71 BAHAGIAN 7: PEMANTAUAN DAN SEMAKAN PROGRAM
7.1 PEMANTAUAN DAN SEMAKAN
7.1.1 Standard Asas
7.1.1.1 Setiap program PPT wajib dipantau oleh jabatan, sebagaimana yang diluluskan oleh Senat.
Penilaian program ini dibahagikan kepada dua iaitu Penilaian Dalaman dan Penilaian Luaran. Penilaian Dalaman dijalankan melalui penilaian penyelia yang dilakukan oleh pelajar pada setiap semester. Rujuk laporan pada lamansesawang www.smp.ukm.my/sppk.
Selain daripada itu penilaian program juga oleh penilai luar seperti yang dimaklumkan pada bahagian awal.
7.1.1.2 PPT wajib mempunyai mekanisme untuk mengurus dan menyelaras program bagi memenuhi semua keperluan, terutamanya yang berkaitan dengan jaminan kualiti. Jabatan pula wajib memantau perjalanan program dengan mengambil kira kepentingan pihak berkepentingan.
Hubungan di antara proses pemantauan dan penyemakan kurikulum dan pencapaian hasil pembelajaran dapat dilihat melalui proses penilaian setiap kursus yang meliputi tugasan seperti esei, kuiz, pembentangan dan projek; dan peperiksaan formal diakhir kursus. (Sila rujuk Jadual 3.1 Kaedah Penilaian dan Agihan Program dan jadual 3.2 Penilaian Pelajar dari pelbagai dimensi dalam Bidang 3 Penilaian Pelajar) Setiap pensyarah akan memastikan semua jenis penilaian mencakupi domain-domain kognitif Taksonomi Bloom (sila rujuk Proforma kursus dalam fail ISO setiap kursus yang disimpan diBilik ISO); dan ini dipantau melalui mesyuarat proforma dan wasit kertas peperiksaan.
7.1.1.3 Bagi pemantauan dan penilaian, data berkaitan prestasi calon, pencapaian objektif program dan maklum balas daripada calon wajib dianalisis untuk meningkatkan kualiti program
Ditahap Fakulti maklumbalas calon Sarjana Falsafah dan Doktor Falsafah dianalisa oleh Unit Jaminan Kualiti.
72 RAJAH 7.1 STATISTIK PENILAIAN PENYELIAAN BAGI
FAKULTI SAINS SOSIAL & KEMANUSIAAN
Semester / Sem
Bil.
Pelajar Menilai
Bil. Pelajar Tidak Menilai
Jumlah
Pelajar % Menilai Sem 1 /
20112012 93 504 597 15.58
Sem 2 /
20112012 104 501 605 17.19
Sem 1 /
20122013 130 472 602 21.59
7.1.1.4 PPT wajib memantau prestasi keseluruhan program secara berterusan.
Contohnya, kadar penamatan dan nisbah calon yang bergraduat pada masanya.
Pelajar PhD / Tahun 2010/2011 2011/2012 2012/2013
Status Mendaftar 131 156 174
Tamat pengajian dan dianugerahkan ijazah
2 3 1
Gagal dan diberhentikan 8 14 8
7.1.1.5 Maklum balas daripada penilai luar wajib digunakan untuk meningkatkan kualiti program.
Dari segi penilaian luar dan peringkat antarabangsanya pula sejak penubuhannya Program telah melantik penilai luar untuk mempastikan program pengajian adalah sejajar atau setara dengan perkembangan semasa ilmu pengajian bahasa/linguistik dan kesusasteraan Bahasa Inggeris di peringkat antarabangsa.
Penilaian program dan semakan kurikulum bagi program siswazah yang ditawarkan oleh program dilakukan mengikut prosedur tertentu yang telah ditetapkan. Ini adalah untuk memastikan program yang ditawarkan memenuhi kualiti dan standard yang tinggi.
Proses merancang dan menilai kursus program bermula dengan mengambilkira keperluan visi dan misi universiti yang disesuaikan dengan keperluan negara dan tuntutan ilmu. Proses ini melibatkan aktiviti semakan dan penilaian yang dilakukan oleh jawatankuasa semakan akademik, penilai luar dan penasihat. Di samping itu pandangan dan input daripada majikan, pelajar, alumni dan ibu bapa pelajar juga diambil kira (Rujuk Bahagian 1 Rajah 1.5 – 1.12)
73 Pengawasan kurikulum dilakukan oleh Fakulti melalui mekanisme dan jawatankuasa berikut:
a. Mesyuarat Fakulti
b. Mesyuarat Pusat Pengajian c. Jawatankuasa siswazah Fakulti d. Jawatankuasa siswazah Pusat
e. Mesyuarat pemeriksa luar/semakan abstrak
7.1.1.6 Penyelidikan wajib dijalankan secara bebas dan mematuhi garis panduan program, etika dan kod tingkah laku. Contohnya, garis panduan tentang plagiarisme.
Jawatankuasa ditahap fakulti telah ditubuhkan untuk menangani isu plagiat.
