Pandu Andika Priambodo, Win Ce
Laporan Teknis
Jakarta, 01 Oktober 2013
Menyetujui:
Pembimbing 1 :
1
DIVISI IT PT. ALTO NETWORK
Pandu Andika Priambodo - 1122201250
Jalan Swakarya No32 RT008/RW04 Meruya Selatan, Jakarta Barat. Email: [email protected]
_________________________________________________________________
ABSTRAK
Penulisan tesis yang berjudul Solusi Knowledge Management pada divisi IT PT.ALTO NETWORK bertujuan untuk merancang suatu knowledge management system yang dapat membantu perusahaan untuk menangkap dan menyimpan semua informasi yang ada diperusahaan. Informasi didapat melalui
observasi, dan wawancara kebeberapa petinggi di perusahaan. Dari hasil wawancara didapatkan beberapa
inti permasalahan seperti belum semua pengetahuan yang ada pada divisi IT Development dikelola dengan baik, terlihat bila ada karyawan yang resign maka perusahaan tidak dapat menangkap semua pengetahuan yang ada pada karyawan tersebut, sehingga tidak jarang terjadi perbedaan pengetahuan yang cukup besar untuk karyawan yang menggantikan. Lalu ketidaktahuan karyawan mengenai prosedure
development atau implementation untuk member baru yang ingin bergabung dengan perusahaan. Sehigga
pada saat proses migrasi di production sering mengalami kendala. Dengan dibangunnya KMS dan penerapan KM di perusahaan maka diharapkan perusahaan akan dapat menangkap semua pengetahuan yang ada di perusahaan, sehingga pengetahuan tersebut dapat dibagikan kepada seluruh karyawan yang bersangkutan.
Kata Kunci:
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar BelakangPerkembangan teknologi akhir-akhir ini telah merubah pola pikir dari berbagai perusahaan, yang berorientasikan pada pekerja. Perubahan yang terjadi searah dengan perkembangan teknologi dan komunikasi. Hal ini mendorong semakin pentingnya informasi. Kebutuhan perusahaan akan informasi dari dalam maupun dari luar perusahaan menjadi sesuatu yang sangat penting. Berubahnya pola pikir tersebut menunjukan bahwa upaya perusahaan meningkatkan kualitas dan kuantitas informasi untuk memberikan pelayanan kepada public. Menurut Ruli Abdullah & Mohd Hasan Selamat (2008) manager di berbagai negara menyadari bahwa pengetahuan dalam bentuk keahlian dan kompetensi adalah aset perusahaan yang paling penting serta ketersediaan kualitas yang dapat membantu perusahaan dalam mengahadapi persaingan dengan kompetitor lain.
PT. ALTO NETWORK merupakan perusahaan yang menyediakan jasa koneksi atau jaringan antar bank. Dalam mendukung proses bisnisnya, perusahaan membutuhkan informasi yang secara keseluruhan dapat di akses oleh seluruh karyawan yang ada pada PT. ALTO NETWORK. Tetapi pada kenyataannya pendokumentasian untuk permasalahan-permasalahan yang terjadi pada perusahaan belum terdokumentasikan dengan baik. Selain itu sering terjadinya ketidakmampuan karyawan yang menggantikan tugas atau dalam menyelesaikan dan menggantikan tugas dari salah seorang karyawan yang bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut. Belum tersedianya wadah yang berfungsi sebagai pusat untuk mengumpulkan data dan informasi menjadi pemicu terjadinya kesimpangsiuran dalam memperoleh informasi yang berdampak buruk terhadap sedikitnya pengetahuan yang didapat oleh karyawan sehingga kesalah pahaman antar divisi tidak dapat dihindari. Dampak negative yang terjadi yaitu sangat menurunnya kinerja yang diberikan oleh karyawan, yang seharusnya penurunan kinerja ini dapat di minimalisasikan.
Dengan tersedianya suatu wadah yang digunakan perusahaan untuk menampung knowledge yang ada, maka pemerataan informasi pada karyawan untuk mepermudah dalam mengatasi dan mengetahui permasalahan dan penyelesaian masalah dari karyawan lain.
1.2 Rumusan Masalah
Perumusan masalah akan difokuskan pada perancangan Knowledge Management System pada PT. Alto Network. Dengan perumusan masalah sebagai berikut :
1. Apakah Karyawan dapat lebih cepat dalam menyelesaikan pekerjaan atau permasalahan yang sedang berjalan atau yang akan datang jika tidak adanya tutorial atau dokumentasi atas solusi dan alur dari sistem yang ada?
