BAB I BAB I PENDAHULUAN PENDAHULUAN 1 1..11 LLaattaar r BBeellaakkaanngg
Dalam rangka menyukseskan reformasi birokasi, setiap instansi pemerintah dituntut Dalam rangka menyukseskan reformasi birokasi, setiap instansi pemerintah dituntut
untuk dapat mengembangkan sumber daya manusianya secara efektif dan seefisien mungkin. untuk dapat mengembangkan sumber daya manusianya secara efektif dan seefisien mungkin.
Hal ini
Hal ini dilakdilakukan agar ukan agar instaninstansi si pemeripemerintah dapat ntah dapat mencimenciptakan birokrptakan birokrasi yang asi yang lebih efektif,lebih efektif,
efisien, dan produktif sehingga diharapkan akan terwujud pemerintahan yang bersih dan tata efisien, dan produktif sehingga diharapkan akan terwujud pemerintahan yang bersih dan tata
kelola pemerintahan yang baik, serta mengoptimalkan pelaksanaan otonomi daerah. kelola pemerintahan yang baik, serta mengoptimalkan pelaksanaan otonomi daerah.
Sumber daya manusia merupakan aset yang paling penting dan sangat berharga dalam Sumber daya manusia merupakan aset yang paling penting dan sangat berharga dalam
suatu instansi pemerintah. Karena pada hakekatnya keberhasilan suatu instansi pemerintah suatu instansi pemerintah. Karena pada hakekatnya keberhasilan suatu instansi pemerintah
dal
dalam am menmencapcapai ai tujtujuanuannyanya, , baibaik k tujtujuan uan janjangka gka panpanjanjang g maumaupun pun janjangka gka penpendek dek sansangatgat
ditentukan oleh sumber daya manusia yang bekerja di instansi pemerintah tersebut. ditentukan oleh sumber daya manusia yang bekerja di instansi pemerintah tersebut.
Mengi
Mengingat pentingnngat pentingnya ya sumbesumber r daya manusia di daya manusia di dalam instansi pemerintadalam instansi pemerintah, h, makamaka
seti
setiap ap insinstantansi si pempemerierintantah h berberusahusaha a ununtuk tuk menmendapdapatkatkan an pegpegawai awai yanyang g berberkuakualitlitas as dandan
produktif untuk menjalankan fungsi pemerintahan. Dalam rangka men
produktif untuk menjalankan fungsi pemerintahan. Dalam rangka mendapatkan pegawai yangdapatkan pegawai yang
berkualitas
berkualitas dan dan produktif produktif tersebut tersebut langkah langkah awal awal yang yang dilakukan dilakukan oleh oleh instansi instansi pemerintahpemerintah
adalah melakukan seleksi yang dilaksanakan secara objektif dan benar-benar ketat dalam adalah melakukan seleksi yang dilaksanakan secara objektif dan benar-benar ketat dalam
penerimaan
penerimaan pegawai pegawai yang yang dibutuhkan, dibutuhkan, sehingga sehingga akan akan mendapatkan mendapatkan karyawan karyawan yang yang palingpaling
tepat untuk menduduki jabatan tertentu dengan keterampilan dan keahlian yang dimilikinya. tepat untuk menduduki jabatan tertentu dengan keterampilan dan keahlian yang dimilikinya.
Proses seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) selama ini ternyata belum mampu Proses seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) selama ini ternyata belum mampu
menja
menjaring ring pegawapegawai i yang berkualityang berkualitas as dan produktifdan produktif. . AkibaAkibatnya pelaksanaan seleksi tnya pelaksanaan seleksi CPNSCPNS
sam
sampai pai saat saat ini ini teruterus s menmenuai uai krikritik tik karkarena ena kurkurang ang menmengedgedepaepankankan n priprinsinsip p netnetralralitasitas,,
persamaan,
persamaan, keadilan, keadilan, dan dan kompetensi. kompetensi. Padahal Padahal pelaksanaan pelaksanaan seleksi seleksi pegawai pegawai merupakanmerupakan
langkah mendasar untuk memperbaiki kualitas PNS. langkah mendasar untuk memperbaiki kualitas PNS.