Jawatankuasa Plagiat Fakulti ini akan menyedarkan pihak berkepentingan termasuk penyelia dan pelajar tentang isu plagiat. Rujuk minit mesyurat FSSK di www.spdukm.ukm.my/fssk bulan Oktober 2013
7.1.1.7 Sebarang perubahan atau cadangan baru bagi prosedur dan proses bagi program penyelidikan wajib diluluskan oleh PPT.
Penambahbaikan yang disyorkan oleh Program diajukan ke pengurusan fakulti untuk perakuan. Minit mesyuarat pengurusan fakulti boleh dicapai pada lamansesawang www.spdukm.ukm.my/fssk
7.1.1.8 PPT wajib memastikan pencapaian hasil pembelajaran seperti yang dinyatakan dalam Bahagian 1 dokumen ini.
PPT memastikan pencapaian hasil pembelajaran seperti yang dinyatakan dalam Bahagian 1 dokumen ini melalui proses penilaian sumatif dan formatif khasnya kelulusan Kursus wajib Metodologi Penyelidikan dan Penulisan Akademik, lulusan pembentangan proposal dan lulus ujian lisan. Rujuk Bahagian 3.
7.1.1.9 PPT wajib memastikan pencapaian ciri-ciri siswazah seperti yang disenaraikan dalam Kerangka Kelayakan Malaysia (MQF).
PPT memastikan pencapaian ciri-ciri siswazah seperti yang disenaraikan dalam Kerangka Kelayakan Malaysia (MQF) Tahap 7. HPP Program telah menerapkan 8 domain MQF. Rujuk Bahagian 2.
7.1.1.10 PPT wajib menubuhkan jawatankuasa semakan dengan terma rujukan yang jelas.
PPT telah menubuhkan jawatankuasa semakan dibawah jawatankuasa penilaian program akademik (JPPA) yang dipengerusikan oleh Dekan fakulti. Terma Rujukan disimpan dipejabat Ketua Penolong Pendaftar Fakulti.
74 7.1.1.11 PPT wajib menyemak dan menganalisis pencapaian keseluruhan objektif
program.
Urusetia Pengajian Siswazah FSSK akan mengeluarkan laporan analisis pencapaian keseluruhan objektif program ke Unit Jaminan Kualiti setiap tahun.
Laporan disimpan di pejabat Unit Jaminan Kualiti.
7.1.1.12 Bagi program kedoktoran industri, MOU atau MOA wajib dimeterai antara PPT dan rakan industri atas hak harta intelek.
T/B
7.1.2 Standard Tinggi
7.1.2.1 PPT perlu memantau hasil penyelidikan seperti penerbitan, hak cipta, prototaip, paten, dan pengkomersilan.
Hasil penyelidikan, khasnya penerbitan di journal berindeks dipantau sewaktu penghantaran notis penyerahan tesis. Maklumat disimpan dipejabat Urusetia Pengajian Siswazah FSSK dan dipaparkan di mesyuarat fakulti. Maklumat disimpan dilamansesawang www.spdukm.ukm.my/fssk
7.2.1.2 Prestasi selepas pengijazahan perlu dipantau melalui kajian longitud dan /atau pengesanan.
T/B
7.2 PENGLIBATAN PIHAK BERKEPENTINGAN 7.2.1 Standard Asas
7.2.1.1 Semakan program wajib melibatkan pihak berkepentingan yang berkaitan.
Pihak yang berkepentingan dalam Program ini ialah bakal majikan, graduan, industri, kakitangan akademik, kementeriaan pendidikan tinggi, penaja pelajar, institut penyelidikan, masyarakat umum dan juga pentadbir UKM.
Pihak Berkepentingan Kaedah Penglibatan
Bakal majikan Kajian pasaran, latihan industri
Rakan industri Mencadangkan alatan terkini yang boleh digunakan
Kakitangan akademik Secara langsung Kementerian Pendidikan
Tinggi
Kawalan kualiti, laporan kepada Kementeriaan Penaja pelajar Soal selidik
75
Pelajar Soal selidik, komen lisan
Institusi penyelidikan Penyelidikan dan perundingan Masyarakat umum Soal selidik
Pentadbir UKM Secara langsung kepada Pusat Pembangunan Akademik
Penglibatan mereka dalam perkembangan program berada dalam tahap yang amat memberangsangkan terutamanya dalam mendapatkan maklum balas kajian pasaran dan prestasi siswazah Fakulti. Mekanisme formal melalui:
a. soal selidik, dan dapatan kajian b. maklum balas penilai luar Mekanisme tidak formal melalui:
a. liputan media
b. temu bual tidak formal
Hubungan yang wujud antara FSSK dengan pihak berkepentingan adalah selaras dengan misi dan objektif pusat pengajian, fakulti dan universiti dari segi perancangan dan pelaksanaan program, penyediaan sumber, kemudahan dan kakitangan. Beberapa kerjasama secara tidak langsung telah diwujudkan bagi memberi peluang kakitangan menjalankan penyelidikan, meningkatkan aktiviti profesionalisma, dan melaksanakan urusan penyeliaan yang relevan. Pentadbir FSSK bertanggungjawab secara langsung dalam memantau hubungan dengan semua pihak berkepentingan di Pusat-pusat Pengajian, Fakulti dan universiti bagi memastikan semua tindakan adalah selaras dengan keperluan semasa negara.
