Panduan Penggunaan Aplikasi MSA

(1)

Panduan Penggunaan

Aplikasi MSA

MSA – Mobile Sales Application

Created By Author

(2)

1. PANDUAN UMUM

1.1. MENJALANKAN APLIKASI

a. Aplikasi Mobile Sales (MSA) mempunyai icon bergambar sebagai berikut:

b. Tekan icon tersebut untuk memulai aplikasi.

c. Setelah itu akan muncul halaman Login seperti pada gambar berikut

1.2. INPUT PIN

a. Masukkan 4 digit PIN anda, kemudian tekan tombol ‘Sign In’, jika PIN yang anda masukkan salah maka akan muncul pesan “Your PIN is incorrect, Please enter 4 digits of your PIN”. b. Jika anda lupa dengan PIN anda, tekan tombol “Forget PIN?” yang terletak di bagian bawah

kanan dari layar. Setelah itu akan muncul gambar seperti dibawah dan kemudian masukan ID Salesman Mobile anda, setelah itu tekan tombol OK dan tunggu beberapa saat.

(5)

a. Jika berhasil, akan muncul pesan “Please enter the new PIN”, kemudian anda dapat memasukkan 4 digit PIN anda yang baru.

b. Jika tidak berhasil, akan muncul pesan “Cannot acquire new PIN, please contact Administrator”. Jika ini terjadil, coba periksa apakah ID Salesman Mobile anda sudah benar atau belum, atau hubungi IT Service Desk untuk informasi lebih lanjut.

c. Jika anda berhasil “Sign In” maka akan muncul halaman utama dari aplikasi seperti gambar berikut:

1.3. PROSES PENARIKAN DATA KUNJUNGAN

a. Setelah itu lakukan proses inisialisasi data dengan menekan tombol “Initialize Data”, setelah ditekan maka akan muncul tampilan screen seperti berikut:

(6)

b. Pilih tanggal yang akan di inisialisasi.

c. Setelah tanggal dipilih, tekan tombol ‘Set’, tunggu beberapa saat, apabila berhasil maka kotak tanggal inisialiasi akan menghilang dan teks ‘Initialize Date’ akan berubah menjadi ‘Synchronize’ seperti pada gambar berikut :

d. Lakukan proses sinkronisasi awal untuk menarik data-data master seperti Jadwal Kunjungan, master product, dan lain – lain dengan merujuk pada bab 2. Panduan Syncronize Data.

e. Setelah melakukan sinkronisasi, data-data sudah ditransfer dari server pusat ke device mobile, harap dicek kembali apakah data-data seperti Route Schedule, Product Catalog sudah ada atau belum, jika belum ada, lakukan proses sinkronisasi kembali.

(7)

1.4. PROSES CLOCK IN & CLOCK OUT

a. Jika semua data-data sudah lengkap, lakukan proses Absen (Clock In) sebelum berangkat dari kantor menuju ke customer dengan menekan tombol Clock In seperti gambar berikut:

b. Setelah dilakukan proses Clock In, jika sukses maka tulisan ‘Clock In’ akan berubah menjadi ‘Clock Out’. Setelah proses ini dilakukan baru anda dapat melakukan proses kunjungan ke Customer.

1.5. RESET DATA

Reset data adalah menu yang dipakai untuk pembersihan data baik di perangkat tablet maupun di server pusat berkaitan dengan data aktifitas MSA untuk tanggal hari ini. Reset data dapat dilakukan dengan menekan tombol di menu utama seperti gambar berikut dibawah:

(8)

Setelah itu tekan tombol tekan tombol ‘Reset’, setelah itu akan ada pertanyaan ‘Are You Sure?’, tekan tombol OK, maka proses Reset data selesai dilakukan.

