User Manual Aplikasi Penanganan Pengaduan Masyarakat

User Manual

Aplikasi Penanganan Pengaduan Masyarakat

MANUAL APLIKASI PPM

1. Pendahuluan

Menu aplikasi Penanganan Pengaduan Masyarakat (PPM) di bagi menjadi tiga bagian, yaitu :

 Input Pengaduan Baru adalah bagian untuk menginput data pengaduan masyarakat dari berbagai sumber atau media pengaduan.

 Pengaduan Masuk adalah bagian untuk menjawab atau menindaklanjuti pengaduan yang masuk.

 Pengaduan Keluar adalah bagian untuk melakukan edit terhadap pengaduan yang telah diinput atau diregistrasi.

Level pengguna aplikasi PPM di bagi menjadi empat bagian, yaitu :

 User CMAC,

1) Untuk mendaftarkan pengaduan yang masuk di tingkat nasional dan menangani pengaduan dengan level derajat nasional

2) Melakukan review terhadap seluruh PPM yang sudah teregister, yang sudah berstatus Proses (sudah ditindaklanjuti)

3) Memberikan status selesai

 User ROMS Regional, untuk mendaftarkan pengaduan yang masuk di tingkat ROMS Regional dan menangani pengaduan dengan level ROMS Regional.

 User ROMS Provinsi, untuk mendaftarkan pengaduan yang masuk di tingkat provinsi dan menangani pengaduan dengan level derajat provinsi

 User Kabupaten/Kota, untuk mendaftarkan pengaduan yang masuk di kabupaten/kota atau desa dan menangani pengaduan dengan level derajat kab/kota dan kel/desa

Ada empat tahapan dalam memproses pengaduan, yaitu :

 Register atau input pengaduan, adalah proses meng-input laporan pengaduan dari masyarakat.

 Tindaklanjut Pengaduan, adalah memberikan penjelasan mengenai hasil verifikasi dan investigasi, rekomendasi, dan hasil akhir penanganan.

 Status Pengaduan, adalah memberikan kesimpulan mengenai status pengaduan apakah belum ditindaklanjuti, masih dalam status proses, mendapatkan review dari piusat (CMAC) atau sudah terselesaikan.

2. Login

Untuk masuk kedalam aplikasi PPM caranya adalah dengan membuka website Pamsimas terlebih dahulu dengan mengetikkanwww.pamsimas.orgpada browser, setelah itu pilih Pengaduan pada menu

Setelah memilih Pengaduan pada menu di website Pamsimas, maka akan tampil halaman menu pengaduan sebagai berikut

Alamat: http://new.pamsimas.org/index.php?option=com_k2&view=item&layout=item&id=52&Itemid=159

Untuk masuk ke dalam Aplikasi PPM pilih aplikasi PPM pada menu, maka akan muncul halaman login

Masukan User Name dan Password pada menu login, setelah itu tekan OK. Jika berhasil Login maka akan muncul halaman utama PPM. Secara default, halaman utama PPM akan menampilkan Daftar Pengaduan Masuk. Berikut ini adalah gambar halaman utama aplikasi PPM

3. Input Pengaduan Baru

Untuk membuat pengaduan baru atau register pengaduan, klik “Input Pengaduan Baru”. Setelah itu akan muncul halaman form pengisian data

Pilih Derajat Penanganan dengan cara klik Pilih Derajat pada bagian pilihan. Setelah memilih Derajat Penanganan, maka akan muncul kolom isian “Ditujukan kepada”. Maksudnya adalah untuk menentukan level penanganan pengaduan yang akan dibuat.

a. Satlak-KKM, TMF, Kades/Lurah, TKKc, Camat

Ketika memilih derajat ini, maka pada bagian isian “Ditujukan kepada” akan muncul pilihan untuk menentukan Regional, Provinsi, Kab/Kota dan Desa.

Pada level pengguna CMAC (user CMAC) dan Regional (user ROMS Regional) , bagian isian pilihan Regional, Provinsi, Kabupaten & Desa harus diisi semua. Sementara untuk level pengguna Provinsi (User ROMS Provinsi), kolom pilihan “Pilih Provinsi” akan disable, sehingga pengguna level ini cukup memilih pilihan Kab/Kota dan Desa saja. Sedangkan pada level pengguna Kab/Kota (User ROMS Kab/Kota), pilihan Provinsi dan Kab/Kota akan didisable, dan pengguna pada level ini cukup mengisikan nama Desanya saja. Setelah melakukan pemilihan selanjutnya akan muncul halaman form pengisian data

b. ROMS Kab/Kota, DPMU, DPIU, TKK

Ketika memilih derajat penanganan ini, maka pada bagian isian kolom “Ditujukan kepada” akan muncul pilihan Regional, Provinsi dan Kab/Kota

