian yang membedakan adalah pada buku pencatatan masing-masing dokumen arsip kepegawaian.

Buku pencatatan arsip yang digunakan disebut juga buku penjaga administrasi kepegawaian, adapun buku tersebut terdiri dari:

1) Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun (TASPEN) 2) Daftar Nama Pejabat Struktural

3) Daftar Nama Pejabat Fungsional 4) Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil

5) Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai NegeriSipil (PNS) 6) Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS) 7) Daftar Kepemilikan Kartu Istri / Suami (KARIS / KARSU)

8) Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG) 9) Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)

10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah 11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya

12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS) 13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat

14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar 15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas - Tugas Lainnya 16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)

sumber gambar:

http://dokumengofur72.blogspot.com/2013/05/taspen.html

Dari contoh dokumen taspen tersebut, dapat dibuat buku daftar kepemilikian kartu TASPEN dengan format yang yang dapat ditentukan oleh instansi terkait, dengan tidak lupa melampirkan fotocopy kartu taspen tersebut.

Setelah masing-masing dokumen kepegawaian dicatat pada buku penjaga administrasi kepegawaian, maka selanjutnya warkat/dokumen kepegawaian sudah dapat disimpan sebagaimana arsip lainnya menggunakansistem penyimpanan arsip yang sesuai

PEMILIHAN SYSTEM PENYIMPANAN ARSIP YANG SESUAI

etiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaanya tidak akan sama dengan kantor yang lain. Jenis surat yang di urus pun beragam, sesudai dengan dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip di departemen Kesehatan pasti akan berbeda dengan arsip di departemen Pendidikan. Arsip di Perusahaan swasta akan berbeda dengan arsip di lingkungan sekolah.

Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria berikut ini.

 Mudah dilaksanakan dan digunakan

 Hemat tenaga dan peralatan

 Hemat waktu dan biaya

 Sederhana

 Fleksibel dan mudah dikembangkan

 Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi

Seperti telah diterangkan sebelumnya, pada dasarnya semua sistem penyipanan arsip sama baiknya. Namun tidak ada salahnya kita simak hal berikut sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan.

1. Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria berikut ini.

 Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian ini lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai. Contoh: unit kepegawaian

 Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan. Contoh: Perpustakaan, Bank.

2. Sistem subjek cocok digunakan apabila

 Kantor/instansinya besar, baik dari segi gedungnya maupun dari ruang lingkup pekerjaanya,

 Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi/kantor adalah sentralisasi (terpusat) dan campuran. Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam pengelolaan kearsipan berarti semua surat baik aktif maupun in aktif dikelola oleh suatu unit kearsipan sebagai pusatnya. Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan surat-surat yang beraneka ragam. Misalnya, ada arsip tentang unit kepegawaian, keuangan, pemasaran, dan sebagainya. Tetapi jika menggunakan sistem desentralisasi, sistem subjek kurang sesuai, karena setiap unit kerja menangani arsipnya sendiri-sendiri, dan arsip yang dikelolanya adalah

menyangkut unit kerjanya saja. Misalnya bagian kepegawaian hanya mengurus tentang arsip kepegawaian saja.

3. Sistem Tanggalcocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun, dan sebagainya. sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan berdasarkan tanggal. Contoh: Bagian keuangan.

4. Sistem Wilayah cocok digunakan apabila.

 suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di berbagai daerah. Contoh: perusahaan transportasi dan Bank.

 suatu perusahaan yang mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas di seluruh daerah. Contoh: Kantor pos, Jasa titipan kilat, dan sebagainya.

5. Sistem Nomorcocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan suratnya banyak menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama.

contoh:

1. Rumah Sakit : No. Identitas pasien

2. Kantor Pos : No. Kode Pos

3. Bank : No. Rekening

4. Perguruan Tinggi : No. Induk Mahasiswa

5. PLN : No. Rekening Listrik

Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor swasta dan pemerintah menggabungkan sistem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain.

Hal demikian tidak menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat membuat penyimpanan dan penemuan kembali arsip dilakukan lebih mudah dan lebih cepat.

Contoh:

Sistem subjek digabung dengan sistem abjad

 Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tapi sub-sub subjek terdiri dari nama orang.

Sistem subjek digabung dengan sistem tanggal

 Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek terdiri dari tanggal surat.

Sistem tanggal digabung dengan dengan sistem abjad

 Arsip mula-mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip pada bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama-nama korespondensi.