(9)

2. PANDUAN SYNCHRONIZE DATA

Proses sinkronisasi data di aplikasi MSA merupakan proses yang penting yang harus diperhatikan. Data yang disimpan di perangkat tablet harus selalu terhubung dengan server utama di IT agar data bisa diproses atau diambil baik oleh Salesman sebagai pengguna MSA maupun user-user lain di Pusat/Cabang sebagai kelanjutan proses yang dilakukan oleh salesman di lapangan.

Proses Sinkronisasi data yang ada di perangkat MSA dibagi menjadi 2 bagian besar yaitu:

 Penarikan data dari server pusat ke perangkat MSA, meliputi:

o Data Rute Kunjungan

o Data AR Info

o Data Order History

o Data Product

o Data Kartu Catatan Pelanggan

o Data report-report yang berhubungan dengan KPI salesman.

o Data Promotion

 Pengiriman data dari perangkat MSA ke server pusat

o Data Customer Order

o Data Informasi Pasar

Proses sinkronisasi data dapat dilakukan dengan membuka menu ‘Synchronize’ dari halaman utama aplikasi. Setelah dibuka maka akan muncul halaman seperti gambar berikut:

(10)

Untuk melakukan Sinkronisasi data yang perlu dilakukan adalah melakukan pilihan data apa yang akan di sinkronisasikan dengan mencentang kotak yang terletak disebelah kanan di setiap item sampai tanda centang berubah warna menjadi hijau , kemudian setelah itu tekan tombol synchronize yang berada di bagian kanan atas dari layar , setelah itu akan muncul kotak bertuliskan ‘Synchronizing’, tunggu sampai kotak tersebut hilang, dan tunggu beberapa saat sampai semua data selesai di sinkronisasi.

Untuk dapat mengetahui status dari proses sinkronisasi dapat dilakukan dengan pengecekan di notification area yang terletak di pojok kiri atas dari layar dengan langkah sebagai berikut:

1. Swipe (tekan dan geser) ke bawah bagian notification area seperti gambar berikut:

(11)

3. Maka dapat dilihat status dari sinkronisasi dimana ada 3 status yaitu:

 Download in progress, yang artinya proses download atau sinkronisasi sedang berlangsung.

 Sync is not ready. Please wait for 2 minutes and try again, yang artinya server MSA masih melakukan proses persiapan data sinkronisasi dan belum selesai, oleh karena itu tunggu beberapa menit dan lakukan proses sinkronisasi ulang.

(12)

3. PANDUAN PRODUCT CATALOG

Di menu ini kita dapat melihat data product yang ada yang disusun berdasarkan principal. Didalam menu ini kita dapat melihat data product baik kode product, deskripsi product, harga dan quantity yang saat ini tersedia untuk dijual ke customer.

3.1. MENU PRODUCT CATALOG

Pada saat menu product catalog dibuka, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Data product disusun berdasarkan principal, untuk dapat melihat daftar product berdasarkan principal tertentu, anda dapat klik principal yang anda ingin lihat productnya, setelah di klik maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

(13)

Akan muncul seluruh product yang masih aktif untuk principal tersebut. Anda dapat melihat profil detail dari setiap product dengan cara klik nama product nya dan kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut:

3.2. INFO PRODUCT QUANTITY

Jumlah stock available per product bisa dilihat di tampilan detail product seperti gambar diatas. Data quantity yang muncul adalah jumlah quantity terakhir yang dikirim dari server pusat ke perangkat tablet melalui menu synchronize.

Jika anda ingin mengetahui jumlah quantity terkini dari product yang ada, ada 2 cara yang dapat dilakukan:

3.2.1. INFO PRODUCT QUANTITY UNTUK PRODUCT TERTENTU

Anda dapat melakukan update/refresh untuk produk tertentu dengan cara klik produk (tekan nama produk nya agak lama, sekitar 2-3 detik) yang akan anda lakukan penarikan ulang data stocknya sampai muncul tampilan seperti gambar dibawah:

(14)

Setelah itu tekan tombol OK, dan akan muncul kotak ‘Synchonizing…’ dan tunggu sampai kotak tersebut hilang yang artinya data sudah selesai direfresh.

