RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PROPOSAL KEGIATAN KEMAHASISWAAN STUDI KASUS KEMAHASISWAN UNIVERSITAS
MUHAMMADIYAH SIDOARJO
Puji Santoso[1], Dr. Hidarto, S.Kom., M.T.[2] Mahasiswa[1],Dosen Pembimbing[2]
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik, Universitas Muhammadiyah Sidoarjo [email protected][1], [email protected][2]
ABSTRAK
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo sebagai subsistem pendidikan nasional yang memiliki banyak organisasi didalamnya. Permasalahan terjadi ketika proposal dan LPJ kegiatan di ajukan ke kemahasiswaan organisasi tidak pernah mengetahui progres verifikasi dan disposisinya sudah sampaimana dan kemahasiswaan juga tidak tau oraganisasi mana saja yang belum mengumpulkan LPJ kegiatan dikarenakan organisasi cukup banyak. Tujuan dari penelitian ini adalah mempermudah proses verifikasi dan disposisi proposal maupun LPJ kegiatan.
Perancangan aplikasi sistem informasi ini menggunakan metode observasi yang terdiri dari beberapa tahapan dalam pembuatannya. Tahap pertama yaitu wawancara dengan kemahasiswaan, selanjutnya membuat flowchart dan dfd, kemudian penulisan kode program, setelah itu pengujian dan yang terakhir penerapan program.
Hasil penelitian ini adalah membangun sebuah aplikasi sistem informasi guna mempermudah organisasi untuk mengetahui infomasi status verifikasi maupun disposisi proposal dan LPJ kegiatan. Juga untuk membantu stakeholder dalam melakukan verifikasi maupun disposisi proposal dan LPJ kegiatan.
Kata Kunci: Sistem Informasi, Kegiatan Kemahasiswaan, Proposal Kegiatan Kemahasiswaan.
1. PENDAHULUAN
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo sebagai subsistem
warga masyarakat yang memiliki kemampuan intelektual dan kepemimmpinan yang tanggap terhadap perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni(ipteks), berjiwa penuh pengabdian, dan memiliki rasa tanggung jawab yang besar terhadap masa depan bangsa dan negara. Pengembangan ipteks ditinggalkan melalui berbagai kegiatan penelitian dan perkembangan baik kulikuler maupun ekstrakulikuler sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Untuk mendukung upaya itu, diciptakan kehidupan kampus sebagai lingkungan ilmiah yang dinamis, berintegritas islam, berwawasan budaya bangasa, dan berkepribadian Indonesia. Permasalahan terjadi ketika proposal dan LPJ kegiatan di ajukan ke kemahasiswaan organisasi tidak pernah mengetahui progres verifikasi dan disposisinya sudah sampaimana dan kemahasiswaan juga tidak tau oraganisasi mana saja yang belum mengumpulkan LPJ kegiatan dikarenakan organisasi cukup banyak. Berdasarkan pada permasalahan diatas maka penulis bermaksud mengkaji secara mendalam melalui sebuah
penelitian yang berjudul “Sistem Informasi Pengajuan Proposal
Kegiatan Kemahasiswaan”
diharapkan mempermudah proses verifikasi dan disposisi proposal maupun LPJ kegiatan.
2. PENELITIAN TERDAHULU
Penelitian terdahulu yang digunakan pada skripsi ini berjudul Pemanfaatan Sistem Pendukung Keputusan Untuk Penentuan Alokasi Dana Kegiatan (Studi Kasus Unit Kegiatan Mahasiswa Politeknik Negeri Padang) yang dilakukan oleh Meri Azmi, Yance Sonatha, Rasyidah. Penelitian itu menjelaskan bahwa Sistem Pendukung keputusan penentuan dana kegiatan untuk unit kegiatan mahasiswa dapat membantu tim verifikasi memberikan rekomendasi prioritas usulan yang cukup akurat.
3. METODE PENELITIAN
(Interview), Studi Literatur. Detail langkahnya sebagai berikut:
1. Pengamatan (Observasi)
Yaitu suatu teknik pengumpulan data yang diperoleh dengan jalan melakukan pengamatan dan pencatatan secara langsung pada objek yang diteliti.
2. Wawancara (Interview)
Melakukan tanya jawab secara langsung kepada Kemahasiswaan dengan memberikan beberapa pertanyaan dengan perbahasan seputar obyek penelitian untuk memperoleh keterangan yang lebih relevan.
3. Studi Literatur
Menelusuri sumber-sumber tulisan yang pernah dibuat sebelumnya. Studi literatur adalah cara yang dipakai untuk menghimpun data-data atau sumber-sumber yang berhubungan dengan topik yang diangkat dalam suatu penelitian. Studi literatur bisa didapat dari berbagai sumber, jurnal, buku dokumentasi, internet dan pustaka.
