SKRIPSI RANCANG BANGUN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM BERBASIS WEBSITE REPOSITORY (STUDI KASUS : BAPPEDA PROVINSI LAMPUNG) Fakultas Sains dan Teknologi

(1)

SKRIPSI

RANCANG BANGUN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM BERBASIS WEBSITE REPOSITORY (STUDI KASUS : BAPPEDA

PROVINSI LAMPUNG)

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Disusun Oleh : Imadudin Abdan Syakuro

11160930000063

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2021 M / 1442

(2)

SKRIPSI

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi

Disusun Oleh : Imadudin Abdan Syakuro

11160930000063

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2021 M / 1442 H

(3)

i

HALAMAN JUDUL

SKRIPSI

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi

Disusun Oleh:

Imadudin Abdan Syakuro 11160930000063

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF DAN TEKNOLOGI JAKARTA

2020 M / 1442 H

(4)

(5)

LEMBAR PENGESAHAN UJIAN

Skripsi Berjudul “Rancang Bangun Knowledge Management System Berbasis Website Repository (Studi Kasus : BAPPEDA Provinsi Lampung)” yang ditulis oleh Imadudin Abdan Syakuro dengan NIM 11160930000063 telah diuji dan dinyatakan lulus dalam sidang Munaqasah Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta pada tanggal 29 Desember 2020, Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu syarat memperoleh gelar sarjana Strata Satu (S1) Program Studi Sistem Informasi.

Menyetujui, Penguji I

Nia Kumaladewi, MMSI NIP. 197504122007102002

Penguji II

Nurbojatmiko, M.Kom NIDN. 0428116703 Menyetujui,

Pembimbing I

Yuni Sugiarti, M.Kom NIDN. 2006067602

Pembimbing II

Suci Ratnawati, M.TI NIDN. 0306076904 Mengetahui,

Dekan Fakultas Sains dan Teknologi

Prof. Dr. Lily Surraya Eka Putri, M.Env.Stud

NIP. 19690404 200501 2 005

Ketua Program Studi Sistem Informasi

(6)

iv

LEMBAR PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI MANAPUN.

Jakarta, Desember 2020

Imadudin Abdan Syakuro 11160930000063

(7)

v

(8)

v ABSTRAK

Imadudin Abdan Syakuro – 11160930000063. Rancang Bangun Knowledge Management System Berbasis Website Repository (Studi Kasus : BAPPEDA Provinsi Lampung), dibawah bimbingan Yuni Sugiarti dan Suci Ratnawati.

Perkembangan teknologi dalam beberapa tahun terakhir yang cukup cepat sehingga memaksa banyak pihak untuk bisa menerapkan dan mengimplementasikan berbagai macam jenis teknologi untuk bisa terus bersaing dengan pihak-pihak lain.

Salah satu teknologi yang memiliki manfaat tersebut ialah Knowledge Management System. BAPPEDA Provinsi Lampung ialah salah satu Badan Pemerintahan Provinsi yang bergerak dalam bidang perencanaan dan pembangunan wilayah Provinsi. BAPPEDA Provinsi Lampung memiliki banyak sekali data yang perlu dikelola dan disebarluaskan antar masing-masing karyawan sehingga memerlukan suatu wadah dalam mengelola dan berbagi data dengan mudah untuk meminimalisir kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Tujuan dari penelitian ini ialah untuk menghasilkan sebuah sistem yang mampu mengelola dan sharing data dan informasi dengan merancang knowledge management system untuk membantu karyawan dalam meningkatkan produktivitas dan efektivitas waktu. Metode pengumpulan data menggunakan studi literatur, wawancara dan observasi dengan metode pengembangan sistem menggunakan Rapid Application Development (RAD). Pemodelan sistem menggunakan Unified Modelling Language (UML).

Pengkodean sistem menggunakan framework Laravel dengan bahasa pemrograman PHP dan DBMS MySQL. Pengujian sistem menggunakan pengujian black box dan white box. KMS yang dibangun mampu membantu karyawan untuk dapat menyimpan serta mengelola knowledge, mendapatkan knowledge secara mudah menggunakan fitur download, serta karyawan pun dapat dengan mudah melakukan sharing knowledge membagi knowledge berupa file atau dokumen menggunakan fitur upload dan request sehingga knowledge dapat terkelola dengan baik serta mudah ditemukan, selain itu disediakan juga fitur forum diskusi untuk memudahkan karyawan berdiskusi secara langsung.

Kata Kunci : Knowledge Management System, BAPPEDA Provinsi Lampung, Rapid Application Development, Unified Modelling Language, Black Box Testing, White Box Testing, PHP, Laravel, MySQL.

V BAB + xxxiv Halaman + 210 Halaman + 98 Gambar + 48 Tabel + Lampiran Pustaka Acuan (48, 2010-2020)

(9)

v

(10)

vi

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Alhamdulillahirabbil’alamin, segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga peneliti dapat menyelesaikan penelitian skripsi yang berjudul “Rancang Bangun Knowledge Management System Berbasis Website Repository (Studi Kasus : BAPPEDA Provinsi Lampung) ini.

Shalawat teriring salam semoga selalu tercurahkan kepada junjungan serta suri tauladan peneliti, Nabi Muhammad SAW beserta keluarga, para sahabat, dan kerabatnya.

Penyusunan skripsi merupakan salah syarat untuk memperoleh gelar sarjana (S1) pada Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Penyusunan penelitian skripsi ini melibatkan berbagai pihak yang selalu mencurahkan bantuan, bimbingan, serta saran yang sangat membangun, oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada:

1. Ibu Prof. Dr. Lily Surraya Eka Putri, M.Env.Stud selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah.

2. Bapak Aang Subiyakto, Ph.D selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi dan Ibu Nidaul Hasanati, MMSI selaku Sekretaris Program Studi Sistem Informasi.

3. Ibu Yuni Sugiarti, M.Kom dan Ibu Suci Ratnawati, M.TI selaku dosen pembimbing yang telah banyak menyempatkan serta meluangkan waktunya, memberikan ilmu, masukan, dan pencerahan pada proses bimbingan sehingga penelitian ini dapat terselesaikan.

4. Bapak Ridwan Sahadi S.Si, selaku Kepala UPTD BAPPEDA Provinsi Lampung dan Bapak Dedy selaku Staff Analisis UPTD BAPPEDA Provinsi Lampung dan seluruh karyawan BAPPEDA Provinsi Lampung yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan penelitian di BAPPEDA Provinsi Lampung.

(11)

vii

5. Ibu Rinda Hesti Kusumaningtyas, MMSI selaku pembimbing akademik yang selalu memberikan arahan kepada peneliti serta dosen-dosen Program Studi Sistem Informasi yang telah memberikan ilmu selama proses perkuliahan.

6. Kedua Orangtua yang peneliti sayangi, Ridwan dan Tacik yang selalu bermunajat memohon doa tanpa henti dan selalu memberikan semangat serta kasih sayang.

7. Kedua Adik yang peneliti sayangi, Nichlah dan Ica yang selalu memberikan kegembiraan dan keceriaan dalam proses penyusunan skripsi ini.

8. Chandra Syahputra, Tesa Rizki, Salsa Kholilah, Annisa Novianti, Nesya Amelia, Khairunnisa Pranadila, Wakhid Afifi, Muhammad Khairuzzaman, Neera Maulidia, Rovidatul Hikmah dan teman-teman Kelas C yang selalu memberikan dukungan dan masukan kepada peneliti.

9. Keluarga besar Sistem Informasi angkatan 2016 yang telah memberikan tempat bernaung selama empat tahun proses perkuliahan.

10. Seluruh pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah membantu peneliti dalam menyelesaikan penelitian ini.