3.2.2. INFO QUANTITY UNTUK KESELURUHAN PRODUCT

Untuk dapat melakukan update/refresh informasi quantity dari keseluruhan product dapat dilakukan dengan menekan tombol di bagian atas kanan dari menu product catalog seperti di gambar berikut:

(15)

Maka selanjut nya akan muncul kotak ‘Synchronizing’ dan tunggu sampai kotak nya hilang yang artinya proses update/refresh data stock sudah selesai.

3.3. SEARCH PRODUCT

Untuk mencari produk di dalam product catalog, dapat juga dilakukan dengan mencari data berdasarkan keyword dari sebuah deskripsi produk. Hal ini dapat dilakukan di menu Product catalog dengan mengetik keyword di bagian atas dari product catalog seperti gambar berikut:

Setelah itu tekan tombol maka system akan mencari data produk sesuai dengan deskripsi produk yang dimasukkan, jika data ditemukan maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

(16)

Dimana principal yang muncul hanya principal yang memiliki product-product sesuai deksripsi product yang dimasukkan. Setelah itu anda dapat klik principalnya, dan akan muncul daftar product yang memiliki deskripsi product sesuai dengan yang diinput dan tampilannya akan seperti gambar dibawah:

(17)

4. PANDUAN KUNJUNGAN KE CUSTOMER (ROUTE SCHEDULE)

a. Di menu Route Schedule berisi data-data customer yang akan dikunjungi oleh anda pada hari

itu seperti pada gambar dibawah ini:

b. Disebelah kiri dari nama Customer, terdapat icon berbentuk kubus yang warna dan bentuknya akan berubah sesuai dengan status kunjungan.

Customer Belum Dikunjungi

Customer Sedang Dikunjungi

Customer dalam status tunda kunjungan

(18)

c. Terdapat juga beberapa informasi berkaitan dengan customer yang ditandai dengan beberapa icons yaitu:

Jumlah rata-rata jenis barang OTC (SKU Sold) per faktur dalam setiap order. Apakah saat ini customer dalam status Freeze?

Customer sudah masuk dalam kategori Active Outlet di bulan ini.

Persentase order yang berhasil didapatkan dari kunjungan selama 6 bulan terakhir

d. Disamping itu terdapat juga informasi ‘Target Balance’ dimana ini merupakan jumlah sisa target penjualan yang harus dicapai oleh salesman untuk setiap customer.

e. Terdapat juga informasi ‘Total AR Overdue’ dimana disini mengeluarkan informasi total piutang yang sudah overdue yang harus ditagih ke customer.

f. Jika anda sudah tiba di customer, tekan tombol Customer yang anda tuju. Setelah itu akan muncul layar seperti gambar berikut:

(19)

g. Berikut adalah penjelasan singkat dari menu-menu yang ada di layar ini:

Menu untuk melakukan absensi pada saat sampai di customer, step ini harus dilakukan sebelum melakukan taking order dan market survey.

Menu untuk melihat history faktur-faktur yang akan dan sudah jatuh tempo dari customer tersebut.

Menu untuk melakukan taking order Menu Kartu Catatan Pelanggan.

Menu untuk melihat history sales customer tersebut Menu untuk melakukan survey seperti survey kompetitor, survey komplain barang dll.

Menu untuk melihat Discount & promotion

Menu untuk melihat informasi dari Customer tersebut (alamat, kode customer, contact person)

4.1. VISIT ABSENCE

 Pada saat tiba di customer, yang pertama kali harus dilakukan salesman adalah melakukan absensi (Check In) dengan menekan tombol ‘Visit Absence’. Dimana setelah itu akan muncul layar seperti pada gambar berikut:

(20)

 Jika salesman sudah melakukan check In kemudian karena satu dan lain hal menyebabkan salesman tersebut harus pergi ke customer yang lain dahulu, maka salesman dapat melakukan Tunda Kunjungan yang didalam menu ada di menu ‘Postponed’.



