1
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
TERKOMPUTERISASI JASA PENYEWAAN RENTAL
MOBIL PADA NT RENT CAR KUDUS
RIEZTY HENING NUGRAINI B12.2010.01535
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Dian Nuswantoro Semarang
This research aims to produce an accounting information system of car rental who can perform data processing and interpret a firm’s financial statements. This research included in systems development research. Subject of this research is a rental car firm based in Kudus, Jawa Tengah, namely NT Rent Car Kudus. The object is accounting information system of car rental.
This research using an observation and interviews as data collection methods. As a technique, this research used System Development Life Cycle (SDLC). Conversion system that used in this study was a parallel conversion.
Results from this study indicate (1) that NT Rent Car Kudus apply manual accounting information system. (2) A system designed to facilitate the performance of NT Rent Car Kudus and well implemented.
Keyword : Accounting Information System, Data Collection, Rental Car PENDAHULUAN
Perkembangan zaman yang semakin maju seiring dengan berkembanganya teknologi kecepatan dan ketepatan dalam mengolah data serta informasi yang cepat dan akurat. Fungsi komputer sebagai alat bantu manusia, khususnya sebagai media pengolahan data, sekarang ini mengalami pengembangan positif yang sangat pesat. Hal ini didukung oleh faktor pendorong dan faktor keunggulan dari komputer itu sendiri berupa kemajuan teknologi dibidang informasi, serta kebutuhan dan tuntutan manusia yang menginginkan semua pekerjaan dan kebutuhannya dapat dilaksanakan dengan aman, cepat dan akurat. Faktor tersebut saling berkaitan dan harus terpenuhi semua agar komputer dapat menjalankan tugas dan fungsinya secara optimal yang membantu dalam suatu proses pengolahan data.
Hal inilah yang terjadi pada NT Rent Car, mereka kesulitan untuk mendapat informasi tentang laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu. Hal tersebut dikarenakan mereka tidak memanfaatkan sistem teknologi informasi yang ada, mereka mencatat semua aktivitas transaksi dan pencatatan keseharian dengan cara manual. NT Rent Car merupakan sebuah perusahaan jasa yang kegiatan utamanya memberikan jasa persewaan mobil kepada pelanggan. Dihadapkan pada perkembangan usaha perusahaan serta pertimbangan semakin meningkatnya persaingan bisnis jasa penyewaan mobil, para pengusaha dibidang mobil melakukan terobosan baru dalam meningkatkan kinerja pelayanan jasa transportasi bagi para pelanggannya. Salah satunya adalah dengan pemanfaatan pemrograman dan sistem komputer
2
mampu dibuat suatu software untuk melakukan pengolahan data menjadi informasi, sehingga keuntungan yang didapat oleh perusahaan akan maksimal.
Dalam prosedur teknis persewaan pada NT Rent Car ini sudah baik, tetapi untuk prosedur pencatatan transaksi masih menggunakan sistem manual. Dalam pencatatan tersebut harus memiliki sistem yang terkomputerisasi yang telah memanfaatkan sistem teknologi informasi, sehingga masalah-masalah seperti kesulitan untuk mendapat informasi yang akurat dan tepat waktu tentang laporan keuangan dapat teratasi. Karena hal tersebut akan mengakibatkan tidak maksimalnya keuntungan yang didapat oleh perusahaan.
Dengan memiliki pencatatan secara terkomputerisasi, pemilik akan dapat mengetahui jumlah kas yang dimilikinya setiap saat. Data pencatatan yang dimiliki akan selalu update
dengan transaksi yang dilakukan setiap saat. Sistem pencatatan yang terkomputerisasi juga mendukung pemilik dalam rangka pengambilan keputusan.
Keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem terkomputerisasi antara lain pemrosesan data menjadi lebih cepat dan tidak perlu lagi ada bertumpuk-tumpuk data yang harus dicatat dan disimpan, sehingga dapat lebih menghemat waktu, pencatatan transaksi dan aktivitas perusahaan menjadi lebih akurat. Sehingga perlu dikembangkan dan diciptakan suatu sistem baru yang terkomputerisasi dalam sistem pencatatan, penggolongan, maupun pengolahan data keuangan agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan yang menimbulkan tidak maksimalnya keuntungan bagi perusahaan. Jika terjadi kesalahan di dalam pencatatan maka perusahaan akan dirugikan. Penelitian difokuskan pada sistem penyewaan mobil yang akan dijalankan dan pembuatan laporan keuangan pada NT Rent Car. Perancangan desain sistem informasi akuntansi terkomputerisasi rental mobil NT Rent Car yang menarik, mudah dimengerti, dan menggunakan Visual Basic.
Dari uraian di atas, diperlukannya suatu sistem akuntansi yang terkomputerisasi agar proses pencatatan dapat berjalan dengan efisien dan efektif serta kebutuhan informasi laporan keuangan dapat terpenuhi dengan cepat. Dengan memanfaatkan sistem teknologi informasi, maka penulis tertarik untuk memecahkan masalah pencatatan secara manual untuk kemudian dituangkan kedalam sistem yang sudah terkomputerisasi, sehingga judul penelitian yang
diambil adalah “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
TERKOMPUTERISASI JASA PENYEWAAN RENTAL MOBIL PADA NT RENT
CAR KUDUS”.
METODOLOGI PENELITIAN Objek Penelitian
Objek penelitian untuk tugas akhir ini adalah sebuah usaha rental mobil yang memberikan jasa penyewaan mobil yang bernama NT Rent Car. Usaha ini terletak di pusat kota Kudus, daerah Simpang Tujuh, Jalan Karang Nongko No. 371. Menurut penulis berdasarkan peninjauan, usaha ini tergolong sebagai usaha yang bergerak dibidang jasa.
Jenis Data
Berdasarkan sumbernya dibagi menjadi dua, yaitu: 1. Data primer
3
Yaitu data yang didapat langsung dari sumber datanya. Pemngumpulan data dilakukan melalui wawancara langsung dengan pemilik NT Rent Car mengenai sejarah berkembangnya NT Rent Car, prosedur-prosedur peminjaman mobil, kesulitan yang terjadi selama ini, dan observasi untuk mengetahui gambaran kegiatan bisnis pada NT Rent Car sehingga dapat menentukan hubungan antar entitas.
2. Data sekunder
Adalah data yang diperoleh tidak secara langsung pada sumber datanya melainkan didapat dari sumber yang telah ada, misalnya catatan transaksi, kwitansi, dan catatan kendaraan.
Metode Pengumpulan Data
Dalam menyusun skripsi ini, diperlukan data yang relatif lengkap sebagai bahan yang mendukung kebenaran materi uraian pembahasan. Oleh karena itu sebelum menyusun skripsi ini, terlebih dahulu penulis melakukan riset atau penelitian untuk menjaring data atau bahan materi yang diperlukan, dengan cara ini penulis mendapatkan data dan informasi. Adapun metode pengumpulan data yang digunakan penulis yaitu:
Studi Pustaka
Pada tahapan ini yang dilakukan penulis dalam pengumpulan data dengan memahami buku referensi yang didapatkan di perpustakaan, membeli buku, serta mencari artikel pada majalah ataupun internet yang mendukung dengan topik yang dibahas dalam penyusunan skripsi ini seperti mempelajari seluk beluk perusahaan penyewaan mobil, analisi, dan pengembangan sistem yang berkaitan dengan penelitian skripsi ini.
Studi Lapangan
Tahap pengumpulan data pada studi lapangan penulis menggunakan cara dengan melakukan pendekatan untuk mendapatkan data dan informasi yaitu:
1) Observasi
Pada metode ini dalam penelitian melakukan pengamatan dan terlibat langsung dalam kegiatan lapangan seperti membantu pekerjaan di bagian data penyewaan.
2) Wawancara
Dalam tahap wawancara penulis melakukan tanya jawab kepada pemilik rental mobil pada tanggal 7 Maret 2015 bertempat di kantor NT Rent Car. Wawancara yang peneliti lakukan untuk mengumpulkan data dengan mengadakan tatap muka secara langsung dengan orang yang menjadi sumber data atau objek penelitian.
