Universitas Bina Nusantara Jurusan Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2005 / 2006
PEMBANGUNAN KNOWLEDGE MANAGEMENT UNTUK SISTEM DOKUMENTASI DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA PADA P.T. A.J.
CENTRAL ASIA RAYA DIVISI INFORMATION SYSTEMS
Johnny Halim 0400539244
Afandi 0600651172
Tedi Renyut 0600651185 Kelas / Kelompok 07PAM / 1 (satu)
Abstrak
Pentingnya suatu sistem dokumentasi dan pengembangan sumber daya sangat disadari oleh PT. AJ. Central Asia Raya, atau yang biasa dikenal dengan nama PT. CAR. Selama ini, sistem pendokumentasian didalam perusahaan dirasakan masih kurang efektif. Hal ini membuat sistem kerja didalam perusahaan menjadi kurang efektif dan efisien. Karena itu, PT. CAR berkeinginan untuk membangun knowledge
management sebagai sarana pendukung peningkatan kinerja karyawan didalam
perusahaan.
Metode yang digunakan didalam pembangunan knowledge management adalah metode studi pustaka (literatur dan perpustakaan) dan survei serta wawancara langsung dengan pihak PT.CAR.
Dari hasil analisis, didapatkan bahwa banyak knowledge penting yang dimiliki perusahaan seperti, laporan kerja karyawan, laporan hasil penyelesaian proyek, data dari buku-buku, notulen rapat, serta data karyawan berikut tugas, kewewenang dan tanggung jawab yang teridentifikasi, tidak dapat digunakan secara maksimal akibat tidak adanya pendokumentasian yang baik. Karena itu knowledge management dibutuhkan sebagai solusi yang dapat mendukung proses dokumentasi yang baik, efektif, dapat digunakan, dan berdampak pada peningkatan kualitas sumber daya didalam perusahaan.
Kesimpulan yang diambil adalah dengan knowledge management, PT. CAR akan mengefektifkan sistem pendokumentasian serta meningkatkan kualitas sumber daya perusahaan.
Prakata
Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan tepat waktu.
Skripsi ini merupakan karya ilmiah yang disusun sebagai syarat kelulusan pada jenjang strata-1 (satu), Fakultas Ilmu Komputer, Jurusan Sistem Informasi, Universitas Bina Nusantara.
Kami menyadari bahwa skripsi ini tidak dapat terselesaikan tanpa bantuan banyak pihak. Karena itu, pada kesempatan ini, kami ingin memberikan ucapan terima kasih kami, kepada pihak-pihak yang telah membantu, antara lain :
1. Almh. DR. Ir. Th. Widia S, MM., selaku mantan Rektor Universitas Bina Nusantara atas segala kepercayaan dan kesempatan yang diberikan sejak kami menjadi mahasiswa Universitas Bina Nusantara hingga saat ini.
2. Bapak. Prof., Dr., Gerardus Polla, M.App., Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah dengan bijak menggantikan Almh. DR. Ir. Th. Widia S, MM., dalam memimpin Universitas Bina Nusantara.
3. Bapak. Win Ce, S.Kom., MM., selaku dosen pembimbing yang memberikan begitu banyak waktu, bimbingan dan saran yang sangat berguna didalam penulisan skripsi ini.
4. Orang tua serta keluarga yang terus memberikan dukungan dan doa kepada kami. 5. Bapak. Siswono, S.Kom., MM., selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
6. PT. AJ. Central Asia Raya, perusahaan tempat kami melakukan studi kasus, atas kesempatan dan dukungan yang diberikan.
7. Bapak. Albert Setiawan Tadjipramana, selaku perwakilan PT. AJ. Central Asia Raya, atas kesempatan, dukungan dan waktu yang diberikan untuk terus medukung kami didalam pengumpulan data dan wawancara.
8. Rekan-rekan penulis yang telah banyak memberikan pendapat, saran serta kritik yang sangat berarti didalam penulisan skripsi ini.
9. Rekan-rekan penulis (Afandi) dari SekBer PMVBI, Purnama Siddhi, Yulianto, Yani, Susi dan Helen, atas segala dukungan dan bantuan yang telah diberikan.