Peneliti menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih banyak kekurangan baik dari keterbatasan ilmu maupun kelalaian peneliti. Berkenaan dengan hal tersebut peneliti memohon maaf atas kekurangan-kekurangan yang ada, serta dengan senang hati menerima kritik dan saran dalam penyempurnaan skripsi ini di masa yang akan datang melalui [email protected]. Semoga penelitian ini dapat memberikan manfaat bagi seluruh pihak yang membutuhkan. Aamiin.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Jakarta, Desember 2020

Imadudin Abdan Syakuro 11160930000063

(12)

viii DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ... i

LEMBAR PENGESAHAN ... ii

LEMBAR PENGESAHAN UJIAN ... iii

LEMBAR PERNYATAAN ... iv

ABSTRAK ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR SIMBOL ... xviii

DAFTAR TABEL ... xxiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Identifikasi Masalah ... 9

1.3 Rumusan Masalah ... 10

1.4 Batasan Masalah ... 10

1.5 Tujuan Penelitian ... 11

1.6 Manfaat Penelitian ... 12

1.7 Sistematika Penulisan ... 12

BAB II LANDASAN TEORI ... 14

2.1 Konsep Dasar Rancang Bangun ... 14

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 15

2.2.1 Pengertian Sistem ... 15

2.2.2 Karakteristik Sistem ... 15

(13)

ix

2.2.3 Klasifikasi Sistem ... 17

2.2.4 Tujuan Sistem ... 18

2.2.5 Pengertian Data ... 19

2.2.6 Pengertian Informasi ... 19

2.2.7 Pengertian Sistem Informasi ... 19

2.3 Konsep Dasar Knowledge Management System... 20

2.3.1 Pengertian Pengetahuan ... 20

2.3.2 Pengertian Knowledge Management ... 23

2.3.3 Sejarah Knowledge Management... 25

2.3.4 Komponen-Komponen Knowledge Management ... 25

2.3.5 Tujuan Knowledge Management ... 28

2.3.6 Pengertian Knowledge Management System ... 28

2.3.7 Parameter Knowledge Management System ... 28

2.4 Siklus Knowledge Management ... 29

2.4.1 Siklus Knowledge Management Meyer dan Zack ... 30

2.5 Pengertian Website Repository ... 36

2.6 Definisi Analisis Sistem ... 37

2.6.1 Analisis SWOT ... 37

2.6.2 Analisis PIECES ... 38

2.7 Konsep Dasar Analisis dan Desain Berorientasi Objek ... 40

2.7.1 Object Oriented Analysis (OOA) ... 40

2.7.2 Object Oriented Design (OOD) ... 40

2.8 Metode Pengumpulan Data ... 40

2.9 Metode Pengembangan Sistem ... 41

2.9.1 Rapid Application Development ... 41

(14)

x

2.9.2 Fase Pengembangan Sistem ... 42

2.9.3 Kelebihan dan Kekurangan Rapid Application Development ... 42

2.10 Unified Modelling Language (UML) ... 44

2.10.1 Pengertian UML ... 44

2.10.2 Diagram UML... 44

2.10.3 Use Case Diagram ... 45

2.10.4 Activity Diagram ... 46

2.10.5 Sequence Diagram ... 47

2.10.6 Class Diagram... 48

2.10.7 Mapping Cardinality... 49

2.11 Konsep Basis Data ... 49

2.11.1 Pengertian Basis Data ... 49

2.11.2 Desain Basis Data ... 49

2.12 Aplikasi Pengembangan Sistem ... 50

2.12.1 Laravel ... 50

2.12.2 Draw.io ... 51

2.12.2 Hypertext Markup Language (HTML) 5 ... 51

2.12.3 Hypertext Preprocessor (PHP) ... 51

2.12.4 MySQLi DBMS ... 52

2.13 Pengujian ... 52

2.13.1 Pengujian White Box ... 52

2.13.2 Pengujian Black Box ... 54

BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 55

3.1 Metode Pengumpulan Data ... 55

3.1.1 Observasi ... 55

(15)

xi

3.1.2 Wawancara... 55

3.1.3 Studi Pustaka... 56

3.1.4 Studi Literatur Sejenis ... 56

3.2 Metode Analisis Sistem ... 62

3.2.1 Analisis Knowledge Management System ... 62

3.2.2 Analisis SWOT ... 65

3.2.3 Analisis PIECES ... 66

3.3 Metode Pengembangan Sistem ... 68

3.3.1 Perencanaan Kebutuhan ... 69

3.3.2. Perancangan Desain ... 69

3.3.3 Tahap Implementasi ... 72

3.4 Kerangka Penelitian ... 73

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 74

4.1 Perencanaan Kebutuhan ... 74

4.1.1 Gambaran Umum BAPPEDA Provinsi Lampung ... 74

4.1.2 Analisis Sistem Berjalan ... 80

4.1.3 Identifikasi Masalah ... 90

4.1.4 Analisis Sistem Usulan ... 91

4.1.5 Analisis Kebutuhan Sistem ... 97

4.2 Perancangan Desain ... 98

4.2.1 Perancangan Proses... 98

4.2.2 Perancangan Database ... 131

4.2.3 Perancangan Interface... 155

4.3 Implementasi ... 180

4.3.1 Coding (Pengkodean) ... 180

(16)

xii

4.3.2 Testing (Pengujian) ... 180

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 203

5.1 Kesimpulan ... 203

5.2 Saran ... 203

DAFTAR PUSTAKA ... 205

LAMPIRAN ... xxvii

(17)

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Siklus Meyer dan Zack (Mohajan, 2016) ... 30

Gambar 2.2 Model SECI (Faith & Seeam, 2018) ... 35

Gambar 2.3 UML Diagram versi 2.5 (Dennis et al., 2015) ... 45

Gambar 2.4 Contoh Use Case Diagram (Arifin & HS, 2017) ... 46

Gambar 2.5 Contoh Activity Diagram (Hendini, 2016) ... 47

Gambar 2.6 Contoh Sequence Diagram (Hendini, 2016) ... 48

Gambar 2.7 Contoh Class Diagram (Dharwiyanti & Wahono, 2003) ... 48

Gambar 3.1 Kerangka Penelitian ... 73

Gambar 4.1 Struktur Organisasi BAPPEDA Provinsi Lampung ... 77

Gambar 4.2 Rich Picture Sistem Berjalan ... 81

Gambar 4.3 Rich Picture Sistem Usulan ... 95

Gambar 4.4 Use Case Diagram Knowledge Management System BAPPEDA . 102 Gambar 4.5 Activity Diagram Mencari Dokumen ... 118

Gambar 4.6 Activity Diagram Download Dokumen ... 119

Gambar 4.7 Activity Diagram Manajemen Dokumen ... 120

Gambar 4.8 Activity Diagram Request Dokumen ... 121

Gambar 4.9 Activity Diagram Upload Dokumen ... 122

Gambar 4.10 Activity Diagram Validasi Dokumen ... 123

Gambar 4.11 Activity Diagram Login ... 124

Gambar 4.12 Activity Diagram Edit Profil ... 125

Gambar 4.13 Activity Diagram Logout ... 126

Gambar 4.14 Activity Diagram Komentar ... 127

(18)

xiv

Gambar 4.15 Activity Diagram Forum Diskusi ... 128

Gambar 4.16 Activity Diagram Manajemen User ... 129

Gambar 4.17 Activity Diagram Registrasi User ... 130

Gambar 4.18 Class Diagram KMS BAPPEDA ... 134

Gambar 4.19 Mapping Cardinality KMS BAPPEDA ... 135

Gambar 4.20 Skema Database KMS BAPPEDA ... 136

Gambar 4.21 Sequence Diagram Mencari Dokumen ... 147

Gambar 4.22 Sequence Diagram Download Dokumen ... 147

Gambar 4.23 Sequence Diagram Manajemen Dokumen... 148

Gambar 4.24 Sequence Diagram Request Dokumen ... 149

Gambar 4.25 Sequence Diagram Upload Dokumen ... 149

Gambar 4.26 Sequence Diagram Validasi Dokumen ... 150

Gambar 4.27 Sequence Diagram Login ... 150

Gambar 4.28 Sequence Diagram Edit Profil ... 151

Gambar 4.29 Sequence Diagram Logout ... 151

Gambar 4.30 Sequence Diagram Komentar ... 152

Gambar 4.31 Sequence Diagram Forum Diskusi ... 153

Gambar 4.32 Sequence Diagram Manajemen User... 154

Gambar 4.33 Sequence Diagram Registrasi User ... 154

Gambar 4.34 Struktur Menu untuk Karyawan ... 155

Gambar 4.35 Struktur Menu untuk Kepala UPTD ... 155

Gambar 4.36 Struktur Menu untuk Administrator ... 156

Gambar 4.37 Halaman Home ... 156

(19)

