5 1.1 Sistem Informasi
1.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Satzinger, et al (2012), sistem adalah kumpulan beberapa komponen yang saling terkait yang bekerja secara bersama-sama untuk mencapai hasil tertentu. Adapun menurut Stair dan Reynolds (2006, p.8), sistem merupakan kumpulan elemen atau komponen yang saling berinteraksi demi mencapai tujuan. Selain itu, sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan sub-sub sistem yang saling terhubung dan berkolaborasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam memproses suatu input sehingga menghasilkan output yang mempunyai nilai lebih (Taufiq, 2013, p.11).
Pada dasarnya sistem memiliki tiga elemen atau komponen dasar yang berinteraksi, antara lain:
a. Input, melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen untuk diproses. b. Process, melibatkan kegiatan transformasi yang mengubah elemen input menjadi
elemen output.
c. Output, melibatkan perpindahan elemen yang telah dihasilkan oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya.
Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen atau komponen dasar yang saling terhubung dan terkait untuk bekerja bersama dalam memproses suatu input sehingga menghasilkan output atau tujuan yang mempunyai nilai lebih.
1.1.2 Pengertian Informasi
Menurut Rohmat Taufiq (2013, p15) informasi adalah data-data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang menghasilkan nilai tambah dan bermanfaat bagi penggunanya. Data yang telah diolah menjadi sesuatu yang berguna bagi si penerima sehingga memberikan keterangan atau pengetahuan bagi si penerimanya. Contoh informasi yang umum digunakan adalah dokumen perusahaan, laporan keuangan, nota pembelian dan sebagainya.
Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan komponen yang penting dalam sebuah organisasi atau perusahaan yang dapat dikelola dengan untuk kemajuan organisasi atau perusahaan.
1.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Gupta ( 2012, p18 ), sistem informasi adalah gabungan dari pengorganisasian manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber data, kebijakan, dan prosedur yang meyimpan, mengambil, mentransformasikan, dan menyebarluaskan ke dalam informasi di dalam sebuah organisasi.
Adapun menurut Satzinger, et al (2012, p.4) sistem informasi merupakan sekumpulan komponen yang saling terkait dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan hasil informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah bisnis.
Selain itu, definisi lain dari sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari semua komponen yang bekerja sama untuk memproses data dan memproduksi informasi ( Oz, 2009, p13 ).
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu proses dari berbagai komponen yang saling terkait dan bekerja sama dalam mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan.
1.2 Sistem Informasi Procurement
1.2.1 Pengertian Procurement
Procurement atau pengadaan barang menurut Turban (2004, p231) adalah pembeliaan barang dan jasa oleh perusahaan. Pengertian lainnya adalah fungsi manajemen bisnis yang menjamin identifikasi, pencarian supplier, akses dan manajemen dari sumber eksternal yang dibutuhakan organisasi atau terpenuhinya objektif strategis dari organisasi tersebut (CIPS, 2005, p5).
Procurement diawali dengan merancang strategi proyek, yang mencakup menimbang manfaat, resiko dan batasan pembiayaan yang melekat pada proyek yang akan dilaksanakan dan pada akhirnya akan tercermin pada pemilihan jenis kontrak yang akan dipakai.
1.2.2 Tujuan dalam Sistem Informasi Procurement
Sasaran dari sistem informasi procurement adalah memastikan bahwa barang yang dipesan dari supplier dengan barang yang diterima organisasi atau perusahaan sesuai dengan persyaratan mutu, jumlah kebutuhan dan ketepatan waktu pengiriman. Jika kegiatan tersebut dapat tercapai maka proses kegiatan yang terjadi didalam organisasi atau perusahaan tersebut tidak akan terganggu dalam pemenuhan kebutuhan barang.
Tujuan pelaksanaan sistem informasi procurement adalah sebagai berikut: 1. Mempermudah pembuatan laporan dengan informasi yang akurat dan dalam
waktu yang tepat.
2. Sebagai alat bantu bagi pihak manajemen dalam mengawasi pelaksanaan sistem khususnya di bagian pengadaan barang.
Sistem Informasi procurement sendiri berakibat dari terjadinya sejumlah pengurangan, mulai dari harga pembelian barang, waktu proses pembelian, penagihan, dan pembayaran, hingga pengurangan biaya administrasi maupun waktu dari proses pengadaan barang, menurut Arfanti (2014, p 14).