2. Masih banyakkah informasi yang belum di turunkan dengan baik sehingga informasi-informasi penting seputar troubleshooting incident, dan pembaharuan aplikasi masih tersimpan pada masing-masing individu ?
3. Seberapa banyak karyawan mendapat informasi mengenai perusahaan sehingga karyawan mengerti bisnis dari perusahaan dan mengenal semua produk-produk yang ada pada perusahaan ini ?
4. Dengan tingginya tacit Knowledge yang ada pada karyawan, bagaimana cara perusahaan mendapatkan informasi tersebut sehingga perusahaan tidak kehilangan knowledge perusahaan? 5. Apakah ada cara untuk meningkatkan kinerja karyawan pada PT. Alto Network ?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan dari Internship Project ini adalah :
1. Merancang Knowledge Management sebagai saran untuk penyimpanan knowledge yang dimilik karyawan dan perusahaan.
1.4 Manfaat Penelitian
1. Meningkatkan kesadaran pentingnya penggunaan knowledge management sebagai salah satu strategi bisnis bagi perusahaan.
Manfaat untuk perusahaan adalah:
a. Meningkatkan kinerja karyawan sehingga meningkatkan kemampuan kompetitif perusahaan
b. Menjadikan nilai bagi perusahaan sehingga menjadi daya saing dalam menghadapi
competitor dalam bisnis yang sama.
c. Memeratakan pengetahuan bagi para karyawan. d. Memudahkan proses rotasi dan regenerasi karyawan.
1.5 Ruang Lingkup
Lingkup dari perancangan pembangunan system Knowledge Management pada PT. Alto Network meliputi :
1. Mencakup pembahasan pada divisi IT pada PT. Alto Network, yang berkesinambungan terhadap divisi Bisnis Development, divisi IT Implementation, dan divisi IT Development.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian KnowledgeMenurut Modi Lakulu, Mohd Hasan Selamat (February 2010) knowledge adalah campuran dari pengalaman, value, informasi kontekstual, dan wawasan yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman baru dan informasi. Ada 2 tipe dari knowledge, yaitu explicit dan emplicit.
- Explicit knowledge
Menurut Modi Lakulu, Mohd Hasan Selamat (February 2010) explicit knowledge didefinisikan sebagai knowledge yang dapat di bagikan dan di sharing kan kepada yang lain dengan mudah, selain itu dapat disusun dan di simpan kedalam suatu database. Menurut Debowski (2006, pp17-18)
explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat dibagikan dengan orang lain. Juga dapat di
dokumentasikan, diilustrasikan kepada orang lain melalui demonstrasi atau penjelasan.
- Tacit Knowledge
Menurut Modi Lakulu, Mohd Hasan Selamat (February 2010) tacit knowledge didefinisikan sebagai knowledge yang ada di kepala seseorang yang sulit untuk membagikan atau membagikan kepada yang lain. Menurut Debowski (2006, pp17-18) tacit knowledge merupakan pengetahuan yang diperoleh dari akumulasi pengalaman dan pembelajaran dari seseorang yang sulit untuk di bagikan kepada orang lain.
2.2 Kompenen Knowledge Management
Terdapat 3 komponen Knowledge Management oleh Dilip Bhatt seorang konsultan Knowledge
Management dalam artikelnya yang berjudul EFQM Excellence Model and Knowledge, antara lain (Bhatt,
D. 2000):
2.3 Pilar Knowledge Management
Menurut Rusli Abdulah, Samsul bin Shahabidin (2007) Knowledge Management adalah suatu strategi, proses, dan teknologi yang digunakan secara bersama-sama untuk meningkatkan kemampuan pribadi, juga untuk memecahkan masalah, dan untuk membantu dalam mengambil keputusan. KM juga dapat di definisikan sebagai sistematika proses dalam creates, capture, share, dan analyzes knowledge yang berguna bagi kemajuan perusahaan. Menurut Debowski (2006, p16) knowledge management adalah proses mengidentifikasikan, mendapatkan, mengorganisasikan, dan menyebarkan asset intelektual yang penting bagi performa jangka panjang sebuah organisasi.
2.4 Knowledge Management System
Knowledge Management System merupakan sebuah strategi unutk meningkatkan efektifitas dan
peluang pengembangan kompetensi. (Ningky,2001). Dalam penelitian Mohamad dan Jalal (2011) mengatakan bahwa infrastruktur IT, human resource, knowledge sharing, dan budaya dalam suatu organisasi berdampak kepada pengambilan keputusan.
