Bab 2
Tinjauan Pustaka
Penelitian Terdahulu
Berbagai macam penelitian telah dilakukan tentang sistem informasi yang membahas tentang sumber daya manusia oleh berbagai pihak, seperti Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dengan Fitur DSS Menggunakan Metode Topsis pada PT. X (Radiant Victor Imbar, Benny Setiadi Hartanto).Dalam penelitian ini dilakukan penelitian terhadapPT. X yang merupakan adalah sebuah perusahaan yangmemiliki tingkat penyerapan tenaga kerja yang tinggi. Penyerapan tenaga kerjayang tinggi ini menjadi masalah tersendiri ketika posisi yang ditawarkan relatifbanyak. Hal tersebut tentunya akan disertai oleh membanjirnya data pelamar kerjauntuk memenuhi posisi yang ditawarkan.Kondisi tersebut dapat menyebabkan produktivitas dari perusahaan terganggudikarenakan kosongnya beberapa posisi.
Disamping itu, proses untuk memilah-milahpegawai yang dilakukan oleh individu manusia sering kali mengalamikesalahan penempatan yang tidak sesuai dengan kualifikasi dari pelamar itusendiri. Dan proses ini memerlukan banyak biaya dalam pelaksanaannya denganhasil yang kurang memuaskan.Selain masalah dalam hal recruitment, perusahaan juga mempunyai masalah dalamhal penggajian dan absensi. Dikarenakan proses yang masih dilakukan secaramanual, perusahaan memerlukan waktu yang cukup lama untuk menghitung gajipegawai, dimana perusahaan harus menghitung dan mempertimbangkan berbagaifaktor.
yang dihadapi oleh departemen/bagian Human Resource (HR). Dan juga diharapkan mampu mendukung kinerja dari perusahaan secara menyeluruh.
Pada penelitian di PT.X ini dirancang dengan menggunakan metode Decission Support System(DSS) dan Technique for Order Preferences by Similarity to Ideal Solution (TOPSIS), yang membantu pengambilan keputusan dalam sistem rectuitment pegawai. dan mengunakan bahasa pemrograman C# dan menggunakan SQL server 2008 databasenya.
Terdapat perbedaan dalam pemasalahan yang ada pada perusahaan masing-masing, pada penelitian yang dilakukan pada PT.X masalah dan kendala yang dihadapi oleh perusahaan ialah prosesrecruitment karyawan, penanganan absensi karyawan dan pengajian untuk karyawan. Sedangkan penelitian pada PT. Angkasa Pura I Bandar Udara Pattimura Ambon, tidak menjelaskan masalah recruitment karyawan dikarenakan sistem recruitment pegawai yang ada diperusahaan sudah berjalan dengan baik. Namun penganganan terhadap beberapa masalah kepegawaian yang masih kurang begitu baik pada perusahaan seperti sistem cuti pegawai yang masih manual sehingga menyulitkan pegawai dalam mengelolah dan mengerjakannya, juga beberapa masalah lain seperti pengelolahan data pegawai, absensi, simpan pinjam, premi, dan jaminan sosial pegawai yang sering dilakukan manual dikarenakan sistem yang ada tidak terlalu mendukung dalam pekerjaan ini.
Oleh sebab itu penelitian ini dirancang agar aplikasi sistem informasi dapat mengelolah dan membantu perusahaan untuk melayani kebutuhan pegawai. Berbeda dengan penelitian sebelumnya pada penelitian ini dirancang sistem yang dapat mengelolah data kepegawaian, absensi pegawai, simpan pinjam pegawai, jaminan sosial, pensiun pegawai, dan pembuatan tunjangan kelebihan jam kerja pada pegawai. Peneliti membuat sistem ini dengan mengunakan metode prototype, program yang digunakan ialah Visual Studio 2012 Express, dan database yang digunakan SQL server 2008, dengan desain sistem mengunakan UML (Unifed Modeling Language) menggunakan Rasional Rose.