10. Pihak-pihak yang telah terlibat, baik secara langsung maupun tidak langsung, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah membantu penulis didalam menyelesaikan skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa seiring perkembangan masa, perubahan yang terjadi akan semakin mempengaruhi isi skripsi ini. Kemajuan teknologi membuat segalanya semakin mudah. Sehingga, dari waktu ke waktu skripsi ini akan dirasa semakin memiliki kekurangan. Karena itu, penulis sangat berterima kasih atas segala saran, kritik dan masukan yang membangun. Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini akan sangat berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan, baik pada masa sekarang ini, atau suatu saat nanti. Terima kasih.
Jakarta, Januari 2005
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar i
Halaman Judul Dalam ii
Halaman Persetujuan Hardcover iii
Pernyataan Dewan Penguji iv
Abstrak vii Prakata viii
Daftar Isi x
Daftar Tabel xviii
Daftar Gambar xx
Daftar Lampiran xxiv
BAB 1 PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Ruang Lingkup 2
1.3 Tujuan dan Manfaat 2
1.4 Metodologi Penelitian 3
1.5 Sistematika Penulisan 4
BAB 2 LANDASAN TEORI 6
2.1 Teori Umum 6
2.1.1 Pengertian Sistem 6
2.1.2 Pengertian Data dan Informasi 6
2.1.4 Pengertian Knowledge 7
2.1.5 Pengertian Management 8
2.1.6 Pengertian Knowledge Management 8
2.1.7 Database 9
2.1.8 PHP 10
2.1.9 MySQL 11
2.1.10 Apache 12
2.2 Teori Khusus 13
2.2.1 Teori-teori Knowledge Management 13
2.2.1.1 Wisdom 13
2.2.1.2 Tacit and Explicit Knowledge 13
2.2.1.3 Proses Inti Knowledge Management 16
2.2.1.4 Knowledge Goal 20
2.2.1.5 Repository dan Knowledge Repository 22
2.2.2 SWOT Analysis 23
2.2.2.1 Definisi SWOT 23
2.2.2.2 Diagram Posisi SWOT 24
2.2.2.3 Cara Penentuan Faktor-faktor SWOT 26
2.2.2.4 Matriks SWOT 28
2.2.3 Modeling System 30
2.2.3.1 Rich Picture 30
2.2.3.2 Problem Domain 30
2.2.3.3 Analysis domain 32
2.2.4.1 Definisi Value Network 34
2.2.4.2 Inti Proses Value Network 35
BAB 3 ANALISIS SISTEM UNTUK PEMBANGUNAN KNOWLEDGE
MANAGEMENT 40
3.1 Latar Belakang Perusahaan 40
3.1.1 Sejarah 40
3.1.2 Visi dan Misi 41
3.1.3 Struktur Organisasi 42
3.1.4 Proses Bisnis 43
3.2 Divisi Information Systems 44
3.2.1 Keterangan Divisi Information Systems 44 3.2.2 Struktur Organisasi divisi Information Systems 45 3.2.3 Tugas Tanggung Jawab dan Kewenangan 46 3.2.3.1 Kepala Bagian Systems Development 47 3.2.3.2 Kepala Bagian Systems Operation 48 3.2.4 Proses Bisnis Divisi Information Systems 54 3.3 Analisa Strategi Perusahaan dan Strategi divisi Information Systems 56
3.3.1 Analisis Value Network 57
3.3.1.1 Core Process Value Network 58
3.3.1.2 Value Output Divisi Information Systems 66 3.3.1.3 Core Process Value Network Divisi Information Systems 68 3.3.1.4 Impact Analysis Divisi Information Systems 72
3.3.2.1 Lingkungan Internal 79
3.3.2.2 Lingkungan External 83
3.3.2.3 Matrix SWOT 86
3.3.2.4 Perancangan Strategi berdasarkan SWOT 89
