PERANCANGAN SISTEM KOLABORASI ENTERPRI SE

(1)

PERANCANGAN SISTEM KOLABORASI ENTERPRISE

DENGAN MENGGUNAKAN KONSEP GAMIFIKASI

(STUDI KASUS : PERGURUAN TINGGI UNIVERSITAS PASUNDAN)

1

Agung Aldhiyat, 2Wanda Gusdya Purnama, 3Sali Alas Majapahit

1,2

Prodi Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Pasundan Bandung Jl. Dr. Setiabudhi No.193 Bandung 40153

1

[email protected], 2 [email protected], [email protected]

Abstrak

Sistem Kolaborasi Enterprise dengan menggunakan konsep Gamifikasi, merupakan sistem yang digunakan dalam lingkungan sebuah enterprise dimana menerapkan keseluruhan proses kolaborasi fungsional didalamnya

dengan menggunakan teknik desain game, dan menempatkannya kedalam sebuah lingkungan permainan

(gamespace), yang bertujuan untuk mentransformasikan hasil pekerjaan setiap individu kedalam sebuah material game untuk dapat memantau dan menelusuri performansi proses dari tiap fungsional dan pelaku. Penelitian ini dibuat dengan mempelajari keadaan kolaborasi dalam suatu lingkungan enterprise, baik dari sistem yang mendukung kegiatan tiap area fungsional, perilaku tiap pelaku sistem, serta teknologi yang digunakan. Kemudian mencoba untuk membangun Sistem Kolaborasi Enterprise dengan menggunakan Konsep Gamifikasi untuk meningkatkan retensi, atensi, dan interaksi antar peran dalam sebuah sistem dalam Enterprise.

Kata kunci : Gamifikasi, Enterprise, Game, Kolaborasi.

1. Pendahuluan

Sistem kolaborasi enterpise merupakan suatu sistem lintas fungsional yang bertujuan untuk

meningkatkan komunikasi, koordinasi dan

kolaborasi antar anggota tim bisnis dan kelompok kerja dalam sebuah enterprise.[1] Data dan

Informasi mengenai tingkat performansi

komunikasi, koordinasi, dan kolaborasi tersebut dapat menjadi sebuah sumber daya strategis untuk memajukan kinerja bisnis dan pencapaian tujuan dari organisasi.

Perlunya dibangun sebuah sistem yang

bertujuan untuk memantau, menelusuri, dan

meningkatkan kinerja tim bisnis dengan

menggunakan teknik game desain sehingga seolah-olah setiap individu terlibat secara langsung dalam sebuah kehidupan game. Seperti halnya ketika memainkan sebuah game, akan ada tujuan yang ingin dituju serta di tiap pencapaiannya pemain akan

mendapatkan reward atau punishment. Sehingga

dengan begitu sifat bermain dan menyenangkan yang ada pada sebuah game dapat merubah intervensi dan motivasi antara tim bisnis, serta membantu meningkatkan penyelesaian pekerjaan mereka.

Universitas Pasundan merupakan sebuah

enterprise, enterprise dapat dimaknai sebagai suatu organisasi dengan tujuan tertentu yang hendak dicapai. Korporasi universitas dapat dipandang sebagai suatu lembaga, suatu perusahaan, dan suatu agen atau perantara. Hal ini sebagian karena dalam

sebuah universitas terdapat berbagai macam kegiatan dan proses dengan skala yang besar dan kompleks, tetapi sebagian juga karena beberapa ingin melihatnya dengan cara yang berbeda, dimana fakultas dan mahasiswa sebagai lembaga, para wali dan administrasi sebagai suatu perusahaan, dan dukungan pemerintah sebagai agen[3].

Perancangan sistem ini bertujuan agar

produktivitas kegiatan yang dilakukan dalam sebuah enterprise dapat meningkat, dengan merubah keprilakuan dari pelaku bisnis dengan menerapkan persaingan dalam sebuah lingkungan game pada lingkungan dengan konteks non-game. Model virtual

dapat dimanfaatkan dalam proses penilaian

pencapaian tujuan, dengan menggunakan konsep

second society pada web sosial.

