PENDAHULUAN
Pemanfaatan sistem informasi dalam pengambilan keputusan meningkatkan nilai tambah pada sebuah entitas. Dalam penerapannya, sistem informasi juga semakin berkembang dengan mempermudah pendistribusian informasi menjadi lebih sistematis, akurat dan efektif (Rizaluddin & Evayani, 2019). Semakin baik informasi yang dihasilkan semakin kuat dalam membantu dalam membuat keputusan baik dalam entitas skala besar maupun kecil. Manfaat atas penggunaan sistem informasi ini tidak hanya dirasakan oleh pengguna saja, namun juga dapat dirasakan oleh pihak eksternal dari entitas tersebut.
Lembaga kemahasiswaan merupakan suatu entitas yang memiliki berbagai kegiatan kemahasiswaan di dalamnya. Pelaksanaan kegiatan tersebut biasanya diawali dengan membuat anggaran dan ketika akhir penyelenggaraan perlu adanya laporan realisasi anggaran. Atas dasar anggaran dan laporan pertanggung jawaban pada akhir kegiatan, akan diadakan rapat evaluasi atas seluruh kegiatan dalam periode tersebut.
Pengambilan keputusan atas evaluasi sedikit banyak didasarkan pada anggaran dan laporan pertanggung jawaban tersebut. Dalam hal pendokumentasian atas anggaran dan laporan pertanggung jawaban tersebut, perlu diimbangi dengan sistem informasi yang baik. Untuk menghasilkan informasi yang dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan, sistem informasi dirasa mampu untuk meningkatkan kualitas pengambilan keputusan. Penerapan sistem informasi dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dan meningkatkan informasi (Dana, Samosir, & Widiyasa, 2008). Ketika Lembaga kemahasiswaan tersebut tidak memiliki sistem informasi yang baik maka tujuan utama akan sulit tercapai.
Menurut penelitian Sadewa dan Siahaan (2016) sistem yang digunakan pada
Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) di Universitas Batanghari belum baik dalam
penyebaran informasinya. Unit Kegiatan Mahasiswa membutuhkan sistem yang baik
dalam kegiatan mereka agar bisa menyalurkan informasi-informasi kegiatan yang lebih
relevan sehingga dibutuhkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Sedangkan
penelitian Gienam dan Nasution (2017) mengatakan sistem yang dirancang dapat mempermudah pengolahan akuntansi dan mempermudah penyampaian laporan.
Selama ini lembaga kemahasiswaan di Universitas X ketika menyusun dan membandingkan laporan anggaran dengan realisasi anggaran masih secara manual menggunakan Microsoft Excel. Banyaknya data yang dimiliki oleh lembaga kemahasiswaan tersebut, membuat kegiatan evaluasi kurang efektif dalam pengambilan keputusan. Data yang tersimpan tidak diolah sebagaimana mestinya. Ketika membutuhkan data yang diperlukan, pengurus akan melihat satu persatu file yang ada.
Kegiatan mencari data yang dibutuhkan seringkali membutuhkan waktu yang lama, maka sangat tidak efektif dan informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut kurang akurat.
Persoalan yang diangkat dalam penelitian ini yaitu apakah sistem informasi dapat membantu lembaga kemahasiswaan dalam melihat kinerja setiap kegiatan dalam perbandingan anggaran dan realisasi serta ketepatan waktu pelaporan? Dalam hal mempermudah lembaga kemahasiswaan Universitas X dalam hal mengevaluasi dan mengambil keputusan untuk anggaran kegiatan periode selanjutnya dalam penelitian ini penulis akan merancang sistem informasi keuangan menggunakan database Microsoft Access berdasarkan pada permasalahan yang ada. Microsoft Access yaitu suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelola suatu database untuk membantu dalam mengelola data-data yang akan diproses menjadi informasi (Wulandari & Nugroho, 2012). Sistem informasi yang sesuai kebutuhan dapat memperlancar setiap kegiatan dalam suatu entitas (Gienam & Nasution, 2017).
Dari latar belakang diatas peneliti kali ini bertujuan untuk merancang sistem
informasi pada lembaga kemahasiswaan di Universitas X agar mempermudah lembaga
kemahasiswaan dalam melihat kinerja dari perbandingan antara anggaran dan realisasi
anggaran dan ketepatan waktu pelaporan keuangan dan kegiatan yang telah
dilaksanakan. Manfaat penelitian ini diharapkan dapat membantu lembaga
kemahasiswaan dalam menerapkan sistem informasi.
TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2012) dalam sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, dan memproses data untuk menghasilkan sebuah informasi yang digunakan untuk mengambil keputusan. Sistem informasi bisa dikatakan sistem yang digunakan untuk melakukan proses akuntansi yang memiliki output suatu informasi berupa laporan yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan. Sistem Informasi Akuntansi menurut Daud dan Windana (2014) yaitu sistem informasi yang dapat menangani segala sesuatu yang berhubungan dengan akuntansi. Dalam buku yang ditulis oleh TMBooks (2017) SIA dapat berupa sistem yang manual maupun sistem yang menggunakan teknologi informasi. Proses manual dan teknologi sama saja karena hanya alat yang digunakan untuk menghasilkan sebuah informasi. SIA terdapat 6 komponen, yaitu: 1) User yang menggunakan sistem, 2) Prosedur dan instruksi yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data, 3) Data mengenai entitas dan aktivitas bisnisnya, 4) Software yang digunakan untuk memproses data, 5) Infrastruktur teknologi informasi yang terdiri dari komputer, peripheral device, dan perangkat jaringan, dan 6) Pengendalian internal untuk menjaga keamanan data SIA.
Dari pengertian SIA di atas dapat disimpulkan SIA adalah sistem informasi yang
mencakup aspek-aspek akuntansi untuk melakukan proses akuntansi dan memiliki
output informasi berupa laporan yang dapat digunakan untuk mempengaruhi
pengambilan keputusan. SIA harus memiliki 6 komponen-komponen yang saling
berhubungan yaitu user, prosedur dan instruksi, data-data yang terkait entitas dan proses
bisnis entitas, software, infrastruktur teknologi informasi, dan pengendalian internal.
METODA PENELITIAN Jenis Penelitian
Jenis penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif berdasarkan studi kasus yang dilakukan di lembaga kemahasiswaan Universitas X dengan data yang sebenarnya untuk diidentifikasi dari proses pembuatan proposal hingga penyampaian LPJ.
Objek Penelitian
Penelitian ini menggunakan objek lembaga kemahasiswaan di Universitas X.
Objek ini dipilih karena objek tersebut belum mempunyai sistem yang terkomputerisasi yang mampu lembaga kemahasiswaan melihat hasil kinerja setiap acara berdasarkan keuangan dan ketepatan waktu pengumpulan LPJ ke Senat Mahasiswa Fakultas (SMF) serta membantu lembaga kemahasiswaan dalam pengambilan keputusan terkait kegiatan untuk periode selanjutnya.
Data dan Sumber Data
Data penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer yaitu data yang diberikan langsung dari pemberi informasi, sedangkan data sekunder yaitu data yang berasal dari sumber atau dokumen yang ada. Data primer diperoleh dari anggota Senat Mahasiswa Fakultas Universitas X, sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam penelitian.
Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data ada banyak macam, data primer penelitian ini
menggunakan teknik wawancara untuk memperoleh informasi. Wawancara dilakukan
untuk memperoleh informasi proses lembaga kemahasiswaan dalam menyusun proposal
dan LPJ. Pengumpulan data sekunder dengan cara meminta contoh laporan proposal dan
LPJ dari kegiatan yang sudah terlaksana.
HASIL DAN PEMBAHASAN Diagram Konteks
Gambar 1 Diagram Konteks Sistem Informasi Lembaga Kemahasiswaan
Data Flow Diagram
Gambar 2 Data Flow Diagram Level 0 Sistem Informasi Lembaga Kemahasiswaan
Berdasarkan gambar diagram konteks dan Data Flow Diagram level 0 di atas, arus data berawal dari panitia yang ingin mengajukan kegiatan dengan cara memberikan informasi terkait kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan dan anggaran yang dibutuhkan dalam bentuk proposal pengajuan unit kepada lembaga kemahasiswaan.
Setelah proposal masuk ke lembaga kemahasiswaan, maka akan dikoreksi dengan
mengacu kepada standarisasi yang sudah ada, jika masih ada yang belum sesuai dengan
standar maka akan dikembalikan kepada panitia dengan melampirkan lembar revisi
untuk diperbaiki. Setelah proposal diperbaiki akan diserahkan kembali kepada lembaga
kemahasiswaan dalam bentuk proposal yang sudah direvisi. Jika proposal sudah benar sesuai dengan standar maka lembaga kemahasiswaan akan memberikan memo kegiatan dan acara boleh dilaksanakan.
