BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK. Taman Budaya Jawa Timur, ditemukan ada hal yang perlu dibenahi, yaitu proses

(1)

20

4.1 Analisis Sistem

Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada UPT Taman Budaya Jawa Timur, ditemukan ada hal yang perlu dibenahi, yaitu proses pembuatan surat pengantar kenaikan pangkat dan DP3 yang masih manual, sehingga menyebabkan data yang dihasilkan tidak valid. Penyimapanan data pegawai dan dokumen-dokumen kepegawaian masih menggunakan map sebagai media penyimpanan yang dapat mengancam hilangnya data atau rusaknya data akibat dimakan rayap.

Mengacu pada permasalahan yang ada, UPT Taman Budaya Jawa Timur membutuhkan sistem informasi kepegawaian yang tekomputerisasi agar lebih efektif. Sistem informasi kepegawaian yang mampu memberikan kemudahan dalam proses pembuatan surat pengantar keputusan kenaikan pangkat dan DP3, penyimapanan data kepegawaian berbasis database dan mengefisienkan waktu dalam proses pencatatan nilai.

4.1.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Analisis dokumen merupakan kegiatan pengumpulan informasi mengenai dokumen - dokumen yang digunakan dalam suatu sistem. Tujuannya adalah untuk mengetahui dan memahami dokumen apa saja yang terlibat dan mengalir dalam suatu sistem yang sedang berjalan.

STIKOM

(2)

a. Document Flow Permohonan Kenaikan Pangkat Pegawai

Document Flow Permohonan Kenaikan Pangkat

Bagian Kepegawaian

Pegawai Kepala UPT BKD

Persyaratan lengkap? Membuat surat pengantar Y 2 Surat pengantar 1 2 Surat pengantar 1 Melegalisasi surat pengantar 2 Surat pengantar yg telah di ACC 1 A Surat pengantar yg telah di ACC 2 Meng-ACC surat kenaikan pangkat Membuat surat pemberitahuan kenaikan pangkat 3 2 Surat pemberitahuan kenaikan 1 Surat pemberitahuan kenaikan 1 3 2 Surat pemberitahuan kenaikan 1 Surat pemberitahuan kenaikan 2 A 3 T Surat Permohonan Lampiran persyaratan kenaikan pangkat Surat Permohonan Lampiran persyaratan kenaikan pangkat Mulai 2 Surat pengantar yg telah di ACC 1 Mengecek kelengkapan berkas kenaikan pangkat Memeriksa kelayakan kenaikan pangkat Layak naik pangkat? Y 3 1 1 2 2 Membuat laporan pemberitahuan kenaikan pangkat 2 Laporan pemberitahuan kenaikan pangkat 1 A Laporan pemberitahuan kenaikan pangkat 2 Selesai T A A

Gambar 4.1 Document Flow Permohonan Kenaikan Pangkat

Gambar 4.1 menjelaskan pegawai mengajukan lampiran kenaikan pangkat kepada bagian kepegawaian kemudian bagian kepegawaian akan mengecek kelengkapan berkas kenaikan pangkat tersebut, bila telah memenuhi syarat, maka bagian kepegawaian akan membuat surat pengantar dua rangkap untuk diserahkan ke Kepala UPT dan BKD untuk di-ACC.

STIKOM

(3)

b. Document Flow Penilaian Kinerja Pegawai

Document Flow Penilaian Kinerja Pegawai

Pegawai Kasubag Kepala UPT

Bagian Kepegawaian Form DP3 Mulai Form Penilaian Mengisi form Penilaian Form penilaian yang

telah diisi Form DP3 Form Penilaian Mengisi form DP3 Menandatangani form DP3

Form DP3 yang telah ditandatangani pegawai

yang dinilai

Form DP3 yang telah ditandatangani pegawai yang dinilai Menandatangani form DP3 yang telah ditandatangai pegawai yang dinilai

Form DP3 yang telah ditandatangani kasubag

Form DP3 yang telah ditandatangani kasubag Menandatangani form DP3 yang telah ditandatangai kasubag Form DP3 yang telah

ditandatangani lengkap Form DP3 yang telah

ditandatangani lengkap

Selesai A

Gambar 4.2 Document Flow Penilaian Kinerja Pegawai

Gambar 4.2 menjelaskan proses penilaian kinerja pegawai dimulai dari bagian kepegawaian menyerahkan form penilaian kepada kasubag sebagai pejabat penilai yang akan mengisi form penilaian tersebut. Selanjutnya Bagian Kepegawaian memberikan form DP3 untuk ditandatangani oleh pegawai yang dinilai, kasubag dan Kepala UPT sebagai atasan pejabat penilai.

STIKOM

(4)

4.2 Desain Sistem

Desain sistem menggunakan beberapa bahasa pemodelan untuk mempermudah analisa terhadap sistem. Pemodelan sistem yang digunakan adalah System Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram. Dalam bab ini juga disertakan struktur tabel dari sistem yang akan diterapkan.

4.2.1 System Flow

System flow memuat hasil analisis yang merupakan pengembangan sistem dari sistem yang sudah ada. System flow menunjukkan aliran proses kegiatan setelah menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian.

a. System Flow Permohonan Kenaikan Pangkat

System Flow Pembuatan Surat Pengantar Kenaikan Pangkat Bagian Kepegawaian Pegawai mulai Surat Permohonan Lampiran persyaratan kenaikan pangkat Data permohonan kenaikan pangkat Simpan data permohonan kenaikan pangkat Permohonan kenaikan pangkat Cetak surat pengantar Selesai 2 Surat pengantar 1

Gambar 4.3 System Flow Pembuatan Surat Pengantar Kenaikan Pangkat

STIKOM

(5)

Gambar 4.3 menjelaskan proses pembuatan surat pengatar secara teromputerisasi yang dimulai dari Bagian Kepegawaian menginputkan data permohonan kenaikan pangkat berdasarkan lampiran persyaratan kenaikan pangkat dan surat permohonan kenaikan pangkat dari pegawai, kemudian data tersebut disimpan dalam database permohonan kenaikan pangkat lalu Bagian Kepegawaian mencetak surat pengantar kenaikan pengantar dua rangkap.