Metode Perancangan Sistem
Metode yang digunakan untuk membuat sistem di NT Rent Car adalah metode yang menggunakan pengembangan sistem terstruktur yaitu System Development Life Cycle (SDLC), karena SDLC merupakan metode yang sudah diakui dan digunakan banyak pengembangan sistem, alur, tahapannya tersetruktur dan praktis, alat-alat dari SDLC menggunakan diagram yang lebih mudah dimengerti, tahapannya terkait sati sama lain. Apabila ada perubahan sistem maka tidak semua tahap dilakukan pengulangan kembali, tahap SDLC lebih mudah, cocok pada pembangun sistem ke sistem komputer.
4
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Sejarah Singkat Perusahaan
NT Rent Car merupakan perusahaan jasa yang bergerak di bidang persewaan/rental mobil. NT Rent Car didirikan pada tanggal 26 Februari 2012 oleh Muhammad Fahrul Riza. NT Rent Car berlokasi di Jalan Karang Nangka No. 371 Kabupaten Kudus. Saat itu persewaan mobil masih jarang dijumpai di kota Kudus. Dengan bermodalkan 3 unit mobil, pemilik menjalankan usahanya. Tetapi dengan semakin berkembangnya aktivitas perusahaan membuat semakin banyak pelanggan yang melakukan persewaan mobil. Untuk mencukupi kebutuhan tersebut, perusahaan menambah mobil baru hingga sampai saat ini telah menjadi 43 mobil.
Sistem yang Berjalan Saat Ini
Flow of Document Sistem yang Berjalan Saat Ini
PELANGGAN BAGIAN ADMINISTRASI
1 fotokopi kartu identitas mencatat data pelanggan dan mengecek ketersediaan mobil 2 fotokopi kartu identitas formulir sewa terisi A formulir sewa terisi nota sewa 3 menerima uang kwitansi sewa 4 uang nota sewa fotokopi kartu identitas memilih mobil yang akan disewa 1 2 formulir sewa terisi cek, setuju, & bayar mobil yang disewa formulir sewa terisi nota sewa untuk pembayaran di awal 3 uang 4 mobil nota sewa A kwitansi sewa 2 formulir sewa terisi
cek & setuju mobil yang disewa untuk pembayaran di akhir mobil nota sewa A
5
Sistem Pendataan Penyewaan Mobil yang Diusulkan
Flow of Document Sistem Pendataan Penyewaan Mobil
PELANGGAN BAGIAN ADMINISTRASI BAGIAN KEUANGAN DIREKTUR OPERASIONAL PEMILIK form sewa mengisi formulir 1 form sewa terisi KETERANGAN: A : arsip R : arsip online 6 rekap penyewaan uang mencocokan jumlah uang & rekap penyewaan 8 rekap penyewaan diverifikasi A A 8 rekap penyewaan diverifikasi uang 7 1 Laporan keuangan mencocokan jumlah uang, rekap penyewaan, & laporan keuangan yang telah diverifikasi oleh direktur operasional rekap penyewaan diverifikasi 1 Laporan keuangan 4 2 1 nota sewa cek, setuju, & bayar DP untuk mobil yang disewa uang 1 nota sewa 5 9 2 nota sewa membuat nota sewa 2 Down Payment 3 1 form sewa terisi mengecek ketersediaan mobil dan memberi syarat pada pelanggan form sewa terisi fotokopi syarat A mobil 4
proses bayar & rekap harian uang 5 uang 2 nota sewa 1 nota sewa 2 nota sewa 1 nota sewa 2 nota sewa 1 nota sewa R 2 Laporan keuangan 1 Laporan keuangan mencocokan
nota & nota
pelunasan membuat laporan keuangan 3 Down Payment A 7 A Down Payment 2 nota pelunasan 6 2 nota pelunasan rekap penyewaan A 11
6
Flow of Document Sistem Pendataan Pengembalian Mobil
PELANGGAN BAGIAN
ADMINISTRASI
Identifikasi Data dan Informasi
Dokumen yang diolah dalam Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Penyewaan Rental Mobil ini antara lain:
1. Form Sewa 10 2 nota sewa 9 2 nota sewa mengembalikan mobil 1 nota pelunasan 12 A 12 1 nota 2 cek kondisi mobil, data pengembalian, denda, dan biaya 1 0 2 nota 11
7 2. Nota Sewa
8
Sedangkan informasi yang di hasilkan dari Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Penyewaan Rental Mobil ini adalah sebagai berikut:
1. Laporan Pendapatan Sewa
9 3. Neraca
Catatan Akuntansi yang Digunakan
Berikut merupakan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pendataan penyewaan rental mobil:
1. Jurnal
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi penyewaan rental mobil sehingga pada akhir periode dapat diketahui jumlah penerimaan kas.