Setelah acara dilaksanakan, panitia harus memberikan informasi kegiatan, foto kegiatan, dan realisasi anggaran kepada lembaga kemahasiswaan dalam bentuk LPJ. Jika LPJ sudah diterima oleh lembaga kemahasiswaan maka LPJ tersebut akan diperiksa apakah sudah sesuai dengan standarisasi yang berlaku, jika belum memenuhi standar yang berlaku maka lembaga kemahasiswaan akan memberikan informasi revisi LPJ kepada panitia. Setelah diperbaiki oleh panitia maka LPJ yang sudah diperbaiki harus diserahkan kepada lembaga kemahasiswaan dengan informasi kegiatan, foto kegiatan, dan realisasi anggaran yang sudah direvisi dan diarsipkan oleh lembaga kemahasiswaan.
REA
Gambar 3 REA Sistem Informasi Lembaga Kemahasiswaan
Berdasarkan REA (Resource Event Agent) di atas dapat dijelaskan hubungan antara resource proposal hanya bisa berhubungan dengan satu SILK (Sistem Informasi Lembaga Kemahasiswaan) dan tidak boleh lebih semisal kegiatan A hanya terkait dengan bidang tertentu di dalam sistem tidak boleh lebih. sebaliknya SILK hanya bisa berhubungan dengan satu proposal. Hubungan LPJ dengan SILK yaitu satu LPJ hanya bisa berhubungan dengan SILK tidak bisa lebih dan satu SILK hanya bisa berhubungan dengan satu proposal.
Hubungan antara SILK dan LK dimana SILK hanya bisa berhubungan dengan satu LK, sebaliknya LK dapat berhubungan banyak dengan SILK misalkan LK dapat berhubungan dalam beberapa kegiatan yang tercantum di SILK. Hubungan untuk PIC dan SILK yaitu PIC hanya bisa berhubungan maksimal satu dalam SILK semisal kegiatan A PIC A dalam satu periode PIC A tidak bisa menjadi PIC di acara lain, sedangkan hubungan SILK dengan PIC dimana SILK hanya bisa berhubungan maksimal satu semisal SILK hanya bisa diinput dengan data PIC sekali, tidak bisa sama.
Rancangan Sistem Informasi
Berikut tampilan dari rancangan sistem informasi lembaga kemahasiswaan pada Universitas X :
Tampilan halaman utama
Pada tampilan halaman utama ini terdapat dua menu pilihan yaitu formulir dan report. Seperti pada gambar 1 berikut:
Gambar 4 Halaman Utama
Tampilan Menu Formulir
Pada tampilan menu formulir tedapat lima jenis formulir dimana pengisian formulir harus urut dengan urutan 1) Formulir Kegiatan, 2) Formulir LK, 3) Formulir PIC, 4) Formulir Proposal, dan yang terakhir 5) Formulir LPJ. Tombol kembali digunakan untuk kembali ke halaman utama. Seperti gambar 2 berikut:
Gambar 5 Menu Formulir
Tampilan Formulir Kegiatan
Pada tampilan formulir kegiatan berisi ID kegiatan, nama kegiatan dan
penanggungjawab acara. Dalam ID kegiatan diisi dengan format BID-“bidang yang
menyelanggarakan acara”-“Nomor acara”. Sedangkan nama kegiatan berisikan nama
kegiatan yang lembaga kemahasiswaan selenggarakan. Pada field penanggungjawab
acara ada beberapa pilihan yaitu Bidang 1, Bidang 2, Bidang 3, Bidang 4, dan BPMF
(disesuaikan dengan Lembaga Kemahasiswaan Universitas X). Pada formulir ini ada
tombol-tombol pada bagian bawah yaitu 1) tombol kegiatan baru untuk mendaftarkan
kegiatan yang belum terdaftar sebelumnya, 2) tombol kembali ke awal yaitu tombol
untuk kembali ke record paling pertama, 3) Tombol sebelumnya yaitu tombol untuk ke
record sebelumnya, 4) Tombol mencari kegiatan yaitu tombol untuk mencari kegiatan
yang ingin dilihat kembali atau yang ingin dicari, 5) tombol selanjutnya yaitu tombol
untuk melihat record selanjutnya, 6) tombol Menuju record terakhir yaitu untuk menuju
record terakhir dari kegiatan yang terdaftar, 7) Tombol simpan untuk menyimpan jika
sudah terjadi perubahan data baik menambah kegiatan baru maupun mengubah data
kegiatan sebelumnya, dan 8) tombol keluar untuk kembali ke menu formulir. Tampilan formulir kegiatan seperti gambar 3 berikut:
Gambar 6 Tampilan Formulir Kegiatan
Tampilan Formulir LK
Pada tampilan formulir LK terdapat ID LK dimana ID LK memiliki format autonumber untuk mempermudah penomoran LK. Nama LK harus diisi dengan format SMF atau BPMF diikuti periode lembaga kemahasiswaan tersebut. Ketua, bendahara, sekretaris, dan komisi 3 diisi berdasarkan susunan jabatan pada LK yang terdaftar.
