Sistem Informasi Akuntansi (SIA): Suatu Pengantar
A. Pendahuluan
1. Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berkaitan, yang berinteraksi, untuk mencapai sebuah tujuan tertentu. Sistem terdiri dari subsistem-subsistem yang lebih kecil dengan tujuannya masing-masing. Oleh karena itu, sebuah sistem dapat mengalami hal-hal sebagai berikut.
a. Konflik Tujuan (Goal Conflict)
Konflik tujuan terjadi manakala aktivitas dari sebuah subsistem tidak konsisten dengan subsistem yang lain maupun dengan sistem secara keseluruhan.
b. Kongruensi Tujuan (Goal Congruence)
Kongruensi tujuan terjadi ketika tujuan dari setiap subsistem berkesesuaian dengan tujuan sistem secara keseluruhan.
2. Data adalah fakta-fakta yang dikumpulkan, dicatat, disimpan, dan diproses oleh sebuah sistem informasi. Data yang dikumpulkan perusahaan antara lain:
a. peristiwa-peristiwa yang terjadi,
b. sumberdaya yang dipengaruhi oleh peristiwa tersebut, dan c. pihak yang berpartisipasi dalam peristiwa tersebut.
3. Informasi adalah data yang telah diorganisasikan dan diproses untuk memberikan manfaat bagi pengguna tertentu. Secara umum, sampai dengan tingkat tertentu, semakin banyak informasi yang tersedia akan semakin meningkatkan kualitas keputusan yang dihasilkan. Namun, kondisi information overload bisa saja terjadi, yaitu ketika informasi yang diperoleh melebihi kapasitas pemanfaatannya
secara efektif. Dalam kondisi tersebut, kualitas keputusan yang dihasilkan justru menurun. Adapun karakteristik dari informasi yang berkualitas antara lain sebagai berikut.
a. Relevansi (Relevance), yaitu ketika informasi tersebut memiliki pengaruh terhadap suatu pengambilan keputusan.
b. Reliabilitas (Reliability), yaitu ketika informasi tersebut bebas dari kesalahan dan bias serta menggambarkan peristiwa atau aktivitas sebagaimana nyatanya.
c. Kelengkapan (Completeness), yaitu informasi tersebut tidak melewatakan satu pun hal penting sama sekali.
d. Ketepatan waktu (Timeliness), yaitu informasi tersebut tersedia pada saat dibtuhkan untuk pengambilan keputusan.
e. Keterpahaman (Understandability), yaitu informasi tersebut disajikan dengan cara yang dapat dipahami dan digunakan.
g. Aksesibilitas (Accessibility), yaitu informasi tersebut dapat diperoleh pada saat dibutuhkan dengan format yang siap digunakan.
Nilai dari suatu informasi (value of information) adalah selisih dari manfaat yang diperoleh dari suatu informasi dikurangi dengan biaya untuk menghasilkan informasi tersebut. Manfaat informasi meliputi pengurangan ketidakpastian, peningkatan kualitas keputusan, dan peningkatan kemampuan perencanaan. Adapaun biaya dari suatu informasi adalah biaya untuk menghasilkan dan mendistribusikan informasi tersebut.
B. Kebutuhan Akan Informasi dan Proses Bisnis 1. Kebutuhan Akan Informasi
Setiap organisasi membutuhkan informasi untuk membuat keputusan yang efektif. Untuk membuat keputusan yang efektif tersebut, organisasi harus memutuskan:
a. keputusan-keputusan apa yang perlu dibuat,
b. informasi apa yang mereka perlukan untuk membuat keputusan tersebut, dan
c. bagaimana menyatukan dan memproses data yang dibutuhkan untuk memproduksi informasi yang diperlukan tersebut.