Pada level pengguna CMAC dan Regional, bagian isian pilihan Regional, Provinsi & Kabupaten harus diisi semua. Sementara untuk level pengguna Provinsi, kolom pilihan “Pilih Provinsi” akan disable, sehingga pengguna level ini cukup memilih pilihan Kab/Kota saja. Sedangkan pada level pengguna Kab/Kota, pilihan Provinsi dan Kab/Kota akan di disable dan langsung menuju kepada form pengisian data

c. ROMS Provinsi, PPMU, PPIU, TKP

Ketika memilih derajat penanganan ini, maka pada bagian isian kolom “Ditujukan kepada” akan muncul pilihan Regional dan Provinsi

Pada level pengguna CMAC dan Regional, bagian isian pilihan Regional dan Provinsi harus diisi.

Sementara untuk level pengguna Provinsi, kolom pilihan “Pilih Provinsi” akan disable, dan akan langsung menuju kepada form pengisian data

d. ROMS Regional

Pada level pengguna CMAC dan Regional, bagian isian pilihan Regional dan Provinsi harus diisi.

Sementara untuk level pengguna Provinsi, kolom pilihan “Pilih Provinsi” akan disable, dan akan langsung menuju kepada form pengisian data

e. CMAC, CPMU, CPIU

Pada pilihan ini, maka untuk setiap level pengguna akan langsung menuju ke form pengisian data Setelah melakukan pemilihan derajat penanganan dan menentukan level penanganan maka selanjutnya adalah memilih Media/Sumber, Bidang kegiatan dan Kategori. Berikut adalah gambar tampilan setelah melakukan pilihan derajat penanganan dan tujuan pengaduan

Pada bagian Kategori, khusus untuk kategori penyimpangan dana, jika memilih kategori ini maka akan tampil kolom isian nominal indikasi penyalahgunaan dana. Kolom isian ini wajib untuk diisi dan angka yang diisi harus lebih besar dari 0. Jika tidak diisi maka proses pengisian data tidak bisa dilanjutkan.

Setelah mengisi nominal uang pada kolom isian, tekan enter atau klik sembarang tempat pada halaman form register pengaduan. Selanjutnya akan muncul form isian data. Untuk kategori pengaduan selain kategori pengaduan penyimpangan dana, ketika selesai memilih kategori pengaduan akan langsung muncul form isian data. Berikut ini adalah gambar form isian data

Pada bagian isian Tanggal Terima, Nama Pengadu dan Isi Pengaduan wajib untuk diisi. Jika sudah selesai melakukan perubahan data, klik Save untuk menyimpan data dan secara otomatis akan mendapat nomor registrasi sesuai dengan level pengguna (CMAC, Regional, Provinsi & Kab/Kota). Sebagai contoh nomor registrasi 01000000-1103-003

 01000000 merupakan kode registrasi dari level CMAC.

 1103 adalah masalah yang muncul di tahun 20(11) bulan Maret (03)

 003 urutan masalah yang ke-3 (tiga) pada bulan tersebut

4. Pengaduan Masuk

Halaman ini merupakan daftar pengaduan masuk yang ditujukan kepada anda untuk ditindaklanjuti.

Untuk menindaklanjuti pengaduan yang masuk, klik nomor registrasi pengaduan. Selanjutnya akan muncul halaman form pengisian data

Ada beberapa bagian pada halaman ini, yakni : 1. Informasi Pengaduan

2. Identifikasi Pengaduan 3. Hasil Verifikasi dan Investigasi

4. Target, Rekomendasi Penanganan, dan Fasilitasi Penanganan 5. Pengaduan yang berkaitan dengan penyalahgunaan dana 6. Hasil Akhir Penanganan

7. Keterangan

8. Dokumen Bukti Penyelesaian PPM 9. Status

10. Save

1) Informasi Pengaduan

Pada bagian ini berisikan informasi – informasi umum tentang pengaduan yakni nomor pengaduan, isi pengaduan, fokus pengaduan, tindak lanjut penanganan dan rekomendasi.

2) Identifikasi Pengaduan

 Untuk mengisi tabel identifikasi pengaduan, klik text “ » Klik disini untuk mengisi tabel Identifikasi Pengaduan «”.

