LAPORAN
Pelatihan Nasional Koordinator CBT Center
(Kedokteran dan Kedokteran Gigi)
Gelombang 2
Direktorat Akademik
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi
Kementerian Pendidikan Nasional
Hotel SantikaYogyakarta
29 – 30 Oktober 2010
1. Pendahuluan
Komponen 2 HPEQ Project mempunyai fokus kegiatan pada upaya peningkatan sistem ujian.
Salah satu metode ujian yang akan dikembangkan adalah ujian tulis dengan menggunakan
computer computer-based testing (CBT). Metode ini memerlukan kesiapan baik menyangkut
SDM, dukungan perangkat keras maupun lunak, serta prasarana tempat ujian. Untuk itu di tiap
calon CBT Center oleh institusi masing-masing telah ditunjuk seorang kordinator. Pada
Workshop Koordinator CBT Center gelombang 1 telah disepakati standar atau protokol kerja
dalam skala nasional serta telah ada kesamaan pemahaman dalam penyiapan dan
pengkoordinasian keseluruhan aspek penyelenggaraan CBT.
Untuk lebih memantapkan standar atau protokol kerja serta pemahaman Koordinator CBT
dalam tatanan teknis, dipandang perlu untuk melakukan Workshop Gelombang ke 2 dalam
bentuk simulasi dan roleplay yang akan memberikan gambaran nyata pelaksanaan CBT.
2. Tujuan
1. Adanya pengalaman nyata pelaksanaan CBT di lapangan
2. Tersusunnya naskah final pedoman tata laksana penyelenggaraan CBT Nasional
3. Tersusunnya naskah final standar fasilitas dan sumber daya manusia untuk
penyelenggaraan CBT Nasional
4. Tersusunnya naskah final standar atau protokol kerja yang disepakati secara
nasional dan menjadi acuan bagi penyelenggaraan CBT di setiap tempat ujian
5. Tersusunnya naskah final instrumen evaluasi penyelengaraan CBT Nasional
6. Mengevaluasi hasil dan menyusun rencana tindak lanjut hasil try out CBT Bulan
Oktober 2011
3. Output Pelatihan
1. Dokumen final pedoman tata laksana penyelenggaraan CBT Nasional
2. Dokumen final standar atau protokol kerja penyelenggaraan CBT di tempat ujian
3. Dokumen final standar fasilitas dan sumber daya manusia untuk penyelengaraan
CBT Nasional
4. Dokumen final instrumen evaluasi penyelenggaraan CBT Nasional
5. Evaluasi hasil dan penyusun rencana tindak lanjut hasil try out CBT Bulan Oktober
2011
4. Metode Pelaksanaan Pelatihan
Pelatihan ini akan diberikan dengan cara:
1. Simulasi dan Roleplay
2. Penugasan kelompok
3. Diskusi kelompok
5. Presentasi kelompok
6. Diskusi Panel
Pada pelaksanaannya, ada satu peserta yang tidak hadir yaitu peserta dari FK UNPAD, FK Maranatha, FK UGM (dikarenakan ada kongres), dan dari FKG Unair (Karena alasan keamanan). 3 orang fasilitator yang hadir, yaitu Iwan Dewanto, Yulherina, dan Kosterman. Namun Iwan Dwi Prahasto tidak dapat hadir karena sedang ada kongres di UGM, dan M. Ghozali sedang ada presentasi penelitian di batam.
5. Hasil Kegiatan
Pelatihan ini diawali dengan hasil evaluasi dari KB UKDI tentang hasil pelaksanaan try out CBT beberapa waktu lalu (Oktober). Pada acara berikutnya, peserta diberikan sedikit pengarahan mengenai simulasi yang akan dilakukan pada
Pada tahap selanjutnya peserta dibagi ke dalam tiga kelompok besar. Masing kelompok membahas isu yang berlainan.
Kelompok 1 (Komponen Pelaksanaan Ujian) membahas mengenai Pengawas Pusat dan Lokal, Operator TI Pusat dan Lokal, dan Koord. CBT Center/Penanggung Jawab Lokasi.
Kelompok 2 (Persiapan Sebelum Hari Ujian) membahas mengenai Lokasi Ujian dan Perangkat Penunjang Ujian.
