BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Tinjauan Standard Operating Procedure (SOP)
Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) merupakan salah satu cara yang bisa ditempuh oleh sebuah organisasi untuk meningkatkan kinerja. SOP merupakan sebuah instruksi yang tertulis untuk dijadikan pedoman dalam menyelesaikan tugas rutin dengan cara yang efektif dan efisien guna menghindari terjadinya variasi atau penyimpangan dalam proses penyelesaian kegiatan oleh setiap orang yang akan mengganggu kinerja secara keseluruhan.
2.1.1 Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)
Kegiatan administratif perkantoran harus mempunyai pola kerja yang baik sehingga menunjang pencapaian tujuan organisasi dengan didukung oleh pencatatan tertulis mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan. Laksmi, dkk (2008:52) mendefinisikan
Standard Operating Procedure (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan
prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir.
Menurut Moekijat (2008), Standard Operating Procedure (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.
Di dalam EPA (2007) dijelaskan bahwa:
“A standard operating procedure (SOP) is a set of written instruction that document a routine or repetitive activity followed by an organization.”
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa SOP adalah sekumpulan petunjuk atau instruksi tertulis mengenai kegiatan yang rutin dan berkala pada suatu organisasi dalam sebuah panduan yang berbentuk dokumen. SOP menjelaskan segala hal yang berhubungan dengan teknis dan dasar-dasar operasional perusahaan yang dapat dijadikan panduan untuk suatu pekerjaan.
Tujuan dari pembuatan SOP secara keseluruhan adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. Pedoman SOP merupakan uraian yang sangat jelas dan rinci mengenai apa yang dipersyaratkan kepada pegawai selama melaksanakan tugas serta standar pencapaian pada suatu unit kerja dan menjaga pengawasan kualitas dan proses penjaminan kualitas serta memastikan penerapan berbagai aturan.
Standard operating procedure adalah penting, SOP yang baik adalah SOP
yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.
2.1.2 Prinsip-prinsip Standard Operating Procedure (SOP)
Prinsip-prinsip Standard Operating Procedure menurut Moekijat (2008) hendaklah:
1. Sederhana, sehingga dapat mempermudah pengawasan. 2. Spesialisasi dipergunakan sebaik-baiknya.
3. Pencegahan penulisan, gerakan, atau kegiatan yang tidak perlu.
4. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan mencegah adanya rintangan-rintangan.
5. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan (terutama formulir-formulir).
6. Ada pengecualian yang seminimum-minimumnya terhadap peraturan. 7. Mencegah pemeriksaan yang tidak perlu.
8. SOP memberikan pengawasan yang terus-menerus terhadap pekerjaan yang dilakukan.
9. Menggunakan mesin kantor yang sebaik-baiknya.
10. Menggunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya. 11. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan
memperhatikan tujuan.
12. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai seminimum mungkin.
13. Pergunakan sebaik-baiknya prinsip pengecualian.
Prinsip-prinsip SOP dari penjelasan di atas hendaklah sederhana, spesialisasi dipergunakan sebaik-baiknya, penghapusan atau pencegahan kegiatan yang tidak perlu, dan memanfaatkan waktu, peralatan, urutan pekerjaan yang sebaik-baiknya, serta memudahkan dalam pengawasan.
2.1.3 Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)
SOP tidak hanya bermanfaat bagi tingkat manajerial sebagai perancang prosedur, tetapi juga bermanfaat bagi tingkat non manajerial sebagai pelaksana. SOP juga membantu tingkat manajerial dan non manajerial untuk melaksanakan fungsi manajemen pada setiap bagian/divisi. Manfaat SOP dalam melaksanakan fungsi manajemen (Nuraida, 2008), adalah:
1. Planning-controlling
a. Mempermudah dalam pencapaian tujuan.
b. Merencanakan secara seksama mengenai besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai.
c. Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya. d. Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal yang
seharusnya dilakukan dan yang sudah dilakukan. Menilai apakah pelaksanaannya sudah sesuai dengan prosedur atau apabila pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan prosedur maka perlu diketahui penyebabnya. Hal ini dilakukan sebagai bahan masukan dalam tindakan koreksi terhadap pelaksanaan atau revisi terhadap
prosedur. Dengan adanya prosedur yang telah dibakukan maka dapat disampaikan proses umpan balik yang konstruktif.
2. Organizing
a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan mengenai bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada masing-masing bagian/divisi, terutama pada saat pelaksanaan kegiatan yang berkaitan dengan bagian-bagian lain. Misalnya, bagian/divisi yang terlibat dalam inventarisasi barang-barang kantor suatu organisasi adalah bagian sarana dan prasarana serta bagian keuangan.
b. Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.
c. Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja.
3. Staffing-leading
a. Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Prosedur mempermudah orientasi bagi pegawai baru. Sedangkan bagi pegawai lama, training juga diperlukan apabila pegawai lama harus menyesuaikan diri dengan metode dan teknologi baru, atau mendapat tugas baru yang masih asing sama sekali. Dengan demikian pegawai akan terbiasa dengan prosedur-prosedur yang baku dalam suatu pekerjaan rutin di kantor yang berisi tentang cara kerja dan kaitannya dengan tugas lain.
b. Atasan perlu mengadakan counseling bagi bawahan yang bekerja tidak sesuai dengan prosedur. Penyebab ketidaksesuaian harus diketahui dan atasan dapat memberikan pengarahan yang dapat memotivasi pegawai agar mau memberikan kontribusi yang maksimal bagi kantor.
c. Mempermudah pemberian penilaian terhadap bawahan.