7.2.2 Standard Tinggi
7.2.2.1 PPT perlu menubuhkan Panel Penasihat Program yang mengandungi wakil daripada badan profesional.
Panel Penasihat Program yang ditubuhkan oleh fakulti mengandungi wakil dari badan profesional seperti Yayasan Budi Penyayang.
76 BAHAGIAN 8: GOVERNAN, KEPIMPINAN DAN PENTADBIRAN
8.1 GOVERNAN 8.1.1 Standard Asas
8.1.1.1 PPT wajib menjelaskan struktur tadbir urus dan fungsinya, hubungan dengan pihak berkepentingan dalaman dan luaran, dan kesannya terhadap program. Struktur, fungsi dan hubungan wajib didokumentasikan dan disebarkan kepada semua pihak yang terlibat.
Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan mempunyai enam Pusat Pengajian.
Setiap Pusat Pengajian menjadi tapak untuk tiga program prasiswazah yang berkaitan dengan disiplin akademik. Untuk memperolehi governans dan kepimpinan yang efektif, struktur organisasi pengurusan fakulti terdiri daripada Dekan, Timbalan Dekan, Pengerusi Pusat Pengajian, Penolong Pendaftar dan Kakitangan Sokongan.
Kedekanan
Kedekanan berfungsi sebagai pusat pengurusan fakulti. Ia diketuai oleh Dekan dan dibantu oleh tiga Timbalan Dekan. Kedekanan bertindak sebagai penggerak dan penyelaras kepada keseluruhan aktiviti fakulti untuk mencapai wawasan dan matlamatnya. Untuk itu kedekanan akan menumpukan perhatian kepada aspek keperintahan berikut:
i. Merancang dan mengoperasikan pelan strategi fakulti sesuai dengan perkembangan ilmu sastera, perkembangan negara dan keperluan klien fakulti seperti pembuat dasar, majikan dan bakal pelajar.
ii. Mewujudkan jaringan kerjasama antara fakulti lain di dalam dan juga di luar kampus.
iii. Menjalin hubungan kerjasama dengan organisasi penyelidikan, pertubuhan serantau dan antarabangsa yang akan memberi faedah bersama kepada fakulti.
iv. Memantau perlaksanaan dan kualiti program akademik yang dikendalikan oleh Pusat Pengajian.
v. Merancang dan menjana kewangan fakulti untuk tujuan pengurusan, dan juga pembangunan sumber manusia.
Mesyuarat Pengurusan Fakulti di pengerusikan oleh dekan fakulti dan dianggotai timbalan-timbalan dekan, pengerusi-pengerusi pusat dan pegawai tadbir fakulti.
Mesyuarat ini berlansung dua minggu sekali dan menangani hal-hal berkaitan pentadbiran, pelajar, kewangan dan kualiti. Keputusan yang di buat di mesyuarat ini di panjangkan ke Mesyuarat Fakulti yang berlansung sebulan sekali.
Mesyuarat Fakulti dianggotai semua ahli akademik fakulti.
77 Struktur organisasi fakulti, pusat dan program boleh dilihat dalam Rajah 8.1 dan Rajah 8.2 (dibawah).
RAJAH 8.1: STRUKTUR PENGURUSAN FAKULTI SAINS SOSIAL &
KEMANUSIAAN
Pusat Pengajian
Pusat Pengajian bertindak sebagai pelaksana program akademik fakulti. Ia diketuai oleh seorang Pengerusi Pusat Pengajian yang bertanggungjawab kepada Dekan. Dengan itu pusat pengajian akan menumpukan perhatian kepada aspek keperintahan berikut:
i. Membina dan memajukan ilmu melalui kegiatan akademik seperti penyelidikan, persidangan, wacana dan penerbitan.
ii. Merancang, menawar dan memantau Program Pengajian Siswazah agar sentiasa sesuai dan berdaya saing.
DEKAN
Tim. Dekan (Siswazah
dan Hubungan Antarabangsa
Tim Dekan (PraSiswazah
dan Alumni)
Ketua Hal Ehwal Jaringan
Industri &
Masyarakat Ketua
Jaminan Kualiti Tim. Dekan
(Penyelidikan dan Inovasi)
Ketua Penolong Pendaftar 6
Pengerusi Pusat
Ketua – Ketua Program
Pusat Ketua
Siswazah Pusat Penyelaras
Program Pejabat
Dekan
Pegawai Sistem Maklumat 3
Pegawai Penyelidik
Sosial 2 Penolong
Pendaftar (Siswazah dan
Prasiswazah)
Penolong Pegawai Sistem Maklumat Penolong
Pegawai Tadbir (Siswazah)
78 iii. Meransang dan memajukan kerjaya ahli akademik mencukupi konsep malim
sarjana dan amalan budaya kerja keserakanan.
iv. Merancang dan menyelenggara prasarana yang menckupi untuk melaksanakan program pengajian, penyelidikan dan penerbitan dengan lancar dan berkesan.
v. Mengurus pengagihan pelajar ke program pengajian dan membuat keputusan tentang pengkhususan pengajian pelajar.
