Komunikasi Bisnis
Disusun Oleh
Nama
:
Sutrayanti.s
Kelas
:
1A – D3
Stambuk
:
36115009
Pengertian Komunikasi Bisnis Menurut Para Ahli
1. Menurut John Tambotot, Komunikasi Bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun perspektif, sumber daya intelektual untuk mempromosikan gagasan suatu produk/Service dengan sasaran menciptakan nilai dalam sebuah organisasi.
2. Menurut Purwanto, Komunikasi bisnis adalah proses interaksi lembaga dengan lembaga lain terkait, seperti konsumen, produsen, stacholder dan lingkungan.
3. Menurut Dr. Roy Rondonuju, Komunikasi Bisnis adalah pertukaran pendapat, gagasan, interaksi, instruksi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal dan interpersonal melalui simbol-simbol tertentu dalam ruang lingkung bisnis.
Ruang Lingkup Komunikasi Bisnis
1) Komunikasi Internal
Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut. Komunikasi ini dibedakan menjadi tiga macam, yaitu :
a) Komunikasi Vertikal, yaitu komunikasi yang terjadi dalam bentuk komunikasi dari atasan kepada bawahan. Misalnya perintah, teguran, pujian, dan lain-lain
b) Komunikasi Horizontal, yaitu komunikasi yang terjadi dalam lingkup organisasi/kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan yang sejajar
c) Komunikasi Diagonal, yaitu komunikasi yang terjadi di ruang lingkup organisasi/ kantor diantara orang-orang yang mempunyai kedudukan tidak sama pada posisi yang tidak sejajar vertikal
2) Komunikasi Eksternal
Komunikasi yang berlangsung antara organisasi/perusahaan dengan pihak masyarakat yang ada diluar organisasi/perusahaan. Komunikasi internal dimaksudkan untuk mendapat pengertian, kepercayaan, bantuan, dan kerjasama dengan masyarakat.
Komunikasi dengan pihak luar dapat dibentuk melalui :
Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan lain-lain
Komperensi Pers ( Pers Release)
Siaran televisi, Radio
Bakti sosial, pengabdian pada masyarakat.
Bentuk Komunikasi Bisnis
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut.
1. Komunikasi Verbal
Komunikasi Verbal (Verbal Communications) merupakan salah satu bentuk komunikasi bisnis yang lazim digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara tertulis(Written) maupun secara lisan(Oral). Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik.
Dalam dunia bisnis dapat dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal, mislanya :
Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu perusahaan.
Membuat dan mengirim surat teguran dan peringatan kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.
Membuat dan Mengirim surat Ucapan berduka cita/belasungkawa kepada mitra kerja bisnis suatu perusahaan.
Melakukan negosiasi dengan pelaku bisnis lain.
Berdiskusi dalam suatu kerja tim
Mengadakan Pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/ tim bawah
Melakukan konferensi jarak jauh melalui komputer dengan perusahaan/ pihak lain. Dalam dunia bisnis, seseorang dapat saja mengekspresikan pesan-pesannya secara nonverbal. Namun ekspresi secara nonverbal memiliki suatu keterbatasan dalam mengkomunikasikan suatu pesan kepada pihak lain.
Melalui komunikasi secara lisan atau tertulis, diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Penyampaian suatu pesan secara lisan maupun tertulis memiliki suatu harapan bahwa sesorang akan dapat membaca dan mendengar apa yang dikatakan dengan baik dan benar.
Komunikasi yang efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Untuk menyampaikan pesan-Pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan tulisan maupun lisan, sedangkan untuk menerima pesan-pesan bisnis, seseorang dapat menggunakan pendengaran bacaan.
a) Berbicara dan Menulis
Pada umumnya, untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara (speaking) dari pada menulis (writing) suatu pesan. Alasannya, komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (efisien), dan cepat dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis. Pada umumnya bagi para pelaku bisnis, penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis relatif lebih jarang dilakukan. Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi secara tertulis tidak penting, mengingat tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan.
(macam-macam surat bisnis), memo, dan laporan, yang masing-masing akan dijelaskan secara lebih rinci pada bab-bab berikutnya.
b. Mendengar dan Membaca
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi dua arah. Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau mendapatkan informasi daripada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengar (listening) dan membaca (reading) yang baik.
Meskipun mendengar dan membaca adalah hal yang berbeda, keduanya memerlukan pendekatan serupa. Langkah pertama adalah mencatat informasi. Ini berarti bahwa, seseorang harus memusatkan perhatian pada pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yang sedang dibacanya.
Setelah dapat menangkap inti pembicaraan atau bacaan, langkah selanjutnya adalah menafsirkan dan menilai informasi. Langkah ini merupakan bagian terpenting dari proses mendengar.
