0 | P a g e
MICROSOFT SHORT CLASS
(Word & Excel)
IT DIVISION
ELIZABETH INTERNATIONAL
2016/2017
1 | P a g e
BAB 1
MICROSOFT WORD
1.1 Pengenalan Microsoft Word
Microsoft Word merupakan salah satu perangkat lunak yang dikembangkan oleh Microsoft. Software ini masuk dalam paket Microsoft Office, yang berisi Ms. Excel (pengolah angka), Ms. Access (database), Ms. PowerPoint (slide presentasi), dan masih banyak yang lainnya. Microsoft word adalah Perangkat lunak andalan Microsoft, yang berfungsi sebagai pengolah kata .
Microsoft Word pertama kali diperkenalkan sebagai Multi-Tool Word pada tahun 1983. Namun saat itu hanya dapat dijalankan oleh komputer dengan sistem operasi Xenix. Dan pihak Microsoft pun terus melakukan pengembangan, hingga diperkenalkanlah versi-versi terbaru yang dapat dijalankan diberbagai sistem operasi.
Setelah pengembangan yang dilakukan Microsoft, tercatat Ms. Word dapat dijalan di berbagai komputer dengan sistenm operasi beragam seperti IBM PC dengan SO DOS (1983), AT & T Unix PC (1985), Apple Macintosh dengan sistem operasi Mac OS (1985), Atari ST (1988), SCO UNIX (1994), OS/2 (1989), dan Windows dari Microsoft sendiri tahun 1989.
MS Word Berbentuk Dos
2 | P a g e
1.2 Pengenalan Ruang Kerja
Terdapat banyak sekali fitur-fitur yang dapat dilakukan oleh program aplikasi Microsoft Word. Tetapi untuk pengenalan awal kita akan berhadapan dengan lembar kerja Microsoft Word Untuk lebih jelasnya marilah kita mengenal bentuk dari lembar kerja Microsoft Word ini
Halaman Kerja Word 2007 Elemen-elemen dalam lembar kerja Ms. Word 2007 :
Tombol Office adalah tombol yang terdiri dari perintah-perintah standar seperti membuka dokumen, menyimpan dokumen dsb
Quick Access Toolbar adalah toolbar yang berisi sejumlah perintah Customize quick access toolbar
Customize Quick Access Toolbar adalah tombol untuk memodifikasi perintah-perintah Microsoft Word 2007 pada Quick access toolbar
Tab adalah bagian berbentuk tabulasi yang berisi sejumlah perintah sesuai dengan kelompoknya yang terdiri dari grup perintah Tab Home, Tab Insert, Tab Page Layout, Tab References, Tab Mailings, Tab Review dan Tab View
Tombol pengatur jendela terdiri dari: 1. Minimize adalah tombol untuk meminimalkan jendela, 2. Maximize adalah tombol untuk memaksimalkan jendela. 3. Close adalah tombol untuk menutup jendela.
Lambang tab adalah ciri atau tanda posisi tab baris atau paragraf
Tombol dialog adalah tombol yang digunakan untuk membuka kotak dialog serta memodifikasi perintah-perintah yang disimpan di dalamnya
View Ruler adalah bagian fasilitas untuk mengatur garis mistar secara horisontal dan vertikal
3 | P a g e
Ruler adalah bagian fasilitas untuk mengatur margin atau tabulasi
Baris Penggulung adalah bagian fasilitas untuk menggulung halaman kerja secara horisontal dan vertikal
Baris Status adalah bagian fasilitas yang berisi nomor halaman, zoom dsb
Halaman Kerja adalah media kerja berwarna putih yang tampak pada saat Microsoft Word 2007 diaktifkan
Pengatur Tampilan Halaman Kerja adalah bagian fasilitas untuk mengatur penampilan halaman kerja, seperti print layout, full screen reading, web layout, outline dan draft.
Zoom adalah bagian fasilitas untuk mengatur media tampilan halaman kerja. Tombol plus untuk memperbesar dan tombol minus sebaliknya
4 | P a g e
1.3 Pengenalan Tools Pada Tab Menu Microsoft Word
Selain pemahaman fungsi halaman kerja, kita juga harus mengetahui fungsi-fungsi tools yang terdapat didalam Tab Menu – Tab Menu. Pada Microsoft Word terdapat 8 Tab Menu diantaranya Home menu, Insert Menu, Page Layout Menu, References Menu, Mailings Menu, Review Menu, View Menu dan Add-Ins Menu. Berikut penjelasan dari masing-masing Tab Menu
A. Home
Home merupakan menu utama yang akan tampil pada saat pertama kali anda membuka word 2007. Menu home terdiri dari toolbar standar yaitu font, tool bar formatting dan paragraph, style dan editing serta clipboard.