 Setelah itu akan muncul halaman sebagai berikut

Proses pengisian data tabel yakni sebagai berikut

o Untuk menambahkan data klik Add, setelah itu akan muncul halaman pengisian data

Nama : Merupakan nama pihak yang dihubungi Jabatan : Merupakan jabatan dari pihak yang dihubungi

Lokasi/Identitas : Merupakan asal, tempat, alamat, email atau pun no hp pihak yang dihubungi

Hasil Identifikasi : Merupakan tempat untuk menuliskan hasil identifikasi dan pengelompokan/klasifikasi (bidang kegiatan, kategori masalah, dan derajat masalah) berdasarkan data pengaduan yang masuk untuk menentukan langkah penanganan selanjutnya

Jika ingin menyimpan data, klik save untuk menyimpan data

Klik Update untuk menyimpan data

o Untuk menghapus data klik Delete pada tabel

 Untuk memunculkan data yang telah disimpan pada tabel Identifikasi Pengaduan, klik refresh pada table

3) Hasil Verifikasi dan Investigasi

Merupakan bagian untuk menuliskan hasil uji silang untuk menguji kebenaran dari laporan/pengaduan tersebut melalui proses verifikasi, konfirmasi, investigasi dan klarifikasi yang diberikan oleh pihak-pihak terkait di lapangan, dengan tujuan untuk mendapatkan kejelasan pokok permasalahan sebenarnya. Hal ini termasuk obyek dan subyek yang diadukan.

4) Target, Rekomendasi Penanganan, dan Fasilitasi Penanganan

Merupakan bagian untuk menuliskan fasilitasi penanganan pengaduan/tindak turun tangan yang didasarkan atas rekomendasi dari hasil uji silang dan analisa yang dilakukan secara berjenjang sesuai dengan kewenangan dari masing-masing wilayah atau penanganan pengaduan yang didistribusikan kepada pihak-pihak yang berkompeten dalam penanganan pengaduan. Dan tuliskan juga setiap proses mengenai: waktu, tempat dan nama para pihak yang terkait.

5) Pengaduan yang berkaitan dengan penyalahgunaan dana

Bagian isian ini akan muncul jika pengaduan berkaitan dengan penyalahgunaan dana

Isian Nominal dana

 Berikut ini adalah keterangan dari kolom isian nominal dana

o Nomor 1 merupakan keterangan nominal indikasi dana yang disalahgunakan. Kolom ini bukan merupakan kolom isian hanya berisikan keterangan. Nominal yang tertera merupakan hasil input dari yang pertama kali melakukan register pengaduan tersebut o Nomor 2 merupakan isian untuk nominal dana yang disalahgunakan yang telah terbukti.

Isian pada kolom ini boleh lebih besar atau lebih kecil dari nominal indikasi dana yang disalahgunakan (nomor 1)

o Nomor 3 merupakan isian untuk nominal dana yang sudah dikembalikan. Isian pada bagian ini harus lebih kecil atau sama dengan nilai hasil pembuktian penyimpangan dana (nomor 2) o Nomor 4 merupakan keterangan nominal dana yang belum dikembalikan. Nominal dana yang belum dikembalikan merupakan hasil dari pengurangan nominal dari hasil pembuktian penyimpangan dana (nomor 2) dengan nominal dana yang sudah dikembalikan (nomor 3).

Nominal dana akan muncul secara otomatis ketika data sudah disimpan (Klik tombol Save) 6) Hasil Akhir Penanganan

Merupakan bagian untuk menuliskan hasil kesepakatan/persetujuan dari para pihak dalam penyelesaian inti masalah.

7) Keterangan

Bagian ini merupakan informasi (keterangan), yang dibuat oleh orang yang melakukan register pengaduan tersebut.

8) Dokumen Bukti Penyelesaian PPM

Bagian ini merupakan informasi dari file yang di upload. Jika ada file yang di upload, maka pada bagian ini akan muncul image atau gambar. Image tersebut bisa diklik apabila ingin melakukan preview.

9) Status

Bagian ini merupakan keterangan dari status pengaduan. Status pengaduan terdiri dari 4 bagian

 Belum ditindaklanjuti : merupakan status dimana pengaduan tersebut ditindaklanjuti

 Sedang diproses dan menunggu review dari pusat : merupakan status yang sudah ditindaklanjuti namun belum ataupun masih menunggu review yang dilakukan oleh TA PPM CMAC

 Review : Merupakan status dimana pengaduan yang sedang dan telah ditindaklanjuti, sudah

10) Save

Tombol Save digunakan untuk menyimpan data. Klik tombol Save jika sudah selesai melakukan pengisian data

Pada halaman Daftar Pengaduan Masuk, jika ingin membaca secara lengkap dan detail isi dari pengaduan klik tanda(+)maka akan muncul tampilan yang memperlihatkan isi pengaduan secara detail dan lengkap

Pada halaman Pengaduan Masuk terdapat kolom dengan nama “File” dimana pada kolom tersebut akan muncul text “Upload”. Bagian ini digunakan untuk menambahkan file/dokumen sebagai pelengkap dari pengaduan. Upload file hanya dilakukan bilamana kategori pengaduan adalah Peyimpangan Dana. File – file yang dimasukan merupakan file Berita Acara, Surat Pernyataan, Bukti Pengembalian Dana dan Bukti Penerimaan Dana. Jenis file yang dimasukan pada aplikasi adalah jenis file image (JPG, JPEG, PNG) dan ukuran file agar kurang dari 1MB.

