BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi yang kian canggih seakan memaksa masyarakat untuk melakukan segala pekerjaan menggunakan teknologi itu sendiri, salah satu contohnya adalah komputer. Tidak sedikit pekerjaan manusia yang terbantu bahkan menjadi lebih baik dan lebih cepat dengan hadirnya komputer (Kustiyahningsih, Hamid, & Rachmad, 2015). Salah satu pekerjaan yang dimudahkan dengan adanya komputer ialah pembuatan dokumen. Pengoperasian yang mudah serta adanya media penyimpanan yang tidak perlu memakan ruang secara besar menjadikan komputer sebagai media yang sangat baik untuk membuat, mengolah, serta menyimpan berbagai jenis dokumen.
Banyaknya jumlah dokumen yang tersimpan dalam sebuah komputer terkadang menyulitkan pengguna untuk mencari dan menemukan dokumen yang diinginkan terlebih lagi jika yang mencari bukanlah pemilik dari komputer tersebut.
Pengorganisasian dokumen yang baik akan sangat membantu seluruh pihak dalam mencari, menemukan dan menyimpan dokumen yang dibutuhkan. Salah satu bentuk dari pengorganisasian dokumen yang baik adalah dengan menggunakan knowledge management system (KMS).
KMS merupakan suatu sistem untuk memfasilitasi penangkapan, penyimpanan, pencarian, sharing serta penggunaan kembali suatu informasi atau dokumentasi. (Sonatha, Rahmayuni, Alanda, & Saputra, 2018) mengungkapkan bahwa tujuan utama adanya KMS ialah untuk menyediakan suatu stimulus dalam
2 kegiatan manajemen perusahaan itu sendiri supaya fokus terhadap hal-hal penting meskipun terlihat sepele sekalipun. Aplikasi KMS secara umum mampu melakukan input data, edit data, hapus data, menampilkan dan mencari data serta mampu menyimpan data-data secara baik dan terstruktur sehingga mempermudah jika data diperlukan kembali di kemudian hari.
Rosenberg menyatakan (Rosenberg & Foshay, 2002), knowledge management dapat dibagi kedalam tiga level yaitu manajemen dokumen (level 1), penciptaan pengetahuan, berbagi pengetahuan dan pengelolaan (level 2), kecerdasan lembaga (level 3). Salah satu bentuk knowledge management yang mampu melakukan tugasnya dengan baik dalam hal manajemen dokumen dan berbagi pengetahuan ialah repository. Repository merupakan salah satu dari banyak fitur yang telah cukup banyak digunakan dalam lingkup knowledge management (Sumathy & Chidambaram, 2014). Repository memungkinkan organisasi untuk menyimpan, mengelola dan mendistribusikan knowledge kepada para anggotanya dengan lebih efektif dan efisien (Assegaf, 2017).
KMS berbasis website repository adalah sebuah database online yang secara sistematis menangkap, mengatur, serta mengkategorikan informasi berbasis pengetahuan. Website repository yang paling sering digunakan adalah database pribadi yang mengelola informasi perusahaan baik berupa dokumen-dokumen formal, gambar, hingga aturan-aturan tertentu (Industry, 2013).
Vrana berpendapat bahwa digital repository atau website repository merupakan suatu arsip produk intelektual yang dibuat oleh fakultas ataupun staf penelitian suatu institusi. Website repository dapat diakses oleh pengguna akhir
3 baik pengguna tersebut merupakan staf di dalam ataupun orang di luar institusi tersebut. Website repository mampu menyimpan berbagai format file maupun konten berupa cetakan makalah ilmiah, data penelitian, juga materi e-learning (Vrana, 2011).
KMS berbasis website repository tidak hanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar ataupun lembaga pendidikan, lembaga negara sekalipun apabila memiliki banyak dokumen yang perlu dikelola juga dapat menggunakan sistem ini.
Salah satu lembaga negara yang membutuhkan sistem web repository ini adalah BAPPEDA Provinsi Lampung. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) adalah sebuah lembaga daerah dibidang penelitian dan perencanaan pembangunan daerah yang dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati/Walikota melalui Sekretaris Daerah. BAPPEDA Provinsi Lampung sendiri telah berdiri sejak 1980 berdasarkan Keputusan Presiden No. 27 tahun 1980, Permendagri No. 185 tahun 1990, serta Peraturan Daerah No. 9 tahun 1981, dengan mengacu kepada Undang-Undang No.
5 tahun 1974. Berlandaskan pada Peraturan Gubernur Lampung No. 88 tahun 2016, Tugas Pokok dan Fungsi BAPPEDA adalah membantu gubernur dalam melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perencanaan pembangunan daerah yang mencakup pengkajian, pengkoordinasian, serta perumusan kebijakan di bidang perencanaan pembangunan daerah serta pemantauan, evaluasi dan pengendalian pelaksanaan pembangunan daerah, penyusunan rencana pembangunan daerah yang terintegrasi, hingga pelaksanaan dukungan yang bersifat substantif kepada seluruh perangkat daerah provinsi.
