POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

(1)

POLITEKNIK MELAKA

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

PROSES KERJA

PPP-04-06

PEMANTAUAN KEHADIRAN PELAJAR

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh:

Diluluskan oleh:

NAMA : GAN LAI KUEN

Jawatan : Ketua Jabatan Pengajian Am Tarikh : 08 September 2017

NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED

Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 08 September 2017

(2)

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ... 1

1.1 Maklumat Umum Proses ... 1

1.2 Rujukan ... 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 ... 2

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ... 3

1.5 Definisi ... 3 1.6 Singkatan ... 3 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 ... 4 2.1 Pemantauan Kehadiran ... 4 3. SWIMLANE 4.4.1 ... 5 3.1 Pemantauan Kehadiran ... 5 4. PROSES KERJA 4.4.1... 6 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ... 7

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 ... 8

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ... 8

9. LAMPIRAN 8.5 ... 9

Tarikh : _____________________________________________ ... 0

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

(3)

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Memastikan tatacara Pemantauan Kehadiran Pelajar dilaksanakan secara terancang dan sistematik

2) Skop (key activities) a. Menyediakan rekod kehadiran

b. Perlaksanaan rekod kehadiran pelajar c. Pengeluaran surat amaran

d. Pengeluaran rekod pelajar kurang 80% e. Pengeluaran surat tunjuk sebab

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Semakan rekod kehadiran dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam satu semester

b. Semua laporan ketidakhadiran dikemaskini c. Tidak ada laporan ketidakakuran berkaitan

ketidakhadiran pelajar

4) Pemilik proses a. Ketua Jabatan Pengajian Am

5) Pelanggan proses 5.2 a. Timbalan Pengarah Akademik b. Staf peperiksaan

c. Ketua Jabatan d. Staf akademik

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Jabatan Akademik b. Pegawai Peperiksaan

c. Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti d. Badan Persijilan

e. Pelajar

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015 Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja

b. Takwim P& P

c. Semua Garispanduan (terbitan dalaman)

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan

7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

 Manusia 7.1.2  Ketua Jabatan

 Ketua program/ketua kursus

 Penyelaras Jadual waktu

 Pengawai

 Penyelaras kualiti

 Pensyarah kursus

 Infrastruktur 7.1.3

Bangunan dan utility 7.1.3(a)  _{Pejabat dan ruang kerja}

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b)  Komputer (SPMP) dan printer

Pengangkutan 7.1.3 (c)  -

Teknologi maklumat dan komunikasi

7.1.3(d)  Telefon dan kemudahan internet

(4)

 Bahan 7  Alat tulis

 Persekitaran7.1.4  Selamat & kondusif

 Pengetahuan 7.1.6  Teknik komputer

 Keperluan standard

 Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

 Kompetensi kakitangan 7.2  Pernah mengikuti taklimat pemantauan kehadiran dan kualiti

 Lain-lain 

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi

7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Laporan kehadiran Pensyarah akademik Setiap semester Memo/email Ketua Jabatan Pegawai peperiksaan 2. Laporan ketidakhadiran pelajar

Pensyarah akademik Setiap minggu dalam satu semester Email Rekod dalam SPMP Ketua Jabatan Pegawai peperiksaan Pelajar yang tidak hadir kelas

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Timbalan Pengarah Akademik Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai aktiviti akademik di organisasi

Ketua Jabatan Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai Jabatan Akademik tertentu di organisasi

Pensyarah akademik Pensyarah-pensyarah yang mengajar kursus-kursus yang dihadiri oleh pelajar

Ketua Program/kursus Individu yang bertanggungjawab dan mengetuai program/kursus Pegawai peperiksaan Individu yang bertanggungjawab menguruskan peperiksaan

pelajar Senarai ketidakhadiran <80%

pelajar

Senarai keseluruhan yang disediakan oleh pensyarah akademik yang mengandungi analisis ketidakhadiran pelajar <80%

Surat amaran Surat peringatan yang dikeluarkan kepada penjaga pelajar sekiranya pelajar tidak hadir (6 jam) dari kehadiran sepatutnya Surat tunjuk sebab Surat yang dikeluarkan kepada pelajar yang tidak hadir kelas

kurang dari 80% dari kehadiran sepatutnya.