3.4 Knowledge Goal 92 3.4.1 Normative 92 3.4.2 Strategic 92 3.4.3 Operational 92 3.5 Identifikasi Knowledge 94 3.5.1 Structural 94 3.5.1.1 Explicit Knowledge 94 3.5.1.2 Tacit Knowledge 96 3.5.2 Functional 96 3.5.2.1 Explicit Knowledge 96 3.5.2.2 Tacit Knowledge 97 3.5.3 Behaviour 98
BAB 4 RANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT 99
4.1 Kerangka Kerja Pembangunan Knowledge Management 99
4.2 Pemetaan Fitur 100
4.3 Keterangan Fitur 101
4.3.1 User Management 101
4.3.2 Library 104
4.3.4 Event 107
4.3.5 Community 108
4.3.6 MoM (Minute of Meeting) 110
4.3.7 Training 112
4.3.8 Costumer Info 114
4.3.9 Helpdesk 116
4.4 Class Diagram 117
4.5 Use Case Diagram 118
4.6 Sequence 119
4.6.1 Sequence Log In 120
4.6.2 Sequence User Management 121
4.6.2.1 Sequence User Management (User) 121
4.6.3 Sequence Library 125
4.6.3.1 Sequence Library (Admin) 125
4.6.4 Sequence Project 127
4.6.4.1 Sequence Project (Admin) 127
4.6.5 Sequence Event 129
4.6.6 Sequence Community 130
4.6.6.1 Sequence Community Announcement (Admin) 130 4.6.6.2 Sequence Community Forum (Admin) 131 4.6.6.3 Sequence Community Announcement (Manager/User) 132 4.6.6.4 Sequence Community Forum (Manager/User) 133 4.6.7 Sequence MoM (Minutes of Meeting) 134
4.6.8 Sequence Help Desk 136
4.6.8.1 Sequence Help Desk (Admin) 136
4.6.8.2 Sequence Help Desk (User/Manager) 137
4.6.9 Sequence Training 138
4.6.9.1 Sequence Training (Admin) 138
4.6.9.2 Sequence Training (Manager/User) 139
4.6.10 Sequence Custumer Info 140
4.6.10.1 Sequence Customer Info (Admin) 140 4.6.10.2 Sequence Customer Info (Manager/User) 141
4.7 Rancangan Layar 143
4.7.1 Rancangan Layar Window Log In 143
4.7.2 Rancangan Layar Window Forget Password 144
4.7.3 Rancangan Layar Window Home 145
4.7.4 Rancangan Layar Window User Management 146
4.7.4.1 Find User 146
4.7.4.2 Find User Detail 147
4.7.4.3 Create New User 148
4.7.4.4 Change Password 150
4.7.4.5 Job Desk 151
4.7.4.6 Job Desk Name 152
4.7.4.7 Create New Job Desk 153
4.7.4.8 Find Work Report 154
4.7.4.9 Find Work Report Active 155
4.7.4.11 Find User Score 157
4.7.4.12 Find User Score Active 158
4.7.4.13 User Score Detail 159
4.7.4.14 User Score Edit 160
4.7.5 Rancangan Layar Library 161
4.7.5.1 Find Book 161
4.7.5.2 Find Book Active 162
4.7.5.3 Create New Book 163
4.7.6 Project 165
4.7.6.1 Find Project 165
4.7.6.2 Find Project Active 166
4.7.6.3 Project Detail 167
4.7.6.4 Add Project Posting 169
4.7.6.5 Add New Project 170
4.7.7 Event 171
4.7.7.1 Find Event 171
4.7.7.2 Find Event Active 172
4.7.7.3 Create New Event 173
4.7.8 Community 174
4.7.8.1 Announcement 174
4.7.8.2 Create New Announcement 175
4.7.8.3 Announcement Active 176
4.7.9 MoM (Minute of Meeting) 177
4.7.9.2 Find MoM Active 178
4.7.9.3 Create New MoM 179
4.7.10 Helpdesk 181
4.7.10.1 Find Helpdesk 181
4.7.10.2 Find Helpdesk Active 182
4.7.10.3 Create New Helpdesk 183
4.7.11 Training 184
4.7.11.1 Find Training 184
4.7.11.2 Find Training Active 185
4.7.11.3 Create New Training 186
4.7.12 Customer Info 188
4.7.12.1 Find Customer 188
4.7.12.2 Find Customer Active 189
4.7.12.3 Create New Costumer 190
