Laporan Progress RB Kementerian Luar Negeri
Pemetaan aktivitas Benah Diri beserta pencapaiannya relatif terhadap aktivitas-aktivitas Reformasi Birokrasi. Program 1 Manajemen Perubahan
AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
1. Pembentukan tim manajemen
perubahan K/L dan Pemda SUDAH DILAKSANAKAN
SK Tim Pelaksana – Gugus Pengendali Manajemen Perubahan
2. Penyusunan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi K/L dan Pemda
SEDANG BERJALAN
Kemlu hingga saat ini masih dalam proses pembakuan dokumen terkait strategi manajemen perubahan, namun nilai-nilai dari manajemen perubahan Kemlu telah tercermin dalam benah diri dan budaya kerja Tertib Waktu, Tertib Administrasi, Tertib Fisik, dan Aman (3T 1A).
3. Sosialisasi dan internalisasi manajemen perubahan
SEDANG BERJALAN (merupakan sebuah proses yang berlangsung sepanjang program RB Kemlu)
Kemlu secara konsisten mengkomunikasikan setiap rencana, pelaksanaan dan hasil Benah Diri kepada pegawai dan pejabat baik di Kemlu maupun Perwakilan dan juga kepada para pemangku kepentingan. Walaupun Kemlu belum memiliki dokumen manajemen perubahan, namun budaya kerja 3T 1A telah tersosialisasikan secara luas dan terinternalisasi di dalam kementerian.
Komunikasi dalam bentuk sosialisasi disampaikan baik secara langsung dalam berbagai kesempatan maupun secara tertulis. Itu sebabnya banyak ditemui artikel baik di Tabloid Diplomasi, media massa, media on-line maupun komentar-komentar dari para pemangku kepentingan.
Fotokopi atau print-out dokumen-dokumen yang dinyatakan pada kolom pencapaian.
AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
Beberapa dituliskan di bawah ini dan disertakan juga sebagai lampiran, yaitu:
Pernyataan Pers Tahunan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Dr. N. Hassan Wirajuda “Refleksi 2002 Dan Proyeksi 2003”, 8 Januari 2003.
“DIPLOMASI TOTAL DI ERA INFORMASI” Dr. N. Hassan Wirajuda
Menteri Luar Negeri Republik Indonesia
Disampaikan sebagai “Keynote Speech” pada Seminar Public Relations
“Pergeseran Paradigma PR: PR Konvensional vs PR Moderen”
Intermatrix Communications
Hotel Mandarin Oriental, Jakarta, 20 Februari 2003. Sambutan Dubes RI Pada Peringatan Hari Pahlawan 10
November 2004 di KBRI Bandar Seri Begawan. Pernyataan Pers Tahunan Menteri Luar Negeri
Republik Indonesia, Jakarta, 19 Januari 2005. Pernyataan Pers Tahunan Menteri Luar Negeri
Republik Indonesia Dr. N. Hassan Wirajuda “Refleksi 2006 Dan Proyeksi 2007” 8 Januari 2007.
Pernyataan Pers Tahunan Menteri Luar Negeri
Republik Indonesia, Kilas Balik 2007 dan Proyeksi 2008, Jakarta, 8 Januari 2008.
Sambutan Staf Ahli Menteri Luar Negeri Bidang Manajemen Pada Acara Seminar Nasional: ”Peran Kepemimpinan Aparatur Dalam Pengembangan Sektor Pertanian Di Provinsi Gorontalo Dan Prospek Peningkatan Kerjasama Internasional” Ruang Nusantara, 18 Juni 2008.
AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
Sambutan Menlu RI dalam Foreign Policy Breakfast Dalam Rangka HUT Kemlu ke-63: 19 Agustus 2008.
Pernyataan Pers Tahunan Menteri Luar Negeri RI (PPTM) 2009: 6 Januari 2009.
Pidato Menteri Luar Negeri RI Dr. R.M. Marty M.
Natalegawa pada Tasyakuran HUT RI dan Kementerian Luar Negeri RI ke-65: 19 Agustus 2010.
Tabloid Diplomasi edisi Juni 2009: Benah Diri Profesi Diplomat.
Tabloid Diplomasi edisi Juni 2009: Bersumber Dari Pusdiklat Lahir Diplomat Hebat.
