T1 672010192 Full text

Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Proposal Pada

Pengadaan Barang dan Jasa PT. Bank Maluku

Berbasis Web

Artikel Ilmiah

Peneliti:

Garry Lamberthus Latuheru (672010192) Suprihadi, S.Si., M.Kom.

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Proposal Pada

Pengadaan Barang dan Jasa PT. Bank Maluku

Berbasis Web

Artikel Ilmiah

Diajukan kepada

Fakultas Teknologi Informasi

untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer

Peneliti:

Garry Lamberthus Latuheru (672010192) Suprihadi, S.Si., M.Kom.

Program Studi Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana

Perancangan Sistem Informasi Pengajuan Proposal Pada

Pengadaan Barang dan Jasa PT. Bank Maluku

Berbasis Web

1) _{Garry Lamberthus Latuheru,} 2) _Suprihadi

Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia

Email: 1)_{672010192@students.uksw.edu,} 2) _{suprihadi@staff.uksw.edu}

Abstract

Procurement of goods and services of a company to meet its operational needs required a system that is effective and efficient. This is because the need for facilities management and data management system in the procurement of goods or services is very influential to support business activities. The goods / services PT.Bank Maluku in the management of pre and post auction still using the conventional system is done by bringing together the relevant parties of procurement. The documents that are used throughout the procurement process can multiply and cause difficulties in the management of document-document. This can lead to long procurement process is not effective and efficient. In this study designed a web-based information system that can help the committee auction / tender PT. Bank Maluku in processing and analyzing the procurement of goods / services. The results of this study are expected to support the implementation of the procurement of goods / services, such as registration of auction participant, administrative data, technical data, manufacturing of filing status, and reporting the result of the auction.

Keywords: Information System, Procurement, Bank Maluku Abstrak

Proses pengadaan barang dan jasa suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya diperlukan suatu sistem yang efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan kebutuhan akan sarana penanganan sistem dan pengelolaan data pada kegiatan pengadaan barang atau jasa berpengaruh untuk menunjang kegiatan bisnis. Proses pengadaan barang/jasa PT. Bank Maluku dalam pengelolaan pra dan pasca lelang masih menggunakan sistem konvensional yang dilakukan dengan mempertemukan pihak-pihak terkait pengadaan. Dokumen-dokumen yang digunakan sepanjang proses pengadaan ini dapat bertambah banyak dan menyebabkan kesulitan dalam manajemen dokumen-dokument tersebut. Hal ini dapat menyebabkan waktu proses pengadaan tidak efektif dan efisien. Pada penelitian ini dirancang sebuah sistem informasi berbasis web yang dapat membantu pihak panitia lelang/tender PT. Bank Maluku dalam mengolah dan menganalisis pengadaan barang/jasa.Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mendukung pelaksanaan untuk pengadaan barang/jasa, seperti registrasi peserta lelang, data administratif, data teknis, pembuatan status pengajuan , dan pelaporan hasil lelang.

Kata Kunci: Sistem Informasi, Pengadaan Barang, PT Bank Maluku

1)_{Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya}

Wacana

1 1. Pendahuluan

Proses pengadaan barang dan jasa suatu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya diperlukan suatu sistem yang efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan kebutuhan akan sarana penanganan sistem dan pengelolaan data pada kegiatan pengadaan barang atau jasa sangat berpengaruh untuk menunjang kegiatan bisnis. Pengadaan melalui lelang memerlukan kecepatan sebuah sistem untuk memproses data yang diajukan oleh peserta lelang, dimana ketika peserta lelang mengajukan penawarannya, maka penawaran tersebut harus dengan cepat diproses sehingga proses lelang menjadi lebih efektif dan efisien.

Perjanjian pengadaan barang dan jasa termasuk dalam perjanjian pemborongan yang terdapat dalam KUH Perdata dan Pasal 1601, Pasal 1601b dan Pasal 1604 dan sampai dengan Pasal 1616 bahwa agar pengadaan barang dan jasa pemerintah dapat dilaksanakan dengan efektif, efisien, dengan prinsip persaingan sehat, transparan, terbuka dan perlakuan yang adil dan layak bagi semua pihak, sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi fisik, keuangan, maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas pemerintah dan pelayanan.