B. Insert
Tab ini digunakan untuk memasukkan instruksi-instruksi ke dalam dokumen. Menu insert terdiri dari : Pages, Tables, Illustrations, Links, Header & Footer, Text, Symbol.
C. Page Layout
Tab page Layout digunakan untuk mengatur tata letak data, yang meliputi Page Setup, memberiwarna background pada lembar kerja, mengatur spasi antar baris, membuat kolom pada teks dan mengatur indentasi. Menu page layout terdiri dari : Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph, Arrange.
D. View
Tab View digunakan untuk menampilkan atau mencetak dokumen pada layar, mengatur ukuran cetakannya, dan menampilkan garis bantu pada lembar kerja. Menu View berfungsi untuk mengatur tampilan layar dari dokumen yang kita kerjakan. Berikut ini merupakan berbagai fungsi dari tool-tool yang terdapat dalam menu View.
E. Mailings
Tab ini berguna untuk membuat mail merger (surat massal), mengetik teks pada amplop, dan membuat label. Mailings terdiri dari : create, start mail merge, write & insert Fields, preview results, dll.
F. Review
Tab Review berguna untuk mengecek kesalahan tata bahasa serta memproteksi dokumen. Review terdiri dari : proofing Comments, Tracking, changes, Compare, Protect.
G. Add-Ins
adalah program / software tambahan yang dibenamkan kedalam aplikasi Office 2007 dengan tujuan untuk memperluas fungsinya, beberapa vendor menamakan program tambahan tersebut dengan istilah Plugins.
Dan untuk lebih detailnya fungsi tool – tool yang terdapat didalam tab menu dijelaskan Pada keterangan dibawah ini
5 | P a g e
1. Office Button
NO Icon Keterangan
1 New digunakan untuk membuat file dokumen kosong baru 2 Open digunakan untuk membuka file dokumen yang tersimpan 3 Save perintah untuk menyimpan file dokumen aktif
4 Save As digunakan untuk menyimpan file dokumen ke dalam format tertentu 5 Print digunakan untuk mencetak file dokumen yang sedang aktif
6 Prepare digunakan untuk melakukan properti khusus terhadap file dokumen aktif 7 Send digunakan untuk mengirimkan file dokumen aktif sebagai email / faksimile 8 Publish perintah untuk menerbitkan dokumen aktif ke website / blog / dll
9 Close digunakan untuk menutup file dokumen aktif
2. Tab Home
2.1. Group Clipboard
NO Icon Keterangan
1 Paste untuk menempelkan hasil copy atau cut.
2 Cut untuk memotong teks/objek terpilih.
3 Coppy untuk menggandakan teks/objek terpilih. 4 Format
Painter
digunakan untuk meniru format halaman dokumen ke dalam dokumen lainnya
* Tombol panah kecil di sudut kanan-bawah setiap Group digunakan untuk mengakses pengaturan lanjutan mengenai fungsi suatu Group.
2.2. Group Font
NO Icon Keterangan
1 Font untuk memilih jenis huruf.
2 Font Size untuk mengatur ukuran huruf.
3 Grow Font untuk memperbesar ukuran huruf secara instan
4 Shrink Font untuk memperkecil ukuran huruf secara instan 5 Change Case untuk mengubah status huruf kapital/huruf kecil 6 Clear Formating untuk menghapus pemformatan teks terpilih
7 Bold untuk menebalkan teks terpilih
6 | P a g e
9 Underline untuk memberikan garis bawah pada teks terpilih 10 StrikeThrough memberikan tanda coret padateks terpilih
11 SubScript membuat tulisan kecil di bawah teks
12 SuperScript untuk mengetik karakter pemangkatan
13 Text Effect untuk memberikan efek artistik pada teks terpilih
14 Text Highlight Color untuk memberikan warna stabilo di belakang teks terpilih 15 Font Color untuk mengatur warna teks terpilih
2.3. Group Paragraph
NO Icon Keterangan
1 Bullets untuk memberikan tanda bullet di tiap paragraf terpilih 2 Numbering untuk memberikan format penomoran di tiap paragraf terpilih 3 Decrease Indent untuk menggeser baris kedua paragraf ke kiri