Tabloid Diplomasi edisi April 2009: Restrukturisasi Organisasi DEPLU: Proses dan Perkembangannya. Tabloid Diplomasi edisi April 2009: Benah Diri Sebagai
Proses Adaptasi.
Tabloid Diplomasi edisi Mei 2009: Peserta Luar Negeri Memuji Kurikulum Pusdiklat Deplu.
Tabloid Diplomasi edisi Juni 2009: Seleksi CPNS DEPLU: Bersih dan Akuntabel.
Tabloid Diplomasi edisi Juni 2009: Babak Baru Pelayanan Publik KBRI Kuala Lumpur.
Tabloid Diplomasi edisi Juni 2009: Perlindungan WNI di Luar Negeri Menjadi Prioritas DEPLU.
Tabloid Diplomasi edisi Juni 2009: Potret Satu Tahun Pelaksanaan ‘Citizen Service’ di Singapura.
AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
Tabloid Diplomasi edisi Juni 2009: Menlu : Pelayanan WNI, Elemen Penting Bagi Upaya Benah Diri Deplu.
Tabloid Diplomasi edisi Juli 2009: Deplu Raih Predikat Stand Terbaik pada International Public Service Expo 2009.
Tabloid Diplomasi edisi September 2009: Sertifikasi ISO 9001:2008 untuk Direktorat Perlindungan WNI dan BHI. Tabloid Diplomasi edisi September 2009: Seleksi
Penerimaan CPNS Deplu 2009.
Orientasi Penempatan yang dilakukan setiap tahun. RM ONLINE : 10 Lawan 10 DEPLU IMPAS – Penilaian
terhadap Kinerja DEPLU dari anggota komisi I DPR, pengamat hubungan internasional, Wakil Ketua Komisi I DPR (10 September 2009)
Sosialisasi RB KEMLU di kalangan pegawai KEMLU tanggal 27 April 2012.
Penerbitan news letter RB KEMLU secara reguler. Penyebaran informasi melalui tv elektronik KEMLU. Tabloid Diplomasi edisi 2012: Reformasi Birokrasi KEMLU
Program 2 Penataan Peraturan Perundang-undangan
AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
Penataan berbagai peraturan Perundang-undangan yang
dikeluarkan/ diterbitkan oleh K/L dan Pemda
SEDANG BERJALAN (sudah ada pertemuan dalam rangka penataan peraturan perundang-undangan Kemlu. Ex: Sudah dibahas permenlu mengenai PDLN, BPKRT, dan PK) –
Tersedianya Buku Himpunan Peraturan : Buku 1 : tentang Keuangan. Buku 2 : tentang Kepegawaian.
Buku 3 : tentang Perlengkapan dan Umum.
Buku Himpunan Peraturan.
Catatan:
Buku Himpunan Peraturan, akan menjadi titik tolak dalam melaksanakan pemetaan regulasi/aturan/ kebijakan/perundangan, sehingga dapat
dikenali mana
regulasi/aturan/kebijakan/perundangan yang masih sesuai dan perlu dipertahankan, mana yang sudah tidak sesuai sehingga perlu ditinggalkan dan apa yang perlu dibuat untuk memastikan proses perubahan dapat berjalan lebih cepat dan mendukung peningkatan kinerja Kemlu.
Program 3 Penataan dan Penguatan Organisasi
AKTIVITAS BENAH DIRI /REFORMASI BIROKRASI
PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
1. Restrukturisasi/ penataan tugas dan fungsi unit kerja pada K/L dan Pemda
Restrukturisasi Kemlu dan Perwakilan:
Peraturan Menlu No.02/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Deplu menggantikan Kepmenlu No.
053/2002: produk awal restrukturisasi (Struktur Organisasi Deplu Lama SK Menlu No. 203/1983)
Pendekatan struktural menjadi pendekatan integratif, tujuan untuk menyeimbangkan
pandangan-pandangan masalah bilateral, regional dan internasional.
Kemlu membuat 3 (tiga) pengelompokan bidang kerja yaitu operasional (Ditjen Asia Pasifik dan Afika, Ditjen Amerika dan Eropa serta Ditjen Multilateral), fungsional (Ditjen Informasi dan Diplomasi Publik, Ditjen Hukum dan Perjanjian Internasional serta Ditjen Protokol dan Konsuler) dan
pendukung/administrasi (Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal dan Badan Pengembangan dan Pengkajian Kebijakan).