2. Proses Bisnis
Proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas dan tugas yang berhubungan, terkoordinasi, dan terstruktur yang dilaksanakan baik oleh manusia maupun oleh komputer dalam rangka mencapai tujuan tertentu dari sebuah organisasi. Secara umum, proses bisnis atau siklus transaksi diklasifikasikan menjadi lima siklus sebagai berikut.
a. Siklus pendapatan (revenue cycle)
Siklus pendapatan adalah siklus yang terdiri dari aktivitas penjualan barang dan jasa, baik secara tunai maupun nontunai.
b. Siklus pengeluaran (expenditure cycle)
Siklus pengeluaran adalah siklus yang terdiri dari aktivitas pembelian, baik tunai maupun nontunai, persediaan untuk dijual kembali maupun bahan baku untuk digunakan dalam proses produksi barang dan jasa.
c. Siklus produksi atau siklus konversi (production cycle or conversion cycle)
Siklus produksi adalah siklus yang terdiri dari aktivitas pemrosesan bahan baku menjadi barang jadi.
d. Siklus sumber daya manusia/siklus penggajian (human resources/payroll cycle)
e. Siklus pembiayaan (financing cycle)
Siklus pembiayaan adalah siklus yang terdiri dari aktivitas penjualan saham oleh perusahaan kepada para investor dengan memberikan imbal balik berupa dividen maupun perolehan pinjaman dari para kreditor dengan memberikan imbal balik berupa bunga.
Secara garis besar, hubungan antara proses bisnis, keputusan kunci, dan informasi yang dibutuhkan dalam sebuah organisasi dapat diikhtisarkan sebagai berikut
Proses Bisnis Keputusan Utama Informasi yang Dibutuhkan
Perolehan Modal -Berapa banyak -Investor atau kreditor
-Jika kerditor, apa yang terbaik
-Proyeksi arus kas
-Laporan keuangan pro forma -Daftar amortisasi pinjaman -Harga bangunan dan peralatan -Studi pasar
-Latar belakang dan ketrampilan pelamar
Perolehan Persediaan -Alat angkutan apa yang akan digunakan
Periklanan dan Pemasaran -Media yang mana -Apa isi periklanannya
-Analisis biaya -Cakupan pasar Penjualan Barang Dagangan -Persentase markup
-Penawaran penjualan kredit -Kartu kredit mana yang dipakai
-Laporan keuangan pro forma -Biaya kartu kredit
-Status kredit pelanggan Penagihan Piutang
Pelanggan
-Apa persyaratan kredit yang diberikan
-Bagaimana menangani penerimaan kas
-Status piutang pelanggan -Laporan aging schedule piutang
pelanggan
-Catatan piutang pelanggan Penggajian Karyawan -Jumlah yang dibayarkan
-Potongan dan pungutan -Ditangani sendiri atau pihak lain
-Penjulan (untuk komisi penjualan) -Jam kerja
-SPT
Proses Bisnis Keputusan Utama Informasi yang Dibutuhkan
Pembayaran Utang Pajak -Persyaratan pajak penghasilan -Persyaratan pajak penjualan
-Regulasi pemerintah -Total beban gaji -Total penjualan Pembayaran Utang Pemasok -Siapa yang dibayar
-Kapan dibayarkan
-Berapa banyak dibayarkan
-Faktur pembelian -Catatan utang usaha -Ketentuan pembayaran
Dalam menjalankan proses bisnisnya, perushaan harus berintaraksi dengan pihak internal dan pihak eksternal. Interaksi tersebut dalam kaitannya dengan SIA adalah sebagaimana diilustrasikan dalam diagram di bawah ini.
C. Sistem Informasi Akuntansi
1. Definisi, Komponen, dan Fungsi SIA
SIA merupakan sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. SIA terdiri dari enam komponen sebagai berikut.
a. Orang-orang sebagai pemakai sistem
d. Software yang digunakan dalam memproses data e. Teknologi informasi, termasuk komputer dan jaringan
f. Pengendalian internal dan tindakan pengamanan untuk mengamankan data SIA. Keenam komponen tersebut memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut.
a. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang peristiwa, sumber daya, dan pelaku.
b. Mengolah data yang telah dikumpulkan tersebut menjadi informasi yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan.
c. Menyediakan kontrol yang memadai untuk meyakinkan bahwa sumber daya entitas: 1) Tersedia pada saat dibutuhkan
2) Akurat dan andal
2. Peranan SIA dalam Meningkatkan Nilai Organisasi
SIA yang dirancang dengan baik akan dapat meningkatkan nilai organisasi dengan cara sebagai berikut.
a. Meningkatkan kualitas produk atau jasa dan mengurangi biaya produksi b. Meningkatkan efisiensi
c. Berbagi pengetahuan
d. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas supply chain e. Meningkatkan struktur pengendalian internal f. Meningkatkan kualitas pembuatan keputusan.
