ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
DI YAYASAN MIZAN AMANAH
Widya Suci Ramadhani
1, Sri Sulastri
2[email protected], [email protected]2
ABSTRAK
Penelitian ini merupakan hasil praktik kelompok dengan lembaga pelayanan sosial. Penelitian ini dilakukan di Yayasan Mizan Amanah yang terletak di Bandung, Jawa Barat. Yayasan Mizan Amanah adalah sebuah lembaga pelayanan sosial yang berfokus pada pemenuhan kebutuhan anak yatim dari keluarga miskin dan kaum dhuafa. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa proses manajerial lembaga, khususnya pada aspek Sistem Informasi Manajemen (SIM). Metode yang dilakukan dalam proses penelitian ini yaitu dengan melakukan wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Dari hasil penelitian menunjukkan bahwa Yayasan Mizan Amanah telah memiliki Sistem Informasi Manajemen yang cukup baik, hal itu ditunjukkan dengan sudah adanya proses pengarsipan dan pendataan yang dilakukan oleh lembaga dengan didukung teknologi yang modern. Lembaga pun sudah mulai menggunakan aplikasi-aplikasi yang menunjang pemrosesan data lebih mudah, seperti aplikasi SANGO, yaitu sebuah aplikasi akuntansi lembaga nirlaba. Namun masih ada kekurangan yang dimiliki oleh lembaga, yaitu kurang meratanya kemampuan dan pengetahuan staf dalam menggunakan dan memanfaatkan teknologi yang ada dalam lembaga. Dari kondisi tersebut penulis merekomendasikan intervensi lembaga untuk mengadakan pelatihan atau workshop mengenai pemanfaatan teknologi yang dimiliki oleh lembaga. Hal ini bertujuan untuk memberikan edukasi dan keterampilan kepada para staf yang berhubungan langsung dengan Sistem Informasi Manajemen yang dimiliki oleh lembaga.
Kata kunci: Lembaga Pelayanan Sosial, Yayasan Mizan Amanah, Sistem Informasi Manajemen (SIM)
ABSTRACT
This study is the result of group practice with human services organizations. This research was conducted at Yayasan Mizan Amanah located in Bandung, West Java. Yayasan Mizan Amanah is a human services organizations focused on meeting the needs of orphans from poor families and the poor. This study aims to analyze the managerial process of the institution, especially this research discusses the aspects of Management Information Systems (MIS). Methods conducted in this research process is by conducting interviews, observation, and documentation studies. From the result of the research show that Yayasan Mizan Amanah already has a good Management Information System, it is indicated by the existence of archiving process and data collection conducted by institution supported by modern technology. Institutions also have started to use applications that support easier data processing, such as SANGO application, which is a non-profit accounting application. But there are still shortcomings of the institution, namely the lack of ability and knowledge of staff in using and utilizing existing technology in the institution. From these conditions the authors recommend the institutional intervention to hold training or workshops on the use of technology owned by the institution. It aims to provide education and skills to the staff directly related to the Management Information System owned by the institution.
PENDAHULUAN
Yayasan Mizan Amanah adalah salah satu lembaga pelayanan sosial yang bergerak dalam mengatasi permasalahan kebutuhan anak, khususnya anak yatim dari keluarga miskin. Jika dikaitkan dengan pendapat Friedlander dalam (Raharjo, 2010) mengenai jenis pelayanan sosial, maka Yayasan Mizan Amanah merupakan suatu lembaga yang memberikan pelayanan kesejahteraan anak (child welfare services).
Untuk lebih jelasnya, lembaga pelayanan sosial merupakan suatu wadah yang dibentuk dengan tujuan untuk membantu memenuhi kebutuhan masyarakat akan pelayanan sosial dan mengatasi masalah-masalah sosial yang semakin rumit. Salah satu faktor yang sangat menentukan bagi tercapainya tujuan dari suatu lembaga pelayanan sosial adalah aspek manajemen dari lembaga pelayanan sosial. Adapun kelima aspek tersebut diantaranya, aspek perencanaan (planning), aspek pengorganisasian (organizing), aspek HRD, aspek penganggaran (fundraising), dan sistem informasi manajemen (managing information system).