1.6 Singkatan

(5)

TPA Timbalan Pengarah Akademik

KJ Ketua Jabatan

PJW Penyelaras Jadual Waktu

PP Pegawai Peperiksaan

SPMP Sistem Pengurusan Maklumat Politeknik

RK Rekod kehadiran RKTH Rekod ketidakhadiran 2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 2.1 Pemantauan Kehadiran SOURCE OF INPUTS

INPUTS PROCESS OUTPUTS RECEIVER OF

(6)

SPMP  Senarai nama

pelajar SEDIA REKOD

KEHADIRAN PELAJAR  Senarai pelajar (Lampiran 8, PMK-PK-PPP-04)  Pensyarah kursus  Pensyarah kursus  Senarai nama pelajar REKOD KEHADIRAN PELAJAR DALAM KELAS  Rekod kehadiran pelajar  Pensyarah kursus  Pensyarah Kursus  Rekod kehadiran pelajar REKOD KETIDAKHADIRAN PELAJAR DALAM SPMP  Rekod ketidakhadiran pelajar dalam SPMP(Lampira n 9, PMK-PK-PPP-04)  Pensyarah kursus  Pensyarah Kursus  Maklumat dari rekod ketidakhadira n pelajar Lampiran 9, PMK-PK-PPP-04 KELUAR SURAT AMARAN AKHIR YANG TIDAK MENGHADIRI KULIAH/AMALI (6 JAM TIDAK HADIR)

 Surat Amaran  Pelajar

 Penasihat Akademik  Ibubapa/ Penjaga  FRP pensyarah kursus  Pensyarah kursus  Lampiran (Rekod pelajar kurang 80%) KELUAR REKOD PELAJAR YANG PERATUS KEHADIRAN KURANG DARI 80%  Rekod peratus kehadiran kurang 80%  Pensyarah kursus  Pensyarah kursus  Rekod peratus kehadiran kurang 80% KELUAR SURAT TUNJUK SEBAB KEHADIRAN KURANG 80%  Surat tunjuk sebab (Lampiran 11)  Ibubapa/ penjaga  Pelajar  Penasihat Akademik  Pelajar  Maklum-balas surat tunjuk sebab KELUAR SENARAI NAMA PELAJAR YANG TIDAK LAYAK MENDUDUKI PEPERIKSAAN AKHIR  Senarai pelajar tidak layak  Pegawai peperiksaan 3. SWIMLANE 4.4.1 3.1 Pemantauan Kehadiran

(7)

KETUA JABATAN KETUA UNIT PEPERIKSAAN

PENSYARAH PELAJAR

4. PROSES KERJA 4.4.1

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Pensyarah Sedia rekod kehadiran pelajar sebelum kelas bermula SEDIA REKOD KEHADIRAN PELAJAR REKOD KEHADIRAN PELAJAR DALAM KELAS LULUS HANTAR SURAT TUNJUK SEBAB *REKOD KETIDAKHADIRAN DALAM SISTEM HANTAR SENARAI NAMA PELAJAR YANG TIDAK LAYAK MENDUDUKI PEPERIKSAAN HANTAR SURAT TIDAK LAYAK MENDUDUKI PEPERIKSAAN AKHIR KELUAR SURAT AMARAN AKHIR CETAK LAPORAN KEHADIRAN < 80% HANTAR SENARAI KEHADIRAN <80% YA TERIMA SURAT AMARAN AKHIR KELUAR SURAT ARAHAN TUNJUK SEBAB TERIMA SURAT TUNJUK SEBAB TERIMA SURAT TIDAK LAYAK MENDUDUKI PEPERIKSAAN AKHIR TIDAK *NOTA:

SIJIL SAKIT DAN DOKUMEN BERKAITAN PERLU DIKEMUKAKAN DALAM TEMPOH 7 HARI SELEPAS TARIKH BERCUTI

(8)