xv

Gambar 4.38 Halaman Login... 157

Gambar 4.39 Halaman Dokumen Indeks ... 157

Gambar 4.40 Halaman Tambah/Edit Dokumen ... 158

Gambar 4.41 Halaman Tampilan Dokumen ... 158

Gambar 4.42 Halaman Pencarian ... 159

Gambar 4.43 Halaman Request ... 159

Gambar 4.44 Halaman Tambah/Edit Request ... 160

Gambar 4.45 Halaman Tampilan Request ... 160

Gambar 4.46 Halaman Forum ... 161

Gambar 4.47 Halaman Tambah/Edit Forum ... 161

Gambar 4.48 Halaman Tampilan Forum ... 162

Gambar 4.49 Halaman Profil ... 162

Gambar 4.50 Halaman Edit Profil ... 163

Gambar 4.57 Halaman Request Indeks... 166

Gambar 4.60 Halaman Forum Indeks... 168

(20)

xvi

Gambar 4.65 Halaman Validasi Indeks ... 170

Gambar 4.66 Halaman Edit Validasi ... 171

Gambar 4.73 Halaman Forum Indeks... 174

Gambar 4.76 Halaman Request Indeks... 176

Gambar 4.81 Halaman Manajemen User ... 178

Gambar 4.82 Halaman Tambah/Edit Manajemen User ... 179

Gambar 4.83 Halaman Validasi Indeks ... 179

(21)

xvii

Gambar 4.84 Halaman Edit Validasi ... 180

Gambar 4.85 Flow chart fungsi store( ) ... 193

Gambar 4.86 Flow chart fungsi update( ) ... 195

Gambar 4.87 Flow chart fungsi index( ) ... 197

Gambar 4.88 Flow chart fungsi show( ) ... 199

Gambar 4.89 Flow chart fungsi destroy( ) ... 200

Gambar 4.90 Flow chart fungsi search( ) ... 201

(22)

xviii

DAFTAR SIMBOL 1. Simbol Use Case Diagram

Simbol Nama

Simbol

Keterangan

Aktor

Orang, proses, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem informasi yang akan dibuat diluar sistem informasi itu sendiri, jadi walaupun simbol dari aktor adalah gambar orang, tetapi aktor belum tentu merupakan orang, biasanya dinyatakan menggunakan kata benda di awal frase nama aktor.

Use Case

Fungsionalitas yang disediakan sistem sebagai unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit atau aktor, biasanya dinyatakan dengan menggunakan kata kerja di awal frase nama use case.

Include

Tanda hubung yang mewakili penyertaan fungsionalitas satu kasus penggunaan di tempat lain.

(23)

xix Extend

Tanda hubung yang mewakili perpanjangan dari use case untuk memasukkan perilaku opsional.

Asosiasi

Komunikasi antara aktor dan use case yang berpartisipasi pada use case atau use case memiliki interaksi dengan aktor.

Generalisasi

Hubungan generalisasi dan spesialisasi (umum-khusus) antara dua use case dimana fungsi yang satu dengan fungsi yang lebih umum dari lainnya.

2. Simbol Activity Diagram

Simbol Nama Simbol Keterangan

Initiate

Status awal aktivitas sistem.

Sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status awal.

Final

Status akhir aktivitas sistem.

Sebuah diagram aktivitas memiliki sebuah status akhir.

(24)

xx Aktivitas

Aktivitas yang dilakukan oleh sistem, biasanya diawali dengan kata kerja.

Percabangan

Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan aktivitas lebih dari satu.

Penggabungan

Perlambangan atas kegiatan yang dilaksanakan secara paralel atau penggabungan dua kegiatan paralel menjadi satu.

Swimlane

Swimlane merupakan sebuah elemen visual untuk memisahkan organisasi yang bertanggung jawab terhadap aktivitas yang terjadi.

3. Simbol Sequence Diagram Simbol

Nama Simbol Keterangan

Aktor

Aktor adalah pengguna sistem yang memulai alur peristiwa.

Activity

(25)

xxi Boundary Lifeline

Garis yang menghubungkan suatu elemen-elemen berbeda, secara khas merupakan penghubung aktor dengan layar.

Entity Lifeline

Garis yang menggambarkan suatu tempat atau mekanisme yang menangkap pengetahuan atau informasi dalam suatu sistem.

Control Lifeline

Garis yang menggambarkan suatu pengendalian untuk mengorganisir dan menjadwalkan aktivitas elemen-elemen.

Waktu aktif

Perlambangan atas objek sedang dalam keadaan aktif dan berinteraksi, semua yang terhubung dengan waktu aktif ini ialah aksi atau interaksi yang dilakukan didalamnya.

Pesan

Garis pesan mengirimkan data atau informasi ke objek lainnya, arah panah mengarah pada objek yang dituju.

(26)

xxii Pesan tipe create

Garis untuk menyatakan suatu objek membuat objek yang lain, arah panah mengarah pada objek yang dibuat.

Pesan tipe call

Garis untuk menyatakan suatu objek memanggil operasi yang ada pada objek lain atau dirinya sendiri.

Arah panah mengarah pada objek yang memiliki operasi.

Pesan tipe return

Garis untuk menyatakan suatu objek yang telah menjalankan suatu operasi atau metode menghasilkan suatu hasil ke objek tertentu, panah mengarah pada objek yang menerima hasil.

4. Simbol Class Diagram

Simbol Nama

Simbol

Keterangan

Class

Simbol penggambaran sesuatu yang mengkapsulkan informasi di class.

Menampung nama class, atribut dan metode.

(27)

xxiii Package

Paket digunakan untuk mengelompokkan kelas-kelas yang mempunyai persamaan

Asosiasi

Asosiasi menghubungkan antar class yang biasanya disertai dengan multiplicity.

Asosiasi berarah

Relasi antar kelas yang bermakna satu kelas digunakan oleh kelas lain, biasanya juga disertai dengan multiplicity.

Generalisasi

Relasi antar kelas dengan relasi antar kelas yang lebih umum dengan kelas yang lebih khusus.

Agregasi

Garis yang menggambarkan suatu kelas terdiri dari kelas lain atau suatu kelas adalah kelas lain.

Dependency

Garis untuk menunjukkan operasi pada suatu kelas yang menggunakan kelas lain.

(28)

xxiv

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Perbandingan Studi Literatur Sejenis ... 56 Tabel 4.1 Analisis PIECES ... 85 Tabel 4.2 Matriks Analisis SWOT ... 88 Tabel 4.3 Identifikasi Aktor KMS BAPPEDA ... 98 Tabel 4.4 Identifikasi Use Case... 99 Tabel 4.5 Use Case Scenario Login ... 103 Tabel 4.6 Use Case Scenario Mencari Dokumen ... 104 Tabel 4.7 Use Case Scenario Download Dokumen ... 104 Tabel 4.8 Use Case Scenario Request Dokumen ... 106 Tabel 4.9 Use Case Scenario Upload Dokumen ... 107 Tabel 4.10 Use Case Scenario Validasi Dokumen ... 108 Tabel 4.11 Use Case Scenario Manajemen Dokumen ... 109 Tabel 4.12 Use Case Scenario Komentar ... 110 Tabel 4.13 Use Case Scenario Forum Diskusi ... 112 Tabel 4.14 Use Case Scenario Manajemen User ... 113 Tabel 4.15 Use Case Scenario Registrasi User ... 115 Tabel 4.16 Use Case Scenario Edit Profil ... 116 Tabel 4.17 Use Case Scenario Logout ... 117 Tabel 4.18 Daftar Potential Object ... 131 Tabel 4.19 Daftar Analisa Potential Object ... 132 Tabel 4.20 Matriks CRUD KMS BAPPEDA ... 137 Tabel 4.21 Spesifikasi Database User ... 140

(29)

xxv

Tabel 4.22 Spesifikasi Database Jabatan ... 141 Tabel 4.23 Spesifikasi Database Bidang ... 142 Tabel 4.24 Spesifikasi Database Level ... 142 Tabel 4.25 Spesifikasi Database Dokumen ... 143 Tabel 4.26 Spesifikasi Database Komentar Dokumen ... 143 Tabel 4.27 Spesifikasi Database Komentar Request ... 144 Tabel 4.28 Spesifikasi Database Request ... 144 Tabel 4.29 Spesifikasi Database Status ... 145 Tabel 4.30 Spesifikasi Database Diskusi ... 146 Tabel 4.31 Spesifikasi Database Forum Diskusi ... 146 Tabel 4.32 Pengujian Menu Login ... 181 Tabel 4.33 Pengujian Menu Home ... 181 Tabel 4.34 Pengujian Menu Dokumen ... 182 Tabel 4.35 Pengujian Menu Pencarian ... 184 Tabel 4.36 Pengujian Menu Request ... 184 Tabel 4.37 Pengujian Menu Forum Diskusi ... 186 Tabel 4.38 Pengujian Menu Forum Diskusi ... 189 Tabel 4.39 Pengujian Menu Validasi ... 191 Tabel 4.40 Pengujian Menu Edit Profil ... 192 Tabel 4.41 Pengujian Menu Logout ... 193 Tabel 4.42 Pengujian rute pada fungsi store() ... 195 Tabel 4.43 Pengujian rute pada fungsi update() ... 197 Tabel 4.44 Pengujian rute pada fungsi index() ... 198

