TAJUK : ARKIB
BILANGAN : PRO/UPPP/KKP-04
I. Tujuan :
Beri panduan kepada kakitangan Unit Komputer mengenai tatacara untuk memproses bayaran dari jabatan besar seperti Jabatan Akauntan Negara, Bendahari Negeri, Jabatan Polis, Syarikat Telekom Malaysia, Tenaga Nasional Berhad serta lain-lain jabatan yang menggunakan media disket atau pita komputer.
II. Skop :
Tatacara ini meliputi proses pemasukkan data (bagi jabatan yang tidak dapat memberikan maklumat bayaran menggunakan pita atau disket), proses pengimbangan bayaran AGM03, proses bayaran kepada akaun koperasi dan pengagihan laporan-laporan.
III. Istilah/Singkatan :
C.S - Confirmation Slip (maklumat pengesahan bayaran koperasi)
KUK - Ketua Unit Komputer K - Kerani Kumpulan Kawalan OP - Operator Komputer
OPK - Operator Komputer Kanan PPD - Pegawai Pusat Data
SPGA - Sistem Potongan Gaji Angkasa
BULK - Proses pemasukan data (bayaran gunakan penyata) AG - Jabatan Akauntan Negara
BD - Jabatan Bendahari Negeri WFL - Work Flow Language
Parameter - Kod arahan yang disertakan dalam WFL Job No - Nombor proses arahan komputer BOJ - Proses komputer bermula (begin of job) EOJ - Proses tamat (end of job )
AGPYMT - Fail komputer (rekod bayaran jabatan) STMTD - Fail komputer (menyimpan rekod tuntutan) Database - Pengumpulan rekod dalam fail-fail komputer Backup - Proses menyalin fail pendua
Usercode - Kod pengguna sistem komputer
Workpack - Ruang (cakera) penyimpanan fail komputer SYSTEM/COPY - Arahan komputer (menyalin fail)
SYSTEM/DUMPALL - Program komputer (menyalin fail) MS EXCEL - Perisian komputer (membaca fail)
IV. Rujukan :
PRO/UK/OK-04 - Prosedur Bayaran Bermasalah PRO/UK/OK-20 - Prosedur Pemindahan Data WI/UK/AGM03-1 - Tatacara Proses AGM03 WI/UK/OK-3 - Tatacara Proses WFL
TAJUK : ARKIB BILANGAN : PRO/UPPP/KKP-04 V. Carta Aliran : 1. TERIMA C.S. 6. SEMAKAN LAPORAN TAMAT 2. PROSES EXTRACT DATA 3. PROSES AGM03 4. PROSES BAYARAN KOPERASI 5. MENCETAK CEK BAYARAN 7. PENGAGIHAN LAPORAN
TAJUK : ARKIB
BILANGAN : PRO/UPPP/KKP-04
VI. Prosedur Terperinci :
1. Terima C.S (“Confirmation Slip”)
1.1 Terima C.S dari Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran berserta CD, katrij atau disket dari jabatan dan menandatangani di Buku Laporan Penerimaan Jabatan-Jabatan Besar (Kumpulan Terimaan) sebagai pengesahan terimaan. [ K ]
1.2 Rekod butir-butir dari C.S ke dalam Buku Maklumat Bayaran dan Buku Resit Bayaran. [ K ]
1.3 Semak jumlah “reject” bulan lepas jabatan-jabatan berkenaan dari Buku Maklumat Bayaran dan catit pada C.S. [ K ]
1.4 Pastikan samada bagi jabatan tersebut laporan AGM03R/CP diperlukan oleh Kumpulan Urusan Potongan dan cop pada C.S. untuk tindakan Operator Komputer, sekiranya AGM03R/CP diperlukan. [ K ]
1.5 Untuk jabatan-jabatan yang menggunakan CD, katrij atau disket rekod Tape-ID atau Disket -ID dan Tarikh Terima berikut dalam Buku Kawalan Pita Keluar Masuk. [ K ]
2. Proses “Extract” Data BULK
2.1 Jalankan proses cabutan seperti berikut: [ OP / OPK ]
- :RUN EXTBULK (Dari skrin SPGA)
- Masukkan kod pemasukan data (apabila diarahkan oleh program).