Proses pengadaan barang/jasa PT.Bank Maluku dalam pengelolaan pra dan pasca lelang masih menggunakan sistem konvensional yang dilakukan dengan mempertemukan pihak-pihak terkait pengadaan. Dokumen-dokumen yang digunakan sepanjang proses pengadaan ini dapat bertambah banyak dan menyebabkan kesulitan dalam manajemen dokumen-dokument tersebut. Hal ini dapat menyebabkan waktu proses pengadaan tidak efektif dan efisien. Oleh karena itu, dalam menjalankan proses bisnis di bidang perbankan, PT. Bank Maluku memerlukan suatu sistem informasi pengadaan barang/jasa yang dapat memenuhi kebutuhan operasionalnya. Pemanfaatan teknologi informasi mewujudkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang efisien, efektif, adil dan transparan, yang dapat membantu pihak panitia lelang/tender PT. Bank Maluku dalam mengolah dan menganalisis data yang ada.

Berdasarkan permasalahan tersebut, dirancanglah sebuah sistem informasi berbasis web yang dapat membantu pihak panitia lelang/tender PT. Bank Maluku dalam mengolah dan menganalisis pengadaan barang/jasa. Web dirancang dengan menggunakan teknologi ASP.Net dengan database Microsoft SQL Server 2008 Express. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat mendukung pelaksanaan untuk pengadaan barang/jasa, seperti data administratif, data teknis, pembuatan status pengajuan, dan pelaporan hasil lelang.

2. Tinjauan Pustaka

Penelitian terkait Sistem Informasi Pengadaan Barang dan Jasa dengan berbagai metode telah dilakukan. Salah satunya adalah penelitian yang berjudul “Sistem Informasi Pengadaan Barang / Jasa Berbasis Web di UPN VETERAN

JATIM” menggunakan PHP dan MySQL di Biro Umum UPN “Veteran” Jawa

2

mengajukan surat pengajuan barang dengan mengakses web pengadaan barang/jasa secara online [1].

Penelitian sebelumnya yang juga dilakukan berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang Metode Pengadaan Langsung di Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya”. Sistem informasi ini dibangun menggunakan Framework Codelgniter dengan database MySQL dan metode Unified Process Model (UPM) yang terdiri dari empat tahapan, yaitu: tahap awal (inception), tahap perluasan (elaboration), tahap konstruksi (construction), dan tahap transisi (transition) dengan menggunakan standart pendokumentasian ReadySET [2].

Sistem Informasi tentang pengadaan barang/jasa yang juga dilakukan

berjudul “Sistem Informasi E-Procurement Pada PT.INALUM Berbasis Web”

dengan menggunakan PHP dan MySQL. Sistem informasi ini dibuat agar dapat memberikan kemudahan kepada vendor atau calon rekan untuk mendapatkan informasi tentang pelelangan. Namun, dalam proses pemilihan vendor untuk pengadaan barang/jasa masih menggunakan negosiasi yang dilakukan dengan cara mengundang vendor dan belum memiliki database yang terintegrasi dengan baik sehingga terjadi kesulitan dalam pengolahan data [3].

Penelitian ini memiliki beberapa berbedaan dengan penelitian-penelitian terdahulu. Penelitian ini menggunakan teknologi pengembangan web yaitu ASP.Net, tidak seperti penelitian-penelitian terdahulu yang menggunakan teknologi PHP. Database yang digunakan juga berbeda, yaitu bukan MySQL, namun SQL Server, yang dipilih karena memiliki kompatibilitas dengan ASP.Net. Berdasarkan penelitian-penelitian terdahulu yang membahas tentang perancangan dan pengembangan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa dengan berbagai metode maka dilakukanlah penelitian terkait dengan Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa pada PT Bank Maluku dengan teknologi ASP.Net dan SQL Server.

