14
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Instansi
Dalam suatu instansi atau perusahaan, Skenario atau program kerja dan bidang-bidang perusahaan dan organisasi tersebut harus dengan jelas diketahui dan diterapkan agar dalam instansi atau perusahaan tersebut berjalan dengan lancar guna mencapai tujuan yang diterapkan.
3.1.1 Sejarah Instansi
CV. Diantama Perkasa didirikan pada tahun 2018, dengan memilih bidang usaha pelayanan jasa khususnya jasa perbaikan kendaraan roda empat / Mobil, yang merupakan pengembangan usaha dari bengkel AHASS Farid Motor yang bergerak dibidang perbaikan kendaraan roda dua. Didukung oleh SDM yang telah berpengalaman dibidang body repair selama bertahun tahun, sarana prasarana yang memadai, dan memiliki peralatan lengkap jauh diatas rata rata bengkel body repair lain, juga peralatan pendukung lain seperti Oven, Hidrolik, Multi Spot dll, yang akan memberikan nilai lebih terhadap kepuasan konsumen. Bengkel Premium Auto Garage Ciamis berdiri diatas lahan dengan Luas 2500 m2. Dengan letak yang sangat strategis berjarak 1Km dari Alun-alun kota Ciamis, terletak di Jalan utama berdampingan dengan pusat pemerintahan, daerah pertokoan, perumahan dan perindustrian.
Data Perusahaan
Nama Perusahaan : CV. Diantama Perkasa
Alamat : Jln. Jend. A. Yani no 221 Kertasari – Ciamis Jawa Barat 46213 Tlp/Fax : (0265) 7578750 / 081 280 280 020 Email :premiumautogarage221@gmail.com NPWP Perusahaan : 85.428.278.7-442-000 Telepon : 0265-7578750
Lokasi Bengkel
Lokasi bengkel “PREMIUM AUTO GARAGE CIAMIS” terletak di Jalan Jendral Ahmad Yani No 221 Kertasari Ciamis Jawa Barat 46213 dengan letak yang sangat strategis berada ditengah kota tepat dijalur utama jalur provinsi dan hanya berjarak 1000 meter dari Alun-alun Kota Ciamis yang dapat diakses melalui jalan jalan protokol Ciamis, juga berdampingan dengan pusat pemerintahan kota, daerah pertokoan, perumahan dan perindustrian.
Visi
Menjadi yang terbaik dalam bidang body repair dengan peningkatan pelayanan dan hasil kerja yang berkualitas.
Misi
1. Meningkatkan pelayanan terhadap segala kebutuhan pelanggan sesuai dengan prinsip perusahaan.
2. Memaksimalkan teknologi dan sumber daya manusia yang bertumbuh dalam kreatifitas dan kemampuan.
3. Memberikan hasil yang maksimal dan tingkat resiko yang minimal baik kepada konsumen maupun kepada perusahaan sehingga memberikan keuntungan kepada stakeholder dan meningkatkan kesejahteraan karyawan.
3.1.2. Struktur Organisasi Dan Fungsi
Struktur Organisasi yang ada pada Premium Auto Garage adalah sebagai berikut :
Sumber : (Premium Auto Garage, 2019)
Gambar III.1.Struktur Organisasi
Masing-masing tugas dan fungsi serta tanggung jawab bagian tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Direktur
a. Menetapkan Prosedur kegiatan perusahaan ditiap-tiap manajer untuk mencapai sasaran yang ditetapkan perusahaan.
c. Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari manajer secara periodik dan pertanggungjawabannya.
d. Mengadakan pengangkatan, mutasi dan pemberhentian karyawan beserta gajinya.
e. Menetapkan kebijakan operasional perusahaan untuk jangka pendek. f. Sebagai pimpinan dari perusahaan.
2. Pengelola
a. Melakukan kegiatan pengelolaan cabang dibidang penjualan, administrasi, servis serta mengoptimalkan sumber daya yang ada dalam usaha pencapaian target.
b. Meningkatkan produktivitas/performance cabang serta kepuasan pelanggan. c. Membuat perencanaan strategis, policy, arah dan target cabang sesuai dengan
guide line dari Pusat.
d. Memberikan diskon dan komisi sesuai dengan regulasi yang ada. e. Melakukan pembatalan SPK (Surat Pemesanan Kendaraan).
f. Menetapkan kebijakan tata tertib cabang yang sesuai dengan kondisi cabang. g. Menegur, mengarahkan, memberikan reward and punishment kepada
karyawan bawahannya.
h. Mengusulkan promosi, transfer, demosi, training atau PHK karyawan bawahannya.