Berdasarkan fenomena tersebut di atas, penulis tertarik untuk mempelajari dan
menjadikan “PELAKSANAAN SELEKSI CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL”, sebagai
judul dalam penulisan makalah ini.
1.2 Rumusan Masalah
Dari penulisan ini akan diformulasikan beberapa masalah antara lain sebagai berikut :
1) Apa yang menjadi tujuan seleksi?
2) Apa faktor-faktor yang mempengaruhi seleksi?
3) Bagaimana proses dan tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam seleksi?
4) Apa yang menjadi tujuan diadakannya wawancara awal dalam seleksi?
5) Bagaimana pemeriksaan lamaran dilaksanakan?
6) Seperti apa karakteristik tes yang tepat dalam seleksi?
7) Apa saja jenis-jenis tes yang dilaksanakan dalam seleksi?
8) Bagaimana seleksi Calon Pegawai Negeri Sipil dilaksanakan oleh Pemerintah?
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Seleksi
Seleksi menurut Mondy & Noe (2005) didefisinikan sebagai proses pemilihan dari sekelompok pelamar individu yang paling cocok untuk posisi tertentu dalam sebuah organisasi.
Marwansyah (2010) dalam bukunya, Manajemen Sumber Daya Manusia, menuliskan beberapa pengertian tentang seleksi sebagai berikut:
• “The process by which an organization chooses from a list of applications the person who best meet the selection criteria for the position available, considering current
environmental conditions” (Proses yang digunakan oleh sebuah organisasi untuk memilih dari sekumpulan pelamar, orang atau orang-orang yang paling baik memenuhi kriteria seleksi untuk posisi yang tersedia , dengan mempertimbangkan kondisi lingkungan saat ini ).
• “The process of choosing from a group of applications those individuals best suited for a particular position and organization” (proses memilih dari sekelompok pelamar, individu-individu yang paling cocok bagi posisi atau organisasi tertentu).
• Proses identifikasi dan pemilihan orang-orang dari sekelompok pelamar-pelamar yang paling cocok atau yang paling memenuhi syarat untuk jabatan atau posisi tertentu.
Tujuan setiap program seleksi adalah mengidentifikasikan para pelamar yang memiliki skor tertinggi pada aspek–aspek yang di ukur, yang bertujuan untuk menilai pengetahuan, keterampilan, kemampuan, atau karakteristik lain yang penting untuk
menjalankan sebuah pekerjaan dengan baik.
Sistem seleksi yang efektif tidak selalu bertujauan mencari pelamar yang paling berkualitas dalama spek tertentu. Tepatnya seleksi adalah upaya mencari kesesuaian optimal antara pekerjaan dengan karakteristik tertentu yang dimiliki oleh pelamar (kemampuan, pengalaman, dan sebagainya). Misalnya, untuk pekerjaan ter tentu, kita tidak mencari pelamar
yang paling tinggi kecerdasan intelektualnya, melainkan pelamar yang keterampilan sosialnya paling baik
2.2 Faktor yang Mempengaruhi Seleksi
Mondy & Noe (2005) dalam Marwansyah (2010) menyatakan bahwa Proses seleksi dipengaruhi oleh banyak faktor, baik yang ada di dalam organisasi maupun faktor-faktor eksternal. Berikut ini adalah sejumlah faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi proses seleksi.
Hukum/peraturan. Organisasi pada dasarnya harus tunduk kepada berbagai undang-undang dan regulasi pemerintah. Ketentuan yang harus di patuhi oleh organisasi dalam proses seleksi misalnya tercantum dalam UU Nomor 13 Tahun 2003. Dalam UU ini misalnya ditetapkan prinsip pemberian kesempatan yang sama tanpa diskriminasi untuk memperoleh pekerjaan bagi setiap tenaga kerja ( Pasal 5).
