BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.2 Metode Analisis Sistem
3.3.2. Perancangan Desain
Tahap ini merupakan fase untuk merancang desain prototype sistem untuk selanjutnya ditunjukkan kepada pengguna berdasarkan kebutuhan sistem.
Hasil dari tahapan ini ialah spesifikasi software berupa rancangan proses, data dan tampilan dari sistem. Tahapan perancangan desain terdiri dari tiga
sub-70 tahapan yaitu perancangan proses, perancangan database dan perancangan interface yang mana dalam sub-tahapan tersebut akan digunakan beberapa diagram UML untuk memodelkan sistem. Tools yang digunakan dalam perancangan proses dan database ialah draw.io dikarenakan penggunaannya yang sangat mudah dan sederhana, sedangkan dalam perancangan interface akan digunakan Adobe XD.
1. Tahap Perancangan Proses a) Use Case Diagram
Diagram ini menggambarkan spesifikasi perilaku dari sistem berupa interaksi sistem dengan lingkungan luarnya, baik pengguna ataupun sistem lain.
b) Activity Diagram
Diagram ini menggambarkan alur proses-proses secara spesifik dari sebuah use case.
2. Tahap Perancangan Database a) Class Diagram
Diagram ini menggambarkan class objek yang menyusun KMS repositori ini serta hubungannya dalam bentuk grafis.
b) Mapping Cardinality
Pemetaan kardinalitas ini bertujuan untuk memetakan derajat hubungan antar kelas beserta foreign key yang menghubungkan antar kelas tersebut.
71 c) Skema Database
Skema database dibutuhkan untuk memodelkan database dengan mendefinisikan struktur, istilah tabel, keys, indeks serta aturan integrity.
d) Matriks CRUD
Matriks CRUD menggambarkan relasi aktor dengan masing-masing entitas pada masing-masing-masing-masing tabel yang telah didefinisikan sebelumnya pada skema database.
e) Spesifikasi Database
Spesifikasi database berisi tipe data, tipe file, key entitas, struktur database, pembagian hak akses database berdasarkan level aktor.
f) Sequence Diagram
Diagram ini merupakan penggambaran interaksi urutan pesan yang masuk serta keluar dari sistem berdasarkan interaksi aktor dan sistem dari use case yang telah dirancang sebelumnya.
3. Tahap Perancangan Interface
Tahapan ini dilakukan perancangan tampilan interface (antar muka) dari KMS sebagai perantara interaksi pengguna dengan sistem dengan menggunakan Adobe XD sebagai tools untuk merancangnya. Adobe XD digunakan karena di dalamnya telah terdapat fitur-fitur dasar dalam perancangan interface sebuah program
72 3.3.3 Tahap Implementasi
Tahap selanjutnya sekaligus tahapan terakhir ialah tahapan implementasi dimana proses pembangunan KMS berbasis website repository ini akan dibangun sesuai dengan desain yang telah disetujui pada dua tahap sebelumnya. Pengujian akan dilakukan setelah proses pembangunan selesai untuk mengetahui kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi di dalam sistem untuk selanjutnya diperbaiki.
1. Pembuatan Kode (Coding)
Pembuatan sistem akan menggunakan bahasa pemrograman HTML5, PHP, Framework Laravel, MySQLi RDBMS.
2. Pengujian (Testing)
Tahapan pengujian ini akan digunakan teknik pengujian black box dan white box. Pengujian black box dilakukan dengan menguji perilaku sistem, terutama persyaratan fungsional dari KMS repositori ini melalui berbagai masukan. Pengujian ini dilakukan untuk menemukan kesalahan-kesalahan fungsi, antarmuka, struktur, akses database, perilaku hingga inisiasi. Pengujian white box dilakukan untuk menguji apakah kode program sistem yang dirancang telah tersusun dan dibuat dengan baik. Proses pengujian white box yang dipilih ialah menggunakan teknik coverage testing untuk mengetahui cakupan kode program sistem sehingga dapat ditentukan kekurangan apa yang masih dibutuhkan oleh sistem.