4. Coordination
a. Menciptakan koordinasi yang harmonis bagi tiap departemen dan antar departemen.
b. Menetapkan dan membedakan prosedur-prosedur rutin dan prosedur-prosedur independen.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa SOP bermanfaat banyak bagi manajer maupun bawahan. Manfaat SOP bagi manajer adalah untuk mempermudah mencapai tujuan perusahaan, mempermudah pengawasan terhadap karyawan, memudahkan dalam pembagian tugas, membantu saat training, dan menciptakan koordinasi yang harmonis terhadap bawahan.
Sedangkan bagi karyawan, SOP bermanfaat untuk menjaga konsistensi kerja, mengurangi beban kerja, memperlancar arus kerja, dan mengurangi kesalahan komunikasi baik dengan sesama karyawan maupun dengan atasan. SOP juga dapat digunakan sebagai pedoman untuk melaksanakan pekerjaan kantor.
2.1.4 Pembuatan Standard Operating Procedure (SOP)
a. Tahapan Penulisan Standard Operating Procedure (SOP)
Prosedur kerja kantor harus mendukung pencapaian tujuan yang hendak diraih oleh setiap bagian, departemen, divisi, dan organisasi secara keseluruhan. Prosedur kerja hendaknya mampu menciptakan arus kerja yang efisien sehingga mempermudah dalam pengambilan keputusan oleh pihak yang berwenang dan mempermudah pelaksanaan kegiatan operasional kantor. Berdasarkan hal ini, ada beberapa tahapan yang harus dilalui, yaitu:
1. Identifikasi terhadap pekerjaan/operasi yang akan dikerjakan dan dianalisis dengan sistem yang ada.
2. Menyelaraskan logika prosedur yang akan dibuat dengan seluruh prosedur yang ada di perusahaan.
3. Membuat urutan langkah yang paling cocok dan logis, yaitu: Hindarkan penulisan panjang lebar.
Tiap langkah hendaknya ke arah penyelesaian pekerjaan.
Hindarkan keterlambatan, pengulangan, dan back tracking. Dengan demikian, pegawai harus kembali ke tahap awal prosedur apabila terjadi hambatan pada saat melaksanakan suatu prosedur.
Duplikasi dokumen minimum, artinya dokumen jangan sampai diberikan kepada orang yang tidak membutuhkan sehingga menimbulkan ketidakefisienan.
Cantumkan dengan jelas, siapa yang terlibat sebagai penanggung jawab pada setiap kegiatan dalam prosedur tersebut dan sesuaikan dengan kemampuan individu.
Berdasarkan penjelasan di atas, hal yang perlu diperhatiakn dalam menulis prosedur adalah prosedur tersebut harus dimengerti oleh karyawan. Karyawan sebagai pelaksana operasional kegiatan kantor harus memahami tujuan dibuatnya prosedur tersebut. Bila terdapat hal yang tidak dimengerti, karyawan tidak boleh sungkan untuk bertanya kepada atasan agar tidak terjadi miscommunication. Manajer pun harus efektif dalam membuat urutan langkah maupun penggunaan kalimat dalam membuat prosedur.
b. Metode Penulisan Standard Operating Procedure (SOP)
Penulisan prosedur perlu diketahui guna mencari cara yang efektif dan efisien setiap kantor dalam membuat pedoman kerja. Menurut Ida Nuraida (2008), banyak cara atau metode yang dapat digunakan untuk menulis prosedur. Cara atau prosedur yang dimaksud adalah:
1. Deskriptif
Deskriptif adalah cara yang paling sederhana sehingga prosedur yang dituliskan juga merupakan prosedur yang sederhana dan tidak memerlukan simbol-simbol khusus. Kontrak kerja sama dengan
supplier umumnya menggunakan prosedur deskriptif. 2. Chart
Jika perusahaan semakin berkembang, maka struktur organisasi perusahaan dan prosedur kerja akan semakin rumit dan kompleks. Dengan demikian, struktur organisasi perusahaan dan prosedur kerja
akan sulit dimengerti oleh para pelaksana jika semua prosedurnya dibuat dalam bentuk tertulis. Prosedur kerja dalam bentuk gambar atau simbol dibuat dengan tujuan agar terlihat lebih mudah untuk dipahami dan diterapkan ke dalam pekerjaan. Prosedur kerja dapat juga dibuat dengan mengkombinasikan bentuk tertulis yang disertai dengan gambar atau simbol agar mudah dipahami dan diterapkan oleh pelaksana prosedur. Informasi yang ada hendaknya disajikan secara visual agar mempermudah analisis terhadap prosedur atau metode kerja serta mempermudah komunikasi. Untuk keperluan tersebut, maka disusun berbagai simbol bagi setiap kegiatan yang bersifat penting. Simbol dapat dibuat dari gambar-gambar visual yang melukiskan instruksi-instruksi, macam kegiatan, perpindahan satu kegiatan ke kegiatan yang lain, dan sebagainya, menjadi tampak jelas sehubungan dengan kaitan atau ketergantungan dari satu kegiatan terhadap kegiatan yang lain. Menurut Winardi dalam Nuraida (2008), diagram dapat meminimalisasikan tahap-tahap prosedur tertulis dan digantikan dengan simbol atau kode yang menunjukkan seluruh aksi dalam bentuk yang lebih singkat atau sederhana. Diagram merupakan alat yang baik untuk digunakan dalam pekerjaan analisis. Di samping itu, diagram melatih personel dalam bentuk visual display yang mengungkapkan sejarah prosedur yang bersangkutan bagi seorang pekerja. Chart dapat berarti peta, diagram, table, atau gambar. Penulisan prosedur dengan chart adalah sebagai berikut:
a. Gambar/skema
Gambar/skema biasanya digunakan pada perusahaan assembling. Pembuat knock down furniture, blender, kereta dorong bayi, dan lain sebagainya, harus membuat gambar-gambar mengenai tahapan cara memakai dan melepaskan alat tersebut sebagai panduan bagi konsumen yang membeli.