Setelah tamat, program akan mempamerkan jumlah rekod dan jumlah bayaran yang dicabut pada skrin.
2.2 Pastikan jumlah yang dicabut adalah sama dengan C.S. [ OP / OPK ]
2.2 Jika jumlah tidak sama, catitkan jumlah bayaran dari cabutan tersebut
pada nota dan serahkan kepada Kerani Kumpulan Kawalan.
[ OP / OPK ]
2.4 Kerani Kumpulan Kawalan serahkan semula CS kepada Kumpulan Terimaan Unit Akaun Kutipan dan Bayaran untuk semakan dan pembetulan. [ K ]
2.5 Ulangi langkah 2.1 apabila Unit Pemerosesan Jabatan Kecil kembalikan CS dan pastikan jumlah cabutan sama dengan jumlah pada C.S.
TAJUK : ARKIB
BILANGAN : PRO/UPPP/KKP-04 3. Proses AGM03
3.1 Penyediaan fail STMTD. [ OP / OPK ]
3.1.1 Untuk AG dan BD salinkan fail dari katrij “backup” ke “workpack”.
3.1.2 Bagi jabatan besar dapatkan kod majikan dari lampiran (WI/KM/OP/AGM03-1) dan mulakan proses penyediaan fail STMTD seperti berikut:
3.1.2.1 Buka skrin Penyediaan “RANGE” sistem SPGA dan masukkan maklumat berikut.
- Majikan Mula - Majikan Akhir - Bulan - Tahun
3.1.2.2 Selepas memasukkan maklumat diatas, jalankan WFL PROD/WFL/REPRINT/BULK. Setelah tamat WFL, fail STMTD akan dihasilkan.
3.2 Penyediaan fail bayaran. [ OP / OPK / PPD ]
3.2.1 CD, katrij atau disket yang mengandungi maklumat bayaran dari jabatan diterima dari Kerani Kumpulan Kawalan.
3.2.2 Rekod dalam Buku Daftar Pita Tuntutan dan Bayaran maklumat berikut:
-- Tape-ID
- Tarikh Terimaan Pita / Disket
3.2.3 Bagi jabatan yang menggunakan CD / katrij, salin fail bayaran ke disk, guna arahan Decryption GFMAS untuk AG dan “File
Transfer Protocol” (FTP) mengikut jenis fail CD,katrij atau disket yang diterima. Rujuk tatacara WI/UK/AGM03-1. [ OP / OPK ]
3.2.4 Bagi jabatan yang menggunakan disket, fail bayaran perlu dipindahkan (“upload”) dari komputer peribadi (PC) ke komputer
“mainframe”.
3.2.4.1 Fail bayaran yang tidak sesuai (“incompatible”) dengan format di “mainframe” perlu “reformat” semula, sebelum di pindah ke komputer “mainframe”. “Reformating” fail dibuat dengan menggunakan perisian MS EXCEL. Rujuk tatacara terperinci dalam W1/KM/AGM03-1.
3.3 Sekiranya fail bayaran dari jabatan tidak boleh diproses dan telah disahkan oleh Pegawai Pusat Data, hantar semula CD,katrij atau disket dengan nota ringkas (menerangkan sebab media dipulangkan serta meminta jabatan menghantar yang baru). [ K ]
3.3.1 Maklumkan kepada Kumpulan Terimaan, Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran supaya dapat menghubungi pihak jabatan terbabit mengenai masalah tersebut. [ K ]
TAJUK : ARKIB
BILANGAN : PRO/UPPP/KKP-04
3.4 Mulakan proses AGM03 denganmemilih WFL yang sesuai. [ OP / OPK ] 3.5 Sekiranya ada perubahan yang hendak dibuat atau ada rekod yang perlu
dikeluarkan (ditentukan oleh Kumpulan Terimaan, Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran), pastikan program untuk meminda fail dijalankan dengan
meletakkan parameter pada WFL. Rujuk tatacara WI/UK/AGM03-1.