Sedangkan, perlu diketahui bahwa implementasi procurement yang tidak sukses adalah implementasi yang mempunyai kegiatan monitoring yang minimal dalam pelaksanaannya di lapangan, penyalahgunaan wewenang dalam proses pengadaan, pelanggaran kontrak, kolusi antara pejabat dan pemasok, manipulasi, dan sumber daya manusia yang kompeten serta ketidakmampuan pemain usaha untuk memenuhi persyaratan teknis, sebagaimana dituliskan oleh Jacob (2014, p 2).
Maka kemudian perlu diketahui, ada beberapa indikator yang dapat diambil untuk membuat sebuah sistem informasi procurement yang sehat, seperti dikutip dari Nurchana (2014, p 5) yakni indikator transparansi, indikator meningkatkan persaingan usaha yang sehat, indikator memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan, indikator mendukung proses monitoring dan audit, dan indikator memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.
1.3 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berorientasi Objek
1.3.1 Pengertian Object Oriented Analysis and Design (OOAD)
Dalam buku seri ke-6, Satzinger (2012, p 241) mengungkapkan bahwa OOAD merupakan pengembangan sistem berdasarkan pada pandangan bahwa sistem adalah kumpulan object yang berinteraksi dan bekerja bersama-sama. Pendekatan berorientasi object menghasilkan beberapa manfaat utama, diantaranya adalah kealamian dan penggunaan kembali (reusable). Pendekatan ini alami bagi orang karena karena cenderung berpikir tentang object nyata.
1.3.2 Pengertian Unified Process (UP)
Dalam buku seri ke-6, Satzinger (2012) mengungkapkan bahwa Unified Process ( UP ) adalah metodologi pengembangan sistem berorientasi objek awalnya ditawarkan oleh Rational Software. Dan dikembangkan oleh Grady Booch, James Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. Mereka juga adalah tiga perintis di balik kesuksesan Unified Modeling Language (UML).
UP mendefinisikan metodologi yang lengkap yang menggunakan UML untuk model sistem dan menggambarkan pengembangan sistem siklus hidup atau System Development Life Cycle (SDLC). Di UP, proses pembangunan ini juga identik dengan metodologi pengembangan. UP sekarang secara luas diakui sebagai inovasi yang sangat berpengaruh dalam metodologi pengembangan perangkat lunak untuk pengembangan berorientasi objek menggunakan pendekatan adaptif.
Sebuah fase dalam UP dapat dianggap sebagai tujuan atau penekanan utama dalam sebuah proyek. Empat fase siklus hidup UP adalah: Inception, Elaboration, Construction, dan Transition, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.1.
Gambar 2 1 UP SDLC (Sumber gambar: Satzinger, Jackson, dan Bur (2012 : 446))
Setiap fase dari siklus hidup UP menjelaskan penekanan atau tujuan anggota tim proyek dan kegiatan mereka di suatu siklus atau titik waktu. Dengan demikian,
empat fase memberikan kerangka umum untuk perencanaan dan pelacakan proyek dalam satu rentang waktu. Dalam setiap tahap, beberapa iterasi direncanakan terlebih dahulu untuk memberikan tim cukup fleksibilitas untuk menyesuaikan diri dengan masalah atau kondisi yang berubah.
Untuk membuat pengembangan iterasi dapat dikelola dengan baik, UP mendefinisikan beberapa disiplin agar menggunakan dalam setiap iterasi. Sebuah disiplin UP merupakan suatu kumpulan fungsi yang berkaitan dengan kegiatan yang berperan dalam suatu aspek pada projek pengembangan. Beberapa disipin itu antara lain: Business modeling Requirements Design Implementation Testing Deployment Configuration Change management
Biasanya untuk setiap iterasi memiliki semua disiplin tersebut. Hal ini dapat diperlihatkan pada Gambar 2.2.