Jika salesman sudah selesai melakukan kunjungan, maka user harus melakukan ‘Check Out’.

4.2. AR INFO

 Di menu ini user dapat melihat daftar faktur yang masih outstanding, jika gambar bendera berwarna merah artinya faktur tersebut telah jatuh tempo, jika bendera berwarna kuning artinya faktur akan jatuh tempo dalam waktu dekat, dan jika gambar bendera warna hijau artinya faktur tidak jatuh tempo dalam waktu dekat. Tampilan dari AR Info adalah seperti pada gambar berikut:

4.3. TAKING ORDER



Menu ini digunakan untuk menyimpan dan memproses data pesanan dari customer. Apabila tombol Taking Order ditekan, maka akan muncul layar seperti pada gambar berikut:

(21)



Untuk membuat order baru, tekan tombol yang letaknya di bagian kanan atas dari layar. Setelah itu akan muncul layar seperti pada gambar berikut:

 Pilih product yang diinginkan dengan menekan tombol yang letaknya disebalah nama product, daftar product yang muncul adalah sesuai dengan principal yang dipilih. Maka jika ingin memilih data product yang ingin kita pilih tidak sesuai dengan principal yg tertera dilayar, maka pilih dahulu Principal nya, kemudian baru pilih product nya.

(22)

 Atau anda bisa juga melakukan pencarian product dengan mengisi nama product di Keyword kemudian tekan tombol , jika ada product yang sesuai dengan keyword yang diisi maka isi daftar product akan sesuai dengan parameter keyword tersebut.

 Setelah itu input Quantity yg diinginkan, setelah itu tekan tombol ‘Add Product’. Maka data product yang diinput akan pindah ke bawah seperti pada tampilan berikut:

 Lakukan proses pemilihan product dan input quantity secara berulang untuk pesanan-pesanan berikutnya. Jika ingin membatalkan pesanan-pesanan product, maka tekan baris yg bertuliskan product dan quantity yg dilayar putih agak lama sampai muncul kotak dialog konfirmasi ‘Delete Order?’ seperti pada gambar berikut:

(23)

 Jika sudah selesai proses input data pesanan, salesman dapat membuat catatan atau ‘Notes’ untuk order tersebut dengan menekan tombol yang letaknya di bagian kanan atas dari layar. Apabila ditekan maka akan muncul kotak seperti pada gambar berikut:

 Setelah notes diisi, tekan tombol OK, maka kotak isian Note akan hilang.

 Jika order sudah selesai, simpan order dengan menekan tombol ‘Save Order’ yg letaknya di bagian kanan atas. Kemudian akan muncul kotak dialog konfirmasi Save Order, tekan ‘OK’ untuk mengkonfirmasi proses penyimpanan. Maka akan muncul tampilan seperti berikut ini:

 Apabila order ingin kita hapus, maka anda dapat melakukan dengan cara menekan baris order yang diinginkan untuk dihapus agak lama sampai keluar kotak dialog konfirmasi seperti gambar berikut:

(24)

 Pada saat order disimpan, data masih tersimpan di dalam device, tidak langsung disimpan di server pusat, untuk mengirimkan data order yang tersimpan di dalam device ke server pusat, dapat dilakukan melalui proses Synchronization dengan memberikan centang pada baris ‘Taking Order’.