Khusus pada artikel ini salah satu aspek manajemen yang akan dibahas adalah aspek Sistem Informasi Manajemen (SIM). Aspek ini berkaitan dengan pemanfaatan dan alur informasi yang dimiliki oleh lembaga. Seperti namanya, SIM dibagi menjadi tiga kata yaitu sistem, informasi, dan manajemen. Jika didefinisikan, sistem adalah satu kumpulan dari beberapa bagian atau unsur yang bergabung untuk suatu tujuan bersama (Robert G. Murdick dalam Gaol, 2008:9). Sedangkan konsep informasi menurut Gaol (2008:7), informasi adalah segala sesuatu keterangan yang bermanfaat untuk para pengambil keputusan atau manajer dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang sudah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan istilah manajemen dapat diartikan sebagai proses memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan (Sutanta, 2005). Secara umum SIM dapat diartikan sebagai
suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen (perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan atau pengendalian) dalam suatu lembaga atau organisasi.
Menurut Anggadini dalam jurnal ilmiahnya mengatakan bahwa:
“Apabila berbicara tentang Sistem Informasi Manajemen, maka yang diingat adalah komputer dengan sebuah sistem yang saling tersambung dengan berbagai jaringan dalam komputer tersebut. Persepsi seperti ini tentu saja tidaklah semuanya benar, karena teknologi komputer hanyalah sebuah wadah atau fasilitas, yang kehadirannya mempermudah proses dalam Sistem Informasi Manajemen, sedangkan prinsip kerja dan basis dari SIM itu sendiri adalah ilmu manajemen, karena memang SIM itu lahir dari manajemen. Artinya, tanpa adanya manajemen maka SIM itu sendiri sesungguhnya tidak ada.”
Dalam suatu perusahaan atau lembaga biasanya terdiri dari beberapa sistem informasi yang diantaranya (kompasiana.com):
1. Sistem Informasi Akutansi: Sistem informasi yang menyajikan informasi yang dipakai oleh dipakai fungsi akutansi. Sistem ini mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan di sebuah perusahaan atau organisasi. 2. Sistem Informasi Manufaktur : Sistem
informasi yang bekerja sama dengan sistem informasi lain untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan produk atau jasa yang dihasilkan perusahaan.
3. Sistem Informasi SDM : Sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan khususnya di bagian personalia.
5. Sistem Informasi Pemasaran : Sistem Informasi yang menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh fungsi pemasaran.
Dikutip dari kompasiana.com, berikut ini beberapa keuntungan digunakannya sistem informasi manajemen dalam organisasi:
a. Keuntungan bagi proses planning, adalah setiap anggota organisasi bisa mendapatkan informasi secara cepat, sehingga memungkinkan keterlibatan banyak orang dalam proses perencanaan.
b. Keuntungan bagi proses organizing
adalah penggunaan SIM dapat meningkatkan koordinasi antar anggota organisasi.
c. Keutungan bagi proses leading
adalah penggunaan SIM dapat meningkatkan komunikasi antara stakeholder.
d. Keuntungan bagi proses controlling
adalah penggunaan SIM
memungkinkan untuk melakukan pengukuran unjuk kerja secara lebih intensif.
METODE
Praktik ini dilaksanakan secara langsung di Yayasan Mizan Amanah yang terletak di Jl. Dr. Otten No. 3, Bandung, Jawa Barat. Dalam pelaksanaannya praktik ini dibagi dalam tiga tahap yaitu tahap pra lapangan, lapangan, dan pasca lapangan. Dalam proses pengumpulan data dan tahap asessment penulis menggunakan metode wawancara mendalam yang dilakukan kepada staf yang berkaitan dengan aspek POHFI yang penulis teliti yaitu sistem informasi. Selain dengan metode wawancara, penulis juga menggunakan metode observasi dan studi dokumentasi guna melengkapi data yang akan diolah.
Setelah mendapatkan data-data, peneliti juga menggunakan metode analisis SWOT untuk mengetahui kekuatan (strenghts), kelemahan (weakness), peluang (opportunity), dan ancaman (threats) dengan melihat lingkungan internal juga lingkungan eksternal lembaga. Hasil analisis SWOT tersebut nantinya dapat menghasilkan rekomendasi guna melakukan intervensi pada lembaga.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Sistem informasi merupakan elemen yang penting dalam sebuah organisasi pelayanan sosial untuk keberlangsungan dan eksistensi lembaga, dengan adanya sistem informasi dapat membantu lembaga dalam pengambilan keputusan. Dari hasil asesmen, Yayasan Mizan Amanah belum memiliki divisi khusus yang bertanggung jawab dalam aspek sistem informasi. Melainkan, semua divisi yang ada pada lembaga bertanggung jawab dalam hal pencatatan dan pengarsipan dalam aspek tertentu. Dalam menyediakan informasi dan mengembangkannya selain menggunanakan cara manual, Yayasan Mizan Amanah juga menggunakan teknologi informasi yang berbasis komputer, komputer digunakan untuk menyimpan dan mengolah data sehingga membantu pihak lembaga dalam pengambilan keputusan.