b. System Flow Penilaian Kinerja Pegawai

System Flow Penilaian Kinerja Pegawai

Bgaian Kepegawaian Kasubag

Mulai

Data penilaian Nip atasan, pejabat penilai dan pegawai

yang dinilai

Penilaian Simpan data

penilaian Data penilaian Cek Nip atasan, pejabat dan pegawai

yang dinilai Pegawai

Cetak DP3 Form DP3 Selesai NIP benar? ya tidak Menampilkan data penilaian Penilaian Form DP3

Gambar 4.4 System Flow Penilaian Kinerja Pegawai

STIKOM

(6)

Gambar 4.4 menjelaskan proses penilaian kinerja pegawai yang dimulai dari kasubag menginputkan NIP pegawai yang dinilai, NIP pejabat penilai dan NIP atasan pejabat penilai. Jika NIP yang dimasukkan benar, selanjutnya kasubag akan menginputkan data penilaian kemudian disimpan dalam tabel penilaian dan dicetak menjadi form DP3 lalu diserahkan kepada Bagian Kepegawaian.

4.2.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan aliran data yang terjadi di

dalam sistem, sehingga dengan dibuatnya DFD ini akan terlihat arus data yang mengalir dalam sistem.

a. Context Diagram

DP3

Surat Pengantar Kenaikan Pangkat Data Skala Penilaian

Data Pangkat

Data Usulan Kenaikan Pangkat

Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Keputusan Kenaikan Terakhir

DP3 Terakhir

Ijazah Terakhir

Kartu Keluarga

Kartu Pegawai

Surat Tanda Lulus Ujian Dinas

Data Pegawai

Data Penilaian

Data Riwayat Pendidikan Data Riwayat Pelatihan

0

Sistem Informasi Kepegawaian Pegawai Kepala UPT Taman Budaya Jawa Timur Badan Kepegawaian Daerah

Gambar 4.5 Context Diagram

STIKOM

(7)

Gambar 4.5 Context Diagram dari Sistem Informasi Kepegawaian pada UPT Taman Budaya Jawa Tiimur. Context Diagram menggambarkan asal data dan menunjukkan aliran data tersebut. Terdiri dari 3 external entity yaitu Pegawai, Badan Kepegawaian Daerah (BKD) dan Kepala UPT Taman Budaya Jawa Timur.

b. Hierarchy Input Process Output

0 Sistem Informasi Kepegawaian 1 Pemeliharaan File Master 3 Mencetak Laporan 2 Melakukan Transaksi 3.2 DP3 3.1 Surat Pengantar Kenaikan Pangkat 2.2 Kenaikan Pangkat 2.1 Penilaian 1.4 File Master Golongan 1.3 File Master RiwayatPelatih an 1.2 File Master Riwayat Pendidikan 1.1 File Master Pegawai 1.5 File Master Skala Penilaian

Gambar 4.6 Hierarchy Input Process Output

Gambar 4.6 menjelaskan tentang Hierarchy Input Process Output

(HIPO) pada Sistem Informasi Kepegawaian. Dengan adanya HIPO alur proses akan jelas dan teratur. Terdapat 3 proses utama yaitu maintenance master, melakukan transaksi dan mencetak laporan.

Gambar 4.7 dan Gambar 4.8 merupakan hasil decompose dari context diagram yaitu pembagian sub-sub proses yang lebih spesifik. Pada DFD level 0 terdiri dari 3 proses yaitu mengelola file master, melakukan transaksi dan mencetak laporan.

STIKOM

(8)

c. DFD level 0 Sistem Informasi Kepegawaian

simpan data riwayat pendidikan

simpan data riwayat pelatihan simpan data pegawai simpan data golongan

simpan data skala penilaian Data Skala Penilaian

Data Pangkat Data Pegawai

Data Riwayat Pendidikan Data Riwayat Pelatihan Pegawai Pegawai Pegawai Kepala UPT Taman Budaya Jawa Timur Kepala UPT Taman Budaya Jawa Timur 1 Mengelola File Master

1 Grade Penilaian 2 Golongan 3 Pegawai 4 _PelatihanRiwayat 5 _PendidikanRiwayat

baca data surat pengantar kenaikan pangkat baca data penilaian Surat Pengantar Kenaikan Pangkat

DP3

baca data surat pengantar kenaikan pangkat simpan data surat pengantar kenaikan pangkat simpan data keputusan kenaikan pangkat

simpan data penilaian

Data Usulan Kenaikan Pangkat

Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Keputusan Kenaikan Pangkat Terakhir

DP3 Terakhir

Ijazah Terakhir Kartu Keluarga

Kartu Pegawai Surat Tanda Lulus Ujian Dinas Data Penilaian Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Badan Kepegawaian Daerah Badan Kepegawaian Daerah Kepala UPT Taman Budaya Jawa Timur Kepala UPT Taman Budaya Jawa Timur 2 Melakukan Transaksi 3 Mencetak Laporan 6 Penilaian 7 Kenaikan _Pangkat 8 Surat Pengantar 6 Penilaian 8 Surat Pengantar Gambar 4.7 DFD Level 0

STIKOM

SURABAYA

(9)

d. DFD level 1 Mengelola File Master

Gambar 4.8 DFD Level 1 Mengelola File Master

Gambar 4.8 merupakan hasil decompose dari DFD Level 0 Mengelola File Master yaitu pembagian sub-sub proses yang lebih spesifik. Pada DFD level 1 terdiri dari 5 proses yaitu mengelola file master pegawai, mengelola file master golongan, mengelola file master skala penilaian, mengelola file master riwayat pendidikan dan mengelola file master riwayat pelatihan.

Gambar 4.9 merupakan hasil decompose dari DFD Level 0 Melakukan Transaksi yaitu pembagian sub-sub proses yang lebih spesifik. Pada DFD level 1 terdiri dari 2 proses yaitu penilaian dan kenaikan pangkat.