Gambar 2 2 Disiplin UP yang digunakan pada setiap iterasi (Sumber gambar: Satzinger, Jackson, dan Bur (2012 : 448))
Pada setiap iterasi, tim proyek harus mengerti model bisnis (business modeling), memahami kebutuhan yang termasuk dalam bagian sistem (requirements), merancang sebuah solusi pada sistem untuk memenuhi kebutuhan (design), menulis dan integrasi kode komputer yang termasuk bagian dari sistem (implementation) hingga menguji bagian dari sistem (testing). Selanjutnya adalah mengambil bagian dari sistem yang sudah selesai dan diuji untuk digunakan oleh pengguna sistem (deployment)
1.4 Unified Modeling Language (UML) Diagram
1.4.1 Pengertian UML Diagram
Pada tahun 1995 Grady Booch, Ivar Jacobson, dan James Rumbaugh, menciptakan sebuah pendekatan tunggal untuk object-oriented system dengan cara menciptakan standard dalam teknik pembuatan diagram yang dikenal sebagai Unified Modeling Language (UML). Tujuan dari UML adalah untuk menyediakan kosakata umum dari istilah-istilah berorientasi object dan teknik pembuatan diagram yang cukup kaya untuk project pengembangan sistem dari tahap analisis hingga implementasi.
Pada bulan November 1997, Object Management Group (OMG) secara resmi menerima UML sebagai standar untuk semua pengembang. Beberapa tahun setelah UML diresmikan, ternyata masih ada beberapa revisi kecil yang harus dilakukan. Kemudian UML versi 2.0 diresmikan pada tahun 2003.
1.4.2 Activity Diagram
Menurut Satzinger (2012, p57), activity diagram menggambarkan aktivitas berbagai pengguna (atau system), seseorang yang melakukan setiap aktivitas, dan aliran sekuensial dalam aktivitas tersebut.
Menurut Dennis, et all. (2012, p14), pemodelan proses bisnis dapat dilakukan dengan menggunakan Activity diagram. Pemodelan proses bisnis dengan activity diagram, yaitu mendeskripsikan berbagai macam aktivitas yang berbeda-beda, dan ketika digabungkan akan menjadi sebuah proses bisnis. Elemen activity diagram dapat dilihat pada daftar simbol A.
1.4.3 Use Case Diagram
Menurut Satzinger (2012, p.78), use case diagram adalah model UML digunakan untuk menunjukkan use case dan hubungan mereka dengan pengguna. Use case diagram merupakan cara untuk mendokumentasikan kegiatan yang terjadi pada suatu system. Tujuan dari use case model adalah untuk mendefiniskan dan menentukan semua proses bisnis yang harus dapat di-support oleh system. Elemen use case diagram dapat dilihat pada daftar simbol B.
1.4.4 Use Case Description Fully Developed
Menurut Satzinger (2012, p 122), Use Case Description Fully Developed adalah metode yang paling formal untuk mendokumentasikan Use Case. Kolom pertama dan kedua digunakan untuk mengidentifikasi Use Case dan skenario dalam Use Case yang sedang didokumentasikan. Dalam proyek-proyek yang formal yang lebih besar, identifikasi unik juga dapat ditambahkan dalam Use Case yang sedang dikembangkan. Kolom ketiga mengidentifikasi peristiwa yang memicu Use Case. Kolom keempat adalah penjelasan singkat dari Use Case atau skenario. Analis sendiri mungkin hanya sedikit ‘meniru’ deskripsi singkat dari kolom ini. Kolom kelima mengidentifikasi aktor atau pelaku. Kolom keenam mengidentifikasi Use Case lain dan cara mereka berhubungan dengan Use Case ini. Kolom ketujuh mengidentifikasi stakeholder yang berkepentingan selain aktor dalam Use Case. Stakeholder sendiri sebenarnya mungkin adalah pengguna yang tidak benar-benar terlibat dalam Use Case tetapi memiliki kepentingan dalam hasil akhir dari Use Case.
Kolom kedelapan dan kesembilan adalah preconditions dan postconditions dimana keduanya memberikan informasi penting tentang keadaan sistem sebelum dan setelah Use Case dieksekusi. Preconditions mengidentifikasi dalam keadaan apa Use Case harus dimulai, termasuk apa benda harus sudah ada, informasi apa yang harus tersedia, dan bahkan kondisi aktor sebelum memulai Use Case. Postconditions mengidentifikasi apa yang harus dicapai setelah selesainya Use Case.
