BERITADAERAH KABUPATENPACITAN
NOMOR 25 TAHUN2007
PERATURAN BUPATI PACITAN NOMOR 40 TAHUN 2007
TENTANG
URAIAN TUGAS, FUNGSI DAN TATA KERJA
SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN PACITAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI PACITAN
Menimbang : bahwa untuk melaksanakan ketentuan pasal 8 ayat (4) Peraturan Daerah Kabupaten Pacitan nomor 19 tahun 2007 tentang Organisasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Pacitan (Lembaran Daerah Kabupaten Pacitan Tahun 2007 Nomor 26 tanggal 10 Desember 2007) perlu menetapkan Peraturan Bupati tentang uraian tugas, fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Pacitan.
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 12 Tahun 1950 tentang Pembentukan Daerah-daerah Kabupaten Dalam Lingkungan Propinsi Jawa Timur (Lembaran Negara Tahun 1950 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Nomor 9);
2. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890);
3. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4437) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2005 tentang Penetapan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2005 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 32 tahun
2004 tentang Pemerintahan Daerah Menjadi
Undang-Undang(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 108, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4548);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 tentang Pembinaan dan Pengawasan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2005 Nomor 165, Tambahan Lembaran Negara Nomor Republik Indonesia 4593);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/ Kota(Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737);
6. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741); 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 57 Tahun 2007 tentang
Petunjuk Teknis Penataan Organisasi Perangkat Daerah;
8. Peraturan Daerah Kabupaten Pacitan Nomor 18 Tahun 2007 tentang Urusan Pemerintahan Kabupaten Pacitan (Lembaran Daerah Kabupaten Pacitan Tahun 2007 Nomor 25).
9. Peraturan Daerah Kabupaten Pacitan Nomor 19 Tahun 2007 tentang Organisasi Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Pacitan (Lembaran Daerah Kabupaten Pacitan Tahun 2007 Nomor 28).
M E M U T U S K A N
Menetapkan : PERATURAN BUPATI PACITAN TENTANG URAIAN TUGAS, FUNGSI DAN TATA KERJA SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN PACITAN
B A B I
KETENTUAN UMUM Pasal 1
Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan :
a. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Pacitan yang terdiri dari Bupati dan Perangkat Daerah sebagai Unsur Penyelenggara Pemerintahan Daerah;
b. Kepala Daerah adalah Bupati Pacitan;
c. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat DPRD adalah Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah sebagai Unsur Penyelenggara Pemerintahan Daerah;
d. Sekretariat Daerah adalah Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan;
e. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Pacitan;
f. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya
disingkat Sekretariat DPRD adalah Sekretariat Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Pacitan;
g. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disingkat Sekretaris DPRD adalah Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Pacitan;
h. Perangkat Daerah adalah lembaga yang membantu Kepala Daerah dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah;
i. Perangkat Daerah terdiri atas Sekretariat Daerah, Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahan;
j. Jabatan Struktural adalah kedudukan yang menunjukkan tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam rangka memimpin suatu organisasi Pemerintahan; k. Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas,
tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam suatu kesatuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan ketrampilan serta bersifat mandiri.
B A B II
KEDUDUKAN, TUGAS DAN FUNGSI Pasal 2
(1) Sekretariat DPRD Kabupaten Pacitan merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD dipimpin oleh seorang Sekretaris
DPRD bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administratif dibina oleh Sekretaris Daerah;
(2) Sekretariat DPRD mempunyai tugas memberikan pelayanan administratif kepada anggota DPRD;
(3) Untuk melaksanakan tugas, Sekretariat DPRD nyelenggarakan fungsi :
a. Fasilitasi rapat DPRD ;
b. Pelaksanaan urusan rumah tangga dan perjalanan dinas anggota DPRD;
c. Pengelolaan Tata Usaha DPRD.
Pasal 3 (1) Sekretariat DPRD terdiri dari :
a. Sekretaris DPRD; b. Bagian Umum; c. Bagian Persidangan;
d. Bagian Perundang-undangan dan Dokumentasi; e. Bagian Keuangan.
(2) Masing-masing Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris DPRD.
BAB III
URAIAN TUGAS DAN FUNGSI Bagian Kesatu
Bagian Umum
Pasal 4
(1) Bagian Umum mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD dibidang ketatausahaan, rumah tangga, perlengkapan serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya;
(2) Untuk melaksanakan tugas, Bagian Umum mempunyai fungsi : a. Pelaksanaan surat-menyurat, kearsipan dan perpustakaan; b. Penyelenggaraan dan pengelolaan rumah tangga, sarana dan
c. Pembinaan dan pengembangan serta pengelolaan administrasi kepegawaian;
d. Penyusunan program kerja dan laporan serta pelaksanaan evaluasi dan pengendalian.
Pasal 5 (1) Bagian Umum terdiri dari :
a. Sub Bagian Tata Usaha;
b. Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan.