2.5 Zack Framework
Michael H. Zack meyakini bahwa faktor yang paling penting dalam menuntun knowledge
management adalah strategi bisnis, zack menggambarkan hubungan antara strategy knowledge dan strategy organisasi.
Gap analysis dilakukan dengan menggunakan Zack framework dari Michael H. Zack (1999), yang membandingkan poin-poin tentang pengtahuan yang dimiliki perusahaan terhadap poin-poin yang harus dikerjakan. Pengetahuan maupun apa yang dikerjakan masing-masing dibagi kedalam dua bagian yaitu, apa yang telah diketahui atau telah dikerjakan dan poin yang kedua adalah apa yang harus diketahui dan dikerjakan. Dari poin-poin tersebut dapat dilakukan analisa gap yang terjadi antara pengetahuan dan apa yang harus dilakukan.
2.6 The Balanced Scorecard Method
Metode Balanced Scorecard (BSC) adalah pengukuran dan manajemensistem yang memungkinkan organisasi untuk menjelaskan visi dan strategi serta menerjemahkannya ke dalam tindakan. Menyediakan umpan balik pada kedua bisnis internal proses dan hasil eksternal untuk terus meningkatkan strategis kinerja dan hasil. BSC adalah suatu kerangka kerja konseptual untuk menerjemahkan visi organisasi ke dalam satu set indikator kinerja didistribusikan di antara empat dimensi: Finansial, Konsumen, Proses Bisnis Internal, dan Pembelajaran dan Pertumbuhan. Indikator didigunakan untuk mengukur organisasi kemajuan menuju pencapaian visi; indikator lain digunakan untuk mengukur pendorong keberhasilan jangka panjang. Melalui BSC, organisasi monitor baik kinerja saat ini (keuangan, kepuasan pelanggan, dan Hasil proses bisnis) dan upaya untuk memperbaiki proses, memotivasi dan mendidik karyawan, dan meningkatkan kemampuan sistem informasi untuk belajar dan berkembang((Dalkir Kimiz, 2005, p.290-292).
Gambar 3. Balance Scorecard
BSC menerjemahkan organisasi strategi ke dalam empat dimensi dengan melihat keseimbangan antara:
1. Pengukuran internal dan eksternal 2. Pengukuran obyektif dan subyektif
3. Hasil kinerja dan pendorong hasil di masa mendatang.
Financial dimension biasanya meliputi langkah-langkah seperti pendapatan operasional, return on
capital employed, dan economic value added. Customer dimension berhubungan dengan langkah-langkah seperti kepuasan pelanggan, retensi, dan pangsa pasar pada segmen yang ditargetkan. Internal business
process dimension mencakup tindakan seperti biaya dan kualitas. learning and growth dimension
dialamatkan untuk mengukur kepuasan karyawan, retensi, dan keahlian. 2.7 Knowledge
Management Assessment Tools (KMAT)
Menurut Andersen (1999), knowledge management assessmenet tools (KMAT) merupakan sebuah instrument untuk mengevaluasi dan menilai sejauh mana suatu perusahaan keuntungan dan peluang yang didapatkan dari mengelola pengetahuan yang persahaan miliki. Demikian pula menurut Probst, rt al (2000) dimana salah satu tehnik untuk menganalisa pengetahuan yang ada di perusahaan
adalah menggunakan KMAT yang dikembangkan oleh ARTHUR ANDERSEN yang bekerjasama dengan AMERICAN PRODUCTIVITY AND QUALITY CENTER. Ada 5 dimensi yang ada didalam model KMAT yang terdiri dari leadership, culture, measurement, technology, dan prosess yang masing-masing dimensinya berperan penting dalam membantu proses pengaturan knowledge di perusahaan.
Dalam bukunya Kai Mertins, Peter Heisig and Jens Vorbeck yang berjudul Knowledge Management:
Concepts and Best Practices (2nd edition (August 5, 2003), page 48) mengatakan bahwa KMAT berusaha
untuk mencapai 2 hal yaitu :
1. Untuk menilai bagaimana tingkat pengimplementasian Knowledge Management diperusahaan.
2. Untuk mengevaluasi efisiensi Knowledge Management dalam proses sharing, create, identify, collect, and organize.
Gambar 7. K
erangka Pikir
4. HASIL ANALISA DAN PERANCANGAN 4.1 Evaluasi Current Condition
Observasi yang dilakukan kurang lebih selama 2 bulan, dengan mengamati secara langsung teknologi, prosedur , culture dan proses-proses yang ada pada Divisi IT. Selain itu penulis melakukan wawancara terhadap beberapa Divition Head dan Manajer yang ada di Pt Alto Network. Dari kuesioner KMAT yang disebarkan dapat disimpulkan bahwa nilai implementasi KM pada perusahaan ini dapat dikatakan cukup rendah, sehingga implementasi KM diperusahaan ini diperlukan. Gambar table dibawah ini menunjukkan hasil dari kuesioner KMAT.
