MATERI MATA PELAJARAN ADMINISTRASI SARPRAS KELAS XI APK
DAFTAR PERALATAN KANTOR YANG DIBUTUHKAN OLEH SEKRETARIS/PEGAWAI
KANTOR
Peralatan kantor memiliki peran penting dalam kehidupan organisasi kantor, peralatan kantor mampu menunjang kinerja pegawai dalam mengerjakan tugas sehari-hari.
Dari sekian banyak peralatan di sebuah kantor terdapat peralatan yang benar-benar dibutuhkan oleh seorang sekretraris atau pegawai kantor lainnya.
Berikut ini daftar peralatan kantor yang dibutuhkan oleh sekretaris/pegawai kantor tersebut:
Perabot Kantor
1. meja tulis dan laci yang dapat dikunci
2. meja mesin tik/komputer dengan rak-rak untuk persediaan kertas 3. kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi rendahnya 4. lemari arsip
4. Paper shreeder (mesin penghancur kertas) 5. Printer
6. Faximile 7. Mesin fotocopy 8. Televisi
Perlengkapan dan alat-alat penting lainnya
1. kalender meja, yang sekaligus berfungsi sebagai daftar janji dan buku harian 2. buku petunjuk telepon
3. buku daftar alamat 4. buku catatan
5. kotak surat masuk dan surat keluar 6. aneka map
12. dan perlengkapan penunjang pegawai kantor lainnya
Perlu diperhatikan semakin modern suatu kantor maka penggunaan alat kantro menjadi semakin banyak. Mutu alat dan perlengkapan kantor pun dipilih yang mampu menunjang kegiatan perkantoran sehari-hari
ACARA MENGGUNAKAN MESIN PENGGANDA DOKUMEN
Menggunakan mesin pengganda dokumen seharusnya dikuasai oleh seorang pegawai administrasi kantor. Dimana sering pekerjaan staf administrasi kantor berhubungan dengan mesin-mesin pengganda yang akan kita bahas berikut ini.
Namun sebelum menggunakan mesin-mesin pengganda dokumen hendaknya staf pegawai mampu memilih mesin mana yang paling cocok dan dibutuhkan oleh unit kantor tiap instansi, untuk itu ada baiknya sebelumnya simak juga Memilih Mesin Pengganda Dokumen Sesuai Kebutuhan Kantor.
Jika sudah menemukan peralatan atau mesin yang diinginkan maka, pegawai kantor harus dapat mengoperasikan mesin tersebut.
Awal sekali jika hendak menggandakan dokumen pastikan terlebih dahulu bahwa:
1. Dokumen asli sudah benar. Jika dokumen asli masih salah, atau sedang dalam perbaikan hal ini akan membuat pekerjaan dilakukan dua kali.
2. Jumlah kebutuhan dokumen ditambah 1 untuk arsip. 3. Pilih mesin pengganda yang paling menguntungkan.
Jika hal diatas sudah tepat maka tinggallah pegawai kantor menggunakan mesin-mesin pengganda dokumen berikut ini.
Mesin Fotocopy
3. Letakkan kertas pada kaca tempat fotocopy, dengan bagian tepi atas menempel pada garis sekala pada posisi yang tepat ditengah.
4. Dengan menekan tombol pengatur hasil kopi, tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki. 5. Tekan tombol cetak (start)
6. Jika sudah selesai, tekan tombol OFF
7. Selesai penggandaan, bersihkan mesin dari bekas tinta dan debu, kemudian tutup mesin
mesin fotocopi Mesin Risograf
1. Sebelum mulai pencetakan, cek tinta, flm dan sambungkan listriknya 2. tekan tombol ON
3. Cetak master, masukan naskah ke kaca pencetakan dengan posisi terbalik 4. Atur lampu pencetakan
5. Tekan tombol pencetak master, tunggu sejenak hingga master tercetak 6. Ambil dokumen aslinya
7. Lihat master yang sudah dicetak 8. Atur posisi master
9. Tekan tombol angka sesuai kebutuhan
10. Setelah penggandaan selesai, bersihkan mesin, dari bekas-bekas tinta dan debu, kemudian tutup mesin. Penggunaan risograf akan efsien bila jumlah penggandaan lebih dari 1.000 halaman.