Human resource department (HRD) atau departemen sumber daya manusia adalah suatu bagian atau unit yang biasanya menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk dapat menunjang aktivitas organisasi atau perusahaan demi mencapai tujuan yang telah ditentukan.
2.1.1 Peran, Fungsi, Tugas dan Tanggung Jawab Departemen Sumber
Daya Manusia
1. Perencanaan
Melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja (Preparation and selection) dalam proses persiapan, dilakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan berbagai pekerjaan yang mungkin timbul. Yang dapat dilakukan adalah melakukan perkiraan atau forecast akan pekerjaan, lowongan, jumlahnya, waktu, dan lain sebagainya. Ada dua faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan persiapan, yaitu faktor internal seperti jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen yang ada, dan lain-lain. Faktor eksternal seperti hukum ketenagakerjaan, kondisi para tenaga kerja, dan lain sebagainya.
2. Rekrutmen dan seleksi
a. Rekrutmen tenaga kerja/Recruitment. Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau kandidat pegawai, karyawan, buruh, manajer, atau tenaga kerja baru untuk memenuhi kebutuhan SDM organisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini diperlukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan/job description dan juga spesifikasi pekerjaan/job specification.
pelamar dilakukan penyortiran yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar suatu pekerjaan. Lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih lalu berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan ujian tes tertulis, wawancara kerja/interview dan proses seleksi lainya.
3. Pelatihan, Pengembangan dan Penilaian Prestasi
a. Pengembangan dan evaluasi karyawan (Development and evaluation). Tenaga kerja yang bekerja pada organisasi atau perusahaan harus menguasai pekerjaan yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Untuk itu diperlukan suatu pembekalan agar tenaga kerja yang dapat lebih menguasai dan ahli dibidangnya masing-masing serta meningkatkan kinerja yang ada.
b.Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai (compensation and protection). Kompensasi adalah imbalan atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Kompensasi yang tidak sesuai dengan kondisi yang ada dapat menyebabkan masalah ketenagakerjaan dikemudian hari ataupun dapat menimbulkan kerugian pada organisasi atau perusahaan. Proteksi juga perlu diberikan kepada pekerja agar dapat melaksanakan pekerjaanya dengan tenang sehingga kinerja dan kontribusi pekerjaan tersebut dapat tetap maksimal dari waktu ke waktu.
c. Setelah memberikan pelatihan, selanjutnya yang perlu dilakukan oleh seorang pemimpin untuk mengetahui baik tidaknya hasil pekerjaan yang dilakukan seorang karyawan adalah menilai pelaksanaan pekerjaan tersebut.
sehingga mendorong mereka untuk memperbaiki prestasi kerja yang jauh lebih baik.
Oleh sebab itu, penilaian pelaksanaan pekerjaan mencakup faktor-faktor antara lain :
1. Pengamatan, yang merupakan proses menilai perilaku yang ditentukan oleh sistem pekerjaan.
2.Ukuran, yang dipakai untuk mengukur prestasi kerja seorang karyawan dibandingkan dengan uraian pekerjaan yang telah ditetapkan untuk karyawan tersebut.
3.Pengembangan, yang bertujuan untuk memotivasi karyawan mengatasi kekurangannya dan mendorong yang bersangkutan untuk mengembangkan kemampuan dan potensi yang ada pada dirinya.
Penilaian pelaksanaan pekerjaan ini perlu dilakukan antara lain untuk :
1. Mengenali sumber daya manusia yang perlu dilakukan pembinaan.
2. Menentukan kriteria tingkat pemberian kompensasi.
3. Mengenali sumber daya manusia yang pantas untuk dikembangkan lebih lanjut.
4. Bahan pembuatan program sumber daya manusia masa datang 5. Memperoleh umpan balik atas hasil prestasi karyawan.
4. Promosi, Pemindahan dan Pemisahan
a. Promosi adalah sebuah jenis transfer yang meliputi penugasan kembali seorang pegawai pada posisi yang kemungkinan besar diberikan pembayaran yang lebih tinggi dan tanggung jawab, hak dan kesempatanyang lebih besar. Demosi, kadang-kadang disebut transfer ke bawah, adalah sebuah jenis transfer meliputi pemotongan pembayaran, hak dan kesempatan.