2. Tujuan Penelitian

Berikut ini adalah tujuan dari penelitian yang dilakukan:

- Membangun sebuah sistem infromasi dengan

konsep gamifikasi sebagai salah satu upaya

dalam peningkatan kualitas kinerja dari

kelompok kerja.

- Membangun sistem penilaian kinerja dengan

konsep level dan badge pada sebuah game untuk

lingkungan dengan kontekstual non-game di Universitas Pasundan.

- Meningkatkan retensi, atensi dan interaksi antar

(2)

3. Analisis Universitas Pasundan sebagai Enterprise

Universitas Pasundan merupakan sebuah

organisasi yang bergerak dibidang pendidikan yang bertujuan untuk meningkatkan kualtias pendidikan dengan menjalankan Tri Dharma Pendidikan untuk mencapai tujuannya. Universitas Pasundan dapat dikatakan sebuah enterprise karena terdapat sifat enterprise yang dimiliki oleh Universitas Pasundan. Antara lain seperti, Unpas memiliki Visi, Misi,

Tujuan, Area Kegiatan, Nilai – nilai, Memiliki

Hakekat Organisasi dan Memiliki Etika Bisnis. Kemudian berikut ini adalah Area Fungsional dan bisnis yang diajalankan oleh area fungsional tersebut yang terdapat pada Universitas Pasundan dalam menghasilkan sebuah produk yang dapat berupa layanan di bidang akademis.

Tabel 1 Area Fungsional dan Proses yang dilakukannya

Area Fungsional Proses Bisnis

Keuangan - Pengelolaan dana

operasional Universitas

- Penggajian

- Penetapan presentase

anggaran penerimaan dan pengeluaran unit kerja

Manajemen - Perencanaan program kerja

- Perencanaan unit kerja

- Penyusunan program kerja

Kepegawaian - Perekrutan Dosen

- Perekrutan Karyawan

- Pengelolaan Karyawan

- Pengelolaan Dosen

- Pembinaan Kinerja

Karyawan

- Peningkatan Kualitas

Dosen

- Penilaian Kinerja

Karyawan dan Dosen

- Pembebanan Dosen

- Pensiun

Perlengkapan - Perencanaan kebutuhan

sarana dan prasarana

- Inventaris

- Pemeliharaan,

Pendistribusian, dan Penghapusan sarana dan prasarana

Kemahasiswaan dan Alumni

- Pengelolaan Kegiatan

Kemahasiswaan

- Evaluasi Kegiatan

Kemahasiswaan

- Pengelolaan Alumni

- Pengelolaan Beasiswa

- Pengelolaan dana

kemahasiswaan

- Rencana kerjasama

dengan perusahaan

Area Fungsional Proses Bisnis

Administrasi Pendidikan

Penerimaan Mahasiswa dan Pengelolaan mahasiswa

Promosi Survey Pangsa Pasar

Penetapan kegiatan promosi

Penelitian Pengelolaan Kegiatan

Penelitian dan Evaluasi Kegiatan Penelitian Pengabdian

Masyarakat

Pengelolaan Pengabdian Kepada Masyarakat

Evaluasi Program Pengabdian Kepada Masyarakat

Kemudian bentuk kolaborasi dari setiap area fungsional yang ada pada Universitas Pasundan berdasarkan tingkatan kolaborasi yang dibagi menjadi 3 tingkatan antara lain.

a. Communication, dapat dianggap sebagai

pertukaran informasi terstruktur, seperti

mengirim pesan, data, dan dokumen antara area fungsional.

b. Conferencing, atau tingkat kolaborasi, mengacu pada karya interaktif menuju tujuan bersama. Brainstorming atau voting adalah contoh dari ini.

c. Coordination, mengacu pada pekerjaan terkait yang kompleks untuk menuju tujuan bersama. Sebuah metafora yang bagus untuk memahami hal ini adalah dengan cara berpikir sebagai tim, setiap orang harus memberikan kontribusi yang

tepat pada waktu yang tepat serta

menyesuaikan peran mereka dengan situasi yang sedang berlangsung, tetapi semua orang melakukan sesuatu yang berbeda, untuk menuju tujuan tim.[2]