[simpan data golongan]

[simpan data skala penilaian] [Data Skala Penilaian]

[Data Pangkat]

[simpan data riwayat pelatihan] [Data Riwayat Pelatihan]

[simpan data riwayat pendidikan] [Data Riwayat Pendidikan]

[simpan data pegawai] [Data Pegawai] Pegawai Pegawai Pegawai Kepala UPT Taman Budaya Jawa Timur Kepala UPT Taman Budaya Jawa Timur 1 Grade Penilaian 2 Golongan 3 Pegawai 4 _PelatihanRiwayat 5 Riwayat Pendidikan 1.1

Mengelola File Master Pegawai

1.2 Mengelola File Master

Riwayat Pendidikan

Riwayat Pelatihan

Golongan

Skala Penilaian

STIKOM

(10)

e. DFD level 1 Melakukan Transaksi

Gambar 4.9 Level 1 Melakukan Transaksi

[baca data surat pengantar kenaikan pangkat]

[simpan data surat pengantar kenaikan pangkat] [simpan data keputusan kenaikan pangkat]

[Data Usulan Kenaikan Pangkat] [Surat Keputusan Kenaikan Pangkat]

[Keputusan Kenaikan Pangkat Terakhir]

[DP3 Terakhir] [Ijazah Terakhir]

[Kartu Keluarga]

[Kartu Pegawai] [Surat Tanda Lulus Ujian Dinas]

[simpan data penilaian] [Data Penilaian] Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Badan Kepegawaia n Daerah Badan Kepegawaian Daerah 6 Penilaian 7 Kenaikan _Pangkat 8 Surat Pengantar 8 Surat Pengantar 2.1 Penilaian 2.2 Kenaikan Pangkat

STIKOM

SURABAYA

(11)

f. DFD Level 1 Mencetak Laporan

Gambar 4.10 DFD Level 1 Mencetak Laporan

Gambar 4.10 merupakan hasil decompose dari DFD Level 0 Mencetak Laporanyaitu pembagian sub-sub proses yang lebih spesifik. Pada DFD level 1 terdiri dari 2 proses yaitu Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai (DP3) dan surat pengantar kenaikan pangkat.

4.2.3Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram (ERD) dari Aplikasi Kepegawaian yang terdiri dari Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM). a. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) pada Sistem Informasi Kepegawaian terdapat 9 tabel yang digunakan, yaitu tabel pegawai, tabel golongan, tabel jabatan, tabel riwayat pendidikan, tabel riwayat pelatihan, tabel status, tabel penilaian, tabel surat pengantar dan tabel kenaikan pangkat. CDM dari Sistem Informasi Kepegawaian, dapat dilihat pada Gambar 4.11 di bawah ini.

[baca data surat pengantar kenaikan pangkat] [baca data penilaian]

[Surat Pengantar Kenaikan Pangkat] [DP3] Kepala UPT Taman Budaya Jawa Timur Kepala UPT Taman Budaya Jawa Timur 6 Penilaian 8 Surat Pengantar 3.1 Cetak DP3 3.2 Cetak Surat Pengantar

Kenaikan Pangkat

STIKOM

(12)

Gambar 4.11 Conceptual Data Model

b. Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) dari Sistem Informasi Kepegawaian

terdapat 10 tabel dengan tipe data dan panjangnya. PDM dari Sistem Informasi Kepegawaian dapat dilihat pada Gambar 4.12 di bawah ini.

membuat menilai mempunyai memiliki pendidikan melakukan Pegawai NIP Nama Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Status Nikah Alamat No Telepon TMT PNS Jabatan TMT Jabatan Golongan TMT Golongan Eselon Unit Organisasi Status Username Riwayat Pendidikan Kode Pendidikan Tingkat Tempat Tahun Lulus Kota Jurusan Riwayat Pelatihan Kode Pelatihan Nama Pelatihan Tahun Pelatihan Tempat Pelatihan Pangkat Kode Pangkat Nama Pangkat Gol Grade Penilaian Kode Grade Nilai Atas Nilai Bawah Sebutan Penilaian Kode Penilaian Nilai Kesetiaan Nilai Prestasi Nilai TanggungJawab Nilai Ketaatan Nilai Kejujuran Nilai Kerjasama Nilai Prakarsa Nilai Kepemimpinan Ket rata Rata rata Jumlah Surat Pengantar Kode Surat Nomor Surat Tanggal Gol Baru Keterangan

STIKOM

SURABAYA

(13)

Gambar 4.12 Physical Data Model

4.2.4Struktur Tabel

Rancang bangun Sistem Informasi Kepegawaian ini menggunakan database SQL Server, berikut ini akan dijelaskan tentang struktur tabel pada database

a. Nama Tabel : Pegawai Primary Key : NIP

Foreign Key : Kode_Penilaian, Kode_Pendidikan, Kode_Pelatihan, Kode_Pangkat

Fungsi : Untuk menampung data pegawai .