Kelompok 3 (Pelaksanaan Ujian) membahas menganai Instalasi Materi Ujian, Pengawasan Ujian, dan Penanganan terhadap hal yang tidak diharapkan (Cheating, Perangkat Gagal Kerja,
Force Major).
Materi diatas didasarkan pada Peraturan dan Tata Tertib Pelaksanaan Ujian Tulis Uji Kompetensi Dokter Indonesia versi 9 (11 Agustus 2010) yang kemudian dkembangkan agar sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan untuk melaksanakan CBT. Pada proses pembahasan ini tampak bahwa para peserta sangat antusias. Namun masalah utama yang sering muncul adalah ketidakhadiran pihak pengembang software dan pakar IT. Kedua pakar tersebut merupakan hal yang mutlak perlu dipenuhi untuk mengembangkan CBT, karena sebagian besar peserta tidak begitu memahami mengenai masalah tersebut. Berdasarkan hasil pelatihan yang telah dilaksanakan selama 2 hari, output dari pelatihan nasional CBT center secara umum adalah sebagai berikut :
NO KOMPONEN TARGET REALISASI
1. Dokumen pedoman tata laksana penyelenggaraan CBT Nasional 1 1 2. Dokumen standar atau protokol kerja penyelenggaraan CBT ditempat ujian 1 1 3. Dokumen standar fasilitas & SDM untuk penyelengaraan CBT Nasional 1 1 4. Dokumen instrumen evaluasi penyelenggaraan CBT Nasional. 1 1 5. Jumlah institusi yang berkontribusi mengirim peserta 25 24
6. Jumlah peserta pelatihan 25 24
7. Jumlah narasumber 5 4
Berdasarkan hasil rekapitulasi output pelatihan secara umum, dapat disimpulkan bahwa pencapaian target pelatihan ini masih sudah optimal. Hal ini dapat dilihat dari jumlah dokumen yang dihasilkan. Namun dokumen tersebut belum final. Hal tersebut dikarenakan banyak hal dari dokumen tersebut yang harus disampaikan kepada pengembang software ujian untuk kemudian menunggu kesanggupan pihak pengembang. Finalisasi dokumen ini rencananya akan dilaksanakan pada tanggal 25-26 Oktober 2010 di Yogyakarta.
Berikut merupakan nama peserta yang terbagi dalam tiga kelompok kerja.
No Nama Institusi Pelatihan yg diikuti
KELOMPOK 1
1 ISKANDAR SYARIF FK UNAND Judge
2 RETNO ASTI WERDHANI FK UI IBA
3 SETYO PURWONO FK UGM -
4 HARUN AL-RASYID FK UB IBA
5 ERLIERA FKG USU -
6 WIDIJANTO FKG USAKTI -
7 DEDY KUSUMA FKG UGM -
9 RAHMAT FKG UNHAS - KELOMPOK 2
1 ALMAYCANO GINTING FK USU
2 SANTOSO FK UNDIP IBA Nas, Fasilitator IBA Reg 3, IBD
3 I MADE SUDARMAJA FK UNUD Standar Setting
4 CITRA LESTARI FKG UNBRAH IW, IBA
5 IKA RATNA MAULANI FKG MOESTOPO -
6 FAHMI YUNISA PSKG UMY -
7 RIMA PARWITASARI FKG UHT -
8 ERNITA SARI PSKG IIK BAKTI WIYATA KEDIRI
- KELOMPOK 3
1 ELSYE SOUVRIYANTI FK YARSI IBA, IW
2 DOMINGGUS MANGAPE FK UKM HPEQ vs AIPKI wil 3 (Bandung) 3 HARYANTO ALIMSARDJONO FK UNAIR -
4 MAHMUD GHASNAWI FK UNHAS IBA Nas, Faslitator IBA Reg
5 NIEKA ADHARA WAHONO FKG UI -
6 DANI RIZALI FIRMAN FKG UNPAD -
7 HAFIEDZ MAULANA FKG UNEJ -
8 SUMANTRI FKG UNMAS -
6. Refleksi
Setelah dilakukan analisa hasil kegiatan, selanjutnya perlu dilakukan refleksi sebagai bentuk evaluasi pelaksanaan pelatihan ditinjau dari perspektif peserta, fasilitator, dan tim monev secara umum. Melalui refleksi ini diharapkan akan teridentifikasi masalah yang belum optimal dalam pelatihan ini. Berikut adalah refleksi pelaksanaan pelatihan dari beberapa perspektif tersebut :
Gambaran Umum
Hampir di seluruh CBT center, belum pernah melakukan CBT. Fasilitas yang dimilikipun sangat bervariasi dari masing-masing pusat CBT. Sejalan dengan hal ini, perlu identifikasi yang lebih mendetail untuk masing-masing pusat CBT mengenai syarta minimal sebuah pusat CBT.