mesin risograf
Mesin scanner
1. Sambungan mesin dan komputer telah tersambung listrik
2. Mesin dan komputer terkoneksi dan software yang dibutuhkan telah terinstal Langkah-langkah menggandakan:
1. Nyalakan scanner dengan menekan tombol ON
2. Letakkan dokumen yang akan dipindai dengan lensa kaca 3. Pasang software scanner
4. Jalankan program scanner 5. Klik start
6. Simpanlah dokumen yang telah dipindai
7. Simpan dokumen dengan format yang diinginkan
8. untuk mendapatkan hard copy, cetaklah hasil pindai menggunakan printer 9. Setelah selesai, rapikan mesin dan bersihkan dari debu kemudian tutup mesin.
PRINSIP-PRINSIP TATA RUANG KANTOR
Setelah membaca artikel Tata Ruang Kantor Yang Baik, kita akan mengetahui beberapa prinsip-prinsip yang harus diperhatikan pada saat menata ruangan kantor, prinsip tersebut adalah sebagai berikut.
1. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
3. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
4. Meletakan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya. 5. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
6. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
8. satuan tugas yang dikerjakannya bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan sebaiknya dijauhkan dari satuan lainnya, lebih-lebih satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak.
9. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.
Demikianlah prinsip yang harus diperhatikan dan dijadikan pedoman oleh pegawai kantor dalam penataan tata ruang kantor, sehingga tercipta ruangan kantor yang baik, tepat dan efisien dalam melaksanakan seluruh kegiatan pekerjaan perkantoran.
PEMELIHARAAN MESIN-MESIN KANTOR
Mesin dan peralatan lainnya dalam kantor memerlukan perhatian secara berkala agar tetap dalam keadaan siap dipakai dengan memuaskan. Sudah jelas bahwa akibat pemakaian akan menimbulkan kekurangan atau kerusakan.
Oleh karena itu, secara berkala mesin perlu dibersihkan, diminyaki pada bagian-bagian yang selalu bergerak, disesuaikan (adjusting) dan mengganti bagian-bagian yang sudah tua atau rusak dengan yang baru.
Pemeliharaan preventif jauh lebih baik daripada pemeliharaan untuk memulihkan kerusakan yang mungkin timbul secara tidak menentu (remedial maintenance). Cara preventif adalah memeriksa kemungkinan kerusakan sebelum terjadi.
Hal ini dapat dilakukan dengan mengadakan pemeriksaan pada saat-saat mesin istirahat sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Pemeliharaan preventif akan lebih memuaskan, baik dari segi pembiayaan, ketahanan mesin, maupun produktivitasnya.
Pemeliharaan yang teratur, sesuai dengan program, akan menghindarkan kekecewaan akibat kejadian yang tidak diharapkan sekaligus dapat terhindar dari pengeluaran yang besar dalam perbaikan. Service yang dilakukan secara teratur dan terus menerus, akan lebih banyak membatu untuk menekan biaya serendah-rendahnya dan inilah tugas yang paling penting.
Pengurusan pemeliharaan dapat ditempuh dalam tiga cara yaitu:
1. Kontrak pemeliharaan (maintenance contracts) 2. Service perorangan (individual cervice calls) 3. Service kantor (company operated service)
1. Kontak Pemeliharaan
Umumnya, pabrikan atau distributor mesin-mesin lebih senang memberikan service produksi mereka sendiri dalam rangka promosi dan memberikan kepuasan kepada para konsumennya. Ini dianggap lebih efisien karena produsen tahu benar mengenai jenis service yang mereka lakukan.
Disamping itu, semua suku cadang terjamin ketersediaanya dan para teknisi telah sangat terlatih dan terbiasa menangani produk tersebut. Penyelidikan membuktikan bahwa cara ini lebih banyak dipilih oleh kantor-kantor walaupun pengeluaran pemeliharaan agak tinggi.
2. Service Perorangan
Panggilan service perorangan merupakan suatu jenis service yang bersifat "bila dibutuhkan" karena service ini dilakukan setelah terjadi kekurangan (remedial maintenance). Umur dan jumlah mesin-mesin merupakan faktor penting untuk memilih service perorangan.