(30)

xxvi

Tabel 4.45 Pengujian rute pada fungsi show() ... 200 Tabel 4.46 Pengujian rute pada fungsi destroy() ... 201 Tabel 4.47 Pengujian rute pada fungsi search() ... 202

(31)

v

(32)

1 BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang kian canggih seakan memaksa masyarakat untuk melakukan segala pekerjaan menggunakan teknologi itu sendiri, salah satu contohnya adalah komputer. Tidak sedikit pekerjaan manusia yang terbantu bahkan menjadi lebih baik dan lebih cepat dengan hadirnya komputer (Kustiyahningsih, Hamid, & Rachmad, 2015). Salah satu pekerjaan yang dimudahkan dengan adanya komputer ialah pembuatan dokumen. Pengoperasian yang mudah serta adanya media penyimpanan yang tidak perlu memakan ruang secara besar menjadikan komputer sebagai media yang sangat baik untuk membuat, mengolah, serta menyimpan berbagai jenis dokumen.

Banyaknya jumlah dokumen yang tersimpan dalam sebuah komputer terkadang menyulitkan pengguna untuk mencari dan menemukan dokumen yang diinginkan terlebih lagi jika yang mencari bukanlah pemilik dari komputer tersebut.

Pengorganisasian dokumen yang baik akan sangat membantu seluruh pihak dalam mencari, menemukan dan menyimpan dokumen yang dibutuhkan. Salah satu bentuk dari pengorganisasian dokumen yang baik adalah dengan menggunakan knowledge management system (KMS).

KMS merupakan suatu sistem untuk memfasilitasi penangkapan, penyimpanan, pencarian, sharing serta penggunaan kembali suatu informasi atau dokumentasi. (Sonatha, Rahmayuni, Alanda, & Saputra, 2018) mengungkapkan bahwa tujuan utama adanya KMS ialah untuk menyediakan suatu stimulus dalam

(33)

2 kegiatan manajemen perusahaan itu sendiri supaya fokus terhadap hal-hal penting meskipun terlihat sepele sekalipun. Aplikasi KMS secara umum mampu melakukan input data, edit data, hapus data, menampilkan dan mencari data serta mampu menyimpan data-data secara baik dan terstruktur sehingga mempermudah jika data diperlukan kembali di kemudian hari.

Rosenberg menyatakan (Rosenberg & Foshay, 2002), knowledge management dapat dibagi kedalam tiga level yaitu manajemen dokumen (level 1), penciptaan pengetahuan, berbagi pengetahuan dan pengelolaan (level 2), kecerdasan lembaga (level 3). Salah satu bentuk knowledge management yang mampu melakukan tugasnya dengan baik dalam hal manajemen dokumen dan berbagi pengetahuan ialah repository. Repository merupakan salah satu dari banyak fitur yang telah cukup banyak digunakan dalam lingkup knowledge management (Sumathy & Chidambaram, 2014). Repository memungkinkan organisasi untuk menyimpan, mengelola dan mendistribusikan knowledge kepada para anggotanya dengan lebih efektif dan efisien (Assegaf, 2017).

KMS berbasis website repository adalah sebuah database online yang secara sistematis menangkap, mengatur, serta mengkategorikan informasi berbasis pengetahuan. Website repository yang paling sering digunakan adalah database pribadi yang mengelola informasi perusahaan baik berupa dokumen-dokumen formal, gambar, hingga aturan-aturan tertentu (Industry, 2013).

Vrana berpendapat bahwa digital repository atau website repository merupakan suatu arsip produk intelektual yang dibuat oleh fakultas ataupun staf penelitian suatu institusi. Website repository dapat diakses oleh pengguna akhir

(34)

3 baik pengguna tersebut merupakan staf di dalam ataupun orang di luar institusi tersebut. Website repository mampu menyimpan berbagai format file maupun konten berupa cetakan makalah ilmiah, data penelitian, juga materi e-learning (Vrana, 2011).

KMS berbasis website repository tidak hanya digunakan oleh perusahaan- perusahaan besar ataupun lembaga pendidikan, lembaga negara sekalipun apabila memiliki banyak dokumen yang perlu dikelola juga dapat menggunakan sistem ini.

Salah satu lembaga negara yang membutuhkan sistem web repository ini adalah BAPPEDA Provinsi Lampung. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) adalah sebuah lembaga daerah dibidang penelitian dan perencanaan pembangunan daerah yang dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati/Walikota melalui Sekretaris Daerah. BAPPEDA Provinsi Lampung sendiri telah berdiri sejak 1980 berdasarkan Keputusan Presiden No. 27 tahun 1980, Permendagri No. 185 tahun 1990, serta Peraturan Daerah No. 9 tahun 1981, dengan mengacu kepada Undang-Undang No.

5 tahun 1974. Berlandaskan pada Peraturan Gubernur Lampung No. 88 tahun 2016, Tugas Pokok dan Fungsi BAPPEDA adalah membantu gubernur dalam melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perencanaan pembangunan daerah yang mencakup pengkajian, pengkoordinasian, serta perumusan kebijakan di bidang perencanaan pembangunan daerah serta pemantauan, evaluasi dan pengendalian pelaksanaan pembangunan daerah, penyusunan rencana pembangunan daerah yang terintegrasi, hingga pelaksanaan dukungan yang bersifat substantif kepada seluruh perangkat daerah provinsi.

(35)

4 UPTD BAPPEDA Provinsi Lampung selaku bagian yang melaksanakan pengumpulan, pengelolaan, pembinaan, serta penyebarluasan data dan informasi, memaparkan dalam hasil wawancara yang telah dilaksanakan bahwa BAPPEDA Provinsi Lampung memiliki permasalahan dalam melakukan sharing data dan mengatur dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Sistem sharing yang ada sejatinya memungkinkan untuk melakukan sharing data dengan mudah, akan tetapi dalam proses upload ke dalam komputer server belum ada proses validasi sehingga tidak diketahui pihak yang melakukan upload tersebut dan juga tidak dapat dilakukan kontrol apabila terdapat kesalahan dokumen yang di-upload ke komputer server.

Kontrol terhadap proses upload dan download yang belum ada memungkinkan dokumen-dokumen antara satu bagian dengan bagian yang lain memiliki versi yang berbeda. Proses sharing dokumen dengan menggunakan sistem sharing yang ada pun terkadang tidak dapat digunakan sehingga membuat kegiatan sharing menjadi lambat dikarenakan harus menghampiri bagian atau sub-bagian terkait untuk meminta ataupun membagi dokumen yang dibutuhkan. Hal lain yang menjadi hambatan dengan penggunaan sistem ini adalah ketika karyawan sedang melakukan tugas dinas ke luar kota membutuhkan sebuah dokumen tertentu, ia tidak dapat mengaksesnya secara langsung sehingga memerlukan bantuan karyawan lain yang berada di kantor untuk mengirimkan dokumen tersebut. Dokumen-dokumen yang telah ada pun terkadang masih sulit untuk ditemukan dikarenakan banyaknya bagian-bagian yang ada di BAPPEDA dan belum adanya sistem untuk mengelola untuk dokumen-dokumen agar lebih terstruktur dan rapih.

(36)

5 Radliya dalam penelitian “Rancang Bangun Sistem Repository Akreditasi Program Studi Manajemen Informatika” melakukan suatu penelitian untuk merancang sebuah sistem repository yang mampu menunjang Program Studi Manajemen Informatika dalam memenuhi seluruh standar akreditasi yang telah disusun oleh BAN PT (Radliya & Sidik, 2018). Latar belakang dilakukannya penelitian ini ialah seringnya program studi mengalami kesulitan dalam penyusunan borang akreditasi serta dalam memenuhi kelengkapan dokumen untuk setiap standar yang disusun BAN PT. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini ialah terciptanya sebuah sistem repository dokumen-dokumen akreditasi Program Studi Manajemen Informatika untuk memenuhi pengelolaan dokumen yang berkaitan dengan akreditasi BAN PT.