Jumlah, komposisi, dan ketersediaan pasar tenaga kerja. Jika tingkat pengangguran rendah, tidak mudah bagi perusahaan untuk mengidentifikasikan, menarik, dan memperkerjakan karyawan dalam jumlah yang dibutuhkan. Dengan kata lain, jika ketersediaan calon pekerja rendah, proses seleksi akan sulit dilakukan. Sebaliknya jika terjadi pasokan pelamar yang berkemampuan dalam jumlah yang berlebihan, strategi seleksi yang
dipilih bisa sangat berbeda.
Para praktisi manajemen sumber daya manusia biasanya mengevaluasi dampak pasar tenaga kerja terhadap keputusan seleksi dengan menggunakan nisbah seleksi atau selection ratio .
Jumlah pelamar yang dipekerjaan Nisbah Seleksi =
Jumlah seluruh pelamar
Bila rasio seleksi mendekati 1:1, ini di sebut dengan high selection ratio. Dalam kondisi ini, proses seleksi relatif pendek dan sederhana, meskipun mungkin tidak efektif. Bila jumlah pelamar meningkat relatif terhadap jumlah yang di terima, rasio seleksi menjadi
rendah. Dengan rasio seleksi yang rendah, misalnya 1:2, proses seleksi menjadi lebih rinci. Nisbah 1:2 juga berarti bahwa organisasi menjadi lebih selektif dalam pilihannya daripada bila nisbah 1:1.
Kecepatan pengambilan keputusan. Waktu yang tersedia untuk membuat keputusan seleksi juga dapat memberi pengaruh besar terhadap proses seleksi. Misalnya, seorang manajer produksi menyampaikan kepada manajer SDM bahwa dua karyawannya mengundurkan diri pada saat yang bersamaan, dan ia tidak bisa beroperasi jika kedua posisi ini tidak segera diisi.
Hierarki organisasi. Organisasi–organisasi biasanya menggunakan pendekatan yang berbeda untuk mengisi posisi pada jenjang yang berbeda. Misalnya, perbedaan prosedur yang digunakan untuk merekrut seorang direktur utama dengan seorang operator mesindi pabrik. Pemeriksaan latar belakang yang mendalam dan beberapa kali wawancara sangat mungkin diperlukan untuk mencari posisi eksekutif puncak. Sebaliknya, seorang pelamar untuk operator mesin boleh jadi akan menempuh tes sampel pekerjaan dan satu wawancara singkat saja.
Jenis organisasi. Sektor ekonomi yang menggunakan tenaga kerja-swasta, pemerintah , atau organisasi nirlaba, juga dapat mempengaruhi proses seleksi. Bisnis di sektor swasta
sangat berorientasi laba. Karena itu, kandidat yang lebih disukai adalah calon-calon karyawan yang dinilai dapat membantu pencapaian tujuan-tujuan pencarian laba. Sedangkan lembaga pemerintah menggunakan kriteria yang berbeda untuk memilih calon-calon pegawai. Disamping itu, ketentuan yang mengatur seleksi calon pegawai negeri tentu saja berbeda dengan ketentuan yang berlaku di sektor swasta. Individu-individu yang akan dipilih untuk menempati posisi di organisasi nirlaba (misalnya, YLKI, LBH, atau panti asuhan). Gaji yang diterima mungkin tidak kompetitif dibandingkan dengan gaji di sektor swasta dan pemerintah. Oleh karena itu, orang-orang yang mengisi posisi di lembaga nirlaba tidak hanya
memiliki kemampuan tetapi juga berdedikasi sepenuhnya terhadap pekerjaan jenis ini.
Masa percobaan. Banyak perusahaan menggunakan masa percobaan yang memungkinkan mereka untuk mengevaluasi kemampuan seorang karyawan berdasarkan kinerja sesungguhnya. Praktik ini bisa menjadi pengganti tahap tertentu dalam proses seleksi atau sarana untuk memeriksa validitas proses itu sendiri. Alasan yang mendasar menggunakan masa percobaan adalah, bila seseorang berhasil dalam melaksanakan pekerjaan selama masa percobaan, proses ini tidak memerlukan alat seleksi yang lain. Masa percobaan yang digunakan seorang karyawan bisa saja diberhentikan jika dinilai tidak menunjukan kinerja yang diharapkan , atau diterima sebagai karyawan tetap bila sukses menjalankan tugas-tugasnya.
