iv
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2006/2007
PEMBANGUNAN KNOWLEDGE REPOSITORY PADA PT. TRIKOMSEL MULTIMEDIA
Rizky Anwar Sadat 0700705882
Sutrisno 0700716671
Kelas / Kelompok : 07PAM/4
Abstrak
Penelitian dilakukan pada PT. Trikomsel Multimedia, dimana perusahaan ini bergerak di bidang pendistribusian telepon seluler. Pada perusahaan ini, belum ada sistem pendokumentasian yang baik dan terstruktur yang menyebabkan segala sesuatunya sulit diakses, dikelola, dan dimanfaatkan sehingga sering terjadi kesalahan yang sama berulang kali. Perusahaan juga mengalami kesulitan untuk saling sharing dan berdiskusi tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan knowledge. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan sebuah Knowledge Repository System yang dapat mempermudah dan memperlancar proses pendokumentasian sehingga membantu dalam mencegah terjadinya hilangnya informasi dan pengetahuan. Dalam pembangunan sistem knowledge repository pada PT. Trikomsel Multimedia, metode yang digunakan adalah metode analisis, yaitu melakukan analisa terhadap informasi yang ada di perusahaan. Dari pembangunan sistem ini, dapat membantu perusahaan dalam melakukan pendistribusian pengetahuan. Adapun aplikasi yang dibangun adalah sistem yang menggunakan database sebagai penyimpanan data. Hasil yang dapat diperoleh dari pembangunan sistem knowledge repository ini adalah memudahkan pihak perusahaan dalam membantu proses pembelajaran karyawan dan membantu proses berbagi pengetahuan yang berdasar pada documentation, sharing and distribution knowledge. Kata Kunci
Knowledge, Knowledge Repository, pengetahuan, documentation, sharing and distribution knowledge.
v PRAKATA
Puji dan syukur kami panjatkan kepada TuhanYang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan skripsi topik Knowledge Management dengan judul : PEMBANGUNAN KNOWLEDGE REPOSITORY PADA PT. TRIKOMSEL MULTIMEDIA.
Penyusunan skripsi topik Knowledge Management ini merupakan salah satu persyaratan dalam menyelesaikan program studi Sistem Informasi jenjang Strata – 1 (S1) pada Universitas Bina Nusantara.
Atas bantuan dan dukungannya baik secara langsung maupun tidak langsung, oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Orang tua dan saudara-saudara tercinta yang telah memberikan dorongan.
2. Almh. DR. Ir. Th. Widia S, MM., selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara atas segala kepercayaan dan kesempatan yang diberikan sejak kami menjadi mahasiswa Universitas Bina Nusantara hingga saat ini.
3. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, Mapp.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah dengan bijak menggantikan Almh. DR. Ir. Th. Widia S, MM., dalam memimpin Universitas Bina Nusantara.
4. Bapak Siswono, S.Kom, MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi yang telah memberikan kesempatan kepada kami untuk mengikuti kuliah dan menyelesaikan skripsi topik Knowledge Management ini.
5. Bapak Win Ce, S.Kom, MM., selaku dosen pembimbing yang banyak memberikan pengarahan dan bimbingan kepada penulis dalam penulisan skripsi topik Knowedge Management ini.
vi
6. Ibu Julia, selaku Kepala divisi HRD PT.Trikomsel Multimedia yang telah banyak membantu dalam penulisan skripsi topik Knowledge Management ini. 7. Bapak Abdul Hamid Pane, selaku staff divisi IT PT.Trikomsel Multimedia yang
telah banyak membantu dalam penulisan skripsi topik Knowledge Management ini.
8. Seluruh staff dosen dan karyawan akademis dan non–akademis Universitas Bina Nusantara yang secara langsung maupun tidak langsung telah menunjang dalam penyelesaian skripsi topik Knowledge Management ini.
9. Rekan–rekan dan teman-teman yang selalu membantu, Gregorius Danditya Pratyaksa, Luqman, Maulana Helmy, Sudyarti, Titan Halim dalam memberikan dorongan dan semangat.
10. Serta semua pihak yang namanya tidak dapat kami sebutkan satu-persatu.
Kami telah berusaha sebaik mungkin dalam menyelesaikan skripsi topik Knowledge Management ini untuk mendapat hasil yang sebaik–baiknya.
Akhir kata, kami berharap skripsi topik Knowledge Management ini dapat bermanfaat bagi pembaca serta dapat dijadikan awal bagi penelitian dan pengembangan selanjutnya, sehingga hasil yang telah diperoleh dapat disempurnakan di masa mendatang.