4. Deskripsi dan Skenario Sistem Kolaborasi dengan menggunakan konsep Gamifikasi

Sistem Kolaborasi Enterprise merupakan suatu sistem yang digunakan oleh partisipan dalam sebuah

lingkungan enterprise dimana menerapkan

keseluruhan proses kolaborasi fungsional

didalamnya dengan menggunakan teknik desain

game, dan menempatkannya kedalam sebuah

lingkungan permainan (gamespace), yang bertujuan

untuk mentransformasikan hasil pekerjaan setiap individu kedalam sebuah material game untuk dapat memantau dan menelusuri performansi proses dari tiap fungsional dan pelaku.

Informasi hasil dari penilaian kinerja dari setiap proses yang terdapat pada area fungsional di Universitas Pasundan akan digunakan sebagai aset pengetahuan organisasi.

Berikut adalah representasi kerangka pemikiran

skenario sistem kolaborasi enterprise, serta interaksi

(3)

Data

Proses

Applikasi

Resource

Dimensi Komputasi Sistem Informasi

Game Rules

Pengguna

Simulation System

Knowledge Management System

Gambar 1 Skenario Sistem Informasi dengan penerapan konsep gamifikasi[6].

Setiap area fungsional memiliki sistem tersendiri yang menunjang kegiatan bisnisnya, setiap informasi dan data yang dihasilkan dari sistem di satu area fungsional, dibutuhkan oleh area fungsional yang lain. maka berikut ini adalah kerangka pemikiran skenario bentuk sistem kolaborasi untuk setiap sistem yang ada pada area fungsional satu dengan

Game Rules

Gambar 2 Skenario sistem kolaborasi dengan menggunakan konsep gamifikasi

5. Perancangan Gamifikasi

Gamifikasi adalah sebuah konsep yang

mengadopsi elemen-elemen dalam games kedalam sebuah kegiatan atau proses yang bukan game, pada

prinsipnya gamifikasi mempunyai untuk

meningkatkan retensi , atensi serta interaksi antara pengguna dengan sistem. Komponen gamifikasi terdiri dari empat buah yaitu :

- Aturan : Adalah sebuah tatanan yang dijadikan

landasan dalam sebuah permainan, biasanya aturan ini digunakan untuk menjelaskan apa yang dapat dilakukan dan tidak dilakukan oleh pengguna.

- Feedback : Timbal balik berupa imbalan yang

didapatkan oleh pengguna ketika telah

mencapai atau menyelesaikan sesuatu.

Feedback biasa diasosiasikan dengan hadiah dan poin

- Goal : adalah hal utama yang harus dicapai

oleh pengguna, dan goal hanya dapat

didefiniskan menjadi dua buah multiple dan

single hanya berbeda dari sisi jumlah yang harus dicapainya, biasanya ketika pengguna berhasil mencapai goal maka sebuah game dinyatakan berakhir.

- Challenge : adalah tantangan untuk menguji

tingkat kemahiran pemain, dan menjadi komponen yang penting didalam pembentukan game.

Berdasakan komponen tersebut, Sistem Kolaborasi di Enterprise Universitas Pasunda dibentuk dengan

menggunakan pendekatan achievement gamification,

dengan framework component based gamification.

Adapun hasil perancangan gamifikasi pada

indonesia united adalah sebagai berikut:

Table 1 Rancangan Gamifikasi Sistem Kolaborasi Enterprise Universitas Pasundan

Aturan :

aksi pengguna aturan permainan

Feedback

hadiah

domain pembelajaran (jika ada)

Goal :

gameplay

tujuan yang harus dicapai

Chalange :

domain masalah progress pemain

Artinya setiap komponen akan saling mempengaruhi terhadap komponen yang lain, pada titik tersebutlah merancang gamifikasi harus memilik hubungan terutama dengan konteks pembelajaran yang dapat diambil oleh pengguna.

