i
KONSEP DASAR SURAT
Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas kelompok pada mata kuliah
“Bahasa Indonesia”
Dosen Pengampu : Thofa Nurkholis,S Pd.
Penyusun : Kelompok 5
1. Muhammad Ihsan Jusrin (20191200210068)
2. Yusuf Duwi Ramadhan (20191200210098)
3. Muhammad Rafeli Fakhlipi (20191200210072)
4. Feri Hermawan (20191200210029)
5. Faahim Al Haq (20191200210025)
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA ARAB SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM
ALI BIN ABI THALIB SURABAYA
2022
i KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan ke hadirat Allah ىلاعت و هناحبس karena atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan makalah ini.
Sholawat serta salam semoga tetap tercurah kepada Nabi Besar Muhammad ﷺ. Tidak lupa pula penulis ucapkan terima kasih kepada Bapak Thofa Nurkholis, S.Pd.
selaku dosen pengampu mata kuliah Bahasa Indonesia yang senantiasa membimbing penulis dalam menyelesaikan tugas makalah ini.
Makalah yang berjudul “KONSEP DASAR SURAT” ini disusun untuk memenuhi tugas kelompok pada mata kuliah Bahasa Indonesia. Bilamana ada beberapa kesalahan yang terdapat dalam makalah ini, izinkan penulis menghaturkan permohonan maaf. Sebab, makalah ini tiada sempurna dan masih memiliki banyak kelemahan. Penulis juga berharap pembaca makalah ini dapat memberikan kritik dan sarannya kepada penulis.
Semoga makalah ini bermanfaat bagi pembaca untuk menambah wawasan, ilmu pengetahuan, dan menjadi acuan untuk menulis makalah lainnya.
Surabaya, 20 April 2022
Penulis
ii DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... Error! Bookmark not defined.
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ii
BAB I ... 1
PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan masalah ... 2
1.3 Tujuan Penulisan ... 2
BAB II ... 3
PEMBAHASAN ... 3
2.1 Pengertian Surat ... 3
2.2 Fungsi Surat ... 3
2.3 Jenis-Jenis Surat ... 5
2.3.1 Jenis Surat Berdasarkan Isinya ... 5
2.3.2 Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya ... 6
2.3.3 Jenis Surat Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya ... 6
2.3.4 Jenis Surat Berdasarkan Jangkauan Penggunaannya ... 7
2.3.5 Jenis Surat Berdasarkan Jumlah Penerimanya ... 7
2.3.6 Jenis Surat Berdasarkan Wujud ... 8
2.3.7 Jenis Surat Menurut asal ... 8
2.3.8 Jenis Surat Menurut tujuan ... 8
2.4 Contoh Surat Resmi ... 9
BAB III ... 16
PENUTUP ... 16
3.1 Kesimpulan ... 16
3.2 Saran………..………..16
DAFTAR PUSTAKA ... 17
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Surat menjadi bagian dari bentuk dan jenis komunikasi yang ada di kehidupan manusia. Menjadi salah satu alat komunikasi yang memberikan manfaat dan kegunaan pada masanya dan masih dipergunakan hingga saat ini. Alat komunikasi ini masih menjadi pilihan untuk melakukan sebuah komunikasi maupun hubungan kerjasama yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau instansi.
Meskipun dalam penggunaan sebagai alat komunikasi perseorangan atau pribadi jumlahnya sudah semakin berkurang karena sudah adanya kemajuan teknologi yang memudahkan dalam berkomunikasi. Surat masih menjadi pilihan oleh orang-orang tertentu untuk melakukan komunikasi.
Penggunaan persuratan dalam bentuk kerjasama antar perusahaan memanglah sangat berperan penting karena menghubungkan atau menjelaskan mengenai hubungan kerjasama yang dilakukan oleh pihak tersebut.
Akan tetapi dengan kemajuan teknologi yang semakin canggih dan berkembang juga mengubah sistem persuratan yang dilakukan secara manual dan konvensional menjadi cara yang lebih modern dan canggih yang tentunya akan memudahkan dalam melakukan proses persuratan yang ada pada suatu perusahaan.
