BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1.2 Analisis Sistem Berjalan
Secara visual, kegiatan atau proses sistem yang berjalan dalam knowledge management dokumen di BAPPEDA Provinsi Lampung digambarkan pada Gambar 4.2.
81 Gambar 4.2 Rich Picture Sistem Berjalan
Penjelasan proses-proses yang berjalan dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Paparan Kepala BAPPEDA disampaikan dalam bentuk PDF/PPT.
2. Dokumen didapatkan dari PDF/PPT hasil pemaparan Kepala BAPPEDA.
3. Dokumen didapatkan dari makalah ataupun jurnal yang terkait.
4. Dokumen didapatkan dari peraturan perundang-undangan ataupun peraturan-peraturan lain yang terkait.
5. Dokumen didapatkan dari penelusuran internet.
6. Karyawan mendapatkan dokumen-dokumen yang relevan.
7. Karyawan menyimpan dokumen-dokumen yang didapatkan kedalam komputer.
8. Karyawan juga menyimpan dokumen-dokumen kedalam cloud storage atau dalam hal ini adalah Google Drive.
82 9. Karyawan berbagi dokumen kepada karyawan lain secara langsung,
dapat menggunakan flashdisk ataupun whatsapp.
10. Karyawan dapat berbagi dokumen antar komputer karyawan melalui jaringan LAN yang tersedia.
11. Karyawan dapat mengambil dan mengakses dokumen yang tersimpan di Google Drive.
4.1.2.1 Analisis KMS
Sistem yang berjalan di BAPPEDA Provinsi Lampung khususnya dalam hal penangkapan, penciptaan, penyimpanan dan penyebaran pengetahuan dapat diidentifikasi dengan menggunakan siklus knowledge management Meyer dan Zack. Analisis knowledge management menggunakan siklus Meyer dan Zack terdiri atas lima tahapan, yaitu:
a. Akuisisi Data dan Informasi (Acquire)
Akuisisi data dan informasi yang terjadi di BAPPEDA Provinsi Lampung adalah karyawan-karyawan secara umum mendapatkan data ataupun informasi dari paparan Kepala BAPPEDA ataupun paparan dari bidang lain dalam rapat ataupun diskusi. Data yang didapatkan biasanya telah dalam bentuk PDF ataupun PPT, selain itu terdapat sumber data yang lain baik dari internet, pasal perundang-undangan terkait, ataupun makalah. Kekurangan dari sistem yang ada ialah proses pengendalian atas dokumen-dokumen yang didapatkan belum terlaksana sehingga berdampak pada tidak terstrukturnya dokumen-dokumen yang tersimpan.
83 b. Penyempurnaan (Refine)
Proses penyempurnaan pengetahuan dalam lingkup BAPPEDA dilakukan dengan mempelajari teori-teori dan pengetahuan sekitar perencanaan dan pembangunan daerah. Hal ini ditujukan agar pengetahuan baru dapat tercipta dan mampu mendorong pemanfaat pengetahuan. Proses penyempurnaan pengetahuan ini dapat diidentifikasi dengan menggunakan model pengetahuan spiral Nonaka dan Takeuchi, dengan rincian.
a) Socialization
Pengetahuan yang dimiliki antar karyawan dikonversi atau diubah menjadi pengetahuan tacit lain dengan cara mensosialisasikan antar sesama karyawan dalam kegiatan tatap muka, rapat, ataupun diskusi sehingga baik antar karyawan ataupun antar bidang dapat berbagi pengalaman atau pengetahuan.
b) Externalization
Karyawan mengkonversi pengetahuan tacit menjadi pengetahuan eksplisit dengan cara berbagi pengalaman atau pengetahuan dari dokumentasi-dokumentasi seperti memo diskusi, notulensi rapat, dokumentasi kegiatan kunjungan ke luar kota untuk selanjutnya disebarkan melalui forum-forum diskusi.
c) Combination
Karyawan mengombinasikan atau menggabungkan berbagai pengetahuan eksplisit yang didapat baik dari kegiatan rapat
84 ataupun diskusi sehingga dapat diciptakan sebuah pengetahuan baru yang lebih dalam dan lebih bernilai serta lebih bermanfaat baik untuk bidangnya sendiri ataupun bidang-bidang lain dalam lingkup BAPPEDA Provinsi Lampung.
d) Internalization
Pengetahuan eksplisit yang dimiliki oleh karyawan dikonversi menjadi pengetahuan tacit melalui kegiatan pembelajaran, pengalaman praktik, rapat, ataupun workshop baik dalam lingkup internal maupun eksternal.
c. Penyimpanan/Pengambilan (Store/Retrieve)
Pengetahuan yang telah diakuisisi atau didapatkan, selanjutnya disimpan di komputer masing-masing bidang untuk dilakukan pengarsipan. Aplikasi Google Drive juga digunakan sebagai media penyimpanan tambahan untuk memudahkan seluruh karyawan dalam mengakses dokumen-dokumen yang dibutuhkan, namun pada proses penyimpanan ini belum terdapat kontrol terhadap dokumen yang akan disimpan baik di komputer server ataupun Google Drive sehingga perubahan yang terjadi tidak dapat diidentifikasi dan dipertanggungjawabkan.
d. Distribusi (Distribute)
Proses distribusi pengetahuan dalam lingkup BAPPEDA Provinsi Lampung dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung.