73 3.4 Kerangka Penelitian
Perancangan knowledge management system berbasis website repository ini terdiri atas dua tahapan utama yaitu pengumpulan data dan pengembangan KMS itu sendiri. Tahapan pertama yaitu pengumpulan data, disini peneliti menggunakan beberapa metode yaitu observasi, wawancara, studi pustaka dan studi literatur sejeni, lalu pada tahapan pengembangan sistem peneliti menggunakan metode pengembangan Rapid Application Development dengan pendekatan berorientasi objek serta Unified Modelling Language sebagai bahasa pemodelannya. Gambaran kerangka penelitian dari penelitian ini digambarkan pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Kerangka Penelitian
v
74 BAB IV
PEMBAHASAN 4.1 Perencanaan Kebutuhan
4.1.1 Gambaran Umum BAPPEDA Provinsi Lampung 4.1.1.1 Profil BAPPEDA Provinsi Lampung
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) merupakan unsur pelaksana fungsi penunjang pemerintahan daerah bidang perencanaan yang menjadi kewenangan daerah. BAPPEDA dipimpin oleh seorang kepala badan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada gubernur melalui sekretaris daerah. Salah satu tujuan dibentuknya BAPPEDA ialah untuk meningkatkan keserasian pembangunan di daerah yang diperlukan adanya peningkatan keselarasan antara pembangunan sektoran dan pembangunan kewilayahan.
BAPPEDA Provinsi Lampung pada awalnya dibentuk berdasarkan Keputusan Presiden No. 27 tahun 1980, Permendagri No. 185 tahun 1980 dan Peraturan Daerah No. 9 tahun 1981, dengan mengacu kepada Undang-Undang No. 5 tahun 1974 yang selanjutnya ditetapkan dalam bentuk struktur organisasi “Badan Provinsi” berdasarkan Peraturan Daerah No. 16 tahun 2000.
75 BAPPEDA Provinsi Lampung menyelenggarakan beberapa fungsi diantaranya:
1. Pengkajian, pengkoordinasian, dan perumusan kebijakan di bidang perencanaan pembangunan daerah serta pemantauan, evaluasi dan pengendalian pelaksanaan pembangunan daerah.
2. Pengoordinasian dan sinkronisasi pelaksanaan kebijakan perencanaan dan penganggaran pembangunan daerah.
3. Penyusunan rencana pembangunan daerah yang terintegrasi dalam penetapan program dan kegiatan nasional.
4. Pengoordinasian dan pengendalian rencana pembangunan daerah dalam rangka sinergitas antara Rencana Kerja Pemerintah Daerah dan Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah.
5. Pengoordinasian kelancaran dan percepatan pelaksanaan rencana pembangunan daerah.
6. Pemantauan, evaluasi dan pengendalian atas pelaksanaan rencana pembangunan daerah.
7. Pengoordinasian, fasilitasi, dan pelaksanaan pencarian sumber-sumber pembiayaan serta pengalokasian dana untuk pembangunan daerah.
8. Pelaksanaan dukungan yang bersifat substantif kepada seluruh perangkat daerah Provinsi.
9. Pengelolaan barang milik daerah yang menjadi tanggung jawab Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.
76 4.1.1.2 Visi dan Misi BAPPEDA Provinsi Lampung
Visi
“Rakyat Lampung Berjaya”, aman, berbudaya, maju, berdaya saing, dan sejahtera.
Misi
1. Menciptakan kehidupan yang religius (agamis), berbudaya, aman dan damai.
2. Mewujugkan “good governance” untuk meningkatkan kualitas dan pemerataan pelayanan publik.
3. Meningkatkan kualitas SDM and mengembangkan upaya perlindungan anak, pemberdayaan perempuan, dan kaum difabel.
4. Mengembangkan infrastruktur guna meningkatkan efisiensi produksi dan konektivitas wilayah.
5. Membangun kekuatan ekonomi masyarakat berbasis pertanian dan wilayah pedesaan yang seimbang dengan wilayah perkotaan.
6. Mewujudkan pembangunan daerah yang berkelanjutan untuk kesejahteraan bersama.
77 4.1.1.3 Struktur Organisasi BAPPEDA Provinsi Lampung
Gambar 4.1 Struktur Organisasi BAPPEDA Provinsi Lampung
78 4.1.1.4 Rincian Tugas Pokok Organisasi
a. Kepala Badan
Kepala Badan mempunyai tugas:
1. Memimpin pelaksanaan tugas Badan Perencanaan Pembangunan Daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Menyiapkan penyusunan kebijakan teknis sesuai dengan tugas dan fungsi Badan Perencanaan Pembangunan Daerah.