 Apabila order sudah tersinkronisasi dengan server pusat maka icon dari order berubah seperti di gambar dibawah ini:

Sebelum tersinkronisasi Setelah tersinkronisasi

4.4. CUSTOMER RECORD CARD (KCP)

Di menu ini kita dapat melakukan aktifitas sales berdasarkan produk focus serta dapat pula melakukan aktifitas pengecekan dan pencatatan stock di pelanggan. Apabila menu ini dibuka maka akan muncul tampilan seperti kurang lebih sebagai berikut:

(25)

Di menu Customer Stock Card ini, informasi yang dimunculkan adalah data-data product focus digabung dengan data history pembelian customer ke PPG selama 6 bulan terakhir. Data produk focus dimunculkan di tampilan di bagian pertama dari daftar product yang ditandai dengan teks warna merah. Sedangkan teks deskripsi product yang berwarna hitam adalah data-data history pembelian customer yang bukan merupakan produk focus.

Di menu ini terdapat informasi sebagai berikut:

 Deskripsi Produk

 Kode Produk

 AVG : rata-rata pembelian produk tersebut perbulan oleh customer itu selama 6 bulan terakhir.

 MTD : Jumlah pembelian produk tersebut oleh customer itu di bulan ini.

 Stock : Jumlah stock produk tersebut di Customer.

 Order : Jumlah pesanan customer atas produk tersebut.

Untuk dapat melakukan aktifitas ‘stock checking’ dan ‘order taking’ di menu ini dapat dilakukan dengan menekan (click) produk yang dikehendaki, maka akan muncul tampilan seperti berikut:

(26)

Setelah itu, kemudian jumlah stok produk tersebut di customer itu dapat diisi di kotak ‘Stock at Customer’ , dan jumlah pesanan dapat diisi di kotak ‘Order Quantity’, setelah itu tekan ‘OK’ dan tekan ‘Save Order’ untuk melakukan penyimpanan data.

4.5. SALES HISTORY

 Di menu ini kita dapat melihat order-order yang berhubungan dengan customer yang sedang kita pilih. Apabila menu ini dibuka maka akan muncul tampilan order-order seperti kurang lebih sebagai berikut:

(27)

4.6. MARKET SURVEY

 Menu ini digunakan untuk menyimpan dan memproses data market survey pada saat kunjungan di customer. Apabila tombol Market Survey ditekan, maka akan muncul layar seperti pada gambar berikut.

 Untuk membuat order baru, tekan tombol yang letaknya di bagian kanan atas dari layar. Setelah itu akan muncul layar seperti pada gambar berikut:

(28)

 Pilih tipe survey yang diinginkan dengan menekan tombol yang letaknya disebelah nama Tipe survey.

 Setelah itu pilih principal yang berhubungan dengan tipe survey yang akan diinput, bisa pilih lebih dari 1 principal.

 Kemudian setelah itu ketik deskripsi dari survey di kotak Description. Setelah selesai, tekan ‘Save Survey’ untuk menyimpan data survey, tekan ‘OK’ pada kotak konfirmasi.

 Contoh isian dari market survey adalah seperti digambar berikut:

 Setelah dilakukan proses penyimpanan, maka isian market survey akan berganti menjadi seperti dibawah ini:

(29)

 Pada saat order disimpan, data masih tersimpan di dalam device, tidak langsung disimpan di server pusat, untuk mengirimkan data order yang tersimpan di dalam device ke server pusat, dapat dilakukan melalui proses Synchronization dengan memberikan centang pada baris ‘Market Survey’ kemudian tekan tombol syncronisasi dibagian kanan atas seperti pada gambar berikut:

 Apabila data survey ingin kita hapus, maka anda dapat melakukan dengan cara menekan baris survey yang diinginkan untuk dihapus agak lama sampai keluar kotak dialog konfirmasi seperti gambar berikut:

 Apabila data survey sudah tersinkronisasi dengan server pusat maka icon dari survey berubah seperti di gambar dibawah ini:

(30)

Sebelum tersinkronisasi Setelah tersinkronisasi

4.7. CUSTOMER INFO

 Bagian ini menampilkan informasi umum mengenai customer seperti pada gambar berikut ini:

(31)