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 192
5.1 Simpulan 192
5.2 Saran 194
DAFTAR PUSTAKA 196
DAFTAR RIWAYAT HIDUP 199
DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Knowledge Management Goals 21
Tabel 2. 2 Matriks SWOT 29
Tabel 2. 3 Impact Analysis 39
Tabel 3. 1 Value impact divisi information systems 68 Tabel 3. 2 Impact analisis divisi information systems 73 Tabel 3. 3 Matrix SWOT pada lingkungan internal PT. CAR 87 Tabel 3. 4 Matrix SWOT pada lingkungan eksternal PT. CAR 88
Tabel 3. 5 Pemetaan strategi berdasarkan SWOT 90
Tabel 3. 6 Pemetaan stategi berdasarkan SWOT 91
Tabel 3. 7 Pemetaan knowledge goal 93
Tabel 4. 1 Pemetaan Fitur Knowlegde Management 100
Tabel 4. 2 Field pada Fitur User Management 102
Tabel 4. 3 Grouping Knowledge pada User Management 103
Tabel 4. 4 Field pada Fitur User Management 104
Tabel 4. 5 Grouping Knowledge pada Library 105
Tabel 4. 6 Field pada Fitur Project 106
Tabel 4. 7 Grouping Knowledge pada Project 106
Tabel 4. 8 Field pada Fitur Project 107
Tabel 4. 9 Grouping Knowledge pada Project 107
Tabel 4. 10 Field pada Fitur Community 108
Tabel 4. 12 Field pada Fitur Forum 109
Tabel 4. 13 Grouping Knowledge pada Forum 109
Tabel 4. 14 Field pada Fitur MoM 110
Tabel 4. 15 Grouping Knowledge pada MoM 111
Tabel 4. 16 Field pada Fitur Training 113
Tabel 4. 17 Grouping Knowledge pada Training 113
Tabel 4. 18 Field pada Fitur Customer Info 114
Tabel 4. 19 Grouping Knowledge pada Customer Info 115
Tabel 4. 20 Field pada Fitur Helpdesk 116
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2. 1 Empat Pola Dasar Penciptaan Pengetahuan Dalam Organisasi 14 Gambar 2. 2 Kegiatan Proses Inti Manajemen Pengetahuan 17
Gambar 2. 3 Diagram Posisi SWOT 25
Gambar 2. 4 Class Structure 31
Gambar 2. 5 Aggregation 32
Gambar 2. 6 Association 32
Gambar 2. 7 Notasi Pada Use Case Diagram 33
Gambar 2. 8 Notasi Pada Sequence Diagram 34
Gambar 2. 9 Value Network Diagram 38
Gambar 3. 1 Struktur organisasi PT. A.J. Central Asia Raya 43 Gambar 3. 2 Struktur organisasi pada divisi Information Systems 46 Gambar 3. 3 Rich picture sistem divisi information systems 56
Gambar 3. 4 Core Process PT. CAR 59
Gambar 3. 5 Value output divisi information systems 67 Gambar 3. 6 Core process divisi information systems 69
Gambar 3. 7 Posisi SWOT Perusahaan 89
Gambar 4. 1 Kerangka kerja Pembangunan Knowledge Management 99 Gambar 4. 2 Class Diagram Aplikasi Knowldge Management 117
Gambar 4. 3Use Case Diagram 118
Gambar 4. 4 Sequence Log In 120
Gambar 4. 5 Sequence User Management (User) 121
Gambar 4. 7 Sequence User Management (Manager) 124
Gambar 4. 8 Sequence Library (Admin) 125
Gambar 4. 9 Sequence Library (User/Manager) 126
Gambar 4. 10 Sequence Project (Admin) 127
Gambar 4. 11 Sequence Library (Manager/User) 128
Gambar 4. 12 Sequence Event 129
Gambar 4. 13 Sequence Community Announcement (Admin) 130 Gambar 4. 14 Sequence Community Forum (Admin) 131 Gambar 4. 15 Sequence Community Announcement (Manager/User) 132 Gambar 4. 16 Sequence Community Forum (Manager/User) 133