Perubahan yang ada dari menggunakan cara konvensional menjadi cara yang modern tentunya tetap memperhatikan hakikat surat yang ada pada sistem persuratan. Hakikat surat yang masih menjadikan surat sebagai sarana komunikasi dan bentuk kerjasama, dan masih memperhatikan sifat surat dan jenis surat yang ada.
2 1.2 Rumusan masalah
1. Apa itu pengertian surat?
2. Apa fungsi surat ? 3. Apa jenis-jenis surat?
4. Bagaimana contoh surat resmi?seperti : a) Surat Undangan
b) Surat Tugas
c) Surat Perintah Perjalan Dinas (SPPD) d) Surat Keputusan (SK)
e) Surat Edaran f) Surat Kuasa
g) Surat Perjanjian Kerjasama (MOU)
1.3 Tujuan Penulisan
Berdasarkan rumusan masalah diatas maka tujuan penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui apa pengertian dari surat.
2. Untuk mengetahui apa fungsi dari surat.
3. Untuk mengetahui apa jenis-jenis surat
4. Untuk mengetahui contoh surat resmi,seperti : a) Surat Undangan
b) Surat Tugas
c) Surat Perintah Perjalan Dinas (SPPD) d) Surat Keputusan (SK)
e) Surat Edaran f) Surat Kuasa
g) Surat Perjanjian Kerjasama (MOU)
3 BAB II
PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Tujuan utama seseorang menulis surat tidak lain adalah untuk mengkomunikasikan atau menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya. Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang bertujuan untuk menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang bersangkutan dengan cara diadakannya komunikasi tertulis yang disebut dengan surat.
Menurut Iis Sopyan (2008:1), mendefinisikan bahwa surat merupakan suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.
Jadi berdasarkan definisi diatas, surat adalah suatu alat yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak kepihak lain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan tanpa harus berhadapan secara langsung.1
2.2 Fungsi Surat
Menurut Suprapto (2004:15), fungsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi kertas atau lainnya. Jadi, fungsi utama surat adalah sebagai alat komunikasi tertulis.
Kemudian menurut Soedjito dan Solchan (2004:2), surat berfungsi sebagai:
1 TIRTA SWASTIKA, ‘Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Penerimaan Tamu Pada Administrasi Umum STIKOM Surabaya’, September, 2010, 11–23.
4 1. alat komunikasi;
2. alat bukti tertulis;
3. alat bukti historis;
4. alat pengingat;
5. duta organisasi, dan;
6. pedoman kerja.
Pendapat lain tentang fungsi surat dikemukakan oleh Djanewai (dalam Rahardi,
2008:14). Ia mengatakan bahwa fungsi surat itu adalah sebagai berikut:
1. sebagai alat dokumentasi tertulis;
2. sebagai duta institusi dan duta penulisan;
3. sebagai medium komunikasi dan interaksi;
4. sebagai otaktata suaha dalam perkantoran;
5. sebagai barometer kemajuan institusi.
Berdasarkan pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya fungsi surat adalah sebagai alat komunikasi antara dua pihak, seperti antara lembaga, instansi sebagai pedoman dalam bertindak untuk kemajuan institusi tersebut. Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada pembaca/ penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya, surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).Surat sebagai wakil penulis, dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju. Jadi, berkomunikasi dengan surat dapat dilakukan dari jarak jauh sehingga dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya. Surat juga dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Misalnya, pada surat-surat perjanjian, surat waris dan
5 sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan- kepentingan lain kelak di kemudian hari.2
2.3 Jenis-Jenis Surat
Jenis surat terdiri dari beberapa macam, tergantung pada isi, keamanan isi, jangkauan penggunaan dan berbagai segi lainnya. Maka dari itu, berikut ini adalah penjelasan mengenai jenis surat yang umum terdapat dan tersebar di kalangan masyarakat yang perlu diketahui.