Partisipasi institusi dalam mengikuti pelatihan ini sudah baik. Hanya saja beberapa peserta memiliki tugas ganda di institusinya (menjadi IBA, IW, OSCE, dll).
Beberapa hal yang perlu diimprove dari pelaksanaan pelatihan ini adalah :
Kehadiran pihak pakar IT dan pengembang software ujian. Hal ini dimaksudkan untuk mempercepat koordinasi dan pembuatan dokumen.
Sebagian besar peserta pelatihan belum memahami mengenai CBT.
Perlu diadakan pertemuan antara IW dan IR, IBA, pengelola OSCE, dan pengelola CBT untuk menjelaskan garis koordinasi diantara mereka.
Fasilitator
Partisipasi peserta sangat baik namun pemahaman mereke mengenai IT masih sangat kurang. Beberapa peserta ternyata hanya mewakili temannya, dan nantinya tidak akan menjadi
coordinator CBT di institusi asalnya. Perlu ada kepastian, agar peserta pelatihan tidak berganti-ganti.
Usulan :
Diperbanyak pelatihan di tingkat regional atau institusi untuk mengingkatkan keterlibatan institusi dan melatih SDM di institusi yang menjadi CBT center.
Perlu ada core team yang akan mereview dokumen yang telah ada untuk menjadi Peraturan dan Tata Tertib Pelaksanaan Ujian Tulis Uji Kompetensi Dokter Indonesia (versi CBT)
Perlu ada pelatihan yang melakukan simulasi pelaksanaan CBT, agar peserta memahami dan mengerti real setting pelaksanaan CBT beserta troubleshooting yang diperlukan.
Peserta
Komitmen sebagai coordinator CBT nasional
Sebagian besar peserta berkomitmen untuk menjadi koordinator CBT, hanya saja perlu dilakuakn pelatihan yang memadai terlebih dahulu.
Beberapa peserta merasa keberatan apabila harus menjadi koordinator CBT nasional. Namun pada dasarnya mereka siap menjadi Koordinator regional / institusi.
Rekomendasi penyempurnaan pedoman dan mekanisme CBT nasional
Perlu dilakukan uji coba yang berulang kali di setiap institusi yang menjadi CBT center.
Perlu pembuatan detail SOP, tata tertib, dan pelatihan untuk persiapan CBT. Sebaiknya diadakan dalam bentuk pelatihan (sebaiknya bukan hari senin-rabu).
Perlu ada penyempurnaan software sesuai dengan diskusi yang telah dilaksanakan kemarin. (tercatat dalam dokumen)
Perlu ada evaluasi yang dilakukan di setiap akhir CBT yang kemudian dibagikan ke masing-masing center CBT.
Perlu ada bantuan dari proyek HPEQ di bidang sarana dan prasarana.
Perlu mengajak stakeholder yang berwenang di masing-masing profesi dalam mengembangkan CBT, agar nantinya tidak ada kesalahpahaman (Dokter = KBUKDI, Dokter Gigi = Kolegium, dan KKI).
Strategi sosialisasi CBT di regional / institusi
Perlu ada kunjungan KBUKDI ke masing-masing CBT center untuk melakukan sosialisasi. Web-based yang berupa PDF atau film dan banner di setiap institusi.
Perlu diadakan try out dengan model yang sama seperti pelaksanaan CBT.
Perlu ada sosialisasi 1 hari sebelum hari ujian, bersamaan dengan peninjauan lokasi oleh kandidat.
Perlu ada pelatihan bersama antara tenaga IT nasional/pusat dengan tenaga IT lokal. Kendala pelaksanaan pelatihan CBT di masing-masing center
Keterbatasan dana yang dimiliki masing-masing pusat CBT
Ketersediaan SDM operator IT dan sarana prasarana yang beragam antara pusat CBT yang satu dengan yang lain.