Gambar 4. 17 Sequence MoM (Admin) 134
Gambar 4. 18 Sequence MoM (Manager/User) 135
Gambar 4. 19 Sequence Helpdesk (Admin) 136
Gambar 4. 20 Sequence Helpdesk (Manager/User) 137
Gambar 4. 21 Sequence Training (Admin) 138
Gambar 4. 22 Sequence Training (Manager/user) 139
Gambar 4. 23 Sequence Training (Admin) 140
Gambar 4. 24 Sequence Customer Info (Manager/user) 141
Gambar 4. 25 Rancangan layar login 143
Gambar 4. 26 Rancangan layar forgot password 144
Gambar 4. 27 Rancangan layar home 145
Gambar 4. 28 Rancangan layar find user (user management) 146 Gambar 4. 29 Rancangan layar find user active (user management) 147 Gambar 4. 30 Rancangan layar create user (user management) 148
Gambar 4. 31 Rancangan layar change password (user management) 150 Gambar 4. 32 Rancangan layar find job desk (user management) 151 Gambar 4. 33 Rancangan layar find job desk active (user management) 152 Gambar 4. 34 Rancangan layar create new job desk (user management) 153 Gambar 4. 35 Rancangan layar find work report (user management) 154 Gambar 4. 36 Rancangan layar find work report active (user management) 155 Gambar 4. 37 Rancangan layar create new work report active (user management) 156 Gambar 4. 38 Rancangan layar user scores (user management) 157 Gambar 4. 39 Rancangan layar find user scores (user scoring) 158 Gambar 4. 40 Rancangan layar user scores detail (user scoring) 159 Gambar 4. 41 Rancangan layar edit user scores (user scoring) 160 Gambar 4. 42 Rancangan layar find book (library) 161
Gambar 4. 43 Rancangan layar find book active (library) 162 Gambar 4. 44 Rancangan layar create new book (library) 163
Gambar 4. 45 Rancangan layar find project (Project) 165 Gambar 4. 46 Rancangan layar find project active (Project) 166 Gambar 4. 47 Rancangan layar project detail (Project) 167 Gambar 4. 48 Rancangan layar add project posting (Project) 169 Gambar 4. 49 Rancangan layar add new project (Project) 170 Gambar 4. 50 Rancangan layar find event (Event) 171 Gambar 4. 51 Rancangan layar find event active(Event) 172 Gambar 4. 52 Rancangan layar create new event (Event) 173 Gambar 4. 53 Rancangan layar announcement (community) 174 Gambar 4. 54 Rancangan layar create new announcement (community) 175
Gambar 4. 55 Rancangan layar find announcement active (community) 176
Gambar 4. 56 Rancangan layar find MoM (MoM) 177
Gambar 4. 57 Rancangan layar find MoM acctive (MoM) 178 Gambar 4. 58 Rancangan layar create new MoM (MoM) 179 Gambar 4. 59 Rancangan layar find Helpdesk (Helpdesk) 181 Gambar 4. 60 Rancangan layar find Helpdesk active (Helpdesk) 182 Gambar 4. 61 Rancangan layar create new Helpdesk (Helpdesk) 183 Gambar 4. 62 Rancangan layar find Training (Training) 184 Gambar 4. 63 Rancangan layar find training active (Training) 185 Gambar 4. 64 Rancangan layar create new training (Training) 186 Gambar 4. 65 Rancangan layar find customer (Customer Info) 188 Gambar 4. 66 Rancangan layar find customer active (Customer Info) 189 Gambar 4. 67 Rancangan layar create new customer (Customer Info) 190