3. Menetapkan kebijakan teknis pelaksanaan tugas Badan Perencanaan Pembangunan Daerah yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Membina dan melaksanakan kerjasama dengan instansi serta kerjasama antar daerah di bidang pembangunan.
5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Gubernur dan Sekretaris Daerah, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
b. Sekretariat
Sekretariat mempunyai tugas membantu kepala dalam perumusan bahan kebijakan, koordinasi pemantauan, dan evaluasi pelaksanaan penyusunan program serta memberikan pelayanan administratif penyelenggaraan administrasi umum dan administrasi keuangan.
79 c. Kelompok Jabatan Fungsional
Kelompok Jabatan Fungsional Perencana mempunyai tugas dan fungsi sesuai dengan jabatan fungsional perencana berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
d. Bidang Perencanaan Perekonomian
Bidang Perencanaan Perekonomian mempunyai tugas pokok menyelenggarakan perumusan dan penyusunan kebijakan teknis, pengoordinasian pelaksanaan, supervisi, dan pengendalian perencanaan pembangunan Bidang Perekonomian.
e. Bidang Perencanaan Makro dan Evaluasi
Bidang Perencanaan Makro dan Evaluasi mempunyai tugas pokok melaksanakan perumusan dan pengoordinasian kebijakan perencanaan dan penganggaran pembangunan daerah, pengendalian, monitoring serta evaluasi pembangunan daerah.
f. Bidang Perencanaan Infrastruktur dan Kewilayahan Bidang Perencanaan Infrastruktur dan Kewilayahan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan perumusan dan penyusunan kebijakan teknis, pengoordinasian pelaksanaan, supervisi, dan pengendalian perencanaan pembangunan Bidang Perencanaan Infrastruktur dan Pengembangan Wilayah.
80 g. Bidang Perencanaan Pemerintahan dan Pembangunan
Manusia
Bidang Perencanaan Pemerintahan dan Pembangunan Manusia mempunyai tugas pokok menyelenggarakan perumusan dan penyusunan kebijakan teknis, pengoordinasian pelaksanaan, supervisi, dan pengendalian perencanaan pembangunan Bidang Pemerintahan dan Pembangunan Manusia.
h. UPTD Pusat Data dan Informasi Pembangunan Daerah UPTD Pusat Data dan Informasi Pembangunan Daerah mempunyai tugas melaksanakan pengumpulan, pengelolaan, pembinaan, penyebarluasan data dan informasi pembangunan yang akurat, mutakhir, terpadu dan dapat dipertanggungjawabkan, serta pengoordinasian pengembangan jaringan informasi dan perpustakaan untuk menunjang perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan pengendalian pembangunan daerah.
4.1.2 Analisis Sistem Berjalan
Secara visual, kegiatan atau proses sistem yang berjalan dalam knowledge management dokumen di BAPPEDA Provinsi Lampung digambarkan pada Gambar 4.2.
81 Gambar 4.2 Rich Picture Sistem Berjalan
Penjelasan proses-proses yang berjalan dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Paparan Kepala BAPPEDA disampaikan dalam bentuk PDF/PPT.
2. Dokumen didapatkan dari PDF/PPT hasil pemaparan Kepala BAPPEDA.
3. Dokumen didapatkan dari makalah ataupun jurnal yang terkait.
4. Dokumen didapatkan dari peraturan perundang-undangan ataupun peraturan-peraturan lain yang terkait.
5. Dokumen didapatkan dari penelusuran internet.
6. Karyawan mendapatkan dokumen-dokumen yang relevan.
7. Karyawan menyimpan dokumen-dokumen yang didapatkan kedalam komputer.
8. Karyawan juga menyimpan dokumen-dokumen kedalam cloud storage atau dalam hal ini adalah Google Drive.
82 9. Karyawan berbagi dokumen kepada karyawan lain secara langsung,
dapat menggunakan flashdisk ataupun whatsapp.