Tabel 4.1 Tabel Pegawai

NO Field Data Type Length Constraint

1 NIP Varchar 21 PK

2 Kode_Penilaian Varchar 5 FK

NIP = NIP

KODE_G RADE = KO DE_GRADE KODE_PANGKAT = KODE_PANGKAT

KODE_PELATIHAN = KODE_PELAT IHAN KODE_PENDIDIKAN = KO DE_PENDIDIKAN KODE_PENILAIAN = KODE_PENILAIAN PEGAWAI NIP varchar(21) KODE_PENILAIAN varchar(5) KODE_PENDIDIKAN varchar(5) KODE_PELATIHAN varchar(5) KODE_PANGKAT varchar(5) NAMA varchar(50) TEMPAT_LAHIR varchar(15) TANGGAL_LAHIR date JENIS_KELAMIN varchar(15) AGAMA varchar(15) STATUS_NIKAH varchar(15) ALAMAT varchar(250) NO_TELEPON varchar(15) TMT_PNS date JABATAN varchar(50) TMT_JABATAN date GOLONGAN varchar(7) TMT_GOLONGAN date ESELON varchar(10) UNIT_ORGANISASI varchar(50) STATUS varchar(50) USERNAME varchar(15) RIWAYAT_PENDIDIKAN KODE_PENDIDIKAN varchar(5) TINGKAT varchar(25) TEMPAT varchar(50) TAHUN_LULUS date KOTA varchar(50) JURUSAN varchar(25) RIWAYAT_PELATIHAN KODE_PELATIHAN varchar(5) NAMA_PELATIHAN varchar(50) TAHUN_PELATIHAN date TEMPAT_PELATIHAN varchar(50) PANGKAT KODE_PANGKAT varchar(5) NAMA_PANGKAT varchar(50) GOL varchar(10) GRADE_PENILAIAN KODE_GRADE varchar(5) NILAI_ATAS integer NILAI_BAWAH integer SEBUTAN varchar(25) PENILAIAN KODE_PENILAIAN varchar(5) NILAI_KESETIAAN integer NILAI_PRESTASI integer NILAI_KERJASAMA integer NILAI_TANGGUNGJAWAB integer NILAI_KEPEMIMPINAN integer NILAI_KETAATAN integer NILAI_KEJUJURAN integer NILAI_PRAKARSA integer KET_RATA varchar(15) RATA_RATA integer JUMLAH integer KODE_GRADE varchar(5) SURAT_PENGANTAR KODE_SURAT varchar(20) NOMOR_SURAT varchar(20) NIP varchar(21) TANGGAL_ date GOL_BARU varchar(7) KETERANGAN varchar(25)

STIKOM

SURABAYA

(14)

NO Field Data Type Length Constraint 3 Kode_Pendidikan Varchar 5 FK 4 Kode_Pelatihan Varchar 5 FK 5 Kode_Pangkat Varchar 5 FK 6 Nama Varchar 50 7 Tempat_Lahir Varchar 15 8 Tanggal_Lahir Date 9 Jenis_Kelamin Varchar 15 10 Agama Varchar 15 11 Status_Nikah Varchar 15 12 Alamat Varchar 250 13 No_Telepon Varchar 15 14 TMT_PNS Date 15 Jabatan_Struktural Varchar 50 16 TMT_Jabatan Date 17 Golongan Varchar 7 18 TMT_Golongan Date 19 Eselon Varchar 10 20 Unit_Organisasi Varchar 50 21 Status Varchar 50 22 Username Varchar 15

b. Nama Tabel : Golongan Primary Key : Kode_Pangkat Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menampung data golongan.

Tabel 4.2 Tabel Golongan

NO Field Type Data Length Constraint

1 Kode_Pangkat Varchar 5 PK

2 Nama_Pangkat Varchar 50

3 Golongan Varchar 10

STIKOM

(15)

c. Nama Tabel : Riwayat Pelatihan Primary Key : Kode_Pelatihan Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menampung data pelatihan yang pernah diikuti oleh pegawai.

Tabel 4.3 Tabel Riwayat Pelatihan

1 Kode_Pelatihan Varchar 5 PK

2 Nama_Pelatihan Varchar 50

3 Tahun Date

4 Tempat_Pelatihan Varchar 50

d. Nama Tabel : Riwayat Pendidikan Primary Key : Kode_Pendidikan Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menampung data pendidikan yang ditempuh oleh pegawai.

Tabel 4.4 Tabel Riwayat Pendidikan

1 Kode_Pendidikan Varchar 50 PK 2 Tingkat Varchar 25 3 Tempat Varchar 50 4 Tahun_Lulus Date 5 Kota Varchar 50 6 Jurusan Varchar 25

STIKOM

SURABAYA

(16)

e. Nama Tabel : Penilaian Primary Key : Kode_Penilaian Foreign Key : Kode_Status

Fungsi : Untuk menampung data penilaian pegawai.

Tabel 4.5 Tabel Penilaian

1 Kode_Penilaian Varchar 5 PK 2 Kode_Grade Varchar 5 FK 3 Nilai_Prestasi Integer 4 Nilai_TanggungJawab Integer 5 Nilai_Ketaatan Integer 6 Nilai_Kejujuran Integer 7 Nilai_Kerjasama Integer 8 Nilai_Prakarsa Integer 9 Nilai_Kepemimpinan Integer 10 Jumlah Integer 11 Rata Integer 12 Ket_Rata Varchar 15

f. Nama Tabel : Grade Penilaian Primary Key : Kode_Grade Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menampung data status penilaian.

Tabel 4.6 Tabel Status

1 Kode_Grade Varchar 5 PK

2 Nilai_Atas Integer

3 Nilai_Bawah Integer

STIKOM

(17)

4 Sebutan Varchar 25

g. Nama Tabel : Kenaikan Pangkat Primary Key : Nomor_Surat Foreign Key : NIP

Fungsi : Untuk menampung data permohonan kenaikan pangkat pegawai.

Tabel 4.7 Tabel Kenaikan Pangkat

1 Nomor_Surat Varchar 25 PK

2 NIP Varchar 21 FK

3 Gol_Baru Varchar 7

4 Keterangan Varchar 25

h. Nama Tabel : Surat Pengantar Primary Key : Kode_Surat Foreign Key : NIP

Fungsi : Untuk menampung data permohonan kenaikan pangkat pegawai.

Tabel 4.8 Tabel Surat Pengantar

1 Kode_Surat Varchar 20 PK 2 NIP Varchar 21 FK 3 Tanggal Varchar 7 4 Gol_Baru Varchar 7

STIKOM

SURABAYA

(18)

4.2.5DesainInput Output

Desain input, output merupakan rancangan input, output berupa form untuk memasukkan data laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input, output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dan membangun sistem.

a. Desain Input

1. Desain Menu Login

Login

Username : Password :

Login Exit

Selamat Datang di SIMPEG Sistem Informasi Manajemen Pegawai

UPT Taman Budaya Jawa Timur

Gambar 4.13 Desain Menu Login

Gambar 4.13 merupakan desain form login terdiri dari username dan

password yang digunakan user untuk masuk kedalam sistem. Menu ini

digunakan agar pengguna bisa mengakses menu-menu yang ada dalam menu utama. Hak akses untuk menu utama tergantung user dalam melakukan login. Apabila pengguna login sebagai admin, maka menu yang dapat diakses adalah master, transaksi, dan laporan. Apabila pengguna login sebagai user maka menu yang bisa diakses adalah menu transaksi saja.