seorang pegawai dari daftar gaji. Umumnya adalah untuk mengurangi kelebihan beban biaya tenaga kerja dan permasalahan keuangan perusahaan semakin serius.
c. Terminasi adalah tindakan manajemen berupa pemisahan pegawai dari organisasi karena melanggar aturan organisasi atau karena tidak menunjukan kinerja yang cukup.
d.Pemberhentiaan sukarela adalah pemisahan pegawai dari organisasi atas inisiatif organisasi atau kemauan pegawai yang telah menyelesaikan masa kerja maksimalnya dari organisasi atau umumnya dikenal dengan istilah pensiun.
2.2Konsep Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi Sumber daya manusia sebagai basis data yang berfungsi sebagai penyimpan informasi dan sebagai alat bantu untuk membuat keputusan secara efektif, sehingga mengurangi jumlah kertas yang digunakan oleh bagian sumber daya manusia dan menghimpun berbagai data yang dibutuhkan agar informasi dapat disimpan dengan mudah (Bogardus, 2004).
Sistem informasi sumber daya manusia memberikan sarana pengumpulan, peringkasan, dan analisa data yang berhubungan erat dengan manajemen sumber daya manusia dan perencanaan pegawai. Kebutuhan informasi yang berhubungan dengan fungsi-fungsi sumber daya manusia sangatlah banyak. Sebagai contoh penilaian suplai pegawai melibatkan penyimpanan catatan-catatan tentang para pegawai yang ada diseluruh perusahaan.
Aktifitas-aktifitas rekrutmen, seleksi, pelatihan, pengembangan, manajemen karier, kompensasi dan hubungan pegawai juga menuntut informasi yang tepat waktu dan akurat untuk pengambilan keputusan, jika informasi tidak relevan dengan rencana-rencana strategis bisnis perusahaan, maka informasi tersebut tidak dimasukan dalam sistem informasi sumber daya manusia (Armstrong, 2009).
memperoleh informasi yang relevan dan tepat waktu sebagai dasar untuk mengambil keputusan di bidang sumber daya manusia (Marwansyah, 2010).
2.2.1 Proses Sistem informasi Sumber Daya Manusia
Dalam sistem informasi kepegawaian (SISDM) terdapat suatu bentuk model data yang pada dasarnya mencakup proses-proses yang berhubungan dengan hal berikut :
Perencanaan sumber daya manusia yang merupakan suatu proses analisis dan simulasi kebutuhan sumber daya manusia yang sesuai dengan data rekapitulasi kekuatan sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi, dikaitkan dengan rencana pengembangan aktifitas departemen masa mendatang.
Administrasi personalia merupakan proses yang paling dasar dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem kepegawaian dalam proses ini dilakukan pengumpulan informasi yang berhubungan dengan kelengkapan atau perlengkapan dari proses umum yang berhubungan dengan seorang personel. Adapun proses yang termasuk didalamnya adalah proses perekaman data umum kepegawaian seperti : biodata pegawai, sejarah kepangkatan, sejarah jabatan, sejarah pendidikan formal, sejarah pendidikan penjenjengan, sejarah pendidikan subtansial, keahlian berbahasa asing, penggunaan fasilitas ruangan, sejarah kunjungan keluar kota atau luar negeri, daftar keluarga, sejarah hukum dan penghargaan yang diperoleh, memo khusus. Pada sistem ini telah dibentuk suatu standarisasi tabel-tabel pendukung yang mengacu pada standar pengkodean yang ditetapkan untuk sistem kepegawaian di Indonesia.
Kompensasi dan benefit
uang perumahan, insentif daerah terpencil, supervisor dan sejenisnya.