10. Karyawan dapat berbagi dokumen antar komputer karyawan melalui jaringan LAN yang tersedia.
11. Karyawan dapat mengambil dan mengakses dokumen yang tersimpan di Google Drive.
4.1.2.1 Analisis KMS
Sistem yang berjalan di BAPPEDA Provinsi Lampung khususnya dalam hal penangkapan, penciptaan, penyimpanan dan penyebaran pengetahuan dapat diidentifikasi dengan menggunakan siklus knowledge management Meyer dan Zack. Analisis knowledge management menggunakan siklus Meyer dan Zack terdiri atas lima tahapan, yaitu:
a. Akuisisi Data dan Informasi (Acquire)
Akuisisi data dan informasi yang terjadi di BAPPEDA Provinsi Lampung adalah karyawan-karyawan secara umum mendapatkan data ataupun informasi dari paparan Kepala BAPPEDA ataupun paparan dari bidang lain dalam rapat ataupun diskusi. Data yang didapatkan biasanya telah dalam bentuk PDF ataupun PPT, selain itu terdapat sumber data yang lain baik dari internet, pasal perundang-undangan terkait, ataupun makalah. Kekurangan dari sistem yang ada ialah proses pengendalian atas dokumen-dokumen yang didapatkan belum terlaksana sehingga berdampak pada tidak terstrukturnya dokumen-dokumen yang tersimpan.
83 b. Penyempurnaan (Refine)
Proses penyempurnaan pengetahuan dalam lingkup BAPPEDA dilakukan dengan mempelajari teori-teori dan pengetahuan sekitar perencanaan dan pembangunan daerah. Hal ini ditujukan agar pengetahuan baru dapat tercipta dan mampu mendorong pemanfaat pengetahuan. Proses penyempurnaan pengetahuan ini dapat diidentifikasi dengan menggunakan model pengetahuan spiral Nonaka dan Takeuchi, dengan rincian.
a) Socialization
Pengetahuan yang dimiliki antar karyawan dikonversi atau diubah menjadi pengetahuan tacit lain dengan cara mensosialisasikan antar sesama karyawan dalam kegiatan tatap muka, rapat, ataupun diskusi sehingga baik antar karyawan ataupun antar bidang dapat berbagi pengalaman atau pengetahuan.
b) Externalization
Karyawan mengkonversi pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit dengan cara berbagi pengalaman atau pengetahuan dari dokumentasi-dokumentasi seperti memo diskusi, notulensi rapat, dokumentasi kegiatan kunjungan ke luar kota untuk selanjutnya disebarkan melalui forum-forum diskusi.
c) Combination
Karyawan mengombinasikan atau menggabungkan berbagai pengetahuan eksplisit yang didapat baik dari kegiatan rapat
84 ataupun diskusi sehingga dapat diciptakan sebuah pengetahuan baru yang lebih dalam dan lebih bernilai serta lebih bermanfaat baik untuk bidangnya sendiri ataupun bidang-bidang lain dalam lingkup BAPPEDA Provinsi Lampung.
d) Internalization
Pengetahuan eksplisit yang dimiliki oleh karyawan dikonversi menjadi pengetahuan tacit melalui kegiatan pembelajaran, pengalaman praktik, rapat, ataupun workshop baik dalam lingkup internal maupun eksternal.
c. Penyimpanan/Pengambilan (Store/Retrieve)
Pengetahuan yang telah diakuisisi atau didapatkan, selanjutnya disimpan di komputer masing-masing bidang untuk dilakukan pengarsipan. Aplikasi Google Drive juga digunakan sebagai media penyimpanan tambahan untuk memudahkan seluruh karyawan dalam mengakses dokumen-dokumen yang dibutuhkan, namun pada proses penyimpanan ini belum terdapat kontrol terhadap dokumen yang akan disimpan baik di komputer server ataupun Google Drive sehingga perubahan yang terjadi tidak dapat diidentifikasi dan dipertanggungjawabkan.
d. Distribusi (Distribute)
Proses distribusi pengetahuan dalam lingkup BAPPEDA Provinsi Lampung dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung.