Penelitian ini bertujuan untuk merancang sebuah sistem informasi yang dapat mempermudah user dalam melaksanakan proses lelang dari awal registrasi sampai final lelang. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat yaitu menyediakan sarana proses pengadaan barang/jasa PT. Bank Maluku. Penelitian ini dibatasi pada beberapa hal yaitu: (1) Tidak membahas tentang proses penilaian perusahaan pemenang lelang/tender; (2) Tidak ada pengecekan terhadap verifikasi/keaslian berkas-berkas yang di-upload oleh peserta; (3) Penelitian ini menggunakan ASP.Net berbasis web.

3

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Informasi yang merupakan sumber daya strategis bagi organisasi atau suatu entitas yang mendukung kelangsungan hidup bagi organisasi. Oleh karena itu informasi merupakan faktor yang sangat berpengaruh terhadap kelangsungan organisasi [6].

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan [4]. Usaha untuk memperoleh suatu informasi harus melalui suatu proses transformasi dengan membuat data menjadi bermakna. Dengan demikian untuk memperoleh suatu informasi diperlukan sumber daya input, yang diproses menjadi sumber daya output. Proses pengolahan informasi memerlukan alat pengolah informasi, yaitu hardware, software, dan brainware [5].

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi. Manajemen Pengadaan adalah proses–proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”. Tahapan pengadaan barang dan jasa: (1) Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan. Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak; (2) Perencanaan kontrak kerja sama. Proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW; (3) Permintaan respon dari distributor. Proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual; (4) Memilih distributor. Proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan negosiasi; (5) Administrasi kontrak kerja sama. Formalisasi pernyataan kerja sama; (6) Penutupan kontrak [7].

4

seperti contohnya mengirim formulir sederhana, authentikasi dari client untuk deployment dan juga konfigurasi website. ASP.NET framework dilengkapi dengan peralatan yang kaya dan terintegrasi dengan Visual Studio. WYSIWYG editing, drag-and-drop server controls dan juga deployment secara otomatis adalah beberapa keunggulan dari fitur ASP.NET. Karena source code dan HTML digabung menjadikan ASP.NET lebih mudah diubah dan dipelihara. Ini membuat ASP.NET menjadi lebih flexible dan powerfull. ASP.NET memudahkan dalam proses deployment. Tidak perlu me-register component [8].

Database server yang digunakan pada penelitian ini adalah SQL Server Express 2008. Database server tersebut merupakan versi ringan dan gratis dari SQL Server 2008. Net Framework memiliki pustaka yang kompatibel dengan database SQL Sever Express 2008. Teknologi seperti Entity Framework, memudahkan programmer untuk membangun koneksi ke database SQL Server, dan membangkitkan class-class yang merupakan cerminan tabel-tabel pada database di SQL Server [9].

3. Metode dan Perancangan Sistem

Penelitian yang dilakukan, diselesaikan melalui tahapan penelitian yang terbagi dalam empat tahapan, yaitu: (1) Identifikasi masalah dan studi literatur, (2) Perancangan sistem, (3) Implementasi sistem yaitu Perancangan aplikasi/program, dan (4) Pengujian sistem serta analisis hasil pengujian.

Identifikasi Masalah dan Studi Literatur

Perancangan Sistem

Implementasi Sistem

Pengujian Sistem dan Analisis Hasil Pengujian

Gambar 2 Tahapan Penelitian

5

hasil pengujian tersebut, untuk melihat apakah aplikasi yang telah dibuat sudah sesuai dengan yang diharapkan atau tidak, jika belum sesuai maka akan dilakukan perbaikan.

Gambar 3 Prototype Model [10]

Metode perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan metodologi pengembangan perangkat lunak prototype model[10]. Pada proses implementasi dihasilkan beberapa prototype yang dapat dijelaskan sebagai berikut. Tahap pertama: mendengarkan atau wawancara customer atau user; Tahap kedua; merancang program kemudian membuat perbaikan terhadap hasil yang diperoleh; Tahap ketiga: melakukan evaluasi ke customer atau user dimana pada tahap ini proses akan kembali lagi ketahap pertama. Diagram prototype model ditunjukkan pada Gambar 3.