Rules

Actions Rule of the _game

Feedback

Rewards _{context domain}Learning

Chalange

Problem domain,

and it's link Progression

Goal

Gambar 3 Component based gamfication framework

(4)

lebih kepada menstimulasi pengguna agar dapat memotivasi dalam meningkatkan produktivitas kerja. Berangkat dari situlah perancangan sistem kolaborasi dengan menggunakan gamifikasi ini dibuat.

Tabel 2 Rancangan Gamifikasi untuk Sistem i Kolaborasi

Komponen Domain Representasi

Aturan Tema

Aksi pemain Kehadiran,

Manajemen

b) single identity

c) Setiap pemain dapat menilai hasil pekerjaan yang dilakukan oleh rekan kerja yang terkait dengannya. d) Level permain ditentukan oleh jabatan profesinya. e) Setiap Reward

berupa gold

merupakan honorarium staff terkait.

Mekanik Lebih besar

mendapatkan poin maka semakin besar kesempatan pengguna untuk mendapatkan reward dan naik level

Goal Gameplay Pemain harus

menyelesaikan pekerjaannya untuk mendapatkan poin

Objectives Submit Pengetahuan,

Finishing schedule,

Finishing Task,

Kontribusi dalam Forum

Chalange Problem

domain link

Menjadi top user of the month

Memberikan penilaian terhadap hasil kerja dari rekan terkait.

Progression Setiap tingkat

pengguna

Komponen Domain Representasi

mendapatkan beban pekerjaan yang berbeda dan poin yang bertingkat

Feedback Rewards - Registrasi 100 poin

- Kehadiran 1 poin

- Submit Pekerjaan

10 poin

- Top user of the

month 100 poin

6. Pemanfaatan Web Sosial dalam Sistem sebagai Second Society

Dengan penggunaan sebuah web sebagai media dalam proses komunikasi dapat dikatakan sangat efektif, dikarenakan sebuah web dewasa ini dapat

dikatakan telah menjadi „Second Society’ bagi

manusia,[5] bebapa kunci fitur yang yang terdapat

web 2.0 dapat digunakan dalam mendukung sistem yang akan dibangun, diantaraya adalah :

a. Folksonomy, dimana pengguna dapat mengklasifikasikan informasinya sendiri b. User As Contributor, pengguna sebagai

kontributor dalam pertukaran informasi baik antar pengguna web maupun dengan pemilik web.

c. User Participation, pengguna dapat berpartisipasi dalam penambahan konten web.

d. Mass Participation, digunakan oleh lebih dari satu pengguna [5].

Second Society Kool & Wamelen [4]

7. Metodologi Perancangan Sistem dan Pengumpulan Data.

Metode perancangan sistem yang digunakan adalah "The Unified Modeling Language (UML), yaitu bahasa grafis untuk memvisualisasikan, menentukan, membangun, dan mendokumentasikan artifak dari sistem perangkat lunak[7].

Metodologi pengumpulan data yang dilakukan sebagai pendukung dalam proses penelitian ini adalah :

(5)

Yaitu mencari dan mempelajari teori-teori pendukung melalui studi pustaka mengenai permasalahan penelitian ini.

b. Observasi

Yaitu melakukan pengamatan mengenai hal- hal yang berkaitan dengan elemen atau fungsional yang diteliti.

c. Wawancara

Yaitu melakukan tanyajawab dengan pihak-pihak yang terkait kegiatan dengan bimbingan calon jamaah haji untuk mendapatkan informasi serta data yang objektif.

d. Analisis

Yaitu melakukan analisis hasil studi literatur, observasi, dan wawancara.