Dalam proses seleksi, dikenal dua jenis pendekatan atau filosofi, yakni Sistem Gugur (succesive hurdles) dan Sistem Kompensasi (compensatory approach). Pada pendekatan yang pertama, seorang peserta mengikuti tahap seleksi satu demi satu secara berjenjang. Jika tidak
lulus pada tahap satu, maka peserta dinyatakan gugur dan tidak dapat mengikuti seleksi tahap selanjutnya.
2.3 Proses Seleksi
Pada sistem kompensasi, peserta mengikuti seluruh tahap seleksi atau seluruh tes yang diberikan. Kelulusan peserta ditentukan dengan mengevaluasi nilai atau hasil tes itu. Nilai tinggi pada satu tahap tes dapat mengkompensasi nilai rendah pada ta hap atau tes lain.
Tahap pertama biasanya dimulai dengan menerima berkas lamaran atau curriculum vitae dari para pelamar. Penyaringan awal dilakukan untuk memastikan apakah berkas lamaran atau cv yang diterima memenuhi syarat atau tidak (kelengkapan, kesesuaian kualifikasi formal, dan lain-lain) tahap ini biasanya sudah diselesaikan dalam proses
rekrutmen. Dalam tahap selanjutnya para pelamar akan mengikuti wawancara pendahuluan. Tahap ini biasanya disertai dengan pengisian formulir aplikasi oleh pelamar. Tujuan wawancara adalah untuk memverifikasi sekali lagi apakah pelamar memiliki kualifikasi khusus yang diminta. Pertanyaan yang diajukan biasanya mengarah kepada ke persyaratan tertentu, misalnya apakah pelamar memang memiliki sertifikasi kompetensi profesi sebagaimana dituliskan dalam formulir aplikasi. Wawancara ini biasanya dilakukan oleh staf bagian SDM.
Para kandidat yang memenuhi syarat dalam wawancara pendahuluan akan masuk ke tahap berikutnya, yakni serangkaian tes pekerjaan. Tes yang diberikan disesuaikan dengan persyaratan jabatan atau kompetensi yang disyaratkan. Pada saat yang sama atau setelah tes pekerjaan, dilakukan pemeriksaan referensi dan latar belakang pelamar. Reference checks adalah “validasi yang memberikan tambahan pengetahuan/wawasan informasi yang diberikan oleh pelamar dan memungkinkan verifikasi atas akurasinya”.
Pemeriksaan referensi dapat dilakukan dengan menghubungi pemberi referensi dan meminta konfirmasi atas referensi yang diberikan. Pemeriksaan latar belakang dapat dilakukan dengan cara yang sama dengan pemeriksaan referensi atau komfirmasi latar belakang pelamar kepada pihak tertentu (misalnya, apakah pelamar pernah melakukan pelanggaran disiplin atau tindakan pelanggaran hukum). Bila kandidat lulus dari tes pekerjaan dan referensi serta latar belakangnya dapat dikomfirmasi, ia akan mengikuti wawancara akhir dengan manajer fungsional yang relevan (misalnya, kandidat sales supervisor akan diwawancarai oleh manajer pemasaran).
Setelah mengikuti wawancara dengan manajer dan dinyatakan berhasil atau lulus, kandidat akan mengikuti tes kesehatan untuk memastikan bahwa ia memiliki persyaratan kesehatan fisik dan mental (bila diperlukan) yang dibutuhkan dalam pekerjaan. Jika kandidat lulus dari tes ini, ia akan mendapat pekerjaan dari perusahaan jika penawaran ini diterima, kandidat menjadi karyawan baru atau calon karyawan dalam masa percobaan.
2.4 Wawancara Awal
Proses seleksi biasanya diawali dengan wawancara awal. Menurut Mondy & Noe (2005) tujuan dasar wawancara awal ini adalah untuk menghilangkan orang-orang yang jelas tidak memenuhi persyaratan posisi. Pada tahap ini pewawancara mengajukan beberapa pertanyaan sederhana.