UML digunakan sebagai alat pemodelan dalam pengembangan aplikasi di penelitian ini. UML yang digunakan adalah use case diagram, activity diagram, dan class diagram. Proses sistem dirancang dengan menggunakan UML.

6

. Pada Gambar 4 ditunjukkan diagram usecase sistem. Gambar 4 menampilkan 2 aktor yang berinteraksi dengan sistem. Sekretaris Komite dapat mengatur data penawaran dan data vendor. Data penawaran dapat ditambah, dihapus, maupun diubah oleh Sekretaris Komite. Data vendor hanya dapat dihapus oleh sekretaris komite. Penambahan dan pengubahan profile vendor hanya dapat dilakukan oleh vendor. Vendor juga dapat memilih pengadaan barang, dan didalamnya termasuk mengajukan penawaran.

Gambar 5 ActivityDiagram Proses Pengadaan

Gambar 5 merupakan proses pengadaan, yang dimulai dari Sekretaris komite membuka lelang pengadaan barang. Vendor yang sudah terdaftar di sistem dapat mengajukan penawaran. Vendor yagn belum terdaftar, dapat melakukan proses registrasi terlebih dahulu. Komite Bank Maluku memilih penawaran-penawaran yang disetujui, kemudian oleh Sekretaris Komite, dilakukan update pada sistem, untuk penawaran yang diterima dan ditolak. Vendor dapat mengetahui hasil penawarannya melalui notifikasi di halaman profil, maupun dihalaman daftar pengadaan barang.

7

Gambar 6ClassDiagram Sistem

Gambar 6 merupakan desain dari class yang digunakan didalam sistem. Class-class ini mewakili strukur data. ClassVendor merupakan struktur data untuk entitas vendor. Class Lelang merupakan class yang menjelaskan informasi tentang lelang yang dibuka. Class Penawaran dan RevisiPenwaran menjelaskan tentang penawaran yang dilakukan oleh vendor.

4. Hasil dan Pembahasan

Hasil implementasi sistem berdasarkan perancangan yang telah dibuat, dijelaskan sebagai berikut.

Gambar 7 Halaman Profil Vendor

8

Gambar 8 Daftar Pengadaan Barang

Gambar 8 menampilkan daftar pengadaan barang yang dapat diikuti oleh vendor. Tidak ada batasan berapa pengadaan barang yang boleh diikuti oleh suatu vendor. Vendor mengajukan proposal dengan mengikuti link “daftar” yang ada pada setiap baris pengadaan barang.

Gambar 9 Halaman Proposal Pengadaan Barang dan Status Pengajuan

9

Gambar 10 Halaman Notifikasi

Gambar 10 merupakan halaman yang menyediakan informasi mengenai status penawaran diterima maupun ditolak. Vendor dapat menggunakan halaman ini untuk melihat ringkasan status penawaran yang diajukannya.

Gambar 11 Halaman Cetak Status Pengajuan

10

Gambar 12 Halaman Pengaturan Daftar Pengadaan Barang oleh Admin

Bagian administrasi (sekretaris komite), dapat mengatur daftar pengadaan barang pada halaman seperti ditunjukkan pada Gambar 12. Tiap program pengadaan barang diberi batas waktu (tanggal tutup). Halaman tersebut juga dapat digunakan untuk melihat daftar vendor yang telah mengajukan proposal.

Halaman detail vendor yang mengajukan proposal ditunjukkan pada Gambar 11. Sekretaris komite dapat memilih salah satu atau beberapa proposal, sesuai dengan hasil rapat komite.

Gambar 13 Halaman Pengaturan Status Proposal tiap Vendor

11

selanjutnya dibagikan kepada sebagian user dengan mengambil sampel sebanyak 10 orang. Jawaban dikelompokkan pada 5 tingkatan, yaitu Sangat Setuju (SS), Setuju (S), Cukup (C), Tidak Setuju (TS), Sangat Tidak Setuju (STS). Pertanyaan yang digunakan adalah seputar permasalahan dan kebutuhan yang ditemukan di Bank Maluku pada proses pengadaan barang. Responsen terbagi menjadi 7 user vendor, dan 3 user sekretaris komite.