Penelitian lainnya yang dilakukan oleh Ambriani dan Iwan dengan judul

“Rancang Bangun Repository Publikasi Ilmiah Dosen Berbasis Web Menggunakan Framework Laravel” bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam pengumpulan artikel yang dimiliki dosen informatika dan juga mempermudah mahasiswa dalam mencari referensi artikel di jurusan Teknik Informatika. Penelitian ini dilatarbelakangi oleh permasalahan dalam pengumpulan berkas artikel untuk akreditasi di Jurusan Teknik Informatika yaitu dalam pengumpulan artikelnya masih dilakukan secara manual, sehingga untuk melakukan pengumpulan berkas akreditasi, pihak ruang baca harus menghubungi pihak dosen satu persatu. Hasil akhir dari penelitian ini ialah bahwa dengan interpretasi ‘layak’ aplikasi dapat diterapkan dan memudahkan dosen untuk pengunggahan berkas dan pencarian berkas bagi mahasiswa (Ambriani & Iwan Nurhidayat, 2020).

(37)

6 Ramadhana memaparkan dalam penelitiannya yang berjudul “Rancang Bangun Sistem E-Repository Skripsi Mahasiswa Berbasis QR (Quick Response) Code”, bahwa tujuan dilakukannya penelitian tersebut ialah untuk mempermudah dalam pencarian buku yang dilengkapi dengan scan QR Code sehingga mampu memudahkan anggota dalam pencarian suatu judul buku dan bahan penelitian. Latar belakang dilakukannya penelitian ini ialah karena seiring dengan perkembangan waktu dan pertambahan tahun, jumlah alumni yang lulus setiap tahunnya terus mengalami peningkatan dalam segi jumlah. Hal ini mengakibatkan space (daya tampung) buku pada Perpustakaan Sistem Informasi semakin lama semakin berkurang dan terjadi kepadatan sehingga perpustakaan akan kesulitan jika ingin menambah daftar buku yang baru. Hasil akhir yang diharapkan dengan adanya sistem e-repository ini adalah sistem ini mampu memberikan kemudahan kepada anggota dalam melakukan pencarian suatu judul buku dan bahan penelitian (Ramadhana, Cut, & Husna, 2019).

Penelitian lainnya yang dilakukan oleh Husna terkait dengan “Rancang Bangun Knowledge Management System Materi Kuliah Mahasiswa Program Studi Sistem Informasi (Studi Kasus Perguruan Tinggi Se-DKI Jakarta)” yang dilatarbelakangi perkembangan jumlah program studi sistem informasi yang belum diikuti dengan meratanya kualitas lulusan sistem informasi, sehingga terdapat kesejangan kualitas antara masing-masing lulusan. Dibukanya perdangan bebas ASEAN menjadi tantangan modernisasi bagi lulusan sistem informasi dikarenakan persaingan yang semakin ketat. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengembangkan knowledge management system materi kuliah mahasiswa sistem

(38)

7 informasi yang memberikan layanan sharing pengetahuan yang mudah diakses oleh mahasiswa secara efektif dan efisien. Hasil akhir penelitian ini adalah KMS materi perkuliahan mahasiswa sistem informasi antar perguruan tinggi di DKI Jakarta, yang dapat mendistribusikan baik pengetahuan tacit maupun eksplisit diantara mahasiswa (Husna, 2019).

Sonatha dalam “Rancang Bangun Aplikasi Knowledge Management Berbasis Web”, melakukan sebuah penelitian yang bertujuan untuk mengelola dan mendokumentasikan pengetahuan sehingga menjadi referensi bagi karyawan dalam perusahaan sehingga diperlukan penyusunan dan penerapan sistem manajemen pengetahuan yang tepat. Suatu pengetahuan yang dimiliki individu, dengan manajemen pengetahuan akan dapat menjadi pengetahuan yang bermanfaat bagi organisasi terutama dalam meningkatkan daya saing bisnis organisasi. Poin tersebutlah yang menjadi latar belakang Sonatha dalam melakukan penelitian. Hasil dari penelitian ini adalah aplikasi KMS telah berhasil dikembangkan dan terbukti dapat membantu dan mempermudah pengolahan data dokumentasi IT di PT.

Gamatechno Indonesia seperti dokumentasi produk, dokumentasi rapat dan dokumentasi pelatihan. Aplikasi KMS ini juga dapat membantu karyawan IT dalam membuat penyimpanan data log problem dan karyawan IT dapat dengan mudah mencari dan mengunduh dokumentasi-dokumentasi yang terdapat di dalam aplikasi (Sonatha et al., 2018).

Penelitian lainnya yang dilakukan oleh Saputri dengan judul “Rancang Bangun Web Repositori Skripsi Mahasiswa Berbasis OAI-PMH 2.0 Menggunakan Google App Engine (Studi Kasus : Program Studi Ilmu Komputer Universitas

(39)

8 Mulawarman)”, peneliti merancang sebuah website repositori skripsi mahasiswa di Universitas Mulawarman dengan menggunakan sistem harvesting yang terhubung dengan jaringan repositori digital dengan standar Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Hasil dari penelitian ini adalah sistem repositori skripsi mahasiswa Universitas Mulawarman dapat bekerja sesuai dengan harapan, dan proses harvesting menggunakan data-data yang ada di repositori dapat bekerja dengan baik (Saputri & Arifin, 2017).

Hartono dengan penelitiannya yang berjudul “Perancangan Aplikasi Mobile Repository Skripsi (Skripsi Alumni Mahasiswa) STMIK IBBI Medan Berbasis Android” merancang sebuah sistem repositori skripsi berbasis android untuk memungkinkan mahasiswa dapat mengakses informasi mengenai skripsi alumni secara online serta meng-upload data skripsi. Hasil yang didapatkan adalah perancangan aplikasi mobile repository mampu mempermudah mahasiswa mencari dan melihat skripsi alumni dimanapun tanpa ada batasan waktu peminjaman skripsi (H. Hartono & Jimmy, 2017).

Penelitian yang dilakukan oleh Darmawiguna dan Purnamawan dengan judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Repositori UNDIKSHA dengan Metadata Dublin Core Berbasis Web (Studi Kasus : FTK, UNDIKSHA)”, merancang sebuah website repositori menggunakan metode SDLC bermodel waterfall dengan mengimplementasikan Metadata Dublin Core dan Protokol OAI- PMH. Hasil yang didapatkan oleh peneliti ialah sistem informasi repositori berbasis web telah berhasil di rancang dengan baik (Darmawiguna & Purnamawan, 2016).

(40)

9 Permasalahan dan penelitian yang telah dipaparkan sebelumnya menjadi gambaran bagi peneliti untuk merancang sebuah knowledge management system bagi karyawan BAPPEDA Provinsi Lampung. Penelitian ini diharapkan dapat memfasilitasi pengguna dalam menangkap, mencari, menyimpan, mendistribusikan, serta mengatur dokumen-dokuman secara baik, dan memberi kontribusi pada perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Judul penelitian yang penulis angkat adalah “Rancang Bangun Knowledge Management System Berbasis Website Repository (Studi Kasus : BAPPEDA Provinsi Lampung)”.

1.2 Identifikasi Masalah

Latar belakang yang telah dipaparkan diatas dapat diidentifikasi permasalahan yang terjadi, diantaranya adalah :

1. Proses sharing dokumen antar bagian atau sub-bagian khususnya dalam kegiatan upload dan download file tidak dapat diketahui pihak yang telah melakukan perubahan terhadap suatu dokumen atau file.

2. Proses sharing yang telah berjalan masih belum mencakup keseluruhan file atau dokumen yang ada sehingga perlu menghampiri bagian atau sub-bagian terkait untuk mendapatkan dokumen atau file yang dibutuhkan apabila dokumen tersebut belum tersedia di komputer server.

3. Proses sharing diluar lingkup kantor masih terkendala karyawan yang tidak dapat mengakses komputer server untuk mendapatkan dokumen dari luar kantor sehingga perlu menghubungi karyawan yang sedang berada di kantor apabila membutuhkan dokumen tertentu.