(2) Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Umum.
Pasal 6
(1) Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas :
a. Menyiapkan bahan perencanaan program kegiatan
ketatausahaan;
b. Melaksanakan pengelolaan surat menyurat, tata naskah dinas dan kearsipan;
c. Melaksanakan ekspedisi;
d. Melaksanakan urusan penggandaan;
e. Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian;
f. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan ketatausahaan;
g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum sesuai dengan tugas dan fungsinya.
(2) Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan mempunyai tugas : a. Menyiapkan bahan perencanaan program kegiatan Rumah
Tangga dan Perlengkapan;
b. Menyiapkan bahan kebutuhan angkutan, perawatan kendaraan dinas, surat-surat kendaraan dan surat-surat lainya;
c. Menyiapkan akomodasi, mengatur dan memelihara serta mengamankan lingkungan kerja dan rumah dinas;
d. Mengurus rumah tangga, rumah dinas dan gedung DPRD; e. Memelihara keamanan dalam lingkungan Sekretariat DPRD; f. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan
g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bagian Kedua Bagian Persidangan
Pasal 7
(1) Bagian Persidangan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD dibidang persidangan dan risalah, protokol dan kehumasan serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya ;
(2) Untuk melaksanakan tugas Bagian Persidangan dan Risalah, mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan pembuatan risalah rapat dan urusan administrasi;
b. Penyiapan daftar resume dan laporan hasil rapat DPRD; c. Penyiapan persidangan dan tata tempat;
d. Pengelolaan dokumentasi, perpustakaan, keprotokolan dan kehumasan.
Pasal 8
(1) Bagian Persidangan dan Risalah terdiri dari : a. Sub Bagian Persidangan dan Risalah; b. Sub Bagian Protokol dan Kehumasan.
(2) Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Persidangan.
Pasal 9
(1) Sub Bagian Persidangan dan Risalah mempunyai tugas :
a. Menyiapkan bahan perencanaan program kegiatan
persidangan;
b. Melaksanakan urusan administrasi dan tata tempat
persidangan;
c. Melaksanakan penyusunan resume dan laporan hasil sidang DPRD;
e. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan persidangan;
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan sesuai denga tugas dan fungsinya. (2) Sub Bagian Protokol dan Kehumasan mempunyai tugas :
a. Menyiapkan bahan perencanaan program kegiatan
keprotokolan dan kehumasan;
b. Menyiapkan dan mengatur penerimaan tamu-tamu DPRD yang berhak menerima pelayanan keprotokolan;
c. Menyiapkan dan mengatur perjalanan dinas DPRD;
d. Melaksanakan pelayanan informasi secara langsung maupun melalui media;
e. Melaksanakan juru bicara DPRD sesuai dengan petunjuk Pimpinan DPRD;
f. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan Rumah Tangga dan Perlengkapan;
g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Protokol dan Kehumasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bagian Ketiga
Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi
Pasal 10
(1) Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD dibidang
perundang-undangan, dokumentasi, perpustakaan serta
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya;
(2) Untuk melaksanakan tugas, Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan penyusunan Peraturan Daerah atas inisiatif DPRD;
b. Penyiapan bahan penyusunan produk-produk hukum DPRD; c. Penyiapan bahan peraturan perundang-undangan dan bahan
bahan lainnya;
d. Penghimpunan, pendokumentasian peraturan perundang-undangan dan pengelolaan perpustakaan.
Pasal 11
(1) Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi membawahi : a. Sub Bagian Perundang-Undangan;
b. Sub Bagian Doumentasi dan Perpustakaan;
(2) Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi.
Pasal 12
(1) Sub Bagian Perundang-Undangan mempunyai tugas :
a. Menyiapkan bahan perencanaan program kegiatan
perundang-undangan;
b. Menyiapkan bahan dan aturan perundang-undangan sebagai referensi;
c. Menyiapkan bahan koordinasi penyiapan penyusunan Rancangan Peraturan Daerah atas hak inisiatif DPRD;
d. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan perundang-undangan;
e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi sesuai dengan tugas dan fungsinya.
(2) Sub Bagian Dokumentasi dan Perpustakaan mempunyai tugas :
a. Menyiapkan bahan perencanaan program kegiatan
dokumentasi dan perpustakaan;
b. Melaksanakan dokumentasi, penataan secara sistematis atas produk hukum dan hasil persidangan serta naskah-naskah dinas yang lain;
c. Melaksanakan Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Hukum;
d. Melaksanakan kegiatan perpustakaan;
e. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan dokumentasi dan perpustakaan;
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Perundang-Undangan dan Dokumentasi sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bagian Keempat Bagian Keuangan
Pasal 13
(1) Bagian Keuangan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD dibidang keuangan serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya;
(2) Untuk melaksanakan tugas, Bagian Keuangan mempunyai fungsi :
a. Penyiapan bahan penyusunan rencana anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD;
b. Penyiapan bahan penyusunan rencana anggaran belanja pegawai dan barang;
c. Penyiapan daftar gaji dan tunjangan;
d. Penyiapan bahan laporan keuangan Sekretariat DPRD.