Kolom kesepuluh dalam template menggambarkan aliran rinci kegiatan dari Use Case. Dalam hal ini, terdapat dua kolom yang akan mengidentifikasi langkah-langkah yang dilakukan oleh aktor dan tanggapan yang dibutuhkan oleh sistem. Dan akhirnya, Exception atau kondisi pengecualian yang dijelaskan dalam kolom kesebelas. Contohnya dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Gambar 2 3 Contoh Use Case Description Fully Developed (Sumber gambar: Satzinger, Jackson, dan Bur (2012 : 146))
1.4.5 Domain Model Class Diagram
Menurut Satzinger (2012, p.101), Class diagram digunakan untuk menunjukan class dari object pada sebuah sistem. Salah satu tipe UML Class diagram adalah Domain Model Class Diagram. Domain model class diagram menunjukkan hal-hal dalam pekerjaan domain user disebut sebagai domain model class diagram.
Pada class diagram, persegi panjang mewakili class, dan garis-garis yang menghubungkan persegi panjang menunjukan asosiasi antara class. Pada class terdiri dari dua bagian, bagian atas berisi nama class dan bagian bawah berisi daftar atribut dari class. Nama class selalu dimulai dengan huruf kapital dan nama atribut selalu dimulai dengan huruf kecil. Class diagram digambar dengan menunjukan class dan asosiasi antara class. Elemen class diagram dapat dilihat pada daftar simbol B. 1.4.6 Sequence Diagram
Menurut Dennis, et all. (2012, p14), sequence diagram adalah model dinamis yang menunjukan urutan eksplisit messages yang lewat diantara object dalam interaksi yang didefinisikan. Sequence diagram sangat membantu untuk memahami spesifikasi realtime dan use case yang kompleks. Menurut Satzinger, et al (2012, p.126), system sequence diagram (SSD) digunakan untuk menentukan input dan output serta urutan interaksi antara user dan system dalam sebuah use case. SSD
digunakan dalam hubungan nya dengan detailed description atau activity diagram. Pada use case diagram, stick figure mewakili actor, seseorang atau role yang berinteraksi dengan sistem.
Kotak dengan label :System merupakan object yang mewakili seluruh sistem. Notasi object menunjukan bahwa kotak mengacu pada object bukan class dari semua object yang sama. Dibawah symbol actor dan :System terdapat garis putus-putus yang disebut lifelines. Lifeline atau object lifeline merupakan ekstensi dari object baik actor maupun object, sepanjang durasi SSD. Panah antara lifeline mewakili message yang dikirim atau diterima system atau actor. Setiap panah memiliki asal dan tujuan. Asal panah adalah actor atau object yang mengirimkannya. Tujuan dari jalur hidup adalah untuk menunjukkan urutan pesan yang dikirim dan diterima oleh actor dan object. Urutan pesan dibaca dari atas ke bawah dalam diagram. Sebuah message diberi label untuk menjelaskan tujuan message dan input data yang dikirim. Elemen use case diagram dapat dilihat pada Gambar 2.3.
Gambar 2 4 Simbol System Sequence Diagram (Sumber gambar: Satzinger, Jackson, dan Bur (2012 :
304)
1.4.7 Updated Class Diagram
Updated Class Diagram merupakan updated version dari First-cut class diagram. Pada domain layer di dalam diagram sebelumnya, class baru yang ditambahkan berfungsi sebagai use case controller. Penambahan method untuk setiap class dalam updated class diagram dapat dilakukan, dimana method tersebut terdiri dari 3 jenis yakni constructor methods yang merupakan method yang membentuk
instance dari suatu obyek; data get and set methods yang merupakan method yang mengambil dan mengubah nilai atribut serta yang terakhir adalah use case specific methods yang merupakan method yang mewakili use case yang ada. Elemen updated class diagram dapat dilihat di Gambar 2.4
Gambar 2 5 Contoh Updated Class Diagram. (Sumber gambar: Satzinger, Jackson, dan Bur (2012 : 164))
1.4.8 User Interface
Menurut Satzinger, et al (2012), user interface merupakan bagian dari sistem informasi yang dibutuhkan dalam interaksi pengguna untuk membuat input dan output. User interface memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dengan komputer untuk merekam transaksi. Serta menciptakan output setelah interaksi user, seperti informasi yang ditampilkan setelah user melakukan permintaan status pesanan.