Jika mesin itu masih baru, relatif tidak membutuhkan service. Demikian juga bila sebagian besar mesin sedang dipakai atau tidak dipakai adalah logis bahwa tidak semuanya membutuhkan service. Kenyataan menunjukkan juga bahwa biasanya service perorangan akan lebih mahal daripada kontrak pemeliharaan.
3. Service Kantor
Dengan service kantor, maka pengawasan yang intensif terhadap pekerjaan dan biaya dapat dilakukan secare terus menerus dan teratur. Service kantor juga sangat bagi kantor yang terpencil pada sebuah kota kecil yang sulit untuk mendapatkan service perorangan maupun service kontrak. Dalam hal ini sebaiknya menggunakan service kantor.
Beberapa pendapat lain untuk pemeliharaan dan perawatan mesin kantor dapat ditempuh dengan cara sebagai berikut:
1. Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantor 2. Penyusunan jadwal perawatan mesin-mesin kantor
3. Aktivitas-aktivitas perawatan dan perbaikan yang dilakukan oleh petugas sendiri atau diborongkan kepada perusahaan lain.
4. Menentukan jangka waktu usia atau umur mesin-mesin kantor dan penggantinya dengan mesin-mesin kantor yang baru.
PENATAAN SUARA PADA TATA RUANG KANTOR
Kebisingan atau suara gaduh dapat menyebabkan tidak efisiensinya pelaksanaan kantor, karena kebisingan dapat mengganggu konsenstrasi orang dalam berfikir sehingga akan mempengaruhi hasil kerjanya. Suara yang gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan fikiran, menggunakan telepon dan melaksanakan pekerjaan kantor dengan baik.
Suara berisik dapat mengakibatkan hal berikut ini:
1. Gangguan mental dan syaraf bagi pegawai 2. Kesulitan mengadakan konsentrasi 3. Kesalahan yang lebih banyak 4. Kelelahan yang bertambah
5. Semangat kerja pegawai menjadi berkurang
Banyaknya sumber suara yang terdapat pada suatu kantor dapat bersumber dari percakapan, pergeseran barang-barang, suara mesin kantor, dan suara diluar kantor.
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya memperhatikan hal berikut ini:
1. Langit-langit atau dinding ruangan dipakai lapisan penyadap suara 2. Mesin-mesin kantor pada bawahnya diberi alas karet atau busa tipis 3. Pesawat telepon dibuatkan ruangan tertutup rapat
4. Lantai ruangan sebaiknya diberi alas karet sehingga tidak terlalu banyak mengeluarkan suara
Dengan demikian jelas sekali bahwa perencanaan cahaya, warna, udara dan warna dalam penataan ruang kantor harus benar-benar di perhitungkan dan direncanakan dengan baik. Karena akan berpengaruh terhadap aktivitas pekerjaan kantor.
Sebaliknya lemahnya kekuatan cahara, warna yang tidak cocok dan kurangnya sirkulasi udara serta kebisingan dapat berpengaruh buruk terhadap pekerjaan kantor.
Warna merupakakn faktor penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran). Misalnya warna mempunyai pengaruh yang sangat penting atas tekanan darah dan ketegangan syaraf. Beberapa warna memberikan perasaan yang menekan dan cendrung mempercepat tindakan, sebaliknya warna yang lain mendorong kehangatan dan perasaan gembira serta cendrung memperlambat suatu tindakan.
Warna-warna kuning, jingga dan merah di pandang sebagai warna-warna yang panas, warna ini biasanya mempunyai pengaruh psychologis mendorong kehangatan dan perasaan gembira. Sebaliknya warna-warna yang sejuk seperti warna biru, ungu, dan hijau tua biasanya menimbulkan pengaruh ketenangan. Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu:
Warna Merah
Warna merah merupakan warna yang mengambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan untuk menggugah panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerkjaan. Akan tetapi juga tidak baik pengaruhnya jika digunakan terlalu banyak.
Warna Kuning
Warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk menimbulkan rangsangan pada mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang dan gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan. Warna kuning ini dapat digunakan pada kamar atau lorong-lorong yang gelap.
Warna Biru
Warna adem, sebagai warna dari langit dan samudera menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah. Warna biru sangat baik digunakan untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, karena dapat menimbulkan suasana dingin dan tenang. Akan tetapi sebaliknya, pemakaian yang berlebihan dapat menimbulkan perasaan yang tidak baik karena dapat menekan perasaan.