b. Arus pergerakan dokumen (document flow chart)
Di dalam document flow chart dapat diketauhi bagian/departemen/divisi yang terlibat dalam prosedur untuk mencapai suatu tujuan tertentu, tanggung jawab setiap bagian/departemen/divisi terhadap arus pergerakan dokumen dari
start sampai finish, selain itu untuk mengetahui apa dan berapa
rangkap/tembusan yang diperlukan dalam tiap arus pergerakan dokumen. Dengan kata lain, document flow chart menunjukkan perpindahan formulir kantor beserta salinan dokumen tersebut dari satu bagian ke bagian lain.
c. Proses kegiatan (process chart)
Proses kegiatan perusahaan melewati satu atau beberapa bagian/departemen. Dengan demikian dapat terjadi beberapa proses dalam bagian/departemen yang sama. Jadi, yang menjadi perhatian penting bukan dokumen dan bagian/departemen, melainkan proses pelaksanaan suatu prosedur kerja. Hanya saja dalam proses kerja ini belum jelas siapa penanggung jawab untuk setiap proses. Simbol memperlihatkan segala proses yang berangkat di dalam suatu prosedur dari awal hingga akhir.
Winardi dalam Nuraida (2008), mengatakan bahwa process chart merupakan salah satu alat yang berguna untuk melakukan penyederhanaan kerja. Tindakan-tindakan ditunjukkan oleh simbol-simbol yang diatur secara vertical dengan urutan kronologis dimana tindakan terakhir dicantumkan pada bagian bawah gambar.
Setiap perusahaan memiliki metode-metode prosedur yang berbeda. Semakin berkembangnya suatu perusahaan, maka semakin berkembang pula prosedur kerja dimiliki. Perusahaan kecil mungkin hanya membutuhkan prosedur deskriptif sebagai pedoman mereka. Sedangkan perusahaan besar memerlukan prosedur yang rumit karena biasanya pekerjaan tersebut melibatkan beberapa departemen. Prosedur tersebut dapat berupa gambar, document flow chart, maupun process chart.
c. Simbol Dalam Penulisan Prosedur
Dalam membuat peta prosedur banyak digunakan gambar atau simbol-simbol. Beberapa simbol yang umumnya digunakan dalam peta prosedur menurut Nuraida (2008) adalah sebagai berikut:
Tabel 2.1 Simbol-Simbol Dalam Penulisan Prosedur
No. Simbol Fungsi
1.
Dimulai atau berakhirnya suatu kegiatan 2.
Pelaksanaan suatu operasi atau kegiatan
3. Dokumen atau formulir atau lembaran
kertas kerja 4.
Pengambilan keputusan
5. Tanda panah menunjukkan arah gerak
dokumen/formulir/kertas kerja atau menunjukkan urutan operasi
6.
Dokumen/kertas kerja/formulir disimpan
7. Berpindahnya suatu sistem prosedur ke
sistem prosedur yang lain. Sumber: Nuraida (2008)
Berdasarkan tabel simbol di atas, akan dibuat flowchart alur pengerjaan yang dimulai dengan simbol lingkaran, kemudian simbol kotak untuk menandakan adanya pengerjaan atau pengoperasian. Selain itu juga akan digunakan simbol-simbol lain di atas agar dapat memudahkan memberikan gambaran peta prosedur.
Adapun dalam praktik, menurut Tambunan (2008) ada beberapa teknik bagan arus yang dikenal, yaitu:
1) Teknik Bagan Arus
Teknik ini merupakan teknik bagan arus yang menggunakan simbol-simbol dalam bagan atau diagram tertentu yang menggambarkan arus data, informasi dan urutan-urutan operasi suatu sistem.
2) Teknik Bagan Arus Analitis
Teknik ini merupakan teknik bagan arus yang menggunakan simbol-simbol dalam bagan atau diagram tertentu yang menggambarkan aliran dokumen dari proses yang terjadi diantara unit yang berbeda-beda dalam organisasi. Caranya adalah dengan membuat kolom-kolom yang menjadi representasi setiap unit. 3) Teknik Bagan Arus Dokumen
Teknik ini merupakan teknik bagan arus yang hanya menggambarkan aliran dokumen di dalam sistem sehingga simbol yang digunakan adalah dokumen saja.
4) Teknik Bagan Arus Distribusi Dokumen
Agak berbeda dengan teknik bagan arus dokumen, maka dalam teknik ini yang ditekankan adalah distribusi dokumen-dokumen yang memiliki banyak kopi atau rangkapan.
5) Teknik Bagan IPO (Input Process Output)
Teknik ini merupakan teknik bagan arus yang menekankan kepada penjelasan suatu proses, yang menunjukkan masukan dan keluaran sistem.
6) Teknik Bagan HIPO (Hierarchical Input Process Output)
Teknik bagan arus ini merupakan kumpulan teknik IPO, yang menggambarkan tidak hanya satu proses, tetapi lebih dari satu proses. Bagan HIPO ini membantu menunjukkan hubungan dan rangkaian dari berbagai proses.
7) Teknik DFD (Data Flow Diagram)
Teknik bagan arus ini sangat khas baik penggunaan simbol dan alirannya. Teknik DFD merupakan alat pembuatan model untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses yang fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
8) Teknik Bagan Arus Program
Teknik ini merupakan pendukung terbaik teknik DFD, yang menggambarkan fungsi-fungsi pemrosesan dalam sistem.
9) Teknik Bagan Arus Blok
Teknik ini sama dengan teknik bagan arus program, dengan pemisahan menurut masing-masing fungsi pemrosesan.
10) Teknik Bagan Arus Sistem
Teknik ini merupakan cara penggambaran yang khas, dengan grafis untuk menunjukkan keseluruhan alur kerja yang meliputi aliran-aliran dokumen dan operasi atau pemrosesan di dalam sistem aplikasi.