2.3.1 Jenis Surat Berdasarkan Isinya
Jenis surat berdasarkan isinya dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:
1. Surat pribadi, yaitu surat yang berisi masalah pribadi yang ditunjukan kepada keluarga, teman atau kenalan.
2. Surat dinas/resmi, yaitu surat yang berisi masalah kedinasaan atau administrasi pemerintah. Surat dinas/resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan oleh semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Karena sifatnya resmi, surat resmi harus ditulis dengan menggunakan bahasa ragam resmi. Contoh surat dinas/resmi diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman, dan surat undangan rapat dinas.
3. Surat niaga/dagang, yaitu surat yang berisi masalah perniagaan/
perdagangan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak. Contoh surat niaga/dagang diantarannya adalah surat permintaan penawaran, surat penawaran jasa, surat pesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang, dan periklanan
2 Vidya Octa Sari, ‘KETERAMPILAN MENULIS SURAT YANG BAIK DAN BENAR Vidya Octa Sari *)’, Jurnal Elsa, Volume 16.2 (2018), 92–100.
6 2.3.2 Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya
Jenis surat berdasarkan keamanan isinya dibedakan menjadi empat, yaitu:
1. Surat sangat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen/ naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan Negara.
Surat tersebut ditandai dengan kode SR atau SRHS (Sangat Rahasia).
Contohnya, yaitu dokumen dari Departemen Penerangan, dokumen dari Negara tetangga, dokumen di kalangan kemiliteran.
2. Surat rahasia, yaitu surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Contohnya, yaitu surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DPPP).
3. Surat terbatas, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh para pejabat tertentu. Surat tersebut harus dibahas, dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum diinformasikan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Contohnya, yaitu hasil rapat pimpinan terbatas, usul pengangkatan pegawai baru, dan laporan perjalanan.
4. Surat biasa, yaitu surat yang berisi masalah biasa, bukan rahasia, yang bila diketahui oleh orang lain tidak meragukan lembaga atau pejabat yang bersangkutan. Contohnya, yaitu surat edaran, surat undangan, surat ucapan terima kasih, pengumuman, dan pemberitahuan.
2.3.3 Jenis Surat Berdasarkan Derajat Penyelesaiannya
Jenis surat berdasarkan derajat penyelesaiannya dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:
1. Surat sangat segera (kilat), yaitu surat yang isinya harus segera mungkin diketahui oleh penerima surat dan harus sesegera mungkin diselesaikan atau ditanggapi. Contohnya, yaitu surat pemberitahuan tenaga penguji, surat tugas penyusun soal ujian, dan surat undangan rapat-rapat dinas.
7 2. Surat segera, yaitu surat yang isinya harus segera diketahui dan ditanggapi. Contohnya, yaitu surat lamaran pekerjaan, surat usul kenaikan pangkat, surat penawaran tugas belajar ke luar negeri.
3. Surat biasa, yaitu surat yang isinya tidak harus segera diketahui, ditanggapi.
2.3.4 Jenis Surat Berdasarkan Jangkauan Penggunaannya
Jenis surat berdasarkan jangkauan penggunaannya dibedakan menjadi dua, yaitu:
1. Surat intern, yaitu surat yang hanya digunakan untuk berkomunikasi dalam satu kantor/ instansi yang bersangkutan. Contohnya, yaitu memo dan nota. Memo, yaitu surat yang berisi catatan singkat tentang pokok- pokok persoalan. Sedangkan nota, yaitu surat yang hanya dibuat oleh atasan untuk bawahan.
2. Surat ekstern, yaitu surat yang digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak- pihak di luar kantor/instansi yang bersangkutan.
2.3.5 Jenis Surat Berdasarkan Jumlah Penerimanya
Jenis surat berdasarkan jumlah penerima yang dituju dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:
1. Surat edaran, yaitu surat yang beredar di luar kantor/ instansi yang bersangkutan. Isi surat ini ada kalanya hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan (edaran khusus), dan adakalanya disebarkan kepada lingkup yang lebih luas (edaran umum).
2. Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukkan kepada para pejabat, para karyawan, dan masyarakat umum.