(41)

10 4. Dokumen-dokumen antara satu bagian dengan bagian yang lain terkadang memiliki tahun atau isi yang berbeda meskipun nama dokumen sesuai dengan dokumen yang dibutuhkan sehingga sulit untuk menemukan versi yang terbaru dari dokumen.

5. Fitur pencarian yang ada pada komputer master masih menggunakan basis pencarian dari sistem operasi windows sehingga berdampak pada lamanya waktu yang diperlukan untuk menemukan dokumen yang diinginkan.

1.3 Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam penelitian ini dengan berlandaskan latar belakang dan identfikasi masalah diatas ialah bagaimana merancang dan membangun knowledge management system berbasis repositori di BAPPEDA Provinsi Lampung?

1.4 Batasan Masalah

Batasan-batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut :

1. Ruang lingkup penelitian ini dilakukan pada BAPPEDA Provinsi Lampung dengan berfokus pada pembuatan sistem website repository.

2. Sistem difokuskan pada proses pengelolaan, penyimpanan, sharing dokumen, serta forum diskusi dalam lingkup BAPPEDA Provinsi Lampung.

(42)

11 3. Analisis knowledge management yang digunakan dalam KMS ini adalah menggunakan siklus knowledge management Meyer dan Zack dengan model knowledge spiral Nonaka dan Tekeuchi.

4. Metode analisis sistem menggunakan metode SWOT, PIECES.

5. Metode pengembangan sistem menggunakan metode Rapid Application Development.

6. Penyajian data dengan Unified Modeling Language (UML) diantaranya ialah use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram dengan tools draw.io versi 13.5.1.

7. Alat pengkodean menggunakan PHP, HTML, serta JavaScript dengan basis framework Laravel versi 5.4.23.

8. Database menggunakan MySQL dan PHPMyAdmin sebagai Database Management System.

9. Tahap testing menggunakan Black Box Testing dan White Box Testing.

1.5 Tujuan Penelitian

Tujuan umum dari penelitian ini sesuai dengan latar belakang serta rumusan masalah yang telah dijelaskan sebelumnya ialah menghasilkan rancang bangun knowledge management berbasis website repository pada BAPPEDA Provinsi Lampung, adapun tujuan khusus dari penelitian ini adalah :

1. Terciptanya layanan sharing dokumen yang terkontrol dan terstruktur.

2. Proses sharing dokumen antar sub-bagian di BAPPEDA Provinsi Lampung menjadi lebih mudah.

3. Karyawan dapat mengakses dokumen dimanapun dan kapanpun.

(43)

12 4. Karyawan dapat dengan mudah memantau versi dokumen terbaru sehingga tidak ada perbedaan versi antara sub-bagian di BAPPEDA Provinsi Lampung.

5. Proses pencarian dokumen yang lebih efisien sehingga tidak memerlukan banyak waktu untuk mencari dokumen yang diperlukan.

1.6 Manfaat Penelitian

Penelitian ini dapat menghadirkan manfaat bagi peneliti dan beberapa pihak lain yaitu :

1. Penelitian ini dapat memberikan pemahaman lebih dalam bagi peneliti mengenai proses perancangan suatu aplikasi repository berbasis web.

2. Penelitian ini dapat dijadikan arsip akademik untuk Jurusan, Fakultas maupun Universitas sebagai landasan untuk penelitian selanjutnya bagi seluruh.

3. Penelitian ini dapat membantu BAPPEDA dalam mengelola, menyimpan, serta menyebarkan dokumen.

4. Penelitian ini mampu berperan dalam perkembangan ilmu pengetahuan khususnya dalam rumpun sistem informasi dapat memberikan kontribusi terutama dalam bidang knowledge management system.

1.7 Sistematika Penulisan

Sistematika penyusunan laporan ini terbagi dalam lima bab yang secara singkat diuraikan sebagai berikut :

(44)

13

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini berisi penjelasan singkat tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini membahas tentang dasar-dasar teori umum maupun khusus yang mendukung penelitian analisis dan perancangan sistem knowledge management berbasis website repositori yang penulis kerjakan.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini berisi penjelasan metode yang digunakan saat proses pelaksanaan penelitian, mencakup metode pengumpulan data, metode analisis sistem dan metode perancangan sistem.

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN

Bab ini berisi tentang hasil-hasil yang diperoleh dari hasil analisis dan perancangan sistem knowledge management berbasis website repositori yang meliputi hasil tahapan-tahapan dalam merancang dan membangun sistem.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan yang berkenaan dengan uraian-uraian yang telah dipaparkan sebelumnya serta saran untuk perancangan sistem knowledge management berbasis website repository pada masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

(45)

v

(46)

14 BAB II

LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Rancang Bangun

Rancang (design) merupakan sebuah wadah bagi kreativitas, yang mana seluruh stakeholder, kebutuhan bisnis maupun teknisi harus bekerja sama dalam merumuskan sebuah sistem atau produk. Rancang merepresentasikan atau memodelkan sebuah perangkat lunak yang memberikan detail terkait arsitektur perangkat lunak, struktur data, antarmuka, dan komponen yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan suatu sistem (Pressman, 2010).

Bangun atau tahap pengembangan sistem berkaitan dengan aktivitas- aktivitas, metode, tools, praktik yang telah terautomasi untuk membangun dan memelihari sistem informasi dan perangkat lunak oleh pihak yang berkewenangan (Bentley & Whitten, 2007). Biasanya pengembangan sebuah sistem dilakukan apabila sistem yang lama telah usang sehingga tidak mampu mengimbangi atau memadai kebutuhan ataupun perkembangan dari perusahaan (Yulianto et al., 2009).

Rancang bangun dapat didefinisikan sebagai salah satu langkah dalam pembangunan sebuah produk perangkat lunak yang memiliki fokus pengerjaan pada arsitektur perangkat lunak, struktur data, antarmuka, dan komponen- komponen yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir.

(47)

15 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.2.1 Pengertian Sistem

Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu (Jogiyanto, 2017). Sistem ialah tatanan yang terdiri dari komponen-komponen fungsional yang saling terhubung dan memiliki tujuan yang sama untuk memenuhi suatu proses pekerjaan tertentu (Fatansyah, 2002).

2.2.2 Karakteristik Sistem

Al Fatta menjelaskan bahwa untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, perlu pembedaan atas unsur-unsur dari sistem yang membentuknya (Al Fatta, 2007). Karakteristik sistem yang mencirikan bahwa suatu hal dapat dikatakan sebagai sebuah sistem menurut Hutahaean (Hutahaean, 2015), ialah:

1. Komponen (component), suatu sistem terdiri atas komponen- komponen yang saling berinteraksi untuk membentuk satu kesatuan.

Komponen-komponen sistem dapat juga berupa subsistem yang mana masing-masing subsistem memiliki tugas fungsionalnya masing-masing yang dapat mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan (boundary), merupakan penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang ada di dalam sistem dan unsur mana saja yang ada di luar sistem. Batasan sistem inilah yang menjadikan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.

(48)

16 3. Lingkungan (environment), merupakan segala sesuatu yang berada di luar sistem dengan tugas untuk menyediakan asumsi, kendala, serta input terhadap suatu sistem. Lingkungan sistem dapat bersifat menguntungkan ataupun merugikan bagi sistem tersebut.

4. Penghubung (interface), merupakan media yang bertugas untuk menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain. Penghubung ini memungkinkan sumber daya untuk mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung tersebut yang menjadikan sebuah sistem dapat terintegrasi dan membuat sebuah kesatuan.

5. Masukan (input), merupakan sumber daya yang dimasukkan kedalam sistem, dapat berupa maintenance input (berupa program) ataupun signal input (berupa data).

6. Keluaran (output), merupakan hasil dari sumber daya yang telah diolah dan diklasifikasikan menjadi sebuah keluaran yang berguna.

Keluaran juga dapat menjadi masukan bagi subsistem yang lain.

7. Pengolahan (process), suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang dapat mengubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran (objective), merupakan tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik (dapat didefinisikan). Suatu sistem dikatakan berhasil apabila telah memenuhi tujuan awal yang direncanakan.

(49)

17 2.2.3 Klasifikasi Sistem

Klasifikasi sistem ialah suatu bentuk integrasi antara komponen- komponen sistem dengan berbagai tujuan yang terjadi dalam sebuah sistem.