Benturan jadwal dengan kegiatan akademik di institusi tempat CBT berlangsung. Loyalitas SDM pada institusi yang akan menjadi pusat CBT
Tim Monev : Feedback Peserta
Feedback form didistribusikan oleh tim monev kepada seluruh peserta untuk menjaring “voice of customer” peserta terkait satisfaction level terhadap aspek-aspek pelaksanaan pelatihan. Dari 11
kuesioner yang kembali ke tim monev, 47 % responden menyatakan pelaksanaan pelatihan memuaskan. Pencapaian yang sangat positif ini merupakan kontribusi dari berbagai pihak, terutama fasilitator, panitia dan para coordinator CBT yang sangat cooperative.
0 5 10 15 20 25 Saya telah berkomitmen untuk menjadi koordinator CBT nasional Telah tercipta kesamaan persepsi mengenai penyelenggaraan CBT nasional melalui workshop ini Mekanisme CBT di tiap institusi telah distandarisasi secara nasional Pedoman CBT telah distandarisasi secara nasional Instrumen evaluasi penyelenggaraan CBT telah distandarisasi secara nasional Standar / protokol kerja penyelenggaraan CBT di tempat ujian telah disepakati secara nasional Standar fasilitas dan sumber daya
manusia untuk penyelengaraan CBT telah disepakati secara nasional Setiap orang mendapatkan kesempatan yang sama untuk menyampaikan ide dan pendapat
dalam penyempurnaan pedoman CBT Narasumber telah membimbing peserta untuk mendapatkan kesepakatan menjadi koordinator CBT dengan baik Waktu yang disediakan dalam workshop ini memadai Fasilitas dan pelayanan yang diberikan panitia dalam workshop ini memadai Tidak Sesuai Kurang Sesuai Sesuai Paling Sesuai
Workshop Nasional Koordinator CBT Kedokteran & Kedokteran Gigi (29 - 30 Sept 2010)
Analisa lebih lanjut terhadap feedback peserta, kepuasan terbesar peserta dirasakan terhadap output pelatihan, dimana peserta merasa mendapatkan added value yang besar, sehingga pelatihan ini dinilai dapat meningkatkan kemampuan mereka dalam mempersiapkan CBT di institusi mereka masing-masing. Fasilitas yang diberikan selama pelatihan dan pelayanan panitia juga dinilai sangat memuaskan.
7. Rencana Tindak Lanjut
Berdasarkan analisa output kegiatan, evaluasi pelaksanaan pelatihan, refleksi dan feedback dari peserta pelatihan beberapa hal yang dapat direkomendasikan sebagai bentuk improvement dan rencana tidak lanjut untuk menjaga sustainability output dan outcome dari pelatihan ini adalah sebagai berikut :
7% 11%
35%
47%
tidak sesuai kurang sesuai sesuai paling sesuai PROPORSI SATIFICATION LEVEL Perlu ada komunikasi yang lebih intensif dengan pihak pengembang software dan pakar IT baik lokal maupun nasional/pusat untuk membangun pedoman yang baik yang berkaitan dengan sarana prasarana dan keamanan soal.
Tiap institusi yang ditunjuk menjadi CBT center perlu mempersiapkan diri untuk menjadi CBT center dengan cara meningkatkan partisipasi dalam setiap pelatihan CBT. Diharapkan mengirimkan wakil yang sama untuk setiap pelatihan.
Dokumen yang sudah dibuat akan direview lagi dan akan difinalisasi pada workshop CBT selanjutnya.
Perlu ada perbaikan pada software yang dikembangkan sesuai dengan hasil diskusi. Termasuk didalamnya tampilan yang tidak membuat mata cepat lelah.
8. Penutup
Upaya persiapan CBT center diharapkan tidak hanya dilakukan di tingkat nasional, namun juga di tingkat regional dan institusi. Untuk itu diharapkan bahwa para peserta pelatihan yang terpilih dapat menjadi calon narasumber untuk pelatihan yang diadakan di tingkat regional dan lokal. Dengan demikian upaya percepatan persiapan pusat CBT yang berkualitas ini dapat berjalan dengan baik dan memiliki dampak yang lebih bermakna.