Penyusunan Permenlu No. 07 tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemlu menggantikan Peraturan Menlu No.02/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Deplu
Permenlu ini disusun sebagai penyempurnaan berkelanjutan dari penataan organisasi Kementerian Luar Negeri yang telah dilaksanakan sejak tahun 2001 dalam program benah diri melalui restrukturisasi organisasi Kemlu tahun 2002 (Kepmenlu 053/2002)
Fotokopi Peraturan Menlu
No.02/2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Deplu.
Fotokopi struktur organisasi Kemlu tahun 1983.
Fotokopi struktur organisasi Kemlu tahun 2002.
Fotokopi struktur organisasi Kemlu tahun 2005.
Fotokopi Kepmenlu No. 053/2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Deplu.
Fotokopi SK Menlu No. 06/2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perwakilan RI di LN Lama.
Permenlu No. 07 tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemlu Fotokopi Keppres No. 108 Tahun
2008 tentang Organisasi Perwakilan RI di LN.
Bagan organisasi yang baru. Keputusan Menlu No. 06/A/OT/V/
2004/01 Tahun 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja
AKTIVITAS BENAH DIRI /REFORMASI BIROKRASI
PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
dan tahun 2005 (Permenlu 02/2005)
Perumusan kembali tusi atau nomenklatur tingkat Eselon III dan IV pada 8 (delapan) direktorat regional di Ditjen Aspasaf dan Ditjen Amerop untuk
mempertajam diplomasi ekonomi yaitu:
Nomenklatur/tupoksi Eselon III dari direktorat regional yang semula menggunakan pendekatan
wilayah/kawasan disempurnakan dengan dibagi dalam Subdit Polkam, Subdit Ekubang, dan Subdit Sosbud.
Pada Eselon IV juga menggunakan nomenklatur sesuai Eselon III (Polkam, Ekubang, dan Sosbud), namun dibagi menurut wilayah atau negara. Pendekatan regional tetap dipertahankan dan
diharapkan akan menciptakan sistem yang mampu menyiapkan spesialisasi kader berdasarkan isu. Keppres No. 108 Tahun 2008 tentang Organisasi
Perwakilan RI di LN menggantikan Keppres No. 51 Tahun 1976 tentang Organisasi Perwakilan RI di luar negeri:
Right sizing berdasar Indeks.
Pemisahan fungsi Diplomatik dan Non Diplomatik. Pendekatan Fungsional Pembentukan HOC (Head of
Chancery) dan BPKRT (Bendaharawan dan Penata Kerumahtanggaan Perwakilan).
Athan (Atase Pertahanan) & Atnis (Atase Teknis)
Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri.
AKTIVITAS BENAH DIRI /REFORMASI BIROKRASI
PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
yang proporsional.
2. Penguatan unit kerja yang menangani organisasi, tatalaksana, pelayanan publik, kepegawaian dan diklat
(Struktur organisasi tersebut sudah terbentuk dan berjalan sesuai tusi)
Penguatan unit kerja kepegawaian:
Perubahan nomenklatur Biro Kepegawaian Perubahan dimaksudkan untuk menyesuaikan dengan pembagian wilayah dan penajaman pada area substansi/permasalahan. Hal ini dimaksudkan untuk lebih dapat memberi dukungan kepada direktorat regional dan penyelesaian permasalahan hukum pegawai.
Penguatan unit kerja kediklatan
Penetapan Pusdiklat sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) memiliki posisi strategis – langsung di bawah Menteri Luar Negeri, sebagaimana Peraturan Menteri Luar Negeri No 02/A/OT/VIII/ 2005/01 tahun 2005.
Kemlu juga telah melakukan upaya perbaikan sarana dan prasarana di lingkungan Kementerian, antara lain:
Fotokopi draft final Bagan Nomenklatur.
Permenlu No. 07 tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kemlu
Fotokopi Peraturan Menteri Luar Negeri No 02/A/OT/VIII/2005/01 tahun 2005.
