RANCANGAN PENGURANGAN WASTE SEBAGAI UPAYA
PENINGKATAN KETEPATAN PENGIRIMAN PADA
DEPARTEMEN IPT B DENGAN MENGGUNAKAN VALUE
STREAM MAPPING (VSM), FISHBONE DIAGRAM, DAN
FAILURE MODE AND EFFECTS ANALYSIS (FMEA)
DI PT.XYZ
TESIS
Untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai Derajat Magister Manajemen
Oleh
Ayu Puspita Astika 041324353014-MM
Declaration
I, (Ayu Puspita Astika, 041324353014-MM), declare that:
1) My thesis is genuine an truly my own creation, and is not another’s person work made by my name, nor a piracy or plagiarism. This thesis has never been submitted to obtain an academic degree in Airlangga University or in any other universities/ college
2) This thesis does not contain any work or opinion written or published by anyone, unless clearly acknowledged or referred to by quoting the author’s name and stated in the references
3) This statement is true; if on the future this statement is proven to be fraud and dishonest, I agree to receive an academic sanction in form of removal of the degree obtained through this thesis, nad other sanctions in accordance to the prevailing norms and regulations in the Airlangga University
Surabaya, 27 Januari 2016 Declared by,
(Ayu Puspita Astika) NIM.041324353014-MM
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat, rezeki, dan hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tesis berjudul
Rancangan Pengurangan Waste sebagai Upaya Peningkatan Ketepatan Pengiriman Pada Departemen IPT B dengan Metode Value Stream Mapping (VSM), Fishbone Diagram, dan Failure Modes and Effects Analysis (FMEA) di PT.XYZ dapat berjalan dengan lancar dan selesai tepat waktunya. Oleh karena itu,
pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang berperan dalam penulisan tesis ini, antara lain:
1. Kedua orang tua, Bapak dan Ibu Tercinta, Sumardiko dan Sri Astutik atas semua dukungan, waktu untuk mendengarkan keluh kesah dan doa-doanya sehingga penulis bisa menyelesaikan tesis ini tepat waktu. Kepada kakak Riska Puspita Sari yang juga memberikan dukungan dan semangat
2. Bapak Dr. Gancar Candra Premananto, SE., Msi selaku Koordinator Program Studi Magister Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis
3. Bapak Sri Gunawan, DBA selaku Ketua Program Studi Magister Manajemen Fakultas Ekonomi dan Bisnis pada periode sebelumnya dan sebagai dosen pengajar yang memberikan banyak arahan dan petunjuk bagi penulis untuk menyelesaikan tesis ini
4. Bapak Prof. Ir. Suparno, MSIE, Ph.D. selaku dosen pembimbing yang dengan sabar memberikan arahan, petunjuk sehingga tesis ini dapat terselesaikan dengan tepat waktu
5. Bapak Drs. Puspandam Katias, SE., MM., Ibu Yetti Dwi Lestari, SE., MT., dan Ibu Dr. Indrianawati Usman, MS. Selaku dosen penguji yang telah memberikan masukan demi kesempurnaan penulisan tesis ini
6. Lettu Laut (E) E.N Putra yang senantiasa memberikan waktu dan memberikan semangat untuk penulis selama proses pengerjaan tesis ini. A naval officer who is always afar yet ever so close; sometimes distant but never less mine
7. Mr. Paul D’Souza, selaku Strategic Director untuk Merck Sharp & Dohme Indonesia. Terima kasih atas dukungan dan bantuan sehingga penulis bisa mendaftar dan meneruskan pendidikan pada level magister. Hope you find success as always Sir
8. Seluruh dosen pengajar dan staf program Studi Magister Manajemen Universitas Airlangga atas segala bimbingan dan bantuan yang diberikan kepada penulis selama menempuh pendidikan