Bil Tanggung jawab Tindakan

2. Pensyarah Rekod kehadiran pelajar

3. Pensyarah Rekod ketidakhadiran dalam system.

4. Pensyarah Keluar surat amaran akhir

5. Pensyarah Cetak laporan kehadiran <80%

6. Pensyarah Hantar senarai kehadiran < 80%

7. Ketua Jabatan Keluar surat arahan tunjuk sebab kepada pelajar

8. Ketua Jabatan Hantar senarai nama pelajar yang tidak layak menduduki peperiksaan akhir

9. Pegawai peperiksaan

Hantar senarai nama pelajar yang tidak layak menduduki peperiksaan akhir.

10. Pelajar Terima surat amaran akhir (6 jam tidak hadir) dari pensyarah

11. Pelajar Terima dan menjawab surat tunjuk sebab ketidakhadiran <80%.

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

 Output perancangan  Rekod kehadiran pelajar

 Surat amaran ketidakhadiran <80%

 Surat tunjuk sebab bagi ketidakhadiran kuliah/amali kurang 80%

 Laporan ketidakhadiran kuliah/amali kurang 80%

 Senarai pelajar tidak layak menduduki peperiksaan akhir.

 Kelulusan perancangan  Timbalan Pengarah Akademik

 Ketua Jabatan Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

 Kaedah kawalan 8.5  Rujuk dan akur kepada proses kerja

 Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

 Pemantauan ketua jabatan

 Kawalan Proses yang disumber luar 8.4

 Juruaudit luar



 Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2

 Fail rekod pensyarah

 No Matrik Pelajar

 Harta hak milik pelanggan 8.5.3  Data pelajar

 Pemuliharaan 8.5.4  Rekod kehadiran kuliah

 Khidmat selepas perkhidmatan 8.5.5

 Perjumpaan dengan Ketua Jabatan

 Kaunseling

 Kawalan Perubahan 8.5.6  Jadual waktu Tindakan 10(ACTION)

 Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif

Penilaian pencapaian piagam pelanggan

(9)

 Penambahbaikan 10.3 Pemantauan berterusan (ulangan)

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

RISIKO OBJEKTIF PROSES PELUANG

 Gagal mengurus dan melaksana pemantauan kehadiran kuliah secara

terancang dan sistematik, _{Memastikan tatacara} Pemantauan Kehadiran Pelajar dilaksanakan secara terancang

dan sistematik

 Latihan pemantauan oleh Ketua Program/Kursus dalaman

 Penambahbaikan sistem pemantauan

Tindakan pencegahan

 Semakan rekod kehadiran dalam FRP dua kali setiap semester

 Memberi taklimat proses kerja pemantauan kehadiran kuliah pada pensyarah dan pelajar.

 Memberi nasihat kepada pelajar.

Strategi mencapai peluang

 Memastikan ketidakakuran dikenalpasti segera

 Melatih kumpulan mahir untuk memantau kumpulan tegar ketakakuran.

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK

AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) 1.  Rekod ketidakhadiran pelajar

 Rekod tidak dikemaskini

selari dengan perlaksanaan kelas

 Semakan oleh

TPA/KJ/ketua program/kursus

 Pinda dan buat

pembetulan hingga selari dengan perlaksanaan kelas

2.  Laporan rekod

kehadiran

 Rekod tidak dikemaskini

selari dengan perlaksanaan kelas

 Semakan oleh

 Pinda dan buat

3.  Surat amaran  Surat amaran tidak

dikemaskini selari dengan perlaksanaan kelas

 Semakan oleh

 Pinda dan buat

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH

SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

(10)

2. Surat Amaran ketidakhadiran kuliah/Amali

6 semester FRP Am

3. Surat tunjuk sebab bagi kehadiran kuliah/amali kurang 80%

6 semester Fail kehadiran <80% Jabatan

Akademik

Terhad

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PPP-04(8)-(08-09-17) Rekod kehadiran pelajar

2) PPP-04(9)(08-09-17) Surat Amaran ketidakhadiran kuliah/Amali

3) PPP-04(10)(08-09-17) Surat tunjuk sebab bagi kehadiran kuliah/amali kurang 80%

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa

kebenaran ketua organisasi.