AKTIVITAS BENAH DIRI /REFORMASI BIROKRASI
PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
- Tersedia sarana gedung arsip Kemlu berlokasi di Kompleks Deplu Cipadu, Tangerang. Kualifikasi teknis gedung arsip tersebut telah disesuaikan dengan standar dari ANRI;
- Adanya absensi kehadiran biometrik untuk meningkatkan disiplin pegawai (Tertib Waktu) di Kemlu;
- Adanya aplikasi ReCIS dan ReMIS, Sistem Informasi Pegawai, DPKP, fasilitas komunikasi untuk khusus Eselon II ke atas;
- Penambahan dan pengadaan perangkat mesin sandi sebagai kesiapan dukungan untuk pembukaan Perwakilan RI baru di luar negeri; - Terpenuhinya kebutuhan akses internet di Kemlu; - Agenda Elektronis: terciptanya Agenda Elektronis
sebagai basis kerja pemberitaan (cable news). - Pengadaan Nota Dinas Elektronik : telah
disosialisasikan penggunaannya kepada wakil-wakil seluruh Satuan Kerja Kemlu.
Perwakilan RI di luar negeri juga telah melakukan pencapaian dalam bidang perbaikan sarana dan prasarana perwakilan, seperti:
Penerapan standar pelayanan pada unit kerja K/L - Pembangunan sistem aplikasi, fasilitas hotline
untuk pelayanan publik dan perlindungan WNI di Perwakilan;
Sarana fisik absensi
AKTIVITAS BENAH DIRI /REFORMASI BIROKRASI
PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
- Ruangan untuk pelayanan publik dan perlindungan WNI di Perwakilan RI;
- Fasilitas penampungan bagi WNI yang bermasalah;
- Penyediaan CCTV di sekitar kantor Perwakilan RI;
- Adanya absensi kehadiran biometrik untuk meningkatkan disiplin pegawai (Tertib Waktu). - Adanya Sekolah Indonesia di beberapa
Perwakilan RI;
Pembangunan atau pengembangan e-government - Adanya aplikasi ReCIS dan ReMIS.
Program 4 Penataan Tatalaksana NO AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
1 Penyusunan SOP
penyelenggaraan tugas dan fungsi
SEDANG BERJALAN
Tersedia prosedur kerja yang selama ini digunakan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, dibakukan dengan nota dinas nomor 377/OT/III/2009/18 dari Kepala Biro Perencanaan dan Organisasi tentang permintaan pembuatan prosedur kerja dan nota dinas nomor 629/KP/V/2009/18 dari Kepala Biro Perencanaan dan Organisasi tentang pembahasan prosedur kerja.
Fotokopi dokumen SOP
2 Pembangunan atau pengembangan e-government
(SEDANG BERJALAN)
Yang telah dilaksanakan: procurement, e-recruitment, e-complaint.
Kedepannya akan dibentuk masterplan e-government Kemlu agar lebih terintegratif)
Kemlu hingga saat ini telah mengembangkan sistem jaringan yang mengarah kepada e-government. Namun perkembangan tersebut, baik di kementerian maupun di perwakilan, masih dalam proses penyempurnaan agar sesuai dengan standar e-government. Adapun sistem jaringan yang telah dikembangkan oleh Kemlu antara lain adalah:
Adanya aplikasi ReMIS (Records Management Information System). Aplikasi yang mengatur, menata dan memberikan informasi berupa arsip Aktif. Bisa diakses melalui http://arsip.deplu.go.id/aktif/ main.asp. Adanya aplikasi RECIS (Records Center Information
System). Aplikasi yang mengatur, menata dan memberikan informasi berupa arsip In-aktif. Bisa
Print out tampilan ReMIS dan ReCIS.
Dikembangkan oleh ANRI sebagai pihak yang kompeten di bidang kearsipan. Manual dikeluarkan oleh Pusat Jasa Kearsipan ANRI. Fotokopi manual penggunaan. Fotokopi material untuk sosialisasi
ReCIS dan ReMIS Sosialisasi Penomoran Naskah Dinas dan Pembenahan Arsip.
Catatan:
Elektronisasi dokumentasi/kearsipan (e-archive) saat ini telah tersedia aplikasi ReMIS (Records Management Information System), yaitu aplikasi yang mengatur, menata dan
NO AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
diakses melalui http://arsip.deplu.go.id/inaktif/ main.asp. Keduanya terpasang dengan menggunakan jaringan
LAN internal dan dapat digunakan dengan aplikasi komunikasi lainnya.