STIKOM

(19)

2. Desain Menu Utama

Gambar 4.14 Desain Menu Utama

Gambar 4.14 merupakan desain menu utama setelah aplikasi dijalankan. Menu utama berisi menu-menu yang dapat diakses oleh user tergantung dari level usernya. Admin dapat mengkases semua menu dari aplikasi kepegawaian ini sedangkan user hanya dapat mengakses menu transaksi.

3. Desain Menu Golongan

Golongan

UPT TAMAN BUDAYA DINAS KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA PROVINSI JAWA TIMUR

Jalan Genteng Kali 85,Surabaya – Telp. / Fax. 032-5342128, email : [email protected]

Golongan Nama Pangkat

Kode Data Golongan Pegawai

Simpan Hapus Bersih Keluar

ID Pangkat Nama Golongan

Gambar 4.15 Desain Menu Golongan

Menu Utama Menu Utama

File Master Transaksi Laporan

SIMPEG

Sistem Informasi Manajemen Pegawai UPT Taman Budaya Jawa Timur

STIKOM

(20)

Gambar 4.15 merupakan desain menu golongan yang digunakan untuk menyimpan data golongan dan pangkat. Data golongan pegawai terdiri dari Id Pangkat, Nama Pangkat, dan Golongan.

4. Desain Menu Jabatan

Gambar 4.16 Desain Menu Jabatan

Gambar 4.16 merupakan desain menu jabatan yang digunakan untuk menyimpan data jabatan. Data jabatan pegawai terdiri dari Id Jabatan dan Nama Pangkat Jabatan. Terdapat lima button pada menu jabatan ini yaitu button simpan, button edit, button hapus, button bersih, dan button keluar. Button

simpan digunakan untuk menyimpan data jabatan yang diinputkan, button edit untuk megedit dan memperbarui data jabatan, button bersih digunakan untuk membersihkan field pada textboxt nama jabatan, dan button keluar digunakan untuk keluar dari form menu jabatan.

Kode Jabatan

Simpan Edit Hapus Bersih

DATA JABATAN Nama Jabatan Keluar Nama Jabatan Id Jabatan

STIKOM

SURABAYA

(21)

5. Desain Menu Pegawai

Gambar 4.17 Desain Menu Pegawai

Gambar 4.17 merupakan desain menu pegawai yang digunakan untuk memasukkan data pegawai yang bekerja di UPT Taman Budaya Jawa Timur. Menu master pegawai ini berisi data diri pegawai, riwayat pendidikan dan riwayat pelatihan yang pernah diikuti pegawai. Admin dan user dapat mengubah data pegawai sesuai kebutuhan. Terdapat empat button pada menu pegawai ini, yaitu button simpan, button bersih, button ubah, dan button keluar. Button

simpan digunakan untuk menyimpan data pegawai yang telah diinputkan, button

bersih digunakan untuk membersihkan field-field yang telah diisi, button ubah digunakan untuk mengubah data pegawai, dan button keluar digunakan untuk keluar dari menu pegawai.

Data Pegawai

17/04/2013 Laki - laki Perempuan

NIP Nama Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Status Nikah Alamat No. Telepon TMT PNS Masa Kerja Jabatan Struktural TMT Jabatan 17/04/2013 Thn Bln 17/04/2013 Golongan (ruang) TMT Gol Eselon Unit Organisasi 17/04/2013 Riwayat Pendidikan

Tingkat Pendidikan Tempat Pendidikan Thn Lulus Kota Jurusan

+

Riwayat Pelatihan

+

Nama Pelatihan Tahun Tempat Pelatihan

Simpan Bersih Ubah Keluar

Tingkat Tempat Tahun Lulus Kota Jurusan

Nama Pelatihan Tahun Tempat Pelatihan

STIKOM

(22)

6. Desain Menu Penilaian

Gambar 4.18 Desain Menu Penilaian

Gambar 4.18 merupakan desain form penilaian yang digunakan untuk melakukan penilaian pegawai. Yang dinilai disini adalah pegawai yang menjalani penilaian, pejabat penilai adalah para kepala bagian yang melakukan penilaian, dan atasan pejabat penilai adalah Kepala UPT Taman Budaya Jawa Timur. Terdapat delapan aspek yang dinilai dalam penilaian kinerja ini, meliputi nilai kesetiaan, nilai prestasi kerja, nilai tanggung jawab, nilai ketaatan, nilai kejujuran, nilai kerjasama, nilai prakarsa, dan nilai kepemimpinan.

7. Desain Menu Permohonan Kenaikan Pangkat

Gambar 4.19 merupakan desain form kenaikan pangkat yang digunakan untuk memasukkan data permohonan kenaikan pangkat pegawai. Data permohonan kenaikan pangkat yang disimpan adalah NIP Pegawai, Nama Pegawai, Golongan Lama, Golongan Baru, dan Jabatan. Terdapat empat button

dalam desain menu permohonan kenaikan pangkat, yaitu button simpan, button

Penilaian Penilaian

Nomor 1. Yang Dinilai : Unit Organisasi Jabatan Golongan (ruang) Pangkat Nama Pegawai NIP 2. Pejabat Penilai : Unit Organisasi Jabatan Golongan (ruang) Pangkat Nama Pejabat Penilai NIP Pejabat Penilai

3. Atasan Pejabat Penilai :

Unit Organisasi Jabatan Golongan (ruang) Pangkat Nama Atasan Pejabat Penilai NIP Atasan Pejabat Penilai

Mulai Penilaian s/d Keterangan Penilaian SEBUTAN NILAI Kesetiaan : Kejujuran : Kepemimpinan : Prakarsa : Kerjasama : Ketaatan : Tanggung Jawab : Prestasi Kerja : Hitung rata-rata JUMLAH : RATA-RATA :

Simpan Cetak Bersih Keluar RANGE NILAI 0-50 = kurang 51-60 = sedang 61-70 = cukup 76-90 = baik 91-100 = amat baik

STIKOM

SURABAYA

(23)

cetak, button bersih, dan button keluar. Button simpan digunakan untuk menyimpan data permohonan kenaikan pangkat pegawai, button cetak digunakan untuk mencetak surat permohonan kenaikan pangkat pegawai, button

bersih digunakan untuk membersihkan field-field yang telah diisi ketika staff akan menginputkan data permohonan kenaikan pangkat pegawai yang baru, dan

button keluar digunakan untuk keluar dari form permohonan kenaikan pangkat pegawai.