Tabel 4.1 Kuesioner KMAT
Kriteria Nilai Perusahaan Nilai Sempurna
Proses 10 25
Kepemimpinan 9 20
Budaya 17 25
1. People
Pada sisi people haruslah memahami kondisi saat ini mengenai struktur organisasi, wewenang dan tanggung jawab pekerjaan, serta budaya yang ada di divisi IT. Sehingga dapat dijadikan sebagai landasan dibentuknya perancangan prototype KMS.
2. Process
Pada sisi process ini penulis melihat kondisi saat ini yang sedang berjalan pada divisi IT untuk dapat melihat rentangan dan memberikan solusi dalam penulisan tesis ini.
3. Technology
Pada sisi technology dengan melihat kondisi saat ini apakah telah memiliki infrastruktur yang baik, aplikasi, dan lain sebagainya yang ada dalam divisi IT.
4.2 Menyelaraskan Knowledge management dengan Strategi Bisnis 1. Strategi Bisnis
Untuk dapat mencapai Visi dan Misi perusahaan, maka PT. Alto Network memiliki strategi perusahaan sebagai berikut:
- Menjadi Switching yang memberikan pelayanan terbaik.
- Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga mereka selalu dapat focus dalam melakukan semua tanggung jawab yang telah ditetapkan. Seperti bagian Monitoring,
Business development, IT Development, IT Implementation, dan supporting kepada semua
member perusahaan. 2. Zack Framework
Berikut ini adalah analisa yang dilakukan oleh penulis: What Divition IT PT. Alto Knows.
Prosedur divisi IT
Pengetahuan prosedur yang ada pada divisi IT mengenai
core system, infrastructure, BCP, DRC, settlement reporting, keamanan jaringan dan produk dan aplikasi
di production.
IT Development dan IT Implementasi
Pengetahuan mengenai teknikal dari pengembangan aplikasi dan infrastructure.
Management Proyek IT Development
Pengetahuan mengenai memanage aplikasi yang sedang dikembangkan dan yang sudah berjalan.
Dokumentasi
Dokumentasi yang ada pada divisi IT, baik mengenai prosedur IT, dokumentasi teknik, user manual, sejarah pengembangan aplikasi, training dsb.
Member
Pengetahuan tentang karakteristik dari masing-masing member yang sudah bergabung menjadi member perusahaan
What Divisition IT Pt Alto Can Do
Meningkatkan kualitaslayanan Perusahaan.
Peningkatan kualitas pelayanan perusahaan kepada member-member bank. Bisa meliputi : membantu menyelesaikan permasalahan suspect transaksi, masalah
message antar bank, settlement, reporting transaksi, serta
memberikan penyediaan layanan solusi perbankan bagi bank-bank baru.
Meningkatkan efisiensi
dan efektifitas Perusahaan
Mengefisiensi dan mengefektifkan proses pelayanan perusahaan. Meliputi : meningkatkan semua proses klaim, reporting dan measuring transaksi, dan investgasi permasalahn.
Mempercepat pemecahan masalah perusahaan.
Meningkatkan pengetahuan dan history dari permasalahn yang telah terjadi sebelumnya. Sehingga dapat mempercepat proses identifikasi dan pengambilan
keputusan dalam menyelesaikan masalah.
Meningkatkan
keamanandata yang ada di perusahaan.
Meningkatkan kewaspadaan dan kedisiplinan baik dari dalam perusahaan maupun dari luar, dalam hal menjaga kerahasiaan dan keamanan data-data penting member bank.
What Divisition IT Pt Alto Must Do
Memberikan pelayanan yang terbaik
Menjadi tenaga profesional yang memberikan pelayanan terbaik sehingga pada akhirnya dapat menambah kepuasan pada pengguna jasa jaringan Alto. Dalam hal ini
diharapkan member-meber dapat semakin nyaman dalam melakukan kegiatan bisnis mereka.
Meningkatkan kreatifitas dalam mengembangkan teknologi
Inovasi dan kreatifitas perusahaan dalam mengembangkan teknologi dan aplikasi dapat menjadi daya saing bagi perusahaan.
Mengembangkan
Knowledge Management System
Mengembangkan suatu aplikasi sistem sebagai saran penyimpanan, pengelolaan, dan penyebaran pengetahuan di dalam perusahaan.