Tersedia sarana gedung arsip Kemlu berlokasi di Komplek Deplu di Cipadu, Tangerang. Kualifikasi teknis gedung arsip tersebut telah disesuaikan dengan standar dari ANRI.
Keterampilan pengguna. Terhitung Agustus 2009, Kemlu telah memiliki 80 tenaga Arsiparis yang terdiri dari:
o 25 Arsiparis Tingkat Ahli. o 55 Arsiparis Tingkat Terampil. Tersedia manual penggunaannya.
Unit Kerja terkait telah menggunakan sistem e-document.
Tersedia material untuk sosialisasi.
Pada tahun 2008, Kemlu telah melakukan kegiatan pembenahan arsip pada 7 Perwakilan RI di luar negeri, yaitu : - Perwakilan RI di Beograd; - Perwakilan RI di Dili; - Perwakilan RI di Nairobi; - Perwakilan RI di Pretoria; - Perwakilan RI di Tashkent; - Perwakilan RI di Davao City; - Perwakilan RI di Karachi.
memberikan informasi berupa arsip aktif yang dapat diakses melalui http://arsip.deplu.go.id/aktif/ main.asp. Selain itu, aplikasi ReCIS (Records Center Information System) yang mengatur, menata dan memberikan informasi berupa arsip in-active yang dapat diakses melalui http://arsip.deplu.go.id/inaktif/
main.asp. Pada intinya kedua aplikasi tersebut membantu pengelolaan sistem tata naskah dinas dan kearsipan.
NO AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
Pada tahun 2009, Kemlu telah menerima permintaan dan melaksanakan pembenahan arsip di 12 perwakilan RI untuk melakukan, yaitu:
- Perwakilan RI di Addis Ababa; - Perwakilan RI di Den Haag; - Perwakilan RI di Islamabad; - Perwakilan RI di Lisabon; - Perwakilan RI di Yangon; - Perwakilan RI di Tokyo;
- Perwakilan RI di Mumbai; - Perwakilan RI di Buenos Aires; - Perwakilan RI di Budapest; - Perwakilan RI di Kairo; - Perwakilan RI di Canberra; - Perwakilan RI di Osaka.
Program 5 Penataan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) Aparatur NO
AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
1 Penataan sistem rekrutmen pegawai
Sudah. (+dokumen hasil audit (koordinasi dengan kepegawaian)
Menerima sertifikasi ISO 9001:2008 untuk proses rekrutmen.
Menerima sertifikasi MURI sebagai instansi pemerintah pertama yang memperoleh ISO untuk proses rekrutmen. Ada tahapan proses seleksi yang jelas, yaitu:
1. Seleksi administrasi.
2. Tes tulis pengetahuan umum. 3. Tes kemampuan bahasa asing.
4. Wawancara mengenai isu-isu substantif. 5. Tes pengetahuan dan kemampuan IT.
Tes psikologi yang mengarah pada gambaran karakter.
- Fotokopi sertifikat ISO - Fotokopi sertifikat MURI - Fotokopi artikel seleksi CPNS
Kemlu, Bersih dan Akuntabel, Tabloid Diplomasi edisi Mei 2009 - Buku Sertifikasi Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2008 SELEKSI PENERIMAAN CPNS
2 Analisis Jabatan SUDAH DILAKSANAKAN Dokumen uraian jabatan
3 Evaluasi jabatan SUDAH DILAKSANAKAN Dokumen job grading
4 Penyusunan standar kompetensi jabatan
NO
AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
5 Asesmen individu berdasarkan kompetensi
SEDANG BERJALAN (adanya dokumen potensi psikologis dari pegawai tetapi masih scattered)
Fotokopi Permenlu No. 01/2008.
6 Penerapan sistem penilaian kinerja individu
Telah dilakukan SKI (Sasaran Kerja Individu). Fokus SKI adalah identifikasi kelebihan dan area
pengembangan serta proyeksi pengembangan karir. SKI juga menjadi dasar masukan untuk menentukan reward atau sanksi tertentu. Penilaian yang dilakukan dalam SKI terutama mengacu pada ketentuan JFD (Jabatan Fungsional Diplomat) yang mengacu pada tolok ukur 5 tugas pokok diplomat, yaitu: representing, negotiating, protecting, promoting dan reporting. SKI disusun untuk jangka waktu 1 tahun.