2. Proses pemberian fasilitas yang berhubungan dengan kebutuhan diluar ruang lingkup kerja dan bertujuan untuk memberikan jaminan rasa aman selama bekerja di perusahaan, seperti fasilitas medikal dan tabungan pensiun.
Evaluaasi kinerja personel, sistem penilaian yang baik dalam menilai kinerja personel adalah pengkajian dan umpan balik. Dalam menentukan pengkajian digunakan kriteria-kriteria dasar yang ditentukan sebelumnya oleh manajemen. Selain itu juga berdasarkan kajian yang umumnya dilakukan oleh sistem informasi manajemen. Hal ini dapat diinformasikan dan didiskusikan bersama dengan personel tersebut, apresiasi lebih lanjut mengenai cara pengkajian dan harapannya dalam melaksanakan pekerjaan. Diharapkan dengan adanya sistem kepegawaian, dapat diperoleh suatu sistem evaluasi yang lebih objektif, yang mengacu pada fakta-fakta yang telah ditentukan sebelumnya.
Pendidikan dan pelatihan, merupakan suatu rangka keberhasilan personel dalam menunjang strategi departemen di unit organisasinya. Adapun proses yang termasuk dalam sistem kepegawaian ini adalah :
1. Perencanaan jadwal pendidikan, yang berhubungan dengan pendidikan yang diselenggarakan oleh organisasi.
2. Perencanaan kebutuhan pendidikan, yang berhubungan dengan rencana pendidikan yang akan diikuti oleh personel yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawabnya.
3. Realisasi pendidikan, yang bertujuan mencatat informasi yang berhubungan dengan kesetaraan personel pada pendidikan yng diikutinya.
Diperlukan sebuah proses yang bertujuan untuk menangani hal-hal yang berhubungan dengan selesainya masa kerja personel, baik secara normal ataupun lainnya. Sistem ini menangani penyimpanan informasi dari seluruh personel yang pernah bekerja pada perusahaan, sehubungan dengan kewajiban dan juga hak-hak yang harus dikeluarkan oleh perusahaan, seperti uang pensiun, pesangon dan sebagainya.
2.2.2 Manfaat dan Fungsi SISDM Berbasis Komputer
Manfaat sistem informasi sumber daya manusia berbasis komputer menurut (Marwnsyah, 2010) adalah :
a. Meningkatkan akses terhadap data sumber daya manusia. b. Melancarkan dan membakukan proses – proses.
c. Menyediakan data yang lebih konsisten dan akurat.
d. Menciptakan profil internal yang lebih baik bagi departemen sumber daya manusia.
Sedangkan fungsi sistem informasi sumber daya manusia berbasis komputer adalah ;
1. Menyimpan rincian pribadi karyawan, termasuk riwayat karir atau pekerjaan, kualifikasi dan kompetensi, catatan cuti dan ketidakhadiran.
2. Menyimpan rincian data tentang pekerjaan karyawan, termasuk perangkat/jenjang jabatan, gaji dan maslahat, jam kerja, lokasi uraian jabatan atau defenisi peran.
3. Membuat laporan yang meringkas berbagai aspek informasi di atas. 4. Pencatatan analisis ketidakhadiran, kehadiran, dan perputaran tenaga
kerja, yang bisa mencakup perbandingan diantara berbagai pekerjaan dan lokasi yang berbeda dan membuat data tentang trend.
7. Perangkat permodelan yang canggih untuk kegiatan-kegiatan seperti perencanaan sumber daya manusia dan manajemen imbalan, yang memungkinkan pengguna sistem informasi sumber daya manusia untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.
8. Koneksi ke internet (misalnya sebagai bagian dari sistem rekrutmen lewat internet) atau jaringan internet (internal).
Sistem informasi sumber daya manusia memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. Human resource information system (HRIS) sebagai unit organisasi yang terdiri dari personel yang mengelolah data sumber daya manusia dengan menggunakan teknologi komputer dan non komputer.
Tiap perusahaan memiliki sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (Human resource information system) atau HRIS. Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi.
merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam sistem informasi sumber daya manusia adalah :