Distribusi secara langsung karyawan yang membutuhkan data atau
85 dokumen, dapat menghampiri bidang yang terkait dengan menggunakan flashdisk. Distribusi secara tidak langsung dilakukan dengan mengakses Google Drive ataupun menghubungi bidang terkait menggunakan Whatsapp ataupun email.
e. Presentasi (Present)
Penerapan dari pengetahuan yang telah didapat dan didistribusikan sebelumnya dilakukan dengan melakukan pemaparan dalam rapat bersama Gubernur, Kementrian, atau bidang lain, selain itu kemampuan ataupun keterampilan yang didapatkan dapat menunjang kegiatan dan produk BAPPEDA Provinsi Lampung di masa yang akan datang.
4.1.2.2 Analisis PIECES
Tabel 4.1 Analisis PIECES
No Analisis Kelemahan Sistem Lama Sistem yang Diusulkan 1. Performance
(Kinerja)
Kegiatan sharing pengetahuan masih dilakukan secara manual yaitu dengan mendatangi bidang terkait secara langsung, hal ini
86 melaksanakan tugas keluar
kota, selain itu meski telah ada sistem untuk berbagi data, tidak jarang sistem yang ada kerap terjadi masalah sehingga tidak dapat digunakan untuk berbagi pengetahuan.
pun bisa mengakses dokumen tersebut tanpa harus mendatangi bidang terkait secara langsung.
2. Information (Informasi)
Human error sering terjadi pada kegiatan sharing pengetahuan baik dalam bentuk kesalahan dokumen yang dikirimkan ataupun kesalahan versi dokumen yang dikirimkan.
Sistem yang baru dapat meminimalisir human error dengan adanya fitur validasi pada proses upload dokumen sehingga dokumen yang ada dalam sistem tetap terjaga kredibilitasnya.
3. Economics (Ekonomi)
Sistem lama membutuhkan biaya untuk proses pengadaan jaringan LAN sekaligus perawatan jaringan tersebut ketika terjadi masalah.
KMS yang dirancang tidak memerlukan biaya perawatan dan pengadaan sistem dikarenakan BAPPEDA telah memiliki domain web sendiri dan sistem yang dirancang
87 merupakan sistem yang berbasis website sehingga dapat secara langsung ditambahkan pada situs BAPPEDA sebagai sub-domain.
4. Control
(Pengendalian)
Sistem sebelumnya belum adanya pengendalian versi dokumen yang berakibat pada versi dokumen yang berbeda antara satu bagian dengan bagian yang lain, selain itu masih sering terjadi karyawan yang membutuhkan suatu dokumen harus mencari ke banyak bidang terlebih dahulu untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan.
Sistem yang baru dapat memantau dan mengontrol versi dokumen yang terbaru sehingga tidak lagi perlu untuk mencari versi terbaru dan juga terdapat validasi oleh Admin dan Kepala UPTD sebagai fitur untuk melakukan kontrol terhadap belum efisien dikarenakan membutuhkan waktu yang relatif lebih lama pada
Sistem yang baru memudahkan langkah-langkah dalam proses sharing dokumen
88 proses pencarian dokumen
dikarenakan sistem pencarian yang tersedia menggunakan sistem pencarian berbasis Windows.
dikarenakan dokumen telah terorganisir dan terkontrol sehingga
karyawan dapat
menemukan dokumen yang dibutuhkan dengan cepat.
6. Service (Pelayanan)
Proses pelayanan dengan sistem lama memerlukan tenaga lebih dalam menghubungi karyawan atau bidang yang terkait.
Proses pelayanan sharing dokumen dengan sistem baru telah tersedia fitur request dokumen sehingga dalam proses request dan sharing dokumen yang diinginkan dapat dengan mudah dilakukan. Fitur request yang disediakan
mampu mencakup
berbagai jenis file mulai dari pdf hingga mp4.