4 Increase Indent untuk menggeser baris kedua paragraf ke kanan
5 Left-To-Right untuk menjadikan arah teks berjalan dari kiri ke kanan (format Latin)
6 Ight-To-Left untuk menjadikan arah teks berjalan dari kanan ke kiri (format Arab)
7 Sort untuk menyortir data
8 Show Paragraph
Marks untuk menampilkan / menyembunyikan tanda koreksi paragraf
9 Align Text Left untuk mengatur teks rata kiri
10 Center untuk mengatur teks rata tengah
11 Align Text Right untuk mengatur teks rata kanan
12 Justify untuk mengatur teks rata kanan-kiri
13 Line Spacing untuk mengatur jarak antar baris teks
14 Shading untuk mengatur warna latar teks terpilih
15 Border untuk memberikan garis tepi pada teks terpilih.
2.4. Group Style
NO Icon Keterangan
1 Heading Style berisi pilihan format judul/subjudul dari paragraf terpilih 2 Change Style berisi pilihan pengaturan tema paragraf
7 | P a g e
2.5. Group Editing
NO Icon Keterangan
1 Find untuk mencari kata tertentu berdasarkan keyword tertentu dalam suatu file 2 Replace untuk mencari dan mengganti kata yang ditemukan untuk diganti dengan kata
tertentu dalam suatu file
3 Select digunakan untuk memilih objek atau teks tertentu di dalam suatu fileMICROSOFT WORD 2007: Fungsi Icon Tab Insert
3. Tab Insert
3.1. Group Page
NO Icon Keterangan
1 Cover
Page digunakan untuk menyisipkan serta memilih jenis halaman sampul. 2 Blank
Page
untuk mencari dan mengganti kata yang ditemukan untuk diganti dengan kata tertentu dalam suatu file
3 Break
Page untuk memisah suatu halaman file dokumen
3.2. Group Table
NO Icon Keterangan
1 Insert Table untuk menyisipkan tabel melalui dialog Insert Table
2 Draw Table untuk menyisipkan tabel dengan cara menggambar di halaman dokumen 3 Convert Text to
table digunakan untuk menjadikan teks terpilih berada dalam tabel 4 Excel
SpreadSheet untuk menyisipkan tabel dalam bentuk lembar kerja Excel
5 Quick Tables untuk menyisipkan tabel instan yang sudah tersedia jenis dan bentuknya di dalam MS. Word 2010
8 | P a g e
NO Icon Keterangan
1 Picture digunakan untuk menyisipkan gambar yang tersimpan di komputer
2 Clip Art untuk menyisipkan gambar-gambar ilustrasi yang tersedia di library program 3 Shapes digunakan untuk menyisipkan objek gambar autoshape
4 SmartArt digunakan untuk menyisipkan gambar dalam bentuk organization 5 Chart digunakan untuk menyisipkan diagram
3.4. Group Links
NO Icon Keterangan
1 Hyperlink digunakan untuk menautkan teks / objek terpilih dengan file lain
2 Bookmark digunakan membuat penanda buku
3 Cross-Reference digunakan untuk membuat referensi antar file
3.5. Group Header & Footer
NO Icon Keterangan
1 Header digunakan untuk mengatur kepala halaman suatu file
2 Footer digunakan untuk melakukan setting terhadap kaki halaman suatu file 3 Page Number digunakan untuk melakukan setting terhadap homor halaman
3.6. Group Text
NO Icon Keterangan
1 Text Box digunakan untuk menyisipkan kotak yang dapat diisi dengan teks 2 Quick Parts digunakan untuk mengatur teks otomatis dll
3 WordArt digunakan untuk menyisipkan teks bergaya artistik
4 Drop Cap digunakan untuk menyisipkan huruf kapital besar pada awal paragraf 5 Signature
Line digunakan untuk menyisipkan tanda tangan digital 6 Date & Time digunakan untuk menyisipkan tanggal dan waktu terkini