Flowchart
Flowchart pengajuan proposal, sistem dimulai dari proses upload data proposal setelah itu
verifikasi atau disposisi kemahasiswaan sebagai langkah awal verifikasi proposal, setelah itu verifikasi dan disposisi dilakunkan oleh wakil rektor III sebagai langkah kedua dalam melaksanaan kegiatan, selanjutnya verifikasi dan disposisi dilakukan oleh rektor sebagai langkah ketiga untuk melaksanaan kegiatan, verifikasi dan disposisi selanjutnya oleh wakil rektor II untuk penyetujuan dana kegiatan dan proses terkhir adalah pengambilan dana pada.
Gambar 3.1 Flowchart Pengajuan
Flowchart Pengajuan LPJ, Setelah kegiatan dilaksankan maka organisasi wajib melakukan pengjuan LPJ proses yang pertama adalah mengupload file LPJ setelah itu verifikasi dan disposisi oleh kemahasiswaan setelah itu verifikasi BAK untuk cek dana pada LPJ setelah itu wakil rektor II cek LPJ Selanjutnya verifikasi Rektor terakhir proses pengarsipan LPJ.
Gambar 3.2 Flowchart Pengajuan LPJ
DFD Level 0
Pada context diagram, terdapat 6 yaitu kemahasiswaan, organisasi, wakil rektor II, wakil rektor II, rektor, BAK. Kemahasiwaan melihat seluruh proses verifikasi, proposal dan lpj yang masuk dan melakukan verifikasi. Organisasi melakukan upload file proposal maupun LPJ dan bisa melihat proses verfikasi dan disposisi, sedangkan wakil rektor II, wakil rektor III, rektor dan BAK hanya melalukan verifiksasi dan disposisi proposal maupun LPJ.
Gambar 3.3 DFD Level 0
Relasi Tabel
Gambar 3.4 Relasi Tabel
4. HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil penelitian ini adalah membangun sebuah aplikasi sistem informasi guna mempermudah organisasi untuk mengetahui infomasi status verifikasi maupun disposisi proposal dan LPJ kegiatan. Juga untuk membantu stakeholder dalam melakukan verifikasi maupun disposisi proposal dan LPJ kegiatan.
Login
Halaman login organisasi dan user merupakan tampilan pertama dalam aplikasi sistem informasi ini agar bisa masuk ke menu utama.
Gambar 4.1 Login Gambar 4.1 halaman login ini menggunakan username dan
password privasi setiap organisasi dan user. Jika login berhasil maka organisasi masuk kemenu utama tapi jika gagal tetap di menu login. Halaman Utama
Gambar 4.2 Halaman Utama Gambar 4.2 Berisikan informasi seluruh data proposal, LPJ, User dan Organisasis Keseluruhan. Penjelasan.
Halaman Data Proposal
Gambar 4.3 Halaman Data Proposal
Form Input Proposal
Gambar 4.4 Form Input Proposal Gambar 4.4 halaman form input proposal meliputi nama kegiatan, organisasi, file dan tanggal pelaksanaan.
Halaman Data LPJ
Gambar 4.5 Halaman Data LPJ Gambar 4.5 Halaman data LPJ tombol plus untuk menambahkan data lpj supaya bisa diverifikasi sama kemahasiswaan. Input Data LPJ
Gambar 4.6 Input Data LPJ
Gambar 4.6 form input data LPJ meliput file dan tanggal.
Edit Akun
Gambar 4.7 Edit Akun Gambar 4.7 form edit akun meliputi nama organisasi, username dan password.
Halaman Kemahasiswaan
Gambar 4.8 Halaman Kemahasiswaan
Gambar 4.8 halaman kemahasiswaan berisikan informasi seluruh data proposal, LPJ, User dan Organisasi Keseluruhan. Data Proposal Kemahasiswaan
Gambar 4.9 halaman data proposal kemahasiswaan ini berisikan tombol tambah yang digunakan untuk mengupload data proposal, ikon pensil yang digunakan mengedit data proposal, ikon tong sampah digunakan untuk menghapus data proposal, lihat disposisi digunakan untuk melihat disposisi proposal.
Halaman Verifikasi Proposal Kemahasiswaan
Gambar 4.10 Halaman Verifikasi Proposal Kemahasiswaan
Gambar 4.10 halaman verifikasi proposal kemahasiswaan tampilan semua data proposal yang masuk, ikon pensil untuk menginputkan verifikasi proposal kegiatan, lihat disposisi untuk melihat disposisi proposal maupun LPJ kegiatan.
Form Input Verifikasi
Gambar 4.11 Form Input Verifikasi Gambar 4.11 Form input verifikasi meliputi informasi kegiatan mulai dari file, nama organisasi, tanggal pelaksanaan dan kegiatan. Form verifikasi meliputi status disposisi dan revisi, catatan guna memberikan catatan dan perintah untuk disposisi maupun revisi dan tanggal untuk mengetahui tanggal berapa untuk disposisi.