Khusus untuk sekretaris dan komisi 3 diisi salah satu berdasarkan LKnya. Jika SMF yang harus diisi yaitu bagian sekretaris, sedangkan BPMF diisi pada bagian komisi 3.
Kolom periode diisi periode Lembaga Kemahasiswaan itu. Pada formulir ini ada
tombol-tombol pada bagian bawah yaitu 1) tombol LK baru untuk mendaftarkan LK
yang belum terdaftar sebelumnya, 2) tombol kembali ke awal yaitu tombol untuk
kembali ke record paling pertama, 3) Tombol sebelumnya yaitu tombol untuk ke record sebelumnya, 4) Tombol mencari LK yaitu tombol untuk mencari LK yang ingin dilihat kembali atau yang ingin dicari, 5) tombol selanjutnya yaitu tombol untuk melihat record selanjutnya, 6) tombol Menuju record terakhir yaitu untuk menuju record terakhir dari LK yang terdaftar, 7) Tombol simpan untuk menyimpan jika sudah terjadi perubahan data baik menambah kegiatan baru maupun mengubah data LK sebelumnya, dan 8) tombol keluar untuk kembali ke menu formulir. Seperti gambar 4 berikut:
Gambar 7 Tampilan Formulir LK
Tampilan Formulir PIC
Formulir PIC berisikan mahasiswa yang menjadi penanggungjawab acara. Pada
Tampilan formulir PIC terdapat ID PIC yang sudah autonumber untuk mempermudah
penomoran, lalu nama PIC diisi nama PIC yang bertanggungjawab pada suatu acara
tertentu, NIM yaitu Nomor Induk Mahasiswa sebagai identitas PIC tersebut, dan yang
terakhir adalah kontak yang berisikan nomor telepon yang bisa dihubungi dari PIC
tersebut. Pada formulir ini ada tombol-tombol pada bagian bawah yaitu 1) tombol PIC
baru untuk mendaftarkan PIC yang belum terdaftar sebelumnya, 2) tombol kembali ke
awal yaitu tombol untuk kembali ke record paling pertama, 3) Tombol sebelumnya yaitu
tombol untuk ke record sebelumnya, 4) Tombol mencari PIC yaitu tombol untuk
mencari PIC yang ingin dilihat kembali atau yang ingin dicari, 5) tombol selanjutnya yaitu tombol untuk melihat record selanjutnya, 6) tombol Menuju record terakhir yaitu untuk menuju record terakhir dari PIC yang terdaftar, 7) Tombol simpan untuk menyimpan jika sudah terjadi perubahan data baik menambah kegiatan baru maupun mengubah data PIC sebelumnya, dan 8) tombol keluar untuk kembali ke menu formulir.
Seperti gambar 5 berikut:
Gambar 8 Tampilan Formulir PIC
Tampilan Formulir Proposal
Formulir proposal berisikan rancangan-rancangan setiap kegiatan pada periode
tertentu. Pada tampilan formulir proposal terdapat ID proposal yang sudah autonumber,
Periode diisi oleh periode acara tersebut dilaksanakan. Nama kegiatan bisa dipilih dari
kegiatan yang sudah terdaftar dalam formulir kegiatan, bila sudah input pada formulir
kegiatan maka dapat dipilih pada nama kegiatan yang diformulir proposal. Tanggal
masuk proposal ke SMF diisi kapan proposal tersebut dimasukkan ke SMF, tanggal
kegiatan, jam acara mulai, dan jam acara selesai diisi kapan rencana kegiatan tersebut
ingin dilaksanakan. Nama LK dipilih dari LK yang sudah didaftarkan dan sesuai dengan periode acara tersebut dilaksanakan. Dana PLK, IKAMA, Usaha Dana, Sponsorship dan Donatur, serta Kontribusi Peserta diisi sesuai rancangan anggaran yang dibuat oleh Lembaga Kemahasiswaan. Nama PIC dipilih dari formulir PIC sesuai dengan yang bertanggungjawab pada kegiatan tersebut. Pada formulir ini ada tombol-tombol pada bagian bawah yaitu 1) tombol Proposal baru untuk mendaftarkan Proposal yang belum terdaftar sebelumnya, 2) tombol kembali ke awal yaitu tombol untuk kembali ke record paling pertama, 3) Tombol sebelumnya yaitu tombol untuk ke record sebelumnya, 4) Tombol mencari Proposal yaitu tombol untuk mencari Proposal yang ingin dilihat kembali atau yang ingin dicari, 5) tombol selanjutnya yaitu tombol untuk melihat record selanjutnya, 6) tombol Menuju record terakhir yaitu untuk menuju record terakhir dari Proposal yang terdaftar, 7) Tombol simpan untuk menyimpan jika sudah terjadi perubahan data baik menambah kegiatan baru maupun mengubah data Proposal sebelumnya, dan 8) tombol keluar untuk kembali ke menu formulir. Seperti gambar 6 berikut:
Gambar 9 Tampilan Formulir Proposal
Tampilan Formulir LPJ
Formulir LPJ berisikan realisasi setiap acara pada periode tertentu. Pada tampilan
formulir LPJ terdapat ID LPJ yang sudah autonumber. Periode berisikan periode acara
tersebut dilaksanakan. Nama kegiatan bisa dipilih jika sudah terdaftar dalam formulir
kegiatan. Tanggal selesai acara berisikan kapan acara tersebut selesai. Tanggal LPJ
keuangan dan tanggal LPJ kegiatan berisikan kapan LPJ keuangan tersebut diberikan
kepada SMF. Jam acara mulai dan jam acara realisasi berisikan kapan acara tersebut
mulai dan acara tersebut selesai. Nama LK berisikan LK yang berkaitan dengan periode
acara tersebut dilaksanakan. Dana PLK, Dana IKAMA, Usaha Dana, Sponsorship dan
Donatur, serta Kontribusi Peserta berisikan dana-dana yang keluar secara realisasi setiap
kegiatan pada periode tertentu. Nama PIC sesuai dengan siapa yang menjadi
penanggungjawab kegiatan ini. Pada formulir ini ada tombol-tombol pada bagian bawah
yaitu 1) tombol LPJ baru untuk mendaftarkan LPJ yang belum terdaftar sebelumnya, 2)
tombol kembali ke awal yaitu tombol untuk kembali ke record paling pertama, 3)
Tombol sebelumnya yaitu tombol untuk ke record sebelumnya, 4) Tombol mencari LPJ
yaitu tombol untuk mencari LPJ yang ingin dilihat kembali atau yang ingin dicari, 5)
tombol selanjutnya yaitu tombol untuk melihat record selanjutnya, 6) tombol Menuju
record terakhir yaitu untuk menuju record terakhir dari LPJ yang terdaftar, 7) Tombol
simpan untuk menyimpan jika sudah terjadi perubahan data baik menambah kegiatan
baru maupun mengubah data LPJ sebelumnya, dan 8) tombol keluar untuk kembali ke
menu formulir. Seperti gambar 7 berikut:
Gambar 10 Tampilan Formulir LPJ
Tampilan Halaman Menu Report
Pada tampilan menu report terdapat dua pilihan report yang ingin dilihat yaitu report keuangan dan report LPJ. Report keuangan digunakan untuk melihat bagaimana perbandingan antara anggaran dan realisasi dari sisi keuangan, sedangkan report LPJ melihat ketepatan waktu pelaporan LPJ kegiatan dan LPJ keuangan kepada SMF.
Seperti gambar 8 berikut:
Gambar 11 Tampilan Halaman Menu Report
Tampilan Halaman Report Keuangan
Report keuangan melihat perbandingan antara total anggaran dengan total realisasi sehingga akan memunculkan keterangan surplus, defisit, atau balance secara otomatis. Terdapat 2 tombol bantu dalam report ini 1) Mencari digunakan untuk mencari report suatu kegiatan dan 2) tombol keluar digunakan untuk kembali ke menu report.
Seperti gambar 9 berikut:
Gambar 12 Halaman Report Keuangan
Tampilan Halaman Report LPJ
Report LPJ melihat dari sisi ketepatan waktu pelaporan LPJ kegiatan dan LPJ
keuangan ke SMF. Dalam hal ini waktu maksimal pelaporan keuangan yaitu H+3 dan
LPJ kegiatan maksimal H+5. Jika belum melaporkan LPJ akan muncul keterangan
“Belum Dilaporkan”, jika tidak melebihi batas pengumpulan LPJ akan muncul keterangan “Tepat Waktu”, dan jika sudah melebihi waktu batas pengumpulan LPJ akan muncul keterangan “Tidak Tepat Waktu”. Pada report ini terdapat 2 tombol bantu yaitu 1) Tombol mencari digunakan untuk mencari report suatu kegiatan dan 2) tombol keluar digunakan untuk kembali ke menu report. Seperti gambar 10 berikut:
Gambar 13 Tampilan Halaman Report LPJ