9. Rekan-rekan mahasiswa Program Studi Magister Manajemen Universitas Airlangga angakatn 42 atas segala dorongan, semangat, sharing, dan waktu yang selama ini diberikan
10. Semua pihak yang tidak dapat sebutkan satu per satu, atas segala bantuan dalam pengerjaan tesis ini
Penulis menyadari bahwa terdapat banya kekurangan dalam penulisan tesis ini. Oleh karena itu penulis memohon maaf atas segala kekurangan yang ada serta kritik dan saran sangat diharapkan demi kesempurnaan dan perbaikan selanjutnya. Semoga tesis ini bisa memberikan manfaat bagi kita semua
Surabaya, 27 Januari 2016
DAFTAR ISI
PERNYATAAN………. ii
DECLARATION iii KATA PENGANTAR………. ……. iv
DAFTAR ISI……….. vii
DAFTAR TABEL……… ……... xi
DAFTAR GAMBAR……… ……... xiii
ABSTRAK……….. xv
ABSTRACT……… xvi
BAB I PENDAHULUAN……… 1
1.1. Latar Belakang Masalah………. 1
1.2. Perumusan Masalah……… 11
1.3. Tujuan Penelitian……….……... 12
1.4. Manfaat Penelitian………. 12
1.5. Batasan Penelitian………. 13
1.6. Sistematika Penulisan………. 13
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ……… 16
2.1. Penelitian Terdahulu……… 16
2.2. Tinjauan Teoritis………. 23
2.2.1. Lean Manufacturing………. 23
2.2.5. Tools Untuk Lean Manufacturing……….. 31
2.2.6. Proses Lean Supply Chain……… 33
2.2.7. Konsep Value Stream Mapping (VSM) ……….. 35
2.2.7.1. Rancangan Pembuatan Value Stream Mapping (VSM) ……… 37
2.2.7.2. Simbol Value Stream Mapping (VSM) ………. 40
2.2.7.3. Takt Time dan Cycle Time ………. 41
2.2.8. Konsep Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) ……….. 41
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ……… 46
3.1. Pendekatan Penelitian……….. 46
3.2. Langkah-Langkah Penelitian……… 48
3.3. Data Kuantitatif Untuk Mendukung penelitian……… 55
3.4. Kriteria Untuk Menguji Kualitas Penelitian………. 56
3.5. Jenis dan Sumber data………... 57
3.6. Prosedur Pengumpulan Data……….. 59
3.7. Teknik Analisis……….. 60
BAB IV GAMBARAN UMUM OBYEK PENELITIAN………. 64
4.1. Gambaran Umum Perusahaan……… 64
4.2. Kondisi Lingkungan dan Persaingan……… 67
BAB V INTERPRETASI DAN PENGOLAHAN DATA ………. 73
5.1. Pengumpulan dan Pengolahan Data ……… 73
5.2. Interpretasi dan Pengolahan Data ………. 76
5.2.1. Identifikasi Permasalahan pada Departemen IPT B ……… 81
5.2.2. Identifikasi Permasalahan dengan Fishbone Diagram ……… 115
5.2.2.1. Fishbone Diagram untuk Proses Inspeksi Komponen Pengepakan………... 116
5.2.2.2. Fishbone Diagram untuk Proses Rilis Quality Assurance ……… 120
5.2.2.3. Fishbone Diagram untuk Proses Pengiriman……….. 123
5.2.3. Proses Perbaikan Ativitas dengan Waste yang Tinggi………. 126
5.2.3.1. FMEA untuk Proses Inspeksi Komponen Pengepakan………. 129
5.2.3.2. FMEA untuk Proses Pengecekan dan Rilis Quality Assurance……… 131
5.2.3.3. FMEA untuk Proses Pengiriman ……… 134
5.2.3.4. Usulan Perbaikan untuk Proses Inspeksi Komponen Pengepakan ………136
5.2.3.5. Usulan Perbaikan untuk Proses Pengecekan dan Rilis Quality Assurance………136
5.2.3.6. Usulan Perbaikan untuk Proses Pengiriman………137
5.3. Aspek Manajerial Dalam Pengurangan Waste (Non Value Added Activity) ………140
5.4. Keterbatasan Penelitian………...141
BAB VI SIMPULAN SARAN………... 145
6.1. Simpulan ………145
DAFTAR TABEL
Tabel II.1 Kelebihan dan Kekurangan Fishbone Diagram……….31
Tabel II.2 Rangkuman Rancangan Pembuatan Value Stream Mapping (VSM)………39
Tabel II.3 Kelebihan dan Kekurangan Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)………..45