Mendokumentasikan log
problem, problem
solution,dan best practice
kedalam suatu aplikasi penyimpanan
Semua log problem serta penyelesaiannya di kumpulkan dan disimpan ke dalam sebuah aplikasi penyimpanan sehingga dapat dikelola dan di sebarkan kepada karyawan yang membutuhkan.
What Divisition IT Pt Alto Must Know
History masalah & solusi, dan update data terbaru
Perusahaan harus memahami bahwa informasi mengenai
problem management menjadi element penting dalam
meningkatkan kinerja dan efisiensi karyawan. Dan juga informasi yang di dapat harus terupdate sehingga mengurangi terjadinya fatal erorr dalam penanganan. Dokumentasi semua
kegiatan perusahaan (log problem, solusi,best practice)
Mendokumentasikan semua kegiatan yang ada di
perusahaan sehingga bisa memaksimalkan dalam menjaga keberlangsungan informasi yang ada pada di perusahaan.
Mengerti dan memahami kemauan pengguna.
Mengetahui fungsi dan content yang sesuai dengan keninginan pengguna juga untuk meningkatkan proses bisnis perusahaan.
Mengembangkan
Knowledge Management System
Perusahaan harus dapat mengembangkan suatu aplikasi internal yang dapat digunakan sebagai sarana penyebaran pengetahuan baik tacit maupun explisit. Sehingga
memudahkan proses penyebaran pengetahuan.
4.4 Knowledge Management Goals Normative Knowledge Goals
Mengidentifikasikan dan mengembangkan aplikasi KM sebagai langkah awal untuk mempermudah proses pertukaran pengetahuan.
Mengisi pengetahuan kedalam aplikasi.
Meningkatkan pemerataan pengetahuan antar sesama karyawan.
Strategic Knowledge Goals
Memanfaatkan pengetahuan yang tersimpan dengan baik sehingga dapat menunjang dan menambah produktivitas karyawan.
Menambah kesempatan karyawan untuk lebih berinovatf dalam bekerja. Meningkatkan kualitas pelayanan perusahaan.
Tetap menjaga budaya sharing dan pengembangan pengetahuan untuk meningkatkan kualitas karyawan.
Operatioanl Knowledge Goals
mempermudah pengaksesan pengetahuan sesuai dengan hak aksesnya masing-masing. Meningkatkan budaya untuk mendokumentasikan dan mengupdate
pengetahuan-pengetahuan serta best practice kedalam aplikasi penampungan pengetahuan-pengetahuan.
Meningkatkan keikutsertaan dengan berpartisipasi menggunakan serta mendokumentasikan pengetahuan karyawan.
4.5
Grand Design KMS
.1. Identify KMS Requirements & Clarify KMS Spesification
No Permasalahan Solusi Yang diusulkan
1
Belum adanya pengelolaan mengenai dokumentasi sistem aplikasi yang telah dibangun atau di modifikasi.
Membuat suatu repository terpusat yang dapat diakses oleh seluruh karyawan.
2 Belum ada pengelolaan notulen rapat.
Menambahkan kedalam prosedure untuk selalu mencatat notulen rapat.
3
IT Administrator masih menginput dokumen PPSA ke dalam Log Book.
Mengganti tempat pencatatan dari
log book menjadi kesuatu repository
terpusat yang dapat diakses oleh seluruh karyawan
4
Dokumen sistem dan aplikasi disimpan oleh masing-masing karyawan.
Membuat suatu prosedure yang memaksa karyawan untuk menyimpan dokumen- dokumen kedalama suatu repository terpusat
5 Pembagian Project masih dilakukan secara lisan
Pembagian project dilakukan di dalam suatu aplikasi sehingga dapat dipantau dengan baik load work dari setiap karyawan
6 Masih banyak Tacit knowledge yang ada di perusahaan.
Memberikan sarana teknologi berupa aplikasi yang dapat
membantu dalam proses kolaborasi dan penyebaran pengetahuan serta membuat suatu prosedure untuk mewajibkan setiap karyawannya untuk melakukan sharing wajib setiap bulan.
7 Manual untuk Migrasi Aplikasi belum dikelola dengan baik
Menambahkan kedalam prosedure untuk selalu melampirkan manual step sebagai syarat layak migrasi
8
Pencatatan Lokasi ATM dilakukan dan disimpan oleh bagian operational.
Menginput pengetahuan tentang ATM kedalam repositori terpusat yang daat diakses oleh seluruh karyawan
9
Minimnya pengetahuan tentang ATM
(maintenance & develop)
Mengadakan training berkaitan tentang ATM
10
Belum tersedianya Informasi terlengkap mengenai Produk-produk apa saja yang ada di perusahaan.
