BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.4 Analisis Sistem Usulan
Paparan identifikasi masalah diatas menggugah peneliti untuk mengusulkan sebuah knowledge management system untuk membantu karyawan pada proses menemukan, menyimpan dan mendistribusikan, mengelola dokumen, serta request dokumen, dengan penambahan fitur forum diskusi dan berkomentar melalui website berbasis repositori.
Sistem usulan yang akan dirancang terlebih dahulu perlu diketahui cakupan knowledge management-nya apakah mampu mengatasi permasalahan-permasalahan pada sistem yang tengah berjalan atau tidak dengan menggunakan siklus knowledge management Meyer dan Zack dengan rincian sebagai berikut:
a) Akuisisi Data dan Informasi (Acquire)
Tahapan akuisisi data pada sistem usulan lebih berfokus pada proses validasi pengetahuan yang akan didapatkan, meskipun
jenis-92 jenis dan sumber pengetahuan tetaplah sama. Pengetahuan didapatkan dari berbagai sumber diantaranya paparan Kepala BAPPEDA dalam bentuk PDF/PPT, makalah atau jurnal terkait, peraturan perundang-undangan terkait, ataupun internet. Fungsi validasi diterapkan setelah proses upload dokumen ataupun file ke dalam sistem. Dokumen yang telah di-upload selanjutnya perlu diperiksa baik oleh Kepala UPTD ataupun Admin untuk dipastikan kredibilitas dan keakuratannya, apabila dokumen yang di-upload tidak sesuai maka dokumen tersebut selanjutnya akan dihapus dan tidak jadi dimasukkan ke dalam KMS.
Dokumen yang telah berhasil melalui proses validasi selanjutnya akan disimpan di KMS agar dapat diakses oleh seluruh karyawan BAPPEDA Provinsi Lampung atau pihak-pihak yang membutuhkan.
Fungsi validasi yang ada pada sistem KMS dilakukan secara manual untuk benar-benar menjamin data dan informasi yang disimpan tidak ada salah dan cacat sedikitpun dari sisi konten. Proses akuisisi pengetahuan ini tidak terbatas pada pengetahuan dengan jenis dokumen saja melainkan juga pengetahuan yang berbentuk pesan suara ataupun video.
b) Penyempurnaan (Refine)
Tahapan penyempurnaan pada sistem usulan memiliki kelebihan, dikarenakan terdapat fitur diskusi baik melalui kolom komentar atau membuat topik diskusi yang tersedia di dalam sistem, selain itu apabila terdapat versi yang terbaru atas sebuah dokumen, dapat
93 dilakukan pergantian dengan cara mengupload ulang dokumen terbaru. Tahapan penyempurnaan sistem usulan menggunakan siklus Meyer dan Zack ini juga digunakan model pengetahuan SECI, dengan rincian:
1) Socialization
Tahapan konversi pengetahuan tacit menjadi pengetahuan tacit lainnya dapat dilakukan di sistem usulan dengan tersedianya fitur diskusi dan komentar sebagai suatu sarana bertukar pengetahuan tanpa perlu diadakan rapat atau diskusi secara langsung sehingga tidak perlu terikat waktu dan tempat.
2) Externalization
Tahapan konversi pengetahuan tacit menjadi eksplisit dapat dilakukan ketika memberikan deskripsi pada dokumen yang akan di-upload baik berupa notulensi hasil rapat, dokumentasi-dokumentasi kegiatan kunjungan keluar kota ataupun memo diskusi.
3) Combination
Tahapan konversi pengetahuan eksplisit menjadi eksplisit tidak terjadi di dalam sistem usulan, melainkan terjadi di luar sistem, namun hasil kombinasi pengetahuan yang telah menjadi pengetahuan baru yang bernilai dapat di-upload kembali ke dalam sistem.