Menurut Tambunan (2008), dalam teknik bagan arus (flowchart) dikenal berbagai kelompok simbol sesuai kegunaannya, dimana setiap simbolnya mewakili makna kegiatan atau peran tertentu. Kelompok simbol yang dimaksud dapat dilihar pada gambar-gambar berikut ini:
Sumber: Tambunan (2008)
Gambar 2.1 Simbol Bagan Arus Dasar
Sumber: Tambunan (2008)
Gambar 2.2 Simbol Bagan Arus Penyimpanan
Sumber: Tambunan (2008)
Gambar 2.3 Simbol Bagan Arus Penghubung Prosedur
Sumber: Tambunan (2008)
Gambar 2.4 Simbol Bagan Arus Kegiatan Rinci Prosedur
Sumber: Tambunan (2008)
Gambar 2.5 Simbol Bagan Arus Alur/Garis Penghubung d. Format Standard Operating Procedure (SOP)
SOP berdasarkan jumlahnya dikelompokkan ke dalam dua kategori yaitu
technical dan administrative SOP. Berbeda dengan Technical SOP, Administrative SOP memiliki lima elemen berdasarkan Quality Manual, Guidance For Preparing Standard Operating Procedure, EPA 2007, yaitu:
1. Title Page (halaman judul)
Bagian ini terdiri dari judul, pihak yang mengeluarkan SOP, pihak
yang menyetujui/mengesahkan SOP dan tanggal pengesahan SOP tersebut.
2. Table of Content (Daftar isi)
Bagian ini memuat daftar isi yang ada dalam buku panduan SOP. 3. Procedure (Administrative SOP)
Bagian ini terdiri dari:
a. Purpose (mengidentifikasi tujuan dari suatu proses)
b. Applicability/Scope (mengidentifikasi ruang lingkup prosedur yang digunakan)
c. Summary of Procedure (rangkuman prosedur) d. Definition (pengertian dari beberapa istilah) e. Personnel Qualification/Responsibilities f. Procedure (langkah-langkah prosedur kerja)
g. Criteria, checklist, or other standard (form yang digunakan) 4. Quality Control (Menjelaskan langkah-langkah prosedur kerja) 5. Reference Section (Daftar pustaka)
Bagian ini memuat sumber-sumber kutipan yang menunjang isi buku pedoman/SOP
e. Komponen Standard Operating Procedure (SOP)
Pada tiap SOP per halaman dibuat header yang terdiri dari komponen-komponen seperti yang ada pada gambar:
Logo Perusahaan Perusahaan “X”
Prosedur: Penulisan Operasi Standar
No. Dokumen DCC/SOP/ADP/002
Revisi 0
Judul Tanggal 01 Juli 2000
Halaman 3 dari 28
Sumber: http://digilib.petra.ac.id
Gambar 2.6 Contoh Header SOP
Berikut ini merupakan penjelasan dari Header SOP: 1. Logo Perusahaan
Merupakan gambar logo perusahaan. 2. Prosedur
Merupakan tipe penulisan dokumen. Pada dokumen SOP ditulis Standard Operating Procedure.
3. Judul
Merupakan identitas SOP yang dibuat. Misalnya diisi “Prosedur Penyimpanan Arsip”, berarti SOP tersebut merupakan prosedur cara menyimpan arsip.
4. Nomor Dokumen
Dalam pembuatan SOP, akan dibutuhkan sistem penomoran sebagai nomor identitas dokumen dan untuk mengintegrasikan antar SOP. 5. Revisi
Menjelaskan SOP ini sudah mengalami pembenahan yang keberapa kali.
6. Tanggal
Merupakan tanggal SOP diberlakukan efektif kepada unit terkait. 7. Halaman
Menunjukkan halaman ke berapa dari total keseluruhan halam SOP tersebut. Misalnya 3 dari 28, berarti halaman ketiga dari total 28 halaman.
f. Buku Pedoman Standard Operating Procedure (SOP)
Buku Pedoman Standard Operating Procedure (SOP) menurut Moekijat (2008) merupakan sebuah buku kecil yang memuat:
1. Garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan tanpa nama). 2. Sistem atau metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
3. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana menggunakannya.
4. Tanggal dikeluarkannya dan di bawah otoritas siapa buku pedoman tersebut diterbitkan.
5. Instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut. Buku pedoman prosedur mempunyai keuntungan yang sangat besar dalam suatu organisasi yang besar, dimana buku pedoman tersebut membantu dalam menstardarisasikan metode-metode dan dalam memberikan pengawasan terhadap apa yang telah dikerjakan. Keuntungan buku pedoman prosedur menurut Moekijat (2008) yaitu sebagai berikut:
a. Menulis prosedur mengakibatkan penelitian kembali sistem-sistem. b. Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil. c. Buku pedoman kantor meringankan (membantu, mempermudah)
pengawasan.
d. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai.
Sedangkan, kerugian buku pedoman prosedur yaitu sebagai berikut:
a. Prosedur-prosedur tidak lebih baik ketimbang cara prosedur-prosedur tersebut ditulis (dicatat).
b. Isi pekerjaan jabatan tidak selalu tetap (statis).
c. Menyiapkan suatu buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering menjadi tidak berlaku lagi (out of date).
d. Buku pedoman prosedur dapat mematikan inisiatif pegawai.