Dari ketiga warna tersebut dapat diciptakan warna lain sebagai kombinasi dari ketiga warna tersebut. Dalam pemilihan warna harus hati-hati dan seksama, karena seandainya terjadi kesalahan memilih warna akan menimbulkan berbagai akibat. Misalnya warna kelabu akan menjadikan orang cepat mengantuk, warna yang terlalu kuat atau berlebihan akan mengakibatkan sakit kepala atau perasaan tertekan, dan lain sebagainya.
Sebuah ruangan yang seluruhnya berwarna putih dan menerima sinar yang cukup, terbukti terlampau terang untuk bekerja secara efisien, karena menyilaukan pegawai. Oleh karena itu menciptakan tataruang kantor yang baik hendaknya dipakai bermacam-macam warna.
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik, dapat diperoleh keuntungan diantaranya:
1. Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan
3. Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan
4. Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat kerja pegawai 5. Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
Menurut Nadine Todd dalam bukunya "Ofce Practice and Secretarial Administration" mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang atau kepada orang yang harus dilayani, diantaranya adalah.
1. Kepercayaan terhadap kantor. Disadari atau tidak kesan orang akan timbul setelah ia melihat wujud kantor termasuk warna yang dilihatnya. Kantor yang cerah, menarik, efsien cendrung menimbulkan rasa percaya orang kepada kantor tersebut. Sebaliknya kantor yang suram dapat menimbulkan rasa kurang percaya.
2. Efisiensi atau produktivitas. Warna yang tepat dapat memberikan rasa bangga pegawai akan lingkungannya, sehingga mereka akan menjaga dengan rapi dan teratur. Dengan warna yang tepat akan berpengaruh pada semangat kerja, sehingga produktiftas pegawai akan meningkat.
3. Moral. Tidak adanya gangguan terhadap mata akan mengurangi ketegangan urat syaraf dan beberapa gangguan lain yang disebabkan warna yang mempengaruhi sikap orang terhadap orang lain dan terhadap organisasi atau kantor. Karena itu konfik akan terkurangi sehingga timbul semangat bekerja sama dan loyalitas.
PERENCANAAN UDARA PADA TATA RUANG KANTOR
Dalam menata tata ruangan kantor perlu pula memperhatikan keadaan udara, bagaimana seseorang pegawai selalu mendapatkan atau menghirup udara yang segar. Yang penting dalam faktor udara adalah suhu udara dan banyaknya air pada udara itu. Udara yang panas dan lembab menekan terhadap perkembangan tenaga dan daya cipta seseorang.
Pekerjaan kantor lebih bersifat pikiran sehingga kesegaran udara harus mendapat perhatian, bila tidak orang akan lebih mudah pusing dan produktifitasnya menurun, karena udara yang panas membuat orang mengantuk, cepat lelah dan kurang bersemangat.
Menurut Prof. Sutarman, bahwa "beban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja". Untuk itu maka yang paling mendekati kondisi kerja dengan enak bagi pekerja ialah udara dengan suhu 25,6 derajat celcius.
Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diperhatikan hal berikut ini:
1. mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan menggunakan air conditioning AC.
2. mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja. Hal ini dapat tercapai dengan membuat lubang-lubang udara yang cukup banyak pada dinding-dinding kamar. Demikian pula sewaktu bekerja, jendela-jendela dibuka sebanyak mungkin.
3. mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja.
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik, maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan diantaranya:
1. kenyamanan bekerja pegawai menjadi lebih terjamin 2. produktiftas kerja yang tinggi
3. kualitas pekerjaan yang lebih baik 4. semangat kerja yanhg tinggi
5. kesehatan pegawai terpelihara dengan baik 6. menampilkan kesan yang baik bagi para tamu.
Cahaya yang cukup merupakan pertimbangan yang penting dalam penataan rungan kantor. Pelaksanaan pekerjaan kantor memerlukan penerangan cahaya yang baik. Cahaya yang cukup dan memancar dengan baik membantu pegawai bekerja lebih cepat dan lebih nyaman dan sedikit membuat kesalahan sehingga akan menambah efisiensi kerja.
Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperloleh beberapa keuntungan, diantara lain adalah:
1. Hasil pekerjaan atau produktivitas kerja akan bertambah 2. Kualitas pekerjaan cendrung lebih baik
3. Kesalahan-kesalahan akan berkurang 4. Semangat kerja pegawai lebih baik
5. Mengurangi ketegangan dan kelelahan mata
Cahaya pada ruangan kantor dapat dilakukan dengan menggunakan cahaya matahari maupun menggunakan cahaya buatan (lampu). Keuntungan penggunaan cahaya matahari terletak pada kekuatan cahaya yang cukup untuk menerangi dan dapat dinikmati tanpa mengeluarkan biaya sepeserpun, namun kelemahannya cahaya matahari tidak dapat dinikmati pada malam hari atupun pada hari mendung.
Melihat kekurangan tersebut maka dipergunakan cahaya buatan manusia yaitu lampu. Apabila lampu tersebut disusun dengan teknik yang baik maka penerangan akan sempurna untuk ruangan-ruangan kerja yang gelap atau untuk bekerja pada waktu malam. Ada empat tipe cahaya buatan manusia yaitu sebagai berikut:
Cahaya Langsung
Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya kepermukaan meja (kerja). Hal ini memberikan cahaya yang tajam dan kuat serta bayangan yang ditimbulkannya sangat tegas. Cahaya ini lekas menimbulkan kelelahan pada mata, lebih-lebih apabila terletak pada lingkungan sudut 45 drajat dari penglihatan mata, lampu tersebut dapat menyilaukan si pekerja. Jenis cahaya ini paling tidak disukai dan tidak baik untuk digunakan dalam lingkungan kantor.
Cahaya Setengah Langsung
Sebagian cahaya memancar dari sumbernya kearah langit-langit, kemudian cahaya itu dipantulkan ke bawah ruangan kerja. Dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna susu, cahaya ini tersebar ke berbagai jurusan, sehingga bayangan yang ditimbulkan tidak begitu tajam. Namun tetap sebagian langsung jatuh kepermukaan meja dan memantulkembali ke arah mata si pegawai.
Cahaya Tidak Langsung
Cahaya yang langsung dari sumbernya memancar ke arah langit-langit dan dinding bagian atas, kemudian dipantulkan kearah permukaan meja. Sifat cahaya ini benar-benar sudah lunakk dan tidak menimbulkan bayangan-bayangan yang tajam, karena itu tidak mudah menimbulkan kelelahan pada mata serta dapat mengurangi kesilauan.
Sistem cahaya tidak langsung merupakan yang terbaik untuk digunakan di dalam ruangan kantor, terutama untuk ruang yang gelap dan bekerja pada waktu malam.
Cahaya Setengah Tidak Langsung
Cahaya sebagian besar merupakan pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan, sedangkan sebagian lagi terpancar melalui tudung lampu. Oleh karena itu seolah-olah menggunakan langit-langit sebagai sumber utama cahaya, sehingga sifat cahaya dan bayang-bayang yang diciptakannya sudah tidak begitu tajam.
Selain jenis cahaya, yang terpenting untuk penerangan ruangan kantor adalah banyaknya cahaya penerangan itu. Berapa banyak cahaya yang diperlukan untuk pekerjaan di kantor?, hal tersebut tergantung dari jenis pekerjaan itu sendiri.
CARA PENANGANAN PERALATAN/PERBEKALAN KANTOR
ruangan kantor
Apabila kegiatan pengadaan barang telah terlakana, langkah berikutnya adalah kegiatan penyimpanan yang terdiri atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran atau penyaluran. Ketiganya tidak terpisahkan dan merupakan proses kegiatan penyimpanan yang harus dilakukan.
Tahap-tahap yang dilakukan dalam penyimpanan barang adalah sebagai berikut:
Penerimaan Barang
Pada prinsipnya semua kegiatan pengiriman barang harus didahului dengan pemberitahuan kepada penerima barang bahwa barang akan dikirim pada waktu, jumlah, dan spesifikasi tertentu. Pemberitahuan ini diberitahukan kepada penerima sebelum barang tiba.