94 4) Internalization
Tahapan konversi pengetahuan eksplisit menjadi tacit dapat dilakukan dengan men-download pengetahuan yang tersedia di dalam sistem untuk selanjutnya dipelajari sehingga didapatkan pengetahuan baru.
c) Penyimpanan/Pengambilan (Store/Retrieve)
Tahapan penyimpanan pengetahuan pada sistem usulan dapat dilakukan oleh seluruh karyawan yang memiliki hak akses dengan cara meng-upload pengetahuan ke dalam database sistem. Tahapan pengambilan pengetahuan juga sangat mudah karena dapat dilakukan pencarian terhadap pengetahuan yang dibutuhkan. Proses pengambilan juga hanya perlu dilakukan dengan cara men-download dokumen yang dibutuhkan baik melalui komputer ataupun smartphone karyawan.
d) Penyebaran (Distribution)
Proses penyebaran pengetahuan di KMS berbeda dengan sistem yang telah ada sebelumnya dikarenakan tidak perlu terikat waktu dan tenaga. Karyawan yang membutuhkan dokumen dapat langsung mengakses sistem tanpa harus menemui ataupun menghubungi bidang terkait, selain itu proses penyebaran juga lebih aman karena tidak perlu menggunakan media perantara. Karyawan juga dapat menggunakan fitur request dan nantinya akan diinformasikan di halaman utama sehingga siapapun yang memiliki dokumen tersebut
95 dapat langsung meng-upload ke dalam sistem sehingga mampu mengehemat tenaga dikarenakan tidak perlu mencari karyawan yang memiliki dokumen tersebut.
e) Presentasi (Present)
Tahapan presentasi pada sistem usulan ini ialah tahapan penilaian terhadap penggunaan sistem. Tahapan ini dapat dilakukan setelah KMS ini digunakan dalam kurun waktu tertentu yang nantinya dapat dilakukan pengukuran kepuasan pengguna, penerimaan sistem, ataupun evaluasi atas penggunaan sistem.
Proses sistem yang berjalan dalam knowledge management system yang diusulkan digambarkan pada Gambar 4.3.
Gambar 4.3 Rich Picture Sistem Usulan
Proses-proses yang berjalan dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Paparan Kepala BAPPEDA disampaikan dalam bentuk PDF/PPT.
96 2. Dokumen didapatkan dari PDF/PPT hasil pemaparan Kepala
BAPPEDA.
3. Dokumen didapatkan dari makalah ataupun jurnal yang terkait.
4. Dokumen didapatkan dari peraturan perundang-undangan ataupun peraturan-peraturan lain yang terkait.
5. Dokumen didapatkan dari penelusuran internet.
6. Karyawan mendapatkan dokumen-dokumen yang relevan.
7. Admin UPTD membuatkan akun masing-masing karyawan yang memiliki hak akses.
8. Karyawan dapat meng-upload dokumen ke dalam KMS BAPPEDA.
Pada proses upload, karyawan harus mengisi form deskripsi.
9. Karyawan dapat melakukan pencarian terhadap dokumen yang dibutuhkan di KMS BAPPEDA.
10. Karyawan dapat langsung men-download dokumen yang tersedia di KMS BAPPEDA.
11. Kepala UPTD melakukan pengawasan serta kontrol terhadap dokumen-dokumen yang telah di-upload sehingga dokumen tetap akurat, kredibel, dan relevan.
12. Administrator melakukan pengelolaan pengetahuan dan pengguna, serta melakukan maintenance sistem juga pengetahuan agar pengetahuan tetap relevan dengan sistem.
13. Karyawan dapat melakukan request dokumen apabila dokumen yang dicari tidak ditemukan ataupun belum tersedia di dalam sistem.
97 14. Karyawan menerima request dan apabila memiliki dokumen yang dibutuhkan dapat langsung melakukan upload ke dalam KMS BAPPEDA.
15. Karyawan dapat membuat atau mengajukan forum diskusi melalui fitur diskusi yang ada dalam KMS BAPPEDA.
16. Karyawan dapat bergabung ke dalam forum serta berkomentar secara langsung baik dalam forum ataupun pada halaman dokumen.