Jakarta, Januari 2007
vii
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul Luar i
Halaman Judul Dalam ii Halaman Persetujuan Softcover iii
Abstrak iv Prakata v Daftar Isi vii Daftar Tabel x Daftar Gambar xi Daftar Lampiran xv BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Ruang Lingkup 3
1.3 Tujuan dan Manfaat 3
1.4 Metodologi Penelitian 4
1.5 Sistematika Penulisan 5
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Teori Umum 7
2.1.1 Database 7
2.1.2 Relational Model 8
2.1.3 Database Language 10
2.1.4 Use Case Diagram 11
2.1.5 Pengertian Data, Informasi, Knowledge 11
2.1.6 Jenis Pengetahuan 12
2.1.7 Cara Terbentuknya Pengetahuan 13
2.1.8 Pengertian Knowledge Worker 13
2.1.9 Pengertian Knowledge Management 14
2.1.10 Analisis dan Perancangan Sistem 15
2.1.10.1 Analisis Sistem 15
2.1.12.2 Perancangan Sistem 16
2.2 Teori Khusus 17
2.2.1 Problem Domain 17
2.2.2 Domain Analysis 19
2.2.3 Value Network Analysis 21
2.2.3.1 Definisi Value Network 21
2.2.3.2 Inti Proses Value Network 23
2.2.4 Analisis SWOT 26
2.2.5 Diagram Posisi SWOT 28
2.2.6 Cara penentuan faktor-faktor SWOT 30
2.2.7 Matriks SWOT 32
2.2.8 Proses Inti Knowledge Management 34
viii
2.2.10 Core Knowledge Management Services 40
2.2.11 Identifikasi pengetahuan (Knowledge Identification) 42
2.2.12 Memperoleh atau mendapatkan pengetahuan 43
2.2.13 Pengembangan pengetahuan 43
2.2.14 Berbagi dan pendistribusian pengetahuan 44
2.2.15 Knowledge Utilization 45
2.2.16 Pemeliharaan penyimpanan pengetahuan 45
2.2.17 Knowledge Goal 46
2.2.18 Menerjemahkan tujuan-tujuan 49
2.2.19 Knowledge Assessment 50
BAB 3 ANALISIS SISTEM UNTUK PEMBANGUNAN KNOWLEDGE MANAGEMENT 3.1 Sekilas Perusahaan 51 3.1.1 Riwayat Perusahaan 51 3.1.2 Visi dan Misi 52 3.1.3 Struktur Organisasi 53 3.1.4 Tugas dan Wewenang 53 3.2 Analisis Strategi Perusahaan 58 3.2.1 Analisis Industri dan Internal Dengan Value Network 58 3.2.2 Analisis SWOT 64 3.2.2.1 Matriks Faktor Strategi Eksternal (EFAS) 64 3.2.2.2 Matriks Faktor Strategi Internal (IFAS) 68 3.3 Strategi Perusahaan dan Knowledge Goal 76 3.4 Analisis Knowledge Goal Perusahaan 79 3.4.1 Normative Knowledge Goal 79 3.4.2 Strategy Knowledge Goal 79 3.4.3 Operational Knowledge Goal 79 3.5 Knowledge Identification 80 3.5.1 Structural Knowledge 80 3.5.2 Functional Knowledge 81 3.5.3 Behavioural Knowledge 84 3.6 Permasalahan yang dihadapi 85 3.7 Usulan pemecahan masalah 86 BAB 4 RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT 4.1 Kerangka kerja pembangunan Knowledge Management 88
4.2 Pemetaan Fitur 89
4.3 Keterangan Fitur 90
4.4 Kegunaan Fitur 90
4.4.1 News 90
4.4.2 Case Base Reasoning 91
4.4.3 Forum 94
4.4.4 Notilen 97
ix
4.4.6 Contact Person 103
4.5 Class Diagram 107
4.6 Use Case Diagram 108
4.6.1 Use Case Diagram User 108 4.6.2 Use Case Diagram Admin 110 4.7 Sequence Diagram 111
4.7.1 Sequence login user 111
4.7.2 Sequence News Karyawan 112
4.7.3 Sequence News Administrator 113
4.7.4 Sequence Case Base Reasoning User 114
4.7.5 Sequence CBR Administrator 115
4.7.5.1 Sequence CBR add category 115
4.7.5.2 Sequence CBR add database 118
4.7.6 Sequence Forum 119
4.7.6.1 Sequence pengelolaan forum oleh user 119 4.7.6.2 Sequence pengelolaan forum oleh admin 120 4.7.7 Sequence Fitur Training 122
4.7.7.1 Sequence fitur training oleh user 122 4.7.7.2 Sequence fitur training oleh admin 124 4.7.8 Sequence Contact Person Karyawan 127
4.7.9 Sequence Contact Person Administrator 128
4.7.10 Sequence Notilen Rapat 129
4.7.10.1 Sequence pendataan notulen rapat user dan admin 129 4.7.11 Sequence logout User 132
4.8 Rancangan Layar 133
4.8.1 Login 133