[ OP / OPK ]
3.6 Cetak satu salinan AGM03 dan catit tarikh proses di dalam Buku Resit
Bayaran dan serah beserta C.S. kepada Kerani Kumpulan Kawalan.
[ OPK / OP ]
3.7 Serahkan laporan kepada Kumpulan Terimaan ,Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran untuk semakan dan pengesahan.Bayaran dalam Buku Terimaan AGM03 untuk pengesahan. [ K ]
3.7.1 Untuk AGM03 yang tidak seimbang di mana jumlah bayaran pada Laporan AGM03 tidak sama dengan jumlah terimaan pada
C.S. , hantar semula Laporan AGM03 tersebut untuk pengesahan oleh Kumpulan Terimaan, Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran. 3.7.2 Untuk AGM03 yang seimbang iaitu jika jumlah ‘reject’ tidak
melebihi RM5000.00 dari jumlah rejek bulan lepas dan Jumlah AGM03 sama dengan jumlah pada C.S.
Cetak Laporan AGM03 sebanyak 2 salinan.Laporan AGM03 juga akan disalin ke folder (FTP)AGM03_RP/<jabYYYYMM>bagi tujuan semakan. [ OP / OPK ]
Serah Laporan AGM03 kepada Kerani Kumpulan Kawalan untuk penghantaran ke Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran. [ K ]
3.8 Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran akan kembalikan Laporan AGM03 bersama C.S. (ditulis arahan untuk proses semula AGM03). Maklumat untuk tindakan pembetulan yang perlu dibuat oleh Operator Komputer
akan diberi oleh kerani dari Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran.
[ OP / OPK ]
Berikut ialah beberapa jenis pembetulan yang biasa dibuat :
- Meminda amaun dalam rekod bayaran,
- Keluarkan (“delete”) rekod bayaran
- Gunakan fail STMTD bagi bulan yang terdahulu. 3.9 Proses semula AGM03. [ OP / OPK ]
3.9.1 Jalankan WFL AGM03 dengan meletakkan parameter untuk program pindaan (“amendment”).
3.9.2 Ambil tindakan pindaan berdasarkan kepada senarai yang diberi oleh Kumpulan Terimaan. Bila program tamat, cetak laporan. 3.10 Tamat proses AGM03 cetak laporan dan hantar untuk pengesahan ke
TAJUK : ARKIB
BILANGAN : PRO/UPPP/KKP-04
3.11 Setelah terima pengesahan, teruskan proses bayaran koperasi.
[ OP / OPK ]
3.12 Sekiranya perlu guna fail STMTD bagi bulan yang terdahulu (bagi masalah yang telah disahkan oleh Pegawai Pusat Data atau Ketua Unit Komputer), langkah berikut perlu dilakukan :- [ OP / OPK ]
3.12.1 Salin fail STMTD dari pita backup mengikut bulan yang ditentukan oleh Kumpulan Terimaan.
3.12.2 Jalankan semula WFL AGM03 (mengikut langkah 3.3-3.11) 3.12.3 Maklumkan kepada Juruanalisa Sistem / Juruprogram untuk
meminda program yang terlibat dalam proses bayaran menggunakan STMTD bulan yang berlainan. [ OP / OPK / PPD ]
3.13 Sekiranya fail bayaran dari jabatan tidak boleh diproses (kerana masalah teknikal seperti pita rosak) atau jika jumlah dalam fail tidak seimbang dengan jumlah cek bayaran maka fail (media komputer) yang baru perlu diminta semula. Operator Komputer perlu memaklumkan kepada Pegawai Pusat Data. [ PPD ]
4. Bayaran Koperasi (“Coop Payment”).
Fail bayaran yang telah seimbang akan mengikut proses seterusnya. Bagi fail bayaran yang tidak seimbang rekod-rekod akan melalui proses pengagihan dan dimasukkan secara otomatik (PROD/WFL/LOADREJ).