Hutahaean mengklasifikasikan sistem dari beberapa sudut pandang pengguna sistem (Hutahaean, 2015), diantaranya:

1) Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak merupakan sistem yang masih berupa pemikiran sehingga tidak tampak secara kasat mata. Sistem fisik ialah sistem yang dapat tampak melalui mata sehingga dapat dilihat dan dilakukan interaksi oleh manusia.

2) Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem alamiah dapat terbentuk melalui proses alam, tanpa ada campur tangan manusia seperti sistem reproduksi, sistem pernapasan dan lainnya. Sistem buatan manusia secara umum didefinisikan sebagai sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia itu sendiri sehingga perlu interaksi manusia didalamnya, seperti sistem informasi akademik, sistem penjualan dan sebagainya.

3) Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik

Sistem deterministik ialah sistem yang operasi dan tingkah lakunya telah dapat diprediksi. Interaksi antar bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem pun dapat tergambarkan, misalnya sistem komputer, sedangkan sistem

(50)

18 probabilistik ialah sistem yang keadaan masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem tata surya.

4) Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup

Sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka lebih spesifik dikenal juga dengan sistem terotomasi yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan berinteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, sedangkan sistem tertutup ialah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar, namun dalam kenyataannya tidak ada sistem yang benar- benar tertutup.

2.2.4 Tujuan Sistem

Sistem yang baik ialah sistem yang memiliki tujuan yang jelas dan terukur, sehingga memungkinkan sistem tersebut untuk dirancang dan dapat didefinisikan langkah-langkah untuk merancang sistem. Taufiq menjelaskan bahwa tujuan sistem merupakan sasaran atau hasil yang diinginkan oleh perancang sistem. Tujuan yang jelas dan terukur serta menggunakan langkah-

(51)

19 langkah terstruktur, memungkinkan sistem dapat mencapai tujuannya sesuai dengan apa yang telah menjadi tujuannya (Taufiq, 2013).

2.2.5 Pengertian Data

Gordon B. Davis mengungkapkan bahwa data ialah sebuah bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambang-lambang tidak acak menunjukkan jumlah, tindakan, hal dan sebagainya (Hutahaean, 2015).

Sutabri menjelaskan, data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata (Sutabri, 2012). Taufiq mendefinisikan data sebagai sesuatu yang diberikan untuk kemudian diolah (Taufiq, 2013), sehingga dapat disimpulkan kembali bahwa data merupakan bahan mentah yang selanjutnya diolah sehingga mampu menghasilkan informasi yang bersifat nyata (fakta).

2.2.6 Pengertian Informasi

Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu hal yang lebih berguna dan memiliki arti bagi sang penerima informasi. Informasi adalah data kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata (Hutahaean, 2015).

2.2.7 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi ialah suatu sistem yang terdapat dalam sebuah organisasi atau perusahaan yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mampu mendukung operasi, memiliki sifat manajerial, serta kegiatan strategi dari suatu organisasi atau perusahaan dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan (Hutahaean, 2015).

(52)

20 2.3 Konsep Dasar Knowledge Management System

2.3.1 Pengertian Pengetahuan

Para ahli dan pakar memformulasikan pengetahuan dengan berbagai rumusan yang berbeda-beda, sesuai dengan sudut pandang para ahli dan pakar itu sendiri. Definisi yang paling sederhana mengenai pengetahuan ialah sebuah kapasitas yang menjadi dasar untuk melakukan tindakan. Pengetahuan merupakan suatu konsep unik yang terus menerus menarik banyak pihak seperti peneliti, filsuf, disiplin ilmu, hingga praktisi.

Pengetahuan (knowledge) merupakan suatu ide atau pemahaman yang diciptakan dan memiliki entitias untuk selanjutnya digunakan dalam pengambilan tindakan yang efektif untuk mencapai sebuah tujuan entitas tersebut (Yeh, 2005). Pengetahuan merupakan sebuah pemahaman yang dapat diperoleh melalui pengalaman dan pembelajaran (Awad, 2003). Atter menyatakan bahwa pengetahuan ialah suatu kombinasi atau keterkaitan antara naluri, ide, aturan dan prosedur yang menghasilkan suatu tindakan ataupun keputusan (Lestari & Hamka, 2018). Pendapat lain mendefinisikan pengetahuan ialah sebuah turunan dari informasi namun memiliki nilai yang lebih tinggi dibanding informasi itu sendiri dan didalamnya terdapat kebiasaan, kesadaran, juga pemahaman yang diperoleh melalui pengalaman, hasil dari sebuah perbandingan, identifikasi suatu akibat, atau pembuatan koneksi (Deshpande &

Kulkarni, 2014).

Pengetahuan merupakan sumber daya mendasar yang memungkinkan manusia untuk berfungsi secara cerdas berdasarkan pada wawasan, pemahaman

(53)

21 dan keterampilan praktis. Pengetahuan merupakan suatu aset yang tak berwujud, namun dapat diwujudkan, dimana proses perolehannya melibatkan proses kognitif, asosiasi dan penalaran (Epetimehin & Ekundayo, 2011).

Pengetahuan menurut Nonaka dan Takeuchi dibedakan dalam dua jenis atau dua dimensi, yaitu pengetahuan tacit dan pengetahuan eksplisit (Omotayo, 2015).

Duffy dalam (Omotayo, 2015) menyatakan bahwa pengetahuan tacit adalah pengetahuan pribadi yang berada dalam pikiran, perilaku dan persepsi seseorang. Nonaka dan Takeuchi berpendapat bahwa pengetahuan tacit ini berkembang dari interaksi manusia dengan orang lain dan sangat membutuhkan keterampilan, keahlian, dan latihan. Pengetauan tacit bersifat sangat pribadi, subjektif, sulit untuk diartikulasikan dan dikomunikasikan secara penuh, dikontekstualisasikan, berdasarkan pengalaman pribadi, didistribusikan melalui percakapan atau narasi, tidak dianggap sebagai suatu pendidikan formal dan bahkan sangat mungkin berada di bawah sadar, namun dapat dikonversi menjadi pengetahuan eksplisit (Omotayo, 2015). Pengetahuan tacit tidak mudah untuk ditiru dan menjadikan pengetahuan ini menjadi keuntungan kompetitif bagi pribadi yang memilikinya. Pengetahuan tacit berakar dalam tindakan, prosedur, komitmen, cita-cita, nilai-nilai dan hanya dapat diakses secara tidak langsung (Baloh, Desouza, & Paquette, 2011).

Pengetahuan eksplisit memiliki sifat formal dan sistematis, dapat dikodifikasi, dikumpulkan, disimpan hingga disebarluaskan. Pengetauan ini tidak terikat pada seorang individu. Pengetahuan eksplisit dapat dijelaskan

(54)

22 dengan menggunakan tulisan atau format yang dikodekan (Nonaka, 1994).

Duffy dalam (Omotayo, 2015) menjelaskan bahwa pengetahuan eksplisit adalah apa yang bisa ditangkap dan dibagikan melalui teknologi informasi.

Pengetahuan ini dapat dikodifikasikan menjadi informasi formal yang dapat diwujudkan dalam bentuk buku tertulis, dokumen, manual, kertas putih, pedoman, blueprints, spesifikasi teknik, formula ilmiah, basis data, desain organisasi dan manual kebijakan. Pengetahuan eksplisit lebih mudah untuk dirumuskan, didokumentasikan, diartikulasikan, diekspresikan dengan kata- kata, dan dibagikan secara resmi dibandingkan pengetahuan tacit. Sangat mungkin bagi organisasi untuk menangkap pengetahuan eksplisit kedalam suatu repositori, sistem, atau teknologi pengoperasian dan membagikannya melalui organisasi (Omotayo, 2015).

Pengetahuan eksplisit didasarkan pada pengetahuan tacit yang telah dieksternalisasi malalui visualisasi, artikulasi ataupun kodifikasi. Nonaka dalam (Omotayo, 2015) menyatakan bahwa pengetahuan eksplisit merupakan pengetahuan tacit yang mampu diekspresikan melalui verbal dan tidak mewakili keseluruhan pengetahuan. Pengetahuan tacit dapat dimiliki oleh diri sendiri, sedangkan pengetahuan eksplisit mengandalkan pemahaman dan penerapan dari pengetahuan tacit, karena sejatinya semua pengetahuan berakar dari pengetahuan tacit baik itu pengetahuan eksplisit ataupun pengetahuan tacit itu sendiri.