Berdasarkan surat pemberitahuan dari pengirim, satuan kerja yang akan menerima barang segera mempersiapkan segala sesuatunya mengenai tempat penerimaan, tempat penyimpanan barang, panitia penerima atau pemeriksa barang, dan tata cara penerimaan. Proses penerimaan barang antata lain sebagai berikut:
1. Satuan kerja menerima barang memberntuk panitia penerima atau pemeriksa barang. Anggota panitia minimal berjumlah tiga orang. Apabila barang yang akan diterima bersifat teknis, anggota panitia sebaiknya ada yang ahli dalam bidang yang sesuai dengan jenis barang yang diterima. Apabila anggota yang ahli sulit dicari, barang tersebut hendaknya dapat diterima setelah diadakan ujicoba.
2. Apabila barang telah tiba, anggota panitia segera melaksanakan penerimaan dan pemeriksaan barang, baik pemeriksaan administratif, seperti pemeriksaan faktur yang berisi data barang secara kualitatif dan kuantitatif maupun pemeriksaan fsik.
3. Berdasarkan hasil pemeriksaan, panitia membuat berita acara pemeriksaan. Berita acara tesebut berisi, antara lain sebagai berikut.
1. Nomor berita acara
2. Hari, tanggal, dan tempat pembuatan berita acara 3. Nama anggota panitia pemeriksa
4. Nama, jabatan, dan alamat yang menyerahkan
5. Dasar penerimaan, yaitu surat pengantar, faktur dan invoice bernomor
6. Hasil pemeriksaan tentang kondisi baran gdengan keterangan antara lain, baik, kurang, hilang 7. Tanda tangan anggota panitia dan yang menyerahkan
8. Pihak yang mengetahui, misalnya kepala satuan kerja.
1. Peralatan mesin, misalnya nomor urut, nama barang, merek atau tipe, kapasitas, tahun pembuatan, nomor mesin, nomor seri, pabrik pembuat, harga, nomor kontrak, nomor faktur, serta kondisi barang.
2. Bukan peralatan mesin, misalnya nomor urut, nomor kode barang, nama barang, uraian, satuan, jumlah barang, harga satuan, harga seluruhnya, nomor kontrak atau SPK, dan nomor faktur atau invoice.
4. Berita acara dibuat dalam jumlah rangkap secukupnya dan didistribusikan kepada pihak-pihak sebagai berikut.
1. Satu berkas kepada atasan dan satuan kerja fungsional lainnya yang relevan 2. Satu berkas laporan kepada pengirim barang
3. Satu berkas untuk urusan penyimpanan 4. Satu berkas untuk bagian tata usaha
5. Semua dokumen yang meliputi faktur dan berita acara serta barang, diserahkan oleh panitia kepada bendaharawan atau kepala gudang.
Penyimpanan Barang
Berdasarkan tembusan berita acara penerimaan dan pemeriksaan, bagian penyimpanan segera melaksanakan pengecekan terhadap barang yang akan disimpan. Barang yang akan disimpan dapat dikelompokkan sebagai berikut.
1. Disimpan sebagai barang sediaan 2. Disimpan dalam proses pemakaian
3. Disimpan kemudian disalurkan lagi ke satuan kerja lain atau pemakai berdasarkan ketentuan pengirim atau ketentuan menurut kebijaksanaan pimpinan.
4. Disimpan sementara tanpa pembongkaran kemudian diteruskan ke alamat yang tercantum pada etiket atau label peti kemasan dengan keterangan transit atau penyimpanan sementara.
Bagian penyimpanan hendaknya sudah mengetahui dan menetapkan di mana barang-barang akan diletakkan pada tempat penyimpanan. Penataan dapat mempertimbangkan keadaan berikut.
1. Barang yang cepat keluar hendaknya diletakkan di lokasi gedung yang berdekatan dengan pintu keluar. 2. Barang yang paling lambat dikeluarkan hendaknya diletakkan pada lokasi bagian dalam.
3. Barang yang disimpan untuk sediaan atau langsung dipergunakan dalam pemakaian sehari-hari hendaknya diatur pada lokasi tertentu.
4. Semua barang yang disimpan, baik untuk jangka waktu yang lama maupun sementara hendaknya dicatat dalam buku penerimaan, kartu barang, dan kartu atau stock. Pencatatan sangat bermanfaat terutama untuk memantau barang yang masih harus disalurkan ke tempat lain. Data pada catatan juga berguna untuk mencocokan apakah barang yang telah dikirim telah sesuai karena jika terjadi kehilangan atau kekurangan dalam proses penyaluran, dapat digunakan untuk mengecek di gudang transit atau satuan kerja pengiriman terakhir.