2. Buku besar
Digunakan sebagai tempat untuk mem-posting transaksi yang berasal dari jurnal. Sehingga transaksi tersebut dapat dikelompokan sesuai dengan akun masing-masing transaksi.
10
HIPO (Hierarchy Input Process Output)
Diagram Contex La p o ra n P en d ap at an S ew a La p o ra n L ab a R u g i N er ac a BAGIAN ADMINISTRASI CUSTOMER SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENYEWAAN RENTAL MOBIL PEMILIK D o w n P a ym en t Fo rm S ew a D at a C u st o m er B u at D at a C u st o m er N o ta P el u n as an
Sistem Informasi Akuntansi Penyewaan Rental Mobil
Transaksi Laporan Neraca Laporan Pendapatan Sewa Laporan Laba Rugi Pengembalian Penyewaan Master Mobil Pelanggan Sopir
11
Data Flow Diagram
Desain Input Output Desain Input
1) Desain Menu Utama
D af ta r S ew a PEMILIK 3 LAPORAN sopir mobil pelanggan sewa BAGIAN ADMINISTRASI 2 TRANSAKSI PELANGGAN 1 MASTER sopir mobil pelanggan Data Pelanggan
Laporan Pendapatan Sewa Laporan Laba Rugi
Neraca D at a S o p ir D at a M o b il D af ta r M o b il D af ta r S o p ir Form Sewa kembali
12
2) Desain Menu Master
3) Desain Menu Transaksi
13
5) Desain Input Data Pelanggan
6) Desain Input Data Sopir
14
8) Desain Input Data Tipe Mobil
9) Desain Input Transaksi Sewa
15
11)Desain View Transaksi Sewa
Desain Output
1) Nota Sewa
16
3) Laporan Pendapatan Sewa
4) Laporan Laba Rugi
17
6) Jurnal
7) Buku Besar
PENUTUP KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi terkompurisasi pada NT Rent Car yang dirancang dapat berjalan dengan baik dan dapat meningkatkan efesiensi waktu serta dapat membantu kegiatan usaha di NT Rent Car menjadi lebih cepat. Selain itu sistem yang dihasilkan dapat menyimpan data yang sudah terkomputerisasi mempermudah usaha NT Rent Car dalam proses penyimpanan, pencarian, dan dapat membantu untuk membuat laporan keuangan secara terkomputerisasi. Sehingga pemilik sewaktu-waktu dapat melihat laporan keuangan tanpa harus menunggu lama, serta informasi keuangan yang dihasilkan lebih akurat.
18
SARAN
Dengan memperhatikan hasil penelitian yang dilakukan di NT Rent Car Kudus, diharapkan sistem ini dapat diterapkan “NT Rent Car“ sehingga sistem ini dapat membantu serta mempermudah kegiatan. Selain itu diharapkan sistem ini bisa melengkapi sistem yang berjalan saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi.
Hartono, Jogiyanto. 2009. Sistem Teknologi Informasi.Yogyakarta: Andi.
Kendall, Kenneth E dan Julie E Kendall. 2006. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: Indeks.
Kieso, Weygandt dan Warfield. 2002. Intermediate Accounting, 10th Edition. Jakarta: Erlangga.
Kristanto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media.
Ladjimudin, Al-Bahra bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Mulyadi. 2013. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Pandia, Henry. 2004. Visual Basic 6 Tingkat Lanjut. Yogyakarta: Andi.
Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