(55)

23 2.3.2 Pengertian Knowledge Management

Knowledge management merupakan gabungan dari dua kata yaitu knowledge (pengetahuan) dan management (manajemen). Pengetahuan seperti yang sudah dijelaskan pada poin sebelumnya merupakan sumber daya mendasar yang memungkinkan manusia untuk berfungsi secara cerdas berdasarkan pada wawasan, pemahaman dan keterampilan praktis. Manajemen memiliki kaitan dengan sumber daya yang mampu memotivasi, baik manusia atau buatan untuk selanjutnya dapat bekerja secara terintegrasi terhadap tercapainya tujuan dan strategi informasi (Moon & Desouza, 2011). Mintzberg dalam (Omotayo, 2015) memiliki pendapat bahwa manajemen harus dilakukan dengan memahami cara untuk menangani tiga jenis aset yaitu tindakan, manusia dan informasi.

Manajemen memiliki peranan untuk membantu organisasi dalam mencapai tugasnya dengan mengambil tindakan, memotivasi dan melatih karyawan, serta menyediakan informasi yang memandu mereka untuk mengambil tindakan yang lebih efektif dalam mencapai tujuan organisasi.

Knowledge management menurut Probst, Raub dan Romhardt merupakan suatu pengelompokan dan pengkategorian masalah dengan tujuan untuk mengatur dan mengelola pengetahuan perusahaan atau organisasi (Probst, Raub, & Romhardt, 2000). Pendapat lain menjelaskan bahwa knowledge management berarti pemanfaatan dan pengembangan aset pengetahuan organisasi untuk mencapai tujuan yang mana terdiri atas proses yang berhubungan dengan identifikasi, sharing, dan menghasilkan pengetahuan (Lestari & Hamka, 2018). Turban dkk., menjelaskan knowledge management

(56)

24 sebagai suatu proses yang dapat membantu organisasi dalam mengidentifikasi, memilih, mengorganisir, menyebarluaskan dan memberikan informasi dan kepakaran penting yang umumnya berada pada organisasi namun belum memiliki struktur (Turban, Sharda, & Delen, 2010).

Knowledge management merupakan serangkaian kegiatan untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, serta mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan kembali, diketahui dan dipelajari didalam organisasi (Rozanda, Wahyuningsih, & Saide, 2017). Khakpour memiliki pendapat yang berbeda (Khakpour, 2015), mereka berpendapat bahwa knowledge management ialah tentang penggunaan kemampuan otak organisasi secara terorganisir dan sistematis dalam meningkatkan efisiensi, memastikan keuntungan kompetitif, dan mendorong inovasi organisasi. Bucata dan Rizescu (Bucata & Rizescu, 2018) menyatakan knowledge management mengidentifikasi dan menempatkan nilai intelektual tertentu pada organisasi untuk menghasilkan pengetahuan-pengetahuan baru demi mencapai keuntungan kompetitif, akses penuh terhadap organisasi, serta akses terhadap pengkodean informasi dan penggunaan teknologi.

Chatti dan Dur dalam (Sezgin & İplik, 2018) mengungkapkan bahwa knowledge management merupakan pendekatan terintegrasi dan sistematis yang menyertakan keahlian dan pengalaman baik individu maupun organisasi sebagai basis data, dokumen, kebijakan dan prosedur guna menentukan, mengelola dan berbagi semua aset informasi sebuah bisnis. Knowledge management sebagai suatu disiplin ilmu menjadi titik fokus diskusi selama

(57)

25 beberapa dekade terakhir dan telah berkembang menjadi sebuah konsep penting yang menarik berbagai kalangan baik sarjana, praktisi, disiplin ilmu, serta pembuat keputusan (Husna, 2019).

2.3.3 Sejarah Knowledge Management

Serenko dalam (Dimitrova & Scarso, 2017) menjelaskan evolusi knowledge management pada masa lalu dan masa depan mengikuti pendekatan dengan empat generasi. Serenko berpendapat, generasi pertama yang ada sebelum pertengahan 1990-an berfokus digerakkan manajemen, proses techno- centric untuk mengidentifikasi, kodifikasi dan menyimpan pengetahuan yang telah dimiliki oleh karyawan. Generasi kedua, pada pertengahan 1990-an hingga awal 2000-an, mengenali nilai faktor-faktor manusia, konversi pengetahuan tacit-eksplisit, modal intelektual organisasi, budaya dan inisiatif pribadi. Generasi ketiga, yaitu generasi saat ini, mencoba mempertemukan perbedaan antara generasi pertama dan kedua, sementara yang keempat, generasi kedepan knowledge management, harus berurusan dengan meningkatkan kompleksitas domain pengetahuan dengan mengembangkan metafora, paradigma, dan tools knowledge management yang baru.

2.3.4 Komponen-Komponen Knowledge Management

Bhatt menyatakan bahwa elemen kunci dari konsep knowledge management adalah persyaratan dalam mengatasi permasalahan terkait orang, proses dan teknologi secara bersama dan tidak berfokus pada satu elemen saja (Bhatt, 2000). Bhatt tidak mengklasifikasikan pengetahuan karena pengetahuan ialah hal dasar utama yang memang sejatinya harus ada dalam knowledge

(58)

26 management. Moon dan Desouza menyatakan terdapat empat komponen utama dari knowledge management, yaitu pengetahuan (knowledge), orang (people), proses (process), dan teknologi (technology) (Moon & Desouza, 2011).

Pendapat ini didukung dengan pernyataan Omotayo bahwa proses dan teknologi saja tidak cukup untuk menggerakkan sebuah organisasi tetapi kekuatan manusianya adalah poros yang sangat integral dalam keberhasilan organisasi (Omotayo, 2015).

Komponen pertama dari knowledge management ialah pengetahuan.

Pengetahuan adalah bagian terpenting dari knowledge management. Baloh, Desouza, Paquette dalam (Omotayo, 2015) sepakat bahwa tanpa memiliki pengetahuan untuk dikelola dan dikembangkan, takkan pernah ada manajemen pengetahuan.

Komponen kedua ialah orang. Orang adalah sumber dari berbagai macam jenis pengetahuan. Kemampuan orang untuk berpikir, bertindak, dan mengambil pelajaran dari pengalamannya mampu menciptakan sebuah pengetahuan tacit. Orang sebagai produsen dan konsumen pengetahuan memiliki peran penting dalam roda perputaran knowledge management, karena sejatinya knowledge management bermula dari orang dan berakhir pada orang.

Orang harus bisa untuk mencari pengetahuan, bereksperimen dengannya, mempelajarinya, dan bahkan mengajarkannya pada orang lain sebagai inovasi mempromosikan terciptanya pengetahuan baru (Omotayo, 2015).

Komponen selanjutnya adalah proses. Proses adalah artefak mekanis dan juga logis untuk menunjukkan bagaimana menyelesaikan sebuah pekerjaan

(59)

27 dalam organisasi. Proses memiliki peran yang sangat penting dalam organisasi karena bertugas untuk mengatur pekerjaan dalam organisasi itu sendiri. Proses membantu untuk menggambarkan tugas-tugas yang ada dalam organisasi dan mendeskripsikan bagaimana tugas-tugas tersebut diselesaikan. Proses mampu mendefinisikan kegiatan input dan output dengan jelas. Pengetahuan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut kemudian dapat diartikulasikan dan memerlukan teknologi atau intervensi manusia untuk memenuhi kebutuhan dengan tujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi (Baloh et al., 2011).

Komponen terakhir ialah teknologi. Teknologi berperan sebagai penyedia dan elemen dasar dalam perencanaan knowledge management.

Teknologi memfasilitasi kolaborasi antara orang dan tim yang tersebar secara geografis. Teknologi juga memfasilitasi aktivitas knowledge management melalui kodifikasi sebagai bentuk komunikasi interaktif melalui internet, namun dengan peran teknologi tersebut tidak berarti bahwa tanpa teknologi, kegiatan management pengetahuan tidak dapat berjalan dengan baik. Teknologi yang dipergunakan dan diterapkan dengan baik mampu meningkatkan kegiatan knowledge management yang telah berlangsung sebelumnya. Contoh dari diterapkannya tekonologi ialah tanpa teknologi organisasi masih bisa untuk melakukan proses sharing pengetahuan antar bagian di dalamnya, namun dengan adanya teknologi proses sharing pengetahuan itu dapat berlangsung dengan jangkauan yang lebih luas, proses yang lebih cepat, dan cakupan yang lebih banyak (Sun & Scott, 2005).