4.1.2.3 Analisis SWOT
Tabel 4.2 Matriks Analisis SWOT
Strength Weakness Opportunity Threats
89
90
Identifikasi masalah yang ditemukan berdasarkan hasil wawancara dan observasi di BAPPEDA Provinsi Lampung dalam proses sistem knowledge management yang berjalan, diantaranya:
a) Pemaparan Kepala Badan dalam bentuk PDF/PPT perlu ditambah dengan notulensi rapat dikarenakan terdapat beberapa poin penting yang terkadang tidak terdapat di PDF/PPT.
b) Dokumen yang disimpan tidak melalui proses validasi atau verifikasi terlebih dahulu sehingga tidak ada kontrol terhadap dokumen yang disimpan di Google Drive.
c) Sistem sharing sering terjadi kendala yaitu tidak terhubungnya komputer server dengan komputer masing-masing karyawan sehingga dalam proses sharing dokumen karyawan harus menghubungi karyawan lain secara langsung.
d) Proses sharing data menggunakan flashdisk lebih rentan terkena virus dan tidak mustahil virus tersebut juga akan menyebar ke komputer-komputer karyawan.
e) Dokumen yang disebarkan melalui whatsapp memerlukan waktu dan tenaga lebih dikarenakan pesan atau dokumen telah tertimbun oleh pesan-pesan atau dokumen-dokumen baru.
91 f) Penggunaan google drive sebagai cloud storage terkadang terdapat masalah dari segi keamanan, dikarenakan satu akun google drive digunakan oleh satu bidang yang terdiri dari banyak karyawan, tidak jarang pihak google meminta untuk melakukan pergantian password dikarenakan banyaknya pengguna dan dianggap sebagai suatu ketidakwajaran. Password yang telah diganti pun terkadang tidak disebarkan kembali sehingga menghambat karyawan yang tidak mengetahui password baru untuk mengakses google drive.
4.1.4 Analisis Sistem Usulan
Paparan identifikasi masalah diatas menggugah peneliti untuk mengusulkan sebuah knowledge management system untuk membantu karyawan pada proses menemukan, menyimpan dan mendistribusikan, mengelola dokumen, serta request dokumen, dengan penambahan fitur forum diskusi dan berkomentar melalui website berbasis repositori.
Sistem usulan yang akan dirancang terlebih dahulu perlu diketahui cakupan knowledge management-nya apakah mampu mengatasi permasalahan-permasalahan pada sistem yang tengah berjalan atau tidak dengan menggunakan siklus knowledge management Meyer dan Zack dengan rincian sebagai berikut:
a) Akuisisi Data dan Informasi (Acquire)
Tahapan akuisisi data pada sistem usulan lebih berfokus pada proses validasi pengetahuan yang akan didapatkan, meskipun
jenis-92 jenis dan sumber pengetahuan tetaplah sama. Pengetahuan didapatkan dari berbagai sumber diantaranya paparan Kepala BAPPEDA dalam bentuk PDF/PPT, makalah atau jurnal terkait, peraturan perundang-undangan terkait, ataupun internet. Fungsi validasi diterapkan setelah proses upload dokumen ataupun file ke dalam sistem. Dokumen yang telah di-upload selanjutnya perlu diperiksa baik oleh Kepala UPTD ataupun Admin untuk dipastikan kredibilitas dan keakuratannya, apabila dokumen yang di-upload tidak sesuai maka dokumen tersebut selanjutnya akan dihapus dan tidak jadi dimasukkan ke dalam KMS.
Dokumen yang telah berhasil melalui proses validasi selanjutnya akan disimpan di KMS agar dapat diakses oleh seluruh karyawan BAPPEDA Provinsi Lampung atau pihak-pihak yang membutuhkan.