Gambar 4.19 Desain Menu Permohonan Kenaikan Pangkat

8. Desain Menu Penerimaan Kenaikan Pangkat Pegawai

Gambar 4.20 merupakan desain menu penerimaan kenaikan pangkat pegawai yang fungsinya untuk menyimpan data pegawai yang telah naik pangkat atau pegawai yang kenaikan pangkatnya ditolak. Data penerimaan pangkat dapat dilihat berdasarkan status kenaikan pangkat. Ada dua status penerimaan kenaikan pangkat, yaitu kenaikan pangkat diterima dan kenaikan pangkat ditolak. Terdapat empat button, yaitu button konfirm, button ditolak, button

hapus, dan button keluar. Button konfirm digunakan untuk mengkonfirmasi

Kenaikan Pangkat Kenaikan Pangkat

12/10/1991

Laki - laki Perempuan NIP Nama Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Agama Status Nikah Alamat No. Telepon TMT PNS Masa Kerja 17/04/2013 Thn Bln Golongan (ruang)

Nomor Tanggal Golongan (ruang) baru

NIP Nama Gol Lama Gol Baru Jabatan

Simpan Cetak Bersih Keluar

12/10/2013

Jabatan Struktural

+

-STIKOM

(24)

kenaikan pangkat yang diterima, button ditolak digunakan untuk permohonan pangkat yang tidak diterima, button hapus digunakan untuk menghapus data kenaikan pangkat, dan button keluar digunakan untuk keluar dari form penerimaan kenaikan pangkat.

Gambar 4.20 Desain Menu Penerimaan Kenaikan Pangkat

9. Desain Menu Master Hak Akses User

Gambar 4.21 merupakan desain menu hak akses user yang digunakan untuk memasukkan data hak akses pegawai. Masing-masing pegawai memiliki level user yang berbeda. Terdapat dua level user dalam master hak akses user

ini, yaitu user dan admin. Setiap Username pegawai harus berbeda, karena

username bersifat unik. Untuk username yang sama akan keluar peringatan, sehingga username tersebut tidak dapat digunakan. Untuk pegawai yang sudah memiliki hak akses, jika ingin mengganti password harus menggantinya dengan

Nomor

Konfirm

Keluar Hapus Ditolak

Nama Jabatan Gol Lama Gol Baru NIP KENAIKAN PANGKAT Tampilkan berdasarkan : Status Semua

STIKOM

SURABAYA

(25)

yang baru dan tidak boleh sama. Terdapat empat button dalam menu hak akses

user ini, yaitu button simpan, button hapus, button bersih, dan button keluar.

Gambar 4.21 Desain Menu Hak Akses User

10. Desain menu Status Pegawai

Gambar 4.22 merupakan desain menu status pegawai yang digunakan untuk mengupdate status pegawai. Status pegawai yang masih bekerja pada UPT Taman Budaya Jawa Timur adalah aktif, sedangkan bagi pegawai yang sudah tidak bekerja pada UPT Taman Budaya Jawa Timur statusnya akan berubah menjadi non-aktif dan dengan sendirinya laporan data pegawai dan daftar urut kepangkatan akan terupdate.

Jabatan Nama

NIP

Simpan Hapus Bersih Keluar Level User Username Password Cek Max 10 char Max 6 char Show char Data User

STIKOM

SURABAYA

(26)

Gambar 4.22 Desain Menu Status Pegawai

b. Desain Output

1. Desain Form Report Data Pegawai

Gambar 4.23 merupakan desain dari form laporan data pegawai yang ada pada aplikasi ini. Laporan data pegawai dapat disortir menurut jabatan dan golongan pegawai.

Gambar 4.23 Desain Form Laporan Data Pegawai UPT TAMAN BUDAYA DINAS KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA

PROVINSI JAWA TIMUR

Jabatan Nama

NIP

Ubah

Status Hapus Data Pegawai Bersih Keluar Status

STIKOM

(27)

2. Desain Form Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai

Gambar 4.24 Desain Form DP3

Gambar 4.24 merupakan desain dari form DP3 yang ada pada aplikasi ini. Form DP3 ini digunakan untuk transaksi penilaian pegawai.

3. Desain Form Report Rekap SKKP

Gambar 4.25 Desain Form Rekap SKKP

STIKOM

(28)

Gambar 4.25 merupakan desain dari form rekap SKKP yang ada pada aplikasi ini. Form rekap SKKP ini berisi data-data pegawai yang telah mengajukan permohonan kenaikan pangkat.

4.2.6Implementasi dan Penjelasan Program

Implementasi system ini akan menjelaskan detil aplikasi sistem informasi pemesanan dan penjadwalan. Penjelasan hardware dan software

pendukung dan features yang digunakan, serta menampilkan capture dari aplikasi ini.

1. Sistem yang Digunakan

Spesifikasi sistem minimum yang digunakan untuk menjalankan Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian ini yaitu:

a. Software Pendukung

1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Professional. 2. Microsoft Visual Studio 2005.

3. Microsoft SQL Server 2005. b. Hardware Pendukung

1. Komputer dengan processor Core i3 M 370 @ 2.40 GHz atau lebih tinggi. 2. Graphic Intel 32-bit dengan resolusi 1366 x 768 atau lebih tinggi.

3. Memori RAM 4.00 GB atau lebih tinggi. 2. Penjelasan Program

Dibawah ini adalah penjelasan penggunaan masing-masing form yang ada pada sistem informasi kepegawaian pada UPT Taman Budaya Jawa Timur.