Selepas itu, berdasarkan Laporan LOADREJ yang dikeluarkan, proses edit akan dikendalikan oleh Bayaran Pelbagai Penyata Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran untuk memproses bayaran secara manual (rujuk prosedur PRO/KM/OP-4). 4.1 Terima C.S dan Laporan AGM03 yang telah disahkan daripada Unit
Akaun Kutipan Dan Bayaran dan serahkan kepada Kumpulan Operasi untuk memproses bayaran koperasi. [ K ]
4.2 Sekiranya banyak bayaran yang perlu diproses dalam waktu yang sama, proses mengikut sususan tarikh resit (terimaan) atau “priority” yang ditentukan oleh Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran. [ PPD / OPK / OP ]
4.3 WFL yang digunakan untuk memproses bayaran jabatan besar adalah seperti berikut :-
(LINC)PROD/WFL/COOP/PAYMENT/SBH (Untuk Sabah) (LINC)PROD/WFL/COOP/PAYMENT/SWK (Sarawak)
(LINC)PROD/WFL COOP/PAYMENT/AG (AG/BD/Jabatan besar) (LINC)PROD/WFL COOP/PAYMENT/AG/2ND (untuk “overnight”) (LINC)PROD/WFL/COOP/PAYMENT/DIFFMTH
(Bagi jabatan yang gunakan STMTD bulan terdahulu – rujuk nota 3.15) 4.4 Mulakan WFL mengikut jenis jabatan serta masukkan parameter dengan
TAJUK : ARKIB
BILANGAN : PRO/UPPP/KKP-04
4.5 Operator Komputer mendapatkan nombor larian mengikut siri yang ditetapkan dalam sistem komputer. Catitkan nombor larian pada C.S. dan juga catitkan dalam Buku Resit Bayaran. [ OP / OPK ]
4.6 Koperasi yang menggunakan kaedah pemindahan data secara elektronik fail akan disalin ke dalam “directory” mengikut Kod Koperasi tertentu contoh (MOCC). Rujuk prosedur PRO/UK/OK-20.
4.7 Setelah WFL tamat (EOJ) cetak laporan. [ OP / OPK ]
Cetak Laporan :
- Laporan AGM04
- Laporan BR109 (dua salinan) - Laporan ACU200
- Laporan LOADREJ - Laporan BRT104SUM
4.8 Failkan ringkasan WFL job untuk semakan.
5. Mencetak Cek Bayaran.
5.1 Fail yang dihasilkan dari WFL bayaran koperasi, digunakan seterusnya untuk proses mencetak cek bayaran. Mulakan WFL dan rekod dalam Buku Log. [ OP / OPK ]
(LINC)PROD/WFL/PRINT/CHEQUES. ATAU
(LINC)PROD/WFL/PRINT/CHEQUES/DALAL1
(Untuk Jabatan yang ditentukan yang menggunakan dalal 1%)
5.2 Setelah tamat WFL (EOJ) cetak semua laporan. [ OP / OPK ]
- CEK (Cek CIMB) - BAUCER (Baucer) - Laporan/ACU202 (2 salinan)
5.3 Pemindahan Laporan Bayaran dan Surat AKKM (Online) secara elektronik akan disalin ke dalam “directory” mengikut Kod Koperasi ke dalam Server Portal untuk kegunaan Koperasi.
5.4 Sebelum operator tamat kerja syif malam, kemaskini database dengan menggunakan (LINC)BACKUP/COPAY/<run_no mengikut nombor larian. Mulakan (LINC)PROD/WFL/COOP/UPDATE dan rekod dalam Buku Log
TAJUK : ARKIB
BILANGAN : PRO/UPPP/KKP-04 6. Semak Laporan.
6.1 Semak laporan yang dicetak dengan meneliti perkara berikut ; [ K ]
- Jumlah AGM03 dan AGM04 mesti sama.
- Jumlah BR109 campur ACU200 sama dengan AGM04.
- Jumlah BR109 dan jumlah ACU202 dipastikan sama. [ K / PPD ]
Sekiranya jumlah tidak seimbang maklumkan kepada Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran untuk tindakan selanjutnya.
6.1.1 Jika ada kod koperasi yang tidak direka dalam sistem SPGA, catitkan jumlah yang berbeza pada C.S. [ K ]
6.1.2 Jika proses komputer menggunakan fail yang salah, maklumkan kepada Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran untuk membatalkan larian tersebut. [ PPD ]
6.2 Rekod pada C.S maklumat berikut: - No Baucer Mula :
- No Baucer Akhir :
- No Cek Mula: } Jika ada - No Cek Akhir : } cek.