Form Input Disposisi
Gambar 4.12 Form Input Disposisi
revisi dan tanggal untuk mengetahui tanggal berapa untuk disposisi. Halaman Data Organisasi Kemahasiswaan
Gambar 4.13 Halaman Data Organisasi Kemahasiswaan Gambar 4.13 halaman data organisasi kemahasiswaan menampikan keseluruhan data organisasi, tombol tambah organisasi digunakan untuk menambahkan data organisasi, ikon pensil untuk mengedit data organisasi dan ikon tempat sampah untuk menghapus data organisasi. Form Input Organisasi Kemahasiswaan
Gambar 4.14 Halaman Input Organisasi Kemahasiswaan
Gambar 4.14 form edit akun meliputi nama organisasi, username dan password.
Halaman Data User Kemahasiswaan
Gambar 4.15 Halaman Data User Kemahasiswaan Gambar 4.15 halaman data user kemahasiswaan menampikan keseluruhan data organisasi , tombol tambah user digunakan untuk menambahkan data organisasi, ikon pensil untuk mengedit data organisasi dan ikon tempat sampah untuk menghapus data organisasi.
Form Input User Kemahasiswaan
Halaman Rektor, Warek II, Warek III, BAK
Gambar 4.17 Halaman Rektor, Warek II, Warek III, BAK Gambar 4.17 Halaman Rektor, Warek II, Warek III, BAK berisikan informasi seluruh data proposal, LPJ, User dan Organisasi Keseluruhan.
Halaman Disposisi Proposal Rektor, Warek II, Warek III, BAK
Gambar 4.18 Halaman Disposisi Proposal Rektor, Warek II, Warek III, BAK Gambar 4.18 halaman disposisi proposal rektor, warek II, warek III, BAK menampilkan seluruh data yang sudah di verifikasi oleh kemahasisiwaan, ikon pensil digunakan untuk disposisi proposal maupun LPJ dan lihat disposisi dan
lihat disposisi guna melihat disposisi proposal.
Halaman Disposisi LPJ Rektor, Warek II, Warek III, BAK
Gambar 4.19 Halaman Disposisi LPJ Rektor, Warek II, Warek III, BAK Gambar 4.19 halaman disposisi LPJ rektor, warek II, warek III, BAK menampilkan seluruh data yang sudah di verifikasi oleh kemahasisiwaan, ikon pensil digunakan untuk disposisi LPJ maupun LPJ dan lihat disposisi dan lihat disposisi guna melihat disposisi LPJ.
5. PENUTUP Kesimpulan
Sesuai dengan hasil pembahasan yang sudah dilakukan maka dapat di simpulkan bahwa :
a. Dengan adanya system informasi ini maka disposisi dan verifikasi lebih cepat dan efiisien.
proposal dan LPJ kegiatan. Saran
Skripsi yang penulis kerjakan tentu masih banyak kekurangan baik dari segi penulisan, sistem dan teori yang digunakan. Bagi para pembaca, semoga hasil sistem ini bermanfaat dan sangat dimungkinkan untuk dapat dikembangkan dalam base android, mengingat masih bisa di kembangkan untuk menjadi sistem yang lebih efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Al-Bahra Bin Ladjamudin, (2005), Sistem
Informasi.
Al Fatta, Hanif. (2007), Analisa Dan
Perancngan Sistem Informasi untuk
Keunggulan Bersaing Perusahaan dan
Organisasi Modern, Edisi 1, Andi,
Yogyakarta.
Dangar, Hendrik., (2013). Leraning Laravel
4 Aplication Development. pack
Publising,
Dharma Khasman A., (2015). Framework
Laravel 5 Panduan Praktis Dan Trik Jitu. CV.
Asfa Solution, Depok.
Djahir, Yulia dan Pratita, Dewi, (2014),
Bahan Ajar Sistem Informasi
Manajemen, Edisi 1, Deepublish,
Yogyakarta.
Mcleod, Raymond, (2001), Sistem
Informasi Manajemen, PT.
Prenhallindo., Jakarta.
Rosa A. S. Dan M. Shalahuddin, (2014),
Rekayasa Perangkat Lunak
Terstruktur dan Berorientasi Objek,
Informatika IF, Bandung.
Meri Azmi, Yance Sonatha, Rayidah,
(2014), Pemanfaatan Sistem
Pendukung Keputusan Untuk
Penentuan Alokasi Dana Kegiatan .
Zuck Lee."Pengertian dan keuntung
menggunakan CodeIgniter". 05
Januari 2012.
http://zuckloverz.blogspot.co.id/201