STIKOM

(29)

a. Form Login

Gambar 4.26 Form Login

Gambar 4.26 adalah form login untuk membuka akses master atau laporan pada form utama. Ketika button login ditekan, jika username dan

password kosong atau salah dalam penulisan akan muncul sebuah message box

seperti Gambar 4.27.

Gambar 4.27 Message box Login Gagal

Gambar 4.27 Message box Login salah adalah salah satu pesan peringatan bahwa dalam pengisian username dan password dalam login salah. Jika login benar, akan ditampilkan form Halaman Utama seperti point b.

STIKOM

(30)

b. Form Utama

Gambar 4.28 Form Menu Utama

Gambar 4.28 adalah form utama dari aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian. Memiliki beberapa menu yaitu file, master, transaksi dan laporan.

User yang belum login, hanya dapat melakukan transaksi saja.

c. Form Pegawai

Gambar 4.29 Form Pegawai

STIKOM

(31)

Gambar 4.29 adalah form untuk maintenance data pegawai. Pada form master pegawai ini dapat menambah, mengubah atau menghapus data pegawai. Data pegawai disimpan dalam tabel pegawai. Data pegawai yang sudah disimpan dapat ditampilkan. Data pegawai yang sudah ditampilkan dapat diubah atau dihapus dengan memilih command button yang tersedia. Form data pegawai berisi juga informasi pendidikan dan pelatihan pegawai. Data pendidikan dan pelatihan disimpan kedalam tabel riwayat pendidikan dan riwayat pelatihan Ketika button simpan di klik, jika data ada salah satu yang kosong atau tidak di isi maka akan tampil message box seperti Gambar 4.30.

Gambar 4.30 Message box Data Pegawai Kosong

Button simpan digunakan untuk menyimpan data pegawai. Ketika

button simpan diklik, maka akan muncul message box seperti Gambar 4.31.

Gambar 4.31 Message box Data Pegawai Disimpan

STIKOM

(32)

Button update digunakan untuk memperbaharui data pegawai. Ketika

buttonupdate diklik, maka akan muncul message box seperti Gambar 4.32.

Gambar 4.32 Message boxUpdate Data Pegawai

d. Form Golongan

Gambar 4.33 Form Golongan

Gambar 4.33 adalah form untuk maintenance data golongan. Dapat menambah, mengubah atau menghapus data pelanggan. Untuk kemudian disimpan di tabel golongan. Jika nama pangkat atau golongan ada yang sama, maka akan keluar message box seperti Gambar 4.34.

STIKOM

(33)

Gambar 4.34 Message box Validasi Data yang Sama

Jika data penyimpanan berhasil akan ditampilkan message box seperti Gambar 4.35.

Gambar 4.35 Message box Data Golongan Disimpan

Button Hapus digunakan untuk menghapus data golongan. Ketika

button Hapus di klik, akan tampil message box seperti Gambar 4.36.

Gambar 4.36 Message box Hapus Data Golongan

STIKOM

(34)

e. Form Jabatan

Gambar 4.37 Form Jabatan

Gambar 4.37 adalah form untuk maintenance data jabatan. Dapat menambah, mengubah atau menghapus data jabatan. Jika data jabatan yang diinputkan sudah ada, maka akan muncul message box seperti pada Gambar 4.38.

Gambar 4.38 Message box Data Sudah Ada

Button simpan digunakan untuk menyimpan data jabatan. Ketika button

simpan diklik, maka akan muncul message box seperti pada gambar 4.39.

STIKOM

(35)

Gambar 4.39 Message box Data Jabatan Berhasil Disimpan

Button edit digunakan untuk mengedit data jabatan. Ketika button edit diklik, maka akan muncul message box seperti Gambar 4.40.

Gambar 4.40 Message box Data Berhasil Dirubah

Button hapus digunakan untuk menghapus data jabatan yang

diinginkan. Jika button hapus diklik, maka akan muncul message box seperti Gambar 4.41.

Gambar 4.41 Konfirmasi Penghapusan

STIKOM

(36)

Jika pada message box di atas button yes diklik, maka akan muncul

message box seperti Gambar 4.42.

Gambar 4.42 Message box Data Jabatan Berhasil Dihapus Jika button no diklik, maka akan muncul message box seperti Gambar 4.43.

Gambar 4.43 Message Box Data Jabatan Batal Dihapus

f. Form Hak Akses User

Gambar 4.44 adalah form untuk maintenance data hak akses user. Dapat menambah, mengubah atau menghapus data hak akses user. Jika

username telah digunakan oleh user lain atau username telah terdaftar, maka akan muncul message box seperti Gambar 4.45.

STIKOM

(37)

Gambar 4.44 Form Hak Akses User

Gambar 4.45 Message boxUsername Tidak Available

Jika username masih belum ada yang menggunakan atau masih tersedia, maka akan muncul message box seperti Gambar 4.46.

Gambar 4.46 Message boxUsername Tersedia

STIKOM

(38)

Button simpan digunakan untuk menyimpan data hak akses user. Ketika

button simpan diklik, maka akan muncul message box seperti pada Gambar 4.47.

Gambar 4.47 Message box Hak Akses Tersimpan

Button hapus digunakan untuk menghapus data pekerjaan. Ketika

button hapus di klik, akan tampil message box seperti Gambar 4.48.

Gambar 4.48 Message box Data User Dihapus

g. Form Ubah Status Pegawai

Gambar 4.49 adalah form untuk maintenance ubah status data pegawai. Form master ini digunakan untuk mengubah status pegawai. Bila pegawai dinyatakan telah pensiun atau mutasi atau karena sesuatu yang membuat pegawai tidak lagi bekerja di UPT Taman Budaya Jawa Timur, maka status pegawai akan menjadi non-aktif.

STIKOM

(39)

Gambar 4.49 Form Ubah Status Pegawai

Button ubah status digunakan untuk memperbarui data status pegawai. Jika button ubah status diklik, maka akan muncul message box seperti Gambar 4.50.

Gambar 4.50 Message box Status Diperbaharui

Button hapus data pegawai digunakan untuk menghapus data pegawai. Jika button hapus data pegawai diklik, maka akan muncul message box seperti Gambar 4.51.