Buku pedoman prosedur dapat diartikan sebagai buku kecil yang berisi tentang sistem, metode, dan formulir-formulir yang dipergunakan serta bagaimana menggunakannya dalam suatu pekerjaan. Buku pedoman prosedur mempunyai keuntungan yang sangat besar dalam suatu organisasi yang besar, di mana buku pedoman tersebut membantu dalam menstardisasikan metode-metode dan dalam memberikan pengawasan terhadap apa yang telah dikerjakan.
g. Memperbaiki Standard Operating Procedure (SOP)
Sebelum sebuah prosedur diperbaiki, sebaiknya diperiksa kembali berkaitan kegiatan yang sedang dilakukan dalam prosedur tersebut. Langkah
selanjutnya adalah memberikan atau menentukan tanda pada prosedur-prosedur yang salah, sebelum memutuskan apa yang dapat dilakukan untuk memperbaiki prosedur tersebut (Nuraida, 2008). Sebuah prosedur perlu diperbaiki apabila terjadi hal-hal seperti ini:
1. Personel, kelompok, dan bagian, departemen, atau divisi dalam suatu organisasi mengalami kebingungan claim menjalankan langkah-langkah kerja.
2. Prosedur yang berlaku saat ini ternyata tidak menggambarkan prosedur yang asli.
3. Prosedur yang ada tidak efisien karena terlalu berbelit-belit, terjadi
back tracking, serta menyulitkan pegawai, konsumen, dan pegawai
lainnya.
4. Organisasi semakin tumbuh dan berkembang sehingga prosedur yang ada tidak menunjang efektivitas organisasi.
5. Terjadi penyimpangan-penyimpangan kerja sehingga membutuhkan pengendalian secara ketat. Misalnya, terdapat perbedaan penghitungan antara barang fisik yang ada di gudang dengan pencatatan yang ada di bagian pengendalian persediaan.
6. Banyaknya jumlah pegawai baru. Prosedur perlu diperbaiki apabila pegawai baru belum mengetahui arus kerja di perusahaan sehingga perlu dibuat prosedur yang lebih jelas dan detail. Namun apabila yang direkrut adalah pegawai baru yang professional, maka besar kemungkinan pegawai tersebut membawa ide baru ke dalam perusahaan. Dengan demikian prosedur yang ada belum tentu cocok untuk diterapkan ke pegawai baru. SOP yang ada, tidak selamanya digunakan. SOP harus dievaluasi setiap tahun dan perlu direvisi.
Prosedur hendaknya selalu diperbaharui, artinya selalu up to date dengan perkembangan perusahaan. Seiring dengan berkembangnya suatu organisasi, maka struktur organisasi maupun prosedur kerja semakin rumit pula. Sehingga perusahaan dituntut untuk membuat SOP dengan baik.
2.1.5 Pengujian Standard Operating Procedure (SOP)
Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui apakah SOP yang dibuat telah sesuai dengan standar yang ditetapkan atau yang dibutuhkan oleh perusahaan dan kemudian hasil pengujian dapat dipergunakan sebagai bahan evaluasi dalam melakukan perbaikan dan pengembangan.
Menurut Stup (2001) dalam melakukan uji coba, untuk mengetahui apakah sebuah prosedur yang dibuat sudah efektif, salah satu cara adalah menjalankan prosedur tersebut pada unit yang terkait. Dengan menjalankan prosedur tersebut pada unit yang sesuai, maka akan dapat diketahui apakah penulisan SOP tersebut sudah benar dan berfungsi sebagaimana mestinya, sesuai dengan tujuan yang sudah ditentukan. Selain itu, dapat dilihat apakah semua langkah yang ada dalam prosedur sudah sesuai dengan apa yang diamati oleh orang yang membuat SOP tersebut. Atau apakah orang-orang yang menjadi bagian dari lingkup SOP tersebut benar-benar dapat memahami setiap langkah yang tertulis. Dengan demikian, setiap langkah yang membingungkan dalam SOP tersebut harus segera dilakukan perbaikan.
Adapun menurut Darmono (2007) langkah pengujian dan review bisa dilakukan dengan mengirimkan kepada pihak-pihak yang secara langsung terlibat (calon pengguna) dalam prosedur SOP yang dimaksud untuk memperoleh masukan. Masukan dari calon pengguna ini sangat penting untuk dilakukan. Selain itu, dapat juga dilakukan simulasi untuk melihat sejauh mana SOP dapat berjalan sesuai dengan kondisi yang nyata. Dengan simulasi dapat diketahui berbagai kelemahan dan prosedur-prosedur yang perlu diperbaiki sesuai dengan kondisi lapangan.
2.2 Tinjauan Efisiensi dan Efektivitas Kerja
Tata usaha sebagai suatu bidang kerja hendaknya direncanakan, dibina, dikendalikan, disempurnakan atau pendeknya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata sebaik-baiknya akan menjadi kumpulan aktivitas yang tak keruan. Akibatnya mungkin kesimpang-siuran dalam penyediaan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu organisasi, mungkin bukannya
membantu berhasilnya pekerjaan-pekerjaan operatif, melainkan sebaliknya malah merintangi, mungkin pula menyebabkan lambatnya pelaksanaan unsur-unsur administrasi lainnya, tapi yang pasti ialah mengakibatkan penghamburan berbagai sumber kerja.
Penataan terhadap tatausaha dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus selalu berkiblat pada efisiensi. Efisiensi perlu sekali dijadikan satu-satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan kerja ketatausahaan. Misalnya dalam menulis surat hendaknya diutamakan pokok soalnya yang jelas daripada bahasanya dengan kata-kata yang indah.
