POS Pengelolaan Web Site Biro Umum

(1)

BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

PENGELOLAAN WEBSITE BIRO UMUM

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Jalan Jenderal Sudirman, Senayan

IAT JENDERAL KEMENDIKBUD POS Pengelolaan Website

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR

PENGELOLAAN WEBSITE BIRO UMUM

(POS-BIRO UMUM

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

SEKRETARIAT JENDERAL

Jalan Jenderal Sudirman, Senayan, Jakarta

1

POS Pengelolaan Website Biro Umum

-WB)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

(2)

BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD i

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Alloh, Tuhan Yang Maha Esa bahwa atas rahmat dan hidayah-Nya, telah selesai tersusun Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB), Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan. Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB) merupakan standarisasi mekanisme koordinasi dan penanganan suatu proses dalam rangka

operasional website Biro Umum yang on line dengan alamat:

http://biroumum.kemdikbud.go.id atau

http://setjen.kemdikbud.go.id/biroumum/.

Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB) digambarkan dalam bentuk alur dan proses kerja yang bersifat terbuka, artinya dapat diperbaiki dari waktu ke waktu dengan berpedoman pada tata kelola yang berlaku di lingkungan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbud. Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB) diharapkan menjadi pedoman bagi petugas yang telah ditetapkan dalam mengoperasionalkan website Biro Umum dalam mempublikasi informasi dan memberikan layanan.

Semoga Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB) ini dapat mendorong peningkatan kualitas informasi dan layanan Website Biro Umum. Dan atas bantuan dari semua pihak yang mendukung dalam penyusunan Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB) ini kami ucapkan terima kasih.

Jakarta, April 2016

Kepala Biro Umum

Sekretariat Jenderal Kemendikbud

(3)

BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... ii

A. LATAR BELAKANG ... 1

B. MAKSUD DAN TUJUAN ... 2

C. RUANG LINGKUP ... 3

D. DEFINISI ... 4

E. GAMBAR DAN ARTI ... 5

F. DAFTAR PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR PENGELOLAAN WEBSITE BIRO UMUM (POS-WB) ... 5

G. LEMBAR PENGESAHAN ... 6

H. LAMPIRAN ... 8

1. POS Publikasi Berita ... 8

2. POS Permintaan Peliputan ... 10

3. POS Pemasangan Layanan... 12

4. POS Pengelolaan Layanan ... 14

5. POS Pemasangan Program/Aplikasi ... 16

(4)

BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD 1

A. LATAR BELAKANG

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2015 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kementerian Pendidikan Dan Kebudayaan, Biro Umum melaksanakan pengelolaan keuangan dan gaji, urusan ketatausahaan, pembinaan dan pengelolaan persuratan dan kearsipan, barang milik negara, serta kerumahtanggaan dan keprotokolan di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Dalam Permendikbud tersebut juga diuraikan fungsi yang harus diselenggarakan oleh Biro Umum, yaitu: (a). pelaksanaan pengelolaan keuangan dan gaji; (b). pelaksanaan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan Sekretariat Jenderal; (c). pelaksanaan urusan tata usaha pimpinan dan keprotokolan; (d). pembinaan dan pengelolaan barang milik negara, persuratan, dan kearsipan di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan; (e). penatausahaan barang milik negara Biro; dan (f). pelaksanaan urusan kerumahtanggaan di lingkungan Sekretariat Jenderal.

Mencermati tugas dan fungsi Biro Umum sebagaimana tertuang dalam Permendikbud tersebut, maka dapat terlihat luas dan beragamnya cakupan bidang pekerjaan yang harus diselenggarakan. Maka perlu dilakukan suatu upaya yang intensif agar semua tugas dan fungsi tersebut dapat terselenggara dengan lebih baik. Dan terobosan yang dapat dilakukan adalah dengan mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) untuk mendukung pelaksanaan program-program yang diselenggarakan.

Hal ini dipertegas kembali pada Renstra Biro Umum Tahun 2015-2019 disebutkan bahwa Arah kebijakan Biro Umum 2015-2019 dilaksanakan melalui pelayanan prima pada bagian-bagian di lingkungan Biro Umum yang dilaksanakan secara terus menerus untuk meningkatkan mutu menuju pelayanan yang prima. Oleh karenya diperlukan media/sarana

untuk dapat memberikan informasi-informasi secara up to date dan

(5)

Dan media yang paling efektif adalah dengan membangun website di

Biro Umum, dimana website tersebut akan on line 24 jam sehari dan 7

sehari seminggu. Dengan demikian seluruh informasi dan layanan dari program-program yang diselenggarakan oleh Biro Umum dan di operasionalkan dengan dukungan website ini akan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dari tempat mana pun dan kapanpun.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum

(POS-WB) dimaksudkan agar Tim TIK Biro Umum sebagai administrator website

Biro Umum dan semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan website di Biro Umum memiliki petunjuk tentang tata cara dan urutan kegiatan yang jelas, baku, dan terukur serta mengetahui bagaimana dan kapan

harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan. Pada dasarnya

Prosedur Operasional Standar adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh Tim TIK Biro Umum dalam mengelola dan mengoperasionalkan website Biro Umum berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis.

Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB) bertujuan untuk menciptakan tata kelola yang baik dan terstandarisasi sehingga semua kegiatan dalam proses operasional website Biro Umum akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas. Mekanisme yang berbelit, tumpeng tindih dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir.