4 UPTD BAPPEDA Provinsi Lampung selaku bagian yang melaksanakan pengumpulan, pengelolaan, pembinaan, serta penyebarluasan data dan informasi, memaparkan dalam hasil wawancara yang telah dilaksanakan bahwa BAPPEDA Provinsi Lampung memiliki permasalahan dalam melakukan sharing data dan mengatur dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Sistem sharing yang ada sejatinya memungkinkan untuk melakukan sharing data dengan mudah, akan tetapi dalam proses upload ke dalam komputer server belum ada proses validasi sehingga tidak diketahui pihak yang melakukan upload tersebut dan juga tidak dapat dilakukan kontrol apabila terdapat kesalahan dokumen yang di-upload ke komputer server.
Kontrol terhadap proses upload dan download yang belum ada memungkinkan dokumen-dokumen antara satu bagian dengan bagian yang lain memiliki versi yang berbeda. Proses sharing dokumen dengan menggunakan sistem sharing yang ada pun terkadang tidak dapat digunakan sehingga membuat kegiatan sharing menjadi lambat dikarenakan harus menghampiri bagian atau sub-bagian terkait untuk meminta ataupun membagi dokumen yang dibutuhkan. Hal lain yang menjadi hambatan dengan penggunaan sistem ini adalah ketika karyawan sedang melakukan tugas dinas ke luar kota membutuhkan sebuah dokumen tertentu, ia tidak dapat mengaksesnya secara langsung sehingga memerlukan bantuan karyawan lain yang berada di kantor untuk mengirimkan dokumen tersebut. Dokumen-dokumen yang telah ada pun terkadang masih sulit untuk ditemukan dikarenakan banyaknya bagian-bagian yang ada di BAPPEDA dan belum adanya sistem untuk mengelola untuk dokumen-dokumen agar lebih terstruktur dan rapih.
5 Radliya dalam penelitian “Rancang Bangun Sistem Repository Akreditasi Program Studi Manajemen Informatika” melakukan suatu penelitian untuk merancang sebuah sistem repository yang mampu menunjang Program Studi Manajemen Informatika dalam memenuhi seluruh standar akreditasi yang telah disusun oleh BAN PT (Radliya & Sidik, 2018). Latar belakang dilakukannya penelitian ini ialah seringnya program studi mengalami kesulitan dalam penyusunan borang akreditasi serta dalam memenuhi kelengkapan dokumen untuk setiap standar yang disusun BAN PT. Hasil yang diharapkan dari penelitian ini ialah terciptanya sebuah sistem repository dokumen-dokumen akreditasi Program Studi Manajemen Informatika untuk memenuhi pengelolaan dokumen yang berkaitan dengan akreditasi BAN PT.
Penelitian lainnya yang dilakukan oleh Ambriani dan Iwan dengan judul
“Rancang Bangun Repository Publikasi Ilmiah Dosen Berbasis Web Menggunakan Framework Laravel” bertujuan untuk memberikan kemudahan dalam pengumpulan artikel yang dimiliki dosen informatika dan juga mempermudah mahasiswa dalam mencari referensi artikel di jurusan Teknik Informatika. Penelitian ini dilatarbelakangi oleh permasalahan dalam pengumpulan berkas artikel untuk akreditasi di Jurusan Teknik Informatika yaitu dalam pengumpulan artikelnya masih dilakukan secara manual, sehingga untuk melakukan pengumpulan berkas akreditasi, pihak ruang baca harus menghubungi pihak dosen satu persatu. Hasil akhir dari penelitian ini ialah bahwa dengan interpretasi ‘layak’ aplikasi dapat diterapkan dan memudahkan dosen untuk pengunggahan berkas dan pencarian berkas bagi mahasiswa (Ambriani & Iwan Nurhidayat, 2020).
6 Ramadhana memaparkan dalam penelitiannya yang berjudul “Rancang Bangun Sistem E-Repository Skripsi Mahasiswa Berbasis QR (Quick Response) Code”, bahwa tujuan dilakukannya penelitian tersebut ialah untuk mempermudah dalam pencarian buku yang dilengkapi dengan scan QR Code sehingga mampu memudahkan anggota dalam pencarian suatu judul buku dan bahan penelitian. Latar belakang dilakukannya penelitian ini ialah karena seiring dengan perkembangan waktu dan pertambahan tahun, jumlah alumni yang lulus setiap tahunnya terus mengalami peningkatan dalam segi jumlah. Hal ini mengakibatkan space (daya tampung) buku pada Perpustakaan Sistem Informasi semakin lama semakin berkurang dan terjadi kepadatan sehingga perpustakaan akan kesulitan jika ingin menambah daftar buku yang baru. Hasil akhir yang diharapkan dengan adanya sistem e-repository ini adalah sistem ini mampu memberikan kemudahan kepada anggota dalam melakukan pencarian suatu judul buku dan bahan penelitian (Ramadhana, Cut, & Husna, 2019).