Untuk memasukan file, klik Upload pada tabel. Tulisan “Upload” pada tabel akan muncul setelah pengaduan tersebut ditindak lanjuti.

Setelah klik upload pada tabel, maka akan muncul halaman untuk memasukan file

Klik browse untuk mencari file yang akan dimasukan.

Upload File

Setelah itu klik open untuk memasukan file yang sudah dipilih. Sehingga akan muncul file yang telah dimasukan tadi. Selanjutnya apabila ingin memasukan file lain klik browse kembali.

Apabila sudah selesai melakukan pencarian file, klik Save untuk menyimpan data. Apabila upload data berhasil maka akan tulisan/text “upload foto berhasil” dan juga muncul gambar yang kita upload pada bagian preview file.

Untuk melakukan preview file, klik pada bagian file tersebut sehingga akan muncul tampilan dile tersebut dengan ukuran yang sebenarnya.

Jika proses upload telah selesai, lihat pada halaman Pengaduan Masuk. Pada kolom File akan ada icon seperti peniti yang menandakan bahwa pengaduan tersebut terdapat file yang sudah di upload. Namun apabila file yang telah dimasukan tadi belum muncul, klik “disini” untuk melakukan refresh pada halaman tersebut

Icon File Yang Sudah Diupload

Untuk Melakukan

5. Pengaduan Keluar

Halaman ini merupakan daftar pengaduan keluar hasil dari pengaduan yang telah diinput atau di register oleh anda. Bagian ini bisa pula digunakan untuk melakukan edit pengaduan yang telah diregister.

Jika ingin melakukan perubahan data, klik nomor registrasi. Setelah itu akan muncul halaman form pengisian data seperti gambar beikut ini

Jika telah selesai melakukan perubahan data, klik tombol Update untuk menyimpan data

6. Menu search

Pada aplikasi PPM ini juga tersedia kolom pencarian (search) yang terdapat pada menu Pengaduan Masuk dan Pengaduan Keluar

Untuk melakukan pencarian data, masukan kata kunci pada kolom pencarian. Setelah itu tekan enter atau klik gambar icon . Jika ingin menghapus kata kunci yang sudah diisikan, klik Reset

7. Laporan

Menu ini digunakan untuk melihat pengaduan – pengaduan yang sudah teregistrasi dan juga progres dari PPM. Menu laporan terdiri dari submenu sebagai berikut :

1. Daftar Pengaduan 2. Rekap Progress

3. Rekap Berdasarkan Ketegori

4. Rekap Penyimpangan Dana berdasarkan Sumber/Media 5. Rekap Penyimpangan Dana Berdasarkan Derajat 6. Arsip PPM

1) Daftar Pengaduan

Pada bagian ini kita bisa melihat seluruh pengaduan yang telah diregistrasi, baik oleh CMAC, Regional, Provinsi ataupun Kab/Kota.

Untuk melihat proses penyelesaian penanganan pengaduan, klik pada nomor registrasi pengaduan setelah itu akan tampak halaman yang berisikan informasi terhadap penyelesaian penanganan pengaduan seperti tampak pada gambar berikut ini :

Pada halaman ini terdiri dari beberapa bagian, yakni : a. Inti / Fokus Isi Pengaduan

Bagian ini berisikan garis besar dari subtansi pengaduan yang diadukan b. Identifikasi Pengaduan

Merupakan tabel yang berisikan pihak – pihak yang dihubungi dalam penyelesaian penanganan pengaduan

c. Hasil verifikasi dan investigasi (termasuk fakta lapangan)

Merupakan bagian yang menjabarkan proses dari penyelesaian penanganan pengaduan d. Target, Rekomendasi Penanganan, dan Fasilitasi