Wawancara pekerjaan adalah percakapan yang mempunyai tujuan tertentu yang melibatkan pertukaran informasi antara pewawancara dan pelamar. Menurut Marwansyah (2010), wawancara pekerjaan pada dasarnya bertujuan untuk :
• Memperoleh informasi tanbahan tentang pelamar • Memberikan informasi kepada pelamar
• Mempromosikan perusahaan • Menciptakan hubungan baik.
Baik pewawancara maupun kandidat memiliki agenda atau kepentingan tertentu dalam wawancara. Setelah membuka wawancara dengan menciptakan suasana yang menyenangkan, pewawancara menggali informasi tambahan yang terkait dengan pekerjaan, untuk melengkapi data yang diperoleh dari alat seleksi lainnya. Wawancara memungkinkan klarifikasi atas aspek-aspek tertentu, mengungkapkan informasi tambahan, dan elaborasi data yang dibutuhkan untk membuat keputusan seleksi yang tepat. Dalam kesempatan wawancara, pewawancara hendaknya memberikan informasi tentang perusahaan, pekerjaan yang akan diisi, dan harapan-harapan kandidat (misalnya, tentang karir). Aspek-aspek lainnya yang diungkapkan dalam wawancara dijelaskan berikut ini :
Prestasi akademik
. Untuk pelamar yang belum memiliki pengalaman kerja yang cukup, catatan prestasi akademiknya dapat menjadi informasi penting. Meskipun demikian, selain melihat indeks prestasi yang dicapai, pewawancara hendaknya mencermati faktor-faktor lain, misalnya keterlibatan dalam pekerjaan tertentu, kegiatan ekstrakulikuler, atau tanggung jawab lain yang dapat mempengaruhi kinerja akademik seorang pelamar.Pengalaman kerja
. Pewawancara akan menggali pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan motivasi untuk mengemban tanggung jawab dari pekerjaan terdahulu. Meskipun keberhasilan dalam sebuah pekerjaan tidak menjamin keberhasilan dalam pekerjaan lain, pengalaman tersebut memberi indikasi kemampuan dan motivasi kerjaseseorang.
Kompetensi interpersonal/komunikasi
. Seseorang bisa saja memiliki keterampilan teknis yang penting dan berpengaruh dalam penyelesaian tugas-tugas. Akan tetapi, bila ia tidak mampu bekerja sama dengan orang lain, peluang untuk berhasil menjadi kurang. Ini terutama dihadapi dalam dunia kerja dewasa ini yang mengedepankan penggunaan tim atau kelompok kerja. Dari sudut pandang kandidat, perlu dipahami bahwa perusahaan tidak hanya mencari calon karyawan dengan keterampilan teknis yang tinggi.Kesan positif yang berasal dari kualitas interpersonal akan sangan menentukan hasil wawancara.
Kualitas pribadi. Kualitas pribadi yang lazimnya diamati selama wawancara adalah penampilan fisik, kemampuan berbicara, kosakata, keseimbangan, kemampuan beradaptasi, dan ketegasan (assertiveness). Sebagaimana kriteria seleksi lainnya, perusahaan atau pewawancara hendaknya mempertimbangkan atribut-atribut ini hanya jika relevan dengan pelaksanaan pekerjaan.
Kesesuaian organisasi
. Kesesuaian organisasi atau organization fit adalah persepsi manajemen tentang sejauh mana calon karyawan akan cocok dengan budaya atausistem nilai perusahaan. Kriteria ini semakin penting dipertimbangkan karena ketidakcocokan budaya atau sistem nilai dapat menciptakan hubungan kerja yang buruk dan akan berujung pada pemberhentian. Seorang karyawan yang memiliki kesesuaian tidak hanya dalam persyaratan keterampilan tetapi juga nilai budaya, nilai, dan sistem kepercayaan organisasi, biasanya tiga kali lebih produktif dan dua kali lebih kecil kemungkinannya untuk
meninggalkan perusahaan.
Jenis Wawancara
Jenis wawancara seringkali dibagi ke dalam dua kelompok besar, yaitu : wawancara tak-terstruktur dan wawancara terstruktur.