Dengan membuat satu pengetahuan tentang produk-produk yang ada diperusahaan dan disimpan kedalam satu repository terpusat
11
Belum ada pencatatan mengenai
troubleshooting serta solusi yang
digunakan.
Mengelola problem management dari setiap aplikasi yang ada di perusahaan
Tabel 1. Pemetaan Masalah dan Solusi yang di ajukan
2. Select the best Component
Pemilihan software Alfresco. Alfersco adalah pemrograman open sources
berbasis JAVA yang menggunakan Jboss sebagai application server dan Apache Tomcat
sebagai web server. Serta pemilihan hardware untuk computer client dan server yang
3. Networking
Koneksi local (LAN) yang menghubungkan semua komputer karyawan yang ada di perusahaan.
4.6 Deployment Knowledge Management. 1. People
• Penambahan struktur organisasi
Dalam rangka mendukung proses berjalannya Knowledge Management di perusahaan maka akan dibentuk satu divisi atau pun penambahan tanggung jawab kepada salah satu atau beberapa orang untuk mengelola knowledge management yang ada di perusahaan. Dengan adanya pihak di dalam perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola knowldge manaegemt maka diharapkan akan memberikan dampak yang baik dalam proses penerapan dalam merubah budaya perusahaan.
• Membentuk Comunity Sharing of Practice
Membangun sebuah kegiatan yang menitikberatkan kepada proses diskusi sehingga memicu karyawan untuk saling memberikan pendapat dan pengalamannya masing-masing. Dengan mengumpulkan karyawan dalam divisi yang sama serta di dampingin oleh manager dan para senior di bidangnya maka proses diskusi diharapkan akan berjalan sangat baik. Untuk memicu setiap karyawan dalam berpartisipasi pada kegiatan ini maka masing-masing karyawan akan mendapat gilirian setiap minggunya secara bergantian harus melakukan sharing mengenai pengalaman pekerjaan atau best
practice yang dia lakukan didalam pekerjaannya atau pun pengetahuan yang dapat
menambah pengetahuan karyawan dalam menunjang pekerjaan mereka. Kegiatan ini diharapkan akan meningkatkan kesadaran dal;am melestarikan budaya sharing
• Menerapkan sistem points & reward
Semua karyawan yang aktif memberikan inputan pengetahuan yang baik
dan pengetahuan yang di sharingkan di dalam portal benar-benar dari best
practice dan pengalaman maka nantinya karyawan tersebut akan mendapatkan
penghargaan dan poin tertentu yang nantinya akan menjadi salah satu indikator
dalam proses penilaian dalam kenaikan bonus atau pendapatan.
• Training
Akan diberikan pelatihan dalam menggunakan aplikasi KMS ini, agar
seluruh karyawan divisi IT dapat menggunakan aplikasi ini dalam menunjang
pekerjaannya. Selain itu akan diadakan training-training mengenai soft skill
lainnya untuk meningkatkan kemampuan dan pengetrahuan dari karyawan.
Training bisa di dibawakan oleh senior-senior yang dapat membagikan
pengalaman atau dapat memanggil tenaga ahli untuk membagikan dan
memberikan pengetahuannya untuk karyawan pada perusahaan ini.
• Sosialisasi mengenai pentingnya mengelola pengetahuan
Perubahan budaya yang ada akan selalu memicu terjadinya penolakan
dalam menerapkan budaya tersebut. Sehingga dibutuhkan sosialisasi dan
pendekatan yang maksimal kepada karyawan. Pendekatan yang dilakukan akan
menitik beratkan kepada pentingnya berbagi pengetahuan antara satu karyawan
dengan karyawan lain, sehingga dapat meningkatkan kemampuan individu
mereka masing-masing. Sosialisasi ini perlu dukungan dari para manajer dan head
cukup untuk memaksa semua karyawan dalam melaksanakan dan menerapkan
budaya baru tentang KM.
2. Process
• Pengembangan Aplikasi
Jika sebelumnya proses penunjukan staff IT Development untuk mengerjakan
sebuah project dilakukan secara lisan dan hanya di catat oleh Supervisor IT
Development pada catatan pribadinya. Maka sekarang dalam rangka
pembelajaran budaya baru supervisor IT Dev dapat melakukan pembagian
project kepada staff dengan cara lisan dan membuat task jobs menggunakan fitur
KMS
.• Prosedure baru penggunaan KMS
Dalam memaksimalkan penggunaan KMS pada perusahaan, maka dibuatlah sebuah standart operasional prosedure dalam menggunakan KMS. Semua dokumen mengenai manual book system, dokumen standart operasional prosedure, best practice harus disimpan kedalam satu tempat penampungan yang dapat di akses melalui KMS. Serta mewajibkan seluruh stakeholder yang terlibat untuk menggunakan KMS.