1.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Satzinger, et al (2012), Entity-relationship diagram (ERD) merupakan pemodelan yang digunakan untuk menentukan kebutuhan penyimpanan data. Pada ERD persegi panjang mewakili entitas data dan garis-garis yang menghubungkan persegi panjang menunjukan hubungan antara entitas data. Gambar 2.5 menunjukan contoh ERD dengan dua entitas data yaitu customer dan order.
Gambar 2 6 Entity Relational Diagram dengan dua entitas
Setiap pelanggan dapat menempatkan banyak Orders dan masing-masing order dapat ditempatkan oleh satu pelanggan. Kardinalitas yang digunakan adalah one to many dan one to one. Simbol relationship juga mewakili kardinalitas maksimum dan minimum, Penjelasan simbol relationship dapat dilihat digambar 2.6.
Gambar 2 7 Simbol relationship pada ERD
1.6 Relational Database Management System (RDBMS)
Menurut Satzinger, et al (2012), relational Database Management System (RDBMS) adalah DBMS yang mengatur penyimpanan data ke dalah struktur yang disebut table. Relational database table mirip dengna conventional table yang terdiri dari dua dimenasi data struktur yaitu column dan rows. Relational database dan SQL adan dua hal penting dalam pengembangan sistem baik pada pendekatan tradisional maupun berorientasi objek. Setiap table di relational database harus memiliki unique
key. Primary Key adalah field atau kumpulan field yang terjadi hanya sekali dalam semua row dari suatu table.
Perancangan database relasional dapat dimulai dengan menggunakan ERD maupun class diagram. Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat skema database relasional dari ERD:
a. Buat table berdasarkan masing-masing entitas b. Pilih primary key untuk masing-masing table
c. Tambahkan foreign key untuk mewakili one-to-many relationships. d. Buat table baru untuk merepresentasikan many-to-many relationships. e. Tentukan referential integrity constraints
f. Evaluasi kualitas skema dan lakukan perbaikan jika diperlukan.
g. Pilih sesuai jenis data dan batasan nilai (jika perlu) untuk masing-masing field. 1.7 Kerangka Berpikir
Berdasarkan hasil studi literatur disusunlah kerangka pemikiran dengan tujuan untuk menggambarkan pola pikir yang akan digunakan sebagai panduan dalam penelitian. Berikut ini adalah kerangka pemikiran dari penelitian ini yang terlihat pada Gambar 2.7.
Gambar 2 8 Kerangka Pemikiran Penelitian
Sesuai Gambar 2.7, penelitian ini akan memberikan usulan perbaikan untuk proses procurement bagi PT Yatama Bangun Persada dalam melakukan pengembangan sistem procurement. Pada penentuan usulan perbaikan ini akan dipengaruhi oleh faktor-faktor sebagai berikut:
Pada penelitian ini didasarkan pada permasalahan-permasalahan PT Yatama Bangun Persada dalam melakukan proses pengadaan dengan supplier-supplier. Adapun permasalahan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
i. Bagaimana mencari data history permintaan dan pengadaan barang dengan cepat?
ii. Bagaimana mengontrol persediaan dan permakaian bahan baku bangunan? iii. Bagaimana meningkatkan tingkat akurasi perhitungan persediaan barang di
gudang?
iv. Bagaimana mengurangi resiko kesalahan permintaan barang ke supplier? b. Metodologi Pengumpulan Data
Berdasarkan permasalahan dalam penelitian, penulis akan menggunakan metodologi pengumpulan data dengan observasi, wawancara dan studi pustaka. c. Metodologi Pengembangan
Metodologi pengembangan yang digunakan dalam pengembangan sistem ini adalah Object Oriented Analysis and Design (OOAD) menggunakan Unified Process.
d. Kesempatan
Dalam melakukan penelitian ini, penulis melakukan observasi lapangan untuk mengetahui permasalahan yang ada di PT Yatama Bangun Persada. Setelah melakukan observasi, ditemukan beberapa kesempatan dalam melakukan penelitian ini, yaitu dokumentasi perusahaan terhadap kegiatan pengadaan barang sudah lengkap. Adapun semua kegiatan-kegiatan pengadaan juga sudah dilakukan walaupun masih manual.