Mesyuarat Pengurusan Pusat di pengerusikan oleh Pengerusi Pusat dan dianggotai ketua-ketua program dan ketua unit sebagai ahli. (Sila rujuk Carta 8.2:
Organisasi Pusat Pengajian Bahasa dan Linguistik) Mesyuarat ini berlangsung tiga minggu sekali (atau bila ada keperluan) dan menangani isu berkaitan pentadbiran Pusat dan Program.
Program Pengajian
Program Pengajian bertindak sebagai penyampai ilmu kepada pelajar untuk menghasilkan graduan dalam bidang-bidang ilmu tertentu. Pengijazahan pelajar adalah dikaitkan secara langsung dengan program pengajiannya. Program Pengajian menumpukan perhatian kepada aspek keperintahan berikut:
i. Melaksanakan dan memantau penawaran serta penilaian kursus-kursus dalam sesuatu program pengajian supaya berjalan dengan lancar.
ii. Menyelaras program dari minggu pendaftaran hingga mesyuarat siswazah ditahap Fakulti setiap semester.
iii. Memantau prestasi pelajar dan menyediakan khidmat sokongan akademik kepada pelajar.
iv. Memantau prestasi tenaga akademik dalam pengendalian program pengajian.
8.1.1.2 PPT wajib menyatakan dengan jelas kuasa akademiknya.
Keputusan untuk membuat dasar program pengajian adalah tertakluk kepada peraturan Fakulti dan Universiti, selain yang merujuk kepada keperluan tahap kebangsaan seperti Jabatan Pengajian Tinggi, KPT dan Jabatan Perkhidmatan Awam.
Pusat Pengajian dan program mempunyai autonomi untuk:
Mencadangkan program baru.
Mencadangkan pengambilan kakitangan akademik baru berdasarkan keperluan.
Menentukan beban pemberat penyeliaan berdasarkan aktiviti utama tertakluk kepada had minima (6-10 pelajar setiap penyelia) yang ditetapkan oleh UKM.
Menentukan beban pengajaran tenaga akademik.
Bukti lembaga program adalah badan berkesan dalam membuat dasar dan mempunyai autonomi yang mencukupi dapat dilihat dari keputusan dan tindakan
79 yang diambil seperti tercatat dalam minit mesyuarat. Minit mesyuarat disimpan di Pejabat Pengerusi Pusat Pengajian.
8.1.1.3 Jawatankuasa PPT wajib bergiat aktif dalam pembentukan dasar.
T/B
8.1.1.4 PPT wajib membentuk mekanisme bagi memastikan integrasi dalam fungsi dan kebolehbandingan kualiti penyelidikan bagi program yang dijalankan di kampus yang berbeza.
T/B
8.1.1.5 Dasar dan amalan jabatan wajib selaras dengan tujuan PPT.
Dasar dan amalan Program adalah selaras dengan tujuan PPT seperti yang dihuraikan dalam Bahagian 1.
8.1.2 Standard Tinggi
8.2.1.1 PPT patut mempunyai satu sistem jawatankuasa yang menyeluruh, saling berhubungan dan diinstitusikan, yang bertanggungjawab terhadap program. Sistem ini patut mengambil kira antara lainnya, perundingan dalaman dan luaran, maklum balas, isu semasa, rangkaian dan kolaborasi.
Pusat Pengajian mempunyai satu sistem jawatankuasa yang menyeluruh, saling berhubungan dan diinstitusikan, yang bertanggungjawab terhadap program.
Sistem ini mengambil kira antara lainnya, perundingan dalaman dan luaran, maklum balas, isu semasa, rangkaian dan kolaborasi. Lihat carta alir dibawah.
RAJAH 8.2: STRUKTUR PENGURUSAN PUSAT PENGAJIAN BAHASA DAN LINGUISTIK
80 8.2.2.1 Prinsip governan patut menggambarkan perwakilan dan penglibatan staf
akademik, calon dan pihak berkepentingan lain.
Prinsip governan menggambarkan perwakilan dan penglibatan staf akademik, calon dan pihak berkepentingan lain. Diperingkat Program, tanggungjawab Ketua Program adalah seperti di senaraikan di carta diatas. Ketua Program ada seorang pembantu pentadbir yang bertanggungjawab mengendalikan urusan pentadbiran, urusan pelajar-pelajar siswazah, dan perkuliahan bagi Program Siswazah. Tanggungjawab kakitangan akademik program meliputi mengajar dan mengendalikan penyeliaan program berdasarkan kepakaran masing-masing.
Pensyarah juga menjadi ahli dalam jawatankuasa-jawatankuasa di peringkat program yang berperanan memberi input dan maklumbalas mengenai kualiti program disamping menguruskan penyelidikan pelajar.
8.2 KEPIMPINAN PROGRAM 8.2.1 Standard Asas
8.2.1.1 PPT wajib menyatakan kriteria bagi struktur, perlantikan, peranan dan tanggungjawab kepimpinan program dengan jelas.