Wawancara Tak-terstruktur
Wawancara tak-terstruktur (the unstructure or nondirective interview) adalah wawancara yang dilakukan tanpa pedoman wawancara dan tidak menggunakan struktur atau kerangka pertanyaan. Dalam wawancara jenis ini, pertanyaan-pertanyaan yang diajukan tidak menggunakan pola tertentu dan seringkali dikembangkan oleh pewawancara dan biasanya berbentuk pertanyaan terbuka (open-ended question).
Wawancara Terstuktur
Wawancara terstruktur (the structure or directive or patterned interview) adalah wawancara yang dilakukan dengan menggunakan pedoman wawancara terstruktur atau kerangka pertanyaan yang jelas. Dalam wawancara terstruktur, setiap pewawancara mengajukan pertanyaan dengan pola atau struktur yang sama kepada setiap pelamar.
Karena lazimnya wawancara terstruktur didasarkan pada informasi hasil analisis jabatan dan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang terkait langsung dengan pekerjaan,
wawancara jenis ini dipandang sebagai prediktor yang valid atas prestasi kerja. Wawancara kerja terstruktur biasanya berisi empat jenis pertanyaan berikut ini.
• Pertanyaan tentang situasi kerja (situational question) adalah pertanyaan-pertanyaan tentang sebuah situasi kerja khusus untuk menentukan apa yang akan dilakukan kandidat dalam situasi yang sama .
• Pertanyaan tentang pengetahuan kerja (job-knowledge question) adalah pertanyaan- pertanyaan untuk menggali pengetahuan kerja para kandidat; pertanyaan-pertanyaan
ini bisa berhubungan dengan keterampilan pendidikan dasar atau ketermpilan ilmiah dan manajerial yang kompleks.
• Pertanyaan-pertanyaan tentang simulasi contoh pekerjaan (job-sample simulation question) melibatkan situasi yang meminta seorang pelamar untuk menjawab pertanyaan yang terkait dengan pelaksanaan sebuah tugas tertentu.
• Pertanyaan tentang persyaratan pekerja (worker requirements question) adalah pertanyaan-pertanyaan yang bermaksud menentukan kesediaan pelamar untuk
memenuhi atau mengikuti persyaratan pekerjaan. Misalnya, pewawancara bisa bertanya apakah pelamar bersedia melakukan pekerjaan rutin yang berulang-ulang
atau bersedia pindah ke kota lain.
Ada sejumlah metode wawancara yang lazim digunakan dalam proses seleksi, yakni : • One-on-one interview; percakapan antara satu pewawancara dan satu pelamar. Karena
wawancara bisa saja menjadi peristiwa yang sangat emosional bagi pelamar, maka bertemu sendiri saja dengan pewawancara seringkal lebih menenangkan. Lingkungan
atau suasana yang di munculkan dengan metode ini memungkinkan terjadinya pertukaran informasi yang efektif.
• Group interview; percakapan antara satu atau beberapa pewawancara dan beberapa pelamar sekaligus. Pendekatan ini bisa mengungkapkan informasi yang berguna
tentang kompetensi interpersonal para kandidat karena mereka terlibat dalam diskusi kelompok. Kelebihan lain metode ini adalah bisa menghemat waktu bagi para profesional atau eksekutif yang sibuk.
• Board interiew; pewawancara antara beberapa pewawancara dan seorang pelamar dalam satu atau lebih dari satu sesi.
• Stress interview; wawancara yang secara sengaja ingin menciptakan suasana yang “menekan” pelamar, baik melalui pertanyaan-pertanyaan maupunrekayasa kondisi saat wawancara berlangsung. Cara ini dimaksudkan untuk menguji bagaimana
seorang pelamar mengatasi atau menghadapi situasi demikian. Wawancara jenis ini umumnya digunakan untuk jabatan-jabatan yang mengandung tekanan atau potensi stress pada pekerjaan. Wawancara stress adakalanya menguji kesabaran pelamar. Salah satu caranya adalah dengan membiarkan pelamar menunggu cukup lama sebelum diwawancarai.