2.2.1 Pengertian Efisiensi dan Efektivitas Kerja
Dikutip dari modul Audit Operasional (1995) “Efektifitas berkenaan dengan seberapa jauh suatu program telah mencapai tujuan yang diinginkan. Penilaian efektifitas didasarkan atas tujuan program sesuai dengan keinginan pembuat peraturan perundang-undangan yang berlaku”. Dengan demikian pelaksanaan kegiatan dinyatakan efektif jika hasil yang dicapai sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Efisiensi berkenaan hubungan antara produk yang dihasilkan dengan sumber daya yang digunakan. Penilaian diarahkan pada kecocokan, kelayakan, kataatan atas peraturan yang berlaku. Dengan demikian pelaksanaan kegiatan dinyatakan efisien jika pencapaian hasil kegiatan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Dari uraian tersebut dapat disimpulkan kegiatan dinyatakan efektif dan efisien jika hasil yang dicapai dan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Menurut Drs. Soekarno K. (2005) dalam bukunya yang berjudul Dasar -Dasar Manajemen, bahwa yang dimaksud dengan efisiensi ialah perbandingan
yang terbaik antara masukan (“input”) dan keluaran (“output”), atau antara daya usaha dan hasil, atau antara “pengeluaran” dan “pendapatan.” Dalam pengertian manajemen yang sehat sudah tersimpul pengertian efisiensi dan efektifitas, dalam
arti bahwa segala sesuatu dikerjakan dengan berdaya-guna : artinya dengan tepat, cepat, hemat, dan selamat.
1. Tepat : kena sasaran, apa yang dikehendaki tercapai, atau apa yang dicita-citakan menjadi kenyataan.
2. Cepat : tidak menghabiskan waktu yang tidak perlu, selesai tepat pada waktunya atau sebelum waktu yang ditetapkan.
3. Hemat : dengan biaya yang sekecil-kecilnya, tanpa terjadi pemborosan dalam bidang apapun.
4. Selamat : segala sesuatu sampai pada tujuan yang dimaksud tanpa mengalami hambatan-hambatan, keterlambatan, ataupun kemacetan-kemacetan.
Selanjutnya menurut The Liang Gie (2000), dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern, bahwa pengertian efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Selanjutnya bilamana suatu kerja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2 segi, yaitu intinya dan susunannya. Intinya ialah rangkaian aktivitas-aktifitasnya itu sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang dimaksud dengan susunannya ialah cara-caranya rangkaian aktivitas-aktivitas itu dilakukan. Jadi, setiap kerja tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu.
2.2.2 Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Kerja
Ada empat faktor yang mempengaruhi efektivitas kerja, seperti yang dikemukakan oleh Richard M. Steers (1980:9), yaitu:
1. Karakteristik Organisasi
Karakteristik organisasi terdiri dari struktur dan teknologi organisasi yang dapat mempengaruhi segi-segi tertentu dari efektivitas dengan berbagai cara. Yang dimaksud struktur adalah hubungan yang relatif sifatnya, seperti dijumpai dalam organisasi, sehubungan dengan susunan sumber daya manusia struktur meliputi bagaimana cara organisasi
menyusun orang-orangnya dalam menyelesaikan pekerjaan, sedangkan yang dimaksud teknologi adalah mekanisme suatu organisasi untuk mengubah masukan mentah menjadi keluaran.
2. Karakteristik Lingkungan
Lingkungan luar dan lingkungan dalam juga telah dinyatakan berpengaruh atas efektivitas, keberhasilan hubungan organisasi lingkungan tampaknya amat tergantung pada tingkat variable kunci yaitu tingkat keterdugaan keadaan lingkungan, ketepatan persepsi atas keadaan lingkungan tingkat rasionalisme organisasi. Ketiga faktor ini mempengaruhi ketepatan tanggapan organisasi terhadap perubahan lingkungan.
3. Karakteristik Pekerja
Pada kenyataannya para anggota organisasi merupakan faktor pengaruh yang paling penting karena perilaku merekalah yang dalam jangka panjang akan memperlancar atau merintangi tercapainya tujuan organisasi. Pekerja merupakan sumber daya yang langsung berhubungan dengan pengelolaan semua sumber daya yang ada di dalam organisasi. Oleh sebab itu perilaku pekerja sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Pekerjan merupakan modal utama di dalam organisasi yang akan berpengaruh besar terhadap efektivitas, karena walaupun teknologi yang digunakan merupakan teknologi yang canggih dan didukung oleh adanya struktur yang baik, namun tanpa adanya pekerja semua itu tidak ada gunanya.
4. Karakteristik Kebijaksanaan dan Praktik Manajemen
Dengan makin rumitnya proses teknologi dan perkembangannya lingkungan maka peranan manajemen dalam mengkoordinasi orang dan proses demi keberhasilan organisasi semakin sulit.
2.2.3 Alat Ukur Efektivitas Kerja
Menurut Richard M. Steers (1980:192) meliputi unsur kemampuan menyesuaikan diri, prestasi kerja dan kepuasan kerja:
1. Kemampuan menyesuaikan diri
Kemampuan manusia terbatas dalam segala hal, sehingga dengan keterbatasannya itu menyebabkan manusia tidak dapat mencapai pemenuhan kebutuhannya tanpa melalui kerjasama dengan orang lain. Hal ini sesuai pendapat Richard M. Steers yang menyatakan bahwa kunci keberhasilan organisasi adalah kerjasama dalam pencapaian tujuan. Setiap organisasi yang masuk dalam organisasi dituntut untuk dapat menyesuaikan diri dengan orang yang bekerja di dalamnya maupun dengan pekerjaan dalam organisasi tersebut. Jika kemampuan menyesuaikan diri tersebut dapat berjalan maka tujuan organisasi dapat tercapai.
2. Prestasi kerja
Prestasi kerja adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman, kesungguhan dan waktu. Dari pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa dengan kecakapan, pengalaman, kesungguhan waktu yang dimiliki oleh pegawai maka tugas yang diberikan dapat dilaksanakan sesuai dengan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
3. Kepuasan kerja
Tingkat kesenangan yang dirasakan seseorang atas peranan atau pekerjaannya dalam organisasi. Tingkat rasa puas individu bahwa mereka mendapat imbalan yang setimpal, dari bermacam-macam aspek situasi pekerjaan dan organisasi tempat mereka berada.