Disusun di awal tahun berdasarkan tugas pokok unit dan organisasi.
Penilaian dilakukan oleh pimpinan unit kerja pada akhir tahun berdasarkan aspek: kuantitas, kualitas, biaya dan waktu pelaksanaan.
Tersedia prosedur penyusunan SKI.
Fotokopi Buku Pengembangan Karir dan Perencanaan Suksesi Diplomat. Fotokopi Peraturan Bersama Menlu
dan Ka BAKN (No. 05/A/ KP/ IX/2006/01 dan No 61 Thn 2006. Fotokopi artikel Benah Diri Profesi
Diplomat, Tabloid Diplomasi Edisi Juni 2009 – Edisi Khusus Pelayanan Publik.
7 Pembangunan/
Pengembangan database pegawai
SEDANG BERJALAN (sudah ada perangkat untuk SIMPEG. Saat ini sedang dikembangkan software SIMPEG)
Memiliki sistem informasi kepegawaian.
Sistem pencatatan kinerja pegawai yang disebut dengan DPKP (Data Pribadi Kinerja Pegawai). Sistem ini diberlakukan secara sangat terbatas pada
Print screen tampilan sistem informasi kepegawaian.
Print screen tampilan sistem DPKP (Data Pribadi Kinerja Pegawai).
NO
AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
pegawai yang memiliki kewenangan.
Pemasukan dan pengelolaan data dilakukan dengan cara outsourcing –untuk menghindari konflik
kepentingan (conflict of interest). 8 Pengembangan pendidikan
dan pelatihan pegawai berbasis kompetensi
SUDAH DILAKSANAKAN.
Permenlu tentang Persyaratan Sekdilu, Sesparlu. Nota Kesepahaman Deplu-LAN (No. 01/NK-KP/02/2006
dan 363/IX/3/3/2006) tentang penyelenggaraan Diklat Terpadu.
Tersedia panduan dan jenjang pendidikan serta prosedur dan syarat kelulusan yang jelas. Pelaksanaan diklat dan kursus untuk Petugas
Komunikasi ;
o Diklat Persandian untuk PK 1
o Diklat Pengamanan Informasi Teknologi o Diklat Peralatan Jammer
o Diklat Pengembangan Kompetensi Petugas Komunikasi (CISSP)
Pelaksanaan Permenlu No. 01/2008 yang mensyaratkan kelulusan diklat berjenjang bagi promosi pejabat Deplu.
Berjalannya mekanisme Baperjakat dan dibantu dengan Tim Pendukung Baperjakat.
Fotokopi Permenlu tentang Persyaratan Sekdilu, Sesdilu, Sesparlu.
Fotokopi Kurikulum Diklat
Fotokopi Nota Kesepahaman Deplu-LAN (No. 01/NK-KP/02/2006 dan 363/IX/3/3/2006) tentang
penyelenggaraan Diklat Terpadu. Fotokopi panduan dan jenjang
pendidikan serta prosedur dan syarat kelulusan yang jelas Surat: - Lemsaneg nomor KP.301/UM/3914/2009. - Lemsaneg nomor KP.6011/r.906/2009. - Kapusdiklat nomor No.1101/PL/XII/2009/22.
Fotokopi artikel Peserta Luar Negeri Memuji Kurikulum Pusdiklat Deplu, Tabloid Diplomasi edisi Mei 2009. Fotokopi artikel bersumber Dari
Pusdiklat Lahir Diplomat Hebat, Tabloid Diplomasi edisi Mei 2009.
Program 6 Penguatan Pengawasan NO AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
1 Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada masing-masing K/L dan Pemda
SEDANG BERJALAN (merupakan bagian melekat pada audit, penyelenggaraan sosialisasi SPIP PermenPAN No. 60/2008)
Terkait dengan diberlakukannya PP No. 60 Tahun 2008, Kemlu telah melakukan sosialisasi PP tersebut di lingkungan Kemlu. Selain itu kemlu telah menerbitkan dokumen Pelatihan di Kantor Sendiri (PKS) yang terdiri dari beberapa dokumen.