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa.

iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.

v. Semua maklumat diedar melalui samada: a. E-Document

b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 %

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-2017

02

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. P02. P03.

(11)

Nota: 1. 0 - Tidak Hadir, K - Kenyataan/Kebenaran mengikut aktiviti dari Pengarah 2. Ruangan dalam borang ini boleh ditambah/dikurangkan jika perlu.

3. Kehadiran boleh ditanda dengan menggunakan computer tetapi perlu ada Back-Up” secara manual.

PPP-04(8)(08-09-17)

KURSUS : PB301 – BUSINESS MANAGEMENT PENSY. KURSUS : IMRAN BIN ALI

KE L AS JABAT AN CAT AT AN

BIL NO. PEND. NAMA PELAJAR

1 11DAT11F1001 MUHAMMAD HAFIZ BIN ZAMRI DAT2D JP

2 11DAT11F1002 ATHIRAH BINTI ARIFFIN DAT2D JP

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

(12)

NAMA : PARAMESHWARAN A/L CHANDRASEGARAN NO. K.P : 940207045047

NO. PEND : 11 DPI12F2009 KELAS : DPI1A TARIKH : 22/02/2017

AMARAN AKHIR — Tidak Hadir Kuliah/Amali

Adalah saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Berdasarkan kepada Rekod Kehadiran Pelajar ke kuliah / amali sehingga minggu

ke ... sesi DISEMBER 2017 bagi kursus DPM 1013- PRINCIPLES OF MARKETING, didapati anda tidak hadir kuliah/amali seperti tarikh dan masa di bawah.

1) 21/2/2017 - 2 jam

2) 21/03/2017 - 2jam

3) 11/04/2017-2 jam

3. Sekiranya kehadiran anda didapati kurang 80%, anda boleh ditahan daripada menduduki Peperiksaan Akhir Semester / dimansuhkan markah penilaian berterusan seperti yang telah ditetapkan dalam Arahan-Arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian.

4. Anda dinasihatkan hadir ke kelas supaya kehadiran mencapai 80% untuk membolehkan anda menduduki Peperiksaan Akhir Semester / tidak dimansuhkan markah penilaian berterusan. Sekian

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" Saya Yang Menurut Perintah

...

(NORAZLIN BINTI AHMAD) s.k. 1. Penjaga Pelajar

2. Penasihat Akademik (ZAINAL BIN ARIFFIN)

(13)

Nama : _____________________________________________ No. Pend. : _____________________________________________ Jabatan : _____________________________________________

SURAT TUNJUK SEBAB BAGI KEHADIRAN KULIAH / AMALI KURANG 80%

Adalah saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Berdasarkan kepada Rekod Kehadiran Kursus ke kuliah / amali sehingga akhir semester sesi _______________ bagi kursus ______________________________ didapati kehadiran anda setakat ini tidak menepati keperluan minima 80% seperti yang ditetapkan di dalam Arahan-arahan Peperiksaan dan Kaedah Penilaian.

3. Sehubungan dengan itu, anda diminta memberi surat/jawapan tunjuk sebab (dalam tempoh 3 hari bekerja dari tarikh surat ini). Jika surat/jawapan tunjuk sebab tidak dikemukakan, anda dianggap tidak hadir tanpa sebab dan boleh ditahan daripada menduduki Peperiksaan Akhir dan dimansuhkan markah Kerja Kursus.

4. Adalah diingatkan, jika surat/jawapan tunjuk sebab yang dikemukakan tidak munasabah dan tiada bukti kukuh, anda masih boleh ditahan daripada menduduki Peperiksaan Akhir dan dimansuhkan markah Kerja Kursus.

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA ”

Saya yang menurut perintah,

……… ( ) Ketua Jabatan b.p. Pengarah Politeknik sk 1. Penjaga pelajar 2. Penasihat Akademik 3. Fail Peribadi Pelajar 4. Fail Jabatan

* Potong mana yang tidak berkaitan