• Usulan prosedure baru untuk mengupdate ke dalam KMS bila terjadi perubahan atau penambahan PPSA
Sekarang ini proses pencatatan PPSA dan Change Management yang dilakukan ole IT Admin masih dilakukan seacara manual yaitu dengan menulis pada Log Book PPSA. Maka sekarang pencatatan PPSA dan Change Management dapat di lakukan dengan menginput atau mengupload kedalamnya satu repository yang terpusat dan terintegrasi kepada semua karyawan yang dapat diakses melalui KMS. Dengan menggunakan KMS sebagai tempat penyimpanan akan memudahkan perusahaan dalam menyebarkan
informasi sekaligus dapat menghemat biaya print out menggunakan kertas putih atau sering disebut paperless
3. Technology
• Kesiapan Infrastruktur
Dari semua yang dibutuhkan, dibawah ini terlampir list dari kesiapan infrastrukture yang dibutuhkan untuk mengembangkan KMS pada perusahaan ini.
Tabel 4.4 Checklist Infrastructure
• User Guide dan manual Book
Memeriksa aplikasi Prototype Knowledge Management System dan
mempersiapkan untuk menjalankan sistem tersebut kedalam server dalam Group
Quality & Surveillance.
4.7 EvaluationPengukuran dilakukan menggunakan KM Score Card yang diadopsi dari Balance Score Card. Dimana terdapat 4 aspek yang dinilai yaitu Financial Perspective, Knowledge Preservation
Perspective, Knowledge Creation Perspective, Knowledge Distribution Perspective. Dari keempat perspective tersebut akan di ukur dan dinilai secara berkala, dari penilaian perminggu, perbulan, dan
pertahun sesuai dengan pandangan dan tolak ukur yang sudah di sesuaikan. Hasil dari penilaian ini akan memberikan gambaran keberhasilan penerapan knowledge management di PT. Alto Network.
Infrastructure Ready Database Server √ Web Server √ Client Workstation √ LAN √ Software √ Development Platform √
Tabel 4.5 Tabel KM_ScoreCard
Perspectif Pencapaian Description Hasil Pengukuran Target
Saving Cost.
Persentase pengurangan anggaran atau biaya yang dikeluarkan pasca implementasi KMS - Persentase 60% Saving Cost di tiap proses operasional yang membutuhkan biaya dokumen Pengurangan biaya yang terjadi di tiap proses operasional yang membutuhkan biaya kertas, tinta, pengelolaan printer, dll. Setelah implementasi KMS. - Persentase 60% Perubahan biaya operational dan administrative Perubahan biaya administratif dan operational setelah Implentasi KMS - Persentase 60%
Total Keseluruhan Financial Perspectif 0%
Modifikasi dokument
Berapa persen dari semua dokumen yang sudah diubah ke digital.
15% Per Tahun 50%
Update frekuensi
Berapa banyak content dan pengetahuan baru yang di submit di dalam KMS 5 Per Bulan 30 Penerimaan budaya KM Seberapa sering karyawan mengakses KMS dalam kurun waktu 1 bulan, dapat dijadikan tolak ukur untuk keberhasilan penerimaan budaya KM di perusahaan.