8. Lingkup Perancangan Sistem

Pada dsarnya bentuk kolaborasi dari setiap area fungsional yang ada pada Universitas Pasundan berdasarkan tingkatan kolaborasi dibagi menjadi 3 tingkatan, yang akan menjadi sub-sistem untuk sistem kolaborasi, antara lain.

a. Communication, dimana sistem yang akan

dibangun harus memiliki fitur untuk

berkomunikasi baik dalam bentuk pengiriman pesan, data maupun dokumen dari area fungsional satu dengan yang lainnya.

b. Conferencing, fasilitas dimana pengguna dapat berinteraksi antara satu area fungsional dengan yang lainnya, hasil dari komunikasi secara interaktif dan masif ini akan disimpan untuk dijadikan pengetahuan sistem.

c. Coordination, fitur untuk mengelola hasil dari pekerjaan di tiap area fungsional organisasi,

dimana setiap individu terkait harus

memberikan kontribusi dalam bentuk

penyelesaian pekerjaan.

d. Penilaian, kemudian hasil dari setiap proses

tersebut akan dilakukan penilaian untuk memberikan sebuah tingkatan pencapaian

berupa badges, point, reward, dan akan

ditampilkan dalam sebuah leaderboard.

9. Informasi Yang Dihasilkan

Berikut informasi yang dapat dihasilkan dari

sebuah sistem kolaborasi enterprise dengan

menggunakan konsep gamifikasi. Dimana informasi ini dapat menjadi masukkan untuk sebuah penilaian maupun evaluasi kinerja.

Setiap Informasi yang dihasilkan memiliki nilai poin, yang dapat digunakan untuk mencapai sebuah

reward.

Tabel 3 Informasi yang dihasilkan dengan skenario bobot poin

No. Nama Informasi Nilai Poin

1. Informasi

Kehadiran

1 experience (exp) untuk setiap kali kehadiran / kontribusi dalam sistem.

2. Informasi Jumlah 1 experience (exp) tiap

No. Nama Informasi Nilai Poin

Pekerjaan pekerjaan yang

dilakukan.

Dan 100 gold untuk setiap level pekerjaan.

3. Informasi Jumlah

pekerjaan yang

telah diselesaikan

10 experience (exp) dan 1000 gold utntuk tiap

pekerjaan yang telah

diselesaikan.

4. Informasi Reward Item reward yang

ditentukan oleh organsisasi.

5. Informasi Level

Profil

100 experience (exp) dapat menaikan 1 level

6. Informasi Badges

Profil

Badges tergantung dari tingkatan jabatan dalam area fungsional

10. Dampak Yang Diharapkan Dari Sistem Yang Dirancang

Berikut ini adalah perubahan performansi

yang diharapkan dengan adanya sistem

kolaborasi dengan menggunakan konsep

gamifikasi :

- Meningkatkan retensi, atensi, dan interaksi

antar peran dalam sebuah sistem dalam Enterprise Universitas Pasundan.

- Penilaian kinerja dapat dilakukan dalam

jangka waktu yang singkat dengan melihat

leaderboard para pengguna sistem.

- Meningkatkan self evaluation dari para

pengguna sistem terhadap hasil

pekerjaannya.

11. Kesimpulan

Berikut merupakan kesimpulan dari penelitian ini :

- Penilaian yang dilakukan masih bersifat

objektif, yaitu nilai yang diperoleh hanya

berdasarkan pekerjaan yang telah

diselesaikan bukan perilaku dari partisipan terkait.

- Dengan dirancangnya sistem kolaborasi

enterprise dengan menggunakan konsep gamifikasi ini maka tingkat antusias dan nilai kompetitif dalam menjalankan proses yang sudah ditetapkan dalam enterprise diharapkan dapat meningkat.

Ucapan Terimakasih

Terimakasih disampaikan kepada :

1. Fakultas Teknik dan Program Studi Teknik

Informatika Universitas Pasundan serta Komunitas Sistem Informasi Universitas Pasundan, yang membantu dalam penulisan paper ini.

2. Rekan – rekan dari komunitas gamers yang

(6)

Daftar Pustaka

[1] http://www.techopedia.com/definition/1014/ent erprise-collaboration-systems-ecs

diakses pada 10 Desember 2014, pukul 22:31 WIB

[2] http://www.en.wikipedia.org/wiki/Collaborativ e_software

diakses pada 10 Desember 2014, pukul 23:15

[3] Eko Indrajit, Richardus, “Manajemen