Merupakan informasi tentang target penyelesaian pengaduan ataupun rekomendasi penanganan pengaduan dan juga fasilitasi

e. Pengaduan Yang Berkaitan Dengan Penyalahgunaan Dana

Bagian ini akan muncul apabila pengaduan tersebut merupakan pengaduan dengan kategori penyimpangan dana. Pada bagian ini berisikan nominal dari penyimpangan dana mulai dari indikasi penyimpangan dana, terbukti dana yang disalahgunakan, pengambalian dana dan dana yang belum dikembalikan

f. Hasil Akhir Penanganan

Merupakan bagian yang menjabarkan tentang hasil akhir dari penyelesaian penanganan pengaduan

Merupakan isian dari hasil review yang dilakukan oleh CMAC terhadap proses penanganan pengaduan. Apabila pada pengaduan proses penyelesaiannya belum memenuhi syarat untuk dinyatakan selesai, maka CMAC akan memberikan catatan yang akan muncul pada bagian ini.

i. Dokumen Bukti Penyelesaian PPM

Bagian ini berisikan dokumen – dokumen pendukung proses penyelesaian pengaduan dengan kategori penyimpangan dana. Bagian ini dikhususkan untuk pengaduan dengan kategori penyimpangan dana.

Untuk memudahkan dalam melihat tindaklanjut penanganan pengaduan bisa dilakukan dengan 2 cara, yang pertama seperti pada langkah – langkah diatas yakni dengan melakukan klik (kiri) pada nomor pengaduan. Sementara yang ke dua adalah dengan melakukan klik kanan pada nomor pengaduan, lalu pilih new tab untuk membuka halaman baru. Cara yang ke dua ini bisa memudahkan kita apabila ingin melihat lebih dari satu pengaduan.

Pada daftar pengaduan ini kita juga bisa melakukan pencarian pengaduan. Pada aplikasi tersedia pencarian berdasarkan :

 Propinsi

 Kab/Kota

 Media/Sumber

 Kategori

 Bidang

 Derajat

 Status

Untuk melakukan pencarian pengaduan, jika ingin menggunakan fasilitas aplikasi PPM, klik tanda panah lalu pilih salah satu pilihan. Jika ingin melakukan pencarian berdasarkan kata kunci, masukan kata kunci pada kotak pencarian. Kata kunci yang dimakasud bisa berupa nomor pengaduan, lokasi

atau pun focus dari masalah. Setelah melakukan pilihan ataupun memasukan kata kunci, klik icon pencarian. Dan jika ingin mengembalikan pada tampilan awal daftar pengaduan, memunculkan seluruh pengaduan, klik reset.

Pengaduan – pengaduan yang terdapat pada Daftar Pengaduan bisa juga diconvert kedalam bentuk excel. Dimana dalam format excel tersebut akan muncul secara detail isi dari pengaduan. Untuk convert kedalam excel, klik icon excel yang terapat pada pojok kanan atas seperti pada gambar berikut ini

Setelah melalakukan klik pada icon excel, akan muncul perintah untuk melakukan pendownloadan terhadap file tersebut.

2) Rekap Progress

Menu ini berisikan rekap progress pengaduan untuk melihat status pengaduan per propinsi.

Icon Convert to Excel

Rekap Progress ini juga bisa dilakukan convert kedalam file excel. Caranya adalah dengan klik bagian icon excel dan lakukan pendownloadan terhadap file tersebut.

3) Rekap Berdasarkan Ketegori

Pada menu ini berisikan rekap progres pengaduan berdasarkan kategori. Dari rekap ini kita bisa melihat pekembangan PPM dilihat dari kategori pengaduan.

Rekap progres ini juga bisa diconvert kedalam excel. Caranya adalah dengan mengklik icon excel dan lakukan pendownloadan

4) Rekap Penyimpangan Dana Berdasarkan Sumber/Media

Pada menu ini berisikan rekap progres pengaduan dari kategori penyimpangan dana dengan berdasarkan sumber/media. Pada rekap ini kita bisa melihat perkembangan status PPM kategori penyimpangan dana berdasarkan sumber/media.

Jika ingin melakukan convert kedalam file excel, klik icon excel dan lakukan pendownloadan 5) Rekap Penyimpangan Dana Berdasarkan Derajat

Pada menu ini berisikan progres dari pengaduan kategori penyimpangan dana dengan berdasarkan derajat penanganannya.

Untuk melakukan convert progres tersebut kedalam file excel, klik icon excel dan lakukan pendownloadan

6) Arsip PPM

Merupakan menu untuk mendownload file – file yang berkaitan tentang PPM. Saat ini pada Arsip PPM tersedia Daftar Pengaduan Pamsimas dan Progres PPM Pamsimas (dalam bentuk Power Point) yang di update setiap akhir bulan. Untuk melakukan download terhadap file tersebut, klik nama file tersebut dan lakukan pendownloadan