PKS Standar Akuntansi Pemerintahan (SAP), Sistem Akuntansi Instansi (SAI), dan Reviu Laporan Keuangan Kementerian Negara/Lembaga PKS Teknik Komunikasi Audit, Audit
Investigasi, dan Sosialisasi PP No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem
Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP)
2 Peningkatan peran Aparat Pengawasan Interen Pemerintah (APIP) sebagai Quality Assurance dan consulting
Sedang (merupakan proses yang terus berlangsung) Kegiatan pendampingan Daftar Isian Pelaksanaan
Anggaran (DIPA) Satker Kemlu
Pembentukan Desk Audit antara Itjen bersama BPKP dan Biro Keuangan
Peningkatan Sistem Pengawasan Internal Pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM)
Nota Kesepahaman antara Kemlu dengan BPKP No. 08 Tahun 2010/Nomor MoU-695/K/D2/2010 tanggal 13 Agustus 2010 tentang Penguatan Tata Kelola
Kepemerintahan yang Baik di Lingkungan Kemlu
SK Tim Pendampingan Pelaksanaan DIPA pada setiap Satker
Kemlu dan BPKP telah membentuk Desk Audit yang bertugas melakukan monitoring terhadap penatausahaan pertanggungjawaban keuangan Perwakilan RI
PKS Pemeriksaan Anggaran Berbasis Kinerja
PKS Pemeriksaan Investigasi PKS Alih Keterampilan Investigasi Laporan Evaluasi Kompetensi Auditor
Inspektorat Jenderal Kementerian Luar Negeri
Program 7 Penguatan Akuntabilitas Kinerja NO AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
1. Penguatan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah
Penilaian atas Laporan Keuangan Kementerian Luar Negeri menunjukan peningkatan dalam 3 tahun terakhir. Opini BPK atas laporan keuangan Kemlu pada tahun
anggaran 2009-2011 adalah: Tahun Peringkat
2009 Disclaimer
2010 Wajar Dengan Pengecualian (WDP)
2011 Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)
Penilaian kinerja berdasarkan Sistem Akuntabilitas Ki-nerja Instansi Pemerintah (SAKIP) meliputi
perencanaan kinerja, pengukuran kinerja, pelaporan kinerja, evaluasi kinerja, dan capaian kinerja. Nilai dan peringkat penilaian LAKIP Kemlu yang
dievaluasi pada tahun 2007 – 2011 adalah: Tahun Nilai Peringkat
2007 50,05 17 dari 70 Instansi 2008 50,98 19 dari 74 Instansi
2009 55,88 CC
2010 57.28 CC
2011 59.84 CC
Catatan: dengan adanya perubahan sistem peringkat, maka pada tahun 2009 sistem peringkat dirubah menjadi sistem pengkategorian yang terdiri dari AA, A, B, CC, C, dan D.
Surat Menteri Negara Pemberdayaan Aparatur Negara No.
B/676/M.PAN/02/2009 Tanggal 11 Februari 2009
(nilai dan peringkat LAKIP Kemlu untuk tahun 2007 – 2008) Surat KemPAN mengenai hasil
penilaian evaluasi LAKIP Kemlu tahun 2007 – 2009.
2. Pengembangan sistem manajemen kinerja organisasi
SEDANG BERJALAN
Kemlu telah mempunyai suatu sistem manajemen kinerja organisasi yang merupakan bagian dari SAKIP.