Proses Wawancara
Wawancara pekerjaan biasanya terdiri atas tahap-tahap berikut ini :
• Membuat struktur wawancara. Ada sejumlah aktivitas yang dapat dilakukan untuk
meningkatkan standarisasi wawancara atau membantu pewawancara untuk mengajukan pertanyaan yang lebih konsisten dan relevan dengan persyaratan pekerjaan.
Kegiatan-kegiatan ini adalah :
1. Dasari pertanyaan atau tugas-tugas pekerjaan yang aktual.
2. Gunakan pertanyaan yang berorientasi pada pengetahuan tentang pekerjaan, situasi atau perilaku pelamar, dan gunakan kriteria obyektif untuk mengevaluasi jawaban atau tanggapan peamar ( interviewee ).
3. Latih para pewawancara .
4. Gunakan pertanyaan yang sama untuk semua kandidat. 5. Gunakan rating scale untuk menilai jawaban.
6. Gunakan sejumlah pewawancara atau panel pewawancara. 7. Bila mungkin , gunakan formulir wawancara terstruktur. 8. Kendalikan wawancara.
• Melakukan persiapan. Dalam tahap ini pewawancara mempelajari lamaran, deskripsi
jabatan, dan sebagainya.
• Menciptakan/membangun suasana atau hubungan baik dengan pelamar. Langkah ini
dilakukan antara lain dengan cara memulai tepat waktu , mengajukan pertanyaan “ringan”, dan menggunakan bahasa tubuh (misalnya : senyum, jabatan tangan, postur yang santai ).
• Melakukan pertukaran informasi/percakapan.
• Menutup wawancara. Wawancara dapat diakhiri dengan isyarat bahasa tubuh,
memberi kesempatan bertanya kepada pelamar, memberi informasi tentang langkah/proses berikutnya.
• Evaluasi. Dalam tahap ini, pewawancara mencatat jawaban spesifik dan kesan-kesan umum tentang pelamar.
2.5 Pemeriksaan Lamaran
Menurut Mondy & Noe (2005) dalam Marwansyah (2010) setelah para pelamar mengisi blanko lamaran atau formulir lamaran, blanko tersebut diperiksa dan diseleksi lagi untuk mendapatkan formulir lamaran yang sesuai dengan kriteria pekerjaan yang ditawarkan. Pemeriksaan ini bertujuan untuk mencari pelamar yang pas dan sesuai dengan pekerjaan yang ada yang selanjutnya akan dilakukan serangkaian tes-tes. Hal ini dapat dirancang dengan baik dan benar menggunakan formulir aplikasi yang dapat membantu karena informasi penting dimasukkan dan ditampilkan dalam format yang standar.
2.6 Karakteristik Tes dalam Seleksi
Agar apat mewujudkan tujuan-tujuan yang ditetapkan dalam proses seleksi, sebuah tes atau instrumen seleksi yang baik harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
• STANDARISASI, sebuah tes yang baik harus memiliki keseragaman prosedur dan kondisi bagi semua peserta.
• OBYEKTIVITAS, untuk setiap jawaban yang sama, harus diberikan hasil/nilai yang sama. Hasil/nilai tes tidak boleh didasarkan atas subyektivitas terhadap aspek-aspek tertentu dari perserta tes.
• NORMA, setiap tes harus memiliki norma, yakni kerangka acuan untuk membandingkan prestasi seorang pelamar dengan pelamar lain. Tanpa norma, hasil seorang peserta tidak dapat diklasifikasikan : apakah nilanya baik atau buruk, apakah ia lulus atau tidak, apakah nilainya baik atau lebih buruk dibanding peserta lain.
• RELIABILITAS, reliabilitas berarti bahwa sebuah alat seleksi ( biasanya sebuah tes ) memberikan hasil yang konsisten setiap kali seseorang memnempuh tes ini.
• VALIDITAS, validitas berarti bahwa alat seleksi ( biasanya sebuah tes ) berhubungan secara signifikan dengan kinerja atau dengan kriteria lain yang relevan. Dengan kata lain, sebuah tes dikatakan valid jika ia benar-benar mengukur apa yang ingin diukur.