72 Per Minggu 150 Log
Total Keseluruhan Knowledge
5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan1. Proses Knowledge Management
Terdapat kebijakan dan prosedur baru sehubungan dengan adanya implementasi Prototype
Knowledge Management System. Hal ini mendukung adanya perubahan prosedur dalam penyimpanan Knowledge
Sharing session
Berapa banyak sesi sharing dalam kurun waktu 1 bulan 2 Per Bulan 10 Sesi Keaktivan staff dalam mengikuti training KMS
Berapa banyak staff yang menghadiri training dan sesi KM
50% Persentase 85%
Kontribusi Staff
Berapa banyak posting yang sudah dilakukan oleh staff
7 Per Minggu 10
Total Keseluruhan Knowledge Creation
Perspectif 40%
Diskusi dan sahring
pengalaman yang dilakuakn
Berapa banyak diskusi dan sharing yang dilakukan dalam kurun waktu 1 bulan 1 Per Bulan 10 Keberlangsungan Mentoring dan pengajaran best practice Keberlangsungan budaya KM pada perusahaan, dilihat dari keaktifan dan
kepatuhan staff terhadap prosedure yang ada dan dukungan dari management
15% Persentase 75%
Improvisasi pengetahuan
Seberapa banyak staff yang mensahringkan suatu informasi dan pengalaman yang diamiliki melalui KMS
40% Persentase 75%
Total Keseluruhan Knowledge
Knowledge menjadi terpusat yang dapat di input kedalam aplikasi Prototype Knowledge Management System, seperti halnya untuk dokumentasi prosedur dan user manual, dokumentasi hasil project, file,
pengetahuan baru, hasil diskusi, update technology project, monitor jaringan. 2. Budaya Knowledge Management
Budaya sharing dan learning merupakan hal yang ingin ditekankan dalam Knowledge
Management pada Group Quality & Surveillance, dimana pengetahuan didalam group dapat
disebarkan secara merata sehingga mengurangi ketergantungan kepada orang-orang tertentu dan juga pemecahan masalah atau kasus akan menjadi lebih cepat untuk diselesaikan.
3. Implementasi Prototype Knowledge Management System
Prototype Knowledge Management System yang telah diimplementasikan dapat mendukung
adanya bentuk dokumentasi dan penyebaran Knowledge yang lebih baik untuk seluruh individu, mendukung sharing knowledge dan kolaborasi antar setiap individu yang ada dalam group. Repository
Knowledge yang sebelumnya tersebar dalam masing-masing individu, sekarang menjadi terpusat
kedalam satu repository dan dapat diakses dengan mudah oleh individu atau karyawan berdasarkan
roles-nya masing-masing.
5.2 Saran
1.Penerapan KM pada seluruh divisi PT Alto Network
Diharapkan kedepannya nanti perusahaan dapat menerpakan KM kepada seluruh divisinya. Sehingga semua pengetahuan yang ada di perusahaan dapat tersimpan dengan baik, dan dapat digunakan kembali oleh perusahaan dalam menentukan strategi maupun menjadi kekuatan dan kelebihan bagi perusahaan.
Tidak dipungkiri perubahan budaya yang terjadi diperusahaam tidak mudah. Oleh sebab itu dukungan dari management sangat diperlukan dalam mengimplemntasikan budaya KM pada perusahaan. Sehingga dalam proses berjalannya mendapatkan kekuatan untu menekan karywan dalam mengikuti dan melaksanakan budaya KM yang ada di perusahaan.
3.Membangun atau mencari aplikasi yang lebih baik dibanding aplikasi Afresco yang penulis rekomendasikan melalui penelitian ini.
Dengan segala keterbatasan dari aplikasi Afresco ini, penulis memberikan saran agar kelak akan diadakan pembaharuan dan pengembangan aplikasi Afresco yang digunakan sebagai aplikasi KMS. Sebab di dalam aplikasi Afresco ini belum memberikan fitur diskusi yang seperti forum diskusi kebanyakan seperti Forum Indowebster, Forum Zend Frame Work yang dapat membuat kategori-kategori dan subkategori didalamnya lagi.
Daftar Pustaka
aRusli Abdullah, bShamsul bin Shahabudin (2007). Developing Knowledge Management System for Public Higher Learning in Collaborative Environment : IJCSNS International Journal of Computer Science and Network Security, VOL.7 No.7,331.
An-Pin Chen and Mu-Yen Chen (2005). Measurement Practices for Knowledge Management:An Option Perspective: O. Pastor and J. Falcão e Cunha (Eds.): CAiSE 2005, LNCS 3520, pp. 387 – 399, 2005.
Herbert Nold III (2011). Merging Knowledge Creation Theory with the Six-Sigma Model for Improving Organizations: The Continuous Loop Model. International Journal of Management Vol. 28 No. 2, 469
Kai Mertins, Peter Heisig and Jens Vorbeck (2nd edition, August 5, 2003). Knowledge Management: Concepts and Best Practices.
1Rusli Abdullah, Mohd Hasan Selamat (2008). An Empirical Study of Knowledge Management System Implementation in Public Higher Learning Institution. IJCSNS International Journal of Computer Science and Network Security, VOL.8 No.1
Modi Lakulu (2010). A Framework of Collaborative Knowledge Management System in Open Source
Probst, G, Raub, S, Romhardt,K. (2000) Managing Knowledge,Wiley, London
Wu, K. (2011). Enhancing product development capabilities via knowledge management: A case study of wistron. Journal of Global Business Management, 7(2), 1-21. http://search.proquest.com/docview/896551988?accountid=31532