Proses pemilihan Pengerusi Pusat pengajian dan Ketua Program bermula dengan pembukaan pencalonan oleh Bahagian Canselori Universiti yang meminta pencalonan daripada kakitangan akademik Pusat Pengajian. Setelah tempoh pencalonan tamat, proses penyaringan bermula di mana jawatankuasa kesepakaran meneliti CV pensyarah yang dicalonkan. Pemilihan dibuat berdasarkan kepakaran, pengalaman dan kebolehan melaksana dan memantau program dengan licin termasuk mengadakan sistem kaunseling akademik dan bimbingan pengalaman. Surat perlantikan dikeluarkan selepas mendapat persetujuan Naib Canselor Universiti.
Tugas dan Tanggungjawab Ketua Program adalah seperti berikut:
i. Mengurus dan memantau pelaksanaan program pengajian.
ii. Mencadangkan kursus-kursus untuk ditawarkan.
iii. Memantau hal-hal akademik seperti penyelidikan, penyeliaan, dan laporan kemajuan calon.
iv. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Program Pengajian yang dianggotai oleh tenaga akademik yang terlibat dalam pengendalian sesuatu program pengajian.
v. Mempengerusikan mesyuarat-mesyuarat di peringkat program pengajian seperti pemilihan pelajar, pemilihan pemeriksa luar dan dalam, menilaian abstrak dll.
vi. Mengurus hal-hal logistik pelaksanaan program pengajian seperti jadual pensyarah, penetapan pengunaan bilik seminar dan dewan kuliah, keputusan kursus dan sebagainya.
81 vii. Memantau prestasi dan pencapaian pelajar ke arah graduat pada masa
yang ditetapkan dan pengijazahan.
viii. Menyimpan maklumat mengenai program bagi tujuan penilaian / audit program.
ix. Menilai dan memantau prestasi kakitangan akademik sebagai penyelia.
8.2.1.2 Kepimpinan program wajib disandang oleh mereka yang mempunyai kelayakan dan pengalaman penyelidikan yang sewajarnya.
Ketua Program Siswazah ialah Prof Madya Dr Raihanah Mohd Mydin, dan kelayakan akademik beliau ialah Ph.D. dari Universiti Malaya. Beliau telah bertugas di UKM selama 18 tahun. Beliau telah dilantik sebagai Ketua Program oleh Naib Canselor Universiti Kebangsaan Malaysia untuk tempoh tiga tahun dari 1 Ogos 2012 – 31 Julai 2015. Beliau dipantau oleh Pengerusi Pusat Pengajian Bahasa dan Linguistik iaitu Prof Dr. Thang Siew Meng. Kelayakan akademik Dr Thang ialah Ph.D. dari University of Nottingham UK.
Maklumat boleh dijana di www.ukm.my/pakar
8.2.1.3 PPT wajib membangunkan proses bagi memastikan komunikasi antara PPT dan kepimpinan program dalam perkara berhubung pengurusan sumber manusia, pengurusan calon siswazah, peruntukan sumber penyelidikan dan proses membuat keputusan.
PPT telah membangunkan proses bagi memastikan komunikasi antara PPT dan kepimpinan program dalam perkara berhubung pengurusan sumber manusia, pengurusan calon siswazah, peruntukan sumber penyelidikan dan proses membuat keputusan.
Mesyuarat-mesyuarat yang diadakan setiap bulan atau setiap dua bulan ditahap program, pusat pengajian, urusetia pengajian siswazah dan fakulti menjadi jalan komunikasi yang jelas bagi ahli, program dan pusat pengajian membuat keputusan. Minit mesyuarat program dan pusat disimpan di pusat pengajian.
Minit mesyuarat pengajian siswazah disimpan di pejabat urusetia pengajian siswazah. Minit mesyuarat Fakulti disimpan di lamansesawang www.spdukm.ukm.my/fssk
8.2.2 Standard Tinggi
8.2.2.1 PPT patut memastikan kepimpinan program memikul tangggungjawab membentuk satu persekitaran penyelidikan yang mampu melahirkan inovasi dan kreativiti.
Kepimpinan program, bersama dengan jawatankuasa siswazah ditahap program membentuk satu persekitaran penyelidikan yang mampu melahirkan inovasi dan kreativiti. Makluman diberi kepada ahli pusat disetiap mesyuarat pusat melalui
82 laporan ketua program siswazah. Minit mesyuarat disimpan dipejabat pengerusi pusat.
8.3 PENGURUSAN PROGRAM 8.3.1 Standard Asas
8.3.1.1 Staf pentadbiran dalam jabatan mestilah berkelayakan, bersesuaian dan mencukupi bagi membantu pelaksanaan program dan kegiatan yang berkaitan.