Distribusi secara langsung karyawan yang membutuhkan data atau
85 dokumen, dapat menghampiri bidang yang terkait dengan menggunakan flashdisk. Distribusi secara tidak langsung dilakukan dengan mengakses Google Drive ataupun menghubungi bidang terkait menggunakan Whatsapp ataupun email.
e. Presentasi (Present)
Penerapan dari pengetahuan yang telah didapat dan didistribusikan sebelumnya dilakukan dengan melakukan pemaparan dalam rapat bersama Gubernur, Kementrian, atau bidang lain, selain itu kemampuan ataupun keterampilan yang didapatkan dapat menunjang kegiatan dan produk BAPPEDA Provinsi Lampung di masa yang akan datang.
4.1.2.2 Analisis PIECES
Tabel 4.1 Analisis PIECES
No Analisis Kelemahan Sistem Lama Sistem yang Diusulkan 1. Performance
(Kinerja)
Kegiatan sharing pengetahuan masih dilakukan secara manual yaitu dengan mendatangi bidang terkait secara langsung, hal ini
86 melaksanakan tugas keluar
kota, selain itu meski telah ada sistem untuk berbagi data, tidak jarang sistem yang ada kerap terjadi masalah sehingga tidak dapat digunakan untuk berbagi pengetahuan.
pun bisa mengakses dokumen tersebut tanpa harus mendatangi bidang terkait secara langsung.
2. Information (Informasi)
Human error sering terjadi pada kegiatan sharing pengetahuan baik dalam bentuk kesalahan dokumen yang dikirimkan ataupun kesalahan versi dokumen yang dikirimkan.
Sistem yang baru dapat meminimalisir human error dengan adanya fitur validasi pada proses upload dokumen sehingga dokumen yang ada dalam sistem tetap terjaga kredibilitasnya.
3. Economics (Ekonomi)
Sistem lama membutuhkan biaya untuk proses pengadaan jaringan LAN sekaligus perawatan jaringan tersebut ketika terjadi masalah.
KMS yang dirancang tidak memerlukan biaya perawatan dan pengadaan sistem dikarenakan BAPPEDA telah memiliki domain web sendiri dan sistem yang dirancang
87 merupakan sistem yang berbasis website sehingga dapat secara langsung ditambahkan pada situs BAPPEDA sebagai sub-domain.
4. Control
(Pengendalian)
Sistem sebelumnya belum adanya pengendalian versi dokumen yang berakibat pada versi dokumen yang berbeda antara satu bagian dengan bagian yang lain, selain itu masih sering terjadi karyawan yang membutuhkan suatu dokumen harus mencari ke banyak bidang terlebih dahulu untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan.
Sistem yang baru dapat memantau dan mengontrol versi dokumen yang terbaru sehingga tidak lagi perlu untuk mencari versi terbaru dan juga terdapat validasi oleh Admin dan Kepala UPTD sebagai fitur untuk melakukan kontrol terhadap belum efisien dikarenakan membutuhkan waktu yang relatif lebih lama pada
Sistem yang baru memudahkan langkah-langkah dalam proses sharing dokumen
88 proses pencarian dokumen
dikarenakan sistem pencarian yang tersedia menggunakan sistem pencarian berbasis Windows.
dikarenakan dokumen telah terorganisir dan terkontrol sehingga
karyawan dapat
menemukan dokumen yang dibutuhkan dengan cepat.
6. Service (Pelayanan)
Proses pelayanan dengan sistem lama memerlukan tenaga lebih dalam menghubungi karyawan atau bidang yang terkait.
Proses pelayanan sharing dokumen dengan sistem baru telah tersedia fitur request dokumen sehingga dalam proses request dan sharing dokumen yang diinginkan dapat dengan mudah dilakukan. Fitur request yang disediakan
mampu mencakup
berbagai jenis file mulai dari pdf hingga mp4.
4.1.2.3 Analisis SWOT
Tabel 4.2 Matriks Analisis SWOT
Strength Weakness Opportunity Threats
89
90
Identifikasi masalah yang ditemukan berdasarkan hasil wawancara dan observasi di BAPPEDA Provinsi Lampung dalam proses sistem knowledge management yang berjalan, diantaranya:
a) Pemaparan Kepala Badan dalam bentuk PDF/PPT perlu ditambah dengan notulensi rapat dikarenakan terdapat beberapa poin penting yang terkadang tidak terdapat di PDF/PPT.
b) Dokumen yang disimpan tidak melalui proses validasi atau verifikasi terlebih dahulu sehingga tidak ada kontrol terhadap dokumen yang disimpan di Google Drive.
c) Sistem sharing sering terjadi kendala yaitu tidak terhubungnya komputer server dengan komputer masing-masing karyawan sehingga dalam proses sharing dokumen karyawan harus menghubungi karyawan lain secara langsung.
d) Proses sharing data menggunakan flashdisk lebih rentan terkena virus dan tidak mustahil virus tersebut juga akan menyebar ke komputer-komputer karyawan.
e) Dokumen yang disebarkan melalui whatsapp memerlukan waktu dan tenaga lebih dikarenakan pesan atau dokumen telah tertimbun oleh pesan-pesan atau dokumen-dokumen baru.
91 f) Penggunaan google drive sebagai cloud storage terkadang terdapat masalah dari segi keamanan, dikarenakan satu akun google drive digunakan oleh satu bidang yang terdiri dari banyak karyawan, tidak jarang pihak google meminta untuk melakukan pergantian password dikarenakan banyaknya pengguna dan dianggap sebagai suatu ketidakwajaran. Password yang telah diganti pun terkadang tidak disebarkan kembali sehingga menghambat karyawan yang tidak mengetahui password baru untuk mengakses google drive.