- Jumlah Bayaran dari Laporan AGM03.
- Jumlah Pengembalian dari Laporan ACU200 (jika ada) [ K ]
6.3 Jumlah Bayaran tolak Jumlah ACU200 dapatkan Jumlah bersih. Jumlah Bersih dipastikan sama dengan Laporan BR109 dan ACU202. [ K ]
6.4 Kerani Kawalan akan tandatangan dalam ruangan ‘Disemak’. [ KKK ] 6.5 Jika terdapat sebarang perbezaan pada laporan dengan C.S, rujuk
kepada Pegawai Pusat Data untuk tindakan selanjutnya. [ KK ]
6.6 Selepas disemak, serahkan laporan di bawah untuk disahkan oleh Pegawai Pusat Data. [ KKK ]
- Laporan AGM03 - Laporan AGM04 - Laporan BR109 - Laporan ACU200 - Laporan ACU202.
6.7 Pastikan jumlah dari semua laporan di atas adalah sama dan tanda tangan dalam ruangan ‘Disahkan’. Laporan dikembalikan kepada Kerani
TAJUK : ARKIB
BILANGAN : PRO/UPPP/KKP-04 7. Pengagihan Laporan.
7.1 Rekod semua laporan yang di terima di dalam Buku Rekod Kawalan sebelum di serahkan kepada kumpulan-kumpulan yang berkaitan. [ K ]
7.2 Tandakan (“tick”) dalam ruang-ruang berikut dalam Buku Rekod Kawalan. [ K ] - Tarikh - No Larian - BU104AG - BU105AG - BRT104PRT - BU104D - TAPE-ID - VOUCER MULA - VOUCER AKHIR - CEK MULA - CEK AKHIR - ACU200 - ACU202 - ACU202-06
7.3 Rekod maklumat berikut dalam Buku Kawalan Larian Pembayaran. [ K ]
Tarikh Bayaran Nombor Larian
Bayaran (nama Jabatan) Bulan Potongan
Rekod (dari laporan AGM04) Amaun
Tarikh
7.3 2 salinan Laporan AGM03, 3 salinan C.S dan 2 salinan Laporan BR109 dan BRT104sum perlu diasingkan mengikut unit-unit berikut. [ K ]
7.4.1 Kumpulan Kawalan, Unit
Komputer-- C.S
- Laporan BR109
- Laporan AGM04
7.4.2 Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran – Kumpulan Bayaran Dan Pengembalian
- C.S
- Laporan ACU200
- ACU202-06
TAJUK : ARKIB
BILANGAN : PRO/UPPP/KKP-04
7.4.3 Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran – Kumpulan Bayaran
- C.S - Laporan BU104AG - Laporan BU105AG - Laporan BU104D - Laporan BRT104PRT - Laporan BR109 - Laporan BRT104SUM - BAUCER - CEK
7.4.4 Unit Akaun Kutipan Dan Bayaran – Kumpulan Bayaran
- Laporan AGM03AG - Laporan BPG3053B - Laporan BPG4017 - Laporan UNBAL/AMTREJ - Laporan LOADREJ
7.4.5 Unit Urusan Tuntutan Potongan – Kumpulan Penyediaan Bil dan Tindakan Susulan
- Laporan AGM03R - Laporan BPG3065A
7.4 Rekod dalam Buku Pengagihan AGM03/AGM03R sebelum menghantar 2 salinan Laporan AGM03 kepada pengguna di Kumpulan Potongan Gaji dan Kumpulan Kutipan Dan Bayaran. Dapatkan tandatangan dari penerima laporan. [ K ]
VI. Rekod Kualiti :
Bil Rekod Tempat Simpanan Tanggungjawab Tempoh
1. 2. 3.
Buku Resit Bayaran
Buku Kawalan Larian Pembayaran Buku Kawalan Pita Keluar Masuk
Kumpulan Operasi Kumpulan Kawalan Kumpulan Kawalan OPK / OP Kerani Kerani 1 tahun 1 tahun 1 tahun