5. Pencatatan barang pada buku barang atau buku penerimaan memuat informasi sebagai berikut.
1. Nomor urut yang dibuat secara kronologis 2. Nama dan alamat pengirim
3. Tanggal penerimaan
4. Nomor dan tanggal bukti atau dokumen pengiriman
5. Nama dan uraian barang meliputi merek, tipe, dan ukurannya. 6. Satuan dalam buah atau unit.
7. Jumlah barang
8. Harga satuan dan jumlah barng 9. Keterangan
6. Pencatatan barang pada kartu barang yang dilakukan pada setiap jenis barang. Kartu barang memuat kolom isian sebagai berikut.
6. Tanggal barang diterima atau dikeluarkan
7. Nomor bukti atau dokumen penerimaan dan pengeluaran barang 8. Jumlah barang yang diterima dan dikeluarkan
9. Sisa barang
10. Paraf petugas atau pejabat penyimpan barang 11. Keterangan
Setiap barang yang keluar atau masuk terlebih dahulu dicatat pada kartu dan diberi paraf sehingga sediaan barang di gudang atau tempat penyimpanan lainnya dapat diketahui setiap saat. Kartu barang diletakkan di tempat penyimpanan barang yang bersangkutan. Kartu barang harus selalu berada di tempatnya dan jika sudah penuh diganti dengan kartu baru dan diberi nomor urut.
Secara berkala kartu yang sudah diganti dengan kartu baru disimpan sebagai arsip. Apabila ada ketidaksesuaian, harus segera dilaporkan kepada bendaharawan barang atau kepala gudang.
7. Pencatatan pada buku sediaan (stock) yang dapat dilakukan sebagai berikut
1. Buku sediaan berada di bagian tata usaha dan merupakan dokumen pencatatan barang sediaan 2. Buku sediaan merupakan sumber data yang berfungsi sebagai berikut:
c. Informasi sediaan yang sesuai dengan fsiknya
3. Buku sediaan diisi pada waktu diterimanya bon permintaan dan bon pengeluaran barang.
8. Pengadaan buku katalog. Buku katalog merupakan dokumen pencatatan yang didalamnya berisi kode setiap barang dalam gudang. Pada setiap kartu dan buku barang tercantum nomor kode dalam katalog tersebut. 9. Setiapgudang dilengkapi dengan denah lokasi barang yang dapat menunjukkan secara tepat dan cepat barang
sediaan tertentu.
Pengeluaran Barang
Setiap pengeluaran barang harus berdasarkan surat pesanan atau bon permintaan atau surat perintah pengeluaran dari atasan. Setiap pengeluaran harus diketahui bendaharawan barang, kepala gudang, atau atasan.
Pengeluaran barang meliputi pengeluaran untuk gudang lain, pemakai, penghapusan, perbaikan, dan peminjaman. Pengeluaran untuk gudang atau tempat penyimpanan lain dalam lingkungan satuan kerja atau antarsatuan kerja meliputi pengeluaran atas permintaan, pengeluaran atas perintah atasan, pengeluaran untuk mencukupi kekurangan, dan pengeluaran untuk dikembalikan ke asal barang karena kesalahan mengirim.
Pengeluaran barang harus dicatat pada buku pengeluaran. Setiap barang yang dikeluarkan atau diserahkan harus disertai berita acara atau pengeluaran lainnya, seperti faktur dan bon yang ditandatangani penerima barang dan yang menyerahkan barang.
Setia barang yang dikeluarkan harus dicatat pada kartu barang atau mutasi barang agar secara cepat dapat diketahui sisa barang yang ada dalam gudang atau tempat penyimpanan lainnya.
ASAS-ASAS PENGADAAN PERALATAN KANTOR
berbagai peralatan kantor
Untuk mengadakan peralatan kantor, perlu memperhatikan asas-asas pengadaan peralatan. Sebab jika pengadaan perbekalan tidak sesuai dengan kebutuhan akan mengakibatkan pemborosan. Adapun asas-asas tersebut adalah sebagai berikut.