4.8.2 Home 134
4.8.3 News 134
4.8.4 Case Base Reasoning 139
4.8.5 Forum 146
4.8.6 Notilen 148
4.8.7 Training 155
4.8.8 Contact Person 162
4.8.9 Logout 171
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan 172
5.2 Saran 173
DAFTAR PUSTAKA 174 RIWAYAT HIDUP
LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEI
x
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Impact Analysis 26
Tabel 2.2 Matriks SWOT 33
Tabel 2.3 Knowledge Goal Perusahaan 48
Tabel 3.1 Analisis SWOT-Eksternal 67
Tabel 3.2 Analisis SWOT-Internal 72
Tabel 3.3 Matriks SWOT 75
Tabel 4.1 Pemetaan Fitur 89
Tabel 4.2 Required Field fitur News 90
Tabel 4.3 Required Field fitur CBR-Category 92
Tabel 4.4 Required Field fitur CBR-Topic 92
Tabel 4.5 Required Field fitur CBR-Form 92
Tabel 4.6 Required Field fitur Forum 95
Tabel 4.7 Required Field fitur Notilen 97
Tabel 4.8 Non-Required Field fitur Notilen 98
Tabel 4.9 Required Field fitur Training 100
Tabel 4.10 Required Field fitur Contact Person-Topic 104
Tabel 4.11 Required Field fitur Contact Person-Internal 104
xi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Class Structure 18
Gambar 2.2 Aggregation 18
Gambar 2.3 Association 19
Gambar 2.4 Notasi Use Case Diagram 20
Gambar 2.5 Notasi Sequence Diagram 21
Gambar 2.6 Value Network Diagram 25
Gambar 2.7 Diagram Posisi SWOT 28
Gambar 2.8 Proses Knowledge Management 39
Gambar 2.9 Core Services 41
Gambar 3.1 Struktrur Organisasi 53
Gambar 3.2 Analisa Value Network 59
Gambar 3.3 Analisa SWOT 74
Gambar 3.4 Strategi Perusahaan dan Strategi Unit 78
Gambar 4.1 Kerangka kerja pembangunan Knowledge Repository 88
Gambar 4.2 Class Diagram 107
Gambar 4.3 Use Case Diagram karyawan 109
Gambar 4.4 Use Case Diagram Admin 110
Gambar 4.5 Sequence login User 111
Gambar 4.6 Sequence News Karyawan 112
Gambar 4.7 Sequence News Administrator 113
Gambar 4.8 Sequence view CBR 114
Gambar 4.9 Sequence CBR Administrator 116
Gambar 4.10 Sequence CBR add database 118
Gambar 4.11 Sequence forum-user 119
Gambar 4.12 Sequence forum-admin 121
Gambar 4.13 Sequence pendokumentasian training-user 123
Gambar 4.14 Sequence pendokumentasian training-admin 125
Gambar 4.15 Sequence Contact Person Karyawan 127
xii
Gambar 4.17 Sequence pendataan notulen rapat-user 130 Gambar 4.18 Sequence pendataan notulen rapat-admin 131
Gambar 4.19 Sequence logout User 132
Gambar 4.20 Rancangan Layar Halaman Login 133 Gambar 4.21 Rancangan Layar Halaman Home 134 Gambar 4.22 Rancangan Layar Halaman News Category 135 Gambar 4.23 Rancangan Layar Halaman view News 136 Gambar 4.24 Rancangan Layar Halaman Form detail News 136 Gambar 4.25 Rancangan Layar Halaman Form add News 137 Gambar 4.26 Rancangan Layar Halaman News Category 137 Gambar 4.27 Rancangan Layar Halaman New Newss Category 138 Gambar 4.28 Rancangan Layar Halaman New News 139 Gambar 4.29 Rancangan Layar Halaman CBR-Category 140 Gambar 4.30 Rancangan Layar Halaman CBR-Topic 140 Gambar 4.31 Rancangan Layar Halaman View Case Base Reasoning 141 Gambar 4.32 Rancangan Layar Halaman Detail CBR 142 Gambar 4.33 Rancangan Layar Halaman Fom CBR Category-admin 142 Gambar 4.34 Rancangan Layar Halaman new CBR Category-admin 143 Gambar 4.35 Rancangan Layar Halaman edit CBR Type-admin 144 Gambar 4.36 Rancangan Layar Halaman View CBR-admin 144 Gambar 4.37 Rancangan Layar Halaman add new CBR 145 Gambar 4.38 Rancangan Layar Halaman update CBR 145 Gambar 4.39 Rancangan Layar Halaman Forum 146 Gambar 4.40 Rancangan Layar Halaman View Subject Forum 147 Gambar 4.41 Rancangan Layar Halaman add new Subject 148 Gambar 4.42Rancangan Layar Halaman Notilen Type 149 Gambar 4.43 Rancangan Layar Halaman Login Executives Meeting 149 Gambar 4.44 Rancangan Layar Halaman View Notilen 150 Gambar 4.45 Rancangan Layar Halaman detail Notilen 150 Gambar 4.46 Rancangan Layar Halaman Notilen Type-admin 151 Gambar 4.47 Rancangan Layar Halaman New Notilen Type 152