Berbicara mengenai sistem informasi maka perlu diketahui juga bagaimana hubungan lembaga dengan lingkungan internal dan eksternalnya. Untuk komunikasi internal antara kantor pusat dan kantor cabang yang tersebar di Indonesia dilalukan via telepon seluler, adapun setiap minggunya salah satu perwakilan dari kantor cabang (ketua kantor cabang) melakukan pelaporan kegiatan lembaga ke kantor pusat di Jakarta. Selain itu, lembaga juga seringkali melakukan rapat jika persoalan yang dibahas begitu penting. Untuk pegawai, biasanya mereka membuat grup di Whatsapp untuk memudahkan komunikasi dan sharing informasi.
Untuk publikasi kepada masyarakat luas, lembaga Mizan Amanah melakukan beberapa cara melalui media cetak.
1. Pemasangan spanduk dilakukan oleh lembaga di tempat-tempat yang strategis. 2. Tebar Brosur. Setiap ada program baru,
pihak lembaga akan membuatkan brosur dan menyebarkannya kepada masyarakat. Biasanya brosur dibagikan kepada masyarakat yang lewat sekitaran kantor lembaga maupun saat donatur datang. Adapun beberapa jenis brosur yang dipublikasikan, diantaranya adalah brosur pendidikan, qurban, aqiqah, dan brosur bulan ramadhan.
3. Untuk laporan keuangan donatur secara umum, biasanya lembaga akan mempublikasikanya lewat media cetak koran Republika.
4. Ada hal unik yang dilakukan oleh Mizan Amanah dalam menjaga silaturahim dengan para donatur, yaitu dengan program jemput amanah atau jemput tawa (kotak infaq dan waqaf). Pegawai jemput amanah ini bukan hanya menawarkan jasa penjemputan donasi saja tapi juga menjaga silaturahim dengan para donatur dengan keahlian komunikasinya. Selain itu, untuk donatur yang memberikan donasi lebih dari Rp. 1.000.000,00.-akan diberikan souvenir sebagai bentuk terimakasih dari lembaga.
Selain cara-cara diatas, Mizan Amanah juga menggunakan berbagai media sosial untuk mensosialisasikan lembaga dan program-program yang dilakukan. Media sosial yang digunakan oleh Mizan Amanah untuk memberikan berbagai informasi lembaga diantaranya: 1. Website, bisa dikunjungi melalui
(www.mizanamanah.or.id).
2. Facebook, bisa dikunjungi melalui (facebook.com/mizanamanahorg/). 3. E-mail, ([email protected]). 4. Whatsapp, bisa menghubungi di nomor
(+6285222999334).
5. Instagram dan Youtube dapat ditemukan dengan keywords Mizan Amanah.
6. Terakhir, Mizan Amanah juga memiliki aplikasi qurban yang dapat memudahkan donatur yang akan berurban, aplikasi tersebut dapat download pada play store. Namun saat ini aplikasi tersebut sudah jarang digunakan.
Setelah melakukan asesmen, selanjutnya penulis menerapkan metode analisis SWOT untuk mengetahui intervensi apa yang akan dilakukan. Berikut adalah hasil analisis SWOT pada bidang sistem informasi:
a. Strenghts
1. Lembaga sudah memiliki sistem informasi manajemen.
2. Mizan Amanah memiliki media komunikasi dan informasi yang cukup modern seperti media online.
3. Staf (fundraising) yang bertugas memiliki keahlian dalam desain grafis. 4. Adanya transparansi mengenai
publikasi pemasukan donatur.