Sambil melakukan penyaringan suatu informasi, seseorang harus dapat memutuskan mana informasi yang penting dan mana yang tidak penting. Suatu pendekatan yang dapat dilakukan adalah mancari ide pokok (main idea) dan ide-ide pendukung (supporting idea) secara rinci. Untuk dapat menyerap informasi dengan baik sesesorang harus dapat berkonsentrasi pada apa yang sedang dibaca atau didengar.
2. Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal (nonverbal communications). Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal.
Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan (dalam bahasa Jawa disebut getem-getem).
Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir keras.
Gambar pria atau wanita yang dipasang dipintu masuk toilet untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya.
Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun.
Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.
Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain
Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak ayau keheranan.
Menganggukkan kepala untuk menunjukkan tanda setuju atau OK.
Berbicara dengan mengambil jarak agak menjauh untuk menunjukkan bahwa lawan bicaranya belum begitu dikenal dengan baik (asing).
Menutup mulut dengan telapak tangan untuk menunjukkan suatu kebohongan.
Telapak tangan yang terbuka untuk menunjukkan kejujuran.
Gerakan kaki dan tangan secara tidak teratur, bagaikan orang yang kedinginan, yang menunjukkan bahwa seseorang sedang grogi.
Seseorang mengirimkan seuntai bunga kepada teman yang meraih sukses bisnis untuk menunjukkan rasa simpati dan ucapan selamat atas kesuksesan yang diraih.
Asbak diatas meja tamu untuk menunjukkan bahwa tamu diperbolehkan merokok.
Simbol dilarang merokok yang terpasang diruang tamu untuk menunjukkan bahwa tamu dilarang merokok.
Ruang tunggu sebuah bank tanpa tempat duduk untuk menunjukkan bahwa para nasabah akan dilayani dengan cepat tanpa harus menunggu lama.
Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesempatan tentang berbagai macam perasaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, rindu, maupun berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula secara mendasar, komunikasi nonverbal cukup berbeda dengan komunikasi verbal .
Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur, sehingga membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari.
Komunikasi nonverbal juga lebih bersifat spontan dibandingkan dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan. Pada umumnya sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana tantang apa yang ingin dikatakan.
Persyaratan Bentuk Komunikasi Bisnis yang Efektif
Dalam melakukan komunikasi, adakalanya hasilnya tidak sesuai dengan apa yang anda harapkan. Dengan kata lain, komunikasi yang anda lakukan tidak efektif, tidak mencapai sasaran dengan baik. Oleh karena itu, untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, yaitu persepsi, ketepatan, kredibilitas, pengendalian, dan keharmonisan/keserasian.
a) Persepsi
Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang akan disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak. Bila prediksinya tepat, audiens akan dapat membaca dan menerima tanggapannya dengan benar. Kemudian, audiens sebagai penerima pesan akan mengantisipasi bagaimana reaksi komunikator (pengirim pesan) dalam menyusun umpan balik, dengan tetap melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaman dalam komunikasi tersebut.
b) Ketepatan
c) Kredibilitas
Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimisme yang tinggi bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian pula, komunikator harus mempunyai suatu keyakinan bahwa substansi atau inti pesan yang ingin disampaikan kepada pihak lain benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Di samping itu, komunikator juga harus memahami dengan baik apa maksud dan tujuan penyampaian suatu pesan tersebut.
d) Pengendalian
Dalam berkomunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, mengubah pikiran, atau lemah lembut. Hal ini ditentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan audiens terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens bergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat melakukan komunikasi.
e) Keharmonisan
Keharmonisan yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan lancar dan mencapai tujuannya. Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada audiensnya.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dalam komunikasi dengan memperhatikan tiga hal berikut.
Membuat Suatu Pesan secara Lebih Berhati-hati
Langkah pertama yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi adalah memperhatikan maksud dan tujuan berkomunikasi dan audiens yang dituju. Katakan apa yang dikehendaki dengan menggunakan bahasa yang jelas, sederhana, mudah dipahami, dan tidak bertele-tele. Jelaskan hal-hal yang penting dan jangan lupa tekankan dan telaah ulang butir-butir tersebut
Minimalkan Gangguan dalam Proses komunikasi
Melalui pemilihan saluran komunikasi yang hati-hati, komunikator dapat membuat audiensnya lebih mudah memusatkan perhatian pada pesan yang disampaikan. Penyampaian pesan dengan cara lisan (oral) akan efektif bila lokasi atau tempat penyampaian pesan teratur, rapi, nyaman, sejuk, dan sebagainya.
Mempermudah Upaya Umpan Balik antara Pengirim dan Penerima Pesan