Penelitian lainnya yang dilakukan oleh Husna terkait dengan “Rancang Bangun Knowledge Management System Materi Kuliah Mahasiswa Program Studi Sistem Informasi (Studi Kasus Perguruan Tinggi Se-DKI Jakarta)” yang dilatarbelakangi perkembangan jumlah program studi sistem informasi yang belum diikuti dengan meratanya kualitas lulusan sistem informasi, sehingga terdapat kesejangan kualitas antara masing-masing lulusan. Dibukanya perdangan bebas ASEAN menjadi tantangan modernisasi bagi lulusan sistem informasi dikarenakan persaingan yang semakin ketat. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengembangkan knowledge management system materi kuliah mahasiswa sistem
7 informasi yang memberikan layanan sharing pengetahuan yang mudah diakses oleh mahasiswa secara efektif dan efisien. Hasil akhir penelitian ini adalah KMS materi perkuliahan mahasiswa sistem informasi antar perguruan tinggi di DKI Jakarta, yang dapat mendistribusikan baik pengetahuan tacit maupun eksplisit diantara mahasiswa (Husna, 2019).
Sonatha dalam “Rancang Bangun Aplikasi Knowledge Management Berbasis Web”, melakukan sebuah penelitian yang bertujuan untuk mengelola dan mendokumentasikan pengetahuan sehingga menjadi referensi bagi karyawan dalam perusahaan sehingga diperlukan penyusunan dan penerapan sistem manajemen pengetahuan yang tepat. Suatu pengetahuan yang dimiliki individu, dengan manajemen pengetahuan akan dapat menjadi pengetahuan yang bermanfaat bagi organisasi terutama dalam meningkatkan daya saing bisnis organisasi. Poin tersebutlah yang menjadi latar belakang Sonatha dalam melakukan penelitian. Hasil dari penelitian ini adalah aplikasi KMS telah berhasil dikembangkan dan terbukti dapat membantu dan mempermudah pengolahan data dokumentasi IT di PT.
Gamatechno Indonesia seperti dokumentasi produk, dokumentasi rapat dan dokumentasi pelatihan. Aplikasi KMS ini juga dapat membantu karyawan IT dalam membuat penyimpanan data log problem dan karyawan IT dapat dengan mudah mencari dan mengunduh dokumentasi-dokumentasi yang terdapat di dalam aplikasi (Sonatha et al., 2018).
Penelitian lainnya yang dilakukan oleh Saputri dengan judul “Rancang Bangun Web Repositori Skripsi Mahasiswa Berbasis OAI-PMH 2.0 Menggunakan Google App Engine (Studi Kasus : Program Studi Ilmu Komputer Universitas
8 Mulawarman)”, peneliti merancang sebuah website repositori skripsi mahasiswa di Universitas Mulawarman dengan menggunakan sistem harvesting yang terhubung dengan jaringan repositori digital dengan standar Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Hasil dari penelitian ini adalah sistem repositori skripsi mahasiswa Universitas Mulawarman dapat bekerja sesuai dengan harapan, dan proses harvesting menggunakan data-data yang ada di repositori dapat bekerja dengan baik (Saputri & Arifin, 2017).
Hartono dengan penelitiannya yang berjudul “Perancangan Aplikasi Mobile Repository Skripsi (Skripsi Alumni Mahasiswa) STMIK IBBI Medan Berbasis Android” merancang sebuah sistem repositori skripsi berbasis android untuk memungkinkan mahasiswa dapat mengakses informasi mengenai skripsi alumni secara online serta meng-upload data skripsi. Hasil yang didapatkan adalah perancangan aplikasi mobile repository mampu mempermudah mahasiswa mencari dan melihat skripsi alumni dimanapun tanpa ada batasan waktu peminjaman skripsi (H. Hartono & Jimmy, 2017).
Penelitian yang dilakukan oleh Darmawiguna dan Purnamawan dengan judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Repositori UNDIKSHA dengan Metadata Dublin Core Berbasis Web (Studi Kasus : FTK, UNDIKSHA)”, merancang sebuah website repositori menggunakan metode SDLC bermodel waterfall dengan mengimplementasikan Metadata Dublin Core dan Protokol OAI-PMH. Hasil yang didapatkan oleh peneliti ialah sistem informasi repositori berbasis web telah berhasil di rancang dengan baik (Darmawiguna & Purnamawan, 2016).
9 Permasalahan dan penelitian yang telah dipaparkan sebelumnya menjadi gambaran bagi peneliti untuk merancang sebuah knowledge management system bagi karyawan BAPPEDA Provinsi Lampung. Penelitian ini diharapkan dapat memfasilitasi pengguna dalam menangkap, mencari, menyimpan, mendistribusikan, serta mengatur dokumen-dokuman secara baik, dan memberi kontribusi pada perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Judul penelitian yang penulis angkat adalah “Rancang Bangun Knowledge Management System Berbasis Website Repository (Studi Kasus : BAPPEDA Provinsi Lampung)”.