DAFTAR ISI LAMPIRAN
L1.1. Tampilan layar LOG IN L1
L1.2. Tampilan layar FORGOT PASSWORD L1
L1.3. Tampilan layar HOME L2
L1.4. Tampilan Layar USER MANAGEMENT L2
L1.4.1 Tampilan Layar Find User L2
L1.4.2 Tampilan Layar Find User Active L3
L1.4.3 Tampilan Layar Create User (1) L4
L1.4.3 Tampilan Layar Create User (2) L4
L1.4.4 Tampilan Layar Change Password L5
L1.4.5 Tampilan Layar Job Scoring L5
L1.4.6 Tampilan Layar Job Scoring Active L6
L1.4.7 Tampilan Layar Job Scoring Detail L6
L1.4.8 Tampilan Layar Add Job Scoring L7
L1.4.9 Tampilan Layar Jobdesk L7
L1.4.10 Tampilan Layar Jobdesk Add Document L8
L1.4.11 Tampilan Layar Create Jobdesk L8
L1.4.12 Tampilan Layar Edit Jobdesk L9
L1.4.13 Tampilan Layar Read Jobdesk L9
L1.4.14 Tampilan Layar Find Jobdesk Active L10
L1.4.15 Tampilan Layar Work Report L10
L1.4.16 Tampilan Layar Find Work Report Active L11 L1.4.17 Tampilan Layar Find Work Report Detail L11
L1.4.18 Tampilan Layar Add Work Report L12
L1.5. Tampilan Layar LIBRARY L12
L1.5.1 Tampilan Layar Find Library L12
L1.5.2 Tampilan Layar Find Library Active L13
L1.5.3 Tampilan Layar Find Library Detail L13
L1.5.4 Tampilan Layar Add Library (1) L14
L1.5.4 Tampilan Layar Add Library (2) L14
L1.6. Tampilan Layar PROJECT L15
L1.6.1 Tampilan Layar Find Project L15
L1.6.2 Tampilan Layar Find Project Active L15
L1.6.3 Tampilan Layar Find Project Detail L16
L1.6.4 Tampilan Layar Read Project Documentation L16
L1.6.5 Tampilan Layar Add Project L17
L1.6.6 Tampilan Layar Posting Project L17
L1.7. Tampilan Layar EVENT L18
L1.7.1 Tampilan Layar Find Event L18
L1.7.2 Tampilan Layar Find Active L18
L1.7.3 Tampilan Layar Add Event L19
L1.8. Tampilan Layar COMMUNITY L19
L1.8.1 Tampilan Layar Announcement Admin L19
L1.8.2 Tampilan Layar Find Announcement L20
L1.8.3 Tampilan Layar Find Announcement (User) L20 L1.8.3 Tampilan Layar Find Announcement (Admin) L21
L1.9. Tampilan Layar HELP DESK L22
L1.9.1 Tampilan Layar Helpdesk Admin L22
L1.9.2 Tampilan Layar Find Helpdesk User L22
L1.9.3 Tampilan Layar Find Helpdesk Detail L23
L1.9.4 Tampilan Layar Find Helpdesk Detail User L23
L1.9.5 Tampilan Layar Create Helpdesk L24
L1.10. Tampilan Layar TRAINING L24
L1.10.1 Tampilan Layar Training (Admin) L24
L1.10.2 Tampilan Layar Create Training L25
L1.10.3 Tampilan Layar Find Training Active L25 L1.10.4 Tampilan Layar Find Training Detail L26 L1.10.5 Tampilan Layar Find Training (User) L26 L1.10.6 Tampilan Layar Find Training Active (User) L27
L1.11. Tampilan Layar CUSTOMER INFO L27
L1.11.1 Tampilan Layar Customer Info (Admin) L27 L1.11.2 Tampilan Layar Create Customer Info (Admin) L28 L1.11.3 Tampilan Layar Find Customer Info (Admin) L28 L1.11.4 Tampilan Layar Find Customer Info (User) L29 L1.11.5 Tampilan Layar Read Customer Info (User) L29 L1.11.6 Tampilan Layar Find Customer Info (User) L30
L1.11.7 Tampilan Layar Read Customer Info L30
L1.12. Tampilan Layar MoM L31
L1.12.1 Tampilan Layar MoM (Admin) L31
L1.12.3 Tampilan Layar Find MoM Detail L32
L1.12.4 Tampilan Layar Find MoM (User) L32