Fungsi validasi yang ada pada sistem KMS dilakukan secara manual untuk benar-benar menjamin data dan informasi yang disimpan tidak ada salah dan cacat sedikitpun dari sisi konten. Proses akuisisi pengetahuan ini tidak terbatas pada pengetahuan dengan jenis dokumen saja melainkan juga pengetahuan yang berbentuk pesan suara ataupun video.
b) Penyempurnaan (Refine)
Tahapan penyempurnaan pada sistem usulan memiliki kelebihan, dikarenakan terdapat fitur diskusi baik melalui kolom komentar atau membuat topik diskusi yang tersedia di dalam sistem, selain itu apabila terdapat versi yang terbaru atas sebuah dokumen, dapat
93 dilakukan pergantian dengan cara mengupload ulang dokumen terbaru. Tahapan penyempurnaan sistem usulan menggunakan siklus Meyer dan Zack ini juga digunakan model pengetahuan SECI, dengan rincian:
1) Socialization
Tahapan konversi pengetahuan tacit menjadi pengetahuan tacit lainnya dapat dilakukan di sistem usulan dengan tersedianya fitur diskusi dan komentar sebagai suatu sarana bertukar pengetahuan tanpa perlu diadakan rapat atau diskusi secara langsung sehingga tidak perlu terikat waktu dan tempat.
2) Externalization
Tahapan konversi pengetahuan tacit menjadi eksplisit dapat dilakukan ketika memberikan deskripsi pada dokumen yang akan di-upload baik berupa notulensi hasil rapat, dokumentasi-dokumentasi kegiatan kunjungan keluar kota ataupun memo diskusi.
3) Combination
Tahapan konversi pengetahuan eksplisit menjadi eksplisit tidak terjadi di dalam sistem usulan, melainkan terjadi di luar sistem, namun hasil kombinasi pengetahuan yang telah menjadi pengetahuan baru yang bernilai dapat di-upload kembali ke dalam sistem.
94 4) Internalization
Tahapan konversi pengetahuan eksplisit menjadi tacit dapat dilakukan dengan men-download pengetahuan yang tersedia di dalam sistem untuk selanjutnya dipelajari sehingga didapatkan pengetahuan baru.
c) Penyimpanan/Pengambilan (Store/Retrieve)
Tahapan penyimpanan pengetahuan pada sistem usulan dapat dilakukan oleh seluruh karyawan yang memiliki hak akses dengan cara meng-upload pengetahuan ke dalam database sistem. Tahapan pengambilan pengetahuan juga sangat mudah karena dapat dilakukan pencarian terhadap pengetahuan yang dibutuhkan. Proses pengambilan juga hanya perlu dilakukan dengan cara men-download dokumen yang dibutuhkan baik melalui komputer ataupun smartphone karyawan.
d) Penyebaran (Distribution)
Proses penyebaran pengetahuan di KMS berbeda dengan sistem yang telah ada sebelumnya dikarenakan tidak perlu terikat waktu dan tenaga. Karyawan yang membutuhkan dokumen dapat langsung mengakses sistem tanpa harus menemui ataupun menghubungi bidang terkait, selain itu proses penyebaran juga lebih aman karena tidak perlu menggunakan media perantara. Karyawan juga dapat menggunakan fitur request dan nantinya akan diinformasikan di halaman utama sehingga siapapun yang memiliki dokumen tersebut
95 dapat langsung meng-upload ke dalam sistem sehingga mampu mengehemat tenaga dikarenakan tidak perlu mencari karyawan yang memiliki dokumen tersebut.
e) Presentasi (Present)
Tahapan presentasi pada sistem usulan ini ialah tahapan penilaian terhadap penggunaan sistem. Tahapan ini dapat dilakukan setelah KMS ini digunakan dalam kurun waktu tertentu yang nantinya dapat dilakukan pengukuran kepuasan pengguna, penerimaan sistem, ataupun evaluasi atas penggunaan sistem.
Proses sistem yang berjalan dalam knowledge management system yang diusulkan digambarkan pada Gambar 4.3.
Gambar 4.3 Rich Picture Sistem Usulan
Proses-proses yang berjalan dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Paparan Kepala BAPPEDA disampaikan dalam bentuk PDF/PPT.
96 2. Dokumen didapatkan dari PDF/PPT hasil pemaparan Kepala
BAPPEDA.
3. Dokumen didapatkan dari makalah ataupun jurnal yang terkait.
3. Dokumen didapatkan dari makalah ataupun jurnal yang terkait.