3. Kepala Bengkel
a. Mengelola seluruh kegiatan bengkel dalam rangka meningkatkan mutu dan kecepatan pelayanan melalui SOP yang berlaku serta menginformasikan kompetensi jajaran personel bengkel dalam usaha pencapaian target untuk
meningkatkan produktibitas dan pencapaian performance bengkel serta kepuasan pelanggan.
b. Membuat perencanaan dan memastikan pencapaian revenue workshop, Unit
Entry and Car Return sesuai standar yg ditetapkan.
c. Menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan bengkel (dan performance jajaran personel bengkel).
d. Mengontrol stock gudang bengkel (parts) sesuai dengan target service rate. e. Pembinaan dan pengembangan personel bengkel.
f. Mengevaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur bengkel. g. Memantau pengelolaan limbah padat, cair, & gas di bengkel 4. Administrasi
a. Mengelola keunganan bengkel b. Membuat laporan bengkel
c. Mencatat seluruh administrasi bengkel
5. Driver
a. Melakukan penjemputan mobil (derek ) 6. Produksi
a. Mengerjakan perbaikan / perawatan kendaraan sesuai perintah yang ada pada PKB, sesuai dengan standar pengerjaan dan standar K3 yang berlaku.
b. Mencatat pekerjaan yang dilakukan di kolom PKB dan mencatat waktu kerja (waktu mulai dan waktu penyelesaian pekerjaan) pada kertas kerja atau Check sheet yang berlaku untuk menentukan flate rate.
d. Memeriksa ulang hasil kerjanya dan menyerahkan PKB yang telah diisi kepada Kepala Regu / Foreman untuk diperiksa.
e. Memelihara (menjaga kebersihan dan kelengkapan) peralatan kerja, menjaga kerapian dan kebersihan tempat kerjanya.
7. Security
a. Menjaga seluruh keamanan bengkel. 8. Office Boy (OB)
a. Menjaga kebersihan area bengkel.
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan menjelaskan kegiatan utama sistem dari masalah yang menjadi tema tugas akhir. Prosedur sistem berjalan dalam bentuk narasi dan diagram Use Case (Use Case Diagram).
1. Proses Penerimaan Service
Customer datang dengan membawa kendaraan yang akan diperbaiki ke bengkel, Kepala bengkel mengecek fisik kendaraan secara keseluruhan dan mencatat kerusakan serta panel yang akan diperbaiki pada form Cek Pisik Kendaraan (CPK ) rangkap 3 (Putih untuk customer, Merah untuk kepala bengkel, dan Kuning untuk administrasi), Kepala bengkel membuat estimasi biaya dan estimasi keluar pada form estimasi . Customer menyerahkan STNK kepada kepala bengkel untuk di data .
2. Proses Pengerjaan
Kepala bengkel menginput data kendaran ke dalam form ms excel untuk kemudian di cetak menjadi form work order rangkap 4 (Putih Untuk Customer, Merah untuk Kepala bengkel, Kuning untuk Administrasi, dan buram untuk
Mekanik), Mekanik mengerjakan perbaikan sesuai data yang tertera pada form Work Order.
3. Proses Penyerahan
Mekanik memberikan informasi kepada kepala bengkel bahwa pekerjaan telah selesai. Kepala bengkel menghubungi customer. Customer datang dengan memperlihatkan Form CPK kemudian administrasi membuatkan Kwitansi perbaikan sesuai estimasi. Customer melakukan pembayaran kepada Administrasi . Setelah melakukan pembayaran kwitansi tersebut akan diperlihatkan kepada kepala bengkel, kepala bengkel menyerahkan kembali mobil yang telah diperbaiki.