7 Object digunakan untuk menyisipkan objek dengan ekstensi OLE (Object Linking Embedded)
9 | P a g e
NO Icon Keterangan
1 Equation digunakan untuk menyisipkan simbol-simbol persamaan, terutama dalam bidang matematika.
2 Symbol digunakan untuk menyisipkan karakter khusus
4. Tab Page Layout
4.1. Group Themes
NO Icon Keterangan
1 Themes digunakan untuk memilih tema halaman yang meliputi warna halaman berikut warna hurufnya
2 Color digunakan untuk mengatur warna tema halaman
3 Fonts digunakan untuk mengatur tema huruf yang akan diterapkan ke halaman dokumen aktif
4 Effect digunakan untuk mengatur tema efek terhadap objek Shape yang terdapat di halaman dokumen
4.2. Group Page Setup
NO Icon Keterangan
1 Margins digunakan untuk mengatur batas teks di halaman dokumen 2 Orientation digunakan untuk mengatur posisi kertas
3 Size digunakan untuk mengatur ukuran halaman
4 Collumn digunakan untuk mengatur jumlah kolom teks
5 Breaks digunakan untuk mengatur kontinuitas halaman maupun kolom teks 6 Line Number digunakan untuk mengatur kontinuitas nomor baris teks
7 Hypenation digunakan untuk memisahkan suku kata dengan tanda hubung secara otomatis
4.3. Group Page Background
NO Icon Keterangan
1 Watermark digunakan untuk memberikan efek tanda air di belakang teks 2 Page Color digunakan untuk mengatur warna latar halaman
10 | P a g e
4.4. Group Paragraph
NO Icon Keterangan
1 Indent digunakan untuk mengatur batas teks
2 Spacing digunakan untuk mengatur jarak antar paragraf
4.5. Group Arrange
NO Icon Keterangan
1 Position digunakan untuk mengatur posisi objek di dalam suatu halaman
2 Wrap Text digunakan untuk mengatur posisi objek dalam kaitannya dengan paragraf teks
3 Bring Forward digunakan untuk untuk memposisikan suatu objek dengan objek lainnya 4 Send
Backward digunakan untuk mengirim objek terpilih ke belakang objek lainnya 5 Selection Pane menampilkan panel navigasi objek
6 Align digunakan untuk mengatur posisi objek lepas
7 Group digunakan untuk mengelompokkan beberapa objek menjadi satu grup 8 Rotate digunakan untuk memutar, dan membalik suatu objek terpilih
5. Tab References
5.1. Group Teble Of Contents
NO Icon Keterangan
1 Table of
Contents digunakan untuk pengelolaan daftar isi
2 Add Text digunakan untuk mengelola paragraf terpilih dalam kaitannya sebagai entri dalam daftar isi yang sudah dibuat
3 Update Table digunakan untuk memperbarui daftar isi
5.2. Group Footnotes
NO Icon Keterangan
1 Insert Footnote
digunakan untuk menyisipkan catatan kaki (rujukan yang berada di bagian bawah halaman atau footer)
11 | P a g e 3 Next
Footnote berfungsi untuk memantau footnote dan endnote
4 Show Note digunakan untuk memperlihatkan lokasi catatan, baik footnote maupun endnote
5.3. Group Citations & Bibliography
NO Icon Keterangan
1 Insert
Citations digunakan untuk menyisipkan kutipan langsung pada daerah kursor aktif 2 Icon Manage digunakan untuk mengelola seluruh sumber kutipan yang mungkin sudah
disisipkan di semua segmen file dokumen
3 Style berfungsi untuk memilih bentuk bibliography yang diinginkan
4 Bibliography digunakan untuk menyisipkan daftar pustaka ke dalam file dokumen aktif
5.4. Group Citations
NO Icon Keterangan
1 Insert Captions digunakan untuk membubuhkan keterangan seputar ilustrasi atau gambar yang sudah disisipkan
2 Insert Table of Figure
digunakan untuk menyisipkan daftar isi gambar yang disisipkan ke dalam dokumen
3 Update Table digunakan untuk melakukan pembaruan terhadap daftar katalog gambar 4 Cross-Reference berfungsi untuk menyisipkan referensi silang
5.5. Group Index
NO Icon Keterangan
1 Mark Entry digunakan untuk menandai masukan baru dalam dokumen
2 Insert Index digunakan untuk menyisipkan daftar kata (indeks) ke dalam dokumen 3 Update Index digunakan untuk memperbarui daftar indeks terkini
12 | P a g e
5.6. Group Table of Authorities
NO Icon Keterangan
1 Mark Citations digunakan untuk menandai masukan baru dalam dokumen 2 Insert Table of
Authorities
berfungsi untuk menyisipkan tabel sumber kutipan, sumber undang-undang atau konstitusi
3 Update Table digunakan untuk melakukan pembaruan terhadap kutipan pada tabel
6. Tab Mailings
6.1. Group Create
NO Icon Keterangan
1 Envelopes untuk membuat dan mencetak amplop 2 Labels untuk membuat dan mencetak label