Tabel III.1 Logika yang Mengaitkan Data dengan Proposisi Penelitian………....51
Tabel V.1 Pencapaian Metrik Internal Customer Service Level (ICSL)………... 82
Tabel V.2 Hasil Akhir Produksi……….84
Tabel V.3. Defect Material Lidding Foil………86
Tabel V.4 Tabel Date of Empty Stock untuk Bulk Tablet……….88
Tabel V.5 Tabel Date of Empty Stock untuk Komponen Pengepakan………..89
Tabel V.6 Daftar Ide Personil Shop Floor pada Kaizen Tracker………91
Tabel V.7 Forecast Departemen IPT B Januari-Desember……….96
Tabel V.8 Lead Time Proses Inspeksi Material………102
Tabel V.9 Lead Time dari Proses Staging ………...104
Tabel V.10 Lead Time Pengepakan Primer dan Sekunder ………..107
Tabel V.11. Lead Time Proses Pengetesan dengan Mikroba………109
Tabel V.12 Cycle Time untuk Proses Pengiriman………112
Tabel V.13 Lead Time untuk Proses Pengiriman……….113
Tabel V.14 rangkuman Keseluruhan Proses……….114
Tabel V.15 Rangkuman Keseluruhan Proses (Lanjutan) ……….115
Tabel V.16 Rating untuk Severity ………127
Tabel V.19 FMEA Form untuk Proses Inspeksi Packaging Material………130 Tabel V.20 FMEA Form untuk Proses Pengecekan dan Rilis Quality Assurance………133 Tabel V.21 FMEA Form untuk Proses Pengiriman………...135
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1. Grafik Pencapaian Metrik Internal Customer Service Level (ICSL)…………6
Gambar 1.2. Forecast untuk tahun 2015-2016………7
Gambar 1.3 In-House Lead Time IPT B……….9
Gambar 2.1. Fishbone Diagram……….30
Gambar 2.2 Rancangan Pembuatan Value Stream Mapping (VSM) ………37
Gambar 2.3 Simbol Value Stream Mapping (VSM) ……….40
Gambar 3.1 Flowchart Penelitian ………...54
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. XYZ Indonesia ………...67
Gambar 4.2 Denah PT. XYZ Indonesia ………68
Gambar 4.3 Struktur Organisasi IPT B………...71
Gambar 5.1 Visualisasi Magnet untuk Jadwal Produksi ………78
Gambar 5.2 Value Stream Mapping Kondisi Bisnis saat ini ……….93
Gambar 5.3 Perhitungan Takt Time………...94
Gambar 5.4 Cara Penggunaan Software I-Grafx ………...98
Gambar 5.5 Proses penerimaan Material di Departemen IPT B ………99
Gambar 5.6. Proses Pengambilan Sampel ………99
Gambar 5.7 Proses Inspeksi Komponen Pengepakan ………..101
Gambar 5.8 Proses Staging di Departemen IPT B………103
Gambar 5.9 Proses Pengiriman di Departemen IPT B ………111
Gambar 5.10 Fishbone Diagram untuk Inspeksi Komponen Pengepakan ………..116
ABSTRAK
Kondisi persaingan bisnis yang semakin kompetitif mengharuskan perusahaan untuk menentukan visi dalam memenangkan persaingan dan keunggulan bersaing baik pada tingkat nasional maupun internasional. Salah satu perusahaan yang sedang melakukan bisnisnya baik pada tingkat nasional maupun internasional adalah PT. XYZ. PT. XYZ merupakan perusahaan farmasi multinasional yang berada di Indonesia. Saat ini, PT. XYZ sedang berupaya untuk mewujudkan visi perusahaan yakni menjadi perusahaan dengan kualitas terbaik, harga terendah, dan lead time terpendek untuk mencapai keunggulan bersaing dalam bidang industri farmasi.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengurangi adanya waste pada keseluruhan proses pengepakan pada departemen IPT B PT. XYZ yang menyebabkan keterlambatan pengiriman. Pengurangan waste dipilih sebagai obyek penelitian dikarenakan PT. XYZ harus mengutamakan konsumen dengan mengirimkan produk tepat waktu. Metode penelitian dalam penelitian ini adalah metode kualitatif eksplanatori yang menjelaskan mengapa permasalahan tersebut terjadi dan bagaimana memecahkan permasalahn tersebut.