xiii
Gambar 4.48 Rancangan Layar Halaman edit Meeting Type 152 Gambar 4.49 Rancangan Layar Halaman View Notilen 153 Gambar 4.50 Rancangan Layar Halaman add New Notilen 154 Gambar 4.51 Rancangan Layar Halaman Update Notilen 155 Gambar 4.52 Rancangan Layar Halaman Training type 156 Gambar 4.53 Rancangan Layar Halaman Training category 156 Gambar 4.54 Rancangan Layar Halaman View Training 157 Gambar 4.55 Rancangan Layar Halaman Detail Training 158 Gambar 4.56 Rancangan Layar Halaman Form Training Type-admin 159 Gambar 4.57 Rancangan Layar Halaman Form Training Category-admin 159 Gambar 4.58 Rancangan Layar Halaman New Training Type 160 Gambar 4.59 Rancangan Layar Halaman edit Training Type 160 Gambar 4.60 Rancangan Layar Halaman View Training-admin 161 Gambar 4.61 Rancangan Layar Halaman add Training 161 Gambar 4.62 Rancangan Layar Halaman Update Training 162 Gambar 4.63 Rancangan Layar Halaman Contact Person Type 163 Gambar 4.64 Rancangan Layar Halaman Contact Person-Internal 163 Gambar 4.65 Rancangan Layar Halaman detail Contact Person-Internal 164 Gambar 4.66 Rancangan Layar Halaman Contact Person-External 164 Gambar 4.67 Rancangan Layar Halaman View External Contact Person 165 Gambar 4.68 Rancangan Layar Halaman Update External Contact Person 165 Gambar 4.69 Rancangan Layar Halaman Form Contact Person Type 166 Gambar 4.70 Rancangan Layar Halaman edit Contact Person Type 166 Gambar 4.71 Rancangan Layar Halaman View Contact Person Internal Type 167 Gambar 4.72 Rancangan Layar Halaman update Contact 167 Gambar 4.73 Rancangan Layar Halaman add new Contact Person-Internal 168 Gambar 4.74 Rancangan Layar Halaman Form Update External Contact Person 168 Gambar 4.75 Rancangan Layar Halaman edit Contact Person External 169 Gambar 4.76 Rancangan Layar Halaman edit Contact Person Type 169 Gambar 4.77 Rancangan Layar Halaman View Contact Person-External 170 Gambar 4.78 Rancangan Layar Halaman Update Contact Person-External 170
xiv
Gambar 4.79 Rancangan Layar Halaman Edit Contact Person External 171 Gambar 4.80 Rancangan Layar Halaman Logout 171
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman 1. Gambar Lampiran 1 : Layar menu Login L1 2. Gambar Lampiran 2 : Layar menu Utama L1 3. Gambar Lampiran 3 : Layar Halaman News Category L2 4. Gambar Lampiran 4 : Layar Halaman View News L2 5. Gambar Lampiran 5 : Layar Halaman Form Detail News L3 6. Gambar Lampiran 6 : Layar Halaman Form Add News L4 7. Gambar Lampiran 7 : Layar Halaman Form View CBR L5 8. Gambar Lampiran 8 : Layar Halaman Form CBR Category Admin L5 9. Gambar Lampiran 9 : Layar Halaman Form CBR Topic Admin L6 10. Gambar Lampiran 10 : Layar Halaman Form View CBR Admin L6 11. Gambar Lampiran 11 : Layar Halaman Forum L7 12. Gambar Lampiran 12 : Layar Halaman View Notilen Admin L7 13. Gambar Lampiran 13 : Layar Halaman Training Type L8 14. Gambar Lampiran 14 : Layar Halaman Training Type Admin L8 15. Gambar Lampiran 15 : Layar Halaman Add Training L9 16. Gambar Lampiran 16 : Layar Halaman Form Contact Person Type L10 17. Gambar Lampiran 17 : Layar Halaman Form Contact Person External Type L10 18. Gambar Lampiran 18 : Layar Halaman Add_New Contact Person Internal L11 19. Gambar Lampiran 19 : Layar Halaman Add_New Contact Person External L12 20. Gambar Lampiran 20 : Layar menu Logout L13