3. Surat biasa, yaitu surat yang khusus ditujukan kepada seseorang, pejabat, atau instansi tertentu.
8 2.3.6 Jenis Surat Berdasarkan Wujud
a) Surat biasa, Surat yang ditulis di kertas oleh pengirim dan diberikan kepada penerima dan dapat dimasukan dalam sebuah amplop atau sampul.
b) Memo dan nota, Memo dan nota adalah surat berdasarkan wujud yang dibuat di dalam internal perusahaan yang berguna sebagai petunjuk atau perintah antara pejabat.
c) Surat tanda bukti, Sebagai suatu surat yang menunjukan tanda bukti sebuah transaksi. Contohnya tanda terima, faktur, kwitansi
d) Surat terbuka, Surat terbuka merupakan surat yang dalam pengirimannya diperuntukkan pribadi atau kelompok dan dimuat di media masa.
e) Surat tertutup, Surat tertutup menjadi kebalikan surat terbuka yang dalam peredarannya tidak dimuat di media masa, dan hanya diketahui oleh pengirim dan penerima.
2.3.7 Jenis Surat Menurut asal
a) Surat masuk, Surat masuk adalah sebuah surat yang diterima oleh perorangan, kelompok, perusahaan atau instansi dari pihak luar
b) Surat keluar, Surat keluar adalah sebuah surat yang dikirim oleh perorangan, kelompok, perusahaan atau instansi kepada pihak luar sebagai penerima surat
2.3.8 Jenis Surat Menurut tujuan
a) Pemberitahuan, Surat pemberitahuan memiliki tujuan memberitahukan informasi terkait yang disampaikan oleh pengirim kepada penerima atau pihak umum.
b) Perintah, Surat perintah bertujuan memberikan perintah kepada penerima.
c) Permintaan, Adalah surat yang menunjukan sebuah permintaan mengenai permintaan suatu barang atau jasa yang dibuat untuk penerima. Sehingga permintaan yang diinginkan dapat tercapai dan terwujud.
9 2.4 Contoh Surat Resmi
a) Surat Undangan
10 b) Surat tugas
c) Surat Perintah Perjalanan Dinas
11
12 d) Surat Keputusan
13 e) Surat Edaran
14 f) Surat Kuasa
15 g) Surat Perjanjian Kerjasama (MOU)
16 BAB III
PENUTUP 3.1 Kesimpulan
• Surat sebagai sarana komunikasi yang masih dilakukan hingga sekarang
• Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga sebagai alat bukti tertulis pada sebuah instansi
• Kecanggihan teknologi yang ada harus tetap memperhatikan hakikat surat
• Surat berdasarkan jenisnya dikategorikan dalam beberapa jenis
Banyaknya jenis-jenis surat menjadikan surat tetap menjadi pilihan untuk melakukan sebuah komunikasi dan sarana kerjasama yang dilakukan perusahaan.
Dengan begitu surat dapat dibuat sesuai dengan jenis dan kategorinya, dan tentunya tidak sembarangan dalam pembuatannya. Tetap sesuai dengan jenis dan kategori dari persuratan itu sendiri, agar penerima dari surat dapat mengetahui jenis surat yang diterima.
3.2 Saran
Diharapkan bagi kita agar mempelajari tentang konsep dasar dari surat karena dengan penulisan surat yang baik dan benar dapat membantu tercapainya maksud dan tujuan dari pengirim kepada penerima.
17 DAFTAR PUSTAKA
Sari, Vidya Octa, ‘KETERAMPILAN MENULIS SURAT YANG BAIK DAN BENAR Vidya Octa Sari *)’, Jurnal Elsa, Volume 16.2 (2018), 92–100 SWASTIKA, TIRTA, ‘Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat
Masuk Dan Penerimaan Tamu Pada Administrasi Umum STIKOM Surabaya’, September, 2010, 11–23
https://www.sipas.id/blog/jenis-surat/
https://www.merdeka.com/jatim/berbagai-jenis-surat-beserta-pengertian-fungsi-dan- ciri-cirinya-kln.html
https://artikel.rumah123.com/5-contoh-surat-undangan-resmi-lengkap-dengan- struktur-yang-benar-jangan-sampai-salah-format-ya-129312