Tabel 1 Hasil User Acceptance Test untuk User Vendor (7 Responden)

No Pertanyaan Jawaban

SS S C TS STS

1 Sistem mudah digunakan 85.71% 14.29%

2 Sistem memiliki tampilan yang

menarik 85.71% 14.29%

3

Sistem memberikan informasi yang jelas, dan pesan kesalahan yang jelas.

100.00%

4 Sistem memudahkan dalam proses

pengajuan penawaran 100.00%

5 Sistem membantu memangkas

waktu proses pengadaan barang 100.00%

6

Berdasarkan hasil User Acceptance Test pada Tabel 1 disimpulkan bahwa rata-rata paling banyak menjawab “Sangat Setuju” yang berarti sistem dapat memenuhi kebutuhan uservendor seperti yang telah dilakukan pada tahap pertama (analisis kebutuhan dan pengumpulan data).

Tabel 2 Hasil User Acceptance Test untuk User Sekretaris Komite (3 Responden)

No Pertanyaan Jawaban

SS S C TS STS

1 Sistem mudah digunakan 66.7% 33.3%

2 Sistem memiliki tampilan yang

menarik 66.7% 33.3%

3

Sistem memberikan informasi yang jelas, dan pesan kesalahan yang jelas.

100.0% 0.0%

4 Sistem membantu memangkas

waktu proses pengadaan barang 33.3% 66.7%

12

Berdasarkan hasil User Acceptance Test pada Tabel 2 disimpulkan bahwa rata-rata paling banyak menjawab “Sangat Setuju” yang berarti sistem dapat memenuhi kebutuhan user sekretaris Komite seperti yang telah dilakukan pada Tahap pertama (analisis kebutuhan dan pengumpulan data).

5. Simpulan

Berdasarkan penelitian, pengujian dan analisis terhadap sistem, maka dapat diambil kesimpulan yaitu: 1) Sistem yang dirancang dapat mempermudah user dalam melaksanakan proses lelang dari awal registrasi sampai final lelang; 2) Berdasarkan hasil pengujian, sistem dapat membantu baik pihak vendor maupun PT Bank Maluku dalam proses lelang; 3) Sistem memberikan informasi yang jelas dan memiliki tampilan menarik, sehingga dapat digunakan oleh user dengan mudah.

Saran yang dapat diberikan untuk penelitian dan pengembangan selanjutnya adalah: selain proses lelang, sistem dapat dikembangkan untuk memonitor proses pengadaan barang, sampai dengan barang yang dimaksud, terpenuhi.

6. Daftar Pustaka

[1]. Martipasa, S. 2010. Sistem Informasi Pengadaan Barang/Jasa Berbasis Web di UPN ‘Veteran’ Jatim. Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional ‘Veteran’ Surabaya

[2]. Khaidir Rasyid, K. G. 2010. Rancang Bangun Sistem Informasi Pengadaan Barang Metode Pengadaan Langsung di Institut Teknologi Sepuluh

Nopember Surabaya. JURNAL TEKNIK POMITS 1, 1–6.

[3]. Anggraini, H. 2014. Sistem Informasi E-Procurement pada PT. Inalium Berbasis Web. Politeknik Negeri Medan

[4]. Murdani, E. 2007. Pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan Untuk Mendukung Evaluasi Pelayanan di RSU Bina Kasih

Ambarawa. Magister Ilmu Kesehatan Masyarakat, Universitas Diponegoro [5]. Kumorotomo, W. & Margono, S. A. 2001. Sistem Informasi Manajemen

13

[6]. Azwar, A. 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Binarupa Aksara , 123–142.

[7]. Arifin, Z. & Haryani, A. 2015. Analisis Pengadaan Barang dan Jasa. Epigram 11.

[8]. Microsoft 2016. Building Web Sites in ASP.NET. http://www.asp.net/get-started/websites. Diakses 2 April 2016.

[9]. Microsoft In press. SQL Server Books Online.

https://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms130214(sql.100).aspx. Diakses 2 April 2016.

[10]. Pressman, R. S. & Jawadekar, W. S. 1987. Software engineering. New York 1992