Keputusan Menteri Luar Negeri No. SK 05/A/OT/IV/2004 Tahun 2004 tentang Pedoman Umum
Implementasi Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Kemlu
3. Penyusunan Indikator Kinerja Utama (IKU) pada K/L dan Pemda
SUDAH DILAKSANAKAN
Kemlu telah memiliki IKU baik pada tingkat K/L maupun untuk Eselon I dan II
SK Menteri Luar Negeri Nomor 21/B/KP/II/2010/02 tanggal 12 Februari 2010 tentang Indikator Kinerja Utama (IKU) Kementerian Luar Negeri Tahun 2010—2014
Program 8 Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik NO AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
1. Penerapan standar pelayanan pada unit kerja masing-masing K/L dan Pemda
SEDANG BERJALAN (indikator penilaian dalam ISO terutama dalam SPM. Koord.dengan FASDIP,
PWNI/BHI,konsuler)
- Direktorat PWNI dan BHI - Direktorat Fasilitas Diplomatik - Pelayanan Warga (Citizen Service)
- Piagam Citra Pelayanan Prima pada 31 Oktober 2008 untuk Direktorat PWNI dan BHI
- Sertifikasi ISO 9001:2008 untuk bidang kerja Penanganan Repatriasi dalam Kerangka Perlindungan WNI pada 7 Agustus 2009 (Direktorat PWNI dan BHI)
- Piagam Madya Citra Pelayanan Prima pada 15 Desember 2010 untuk Direktorat Fasilitas Diplomatik - Sertifikasi ISO 9001:2008 untuk
penerbitan kartu tanda pengenal bagi pejabat Perwakilan Negara
Asing/Organisasi Internasional di Indonesia pada 28 Desember 2010 (Direktorat Fasilitas Diplomatik) 2. Penerapan SPM pada
perwakilan
Pada dasarnya seluruh Perwakilan RI menerapkan SPM. Hal ini terbukti dengan tersedianya pelayanan kekonsuleran di masing-masing Perwakilan, antara lain penerbitan paspor dan visa, mutasi alamat, legalisasi dokumen, dan fasilitas lapor diri.
Namun demikian, Kemlu telah membentuk sistem SPM di perwakilan yang lebih spesifik dikarenakan pada beberapa Perwakilan RI mempunyai bobot konsuler yang lebih tinggi, sehingga dibentuklah Pelayanan Warga (Citizen Service). Hingga saat ini telah terdapat 24 (dua puluh empat) Perwakilan RI yang telah mempunyai sistem Pelayanan Warga yaitu KBRI Singapura, KBRI Damaskus, KBRI Bandar Seri Begawan, KBRI Seoul, KBRI Doha, KBRI Amman, KBRI Abu Dhabi, KBRI Kuala
Pencapian yang telah diraih oleh beberapa Perwakilan RI adalah antara lain:
- KBRI Singapura memperoleh Piala Citra Pelayanan Prima, yang diserahkan Presiden RI pada 31 Oktober 2008.
- Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 untuk sistem pelayanan publik pada 29 Januari 2009 (KBRI Singapura)
- KBRI Kuala Lumpur pada 27 Maret 2009 berhasil mendapatkan Sertifikat Manajemen Mutu ISO 9001:2008
NO AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
Lumpur, KBRI Kuwait, KBRI Riyadh, KBRI Tokyo, KJRI Dubai, KJRI Hong Kong, KJRI Jeddah, KJRI Johor Bahru, KJRI Kota Kinabalu, KJRI Kuching, KJRI Penang, KRI Darwin, KJRI Perth, KJRI Sydney, KJRI Osaka, KJRI New York, dan KJRI Los Angeles.
Sertifikat ISO 9001:2008 di bidang Welcoming Program, During Stay and Exit Program for Domestic Helper, Endorsement Contract and Job Order Services and License
Issuance/Renewal, Services and Monitoring on Hong Kong Agencies and Employers pada tanggal 9 Desember 2009 3. Partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik(sumber referensi PermenPAN no.13/2009 tentang Pedoman Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik dengan Partisipasi
Masyarakat)
SEDANG BERJALAN. (sudah ada kotak saran, dialog dgn masyarakat oleh KBRI Singapura melalui radio) Terciptanya komunikasi dua arah antara Perwakilan RI dan WNI yang berada di wilayah kerja, antara lain dengan dialog secara langsung/terbuka dan dialog interaktif melalui radio.
Kotak saran
KBRI Singapura telah melakukan beberapa program untuk
meningkatkan partisipasi masyarakat, antara lain:
- dialog interaktif melalui radio di 3 (tiga) stasiun radio,
- dialog dua mingguan dengan PLRT, - dialog terbuka dengan masyarakat
yang dilakukan 3 (tiga) kali dalam 1 tahun.
Program 9 Monitoring, Evaluasi, dan Pelaporan NO AKTIVITAS BENAH DIRI
/REFORMASI BIROKRASI PENCAPAIAN BUKTI PENCAPAIAN
1. Monitoring BELUM. (Akan dilaksanakan pada saat RB Kemlu berjalan)
2. Evaluasi