Pekerjaan dan Kegiatan
Tujuan dan pekerjaan yang akan diselesaikan harus dirumuskan dengan jelas dan seksama serta diuji secara kritis, untuk menjamin bahwa jenis dan jumlah peralatan dan perabot itu esensial. Dengan demikian penggunaan alat/perlengkapan yang tidak perlu dapat dihindari sehingga tidak terjadi pemborosan.
Suatu analisa yang teliti perlu dilakukan untuk keperluan ini, terutama harus mempunyai pengetahuan tentang apa yang terbaik untuk melaksanakan kegiatan, sehingga dapat dipilih alat/peralatan yang diperlukan sesuai dengan kegiatan yang dilaksanakan.
Tiap organisasi, instansi atau perusahaan, mempunyai situasi dan kondisi yang berbeda-beda. Dengan perbedaan ini sudah barang tentu kebutuhan akan alat dan perabot kantor juga berbeda. Hal ini berarti, suatu jenis peralatan kantor yang tepat atau baik untuk suatu organisasi, belum tentu baik atau tepat untuk keperluan kantor lainnya.
Pemakaian oleh orang lain bukan merupakan alasan yang cukup untuk menerima dan menggunakannya, oleh karena itu, dalam menetapkan pengadaan peralatan dan perabot kantor harus disesuaikan dengan hakekat, situasi dan kondisi masing-masing serta kebutuhan karyawan.
Fleksibilitas Kegunaan dan Biaya
Kegunaan suatu alat tidak hanya untuk suatu kegiatan (pekerjaan), tetapi juga dipergunakan untuk beberapa jenis kegiatan. Dengan demikian akan berpengaruh terhadap biaya yang dikeluarkan misalnya: Dengan membeli peralatan yang dapat digunakan untuk beberapa pekerjaan akan lebih murah daripada membeli dua buah peralatan yang digunakan untuk tiap keperluan.
Demikian pula maksud fasilitas disini, mempunyai arti apabila dimasa yang akan datang terjadi perubahan-perubahan dapat diseesuaikan dan masih dapat digunakan.
Nilai Keindahan dan Keseragaman
Bentuk, ukuran dan warna alat-alat dan perabot kantor hendaknya dapat memberi kesan yang baik bagi yang melihat. Nilai keindahan dari suatu kantor sangat dipengaruhi oleh rasa senang seseorang, sehubungan dengan hal tersebut, keuntungan yang sering diperoleh adalah dari penggunaan nilai keindahan sebagai pertimbangan untuk pengadaan peralatan dan perabot kantor.
Selain nilai keindahan, juga harus diperhatikan keseragaman peralatan tersebut. Karena dengan keseragaman selain dapat menambah keindahan juga dapat menghemat biaya.
Standarisasi
Hal ini menunjukkan kepada pengguna peralatan dan perabot kantor harus dengan ukuran, bentuk, warna, dan buatanya sama diseluruh organisasi. Standarisasi ini akan menguntungkan penggunaan perabot kantor yang sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organisasi yang bersangkutan, dapat menciptakan keseragaman dan efisiensi kantor, serta mengurangi perselisihan di antara pegawai karena perebutan peralatan yang paling bagus.
Kemampuan dan Kelayakan
Penggunaan peralatan dan perabot kantor harus efisien. Kemampuan dari alat-alat perabot harus menjadi pertimbangan dalam pembelian barang-barang tersebut, karena jika kemampuannya kurang maka tidak akan menunjang terhadap pekerjaan kantor, sehingga kurang efisien.
Kemampuan dari peralatan itu dapat diketahui dan ditentukan oleh pengalaman dari pemakai. Oleh karena itu karyawan yang ada harus dipertimbangkan ketika pembelian peralatan kantor. Pertimbangan ini sangat penting, karena unsur manusia (karyawan) menentukan apakan peralatan dan perabotan banyak dipakai atau tidak.
Harga dan Penawaran Modal
Masalah harga selalu merupakan bahan pertimbangan yang penting bagi pimpinan. Harga atau nilai peralatan dan perabotan harus dipertimbangkan dan dibandingkan dengan keuntungan yang diperolah dari pelayanan yang diberikan oleh pekerjaan kantor kepada para pelanggan.