(6)

dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja pengelolaan dan

operasional website Biro Umum pada laman :

RUANG LINGKUP

Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum

(POS-WB) ini mempunyai ruang lingkup sebagai panduan/pedoman dalam

melakukan pengumpulan, pemrosesan, dan publikasi informasi. Dan juga dalam pengelolaan terhadap layanan dari program-program di lingkungan Biro Umum Sekretariat Jenderal kemendikbud yang di dukung

operasionalnya dan di publikasi pada laman :

Secara teknis Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro

Umum (POS-WB) ini akan mencakup pengaturan prosedur dalam

pengelolaan konten-konten dan operasional website Biro Umum, yaitu meliputi:

1. Pemrosesan dan publikasi informasi

Informasi yang dipublikasi melalui website Biro Umum dapat berupa berita dan pengumuman teks, foto-foto, video dan dalam bentuk multi media lainnya.

2. Pengelolaan layanan

Layanan yang dapat diselenggarakan dengan dukungan website Biro Umum antara lain berupa informasi call center, aplikasi helpdesk, chatting dan lain sebagainya.

3. Pengelolaan fitur-fitur

Fitur dan menu di dalam website Biro Umum dan di kustomisasi dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

4. Operasional

(7)

BIRO UMUM - SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD

C. DEFINISI

Di dalam Prosedur Ope

Umum (POS-WB) ini terdapat beberapa istilah sebagai berikut:

1. Tim TIK Biro Umum

oleh bagian nya untuk menangani dan mendukung implementasi program-program berbasis TIK di lingkungan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbud. Penugasan dimaksud berdasarkan surat dari Kepala Biro Umum nomor

2016 Hal: Pembentukan Tim TIK Setjen. Tim TIK Biro Umum beranggotakan staf/pegawai dari bagian

umum yang juga disebut sebagai TIM TIK Bagian. Secara lebih rinci dapat dilihat pada struktur o berikut:

STRUKTUR ORAGANISASI TIM TIK

2. Prosedur Operasional Standar adalah s

yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaiman

siapa dilakukan

3. Prosedur Opera

WB) adalah standarisasi mekanisme koordinasi dan penanganan terhadap suatu

Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro ini terdapat beberapa istilah sebagai berikut:

Tim TIK Biro Umum yaitu kumpulan staf/pegawai yang ditugaskan oleh bagian nya untuk menangani dan mendukung implementasi program berbasis TIK di lingkungan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbud. Penugasan dimaksud berdasarkan surat dari Kepala Biro Umum nomor: 4154/A6.1/KP/2016 tanggal 22 Januari 2016 Hal: Pembentukan Tim TIK Setjen. Tim TIK Biro Umum beranggotakan staf/pegawai dari bagian-bagian di lingkungan Biro

yang juga disebut sebagai TIM TIK Bagian.

Secara lebih rinci dapat dilihat pada struktur organisasi sebagai

STRUKTUR ORAGANISASI TIM TIK BIRO UMUM SEKRETARIAT JENDERAL KEMENDIKBUD

Prosedur Operasional Standar adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan.

Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS standarisasi mekanisme koordinasi dan penanganan terhadap suatu mekanisme dalam melakukan

PENASIHAT

rasional Standar Pengelolaan Website Biro ini terdapat beberapa istilah sebagai berikut:

kumpulan staf/pegawai yang ditugaskan oleh bagian nya untuk menangani dan mendukung implementasi program berbasis TIK di lingkungan Biro Umum Sekretariat Jenderal Kemendikbud. Penugasan dimaksud berdasarkan surat dari

: 4154/A6.1/KP/2016 tanggal 22 Januari 2016 Hal: Pembentukan Tim TIK Setjen. Tim TIK Biro Umum bagian di lingkungan Biro

rganisasi sebagai

erangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas dan kapan harus dilakukan, di mana dan oleh

sional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS-standarisasi mekanisme koordinasi dan penanganan

melakukan pengumpulan,

TIM TIK BAGIAN TATA USAHA

(8)

pemrosesan, dan publikasi informasi dan dalam memberikan layanan-layanan dalam rangka operasional website Biro Umum di laman:

4. Mutu Baku Waktu adalah mutu waktu bila dihitung dalam hari berarti

berlaku ketentuan 5 jam 30 menit per hari kerja (Senin-Jumat).

D. GAMBAR DAN ARTI

Prosedur Operasional Standar Pengelolaan Website Biro Umum (POS-WB) digambarkan dalam bentuk alur dan proses kerja berupa diagram flow chart dengan symbol/gambar sebagai berikut:

Melambangkan pengambilan keputusan : Ya atau Tidak

Melambangkan koneksi perpindahan halaman

Melambangkan arah kegiatan/arah proses kegiatan

E. DAFTAR

PROSEDUR

OPERASIONAL

STANDAR

PENGELOLAAN WEBSITE BIRO UMUM (POS-WB)

(9)

F. LEMBAR PENGESAHAN

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)

BAGIAN KEUANGAN DAN GAJI

BIRO UMUM

DIBUAT OLEH : MENGESAHKAN :

Kepala Bagian Keuangan Dan Gaji

(10)

(11)

G. LAMPIRAN

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

(17)

(18)

(19)

(20)

(21)

(22)