STIKOM

(40)

Gambar 4.51 Message box Konfirmasi Hapus Data Pegawai

Jika button yes diklik, maka akan muncul message box seperti Gambar 4.52.

Gambar 4.52 Message box Data Pegawai Terhapus

Jika button no diklik, maka akan muncul message box seperti Gambar 4.53.

Gambar 4.53 Message box Batal Hapus

Jika button hapus data pegawai diklik tapi tidak ada data pegawai yang dipilih untuk dihapus, maka akan muncul message box seperti Gambar 4.54.

STIKOM

(41)

Gambar 4.54 Message box Tidak Ada Proses

h. Form Transaksi Penilaian

Gambar 4.55 Form Transaksi Penilaian (DP3)

Gambar 4.55 Form DP3 ini digunakan untuk melakukan transaksi penilaian pegawai. Yang dinilai disini adalah para staf UPT Taman Budaya Jawa Timur, pejabat penilai adalah pegawai yang berhak menilai staf yaitu Ka.Sub.Bag.TU, Kasi Pengembangan Budaya & Seni, dan Kasi Penyajian Seni & Budaya, sedangkan atasan pejabat penilai adalah Kepala UPT Taman Budaya

STIKOM

(42)

Jawa Timur. Tombol hitung rata-rata digunakan untuk menghitung rata-rata nilai pegawai, didapatkan dari jumlah nilai dibagi 8 nilai kriteria.

Jika textbox nilai diisi dengan angka lebih dari 100, maka akan muncul

message box seperti Gambar 4.56.

Gambar 4.56 Message box Nilai Tidak Boleh Lebih Dari 100

i. Form Transaksi Permohonan Kenaikan Pangkat

Gambar 4.57 Form Transaksi Permohonan Kenaikan Pangkat

Gambar 4.57 merupakan form transaksi permohonan kenaikan pangkat. Form ini digunakan untuk menyimpan data permohonan kenaikan pangkat pegawai. Terdiri dari NIP, nama, golongan lama, golongan baru, dan jabatan. Pegawai yang mengajukan untuk naik pangkat hanya bisa naik satu pangkat dari

STIKOM

(43)

pangkat awal. Tombol tambah digunakan untuk menampilkan data dalam gridview, tombol cetak digunakan untuk mencetak surat pengantar kenaikan pangkat, tombol baru digunakan menginputkan data pegawai baru yang juga mengajukan kenaikan pangkat, tombol keluar digunakan untuk keluar dari form kenaikan pangkat.

i. Form Transaksi Penerimaan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat (SKKP)

Gambar 4.58 Form Penerimaan SKKP

Gambar 4.58 adalah tampilan dari form penerimaan SKKP. Form ini digunakan untuk menyimpan data kenaikan pangkat pegawai. Kenaikan pangkat pegawai ini dapat difilter menurut nomor SKKP atau menurut NIP. Tombol confirm digunakan untuk pegawai yang berhasil naik pangkat, tombol ditolak digunakan untuk pegawai yang kenaikan pangkatnya tidak diterima oleh Badan Kepegawaian Daerah, dan tombol hapus untuk menghapus data kenaikan pangkat.

STIKOM

(44)

Button konfirmasi digunakan untuk mengkonfirmasi pegawai yang berhasil naik pangkat. Jika button konfirmasi diklik, maka akan muncul message bos seperti Gambar 4.59.

Gambar 4.59 Message box Konfirmasi Kenaikan Pangkat

Button ditolak digunakan untuk pegawai yang pengajuan kenaikan pangkatnya ditolak. Jika button ditolak diklik, maka akan muncul mesaage box seperti Gambar 4.60.

Gambar 4.60 Message box Kenaikan Pangkat Ditolak

Button hapus digunakan untuk menghapus data kenaikan pangkat pegawai. Jika button hapus diklik, maka akan muncul mesaage box seperti Gambar 4.61.

STIKOM

(45)

Gambar 4.61 Message box Kenaikan Pangkat Terhapus

j. Laporan Data Pegawai

Gambar 4.62 Laporan Data Pegawai

Gambar 4.62 adalah tampilan dari laporan data pegawai. Laporan ini menampilkan data pegawai pada UPT Taman Budaya Jawa Timur. Apabila user

memilih radio button jabatan, maka data pegawai yang dihasilkan berdasarkan jabatan yang diinginkan, apabila user memilih radio button golongan, maka data

STIKOM

(46)

pegawai yang dihasilkan berdasarkan golongan yang diinginkan, dan apabila

user memilih radio button semua, maka seluruh data pegawai akan tampil.

k. Laporan Penilaian

Gambar 4.63 Laporan Penilaian

Gambar 4.63 adalah tampilan dari laporan penilaian. Form ini digunakan untuk mengisi data penilaian kinerja pegawai. Penilaian dilakukan oleh Kasubag masing-masing bagian dan disaksikan oleh Kepala UPT Taman Budaya sebagai atasan pejabat penilai. Penilaian kinerja pegawai ini dilakukan dalam kurun waktu setahun sekali.

STIKOM

(47)

l. Form Surat Keputusan Kenaikan Pangkat

Gambar 4.64 Form Surat Pengantar Kenaikan Pangkat

Gambar 4.64 adalah form surat pengantar kenaikan pangkat. Form ini digunakan untuk mengusulkan pegawai yang layak untuk dinaikkan pangkatnya. Surat pengantar kenaikan pangkat ini nantinya diberikan kepada Badan Kepegawaian Daerah sebagai pembuat keputusan kenaikan pangkat. Dalam surat pengantar ini terdapat informasi berupa NIP, nama pegawai, golongan lama, golongan baru, dan jabatan pegawai yang mengajukan kenaikan pangkat.

STIKOM

(48)

m. Laporan Rekap SKKP

Gambar 4.65 Laporan Rekap SKKP

Laporan ini berisi tentang rekap data kenaikan pangkat pegawai. Pada laporan ini terdapat informasi pegawai yang telah naik pangkat. Laporan kenaikan pangkat ini dapat dipilih sesuai periode yang diinginkan. Pada gambar di atas contoh rekap SKKP berdasarkan bulan Desember 2013.