5. PANDUAN KPI REPORT

Dimenu ini salesman dapat melihat performance salesman tersebut melalui 5 jenis informasi yaitu: 1. Sales Achievement By Customer

2. Sales Achievement By Product Family 3. Call Plan vs Realisasi

4. Target vs Actual Effective Call 5. Effective Outlet

Untuk melihat informasi ini, tekan menu ‘KPI Report’ di layar utama (home), kemudian akan muncul layar seperti pada gambar berikut ini:

(32)

5.1. SALES ACHIEVEMENT BY CUSTOMER

Di dalam menu ini dapat dilihat pencapaian penjualan per customer sesuai dengan period yang dipilih di bagian kanan atas dari layar. Terdapat informasi nilai target sales per customer, informasi nilai aktual pencapaian penjualan ke customer, sisa dari target penjualan yang harus dicapai serta nilai persentase dari nilai penjualan aktual dibandingkan dengan nilai target penjualan.

Disamping itu untuk dapat membantu aktifitas salesman dalam melakukan penjualan terutama dalam mengejar target active outlet, di menu ini juga terdapat fasilitas seleksi customer berdasarkan status active outlet. Terdapat tiga pilihan seleksi yang dapat dipilih yaitu:

1. “All Outlets” dimana akan memunculkan keseluruhan data customer tanpa memperhatikan apakah customer tersebut sudah termasuk kedalam kriteria active outlets atau belum.

2. “Active Outlets” dimana akan memunculkan data semua customer yang sudah termasuk dalam kriteria active outlets.

3. “Non Active Outlets” dimana akan memunculkan data semua customer yang belum termasuk dalam kriteria active outlets di periode yang dipilih.

(33)

5.2. SALES ACHIEVEMENT BY PRODUCT FAMILY

Pencapaian sales berdasarkan product family dapat dilihat di menu ini. Anda dapat melihat nilai target sales dan nilai aktual sales berdasarkan product family dan periode yang dipilih.

(34)

5.3. CALL PLAN VS REALISASI

Di dalam menu ini dapat dilihat realisasi kunjungan salesman ke customer per hari selama periode yang dipilih, dimana terdapat informasi target kunjungan perhari dan aktual kunjungan yang berhasil didapat.

(35)

5.4. TARGET VS ACTUAL EFFECTIVE CALL

5.5. EFFECTIVE OUTLET

Informasi mengenai pencapaian effective outlet per bulan dapat dilihat di menu ini, dimana terdapat informasi nilai target effective outlet yang harus dicapai dan informasi nilai aktual effective outlet yang berhasil didapat oleh salesman tersebut sesuai dengan periode yang dipilih.

(36)

(37)

6. PANDUAN NEWS & INFO

Di dalam menu ini, anda dapat melihat program-program promosi yang sekarang sedang berjalan dan juga anda dapat melihat daftar pesanan (customer order) pelanggan berdasarkan customer, tanggal order dan status order yang belum selesai diproses.

6.1. DISCOUNT & PROMOTION INFO

(38)

6.2. ORDER STATUS

Di menu ini salesman dapat melihat data history penjualan yang dapat berguna sebagai informasi status dari order customer sehingga dapat membantu salesman untuk memberikan informasi ke customer mengenai status pesanan mereka. Terdapat 3 tipe informasi status order yang dapat dilihat yaitu order status by customer, order status by date dan orders not complete.

6.2.1. ORDER STATUS BY CUSTOMER

(39)

6.2.2. ORDER STATUS BY DATE

Panduan Penggunaan Aplikasi MSA

Panduan Penggunaan

Aplikasi MSA

TABLE OF CONTENTS

1.

PANDUAN UMUM

2.

PANDUAN SYNCHRONIZE DATA

3.

PANDUAN PRODUCT CATALOG

4.

PANDUAN KUNJUNGAN KE CUSTOMER (ROUTE SCHEDULE)







5.

PANDUAN KPI REPORT

6.

PANDUAN NEWS & INFO