BIL NAMA
KAKITANGAN
KELAYAKAN AKADEMIK
TANGGUNGJAWAB SEMASA
1. En. Sulaiman Yahya (N22) (KUP)
Sijil Peperiksaan Malaysia (SPM)
Mengendalikan urusan pelajar-pelajar Sarjana Sastera bagi Program Pengajian Bahasa Inggeris, Program Pengajian Sastera Dalam Bahasa Inggeris dan Program Linguistik 2. Pn. Wan
Nadiaton Radzuan (N17)(KUP)
Sijil Peperiksaan Malaysia (SPM)
Mengendalikan urusan pelajar-pelajar Sarjana Falsafah dan Doktor Falsafah bagi Program Pengajian Bahasa Inggeris, Program Pengajian Sastera Dalam Bahasa Inggeris dan Program Linguistik
3. Pn. Sufiah Mohd.
Salleh (N17) (KUP)
Sijil Peperiksaan Malaysia (SPM)
Mengendalikan urusan pentadbiran, urusan pelajar-pelajar prasiswazah, peperiksaan dan perkuliahan bagi Program Linguistik
4. Pn. Jamilah Ahmad (N17) (KUP)
Sijil Peperiksaan Malaysia (SPM)
Mengendalikan urusan pentadbiran, urusan pelajar-pelajar prasiswazah, peperiksaan dan perkuliahan bagi Unit Bahasa Asing dan Terjemahan
5. Puan Siti Rohana Abdul Aziz (N17)
Sijil Peperiksaan Malaysia (SPM)
Mengendalikan urusan pentadbiran, urusan pelajar-pelajar prasiswazah, peperiksaan dan perkuliahan bagi Program Pengajian Bahasa Inggeris
6. Puan Salbiah Omar (N17)
Sijil Peperiksaan Malaysia (SPM)
Mengendalikan urusan Pentadbiran.
7. Pn. Mastura Ahmad @ Zakaria (N17)
Sijil Peperiksaan Malaysia (SPM)
Mengendalikan urusan pentadbiran, urusan pelajar-pelajar prasiswazah, peperiksaan dan perkuliahan bagi Program Pengajian Sastera Dalam Bahasa Inggeris
83 8.3.1.2 Prosedur dan dokumen berkaitan mesti disediakan bagi pentadbiran
program.
Prosedur dan dokumen berkaitan disediakan bagi pentadbiran program.
Prosedur kerja seperti pemilihan pelajar, penilaian abstrak dan CV pemeriksa luar dan penilaian proposal disimpan dimeja PA Ketua Program.
8.3.1.3 Jabatan wajib menjalankan penilaian prestasi pentadbiran program secara tetap.
Pusat Pengajian menjalankan penilaian prestasi pentadbiran program setiap tahun melalui penilaian prestasi www.ukm.my/sppu
8.3.2 Standard Tinggi
8.3.2.1 PPT patut mempunyai satu rancangan latihan untuk pengurusan staf pentadbiran bagi memenuhi keperluan khusus program contohnya pengurusan risiko, penyelenggaraan peralatan khas dan kemahiran teknikal.
PPT mempunyai rancangan latihan untuk pengurusan staf pentadbiran bagi memenuhi keperluan khusus program contohnya penyelenggaraan program melalui bengkel-bengkel khas yang diadakan setiap semester. Kehadiran bengkel latihan direkodkan dilamansesawang www.ukm.my/espel
8.4 REKOD AKADEMIK DAN PENYELIDIKAN 8.4.1 Standard Asas
8.4.1.1 Dasar dan amalan jabatan berhubung jenis dan keselamatan rekod berkaitan dengan program wajib tekal dengan dasar dan amalan PPT dan pembekal dana selain mematuhi undang-undang dan peraturan yang berkaitan.
Dasar dan amalan program berhubung jenis dan keselamatan rekod berkaitan dengan program adalah tekal dengan dasar dan amalan PPT dan mematuhi undang-undang dan peraturan yang berkaitan. Rekod berkaitan program disimpan di bilik fail di pusat pengajian.
8.4.1.2 Jabatan wajib melaksanakan dasar yang telah ditetapkan oleh PPT berhubung hak keperibadian individu dan kerahsiaan rekod.
Program melaksanakan dasar yang telah ditetapkan oleh PPT berhubung hak keperibadian individu dan kerahsiaan rekod. Semua rekod peribadi pelajar disimpan di bilik ISO di Pusat Pengajian.
84 8.4.2 Standard Tinggi
8.4.2.1 Jabatan patut secara berterusan menyemak segala dasar berhubung keselamatan rekod termasuk peningkatan penggunaan teknologi elektronik dan sistem keselamatannya.
Program secara berterusan menyemak segala dasar berhubung keselamatan rekod termasuk peningkatan penggunaan teknologi elektronik dan sistem keselamatannya dimana berkaitan. Maklumat dan rekod peribadi tidak disimpan secara elektronik atas tujuan keselamatan seperti disarankan di dalam buku Dasar ICT UKM. Rujuk lamansesawang Pusat Pembangunan Akademik http://www.ukm.my/ppa/index.php?option=com_rokdownloads&view=folder&Item id=226&lang=en&limitstart=10
Namun urusan komunikasi antara program dan pelajar serta penyelia dibuat melalui komputer Ketua Program atau komputer PA Ketua Program.