Pasal 14 (1) Bagian Keuangan membawahi :
a. Sub Bagian Perencanaan dan Anggaran; b. Sub Bagian Perbendaharaan;
c. Sub Bagian Verifikasi dan Pembukuan.
(2) Masing-masing Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Keuangan.
Pasal 15
(1) Sub Bagian Perencanaan dan Anggaran mempunyai tugas : a. Menyiapkan bahan penyusunan anggaran DPRD;
b. Menyiapkan rencana, perubahan dan perhituhgan anggaran DPRD;
c. Menyusun petunjuk teknis pelaksanaan anggaran DPRD; d. Menyiapkan surat keputusan otorisasi berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku;
e. Melaksanakan pengendalian dan evaluasi pelaksanaan kegiatan perencanaan dan anggaran;
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Keuangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
(2) Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai tugas :
a. Menyusun program kegiatan dibidang perbendaharaan; b. Menerbitkan SPM lingkup DPRD;
c. Meneliti surat permintaan pembayaran dan permintaan gaji serta tunjangan lainnya;
d. Memproses surat keputusan pemberhentian pembayaran; e. Memberikan pertimbangan dan mengikuti pelaksanaan
penyelesaian masalah-masalah perbendaharaan dan ganti rugi;
f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Keuangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
(2) Sub Bagian Verifikasi dan Pembukuan mempunyai tugas : a. Menyusun program kegiatan dibidang verifikasi dan
pembukuan;
b. Memeriksa, meneliti dan menilai surat pertanggungjawaban (SPJ) realisasi anggaran DPRD;
c. Memberikan pembinaan teknis kepada bendaharawan lingkup DPRD;
d. Memberikan peringatan atau tegoran kepada bendaharawan yang tidak membuat laporan;
e. Mencatat hasil pengesahan uang SPJ dan mengadakan pemeriksaan penelitian bukti penyetoran kembali sisa;
f. Melaksanakan pembukuan secara sistematis dan kronologis mengenai penerimaan dan pengeluaran DPRD;
g. Mengadakan penelitian terhadap buku penerimaan dan pengeluaran serta membuat nota pendapatan pemeriksaan buku kas untuk mengetahui posisi kas DPRD;
h. Mengadakan evaluasi dan menyusun laporan realisasi sesuai ketentuan yang berlaku.
i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Keuangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
B A B I V
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
Pasal 16
Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Sekretariat DPRD sesuai keahlian dan kebutuhan.
Pasal 17
(1) Kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang diatur dan ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan;
(2) Kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk;
(3) Jumlah tenaga fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja;
(4) Jenis dan jenjang jabatan fungsional, diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
(5) Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
B A B V T A T A K E R J A
Pasal 18
Dalam hal pimpinan satuan organisasi berhalangan melaksanakan tugasnya, tugas pimpinan satuan organisasi dilaksanakan oleh pejabat yang ditunjuk oleh Bupati.
Pasal 19
(1) Dalam melaksanakan tugas setiap pimpinan unit organisasi dan kelompok tenaga fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik dalam lingkungan masing-masing maupun antar satuan organisasi di lingkungan pemerintah daerah serta dengan instansi lain di luar pemerintah daerah sesuai dengan tugas masing-masing;
(2) Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengawasi bawahannya masing-masing dan bila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan;
(3) Setiap pimpinan organisasi bertanggungjawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahan masing-masing dan memberikan bimbingan serta petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya; (4) Setiap pimpinan organisasi wajib mengikuti dan mematuhi
petunjuk dan bertanggungjawab kepada atasan masing-masing dan menyiapkan laporan berkala tepat pada waktunya;
(5) Setiap laporan yang diterima oleh pimpinan satuan organisasi dari bawahannya wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk penyusunan laporan lebih lanjut dan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan;
(6) Dalam penyampaian laporan masing-masing kepada atasan, tembusan laporan wajib disampaikan kepada satuan organisasi lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja;
(7) Dalam melaksanakan tugas setiap pimpinan satuan organisasi dibawahnya dan dalam rangka pemberian bimbingan kepada bawahan masing-masing, wajib mengadakan rapat berkala.
BAB VI
KETENTUAN PENUTUP Pasal 20
(1) Peraturan Bupati ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan;
(2) Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Pacitan.
Ditetapkan di Pacitan pada tanggal 19 - 12 - 2007 BUPATI PACITAN Cap ttd. H. S U J O N O Diundangkan di Pacitan Pada tanggal 19 Desember 2007
SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN PACITAN
Ir. MULYONO, MM. Pembina Utama Muda
NIP. 080 062 150