6.2. Group Start Mail Merge
NO Icon Keterangan
1 Start Mail Merge untuk membuat surat yang biasa atau berupa email untuk banyak orang 2 Select Recipients untuk membuat daftar penerima surat
3 Edit Recepients List uuntuk mengubah daftar penerima surat
6.3. Group Write & Insert Field
NO Icon Keterangan
1 Highlight Merge Field untuk mempermudah mengubah informasi yang salah 2 Address Block untuk memasukan alamat pada surat yang akan dituju
3 Greeting Line untuk menambah nama sapaan
4 Insert Merge Field untuk menambah informasi mengenai penerima suraT
5 Rules untuk memberikan garis pada surat
6 Match Field untuk membandingkan surat
13 | P a g e
6.4. Group Preview Results
NO Icon Keterangan
1 Preview Results untuk melihat hasil surat yang dibuat dan daftar penerima surat 2 Find Recipient untuk mencari daftar penerima surat
3 Auto Check for Errors untuk mengecak kesalahan pada surat
6.5. Group Finish
NO Icon Keterangan
1 Finish & Merge untuk mengetahui bahwa surat yang dibuat sudah lengkap
7. Tab Review
7.1. Group Proofing
NO Icon Keterangan
1 Spelling &
Grammar Memeriksa ejaan teks
2 Research Membuka panel penelitian referensi
3 Thesaurus Saran kata yang sepadan
4 Translate Menerjemahkan kata ke bahasa lain
5 Translation Screen Tip
Memungkinkan suatuscreen tip menerjemahkan ke dalam bahasa lain pada kata di kursor yang berhenti
6 Set Language Mengatur bahasa dengan mengecek dulu ejaan dan tata bahasa yang terpilih
7 Word Count Menemukan banyak kata, paragra, dan kalimat di dalam documen
7.2. Group Comments
NO Icon Keterangan
1 New Comment Memasukkan komentar baru
2 Delete Menghapus komentar
3 Previous Memperlihatkan komentar sebelumnya
14 | P a g e
7.3. Group Tracking
NO Icon Keterangan
1 Track Change Menelusuri perubahan yang terjadi pada dokumen
2 Balloons untuk memilih atau melihat hasil kerja yang telah direvisi 3 Display for
Review
Memilih bagaimana memandang perubahan yang di usulkan pada dokumen
4 Show Markup Memilih markup seperti apa untuk menunjukkan dokumen 5 Reviewing Pane Menunjukkan suatu revisi pada jendela yang terpisah
7.4. Group Changes
NO Icon Keterangan
1 Accept and Move to
Next menerima perubahan baru dan mengusulkan perubahan selanjutnya
2 Reject and Move to
Next menolak perubahan baru dan mengusulkan perubahan selanjutnya
3 Previous Change menampilkan revisi sebelumnya di dalam dokumen sehingga dapat menerima/menolak
4 Next Change menampilkan dokumen yang dapat diterima/ditolak
7.5. Group Compare
NO Icon Keterangan
1 Compare mengkombinasikan berbagai versi dari document
2 Show Source Document menunjukkan sumber dokumen yang terpilih
7.6. Group Protect
NO Icon Keterangan
15 | P a g e
8. Tab View
8.1. Group
NO Icon Keterangan
1 Print Layout untuk melihat hasil kerja yang akan di cetak 2 Full Screen
Reading untuk melihat dan membaca hasil kerja dengan ukuran maksimal 3 Web Layout untuk melihat hasil kerja di web
4 Outline View untuk melihat hasil kerja sesuai dengan urutan atau bagan
5 Draft View untuk melihat hasil kerja sesui dengan konsep, sehingga jika salah cepat dibenarkannya
8.2. Group Show/Hide
NO Icon Keterangan
1 Rules untuk menampilkan penggaris
2 Girdlines untuk menampilkan garis kisi 3 Massage Bar untuk menampilkan batang pesan 4 Formula Bar untuk menampilkan batang formula
5 Heading untuk menampilkan heading
8.3. Group Show
NO Icon Keterangan
1 Zoom untuk Memperbesar tampilan
2 100% untuk memperbesar hasil lembar kerja ke ukuran normal 3 One Page untuk melihat hasil lembar kerja ke dalam satu halaman penuh 4 Two Page untuk melihat hasil lembar kerja ke dalam dua halaman penuh 5 Page Widht untuk melihat hasil lembar kerja sesuai dengan lebar halaman
8.4. Group Window
NO Icon Keterangan
1 New Window Membuka jendela baru yang memperlihatkan dokumen tersebut
16 | P a g e
3 Split Windows Membagi jendela menjadi beberapa penel yang memperlihatkan lembar kerja
4 View Side by Side Memperlihatkan jendela berdampingan 5 Synchronous
Scrolling Membuat dua jendela menggulung bersamaan
6 Reset Window
Position Menset ulang posisi jendela berdampingan
8.5. Group Macros
NO Icon Keterangan
17 | P a g e
1. 4 Latihan
Buatlah 2 buah file data dengan menggunkan Microsoft Word dengan format berikut : 1. Sebuah Application Letter dengan format yang baik dan benar
18 | P a g e