SIA dapat membantu meningkatkan kualitas pembuatan keputusan dengan beberapa cara sebagai berikut.
a. SIA dapat mengidentifikasi situasi-situasi yang membutuhkan tindakan manajemen.
b. SIA dapat mengurangi ketidakpastian sehingga memberikan dasar pemilihan alternatif tindakan yang tepat.
c. SIA dapat menyimpan informasi terkait hasil atau efek dari keputusan-keputusan di masa lalu yang bisa menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan selanjutnya.
d. SIA dapat menyediakan informasi yang akurat secara tepat waktu.
e. SIA dapat menganalisis data penjualan untuk memperoleh informasi tentang jenis-jenis persediaan yang harus dibeli bersama-sama dan mengoptimalkan layout dari barang dagangan sehingga mampu memaksimalkan volume penjualan.
3. SIA dan Strategi Perusahaan
Hubungan SIA dan strategi perusahaan adalah sebagaimana diilustrasikan dalam bagan di bawah ini. Beberapa informasi yang dapat disimpulkan dari bangan tersebut adalah
b. selain SIA dipengaruhi oleh budaya organisasi, SIA pun turut mempengaruhi budaya organisasi dengan mengendalikan aliran informasi dalam organisasi. Ketersediaan informasi yang dapat diakses dengan mudah cenderung mendorong perusahaan untuk menerapkan desentralisasi dan otonomi.
c. perkembangan teknologi informasi dapat mempengaruhi strategi perusahaan. Misalnya keberadaan internet dan kemajuan teknologi telah membuat perusahaan mampu memangkas biaya produksi secara dramatis. Namun, hal tersebut terjadi pada perusahaan-perusahaan lain. Oleh karenanya, untuk menghadapi persaingan tersebut perusahaan bisa jadi memilih strategi diferensiasi produknya dari perusahaan lain.
Sistem Informasi Akuntansi memiliki peran dalam memilih dan mengimplementasikan strategi-strategi perusahaan dengan cara sebagai berikut.
a. Mengumpulkan data dari setiap aktivitas b. Mengitegrasikan data finansial dan nonfinasial. 4. Peranan SIA dalam Rantai Nilai (Value Chain)
Value Chain merupakan serangkaian aktivitas yang dilaksanakan perusahaan dalam rangka
menyediakan nilai bagi pelanggan. Aktivitas-aktivitas tersebut meliputi hal-hal sebagai berikut: a. Aktivitas Utama
1) Inbound logistics, yaitu aktivitas menerima, menyimpan, dan mendistribusikan bahan-bahan yang digunakan perusahaan sebagai input dalam menghasilkan barang dan jasa.
2) Operations, yaitu aktivitas untuk memproses input menjadi barang dan jasa.
3) Outbond logistics, yaitu aktivitas mendistribusikan barang dan jasa kepada pelangan.
4) Marketing and sales, yaitu aktivitas untuk membantu pelanggan membeli barang dan jasa yang dihasilkan perusahaan.
b. Aktivitas Pendukung
1) Infrastruktur perusahaan, yaitu akuntan, pengacara, administrator, termasuk SIA.
2) Sumber daya manusia, yaitu meliputi penerimaan pegawai baru, pelatihan, pembayaran, dan pengelolaan manfaat karyawan.
3) Teknologi, yaitu aktivitas untuk meningkatkan kuantitas maupun kualitas barang dan jasa. 4) Pembelian, yaitu pembelian bahan baku, perlengkapan, mesin, dan bangunan yang diperlukan
oleh perusahaan dalam menghasilkan barang dan jasa.
Hubungan di antara aktivitas-aktivitas tersebut dapat diilustrasikan dengan bagan sebagai berikut.
Rantai niliai (value chain) dari sebuah orgaisasi merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar yang disebut supply chain. Supply chain adalah hubungan antara value chain suatu organisasi tertentu dengan value chain pelanggan, pemasok, maupun distributornya. Dengan memberikan perhatian pada supply chain maka perusahaan dapat meningkatkan kinerjanya dengan membantu anggota supply
chain yang lain.