4. Proses Laporan
Setiap satu bulan sekali administrasi membuat laporan rekaptulasi unit in, rekaptulasi pemasukan dan pengeluaran ke dalam jurnal, buku besar, dan laporan laba rugi kemudian di cetak dan diserahkan kepada pengelola , pengelola menyerahkan laporan kepada direktur
3.3. Activity Diagram
1. Activity Diagram Penerimaan Service
Gambar III.2. Activity Diagram Penerimaan Service 2. Activity Diagram Pengerjaan
3. Activity Diagram Penyerahan
Gambar III.4. Activity Diagram Penyerahan
4. Activity Diagram Laporan
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem berjalan merupakan pembahasan mengenai bentuk dokumen masukkan dan dokumen keluaran yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan pada sistem pelayanan servis mobil
Spesifikasi sistem berjalan tersebut terdiri dari dokumen-dokumen masukan dan keluaran yang dilakukan dalam proses servis mobil .
1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan adalah suatu dokumen yang berisi data-data pada suatu sistem yang dihasilkan dari proses masukan data. Bentuk dokumen masukan yang digunakan pada sistem penerimaan servis mobil adalah sebagai berikut:
a. STNK
Nama Dokumen : STNK
Fungsi : Untuk mengisi data kendaraan Sumber : Customer
Tujuan : Kepala Bengkel
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap melakukan pendaftaran service Bentuk : Lihat Lampiran A.1
b. Cek Pisik Kendaraan (CPK)
Nama Dokumen : Cek pisik kendaraan
Fungsi : Untuk mencatat data pisik kendaraan Sumber : Kepala bengkel
Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap melakukan penerimaan kendaraan. Bentuk : Lihat Lampiran A.2
c. Form Work
Nama Dokumen : Form Work
Fungsi : Sebagai data input pekerjaan yang harus dilakukan Sumber : Kepala bengkel
Tujuan : Customer Media : Kertas Jumlah : 1 buku
Frekuensi : Setiap melakukan pengerjaan Bentuk : Lihat Lampiran A.3
2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah suatu dokumen yang berisi data-data pada suatu sistem yang dihasilkan dari proses masukan data. Bentuk dokumen keluaran data yang digunakan dalam sistem service mobil adalah sebagai berikut:
a. Kwitansi
Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran Sumber : Administrasi
Tujuan : Konsumen Media : Kertas Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lihat Lampiran B.1 b. Laporan Pambayaran
Nama Dokumen : Laporan pembayaran
Fungsi : Untuk mencatat data pembayaran Sumber : Administrasi
Tujuan : Customer Media : Kertas Jumlah : 1 lembar Frekuensi : Setiap bulan
Bentuk : Lihat Lampiran B.2
3.5. Permasalahan Pokok
Dari analisa sistem yang berjalan pada proses servis mobil pada Premium Auto Garage terdapat beberapa pernasalahan pokok yaitu :
1. Untuk mendapatkan informasi status perbaikan mobil mengenai estimasi biaya dan reservasi servis mobil di Premium Auto Garage Body Repair tersebut pelanggan biasanya datang langsung ke bengkel atau menghubungi melalui telepon yang terbatas hanya pada jam kerja dan selain hari libur bengkel
2. Bagian administrasi di Premium Auto Garage Body Repair masih menggunakan sistem manual, pencatatan data pelanggan dan pembayaran sebuah transaksi masih dilakukan dengan menggunakan pencatatan-pencatatan didalam sebuah buku yang dapat menyebabkan proses transaksi tersebut terhambat.
3.6. Pemecahan Masalah
Penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah dari identifikasi masalah yang terdapat pada sistem pelayanan servis mobil yaitu :
1. Merancang sistem informasi administarsi dan informasi body repair pada
Premium Auto Garage Body Repair berbasis web agar mempermudah
pelanggan mendapatkan informasi , melakukan reservasi servis mobil dengan terlebih dahulu mengetahui estimasi biaya dan perkiraan waktu pengerjaan, selain itu pelanggan yang tidak sempat untuk datang ke bengkel.
2. Merancang sistem informasi administarsi dan informasi body repair pada
Premium Auto Garage Body Repair berbasis web agar mempermudah
pelanggan mendapatkan informasi dan mempermudah bagian administarsi mengelola data administrasi.
3. Pembayaran melaui web via transfer antar bank atau Virtual Account yang bekerjasama dengan Premium Auto Garage Body Repair , pembayaran tersebut akan diterima oleh bagian administrasi bengkel