5. Memiliki situs web pribadi yang berisi informasi lingkungan internal lembaga. 6. Lembaga telah memiliki media perangkat untuk melakukan publikasi (komputer, ponsel, dan lain-lain). b. Weakness
1. Kurangnya SDM.
2. Situs web kurang terupdate.
3. Terdapat aplikasi yang sudah tidak beroperasi seperti aplikasi qurban. 4. Pengetahuan staf dalam menggunakan
media belum merata. c. Opportunity
1. Lembaga sudah dikenal oleh masyarakat luas.
2. Masyarakat sudah semakin up to date
dalam memanfaatkan teknologi dan informasi.
d. Threaths
Penggunaan teknologi informasi semakin canggih.
Berikut adalah hasil persilangan atau matriks SWOT Sistem Informasi sebagai berikut:
Memanfaatkan media yang dimiliki oleh lembaga untuk memberikan informasi kepada masyarakat secara optimal. 2. W-O
Mengaktifkan kembali aplikasi lembaga yang sudah tidak aktif seperti aplikasi qurban, untuk memberikan pelayanan yang lebih efektif kepada masyarakat dan meningkatkan kemampuan SDM dalam pengetahuan dan penggunaan media. 3. S-T
Pemanfaatan teknologi yang lebih optimal untuk meningkatkan pelayanan.
4. W-T
Pengetahuan teknologi harus lebih ditingkatkan, hal tersebut dapat dilakukan dengan memberikan pelatihan kepada para staf Yayasan Mizan Amanah.
SIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil pembahasan dapat dikatakan fungsi Sistem Informasi Manajemen di Yayasan Mizan Amanah sudah berjalan dengan semestinya. Namun penulis masih menemukan kekurangan dalam hal kemampuan dan pemanfaatan sistem informasi oleh SDM didalam lembaga masih kurang merata. Oleh karena itu penulis akan menggunakan strategi WT sebagai intervensi dengan cara merekomendasikan pihak lembaga untuk mengadakan sebuah pelatihan atau
workshop mengenai pemanfaatan teknologi yang dimiliki oleh lembaga. Adapun sasaran dari kegiatan ini adalah para staf yang berhubungan langsung dengan penggunaan teknologi sistem informasi didalam lembaga. Jika pelatihan ini dapat terlaksana maka akan berpengaruh terhadap meningkatnya kapasitas atau keterampilan juga pengetahuan para staf yang secara tidak langsung akan berpengaruh juga pada peningkatan kualitas lembaga.
UCAPAN TERIMAKASIH
Tidak lupa penulis mengucapkan terimakasih kepada pihak – pihak yang membantu kelancaran penyusunan artikel ini :
1. Kepala Yayasan Mizan Amanah Cabang Bandung yang sudah mengizinkan
penulis untuk melakukan praktik di lembaga.
2. Seluruh staff Yayasan Mizan Amanah khususnya Cabang Bandung dan Cimahi yang telah membantu peneliti dalam proses penggalian data dan informasi. 3. Dr. Dra. Sri Sulastri, M.Si selaku dosen
pembimbing yang senantiasa memberikan masukan dan semangat kepada penulis agar dapat menyelesaikan tugas dengan baik. 4. Bapak dan Ibu Dosen Mata Kuliah
Pratikum Manajemen Organisasi Pelayanan Sosial;
5. Teman-teman sesama praktikan yang selalu menyemangati dan membantu dalam pencarian data dan informasi.
DAFTAR PUSTAKA
Anggadini, Sri Dewi. Analisis Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer dalam Proses Pengambilan Keputusan. Majalah Ilmiah. Volume 11, No. 2, <http://kepo.unikom.ac.id/30387/1/02-miu-11-2-sri-dewi.pdf> [03 Juni 2017]
Edhy Sutanta. (2005). Dukungan Sistem Informasi
Manajamen (SIM)
Dalam Kegiatan Manajemen. Jurnal Ilmiah Manajerial, Vol. 1, No. 1:1-12
Gaol, Chr. Jimmy L. (2008). Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta: Penerbit Grasindo
Raharjo, Santoso T. (2010). Pengembangan Sumber Daya Relawan Pada Organisasi Pelayanan Sosial (Studi Literatur Mengenai Sistem Pendidikan dan Pelatihan Sumber Daya Relawan. Melalui, [http://kesos.unpad.ac.id/2010/04/29/peng embangan-sumber-daya-relawan-pada- organisasi-pelayanan-sosial-studi-literatur- mengenai-sistem-pendidikan-dan-pelatihan-sumber-daya-relawan/] <18/06/2017>
No Author. (2015). Macam-Macam Sistem Informasi. Melalui, <http://www.kompasiana.com/alviyan.17/