85 BAHAGIAN 9: PENAMBAHBAIKAN KUALITI BERTERUSAN
9.1 PENAMBAHBAIKAN KUALITI 9.1.1 Standard Asas
9.1.1.1 PPT wajib menubuhkan dasar bagi penambahbaikan kualiti secara berterusan.
Program Siswazah PPBL terus mengamalkan penambahbaikan berterusan dengan mempastikan bahawa objektif dan kualiti program dinilai dan ditambah baik. Untuk membuat penambahbaikan, penilaian dan komen dari pelbagai pihak seperti professor ajung, penilai luar, professor pelawat, badan pengajian dan pihak berkepentingan yang lain akan diambilkira. Ukuran rujuk yang boleh digunakan oleh Program Pengajian Bahasa Inggeris adalah dengan universiti- universiti di United Kingdom dan Australia.
Penilai luar merupakan seorang ahli akademik dari institusi luar UKM yang berpengalaman, berkredibiliti dan telus. Sila rujuk dokumen Garis Panduan
Penilaian Program di
http://www.ukm.my/ppa/DocTerkini/GARIS%20PANDUAN%20V3%20%20penilai an%20program%20pengajian.pdf
Penilai luar untuk program pengajian telah dikenalpasti. Cadangan penilai dari luar negara adalah seperti Profesor Dr Roland Sussex dan pakar dalam bidang pengajian bahasa Inggeris. Sarjana dalam negara pula terdiri daripada Prof Dr Mohammad A. Quayum A. Salam dan Dato Leela Mohd. Ali. Setiap penilai luar yang akan dilantik ditugaskan memberi ulasan tentang program akademik.
Setiap komen oleh penilai luar akan diambilkira bagi tujuan penambahbaikan.
9.1.1.2 Jabatan wajib mempunyai satu rancangan strategik yang sejajar dengan matlamat tahunan PPT dan mekanisme untuk mencapai sasaran.
Universiti Kebangsaan Malaysia merupakan satu dari lima Universiti Penyelidikan di Malaysia. Mengikut pelan strategik UKM, fakulti telah menggariskan hala tujunya sehingga tahun 2020. Beberapa sesi bengkel telah diadakan untuk mempertingkatkan misi, struktur dan aktiviti di peringkat fakulti.
Hala tuju ini perlu menitik beratkan aspek-aspek akademik seperti mutu program, penambahbaikan program Siswazah, penyelidikan, penerbitan, perundingan serta jaringan masyarakat. Bagi mempastikan program pengajian yang ditawarkan sentiasa relevan, semakan semula kurikulum program akademik akan dilakukan setiap 5 tahun atau kurang dari tempoh tersebut apabila dirasakan perlu.
Antara prosidur yang diperkenalkan untuk menjamin kualiti selaras dengan Hasil Pembelajaran serta Objektif Pendidikan Universiti adalah:
86 a. Semakan beban penyeliaan
b. Semakan pembentangan proposal c. Semakan masa menamatkan pengajian
Langkah-langkah berikut telah diperkenalkan untuk memastikan pelajar mendapat penyeliaan terbaik dan pelajar dapat menyiapkan tesis mengikut masa:
a. Bilangan pelajar yang diselia.
b. Proses pemantauan kemajuan pelajar tambahan yang dilakukan di pusat setiap akhir semester melalui Borang Kemajuan Calon dan mesyuarat Kemajuan Calon Siswazah di tahap Program. Minit mesyuarat disimpan di meja penolong ketua program di pejabat am PPBL.
9.1.1.3 Jabatan wajib melibatkan kakitangan bagi penambahbaikan kualiti secara berterusan.
Penglibatan kakitangan akademik dalam penambahbaikan kualiti secara berterusan adalah jelas diamalkan. Melalui mesyuarat ditahap program dan pusat setiap ahli akademik diberi peluang memberi pandangan dan mengesyorkan sebarang penambahbaikan yang diperlukan oleh Program. Minit mesyuarat Program disimpan di meja penolong Ketua Program di pejabat am PPBL.
9.1.1.4 Jabatan wajib melibatkan pihak berkepentingan dalaman dan luaran dalam aktiviti yang boleh menyumbang terhadap penambahbaikan program secara berterusan.
Bagi mempastikan program pengajian yang ditawarkan sentiasa relevan, penilaian luar dan semakan semula oleh penilai luar yang dilantik khusus dijalankan. Garis panduan untuk penilaian program pengajian oleh penilai luar
boleh dicapai di
http://www.ukm.my/ppa/DocTerkini/GARIS%20PANDUAN%20V3%20%20penilai an%20program%20pengajian.pdf
Penilaian program oleh penilai luar untuk program telah dilakukan oleh Professor Dr Roland Sussex dari Universiti of Queensland, Australia. Laporan penilaian ini boleh didapati di Bilik ISO PPBL. Setiap komen oleh penilai luar akan diambilkira bagi tujuan penambahbaikan. Umumnya kurikulum pengajian akan disemak semula setiap 5 tahun atau kurang dari tempoh tersebut apabila dirasakan perlu
87 9.1.2 Standard Tinggi
9.2.1.1 PPT perlu mempunyai unit kualiti yang memudahkan pematuhan dasar, proses dan prosedur yang ditetapkan.
Di peringkat Fakulti seorang kakitangan akademik dilantik sebagai Ketua Jaminan Kualiti dan ToR jawatan ini adalah untuk memantau kepatuhan kepada proses-proses penjaminan kualiti seperti ISO dan garis panduan yang ditetapkan KKM. Statusnya setaraf dengan Timbalan Dekan Fakulti dan pegawai ini merupakan ahli jawatankuasa pengurusan fakulti. Di peringkat Pusat seorang ahli akademik juga dilantik sebagai Ketua Kualiti untuk fungsi yang sama dan statusnya adalah setaraf dengan ketua program. Beliau merupakan ahli jawatankuasa pengurusan pusat pengajian dan beliau terlibat secara langsung untuk membantu ketua-ketua program berkaitan jaminan kualiti di peringkat program.