2.3 Tinjauan Dana Pensiun
Dalam perkembangan ekonomi saat ini diharapkan dana Non APBN lebih berperan dalam membiayai pembangunan. Salah satu sumber pendanaan
pembangunan Non APBN yang cukup penting berasal dari akumulasi dana peserta program pensiun yang diproduksikan akan terus meningkat dari tahun ke tahun. Di samping merupakan prasarana penting dan sistem pengakumulasian dan penyaluran dana masyarakat untuk pembangunan, program pensiun juga merupakan suatu sistem jaminan kesejahteraan sosial khususnya bagi pensiunan. Suatu program pensiun lebih memberikan kepastian tentang kesejahteraan hidup pribadi selama masa pensiun.
Dengan berlandaskan Undang-undang Dana Pensiun Nomor 11 tahun 1992, Peraturan Pemerintah Nomor 76 tahun 1992 tentang Dana pensiun pemberi Kerja dan Keputusan Menteri Keuangan Nomor : 510 tentang Pendanaan dan Solvabilitas Dana Pensiun Pemberi Kerja serta Nomor 511 tentang Investasi Dana pensiun, pengelolaan kekayaan DAPENBUN dilaksanakan Pengurus sesuai arahan investasi yang digariskan Pendiri dan ketentuan tentang investasi yang ditetapkan dalam Undang-undang Dana Pensiun dan peraturan pelaksanaannya. Prinsip dalam berinvestasi dilakukan dengan berpedoman pada Undang undang Dana Pensiun perolehan hasil yang optimal dengan risiko yang minimal.
2.3.1 Pengertian Dana Pensiun
Berdasarkan Undang-undang No. 11 tahun 1992 tentang Dana Pensiun, Dana Pensiun bertugas menjalankan program yang menjanjikan manfaat pensiun, artinya Dana Pensiun hanya melakukan kegiatan yang berhubungan dengan program pensiun sehingga kegiatan tidak terkait dengan program pensiun tidak diperbolehkan.
Jadi, dana pensiun adalah hak seseorang untuk memperoleh penghasilan setelah bekerja sekian tahun dan sudah memasuki usia pensiun atau ada sebab lain sesuai dengan perjanjian yang telah ditetapkan. Penghasilan ini biasanya berupa uang yang dapat diambil setiap bulannya atau diambil sekaligus pada saat seseorang memasuki masa pensiun, hal ini tergantung dari kebijakan yang terdapat dalam suatu perusahaan.
2.3.2 Tujuan Penyelenggaraan Dana Pensiun a. Bagi Pemberi Kerja
Tujuan penyelenggaraan dana pensiun bagi pemberi kerja adalah sebagai berikut:
1. Kewajiban moral
Perusahaan mempunyai kewajiban moral untuk memberikan rasa aman kepada karyawan pada saat mencapai usia pensiun. Tenaga kerja tidak dapat dipandang sebelah mata sebagai faktor produksi. Kewajiban moral tersebut diwujudkan dengan memberikan jaminan ketenangan atas masa depan para karyawannya. Karyawan yang sudah memasuki masa pensiun tidak dapat dilepas begitu saja. Perusahaan masih memiliki tanggung jawab moral terhadap mereka. Oleh karena itu, sudah menjadi kewajiban perusahaan untuk mengikuti atau membentuk sendiri dana pensiun untuk para karyawannya.
2. Loyalitas
Jaminan yang diberikan untuk karyawan akan memberikan dampak positif pada perusahaan. Karyawan akan termotivasi untuk bekerja lebih baik dengan loyalitas dan dedikasi yang tinggi. Loyalitas tersebut akan semakin besar dengan jaminan keamanan yang diterima oleh karyawan.
3. Kompetisi pasar tenaga kerja
Dengan memasukkan program pensiun sebagai suatu bagian dari total kompensasi yang diberikan kepada karyawan diharapkan perusahaan akan memiliki daya saing dan nilai lebih dalam usaha mendapatkan karyawan yang berkualitas dan professional di pasaran tenaga kerja. Dengan tawaran manfaat yang kompetitif bagi para karyawan, perusahaan akan dapat mempertahankan karyawan yang berkualitas. Persaingan yang semakin ketat membuat perusahaan berusaha untuk mendapatkan tenaga yang professional. Salah satu alat pengikat bagi karyawan yang
berkualitas adalah tawaran manfaat pensiun pada karyawan tersebut.
b. Bagi Karyawan
Tujuan penyelenggaraan dana pensiun bagi karyawan adalah sebagai berikut:
1. Rasa aman terhadap masa yang akan datang
Karyawan mengharapkan mendapatkan jaminan ekonomis karena penghasilan yang ia terima memasuki masa pensiun. Harapan ini akan mempengaruhi kinerja saat ini, pada saat ia masih produktif. 2. Kompensasi yang lebih baik
Karyawan mempunyai tambahan kompensasi meskipun baru dapat dinikmati pada saat ia masih produktif.
2.3.3 Azas Dana Pensiun
Dalam pembentukan Dana Pensiun harus memperhatikan Perundang-undangan yang mengandung azas-azas yaitu :
1. Azas Penyelenggaraan (voluntary)
Bahwa pembentukan Dana Pensiun bukan merupakan hal yang wajib bagi pemberi kerja, tetapi hanya anggaran pemerintah dalam menuju terciptanya hubungan yang harmonis antara pemberi kerja dan karyawan. Akan tetapi sekali sudah membentuk Dana Pensiun maka berlaku kewajiban terhadap aturan yang telah ditetapkan.
2. Azas Keterpisahan (Segregated Assets)
Harus ada keterpisahan Dana Pensiun dengan kekayaan Pemberi Kerja mengingat Dana Pensiun sudah merupakan badan hukum tersendiri. Sehingga terlihat perkembangan kekayaan dari waktu ke waktu.