2.7 Jenis – jenis Tes
Ada berbagai tes yang bisa digunakan untuk menyeleksi karyawan. Jenis tes yang akhirnya dipakai akan ditentukann oleh sejimlah faktor, termasuk kendala anggran organisasi, kompleksitas dan tingkat kesulitan pekerjaan, jumlah dan kualitas populasi pelamar, dan tentu saja pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan karakteristik lain yang diisyaratkan oleh pekerjaan. Berikut ini dijelaskan jenis tes yang dipilih:
1. Tes kemampuan kognitif, tes ini mengukur kemampuan seseorang untuk belajar dan sekaligus menjalankan sebuah pekerjaan (kemampuan verbal, numerik, kecepatan persepsi , penalaran , dan kemampuan ruang (spatial). Selain itu dimaksudkan untuk
memprediksikan kinerja pelamar di masa akan datang .
2. Tes kemampuan psikomotorik, tes ini mengukur, koordinasi dan kecekatan jari/tangan.
3. Tes pengetahuan tentang pekerjaan, tes ini mengukur pengetahuan seorang kandidat tentang tugas-tugas dari jabatan yang dilamarkan.
4. Tes sampel-pekerjaan atau simulasi. Dalam tes ini, pelamar diminta benar-benar melakukan sampel atau sebagian tugas yang ada dalam sebuah pekerjaan , dalam situasi yang di kontrol. Contoh tes ini adalah:
• Tes pemprograman bagi computer programmer • Tes standar pengemudian bagi pengemudi
• Tes pengetikan , pengolahan kata, atau aplikasi spreadsheet bagi sekretaris atau staf administrasi.
• Audisi yang digunakan oleh sebuah orkes sinfoni.
5. Tes minat kejuruan/vokali, tes ini menunjukan bidang pekerjaan yang paling diminati oleh seseorang dan yang paling mungkin memberikan kepuasan baginya.
6. Tes kepribadian, tes ini dirancang untuk mengukur atau mengevaluasi konsep-konsep abstrak atau ciri-ciri seperti kematangan emosi sosiabilitas, agresivitas, kemandirian, komformitas, tanggung jawab.
7. Tes penyalahgunaan obat. Mengingat kecenderungan yang makin tinggi atas penyalahgunaan obat, termasuk di tempat kerja , ada perusahaan yang menggunakan tes ini, meskipun kadang-kadang mengundang kontroversi. Perusahaan yang menggunakan tes ini umumnya berpendapat bahwa tes semacam ini diperlukan untuk menjamin terciptanya keamanan, keselamatan, dan produktivitas tempat kerja.
Misalnya, karyawan yang terlibat penyalahgunaan obat memiliki frekuensi ketidakhadiran dan kecelakaan kerja yang lebih tinggi. Pada gilirannya tentu saja kondisi ini merugikan perusahaan.
2.8 Keputusan Seleksi
Langkah terakhir dari proses seleksi menurut Sihotang (2007) adalah membuat keputusan diterima atau ditolaknya pelamar kerja. Pemberitahuan kepada pelamar bahwa lamarannya terpaksa ditolak atau tidak diterima sebagai pegawai di dalam suatu organisasi sebaiknya dilakukan sesegera mungkin secara tertulis agar pelamar dapat dengan segera mencari pekerjaan di lain tempat.
Keputusan seleksi sangat penting diperhatikan untuk menjaga citra organisasi dan menghormati setiap surat permohonan dari pelamar. Merupakan etika yang sangat baik apabila setiap surat yang ditujukan pada organisasi kita dan diterima selalu mendapat jawaban tertulis pula sehingga jangan sampai terjadi surat lamaran pekerjaan yang tidak
mendapat jawaban tertulis.
Selanjutnya kepada para pelamar yang diterima menjadi pegawai, secepat mungkin dikirimi surat panggilan yang menjelaskan kapan mereka dapat mulai bekerja atau mendapatkan training terlebih dahulu baru kemudian ditempatkan. Berkas-berkas pelamar kemudian disimpan sebagai arsip kepegawaian yang bersangkutan.