Berdasarkan pengolahan data yang dilakukan, didapatkan hasil penelitian yaitu waste yang banyak terjadi adalah adanya tingkat lead time yang tinggi. Dari proses metode Value Stream Mapping (VSM), dan Fishbone Diagram diketahui bahwa proses yang memiliki tingkat lead time yang tinggi yakni proses inspeksi komponen pengepakan, proses rilis quality, dan proses pengiriman. Dengan melihat dari segi man, machine, method, material, dan environment faktor penyumbang terbesar untuk ketiga proses tersebut berasal dari segi man, machine, method, dan material. Oleh karena itu, dilakukan upaya perbaikan dengan melakukan pembobotan resiko dengan menggunakan metode Failure Mode and Effect Analysis (FMEA). Dari hasil FMEA, upaya perbaikan utama yang diusulkan untuk proses inspeksi komponen pengepakan adalah mengusulkan untuk melakukan kualifikasi vendor. Sedangkan untuk proses rilis oleh quality assurance usulan perbaikan yang harus pertama dilakukan oleh manajemen adalah mengadakan kaizen untuk membetulkan master data semua departemen yang terlibat dalam proses rilis dan menerapkan Total Preventive Maintenance yang regular untuk departemen engineering. Untuk proses pengiriman, perbaikan utama yang diusulkan adalah visualisai kelengkapan dokumen dengan menempelkan tracking pada papan tier outbond dan sosialisasi dan training proses kanban terkait material untuk proses pick & pack yang sering habis. Dari proses perbaikan tersebut rancangan lead time dari value stream mapping saat ini dan value stream mapping yang diusulkan untuk kondisi yang akan datang berkurang dari lead time 106 hari menjadi 92 hari sehingga bisa mengurangi keterlambatan pengiriman.
ABSTRACT
Due to the fierce competition nowadays, a company is demanded to have competitive advantage in both regional and global level. One of companies that is in the loop of global competition is PT. XYZ. PT. XYZ is multinational pharmaceutical company in Indonesia. Currently, PT. XYZ strives to achieve the vision “Highest Quality, Lowest Cost, and Shortest Lead Time”
The purpose of this research is to explore the reduction of waste in the end-to-end process for packaging facility in department IPT B that leads to the late of shipment. Waste reduction chosen because PT. XYZ truly focuses in customer and expect that the pharmaceutical product delivered on time. This research method used is qualitative explanatory approach to disclose the problem that occur and how to propose problem solving on it.
In accordance on the data processing, the result of this research was the highest waste due to the longest lead time. Based on analysis using values stream mapping, fishbone diagram confirmed that the process with the longest lead time was proses of packaging component inspection, process quality release, and shipment process. By referring to the man, machine, method, material, and environment, the most contributing factor for those three processes based on man, machine, method, and material factor
Therefore, improvement activities were proposed by using Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) to know the order and the risk. Based on FMEA result, the main proposed improvement for packaging component inspection was vendor qualification. Meanwhile for Quality release process, the improvement activity proposed was kaizen activity to fix all master data, install Total Preventive maintenance (TPM. Lastly, for shipment process the main proposed improvement activity was visualize document accuracy in tier outbound board and socialize and train on Kanban due to shortage of pick & pack covering material. Based on the improvement above lead time can decrease from 106 days in total into 92 days by giving some adjustment and so that it can increase the shipment accuracy