3. Azas Pendanaan (Funded System)
Dana Pensiun dalam menyelenggarakan program pensiun harus dilakukan dengan cara pemupukan dana sebagaimana ditetapkan oleh
pemerintah sehingga sistem pembentukan cadangan di perusahaan tidak diperkenankan menurut peraturan perundangan di bidang Dana Pensiun. 4. Azas Hak atas Manfaat Pensiun (Locking In)
Bahwa setiap peserta Dana Pensiun tidak dapat menuntut haknya apabila masih memenuhi syarat kepesertaan.
Hak atas manfaat hanya dapat dibayarkan apabila : Peserta pensiun normal
Peserta pensiun dipercepat Pensiun ditunda
Peserta pensiun cacat
Peserta pensiun meninggal dunia Iuran Peserta (kurang dari tiga tahun) 5. Azas Hak atas Dana (Vesting Right)
Peserta mempunyai hak atas dana, jika memenuhi persyaratan yang diatur dalam Dana Pensiun. Hal ini berarti bahwa setiap iuran yang dibayarkan, Peserta akan terlindungi dengan hak atas dana.
2.3.4 Jenis Kelembagaan Dana Pensiun
Dana yang dikumpulkan pemberi kerja untuk keperluan pembayaran manfaat pensiun harus dipisahkan dari kekayaan kerja. Oleh karena itu, berdasarkan UU No. 11 tahun 1992 dibentuk badan hukum baru yaitu Dana Pensiun yang berfungsi mengelola dana untuk manfaat pensiun. Dana pensiun dapat berupa:
1. Dana Pensiun Pemberi Kerja (DPPK)
Dibentuk oleh orang atau badan yang memperkerjakan karyawan, selaku pendiri dan untuk menyelenggarakan PPMP atau PPIP bagi kepentingan sebagian atau seluruh karyawannya sebagai peserta dan yang menimbulkan kewajiban terhadap pemberi kerja. Peserta program pensiun adalah karyawan pendiri atau mitra pendiri yang telah memenuhi syarat tertentu.
DPPK dapat menyelenggarakan Program Pensiun Berdasarkan Keuntungan (PPBK), Program Pensiun Iuran Pasti (PPIP), maupun Program Pensiun Manfaat Pasti (PPMP)
2. Dana Pensiun Lembaga Keuangan (DPLK)
Dibentuk oleh Bank atau Perusahaan Asuransi Jiwa (PAJ) yang menyelenggarakan Program Pensiun Iuran Pasti (PPIP) bagi perorangan, baik karyawan maupun pekerja mandiri yang terpisah dari Dana Pensiun Pemberi Kerja pesertanya (UU No. 11 tahun 1992). Pengurus adalah pendirinya, jadi organisasi kepengurusan DPLK tidak terpisah dari pendirinya melainkan merupakan bagian dari organisasi kepengurusan bank atau perusahaan asuransi jiwa yang mendirikan DPLK tersebut.
Umumnya Dana Pensiun dibentuk oleh perusahaan sendiri. Hal ini mudah dimengerti karena banyak faktor keuntungan yang dapat diterima oleh perusahaan, diantaranya adalah:
Agar dana disa disisihkan dari operasional perusahaan sehingga keamanannya lebih terjamin.
Hasil pengembangan dana tersebut bisa digunakan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawannya.
Adanya fasilitas kelonggaran pajak yaitu penundaan pendanaan pembayaran pajak bagi dana pensiun.
2.3.5 Jenis Program Pensiun
Program pensiun yang diselenggarakan oleh dana pensiun terbagi menjadi tiga jenis, yaitu:
a. Program Pensiun Iuran Pasti (PPIP)
Program pensiun iuran pasti (defined contribution plan) adalah program pensiun yang iurannya ditetapkan dalam Peraturan Dana Pensiun dan seluruh iuran beserta hasil pengembangannya dibukukan pada rekening masing-masing sebagai manfaat pensiun. Manfaat pensiun yang diterima oleh peserta tergantung pada besarnya iuran
pasti, hasil pengembangan dana tersebut diinvestasikan serta lamanya menjadi peserta.
Dalam PPIP, jumlah yang diterima oleh peserta pada saat pensiun tergantung pada jumlah iuran dari pemberi kerja, atau iuran peserta dan hasil usaha. Kewajiban dari pemberi kerja adalah membayar iuran sesuai dengan yang ditetapkan dalam Peraturan Dana Pensiun. Bantuan aktuaris biasanya tidak diperlukan, meskipun nasihat aktuaris kadang-kadang digunakan untuk memperkirakan manfaat pensiun yang diterima peserta pada saat pensiun, berdasarkan jumlah iuran saat ini dan di masa datang serta estimasi hasil investasi dana pensiun.
b. Program Pensiun Manfaat Pasti (PPMP)
Program pensiun manfaat pasti (defined benefit plan) adalah program pensiun yang manfaatnya ditetapkan dalam peraturan dana pensiun atau program pensiun lain yang bukan merupakan Program Pensiun Iuran Pasti.
Dalam PPMP, besarnya pembayaran manfaat pensiun yang dijanjikan kepada peserta ditentukan dengan rumus manfaat pensiun yang telah ditetapkan dalam Peraturan Dana Pensiun. Rumus tersebut dipengaruhi oleh masa kerja dan penghasilan dasar pensiun.
PPMP membutuhkan bantuan aktuaris secara periodik untuk menentukan besarnya nilai kewajiban aktuaria, mengkaji kembali asumsi actuarial yang digunakan dan merekomendasikan tingkat iuran yang seharusnya.
c. Program Pensiun Berdasarkan Keuntungan (PPBK)
Pembiayaan program pensiun berdasarkan keuntungan ini merupakan pembiayaan yang paling ringan. Biasanya karyawan tidak perlu ikut membayar iuran sedangkan perusahaan membayar iuran dalam batas prosentase dari keuntungan dalam tahun yang bersangkutan. Resiko kegagalan pengeluaran dana ada pada peserta.