JK Pengajian Siswazah Pusat Pengajian merupakan badan yang bertanggungjawab untuk kualiti program yang dipengerusikan oleh Pengerusi Pusat Pengajian Bahasa & Linguistik. JK ini dianggotai oleh semua Ketua Program, dan ahli jawatankuasa program siswazah ditahap Pusat. (Senarai nama JK Pengajian Siswazah PPBL disimpan dipejabat pengerusi Pusat Pengajian).
Jaminan Kualiti (Dalaman) untuk program adalah tanggungjawab Pengerusi Pusat Pengajian yang merupakan ketua pusat dan dibantu oleh Ketua Program (Pengajian Bahasa Inggeris). Selain itu satu JK Kualiti yang diketuai oleh seorang pensyarah yang kanan dan dihormati oleh ahli-ahli juga telah ditubuhkan dengan terma rujukan.
9.1.2.2 PPT perlu mempunyai sistem ganjaran dan pengiktirafan bagi menggalakkan budaya kualiti.
Terdapat beberapa aktiviti dan proses yang telah diterapkan oleh Pusat Pengajian dan program untuk membina satu budaya kerja yang mementingkan kualiti. Di antaranya ialah:
• Secara umumnya, mesyuarat dan bengkel akan diadakan setiap bulan untuk melatih dan melengkapkan ahli-ahli program dalam membina budaya kualiti.
• Seorang pakar rujuk (resource person) akan dilantik untuk menyebarkan bahan berkaitan dengan penambah-baikan kualiti program.
88
• Sebuah jawatankuasa kualiti akan ditubuhkan untuk memastikan bahawa perancangan untuk penambah-baikan program dilaksanakan. Jawatankuasa ini akan menyemak program di akhir setiap semester.
• Program akan juga menjalankan kajian tindakan ke atas pengajaran dan pembelajaran untuk meningkatkan kualiti pengajaran dan pembelajaran.
Sesudah itu, ahli-ahli program akan menyebarkan dapatan kajian kepada ahli yang lain untuk diadaptasikan dan diguna-pakai bagi meningkatkan kualiti pengajaran dan pembelajaran.
• Program juga bercadang untuk menjemput profesor pelawat ulung untuk menilai program pengajian pada akhir setiap tiga (3) sesi pengajian. Cadangan yang diberikan oleh profesor pelawat ini akan dipertimbangkan dalam pembinaan semula kurikulum.
• Program pengajian juga bercadang untuk bekerja rapat dengan alumni program untuk melihat dan mengkaji keberkesanan dan tahap relevan kursus- kursus yang ditawarkan oleh program. Alumni akan dijemput menghadiri mesyuarat bersama ahli-ahli program pada akhir setiap sesi pengajian untuk memberi maklumat yang diperlukan.
• Perkongsian dan pemindahan ilmu dan pengalaman juga digalakkan di antara ahli akademik yang terlibat dalam program ini (sharing best practices).
• Mengadakan persatuan pelajar antarabangsa seperti di pusat pengajian
• Pembudayaan Kualiti merupakan satu proses berterusan. Agenda kualiti merupakan agenda tetap dalam mesyuarat bulanan Pusat Pengajian dan juga mesyuarat program. Kegiatan pembudayaan kualiti yang telah dilaksanakan dan dirancang adalah seperti berikut:
a. Penyediaan dan Penyebaran Bahan berkaitan Kualiti Program sarjana
b. Seminar, bengkel dan pembentangan (maklumat disimpan di www.espel.ukm.my
c. Latihan kakitangan berkaitan Kualiti (rujuk laman sesawang www.espel.ukm.my)
89 9.1.2.3 PPT perlu mempunyai ulasan berkala untuk penambahbaikan kualiti
program secara berterusan.
Sebarang penambahbaikan kualiti program samada secara berkala atau tidak berkala dilakukan mengikut prosedur kerja yang ditetapkan (rujuk carta alir semakan kurikulm program dibawah).
RAJAH 9.1 CARTA ALIR SEMAKAN KURIKULUM PROGRAM
Ulasan dari penambahbaikan tersebut diminitkan dimesyuarat ditahap program, pusat dan fakulti. Minit-minit mesyuarat program dan pusat disimpan di pejabat ketua program dan pejabat pengerusi. Minit mesyuarat fakulti disimpan di laman sesawang
http://spdukm.ukm.my/_login/MemberLogin.aspx?ReturnUrl=%2f_layouts%2fAut henticate.aspx%3fSource%3d%252F&Source=%2F
